發布時間：2022-07-11 11:59:52
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的高校檔案管理工作計劃樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
一、會計電算化背景下高校檔案管理工作的現狀分析
隨著時代的發展和社會的進步，當前在高校會計檔案管理工作當中，也逐漸引入了電算化的工作流程和工作方法。應該看到，隨著當前我國高校普遍擴招，加上各行各業的電子化、無紙化辦公的深入推行，當前在我國高校檔案管理的工作當中，有計劃地實施電算化的會計工作路徑，對于提升會計工作的效率，加強高校內部的會計工作管理而言，都是十分有好處的。但是也應看到，受歷史和現實原因共同作用的影響，當前我國在電算化語境之下，高效的檔案管理工作，還有許多疏漏之處。正視這些問題，并且有針對性地予以解決，對于提升我國當前高校檔案管理工作的整體質量而言，是非常有意義的。著眼于電算化背景下高校檔案管理工作的有效實施，本文認為應該從以下幾個角度著手：
二、會計電算化背景下高校檔案管理工作的幾個策略
（一）提高內部人員的個人素質
把控內部風險，最重要是要提高高校內部會計從業人員的相關素質，會計電算化視野之下的高校檔案管理工作的順利實施，有賴于一線工作人員對相關技術的熟練操作和準確理解。很大程度上，一線工作人員對相關技術和理念的執行，對于高校整個電算化背景和視野之下的檔案管理工作的順利實施與否具有十分重要乃至于決定性的影響。從這個角度上來看，就要考慮提升內部人員的個人素質，而為了達到這一目標，學校可以從內外兩個方面來著手解決相關問題。從內部而言應該選拔一些年紀較輕和素質較高的，年輕員工去學習會計電算化的相關知識和技能；從外部來說，應該有目的地去引入會計電算化相關技能的員工，不斷更新內部人員的血液，推進高校檔案管理工作電算化的順利實施。隨著時代的發展，高校在實際操作中能夠正確運用跨級電算化完成會計的相關工作。會計電算化指的是高校會計在進行日常工作的過程當中，使用信息技術提高工作效率，提升市場競爭力的一系列活動?？朔嬰娝慊o高校帶來的一系列問題，關系到高校的長遠發展，高校的電算化是涉及到整個高校的，對高校的管理機制、經營方法都植入電算化元素，用計算機網絡提高高校的運營經營效率的一種高校運營戰略。
（二）做好相關規劃預案
高校的檔案管理工作是為了防控風險，然而在高校發展過程當中，風險和危機的出現不可避免。在這樣的情況下，高校做好與檔案管理工作相關的風險防控預案就顯得尤為重要。隨著時展和社會的進步，辦公電子化和會計電算化是當前高校發展的進程當中所必須要面對的一個重要的方向。特別是對于那些具有相關科研任務、內部和外部的資金往來十分頻繁的學校來說，使用電子化的方式來對高效的檔案管理進行有效的分類和處理，對于提升高校內部的會計工作的運營效率、幫助高校在運營過程當中節約更多的時間和人力成本而言都是非常有好處的。為此，著眼于長遠的發展，高校應該對自身的檔案管理工作進行電算化方面的準備。從客觀方面來說，要對客觀條件進行改善，各科室特別是涉及到會計工作的相關科室要配備足夠先進的電腦和正版的軟件。從理念上來看，在高校內部運營的制度的設定上，一定要充分考慮到會計電算化在實施過程當中的一些客觀現實需求。相當一部分高校的管理者對于會計電算化軟件的安全性和保密性存疑，這種存疑往往成為會計電算化普及道路上的最大障礙，這種狀況一定要予以革除。這里防范的風險主要是高校在經營中出現的相關問題，防范風險對于加強高校的長遠發展具有非常重要的意義。在當前的市場經濟環境之下，高校的會計從業人員有可能會為經濟利益所誘惑，在會計賬本上做手腳，為了一己私利，影響高校的整體利益。在會計電算化深度發展的當下，會計電算化的發展對于有效杜絕相關情況的發生具有十分重要的意義。隨著國外商品對于國內生產商的全面擠壓，國內的商品生產者在此過程中是否能搶抓機遇、迎難而上，突破既有的貿易經營的短板，在新形勢下盡快轉化思路，跟上“互聯網+”的發展步伐，就顯得尤為重要。站在新的歷史節點上，為了讓我國的經濟發展早日實現轉型升級，突破經濟學上的“中等收入陷阱”，也為了讓在逆勢中的高校找到自己在信息時代的市場定位，更加規范、更加專業地進行高校會計電算化的改革。
（三）強化版權意識，重視選擇正版軟件
工欲善其事，必先利其器。為了做好電算化背景下高校檔案管理工作，當前應該更加重視電算化軟件的選擇，并更加重視人員的培訓。通過實地調研我們發現，在會計電算化發展的過程當中，的確出現了諸如信息泄露和會計信息提供錯誤最終導致的管理者決策錯誤，這些問題的出現一方面是由于高校的相關管理體制有漏洞，更重要的問題在于，當前有相當一部分會計不能規范熟練地使用會計電算化軟件，也就造成了當前會計電算化在審計等相關環節上出現相當的障礙。由于大陸版權和知識產權的相關法律法規建立得不夠完善，高校使用盜版軟件的情況時有發生，盜版軟件盡管能降低高校的成本，但是盜版軟件給高校帶來的風險也是顯而易見的，尤其非正版的會計軟件當中可能會有植入的木馬病毒，這給高校的信息泄露乃至正常運行都埋下了很大的隱患。高校作為國家人才的培養機構，其運營的效率高低直接決定了其在人才培養的過程當中的效率的高低，也從某種程度上對于我國勞動力人口的素質具有一定的影響。特別是考慮到高校本身教育之道，高效的管理團隊在日常工作和管理過程當中所折射的態度和對于版權方面的意識，最終會以某種方式作用于學生的思想。如果高校在會計電算化應用于高校的檔案管理算的進程當中，不去選擇使用正版軟件，就會在某種程度上對于學生的版權意識造成負面的影響。從長遠上來看，這對于提升我國整個的法制化進程將造成非常巨大的阻礙。
三、結語
會計電算化的大背景下，高校進行檔案管理工作的意義和價值越發突出，順利地解決檔案管理和審計當中出現的問題，有利于高校和行業的長遠發展，這同時也需要相關從業人員共同努力。
參考文獻：
[1]李志鵬.論高校會計成本核算的問題及其解決方法[J].教育與職業，2008，(23)：12-13.
[2]姜大衛.淺談高校會計電算化實施問題及對策[J].中小企業管理與科技(上旬刊)，2010，(12)：45-46.
［關鍵詞］高校；教學檔案；建設；管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.112
［中圖分類號］G275.9；G647.24 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-01
高校教學檔案具有自身的特點，為教學、管理以及科研等活動的進行提供重要參考資料，具有較高的保存價值，不僅能夠保障教學科研活動的順利進行，更為評估教學質量等工作，提供大量真實的、可靠的數據資料。
1 高校教學檔案的主要特征
1.1 周期性與專業性
高校主要按照兩種形式開展教學工作，一種是學期制，另一種是學年制，這也就使高校的教學檔案呈現出周期性特征，主要由系院負責完成高校的教學管理。為此，高校應當按照學期以及學年歸檔與整理高校的教學檔案，由此促使周期性檔案的形成。高校的教學檔案覆蓋的內容非常廣泛，如自然科學以及社會科學等。因此，高校應根據學科專業的要求，相應地采用不同的人才培養方案，科學合理地設置課程，開展教學活動以及安排教學環節等，這也就使院系檔案呈現出專業性的特點。
1.2 內容豐富，形式多樣化
高校的教學檔案包括眾多的內容，大至由上級主管部門所下達的各項文件，中至院校所制定的培養目標以及設置的專業，小至教師制作的教學教案以及課件等。近些年，科學技術快速的發展，促使高校的教學檔案呈現出多樣化特點。
1.3 服務性與社會性
高校教學檔案對教學活動進行記錄，為開展教學研究活猶峁匾資料支持，對于促進教學研究活動的順利進行具有重要作用。隨著信息時代的到來，高校的教學檔案更是突破以往的利用對象范圍，逐漸呈現出跨行業、跨院校特點，發展成為共享性資源，慢慢地體現出更多的社會服務職能。
2 高校教學檔案的建設與管理面臨的主要問題
2.1 教學檔案管理工作不受重視
各大高校的教學檔案管理工作主要由系部負責，然而，絕大部分的系部檔案工作僅僅由教務秘書兼職管理。檔案管理一直處于收集―上交的低級層次。然而，兼任化的檔案管理工作存在的問題是：一是難以明確檔案管理崗位；二是檔案管理工作往往流于形式；三是存在非常普遍的突擊性整理與收集檔案的現象。然而，教學檔案對于教學管理工作所具有的作用卻被忽略，檔案管理人員不能夠及時地將檔案情況匯報至學校的有關領導。
2.2 檔案管理缺乏規范性
教學檔案管理是一項兼具復雜性與系統性的工作，所涉及的范圍非常廣泛，不僅工作量大，而且要求嚴格，需要檔案管理工作人員采用科學的、規范的管理方式。但是，受到多種因素的影響，例如：管理模式、人員素質等，當前的教學檔案管理中普遍存在著遺失及缺漏等問題，加之檔案的歸檔工作缺乏完整性，致使教學檔案難以充分發揮作用，阻礙著高校的教學、科研以及管理活動順利進行。
2.3 檔案管理人員素質較低
兼任化的教學檔案管理工作所存在的問題是檔案管理人員在專業知識方面嚴重缺乏，更未經過專業化的訓練。在實際工作中，檔案管理人員不僅缺乏教學檔案方面的法制意識，而且開展工作時存在較大隨意性。
3 加強高校教學檔案的建設與管理的措施
3.1 提高對教學檔案管理工作的重視程度
教學檔案管理是各大高校檔案管理工作的重要組成部分，學校領導應提高對教學檔案管理重視程度，將其納入系部的工作計劃中，并提供其足夠的經費支持，專門為其設立檔案用房，并相應的配備設備，組織成立檔案管理隊伍，加強對教學檔案管理工作的監督與管理。
3.2 完善檔案管理制度
高校在開展檔案管理工作的時，應當重視完善檔案管理制度，結合學校的教學工作的特征，合理地制定各項工作程序，在各項工作程序中細化各項規章制度。同時，規范教學檔案管理工作，促使教學檔案管理不僅服務于綜合檔案管理工作，也服務于高校的各項教學、管理以及科研等活動。
3.3 提高管理人員素質
檔案管理工作人員作為教學檔案管理工作的主要執行者，其個人的素質對檔案管理工作將會產生重大的影響。然而，現階段的檔案管理人員隊伍，存在著素質低下，且專職人員缺乏等問題。因此，針對上述問題，高校應重視加強對檔案管理人員的培訓與再教育，全面提高其專業知識與素質，尤其是要提高檔案管理人員的信息化水平，從而滿足信息化時展要求。
4 結 語
高校領導與教師應提高對教學檔案管理工作重視程度，一方面學校應加大對教學檔案管理工作的投入；另一方面建立健全檔案管理制度，全面提高檔案管理工作人員的素質，為高校教學檔案管理工作的順利進行奠定堅實基礎。
主要參考文獻
［1］程燦華.加強高校教學檔案的建設與管理［J］.梧州學院學報,2008(6).
［關鍵詞］高校管理；文書檔案；檔案管理
文書檔案是高校發展的原始記錄，具有權威性和憑證性。學校各部門如何利用檔案為領導當好參謀，為學校事業發展提供服務，主要取決于所收集的檔案種類是否齊全，是否具有專業化、多功能的特點。隨著高等教育事業的發展，各高校越來越重視檔案工作。高校檔案管理單位以專業化檔案管理理念創新為先導，以培養專業化檔案管理隊伍為核心，以信息化、標準化、科學化提升檔案管理的專業化水平，促進管理思想、管理方法和管理手段等方面的創新，為高校發展提供了有力保障。
一、提高文書檔案管理專業化認識
首先，樹立專業化理念，提高專業化認識。檔案管理專業化是指檔案管理職業具有自己獨特的職業要求和職業條件，有專門的培養制度和管理制度。檔案專業既包括學科專業，也包括職業專業，國家對檔案任職既有規定的學歷標準，也有必要的檔案知識、檔案能力和職業道德的要求。我國有檔案管理人員教育和培訓的專門機構、專門內容和措施，有對檔案管理人員資格和教育機構的認定制度和管理制度。檔案管理職業有自己的理想追求，有自身的理論武裝，有自覺的職業規范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的獨立特性。
其次，培養專業化精神，增強專業化意識。加強檔案文化建設，塑造檔案職業文化、職業品格和職業素養，要甘于寂寞、樂于奉獻、遵守法紀、保守秘密，把做好檔案工作作為事業追求、職業理想和工作態度。陳希周在《檔案利用服務工作“四忌”》一文中認為，從事檔案管理工作一忌態度冷淡，缺乏熱情，二忌不按規章制度辦事，三忌不熟悉館藏內容和檔案管理業務，四忌對查閱檔案的人員不嚴格監視，對查閱過的案卷不經檢查就人庫。檔案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服務質量專業化、學習培訓專業化、業務技能專業化。
再次，建立檔案管理專業化體系。蹇文燕在《淺談基層檢察機關檔案管理和利用的專業化構建》一文中指出，檔案管理和開發專業化構建的路徑主要有：一是提高認識，轉變工作理念；二是提高檔案管理人員素質，建設專業化隊伍；三是完善設備，加大檔案工作的投入力度；四是整合利用檔案資源，促進事業健康發展。檔案管理專業化的目標是人本化，要堅持以物為本向以人為本轉變，以保管為主向開發利用為主轉變，以管理型向服務型轉變是現代檔案管理發展的基本趨勢，所有檔案管理工作都是為人服務、為人的全面發展服務的，離開了人所有的檔案都沒有任何意義。檔案管理專業化過程必須規范化和標準化。要制定全國統一、行業統一、單位統一的文書檔案標準，克服各自為陣、各自為術、各自為范的局面，積極推進文書檔案建設一體化，充分發揮檔案服務全面、準確、便捷的功能。
二、創建文書檔案管理專業化模式
要提高高校文書檔案管理專業化水平，必須創新管理體制和模式，建設機構獨立、人員獨立、管理獨立、經費獨立、業務獨立的檔案館。《甘肅省檔案管理條例》規定，機關、團體、企業事業單位和其他組織把檔案事業列入發展規劃和工作計劃，建立和健全檔案行政管理和保管機構，保障檔案事業發展所需經費；應當重視檔案管理工作，提供必要條件，保證檔案工作的正常開展，設置檔案機構或者配備專（兼）職檔案工作人員負責檔案的管理，并對所屬單位的檔案工作實行檢查和指導；檔案館建設應當符合國家和地方制定的檔案館建筑設計規范，具有保管檔案的專用庫房，檔案庫房應當具備防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件和設施。
目前，高校文書檔案管理模式有兩種：一是文書檔案產生并存放于各單位、各部門、各學院，或者單位內部設立檔案室，由這些單位指定專職或兼職人員管理，檔案管理零散，缺乏規范性、整體性，作用很難發揮，價值很難利用。二是成立檔案館的高校，文書檔案由檔案館專人負責，各單位和部門指定兼職檔案員協助做好歸檔工作，管理制度健全，文檔生成過程規范，檔案的價值整體得到利用。
三、改進文書檔案管理專業化方式
文書檔案管理專業化建設主要包括管理制度專業化、管理方式專業化、管理手段專業化、管理措施專業化等。陳麗在《提升四川檔案管理專業化水平的標尺》一文中認為，檔案專業化管理是指以系統化為保證、數據化為標準、信息化為手段，從管理工作的各項專業環節入手，以提升專業水平的方式，把服務者的工作重點集中到滿足被服務者的需求上，以獲得更高效率、更多效益和更強競爭力的管理方式；主要措施包括組織專業性、管理過程專業性、技術專業性、人員要求專業性等。
制度建設是文書檔案專業化建設的前提和基礎?！陡拭C省檔案管理條例》規定，機關、團體、企事業單位應當建立、健全科學的檔案管理制度，使檔案管理規范化、標準化，并逐步采用先進技術與設備，實現管理現代化。
信息化建設是文書檔案專業化建設的基本方式。為了提高文書檔案工作的質量與效率，開發文書檔案信息資源利用的新途徑、新方法，必須利用信息化和數字化技術手段，以信息化改變傳統文書檔案管理模式，更好地實現“檔案館可以通過報紙、廣播、電視、刊物、圖書等媒介，采取出版、播放、陳列、展覽等形式向社會公布檔案”，提高檔案的使用效率。劉向在《要提高檔案管理軟件的專業化水平》一文中認為，要提高檔案管理軟件的專業化水平，最重要的是提高程序員的檔案知識水平。要根據檔案工作的特點和需求，有的放矢，使軟件所附有的功能適應檔案管理的特殊性。還要進一步完善軟件開發公司的售后服務，對檔案管理人員進行培訓，及時對軟件和系統進行升級。陳金水在《信息化、專業化、標準化，助推社會保險業務檔案管理》一文中認為，要加強信息化硬件設施建設, 實現設備和技術的現代化，全面提高業務檔案管理的現代化水平，及時配備業務檔案現代化所必需的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備, 充分利用現代科學技術, 利用縮微技術、光盤技術在業務檔案管理中的作用。
四、培養文書檔案管理專業化隊伍
培養和造就一批職業化、事業型的檔案管理隊伍是實現高校文書檔案管理專業化的關鍵?！陡拭C省檔案管理條例》規定，檔案工作人員應當具備檔案專業及相關知識，做到愛崗敬業，忠于職守，保守秘密，熱情服務。機關、團體、企事業單位應當重視檔案工作人員的業務培訓，按照國家規定進行職稱評聘，并保持檔案工作人員的相對穩定。
文書檔案涉及學校發展的方方面面，首先，管理人員要有堅定的理想信念，較高的政治素質，在遵守檔案保密制度上發揮表率作用；其次，要掌握高等教育發展的基本規律，熟悉學校發展規劃和工作計劃，具有文書檔案的鑒別、識別能力；最后，要有較高的業務能力，全面掌握文書檔案的形成、收集、鑒別、整理、利用、保管等一系列專門環節。另外，要有較強的服務意識和良好的服務態度，為文書檔案充分利用提供快捷、優質的服務。賢文在《建設一支穩定的專業化的干部檔案管理隊伍》一文中認為：“干部檔案管理隊伍應該懂得電子計算機操作和軟件設計的基本原理，能自如地運用電子計算機進行干部檔案材料的貯存、檢索，應該懂得錄像、復制、縮微等技術的基本知識，熟練地操作、使用儀器，應該具有基本的化學、生物知識，以利用各種手段實行對干部檔案材料的防霉、防腐措施，應該懂得中國檔案發展史、干部檔案史，等等。”為此，要加強文書檔案管理專業化隊伍建設，使檔案工作者從檔案資料保管員向檔案資源開發者和研究者轉變。
其一，加強檔案學學科和專業建設。完善、發展檔案學科知識體系，根據社會需求，有條件的高校要積極開辦檔案學本科和研究生專業，結合現代檔案管理的發展趨勢，加強課程建設和教材開發，培養檔案管理應用人才、檔案管理信息系統研發人才和檔案學研究人才。
其二，引進檔案管理人才。要改善檔案管理人員的待遇和工作環境，在職稱評定、推優評優等方面給予傾斜和照顧，吸引其他單位或部門具有檔案專業學習或管理背景的人員充實到檔案管理隊伍中。
其三，選留檔案管理人才。從應屆畢業生中選留檔案學專業大學生充實到檔案管理隊伍中，改善檔案管理隊伍的學歷、年齡、知識、學緣結構，增強檔案管理隊伍的整體活力。
關鍵詞：高校 檔案 管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2014）04-0026-02
普通高等學校是教學、科研和培養人才的重要基地。高校檔案集教育、科研、管理于一體，是學校歷史的真實記錄，能完整、準確地反映學校的建設與發展過程，是高校行政管理工作的一個重要組成部分，也是國家檔案事業的重要組成部分，是社會主義現代化建設不可缺少的信息資源。高校檔案的綜合管理和利用是工作需要，也是發展社會主義教育的重要工作之一。
高校檔案是高等學校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。高校檔案的形成范圍廣，內容新舊混雜而豐富，種類繁多，它一般包括四大門類：科技檔案、文書檔案、人事檔案、財會檔案。高校檔案真實地反映了學校各個時期的面貌，對于學校編史修志，和行政管理、教學、科研、維護學?；驇熒鷨T工的利益，有著重要而特殊的參考、憑證、借鑒作用，尤其是不同歷史時期的珍貴史料和科學技術領域的尖端成果檔案，對于發展教育事業，服務經濟建設具有很高的開發利用價值。
高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，高校檔案質量是衡量學校管理水平的重要標準之一。一個學校的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色，常?？梢詮臋n案中反映出來。實現檔案管理的科學化、現代化，是擺在高校檔案管理人員面前的一項重要任務。但目前高校檔案管理工作普遍存在一些問題，阻礙了檔案管理工作的正常、有序發展，下面，我就當前高校檔案管理工作中存在的問題和對策談談自己的認識。
一、高校檔案管理工作中存在的問題
1.領導檔案意識不強
長期以來一些學校領導片面的認為高等學校的中心任務是教書育人，對檔案工作重視不夠，很少將學校檔案管理工作提上議事日程，對檔案工作未給與足夠的重視和支持，對本單位檔案工作存在的問題解決不得力；領導忽視，使高校檔案人員處在地位不高，責任不清，難度加大的工作環境中，嚴重影響了檔案管理工作的順利發展。
2.檔案管理制度不健全
近年來，隨著《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規的出臺，各高校的檔案法規制度建設也取得了很大的進步。但從目前高校檔案管理現狀來看，仍存在著管理制度不健全的問題，其具體表現為：一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，甚至存在不同職能部門檔案記錄不一致的現象，喪失了部分利用價值。如有些單位教學檔案記錄缺項，學校領導聽課卻沒有聽課記錄；學生出勤考核、學生違紀、學生參加黨課及社會實踐活動、學籍變動等情況的記載存在著部門之間記錄不一致的現象。二是因保管制度不健全、基礎設施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現象屢屢發生。如有些人需要文件時亂翻亂抽；借閱、傳閱不登記；有的長期借用不歸還，造成重要文件時有流失。三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發揮其應有的價值。這些都極大地影響了對檔案的研究和利用。
3.檔案管理人員素質不高、隊伍不穩定
改革開放和社會主義市場經濟體制的建立，對檔案管理工作提出了新的要求。一名合格的檔案管理人員應具備一定的理論水平和政治素養，熟悉黨和國家關于檔案方面的方針和政策，具備一定的歷史知識，一定的語文知識以及文字表達能力。此外，隨著校園網絡建設和信息技術的普及，高校檔案工作急需一批現代化信息管理方面的人才。檔案管理工作對于工作人員的要求需要具有非常強的專業性質，如果工作人員沒有具體的專業知識以及技能，就難以勝任檔案管理工作。
目前，高校檔案管理人員不管是在職稱、待遇，還是工作時間等方面，和專職教師相比有著較大的區別，尤其是投入和收入方面與同類教師相比普遍偏低，上下班時間較為固定沒有機動性等，導致檔案管理工作人員在心理上產生了不平衡的心態，對于本職工作有種逆反，不愿意長期安于現狀。這樣就造成了檔案管理工作當中缺乏相應的專業人才，導致檔案管理隊伍出現不穩定的現象。
4.院校合并等造成檔案管理難度大
近十幾年來，我國高校在布局上面進行了一次最大的改革，主要推崇綜合化和多元化以及科學化發展的方向。目前很多高等院校是經過合并或是建設了新校區，高校不管是在建校面積還是學生數量等都有較大的規模，而且不同校區位置距離太遠，加上之前在管理當中出現的各不相同的管理模式，對于高校的檔案管理工作就在無形當中增加了極大的難度，并且也隨之有諸多的新問題出現。
5.檔案管理方式落后
高校檔案傳統上僅僅是以單一的紙質檔案為主，由于經常查閱取放的自然磨損和紙張的老化變質，使介質檔案保存期不長且存放不方便，占用面積大，同時不易復制，難以達到永久安全保存，因而給檔案管理增加困難。
6.檔案利用率偏低
高校檔案館擁有數量龐大的檔案，但利用率并不高。原因有：一是高校檔案意識不強，許多人認為檔案沒用，甚至不知道有檔案機構；二是管理方式落后，檔案利用效率偏低；三是一些高校檔案館藏單一，不能滿足檔案需求。舊的傳統觀念和工作方法不改變，檔案信息服務不能真正落到實處。高校檔案如果不能為學校的教學、科研和管理工作提供服務，不能為師生員工和社會需要提供服務，檔案工作就不會存在，也不可能得到發展，檔案管理也無從談起。由此可見，充分地認識檔案管理工作、提高檔案的利用率、進一步加強檔案的服務意識具有十分重要的意義。
二、做好高校檔案管理工作對策
1.強化檔案意識
首先是要轉變高校領導者的思想觀念。校級領導是學校各項管理工作的高層決策者，指揮官和組織者。強加對學校檔案工作的指導是做好高校檔案工作的關鍵，學校領導對檔案工作重視程度直接關系到檔案工作的效果。因此加強檔案工作，必須不斷提高領導者檔案意識，加強對檔案工作的領導，要把檔案工作納入領導者的議事日程。其次，要建立相應的檔案工作領導體制和工作機構。如建立高校檔案館、成立校級檔案工作委員會等，加強領導對檔案工作進行決策、監督、執法、調控的力度，同時將檔案工作納入高校的中期規劃和年度工作計劃之中，為高校檔案工作的發展創造良性發展的環境。最后，要真正重視檔案工作，解決檔案工作中的實際問題，包括人力，物力，財力等方面，以及解決有關檔案安全保護，有效利用等實際困難，做到把檔案工作的發展與學校教學，科研等工作的發展同步前進。
2.建立健全高校檔案管理制度
應根據我國《檔案法》等法律法規和有關檔案管理規定，結合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。使檔案管理全面實行“三納入”“四保證”，即納入高校管理制度之中；納入各級管理人員崗位責任，作為考核教學質量和管理水平的標準之一；納入單位考核、獎懲制度之中；做到領導有保證，工作人員有保證，工作時間有保證，經費開支有保證。使檔案原始材料在有序的過程中得以積累，從根本上保障檔案工作的有效性、準確性和完整性。建立起由分管領導、部門專兼職檔案員等為主要成員的檔案管理網絡，并由上而下建立起嚴密的層層監督機制，明確崗位責任制和檢查評比制度。通過制度建設，規范高校檔案管理方法和程序，使檔案材料的系統性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設，才能對檔案進行實時控制。
3.加強檔案隊伍建設，提高業務素質
加強檔案隊伍建設，建設一支適應高校檔案工作現代化需要的、素質優良、結構合理、穩定的檔案人才隊伍，可以從以下四個方面做起：一是努力提高檔案人員的政治意識、大局意識和責任意識；二是盡可能地為檔案工作人員提供繼續教育和培訓的機會，提高他們的業務水平和工作能力；三是建立健全人才引進制度，制定特殊優惠政策和措施，積極引進政治素質高、業務能力強、學歷層次高、具有現代科學技術知識和技能的檔案專業人員；四是加強兼職檔案人員隊伍建設，為兼職檔案人員設置崗位津貼，定期開展檔案工作核查評比活動，引進激勵機制，充分調動他們的積極性。
4.加強檔案編研工作，實現信息共享
檔案編研工作是一種高層次的檔案服務形勢，高校檔案館應該利用館藏檔案的優勢，將零散的各類檔案系統化、條理化，為學校的各項工作提供準確的、系統的檔案史料。這些檔案史料從不同側面反映學校的情況，對于總結經驗、指導工作、業務查考具有現實作用，是系統的、高效的參考資料。這些編研資料下發到各院系各單位，將會極大地方便各部門的工作。學校的檔案、圖書、情報、資料同屬文獻范疇，共同構成社會的信息服務體系，彼此之間應該建立聯合目錄，實行資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，更好地滿足社會多方面的需要。
5.提高信息化管理水平，提供更好的服務
關鍵詞：高校實驗室 檔案 管理 規范化
0 引言
高校實驗室檔案管理是高校實驗管理中的重要組成部分，它真實記載了高校實驗室的建設和發展歷程，記載了高校的實驗教學、科研情況以及管理經驗，是對高校教學質量、科學研究以及管理水平的真實反映。只有不斷完善高校實驗室檔案管理，使其成為高校日常管理的基礎性工作，實現高校實驗室檔案的規范化管理，才能有效提高高校的教學質量和科研管理水平，從而更好的發揮其在高校的實驗教學和科研工作中的作用。
1 高校實驗室檔案管理的范圍
1.1 高校實驗室建設與管理檔案。具體包括：實驗室的具置、面積大小以及內部設置等基本信息；實驗室工作計劃；校級以及相關主管部門下發的與實驗室工作和實驗教學相關的文件；批準建立、撤銷、合并、調整實驗室的文件；與實驗室相關的考核評估資料；與實驗室教學和工作相關的評優及獲獎材料和證書；各項實驗室規章制度。
1.2 高校實驗室儀器設備管理檔案。具體包括：實驗教學儀器設備的購置計劃、驗收單、入庫單、固定資產備查簿、使用和維修記錄等單據；大型儀器設備的安裝驗收報告、說明書、技術資料、使用和維修記錄以及樣品測試的相關數據及其分析記錄等；實驗材料以及低值消耗品領用記錄。
1.3 高校實驗教學管理檔案。具體包括：實驗教學計劃、實驗課程表、實驗教材、實驗指導手冊、實驗教學考核評估辦法等相關記錄；科研實驗研究成果；申請開設新實驗報告、自制教學實驗儀器設備及相關鑒定報告。
1.4 高校實驗室管理人員檔案。具體包括：實驗室工作人員的崗位責任制、組織分工以及管理制度；實驗室工作人員日志；實驗室科研活動記錄；專業論文、科研成果鑒定證書；自制教學實驗儀器設備的驗收報告；實驗室工作人員的專業培訓情況記錄、實驗室工作人員的考核評估資料等。
1.5 高校實驗室經費管理檔案。具體包括：申請經費項目立項報告、經費使用情況及使用效益報告；年度購置儀器設備預算；實驗用品消耗、儀器設備維修等經費支出情況統計；實驗室年度科研項目、對外培訓、專業測試、業務協作以及勞務收入情況統計等。
1.6 科研項目管理檔案。具體包括：科研項目的立項報告、合同及委托協議書、科研項目完成情況的鑒定報告；專利申請相關資料、科研成果轉讓等。
2 高校實驗室檔案規范化管理的必要性
2.1 為高校實驗室的管理和決策提供有效的依據和支撐。完備的高校實驗室檔案準確記錄了實驗室建設和發展的全過程，也準確記錄了實驗室現有的儀器設備以及實驗教學等與實驗室相關的工作，它能為高校實驗室的管理和決策提供真實、可靠、完整、及時的信息，為高校實驗室的科學規劃和正確決策提供有效的依據和支撐。
2.2 提升高校實驗室管理水平的重要手段。隨著我國高校教育體制改革的不斷深入，高校實驗室在人才培養中起著越來越重要的作用。高校實驗室的數量越來越多，規模也逐漸壯大，實驗室的等級和層次也越來越高。高水平的實驗室是建立在長期的實驗室工作和管理所積累的豐富經驗的基礎上的，并以此來不斷改進和提高高校實驗室的管理水平。高校實驗室檔案真實記錄和反映了高校實驗室的建設、發展、工作和管理等方面的情況，這對提高高校實驗室的管理水平起著重要的作用。
2.3 為搞好高校實驗教學、科研實驗和實驗室的建設提供重要的參考依據。高校實驗室是高校的教學科研人員進行實驗教學和科研實驗的主要場所，高校實驗室的建設與實驗教學質量和科研水平的高低密切相關。高校實驗室檔案真實記錄了高校實驗教學、科研實驗以及實驗室建設等方面的內容、存在的問題以及取得的成果。只有對高校實驗室檔案規范化管理，才能為搞好高校的實驗教學、科研實驗和實驗室建設提供重要的參考依據。
2.4 為組織開展高校實驗室的考核評估提供基礎材料。高校實驗室檔案記錄了與實驗室工作相關的實驗教學和科研成果，真實反映了高校實驗室的管理水平。只有對高校實驗室檔案規范化管理，才能保證高校實驗室檔案所記錄的各項內容的完整性，從而真實準確的反映了高校實驗室的發展歷程，這也為組織開展高校實驗室的考核評估提供了可靠的基礎材料，保證了高校實驗室考核評估的客觀性和公正性。
2.5 為高校實驗室儀器設備的購置和管理提供參考。目前，高校實驗室絕大部分的儀器設備具有高度的綜合性和復雜性。很多專業技術人員受其專業知識的限制，需要有關部門提供相關的技術信息咨詢服務。高校實驗室檔案則可以提供包括設備的品種、型號、價格、功能用途、關鍵技術指標、使用維修保養情況以及生產廠商等一系列資料，這就為專業技術人員在對相關儀器設備的選擇、使用、維護以及保養等方面提供了一定的參考。
2.6 為改進和完善高校實驗室工作提供了第一手材料。為了改進和完善高校實驗室工作，需要充分利用高校實驗室檔案，因為高校實驗室檔案記載了實驗室改革和發展過程中積累的寶貴經驗和汲取的教訓，這些高校實驗室檔案為改進和完善高校實驗室工作提供了第一手材料。
3 實現高校實驗室檔案規范化管理的對策
3.1 建立健全高校實驗室檔案管理制度。規范化管理必須有有效的規章制度作為保證，高校實驗室檔案的管理涉及到很多方面，具有一定的復雜性和綜合性。有效的規章制度能夠改變高校實驗室檔案管理的隨意性，實現高校實驗室檔案的科學化和規范化管理。因此，高校應當深入調查實驗室檔案的管理工作，并認真的分析研究，了解目前高校實驗室檔案管理中存在的問題，結合本校的實際情況，制定一套切合實際、操作性強的高校實驗室檔案管理制度，實現高校實驗室檔案的規范化管理。
3.2 加強高校實驗室檔案管理機構的建設。高校領導應當高度重視高校實驗室檔案管理工作，加強高校實驗室檔案管理機構的建設，特別是要重視高校實驗室日常工作檔案的收集、整理、分類、匯總和管理過程中所涉及的經費以及設備和檔案用品等問題，不斷改善高校實驗室檔案的工作環境和條件，構建覆蓋全校的實驗室檔案信息管理網絡，將高校實驗室檔案管理工作列入高校領導的職責范圍，引起高校領導的重視和支持，列入高校的檔案和實驗室工作計劃，并對歸檔內容、歸檔時間、歸檔類型、檔案保管和使用制度等做出具體詳細的規定。
3.3 建立一支專業素質高的高校實驗室檔案管理人才隊伍。隨著我國高等教育事業的發展，高校實驗室檔案的數量將會越來越多，其管理手段和利用途徑也將越來越先進。為了適應這一變化，高校必須加強對高校實驗室檔案管理人員的專業指導和培訓，激發他們的工作熱情，提高他們的責任心，不斷提高他們的業務水平。此外，要繼續加強高校實驗室檔案管理隊伍的建設，打造一支責任心強、業務素質高的高校實驗室檔案管理隊伍，通過引進人才、評定職稱、發放津貼以及獎懲評優等方面保證高校實驗室檔案管理人才隊伍的持續發展，改變目前高校實驗室檔案管理人員不足、年齡結構不合理和業務水平低的現狀。
3.4 加大經費投入，做好高校實驗室檔案的信息化建設。高校實驗室檔案的收集、整理、歸檔和保存必須有一定場所和設備條件，因此，高校必須投入必要的經費，才能保證高校實驗室檔案管理的基礎設施和設備。此外，隨著現代電子計算機網絡信息技術的飛速發展，高校實驗室檔案管理工作的重點已經從原先的檔案收集、整理、歸檔和保存轉向現在的檔案開發、利用和服務上來，原先的人工服務和手工查詢方式已經不利于更好的發揮高校實驗室檔案的作用。隨著大學校園電腦和校園網的普及，這就為高校實驗室檔案的信息化建設提供了一個良好的平臺。因此，應當盡快利用現代電子計算機網絡信息技術，實現高校實驗室檔案管理的信息化和網絡化，建立高校實驗室檔案信息數據庫，滿足不同層次用戶的需要，從而更好的發揮高校實驗室檔案的作用和功能。
參考文獻：
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[2]魏偉，林少波，何湘民，加強檔案建設，促進實驗室規范化管理[J]，實驗科學與技術，2008，（2）：141―143.
【關鍵詞】外事檔案；重要性；管理
高校外事檔案管理乃是高校檔案管理實體分類中的一類，主要包括外事工作管理和外事活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體等。
高校外事檔案要收集的內容包括雙方合作協議，備忘錄，紀要，總結等相關重要文字材料。同時還有雙方交流合作過程中形成的錄像，影像，圖片，電子信息等資料。也包括相互贈送的一些具有保存和紀念意義的實物等。加強對這些檔案資料的收集、整理和使用，也體現了學校合作交流工作的水平，其重要性不容忽視。
社會各方面的迅猛發展使得上至國家下至學校都為不斷充實自身的實力而尋求國際間的交流與合作，全球一體化的步伐更成為了形式多樣，類型繁多的國際交流與合作的推動力。
高校外事檔案已成為現代高校檔案管理中十分重要的內容之一，它可以反映高校合作交流工作的概況和水平，對學校的建設和發展起著積極的作用。
高校外事檔案可成為連接各合作單位，團體，個人的橋梁，是雙方開展具體合作與交流工作的重要依據和見證。對加強與推進高校與合作交流方的進一步合作與交流具有十分重要的作用。
一、高校外事檔案的重要性
改革開放20余年來，隨著我國對外開放的深入開展，隨著信息時代的悄然來臨，隨著國內高校間強強聯合和不斷擴大的對外交流與合作，高校外事檔案的重要性也日漸凸現出來。由于其自身固有的特殊性，外事檔案的管理已越來越受到各方面的高度重視。國家教育部在高校外事工作的基本原則中明確規定：外事檔案必須實行集中統一管理，確保完整、系統、準確和安全，便于開發利用，外事檔案工作必須納入學校外事工作計劃和管理制度中，落實到學校有關部門外事人員的職責范圍，做到布置、檢查、總結外事工作同步進行。
過去的外事檔案管理更多的是把檔案管理工作看作簡單的資料保管，而檔案管理者更象是倉庫保管員，他們僅進行基本的歸檔材料收集整理，工作缺乏能動性。所以其工作方式和管理方式都顯得極為被動，檔案資料的信息、情報價值和使用價值幾乎沒有體現出來，更逞論大范圍地開發利用了。這樣，投入了大量人力、物力、財力進行收集處理的信息資源悄無聲息地被流失和湮沒，造成了巨大的資源浪費。隨著社會更加開放、更加快速地發展，傳統的管理方式已不能適應今天的社會需求。
高校的外事檔案管理是高校檔案管理的“特區”，是高校外事活動及對外發展的中樞。高校外事檔案管理工作的成功與否，直接影響到外事工作水平的高低，影響到學校在國內外的知名度，影響到學校科研的發展及教育工作效率的提高，影響到學校教職工和廣大學生面對全球范圍競爭的心理和目標定位，影響到學校掌握國際、國內的科學動態并及時調整自身的發展戰略等等?？傊咝Ｍ馐聶n案的工作技術、管理開發方式和管理水平的提高對高校的全面發展至關重要。
二、高校外事檔案的技術化
做好高校外事檔案工作除在思想認識上引起足夠重視外，還應注意在實際工作中的技術支持。高校外事檔案工作應以建章立制、規范管理為基礎，以先進技術科學管理為條件，以情報收集和服務群體為核心。在目前建章立制、規范管理已基本完成的前提下，如何應用現代技術科學管理以服務于群體具有重要意義。
首先，引入信息網絡技術已成為當務之急，把簡單的外事檔案管理發展成檔案、信息、情報的管理系統就使這項工作本身有了更廣泛的外延，把死的資料變成了活的資信，從而賦予它更大的社會價值?，F代信息技術是以數字化、高速化、集成化和智能化為發展趨勢的。計算機作為辦公用具可以大大提高檔案管理中的資信容量和辦公效率，在此基礎上建立的網絡系統可以快速查閱各種類型的資料，這對現代化外事檔案管理來說是不可或缺的。同時，學校的教職工和學生也可以利用該信息資源與外界進行溝通和交流，一了解最新的科技、教育、研究等方面的發展動態，為自己工作和學習做準備。利用好外事檔案工作管理系統，一方面可使學校內部的管理組織機構間能相互協調，利于領導層的垂直管理；另一方面則可在國內外高校間起到橫向聯合的作用，容易做到取長補短，對學校建設、人才培養、科學研究產生積極的貢獻。此外，我們還要注重對公開交換的信息資信做好認真地篩選，注意機密文檔的保密工作等等。
三、高校外事檔案的國際化
在高校國際化過程中，高校的外事檔案起到了舉足輕重的作用。高校國際化給外事檔案工作帶來了挑戰，同時也帶來新的機遇。
高等學校國際化進程的推進，需要高校從外事檔案的管理內容、方式和管理人員的素質水平方面加以改進及提高，為提高我國高等教育的現代化水平，促進我國高等教育體制的變革與創新等提供有利條件。
四、高校外事檔案的電子化
隨著高校外事工作的日益頻繁，外事檔案的數量隨之增加，內容也日趨豐富。檔案載體更加多樣化，電子文件已成為檔案載體中的新成員，如何有效地對電子文件進行保管和利用，是檔案工作人員不可回避的問題。
建立健全檔案信息化管理制度。明確各方面的職責要求，使每一個參與人員負其分工范圍內的責任。建立和執行科學的歸檔制度，歸檔時應檢查電子文件內容是否齊全完整，真實可靠。建立和執行嚴格的保管制度，歸檔電子文件應使用光盤作為存儲介質，對所有歸檔的電子文件應作寫保護處理，使之置于只讀狀態。加強對電子文件利用活動的管理，電子文件入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用。
加強對外事檔案信息化管理人員的培訓。明確具體管理措施，不斷地提高電子檔案制作者和管理人員的責任心，樹立一絲不茍的工作作風，培養精益求精的技術水平是保證電子檔案原始性、真實性的根本措施。
利用網絡平臺，搞好高校外籍專家、教師檔案的管理工作。
建立外籍專家、教師個人信息的網絡檔案，省內各高校間可通過網絡檔案索取滿足自己要求的外籍人才。方便、快捷、時效性強。幾所高校還可共同聘請相同類型的外籍專家、教師，實現人才共享，避免人才資源浪費。
關鍵詞：教學檔案；教學評估；檔案建設
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-9166（2008）10-0083-01
從2003年開始，教育部正式確立了周期性教學工作評估制度，是我國高等教育改革和發展過程中的一項重要制度創新，對高等教育學校的教學管理提出了新要求?！镀胀ǜ叩葘W校本科教學工作水平評估方案（試行）》（教育部高教廳（2004）21號），《評估方案》共有7項一級指標加特色項目，19項二級指標和44個觀測點，對高校本科教學工作的評估指標體系做出了明確界定，所有指標體系的支撐材料都集中體現在高等學校的教學檔案材料中，所以，完整的教學檔案不僅是教學管理規范化的基本要求，也是辦學水平和實力的重要原始記錄和佐證材料。
一、 系部教學檔案的主要內容
教學活動和教學管理是一項復雜的實踐活動。反映這一實踐活動的教學檔案內容龐雜，形式多樣。教學檔案有文字、圖片、音像、實物、電子文檔等，其內容包括：1、教學文件管理：包括：（1）上級主管部門的各類文件；學校制定的教學工作規劃、工作計劃、實施細則等。（2）系部制訂的教學培養方案、教學大綱、考試大綱、實驗教學計劃、實驗教學大綱等。（3）系部制定的各種教學制度、規定、辦法、條例等。2、日常教學管理：（1）班級日志、學生到課情況、學生座談評課意見等。（2）教師授課情況、教師異動情況、教師作業批改、承擔科研及發表學術論文情況、教師工作量及業務考核等內容。（3）每學期的開課計劃、教學任務書、課表安排、教材訂購、系部教學工作年度計劃總結和教研、教改工作總結等內容。（4）課程實習、專業實習、畢業論文設計等內容。3、考務管理：（1）期末考試試卷命題、學生考場安排，教師監考安排。（2）試卷閱卷、統分，成績錄入，試卷成績分析及教學質量分析。4、學籍管理：學生入學學籍登記、學生學籍異動、獎懲記錄、考試成績、畢業材料等內容。5、師資隊伍建設：教師個人業務檔案、師資培養計劃、教師業務進修情況、教師隊伍建設材料，如學科帶頭人、骨干教師、學術梯隊建設；科研教改實踐、學術研討活動記錄等。6、專業建設：專業的申報材料，專業的課程設置，專業的審批文件，專業的課程建設，教材建設等。
二、 系部教學檔案對教學評估的重要性
1、系部教學檔案是真實的原始資料。系部是高?；鶎拥慕虒W部門，系部教學檔案是在教學活動和教學管理過程中直接形成的原始資料，真實、客觀地記錄了系部在教學改革、教學質量、師資隊伍建設等各方面情況，全面反映教學工作進程和特點，是今后進行教學管理和研究活動不可缺少的，也是改進工作、促進交流、提高教學質量的依據和參考。對今后各項工作開展有重要借鑒和指導意義。2、系部教學檔案是系部教學管理的重要參考依據。系領導和有關人員查閱系部教學檔案，可以熟悉教學情況、總結教學經驗、制定教學計劃和處理所存在的問題。因此，教學實踐、信息反饋、管理都離不開教學檔案，可為這些教學工作提供比較詳盡的參考依據。3、系部教學檔案是教學評估的基礎。開展教學評估是現代教育的要求，也是國家對高校進行宏觀管理的一種手段，無論國家對教學評價指標體系如何確定，高校在進行教學評估時，必然要通過查閱相關檔案才能對某一高校作出客觀、全面、真實的評價。國家教育行政部門對教學條件、狀態、效果進行跟蹤調查和分析，了解核實教育理念、管理狀況、辦學特色時，系部教學檔案可提供較完整、系統、真實可靠的信息和數據，是高校搞好教學評估工作的重要基礎。
三、教學評估對系部教學檔案建設與管理的促進作用
1、教學評估能促進系部教學檔案管理隊伍建設。由于機構設置、人員編制等方面原因，部分學校沒有把行政工作和檔案管理工作分開。檔案管理員幾乎由教學管理人員兼任。隨著辦學規模擴大，教學管理人員的工作日益繁重，加上缺少必要的檔案專業知識，檔案管理工作常處于無序狀態，無法納入規范化管理的軌道。應提高對教學檔案工作重要性的認識，配備專業的檔案管理人員，此外，還要加強對教學管理人員的檔案業務培訓，提高他們對文件材料的歸檔、整理、編撰水平。檔案工作是一項服務性很強的綜合性工作，現在的高等學校，學科門類多，涉及知識面寬，更要求工作人員學習掌握相關學科知識以適應各種檔案的歸檔及管理。工作人員需不斷更新知識結構，常參加繼續教育培訓，提高業務素質，才能與時俱進、開拓創新，更好地為學校的教學、科研、管理服務。2、教學評估可促進系部教學檔案規范化、制度化管理。教學評估客觀上會促使高校和相關管理部門改變過去重教學管理、輕檔案建設的片面思想，重視教學檔案和其它業務檔案的管理工作；另一方面，對檔案管理部門也是一個新挑戰。改變其過去被動接收、脫節管理為主動管理，負責指導，使檔案管理即時化、統一規范化。應加強建立檔案的宣傳力度，強化全體教師的檔案意識，讓檔案的收集與日常的教學活動緊密結合[1]。同時要加強對教師有關檔案知識的培訓，使他們熟知教學檔案的歸檔范圍、原則、要求和時間，主動完成檔案資料移交歸檔工作。當教學檔案積累到一定程度，應引導大家積極使用和利用檔案，真真切切體會到教學檔案的價值，使檔案源于教學，用于教學。加強對系部教學檔案的管理，把教學檔案建設當作一項基礎性的工作常抓不懈。寓教學檔案管理和建設工作于平時的教學管理工作之中，同時要優化教學檔案管理工作的運行機制。完善工作程序和管理制度，使檔案工作的每一個環節和每一個方面都有規范化的要求，保證教學檔案管理工作的各個環節不脫節。提高教學檔案建設和管理的質量，這是做好系部教學檔案管理的關鍵。3、教學評估能促進系部教學檔案系統化管理。教學檔案具有與一般檔案不同的特性，如專業性、周期性、成套性和分散性。過去高等學校教學檔案管理都是根據學校的要求進行分類管理。各自為政，教學活動中的材料收集不規范、不完整、不系統。現在《普通高等學校本科教學工作水平評估方案（試行）》指標體系為教學管理體系指明了方向。為高等學校的教學檔案管理提供了一個明確的目標。在認真研究分析本科教學工作水平評估指標體系的基礎上，及時改進教學檔案管理工作內容，促進教學檔案信息與教學評估指標體系的統一，恰當處理常規教學檔案建設和迎評材料檔案建設的關系，以教學評估促進教學檔案建設，以完整、準確的教學檔案信息支撐教學評估工作，促進教學評估對教學檔案管理工作，共同推進教學管理水平和教學質量的同步提高。教學評估依賴于教學檔案，教學評估又能促進高校教學檔案的建設與發展。4、教學評估有利于改善系部教學檔案管理的辦公條件。部分高等學校因教學評估的需要，突擊收集整理教學檔案，系部沒有固定教學檔案管理場所、穩定的人員、專門的設備，教學檔案管理無從談起。2003年教育部正式確立的評估制度對系部教學檔案管理提出了新要求，它必然促使高等學校改善系部的教學檔案工作條件。5、教學評估推進教學檔案的電子化管理。我們應該轉變觀念，逐步改變傳統單一的管理模式，將教學檔案從單一的紙質管理方式向多元化電子管理模式轉化，電子文件主要有：（1）字（表）處理文件。如：用WORD等軟件制作的電子版講義、試題庫等。（2）數據庫文件，即以數據庫形式存在的有文件屬性的記錄。如：教師情況數據庫、學生學籍管理數據庫等（3）圖形文件，是指根據一定算法繪制的圖表、曲線圖，計算機輔助設計(CAD)或繪制中產生的文件。（4）圖像文件，即用數字設備采集或制作的畫面。如：用數碼相機拍攝的照片等。系部在學術學術講座，教學觀摩課活動、社會實踐活動等過程中用數碼相機拍攝的照片。（5）影像文件，即用視頻捕獲設備錄入的數字或使用動畫軟件生成的二維、三維動畫等各種動態畫面。如學校新聞、校園風貌，各院系用于提高知名度，擴大招生規模拍攝制成的招生宣傳片等。（6）聲音文件，即用音頻設備錄入或生成的文件。它們對歷史的再現更為完整、準確、形象、生動、直觀。所以，要制訂規范的電子材料檔案管理辦法，做好電子檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。使教學檔案材料圖文并茂，層次多樣，生動形象。6、教學評估促進系部教學檔案的信息化建設。校園網的普及和現代通信技術的應用，為檔案的現代化管理提供了可能。信息化管理是現代高等學校檔案管理的必由之路。學校應該嘗試選用檔案管理軟件對其進行管理，將所有教學材料建立目錄輸入電腦，將重要教學檔案內容錄入電腦，這樣一方面能簡化管理程序，提高工作效率，大大降低工作量，另一方面可使檔案材料的檢索更加快捷，更好地為教學服務。
對于本科教學工作水平評估而言，教學檔案工作是一項基礎性工作。一些高校在教學檔案管理工作中還存在著不完善、不規范的情況，這就要求我們抓住教學工作水平評估這個機遇，面對挑戰，把“以評促改，以評促建，以評促管，評建結合，重在建設”的原則貫徹到教學檔案建設工作中，進一步提高教學檔案管理的質量和水平。同時，利用現代化的管理手段為檔案管理和教學服務。
作者單位：湖南人文科技學院
關鍵詞：高校檔案 文件材料 收集 措施
高校檔案工作是整個檔案事業很重要的一個方面和組成部分，高校檔案工作愈來愈受到國家檔案界乃至世界檔案界的高度重視?！陡叩葘W校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部第27號令）的公布實施，使高校檔案管理逐步向著制度化、規范化的方向發展。檔案管理的機構、人員配備、各項管理制度及檔案保管的各項硬性條件都落實到位。但檔案業務卻存在不同程度的問題，其中文件材料的收集不全在很大程度上影響和制約了高校檔案工作高層次發展的腳步。俗話說，巧婦難為無米之炊。這句話拿來形容檔案工作再形象不過，因為從檔案工作收集等八個環節來看，收集工作是檔案業務工作的基礎和起點，其他各個環節的工作以這個環節為前提條件，所以檔案文件材料的收集工作在整個檔案工作中占有舉足輕重的地位。
一、高校檔案收集工作存在的現狀
目前，高校文件材料歸檔基本推行部門立卷制度。該制度的推行力求通過檔案材料反映高校的基本職能和發展面貌。但實際上，根據多年對各類別材料完整程度的調查和甄別來看，各類文件材料均存在不同程度的缺失，并沒有真實準確地反映出高校內部各職能部門的基本職能活動。高校文件材料收集存在的基本問題主要表現為以下幾個方面。
1.門類不全，材料不完整
高校檔案部門對校內各部門檔案材料的接收以各部門的基本職能及歸檔材料范圍為依據進行。機構存在，職能在履行，各職能部門都應該向檔案部門移交涵蓋本部門職能的工作記錄材料。但實際中存在門類不全、材料不完整的現象。比如，一個部門職能較多，但實際歸檔材料單一，無法真實反映該部門的職能與履職情況；又如部門履行一種職能過程的材料完整性較差，有的有工作計劃而缺少計劃實施材料，有的僅有結果材料而沒有計劃、安排布置等材料，還有的只有上級或學校下發的紅頭文件，而沒有針對這些紅頭文件開展工作的材料。
2.材料的成套性、系統性差，無法反映某項活動的全過程
檔案文件材料的成套性特點，從某種角度可以理解為圍繞著一個獨立的科技項目或事件所形成的全套性檔案，是一個密切聯系的有機整體。材料的收集必須保持和反映某個項目或某個事件發生、發展和結果的全過程，并保持文件之間的有機聯系，這是成套性檔案材料收集組卷的基本原則。但實際收集移交來館的材料零散，無法從材料本身看出一個項目建設的始終或事件發展的來龍去脈，缺乏成套性和系統性。這種情況在高校的基本建設材料、科研教研材料等方面尤為突出。這樣立卷歸檔的文件材料就無法客觀地反映該項目或該事件發生發展的本來面貌和有機聯系，損害了檔案文件的保存價值和實際作用，即使存檔案卷質量也大打折扣。
3.反映同一個事件的文件材料歸入不同的案卷中，破壞了文件之間的有機聯系
由于高校檔案實行部門立卷制度，即文件材料的歸檔遵循“誰產生誰立卷歸檔”的組卷原則。那么對于學校內部業務職能有交叉的部門來說，再遵循“誰產生誰立卷”的原則來組卷，這樣形成的檔案就無法避免重復件的存在，或者會出現割裂文件之間有機聯系的材料。比如，對于一個基建項目，招投標工作職能在很多高校設在審計部門，而施工建設則設在基建規劃處，賬目報銷又設在財務處。相應地圍繞這個項目所產生的招投標材料就會散存于審計部門案卷中，建筑施工材料則存于基建部門案卷中，工程結算材料又存于財務部門案卷中。
二、原因分析
1.檔案工作責任制不健全或有責任制而執行不力是首要原因
對照學校各職能部門的基本職能，發現歸檔的文件材料少、缺是比較普遍的現象，這與各部門實際開展的工作不相適應。從各部門移交進檔案館的文件材料情況來看，存在嚴重的良莠不齊。有些部門材料很殷實、完整，且整理很規范；而有些部門幾次三番被檔案部門督促移交，結果不是材料少，就是沒有材料可交。從整個學校的管理水平上分析，多年出現良莠不齊的現象，只能說高校對檔案工作的重視程度還不夠高，檔案工作責任制度還不夠健全或者執行不力。工作做了而沒有上交已經產生的文件材料，究其原因發現：工作責任心直接影響文件材料的保管和收集。
2.檔案法律意識欠缺
檔案材料成套性和系統性差的關鍵原因在高校內部，一些職能部門或者個人有文件材料私有化的意識傾向。其表現：一是本部門形成或產生的文件材料具有獨有性，非本部門的人是沒有權利和資格享有的，哪怕是檔案部門的管理者也無權保管，只能在自己部門或自己手中保管，拒絕上交到檔案部門集中保管；二是教職工出國訪問、深造的資料，科學研究的文件材料，考察辦學的文件材料等等，都認為是自己的私有財產，不愿意或拒絕存檔。
3.協作意識欠缺
高校是由不同的職能部門和教學院系組成的復合主體，不同的部門執行相對不同的職能。實際工作中，一些事件必須依靠不同職能部門的協調配合才順利開展和完成，這就要求各職能部門之間相互協作，相互支持。從文件材料收集過程中發現，這種相互協作精神尚欠缺。對文件材料的收集和保管都沒有認真對待，或者即使反映本部門參與該項事件的文件材料收集在手，也不愿意交給其他部門，缺乏協作和支持意識不可避免的造成材料缺失。
三、解決措施
1.實行部門職責職能簽字認可制
要保證每個部門上交進館的文件材料真實地反映本部門職能活動，必須做好兩個方面的落實工作。第一，必須清楚了解各部門的工作職能。對各個部門每年所開展工作情況的掌握應以學校賦予本部門的最新工作職能為主，再參考部門年度工作計劃這兩個方面為依據。檔案部門管理人員從根本上進行抓，摸清每個部門每年應產生材料的類別和范圍。第二，必須讓職能部門的領導、職工及兼職檔案員確認自己的職能范圍。檔案部門弄清各職能部門每年的基本工作職能以后，制發“部門工作職能認可表”及“職能工作產生文件材料調查表”下發到每個職能部門，要求分管領導和兼職檔案員進行簽字確認，同時從基層調查了解各職能部門本年度工作計劃開展中預期產生的文件材料，再結合本校各類別檔案材料歸檔范圍確定本年度每個部門應產生和移交的文件材料。
當然，這項工作的落實不僅是檔案部門的責任，更重要的是檔案部門管理人員的工作思路要取得學校領導的認可和支持，取得全校教職工的信賴。基層檔案部門提高自身信任度是關鍵，如何提高需要認真深思和努力，這個話題也有待深入研究。
2.掌握部門年度工作計劃
年度工作計劃是了解各部門階段工作進展情況，提前介入文件材料的收集過程，把文件材料的收集工作落到實處。這種工作機制必須從兩個方面嚴格把關方可達到實效。第一，根據高校工作規律，一般在上學期結束或本學期開始都制定并向學校上報本部門工作計劃，那么檔案部門掌握和利用各部門提供的學期或年度工作計劃可以預測在各個階段應該產生的文件材料；同時通過工作計劃可以了解各個階段開展的具體工作，便于檔案部門制定階段性的文件材料收集工作的指導計劃。第二，檔案部門必須從自身做起，嚴格執行各項規章制度，同時接受學校檔案工作委員會和全校教職工的監督與考核。檔案部門的工作態度以及各種制度的落實，在實際工作中起著決定性的作用。從某種意義上說，檔案部門的執法力度和工作人員的責任制約了學校檔案事業的發展，更影響了檔案文件材料的及時準確收集。檔案部門從領導到普通工作人員的責任意識和工作規范也應該接受群眾的監督，不能老是埋怨檔案工作不受學校領導和職工的重視，而應該檢討一下自己在這項工作中到底起了什么作用。
3.建議建立優化檔案工作網絡，配備身份和地位適宜材料收集的專兼職人員
根據材料收集過程中出現的材料產生了而無法收集到的現象，通過對很多部門檔案員的調查反饋發現，兼職檔案員的身份成為制約文件材料收集齊全的關鍵因素。兼職檔案員是高校檔案工作網絡中具體實施檔案文件材料收集的執行者，他們在各部門業務工作中的身份和地位非常重要。辦公室主任擔任兼職檔案員相對合適。
4.以務實高效的工作作風改變檔案人的形象，爭得學校各方面的重視，提高收集效率
無論在什么行業重視檔案工作應該是領導的事，只有一個單位的領導才能站在通觀全局的高度上安排各方面的工作，也只有領導的策略和指揮棒才能調動各方面的積極性，老百姓的工作態度和責任意識體現了領導的導向。所以要解決高校檔案材料收集中存在的一系列問題。首先一點是檔案部門的領導要積極爭取學校領導對檔案工作的重視。當然檔案部門領導者不能被動地指望學校領導能自覺地把檔案工作擺在一個很重要的位置，而是要依靠自身，主動地有所作為，用扎扎實實的工作成果向上級匯報，以貢獻來求得認同，以業績來求得投入。比如高校的檔案工作就應緊緊圍繞學校的中心工作來開展，為中心工作提供便捷有效的服務。此外，針對社會上檔案事業影響有限、知名度不高的狀況，領導者還必須改變以往只知埋頭苦干、默默奉獻的工作方式，想方設法通過各種手段、借助各種場合和機會，大力宣傳檔案工作的成績，宣傳檔案工作的地位和作用，從而爭取到外界的關心和支持，增強全民的檔案意識，使得檔案工作真正走向全社會。其次，針對當前只看重當前利用方便而不考慮長遠的現象，檔案管理者應通過各種途徑宣講檔案材料移交與利用的關系，仔細分析和解釋檔案材料集中保管的好處，并以耐心細致、不厭其煩的借閱服務工作營造良好規范的檔案管理氛圍，引導人們配合檔案工作的良好意識的逐漸形成。
5.改變舊有的“無用之人事檔案”的檔案隊伍建設理念
無論是在中國還是在西方國家的歷史上，檔案工作者都曾有過極其崇高的地位。據考證，中西方檔案工作者地位崇高的根本原因歸結起來有三點。一是檔案工作者參與國家大政，幫助維護統治階級的利益；二是檔案工作者擁有淵博的知識；三是檔案工作者的選拔比較嚴格。然而，歷史的車輪轉到今天，我國的檔案工作者卻不復享有以往那種輝煌的社會地位，甚至一度處于地位較低的境地，其原因不能不引起我們的思考。究其原因，主要是現在檔案人員的文化程度、專業程度、職業形象、服務意識和職業拓展能力等內在和客觀因素影響了檔案隊伍乃至整個檔案事業的發展。那么，我們從這里可以得到啟發，高校的檔案管理工作應該避免重蹈覆轍的舊有軌跡，首先從檔案管理隊伍建設上尋找突破口，摒棄“無用之人事檔案”的建設理念。對內而言，學校領導者的首要任務是盡快建立起一支熱愛工作、業務精良、結構合理的檔案工作隊伍?，F代的檔案管理系統由檔案人員、檔案管理設施、檔案管理任務和目標等若干要素組成，而檔案人員是其中最重要、最活躍的因素。因此，領導者應把管理視作從對“事”或“物”的管理轉向“人”。檔以人興，沒有一支高素質的檔案員隊伍，檔案工作的各方面均無從談起。
參考文獻：
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