發布時間：2022-12-06 17:28:02
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的辦公自動化樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
整個系統采用模塊化開發方式。采用（動態網頁制作技術）、Microsoft SQL Server2008數據庫平臺、Visual C#，結合了B/S模式結構、JavaScript等技術來實現。
本論文主要介紹了課題為企業OA辦公管理系統的背景與意義，使用的相關技術與平臺，并在企業辦公自動化需求分析基礎上，設計并實現了該系統。系統包括人事管理、考勤管理、文檔管理、日程管理、系統管理、消息傳遞和新聞通知的功能。重點說明了OA辦公管理系統設計的需求分析、設計方法、核心技術和解決方案。
關鍵詞：嵌入式系統；ARM；Linux；WEB瀏覽器
現代市場經濟環境下，競爭愈加激烈，為了提升企業的核心競爭力，企業需要構建自己的辦公自動化系統平臺，傳統的紙質辦公方式效率較低，資源耗費較大，為了應對復雜多變的市場環境，辦公自動化系統的開發和設計可以有效地提升企業的辦公水平，在擴展性強的功能界面之下，可以增強企業的整體競爭力，提升內部管理水平。
一、辦公自動化系統的開發核心技術闡述
現代企業辦公自動化系統要遵循以需求為導向，以應用促發展的技術發展戰略和原則，構建業務安全支撐的環境，在開放式的上下互聯的信息共享環境下，可以增強辦公自動化水平。
1、多層B/S結構
在系統平臺的安全性和可擴展性方面，多層B/S架構具有不可比擬的優勢特點，辦公自動化系統平臺要采用先進的基于Java平臺的多層應用體系架構，在人機交互的界面之下，將部分邏輯事務運行于系統前端；部分邏輯事務運行在服務器端，在這個多層架構之下，可以實現復雜的功能，辦公自動化系統使用JSP、Serlet、EJB、XML等通用編程語言，實現對數據庫的安全可靠性訪問。
2、XML及Web Service技術
可擴展標記語言XML是基于結構化信息的標準文本格式，在嚴格的語法要求之下，可以進行標記的自行定義，并進行數據庫信息的統一轉換，具有良好的擴展性。
3、NET技術
它是相關產品和技術的集合，其相關要素有操作系統、NET Framework、服務器軟件、程序開發工具、編程語言。
二、企業辦公自動化系統的設計和實現
1、系統的功能需求分析
1.1 企業要構建以文檔管理和信息交流為核心的辦公自動化系統，這個系統的功能主要有如下需求：
（1）用戶登錄功能。在企業辦公過程中，需要對使用用戶進行賬號管理，如：用戶注冊、登陸、退出、信息修改等，這是基礎。
（2）通訊錄管理功能。辦公自動化系統之中，可以對日常辦公活動的聯系人進行管理，可以對聯系人的姓名、性別、職位、聯系方式等信息，進行自由的添加、修改和刪除。
（3）日程安排管理功能。在辦公自動化系統中，要提供辦公人員日常工作日程的安排，具有提醒功能。
（4）郵件管理功能。企業辦公人員之間要實現電子郵箱服務的鏈接，這樣，可以永久保留通訊記錄、日程安排記錄等資料，而且聯系方便而快捷。
（5）考勤管理功能。在系統中的該模塊用于對工作人員的信息添加、修改和刪除，并對職工的考勤信息進行查看和申請等。
（6）文檔管理功能。在企業辦公自動系統中，可以在這一模塊中實現公文的收發管理，可以采用電子化的手段，進行文檔的實時收發和進度追蹤處理，相關人員可以及時獲悉公文簽發的狀態，并進行文檔的流轉。
1.2 系統安全性需求分析
系統要采用強勁的安全保護策略，不能有任何網絡環境、操作系統、應用軟件系統、備份系統方面的安全隱患，要能夠快速對系統進行快速備份和恢復，避免損耗過多的系統資源，同時，要具有良好的安全性能，主要滿足兩個方面的性能需求：（1）響應能力。錄入單據的響應時間
2、辦公自動化系統的設計實現
2.1 用戶登錄管理模塊。該模塊主要用于對用戶的登錄驗證、登錄狀態和權限的授予管理。
2.2 通訊錄管理模塊。該模塊中要提交用戶名，驗證使用用戶的權限，確認其是否有權進行操作，然后，輸系人的信息，并對聯系人的信息進行驗證，最后實現對數據的更新。
2.3 日程安排管理模塊。該模塊的設計主要是查看工作人員的日程安排，主要包括企業內部的年會安排、部門日程安排、小組日程安排、外部合作日程安排等，還可以向數據庫中添加新的日程安排記錄、修改日程安排和刪除日程安排等。
2.4 郵件管理模塊。這個系統模塊之中的登錄用戶可以及時收發郵件，并查看已有的郵件，進行內部信息的交流，實現對外溝通與對接。
2.5 考勤管理模塊。該模塊的設計主要是對職工的考勤信息進行添加、修改、刪除和查看。可以通過系統動態地設置考勤無效時間，確保考勤簽到、簽退的準確性。同時，還可以對考勤信息進行統計，諸如：部門出勤率、遲到、早退、曠工天數、工作天數等，并將這些信息導出到Excel表之中，進行管理。
2.6 文檔管理模塊。在這個系統模塊之中，主要用于對公文文檔的瀏覽、構建、編輯和。（1）瀏覽公文流程。首先要對收文進行登記，記錄詳細信息，再交由上級審批，通過審批之后，經由發文管理功能模塊，下發給各個部門。（2）創建公文。由相應權限的人員擬稿，將需要發送的文件制作成辦公文檔。（3）編輯公文。通過設置按鈕，對擬稿文件進行編輯和修改。（4）公文。這是通過系統公告，在系統首頁可以實現用戶查看功能。
三、結束語
總之，辦公自動化系統在網絡技術的支撐之下，應用先進的硬件平臺和軟件系統，對辦公相關功能進行自動化設計，在人機互動的界面之下，實現用戶登錄管理、通訊錄管理、考勤管理、文檔管理、郵件管理等功能，從而提高了企業的辦公自動化水平。
參考文獻：
[1]李晶.中小型企業辦公自動化系統的設計與實現[D].廈門大學 2013
個人基本信息
姓名：-國籍：中國 無照片
目前所在地：廣州民族：漢族
戶口所在地：江門身材：156 cm kg
婚姻狀況：未婚年齡：26 歲
培訓認證： 誠信徽章：
求職意向及工作經歷
人才類型：普通求職
應聘職位：財務類:財務類工作
工作年限：4職稱：無職稱
求職類型：全職可到職-隨時個人工作經歷：2007.3-2008.2 龍海協祥電池有限公司 會計助理 應收賬務處理
2005.8-2006.12 番禺嘉倫裝飾建材有限公司 生管 新品開發、ERP系統的建立、使用與維護
2004.4-2005.7 中山市好伙伴燃具有限公司 會計助理 成本核算、工資管理
教育背景
畢業院校：廣東農工商職業技術學院
最高學歷：大專畢業-2004-07-01
所學專業一：辦公自動化所學專業二：
受教育培訓經歷：2004.7 廣東農工商職業技術學院 辦公自動化 《全國辦公軟件高級操作員》
語言能力
外語：英語 一般
國語水平：一般粵語水平：一般
工作能力及其他專長
1、熟練使用用友軟件；
2、對財務知識（材料成本核算、記賬、應收應付賬）有比較深刻的理解與實踐；
3、懂得ERP系統的建立、使用與維護；
4、熟練使用OFFICE軟件并能純熟的處理辦公事務。
詳細個人自傳
自我評定：
本人有豐富的工作經驗，工作認真，責任心強，有較強適應能力，與人相處融洽。
本人的性格是刻苦耐勞，性格開朗，注重溝通和團體合作；在多年的工作中，熟識相關部門的運作；本人性格開朗、具有良好的心理素質與人際關系，適應能力強，踏實勤奮、極具上進心，務實，善于溝通，熟練掌握計算機財務及辦公軟件。對財務行業懷有極大的興趣，并朝著這個方向發展，之前的工作經驗為我打下了很好的基礎，深信我能勝任貴所聘職務，我將會熱情地投入到這個我喜歡的行業里。
請貴司能給我一個鍛煉的機會，衷心感謝！
個人特質：責任心強、細心、做事謹慎，樂于接受新事物、熱愛生活
希望工作地區：天河
備注：會計從業資格證書正在考取中（會計電算化操作證書已考取）
一、總則
辦公自動化是以電腦為核心的復雜的“人與機”信息處理系統，它集管理、控制、服務等功能于一體，是一門受時代科技支持的綜合性的應用技術學科，加強和加快辦公自動化建設，是促進辦公業務迅速向前發展的物質基礎。加大辦公自動化建設的力度，擴大其應用的覆蓋面和應用能力，是提高辦公效率，優化服務質量的有效措施。
加快全局辦公自動化建設是當前的一件大事，是十分重要和非常必要的。加快辦公自動化建設，首先要進行管理思想的變革，特別是領導干部更要轉變觀念，力求達到管理的科學性和有效性。
各級領導要高度重視，加強領導，將此項工作列入工作日程，立足于現代化辦公管理，從自身做起，從身邊做起，發揮局內網功能，實現辦公自動化、標準化管理。
各部門主要領導負總責，針對辦公自動化管理人員技能、素質欠缺的實際，配合局信息中心采取多種形式，加強對辦公自動化管理人才的培養、提高，使他們掌握辦公自動化的基本知識和技能，成為本部門辦公自動化建設的技術骨干，并帶動全部門人員掌握辦公自動化技術，努力促進全局辦公自動化人才培養的現代化，使辦公自動化系統應有的效率得到高效發揮。
二、辦公自動化范圍
㈠、日常辦公
1、能迅速處理各種文書、資料，包括輸入、翻譯、編輯、拍板、修改、打印、儲存等功能的文字信息處理；
2、能收集、生成報表統計、賬目計算、日常事務管理的數據信息處理；
3、能高效率、大容量地登記、分類、儲存、檢索各種信息資料的信息查詢；
4、能在網上下載資料、信息、傳遞文件，運用電子信箱進行網絡通信等處理。實現公文、檔案、秘書、信息宣傳、辦公等日常工作全程網絡化、無紙化。
㈡、環境管理、科研
1、制作多媒體（cai）課件及數據庫的開發與利用；
2、合理使用局內網作為寬帶高速的網絡平臺，開發和利用具有辦公自動化功能的應用軟件，將辦公自動化系統引入機關領導及有關行政、科研、管理部門的辦公桌面；
3、充分利用信息技術和發揮局內網的作用，實現全局的資源共享，為全局辦公自動化系統服務；
4、通過tnterent實現局內網與各個部門、上級部門的互連，實現政務信息和科研成果資源共享。
三、安全保密要求
安全是辦公自動化正常運行的基本要求，它既是一個技術目標，又是管理目標。保密是電訊、文字儲存、傳輸系統必須保證的工作前提，作為辦公自動化主體技術的計算機技術本身包含著不安全因素，這些不安全既有系統自身的，也有人為地，因此全局在辦公自動化建設過程中，必須做到：
1、堅持安全保密原則，建立辦公自動化系統安全保密原則，建立辦公自動化系統安全保密工作的科學管理體系。
2、局成立計算機安全保密工作領導小組，加強對計算機、磁盤秘密載體的規范管理，杜絕設備技術故障，消除環境不安全因素。
一、局信息中心（后勤服務中心）負責組織、協調機關辦公自動化設備的運行和管理；負責辦公自動化設備操作人員的業務培訓；根據工作需要提出辦公自動化設備的配置方案。
二、各處室的自動化設備應放置在通風干燥處，并采取必要的防護措施。
三、微機中安裝的軟件由局信息中心（后勤服務中心）統一配置，不得隨意卸載。不得隨意在微機中安裝與工作無關的軟件，不能隨意使用外來軟盤，以免感染病毒。
四、配置給個人的微機僅供本人工作使用，不得轉借他人。工作人員應熟練掌握操作規程，合理使用辦公自動化設備，確保設備的正常運轉。
五、配置給處室的打印機、碎紙機、復印打印一體機、數碼照像機、攝像機、錄音設備等供處室工作或機關大型活動（會議）使用，不得用作他用。如確需外借，需處室負責人同意。數碼照片一般不作沖洗，儲存電腦備用，確需沖洗的由分管副局長審批。
六、辦公自動化設備在使用過程中遇到故障，要及時與局信息中心（后勤服務中心）聯系，不得在故障未排除前繼續操作，更不得自行拆卸，以免造成資料丟失或設備損壞。經局信息中心（后勤服務中心）檢查需要修理的，由局信息中心（后勤服務中心）負責組織專業技術人員修理。
七、各處室工作人員要樹立高度的保密意識，履行保密職責。微機設備上應設置個人密碼口令，要定期不定期更換口令。
八、離休干部信息庫、機要室、檔案室、文印室等微機嚴禁聯接互聯網，其他微機未經同意也不得聯接互聯網。
九、嚴禁在微機上玩電子游戲、網絡游戲、上網聊天和進行與工作無關的操作。
十、各處室要指定專人對處室的自動化設備進行管理。各處室的處長、主任作為第一責任人，對辦公自動化設備的使用、維護和管理負總責。
關鍵詞 辦公自動化 公文處理 影響
中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A
隨著辦公自動化的普及和發展，強化公文自動化處理能力，重視公文處理工作是優化企業管理，提高企業工作效率的重要途徑，筆者對該問題進行了闡述。
一、辦公自動化對公文處理產生的影響
（一）改變了公文傳遞模式，提高了公文的時效性。
一般而言，傳統的公文往往是以紙質形式存在的，這樣在流轉的過程中只能通過串行的順序流轉，再加上文件傳遞受空間地理位置的影響，無法保證公文及時、快捷地傳輸。然而，辦公自動化系統的應用就很好地解決了這一問題，立足于網絡技術基礎之上，以電子公文的形式作為介質，憑借個人桌面、短信等方式作為傳遞通知形式，以便達到快速、及時的傳遞效果。這樣無論辦公人員在何時何地，只需通過登陸系統就可以進行公文處理，從而就突破了時間和空間的限制，極大程度地提高了公文的時效性。
（二）明確了公文管理職責，規范了公文管理程序。
由于在傳統的公文處理活動中，存在較強的主觀隨意性，甚至在公文流轉的過程中出現不規范現象，倘若文件在傳輸過程中，出現文件丟失，交換者之間就會相互推卸責任，這樣不僅無法保證公文流動的及時性，而且降低了文件的質量。然而，辦公自動化系統的應用，對于文件的一系列過程都需要登陸系統完成，這樣就促使了公文處理流程的格式化和規范化。與此同時，對于公文的發送和簽收都需要辦理者通過用戶名和密碼登陸系統進行確認和記錄。除此以外，公文辦理對象提出的相關意見，系統都會及時發送信息告知其他辦理者，對后續辦理者進行預先處理發揮了重要作用。總之，辦公自動化系統的應用，明確公文管理職責，規范了公文管理程序。
（三）提高了公文處理效率。
眾所周知，公文在一定程度上體現出了國家機關的形象，呈現出權威性。借助辦公自動化系統進行發文，從整體上就可以把握好政策關、文件關以及規范關。與此同時，辦公自動化系統具有領導批閱、催辦、查詢、歸檔等功能，能夠將最新的公文信息及時提供給辦公人員，有效地提高了公文規范處理水平。除此以外，辦公自動化極大程度上降低了辦公成本，提高了辦公效率，對強化辦公系統政務建設發揮了重要作用。
（四）實現了檔案的歷史原始性。
由于公文的用戶屬于國家機關工作人員，一些國家從而保證發文原件歷史原始性是很重要的。在辦公自動化系統中，對于文件的任何一個版本都有詳細記錄，也就是說，公文管理員以及部門領導對文稿所進行的一系列修改都會保存在系統中，這樣就可以便于查閱改動者的姓名以及時間，從而就為恢復文檔原始版本奠定了重要保障，達到了檔案的歷史原始性。
二、提高辦公自動化系統公文處理質效的對策
綜上所述，辦公自動化對公文處理產生的重要影響，不僅提高了公文處理質量，而且提高了工作效率。在今后工作中，如何更好地提高辦公自動化系統對公文處理質效，可以從以下幾方面入手：
（一）轉變思想觀念，為在辦公自動化條件下進行公文處理奠定有力的思想保障。
隨著辦公自動化的普及和發展，辦公自動化對公文的處理能力在某種意義上體現出了一個單位整體工作水平和能力。從而就需要領導轉變思想觀念，充分認識到辦公自動化系統對公文處理的重要性，同時要配置相關的專業人員進行負責此項工作，并加強對各項工作的指導，以便保證單位在辦公自動化系統下公文處理工作的正常進行。
（二）建立相關制度，規范公文處理程序，為在辦公自動化條件下進行公文處理奠定制度保障。
從而就要求單位對電子公文處理過程中的一系列具體任務都要制定出相關的規定，以及不同環節之間如何有效銜接都需做出明確規定，以便規范電子公文處理程序。此外，逐步建立起電子公文處理工作的目標責任制也是很有必要的，可以將公文的質量作為衡量工作實效的一項重要參考指標，從而能夠切實提高電子公文人員工作的責任感。
（三）強化隊伍建設，為做好公文處理工作奠定組織保障。
一般而言，辦公自動化對公文處理人員也提出了較高的要求，他們的整體素質會直接影響到公文處理的質量。因此，在辦公自動化系統條件下，強化對工作人員的培訓顯得尤為重要，既要重要專業知識的培訓，又要重視思想教育工作，努力培養出一批綜合素質較高的專業隊伍。
（四）全面加強業務建設，提高公文處理工作的整體水平。
從系統化和集成化要求方面來分析，辦公自動化條件下對公文的處理屬于一個龐大的系統，從而就要求組成這個系統各方面都要達到一定要求，而且要充分利用網絡平臺，以便發揮整體優勢，提高公文處理的綜合能力。倘若系統某個部門出現問題，就會影響整體系統的正常運轉。從而要求企業及時更新設備，以便實現在辦公自動化條件下公文高效、快捷地運轉。
總而言之，辦公自動化系統的運作，極大程度上提高了公文處理的質量和效率，對提高企業辦公效率也發揮重要作用。從而就要求采取切實可行的措施，以便促進辦公自動化水平再上新臺階。
（作者單位： 中鐵十二局集團有限公司三公司）
參考文獻：
[1]張會華，文書檔案管理的辦公自動化[J]，科技資訊，2019（9）；
為強化公司辦公自動化系統的管理，確保系統各功能有效運行，信息及時處理和反饋。對電子公文準確、規范、安全、及時地進行處理，提高工作效率。
2 適用范圍
本規定適用公司內部各單位、解放經銷商、服務站辦公自動化系統的管理。
3 術語和定義
電子公文：電子公文是指在企業管理過程中所形成的具有行政效力和規范體式，能被計算機處理、拷貝、存儲和現代數據通信技術傳遞的公務文書如：（決定、決議、指示、請示、批復、通知、通告、通報、報告、會議紀要、專題會議紀要、公函等）。文秘部落
4 職責
4.1公司辦公室是公司辦公自動化系統的管理部門，對公司辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核公司辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。
4.2公司電算室是保證公司辦公自動化系統正常運行的系統維護部門，對公司辦公自動化系統能否正常運行負責，并負責對永久保留的信息備份工作。
4.3人力資源開發室負責人員流動、用戶變更信息的及時提供。
4.4網絡室是解放經銷商辦公自動化系統的管理部門，對解放經銷商辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核解放經銷商辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。
4.5服務管理部是解放服務站辦公自動化系統的管理部門，對解放服務站辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核解放服務站辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。
5 管理要求
5.1 電子公文管理規定。
5.1.1 電子公文與紙質公文關系。
5.1.1.1各部門須指定專人負責辦公系統管理，按紙質公文辦理程序處理電子公文。
5.1.1.2電子公文行文關系，與紙質公文的行文關系相同。
5.1.1.3除特殊注明外，電子公文與紙質公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。
5.1.1.4電子公文的公文要素與紙質公文基本一致，包括：公文版頭、秘密等級、發文字號、簽發人、公文標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、主題詞、抄報抄送機關、附件等。
5.1.1.4電子公文的辦理分為收文和發文辦理，其工作流程與紙質公文工作流程基本相同。
5.1.2上機操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令，并保守秘密，在系統中不得從事與工作無關的活動，系統用畢應及時退出該系統。上機人員調離工作崗位應及時通知辦公室和電算調整業務流程、更改用戶設置。非辦公系統中注冊的人員不得上機操作或瀏覽。
5.1.3 對機密級以上（含機密級）的文件和篇幅較長的轉發附件，仍以紙質方式發送，但要形成簡要說明，進入業務流程，批復工作仍在辦公系統中進行。
5.1.4 使用人員要在每個工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看"待辦事宜"，并簽署意見。
5.1.5國家秘密級以上（含秘密級）和集團公司機密級秘密公文不得以電子公文形式在網上傳遞。
5.1.6各部門在收到電子公文后，有必要復制成一份（經發文機關批準可復制成多份）紙質公文，應需在所復制成的紙質公文右上角加蓋復制專用章（電子公文復制專用章圖樣附后）注明復制單位、日期、份數，然后繼續辦理的其他程序。所收到的相同紙質公文應作為備份存檔。
5.1.7 電子公文處理和存儲，必須采用專用的計算機和存儲設備，由收到電子公文的人員負責管理，確保有關設備的安全。
5.1.8 電子公文介質[硬（軟）磁盤、磁帶、光盤等]應按下列要求管理：
5.1.8.1 電子公文介質的使用和保存，等同紙質公文的使用和保存。
5.1.8.2 電子公文介質的維護和維修，由公司電算室負責。
5.1.8.3 電子公文介質的銷毀，等同紙質公文的銷毀，須進行登記并由兩人監銷，確保不漏銷、不丟失。
5.1.9用戶認證管理。
5.1.9.1用戶密碼方式：用戶首次登陸時系統強制更改密碼，日常要求每隔1個月修改用戶密碼。
5.1.9.2建議系統采用電子身份認證卡確保系統的安全。
5.1.10用戶管理。
5.1.10.1用戶重新審核：將現有的OA用戶按部門列表由用戶所在部門領導簽字確認。
5.1.10.2新用戶申請程序：新增用戶由本人填寫新增(變更)用戶表（附后），本部門領導簽字后，到人力資源開發室蓋章確認，由電算室創建用戶。
5.1.10.3用戶權限變更：當對用戶權限有特殊需要時，請填寫用戶權限變更表（附后）。
5.1.10.4用戶變更：人員流動時，由人力資源開發室填寫用戶新增（變更）表（附后）提供給電算室，由電算室對這些用戶變更所屬部門。
5.1.10.5用戶注銷：人員調離，退休、退養、離職時，由人力資源開發室填寫用戶注銷表（附后）提供給電算室，由電算室注銷用戶。
5.1.11用戶組管理。
5.1.11.1用戶群組重新審核：將群組名稱及群組成員列出后，由各主管部門重新審核。
5.1.11.2新用戶組申請程序：由使用部門填寫用戶新增（變更）表（附后），與電算室協商創建。
5.1.11.3用戶組的日常管理：用戶組由電算室進行日常維護。
5.1.11.4用戶組信息的：為方便查詢各用戶組包含的成員，電算室將每隔一個月在通知公告中用戶組信息。
5.1.12功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專人對模塊中的文檔進行維護。
5.1.13系統操作要求。
5.1.13.1要求每天早8：00打開OA辦公系統，下班時觸發按鈕，形成的信息由各部門專人管理并與考勤掛勾。
5.1.13.2上班期間每隔一個小時查看一次最新信息。
5.1.13.3各模塊的主管理單位負責及時更新信息。
5.1.14信息管理要求。
5.1.14.1電子郵件系統：要求經常清理，保證郵件占用空間小于100M。
5.1.14.2通知公告、留言板：文檔保留一個月時間，超期后由電算室對文檔進行刪除。
5.1.14.3公文管理、黨委工作、食堂管理：由辦公室對文檔進行維護。
5.1.14.4政策法規、經濟責任制：由企管辦對文檔進行定期維護。
5.1.14.5信息、信息收集：由指定部門的專人負責維護。
5.1.14.6對于永久保留的信息由電算室負責備份。
5.1.14.7重要信息主管理部門要自已備份
5.2經銷商電子公文管理規定。
5.2.1每家經銷商一個用戶名，由專人管理與使用，用戶名和密碼要有兩人知曉，避免人員調動，其他人不能登錄。
5.2.2上機人員調離工作崗位，新的操作人員應及時更改用戶設置。
5.2.3上機操作人員必須熟記用戶名和密碼，并保守秘密。
5.2.4上機操作人員在系統中不得從事與工作無關的活動，系統用畢應及時退出該系統。
5.2.5不許將IE瀏覽器設置成“表單自動提示密碼”。
5.2.6上機人員不得在郵件系統中向所有用戶群發郵件，一經發現，作為劣跡記入經銷商綜合考評。
5.2.7使用人員要每日登錄系統，至少保證早、晚各一次，并及時將一汽貿易總公司的有關信息通知到相關人員。
5.3服務商電子公文管理規定。
5.3.1外來公文進行登記、處理，在收文流程中處理，例如：一汽網上公文、服務通報、月報審核通知及其它形式的文件等。由服務站資料員負責管理流程。
5.3.2服務站內部制定的公文，需按流程辦理且歸檔，在發文流程中辦理。由服務站資料員負責管理流程。
5.3.3信息采編用來從各種媒體采集各種相關信息，經篩選整理編輯后形成各種主題刊物，進行。例如：質量信息反饋、重大質量問題匯報、用戶信息、索賠申請、市場信息等。主要由持有一汽貿易公司頒發的培訓上崗證的服務經理、鑒定員、資料員負責。
5.3.4公共服務為各服務站提供資料和服務，資料內容由服務管理部整理更新后供查詢、使用。
5.3.4.1服務系統通訊錄，供服務站使用，主要由貿易公司電算室負責。
5.3.4.2服務信息通報、月報審核信息每月由服務管理部進行編寫，以供服務站查看。
5.3.4.3資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料，例如：新車型信息、產品改進信息、零部件信息、故障編碼、保用標準等。主要由服務管理部負責。
5.3.4.4電子公告板用于各類公共信息和通知等，各服務站均可。
5.3.5直接發送電子郵件主要是用于小范圍內的信息溝通。
5.3.6關于磁盤上機使用的規定。
5.3.6.1凡從外單位帶回、拷回或購回的磁盤，必須由有關服務站站長同意并經服務站計算機管理人員作病毒檢查后，方可上機使用。
5.3.6.2外單位人員來服務站上機時，所帶磁盤必須由服務站站長同意，經作病毒檢查確認無病毒后，方可上機使用。
5.3.6.3發現病毒時，操作者不得擅自處理，須經服務站計算機管理負責人查明原因后，責成專人處理。
6相關文件
（無）
7相關記錄及保存期
7.1新增(變更)用戶表
保存期限
五年
7.2用戶權限變更表
保存期限
五年
7.3用戶注銷表
【關鍵詞】 高校;辦公自動化;現狀;問題;必要性
隨著計算機技術的飛速發展,計算機在各行各業中應用的普及,利用計算機實現學校辦公自動化系統治理勢在必行。辦公自動化系統是20世紀80年代初期隨著微型計算機技術和計算機局域網絡技術的發展而興起的一門信息處理系統分支。目前,辦公自動化的概念和意識已廣泛地被各類辦公人員所接受,辦公自動化系統已深入到現代社會的各個角落,它的出現正改變著傳統的事務性辦公業務,改變著人們的觀念。隨著技術的進步,辦公自動化系統的功能和內涵也在不斷地發展和完善,為未來信息化的社會提供一個高效迅速甚至智能化的辦公環境。
一、辦公自動化系統OA的定義與作用
辦公自動化系統OA是OFFICE AUTO-MATION的縮寫,本意為利用技術的手段提高辦公的效率,進而實現辦公的自動化處理。狹義的辦公自動化限于文字編輯和處理、文檔管理和檢索等事務;廣義辦公自動化是建立在管理信息系統(Management In-formation system簡稱為MIS)基礎上,其辦公業務包括有決策支持系統(Decision Sup-port system)功能。OA軟件可解決規范單位的日常管理、增加單位的可控性、提高單位企業運轉的效率的基本問題,范圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞。可以概括的說,OA軟件跨越了單位具體的業務范疇,更集中關注于單位企業日常辦公的效率和可控性,是單位企業提高整體運轉能力不可缺少的軟件工具。
二、我國辦公自動化發展現狀
進入20世紀90年代中期以后,由于國內經濟的飛速發展引發市場競爭的逐漸激烈,以及政府管理職能的擴大和優化,這一切導致政府和企業對辦公自動化產品的需求快速增長,辦公自動化開始進入一個快速發展的階段。國內專門從事軟件開發的公司也逐漸成長起來,并專門為政府和企業訂做辦公自動化系統。由于這些系統是根據用戶的具體需求開發的,需要功能比較完善,并能較好地滿足用戶的實際需要。但這是一個巨大而低效的OA市場,具體表現在投資大、效果不明顯;水平低、重復建設多;硬件投入多、軟件投入少;模擬手工作業增加管理負擔等。因為開發商水平參差不齊,開發隊伍組隊模式不合理、缺乏開發辦公自動化產品的經驗、用戶缺乏對辦公自動化產品的認識等;部分軟件產品質量不高,不顧中國企業的運作特點照搬國外技術,使得實施困難;對OA的理解起點不高,導致OA系統與其他系統集成度差;用戶使用水平低,又不愿花太多的精力投入培訓;售后服務不到位;定做開發又會因用戶需求變化要對軟件進行不斷的修改維護。到最后,整個軟件的性能和可使用性都大大降低,沒有耐性的企業索性廢棄掉從而導致項目失敗。
從技術來看,普遍存在如下缺點:為用戶考慮的少,軟件的柔性構造功能差。當前很多OA軟件過分強調了軟件之間功能的橫向對比,為用戶考慮的實際功能比較少,結果導致軟件大而全,真正為用戶接受的功能模塊很少。另一方面軟件的模塊復用性很差,直接影響了軟件的柔性構造功能,當用戶的需求改變時,哪怕是輕微的改變,都需要開發商來解決,從而影響了用戶的使用效率,對開發商也是一個極大的負擔。
對于高校而言,校際之間的競爭就意味著內部治理體制和工作效率之間的競爭。隨著學校規模的擴大,假如人員之間、各部門之間的信息傳遞仍然停留在原來的有紙化傳送的基礎上,這種就勢必導致低效落后,影響各部門間的信息流通效率,有必要建立安全、高效的辦公自動化系統。通過對辦公自動化系統的研究,把握其發展方向和趨勢,構建高效的辦公環境。隨著信息技術的不斷發展和理論研究的不斷深入,各種新的辦公自動化系統設計方案的出現必將對辦公自動化的實施與推廣起巨大的推動作用,辦公自動化系統必將獲得更廣泛的應用前景。
三、高校辦公自動化建設存在的問題
1.辦公人員意識問題。表現在對使用辦公自動化的必要性認識不同,對傳統的辦公辦公方式仍然有較強的依賴性,一部分領導還對使用辦公自動化系統實現辦公無紙化的前景心存疑慮。許多領導對辦公自動化理解不深,認為所謂的辦公自動化就是在辦公過程中使用先進技術和設備,目的只是要提高工作效率。實際上,使用辦公自動化提高管理層的決策效能更加重要。各高校應該加大媒體的宣傳力度,為校領導開設網絡和辦公自動化使用課程,提高其對辦公自動化的認識。沒有各級領導的積極支持和推動,辦公自動化建設過程中的任何環節都可能出現巨大阻力。校領導的支持和參與對辦公自動化建設的起步與完成都具有決定性的作用。
2.資金投入問題。辦公自動化建設是一項資金投入較多的系統工程,從開發到成型再到完善都需要經過一個長期的過程。在這個過程中,網絡建設、硬件購置需要資金,網絡的維護、軟件的開發以及系統的推廣等都需要資金。許多高校礙于自身財政狀況,對于辦公自動化建設的資金投入大大縮水,嚴重影響辦公自動化建設質量。各個高校應著眼于學校的長遠發展,盡量保證辦公自動化建設過程各個階段的資金需求。有些學校還設立了專項資金,有效地保證了學校信息化建設的順利進行。
3.系統安全問題。辦公自動化系統建設需要建立校園局域網,各個部門的電腦都需要入網。對于高校的辦公自動化系統,其傳輸、處理、存儲的大部分信息都具有極高的保密性,有些還是國家有關部門下發的高度機密文件。由于辦公自動化系統與Internet直接相連,一旦學校自動化系統遭到病毒或黑客攻擊,必然會造成比較嚴重的后果,網絡系統的安全性是不容忽視的。調查顯示,少數高校的校園網建立較早,己經滿足不了學校發展的需要,安全性也缺乏保障,還需要進行網絡升級和改造。各高校可根據自身校園網絡的實際情況采取措施保證其安全性,如統一要求各部門電腦安裝防病毒軟件、對重要信息的傳輸采用加密技術、建立學校內部網絡系統以便在物理上與外部網絡系統隔絕等。
4.公章的有效性問題。公章的有效性對紙質公文而言,印章是公文生效的標志,在實現辦公室工作自動化后,印章的權威性及電子印章和紙質印章的協調性問題成為急需解決的重要問題。由于電子印章通過技術設備手段而形成,也就易通過技術設備手段而竊取,使電子印章的安全性要差得多。如果使用電子印章就要增加投資,就涉及到相關設備如打印機的改造,有可能由于資金原因而使許多單位無法或推遲實行辦公自動化。
四、高校辦公自動化建設的必要性
1.多校區辦學模式的需要。隨著上個世紀卯年代以來全國高校合并風潮的出現,以及為解決高等教育擴大招生的要求、尋求新的辦學空間而風生水起的異地辦學,使全國大多數高校都出現了多校區并存、遠距離教學的新的辦學模式。在高校多校區辦學情況下,為節約管理成本,提高工作效率,就迫使高校辦公室改變傳統的以手工為主的工作方式轉而采用高效率、高質量的自動化辦公系統。高校辦公室的任務是及時、準確地向校領導提供信息,進行決策參考。行政決策的信息的及時性、準確性,是決策正確與否的關鍵。校園網與DnE團肛刃相連,可以利用互聯網進行異地辦公,及時、準確地將各校區的信息、甚至國內外信息反映到領導處,既節約時間,又節約了管理成本。
2.與兄弟院校、國際社會聯系日益密切的需要。隨著信息社會的建設和發展,各兄弟院校之間,國內高校與港、澳、臺、國外其它學校之間的交流日益增多。隨著社會參與辦學的力度越來越大,學校教育與社會需求之間的相互適應和相互調整,都使高校工作效率,對社會和其它高校的信息能做到及時接收和有效反饋。這無疑也需要高校辦公室工作實現自動化。
3.提高辦公室工作效率。辦公室工作內容繁雜,包括公文收發、起草、歸檔、查詢,會議安排,領導日程的安排,,信息收集上報,對外交流,接待等。辦公室作為學校的綜合管理部門,負責與各院系、兄弟院校進行聯系、溝通,信息量大,事務繁雜,其工作質量和速度受辦公室工作人員素質的限制。實行高校辦公室工作自動化,可以將大部分事務性工作采用信息化方式,進行程序化管理,提高工作效率。
4.辦公自動化自身優越性的需要。高校辦公室實行辦公自動化有利于事務處理信息化、咨詢決策的智能化和指揮調度的現代化。事務處理信息化是辦公自動化的初級階段,也是一個重要環節,主要是指發揮計算機書寫快速、整潔、易于修改,存儲量大的特點,利用計算機網絡構成上傳下達的文件的傳送、管理、歸檔和保存,利用計算機網絡收集各類信息,擴大交流,實行異地辦公;利用計算機對收集到的信息進行歸類、分析,提高決策的效率和質量;利用辦公自動化,對領導的決策進行跟蹤、監督,及時反饋信息,使領導及時掌握最新的情況,實現指揮調度的現代化。
五、結語
辦公自動化系統的建設和應用對提高高校行政管理工作的效率和質量有著十分重要的影響。高校辦公自動化系統的設計與應用,必須在充分細致調研的基礎上,進行填密的分析,要根據自身的需要,不斷完善系統功能,以保證系統的順利實施和發揮應有的作用。系統的設計與建設還要實事求是,充分開發利用現有資源,根據實際情況循序漸進。高校辦公自動化系統的應用可以大大提高高校辦公效率,也是適應未來辦公發展的必然趨勢,應充分認識到普及辦公自動化系統的重要性和必要性,盡早推廣實施,使高校行政管理邁上一個嶄新的臺階。高校辦公自動化系統的設計與建設必然會對學校的信息化和管理現代化起到巨大的推動作用。如何充分利用高校校園網資源,改進高校的辦學條件、加快學校信息化建設,是所有高校今后長期面臨的一個問題。總的來說,高校辦公自動化系統的設計與建設是一項比較復雜的系統工程,不可能一蹴而就。一個學校辦公自動化系統的建設必須在充分調研的基礎上,進行縝密的分析,根據實際需求,不斷完善系統功能,以保證系統發揮應有的作用。
參考文獻
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【關鍵詞】辦公自動化 人力資源 辦公效率 辦公成本 經濟收益 發展 現狀
辦公自動化已經成為目前機構和組織辦公的主要手段，在機構的運轉和發展中扮演重要的角色，同樣也成為管理者們關注的重點目標。
一、辦公自動化的概念
辦公自動化（OA）（以下簡稱“OA”）就其起源、產生的背景來講，伴隨電子產品和設備的發展和在辦公實踐中的應用，使辦公室的工作能夠自動化進行，最開始時候主要是以解決政府機關和大公司單位的檔案、文件，通過辦公自動化應用更加輕松和短時間的進行大量文件、檔案的處理。辦公自動化OA作為―個術語是由DS哈特于1936年首先提出來的[1]。我國的辦公自動化發展和應用于1985年首次辦公自動化規劃討論會上提出的。辦公自動化的開展和應用實際意義上為通訊設備（電話、傳真機），計算機技術、信息技術與行為科學、管理科學等先進科學技術及電子設備應用在辦公室的各種工作和各種活動，幫助整理、統計和提高工作效率、質量等[2]。最主要的目的是為提高工作效率、工作質量；減輕工作負擔，改善工作環境和提高工作者的工作積極性。
二、OA的發展
辦公自動化最早是起源的國外，伴隨我國的辦公水平和科學技術的提高，20世紀70-80年代我國才逐漸提出辦公自動化概念和開始實施辦公自動化管理，辦公自動化主要是通過計算機、打印機、復印機進行相關信息的管理、傳送、儲存等，重點是進行文件管理和編輯。但伴隨計算機技術的不斷發展和進步， 90年代后期互聯網逐漸廣泛應用于機構的辦公，從而能夠更加有效快速的獲得相關資料和進行管理，同時對不必要的文件和資料不必進行打印，減少儲存空間的同時減少辦公耗材的浪費。利用互聯網進行各個機構和部門的監督和管理還能夠有效的提高監管力度和效果，減少信息傳遞過程的時間和過程，從而提高辦公人員的工作效率，減輕工作人員的辦公負擔[3]。
伴隨近些年人們對環保的重視和關注，如今辦公室內提倡低碳無紙化辦公，主要是減少辦公室內文件的打印、降低紙張的浪費，節約辦公用紙等，能夠不進行打印的文件盡量應用單子版通知和進行相關信息的轉達。上報相關信息盡量以電子版的形式進行傳送，降低辦公紙張的使用。
三、OA存在問題
各個機構辦公人員的文化水平不一，導致在進行辦公自動化的實施中存在一定的障礙。部分年齡較大的工作人員由于生活在傳統辦公的時間較長，因此對辦公自動化和無紙化辦公缺少認識和學習，對應用辦公自動化存在抵抗情緒和消極態度，在計算機和互聯網的應用中存在一定的障礙。僅能夠進行計算機的單機操作、還繼續傳統的辦公方式，不能進行電子版文件和相關信息的上報操作。
四、OA發展趨勢
伴隨互聯網的廣泛應用，辦公自動化的計算機應用已經得到普及，同時應用互聯網進行辦公也逐漸成為趨勢化發展。面對越來越多的電視會議、電話會議、視頻會議的開展，辦公自動化互聯網辦公已經成為工作中必不可少的。以后辦公自動化發展的趨勢應逐漸趨于數字化、網絡化發展逐漸替代傳統的辦公模式。同時伴隨越來越多互聯網和計算機的應用，互聯網安全逐漸得到管理者們的關注，對于上傳和下載信息的安全問題，管理者們尤為重要，尤其是涉及到機構內秘密文件和信息的處理和保管。安全系統的建立主要為：
（一）相關信息的保密和安全性，在實際工作中應保證相關文件的上傳和下載過程中安全可靠，具備相關的可查詢的記錄，在出現相關信息的安全問題時可進行記錄的查詢，保證操作人員不能夠進行行為的抵賴。確保在辦公過程中的保密性，無授權不能隨意進行相關資料和文件的獲取，降低保密文件和信息的共享，防止重要文件和信息被篡改。
（二）安全系統的完善和建立，在計算機和互聯網的應用中應注意本系統和部門計算機，安全系統的完善和修復，應定期對本機構計算機和互聯網安全進行維護，保證計算機和互聯網使用中的安全和保密性，防止不法分子或是黑客進行攻擊導致系統癱瘓，重要信息和文件丟失導致嚴重損失。我國目前主要的互聯網安全措施主要是依據計算機情況建立防火墻，阻擋惡意木馬、病毒的攻擊和竊取相關的信息和文件。同時對在文件夾的傳輸和下載中，存在安全隱患的文件等，阻擋其進行收發和使用，更高層的監管為公安部門的監管，對管轄區域內不安全網絡和數據管理系統進行監管，控制違法網站和不良信息的傳播。能夠有效的保證在應用網絡中所有信息和相關文件的安全性和保密性，減少不發分子竊取機密文件進行違法活動。
綜上所述，今后辦公自動化的發展主要為數字化、安全信息管理化發展，實現完全辦公自動化和無紙化辦公，在對辦公自動化優化的同時應注意對工作人員計算機和網絡知識管理方面的培養，提高安全意識、增加對網絡安全的重視。在降低辦公成本、增加辦公效益、改善辦公環境、減輕辦公負擔的情況下，使辦公室工作者們能夠有個更加輕松、愉快、安全、穩定的辦公環境。因此，辦公自動化發展是目前辦公管理必然發展的趨勢，讓辦公更加人性化獲得更高的辦公效率，付出最小的辦公成本。
參考文獻：
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