發布時間：2023-06-16 16:25:05
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的高級檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
1 現狀分析
1.1 部門間信息系統無統一標準，不互通
當前多數高職院校的各個業務部門的信息資源管理基本是從自身需求出發，沒有全局統籌與規劃，信息共享無法實現。另一方面，各部門之間的數據沒有統一標準，系統的數字格式、 結構不統一，導致信息的不兼容， 資源共享的瓶頸出現。各部門信息系統管理各自為政， 導致了檔案信息重復開發、建設，人力、物力、財力的浪費無法避免，有時個別部門存在占有信息的心理也導致信息無法共享。
1.2 檔案管理人員水平參差不齊
檔案管理人員的基本要求是能夠有效地管理檔案館的各項業務，主管人員要求具備高級及以上專業技術任職資格條件，在檔案業務素質和檔案學術科學研究上具有一定權威和成果。但是目前高職院校的檔案管理人員以及部門的負責人大多來自學校的其他部門，不是專門的檔案管理專業科班出身，有的甚至只是兼職管理檔案人員、實習人員或臨時編制的工作人員。他們不具備檔案專業的知識和水平，會使檔案管理工作任務的完成造成障礙。
1.3 檔案管理的數字化建設需進一步加快
信息時代，數字化技術由于其經濟、方便等特點將紙質的文本文件取代已成為趨勢，數字化檔案損耗少，查找利用率高。但部分高職院校的檔案管理工作中實現數字化管理的相對還比較少。一些高職院校的行政人事檔案、學生的學籍資料還是以紙質文檔為主，在查找時需要檔案管理人員在檔案庫房花費很長時間，造成工作效率底下。
1.4 檔案意識不強，普及度不高
很少有高職院校特別重視檔案工作，比如在校園進行檔案基礎知識的宣傳等，師生不了解檔案對子的的作用和意義，造成其檔案意識不強，在獲得獎勵和成果時沒有承擔起很好的保管責任，不能及時將證書原件歸檔。需要使用證時由于材料的遺失不得不找各種途徑去補開證明，費時費力，甚至耽誤前途。
2 高職院校檔案管理工作的若干建議
2.1 健全檔案管理機制
《高等學校檔案管理辦法》中規定，高校檔案館應當作為與圖書館同級別的獨立機構而設立，提高檔案管理人員的準入門檻，引進專業的檔案專業管理人員，這樣學校的檔案管理才能為其服務功能的實現創造可行的環境，增強檔案在校園內和校園外的影響力。作為學校來說，檔案管理工作要做到對過去負責、為現在記錄，為將來傳承，從檔案形成的最初到材料的收集保管，再到文檔的利用和銷毀的各個環節都要制定和執行有效的規章制度。
2.2 重視檔案管理人員培訓，推進檔案信息化建設
可組織檔案管理人員參加檔案工作的集中學習和培訓，重點學習檔案工作的數字化，將文檔數字化整理和歸類。學校應出臺措施，將校內各類文件進行統一規范，讓各類檔案實現規范化和歸檔及時化，可購買符合自身檔案特點的管理軟件進行檔案的管理。這還有利于對各類檔案的及時更新和維護，實現無紙化辦公。另外，對現有的紙質文件應通過掃描等數字化手段盡快進行歸檔和整理，滿足師生調閱和查詢的需要。
2.3 加強檔案意識的普及和宣傳力度
檔案管理人員應增強服務意識，提供檔案的管理和查詢服務，提升工作態度和服務成效。多為師生宣傳檔案的重要性，深化大眾的檔案意識，增強師生對檔案和檔案管理重要性的認識，讓全體教職工和學生支持和配合檔案管理工作，提高檔案的利用價值。
【關鍵詞】基礎工作；檔案管理；現代化
1.檔案管理基礎工作存在的主要問題分析
我國檔案管理基礎工作存在的不足。
總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：
一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。
二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。
三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。
四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現。
五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。
六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
2.實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。
2.1全面普查案卷，去糟取精
這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
2.2重新組合案卷實現案卷規范化
將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
2.3結合本館實際規范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
2.4統一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。
2.5規范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。
3.加快數據準備推進檔案現代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
3.1分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
3.2分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3.3分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
隨著信息化時代的到來，檔案管理也進入信息化時期，信息化在檔案管理中的應運越來越廣泛，在檔案信息化管理的過程中，如何有效利用信檔案管理資源，實行個性化的檔案服務工作，是目前高職院校檔案管理重要課題。然而，我國高職院校的檔案管理隊伍人員缺乏有效的管理手段，管理隊伍缺培訓制度與激勵機制與高職院校管理進行有效的融合，規范檔案管理，加強檔案管理人員培訓研究工作，是目前高職院校檔案管理工作之重點。
二、檔案管理隊伍存在的問題
檔案管理就是對個人的經歷，在社會活動中各個方面的表現，以個體為單位按檔案制度進行整理與保管，以便查詢使用的信息載體。是各組織了解使用的參考依據，加強對檔案的管理，發揮應有的職能，需要高職院校對人事檔案管理隊伍進行制度化建設，保障教職員工的合法利益，進行人事制度調整等各個方面起到至關重要的作用，然而在現行的檔案管理隊伍中還存在諸多問題＼[1＼]，主要體現在以下幾個方面：
1.人員結構問題。由于我國高職院校建校歷史不長，對于檔案管理還初在初級階段，組成結構存年齡偏小，職稱太低，專業知識不強，學歷不高等許多不合理象。主要體現在檔案管理團隊未形成，管理層次不清新，缺少領導管理人才，檔案管理專業人員配比嚴重不足，并且人員流動性大，隊伍缺乏穩定性。
2.高職院校管理與檔案管理缺乏相融性。檔案管理是服務于組織機構，是對高職院校管理工作進行有效的記錄，檔案管理的好壞是學校今后發展規劃的參考依據，兩者密不可分。當前高職院校的檔案管理工作是為收集信息而注重檔案管理，在對高職院校管理的同時忽略對檔案的管理，未能將院校管理與檔案管理進行有機的結合，為了應付檔案管理而進行隊伍的臨時組建，無法將檔案工作進行系統化，檔案管理不具有適用性，不能服務于院校管理。
3.檔案管理人員素質不高，缺乏培訓機制與激勵機制。檔案管理工作在高職院校管理中視為非技術工種，專職的檔案員在高職院校中沒有引起足夠的重視，通常擔當一個文件整理員的角色，劃為后勤管理類工作者＼[2＼]。由于得不到重視，使得檔案管理員的沒有工作激情，思想長期被壓抑，工作單調而乏味，不能參與享受職稱評定，優秀評選，培訓，學習交流，績效考核等許多的學校政策，導致檔案管理人員流動性大，管理隊伍不具有穩性。
三、建設高職院校檔案管理隊伍的幾點建議
高職院校檔案管理工作必須與時俱進，堅持創新的管理方式，才能具有持久的生命力，在檔案隊伍建設的過程中，努力探索，創新管理理念，改革管理模式，才能體現檔案管理的重要性與適用性，如何加強高校檔案隊伍建設提出以下幾點可行性建議：
1.改革創新是建設高職院校檔案管理隊伍的新思路。要重視檔案管理工作的重要性，把檔案管理工作視為學校重點管理工作之一，堅持專兼結合的方針，即在檔案管理隊伍中配備一些兼職人員，以專職工作為重心，實現檔案管理與院校管理的高度協調與統一。由于高檔案管理具有兩面性，既要遵守學校教育管理規定，同時又要符合檔案管理之規定與檔案管理操作規范＼[3＼]。因此高職院校檔案管理隊全應配備專業的檔案專職人員與高素質的管理人員，高技術的檔案管理人員負責監管檔案管理過程的技術指導，同時還要負責培養一批專業的檔案管理員，具有綜合素質的檔案技術人才既是管理者又是導師，負責組織人員，技術指導，專業培訓起好帶頭作用；兼職的檔案管理人員負責檔案的管理與收集，而實現檔案管理信息化建設，實現信息化管理手段，改革傳統檔案管理模式需要專業檔案管理員提供現代化的技術支持。高職院校的職能是培養專業高技能人才，檔案管理的工作重心就是記錄記載人才培養的過程，因此檔案管理隊伍的管理必須與高職院校的管理完美結合，需要復合型的檔案管理專業人才為領頭軍，配備檔案管理崗位需要的各種專兼職人才，形成一支具有綜合實力的高級檔案管理隊伍。
項桂芳，計娜：加強高職院校檔案管理隊伍建設的幾點思考十堰職業技術學院學報2013年第4期第26卷第4期2.建立健全激勵機制。充分調動檔案管理人員積極性與創造性，需要有效的激勵政策與體制。首先，激勵機制的創建要根據員工的生活需要，心理需要，分析員工心理狀態，實行激勵機制；其次，根據實際的工作狀況建立激勵機制，讓檔案管理工作者參與到學校績效考核，職稱評定等各個環節之中，運用物質與精神激勵相結合的方法，充分的激發員工的主動性與使命感，讓員工感到成就感與不可或缺性。改革檔案人事管理制度，實施聘用制，使管理團隊向職業化，專業化的方向發展＼[4＼]。增加檔案管理的硬件設施，改變檔案工作條件，加大資金投入，同時大力宣傳檔案管理重要性，營造管理文化氛圍，采取不同的方法轉變檔案管理人員的思想，激發工作熱情。
3.加強檔案人員管理培訓工作，打造專業的管理團隊。培養檔案管理人員有服務意識，奉獻意識，敬業精神，專業的檔案管理知識，高度的組織協調能力，應辨能力。檔案管理培訓工作要從以下幾個方面入手：
首先，改變思想。通過培訓轉變思想，調整心態，樹立一切以學校發展為宗旨的思想；以服務為光榮的檔案管理理念，增強檔案管理的責任心；以良好的心態，奉獻的精神投入到檔案管理事業之中。
其次，加強綜合素質培養。通過專業的培訓，加強檔案管理員有組織能力，協調能力＼[5＼]，語言表達能力以及書寫能力。
最后，加強專業知識培訓，通過對檔案管理學，檔案管理技術，檔案管理法規等各個專業的知識的培訓，加強檔案管理者的管理意識，創新意識，打造一支具有技術過硬的高素質管理隊伍。
4.加強高職院校檔案管理手段，創新檔案管理模式。檔案管理工作隨著科學信息的發展在不斷的改變，改變傳統的經驗管理模式，創新科學管理方法，做到集中與分散相結合，柔性與剛性相結合，傳統與現代相結合的三結合管理模式對高職院校檔案進行管理，有效的實現檔案管理信息化與現代化目標＼[6＼]。
四、結束語
總之，做好高職院校人事檔案管理工作，必須加強檔案管理隊伍的建設，把檔案管理隊伍建設做為高職院校行政工作之重點。首先從現今隊伍建設現狀中分析發現，主要存在人員結構、高職院校管理與檔案管理缺乏相融性、檔案管理人員素質不高，缺乏培訓機制與激勵機制等問題，因此必須要結合高職院校實況采取改革創新管理隊伍思路、建立健全激勵機制、加強檔案人員管理培訓工作等各種措施，努力實現檔案管理服務于院校管理，打造專業的高素質的管理隊伍，為高職院校的戰略規劃打下堅實的基礎，推動我國高職院校的發展。
[參考文獻]
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一、高校基建檔案管理工作的現狀
（一）重視程度不夠
高校基建管理往往出現重視項目主體設施的建設，而忽略了建設過程中及項目竣工后記載相關信息的檔案管理。基建檔案的重要性可能在短期內不容易體現，而在項目需要改擴建時，其重要性就顯得尤為重要。有建設時的相關數據作為參考，才可以對結構主體進行改造。在項目維修維保時亦是如此。有可靠的數據資料作支撐，建筑才可以得到有有效修繕。
其次，不夠重視還體現在基建檔案歸檔質量低。正是對基建檔案重視程度不夠，導致檔案的質量不高。例如，竣工圖紙折疊不規范，缺頁少頁，竣工圖與平時管理用的圖紙混裝，沒有按建筑專業分類等等。這些問題的存在都導致日后管理者無法對項目有一個清晰的認識，無法對突發狀況采取正確的應急處理辦法。
（二）缺乏健全機制
基建項目檔案管理機制的缺乏導致檔案管理缺乏嚴謹性，有效的機制可以對管理工作產生一定的約束性，使其規范化。基建檔案是從建設項目前期的立項階段開始產生，再經過工程施工階段，到最后的項目竣工、決算編制，可以說在每個環節都會產生大量的資料文件。但是現在很多高校存在一個普遍現象，就是每個階段的文件都由各個分項的負責人保管，目的是方便個人使用。隨著項目逐漸結束，資料不免就會丟失。而在建設項目的總體規劃中又沒有配置基建檔案專職管理人員，且沒有完善的規章制度制約，導致工程竣工后檔案資料凌亂無序，丟失損壞嚴重，無法整理成一套有參考價值的檔案資料。
（三）缺乏專業人才
檔案管理專業人員應該負責檔案整理、編目、鑒定、統計、排列和檢索工作，使檔案具有科學的使用性。而基建檔案往往是由非專業人員負責管理，施工單位甚至是由施工工人兼任檔案員，隨著人員流動性的增加，兼職檔案管理人員的崗位非常不穩定，以至于檔案資料缺失嚴重。
檔案管理非專業人員的問題較為突出。首先，非專業人員沒有接受過系統、規范的教育培訓，歸檔資料質量不高，可參考性及準確性難以把握。其次，人員流動性大，導致管理責任心較差，極易出現敷衍對待的情況。第三，非專業人員對建設項目各階段的情況不了解，所歸檔的資料缺乏連續性，再加上不及時跟進項目，沒有對資料進行選擇篩選，造成基建檔案缺乏關聯性及系統性。
（四）管理手段落后
目前，很多高校基建檔案還采用傳統的管理手段及模式，分散、凌亂及缺乏系統性，且以紙質資料為主，不僅占用空間且不容易保管，使檔案的參考價值、使用性能大打折扣。
二、高校基建檔案管理的特征
（一）同步性
基建檔案的同步性在項目的前期決策階段就開始體現出來，檔案伴隨建設項目的發展同步存在。
（二）廣泛性
由于基建檔案涉及建設工程的整個周期，由多類部門多個環節共同產生，具有很強的廣泛性。
（三）關聯性
從項目的立項決策階段開始，經過項目概算編制、施工圖設計及審核、施工階段到竣工階段，期間還涉及與政府機構有關的土地審批、規劃審批、消防設計審核、施工許可等多個環節。
（四）應用性
基建檔案有廣泛的應用性，主要體現在建設項目后期的改建擴建階段。
三、高校基建檔案管理工作的對策
（一）提高重視程度
對于高校基建檔案管理重點在于要在思想上高度重視，學校中層及以上的領導要對基建檔案管理給予廣泛支持和提供有效保障，加強日常監督管理。要求基層管理人員按照建筑管理和檔案管理“同步走”的方針，做到從項目立項決策開始就編制項目前期專項資料，其中包括項目的可行性論證，上級主管單位評審意見及立項批復，工程報建手續及相關資料。在項目進行中主動參與，將項目資料分類歸檔。例如，常規項目可以分為設計單位資料、監理單位資料、施工單位資料、消防資料、審計資料等。
在日常工作中，檔案管理員還要注意各方往來信函的管理，信函可以作為日后資金支付的重要依據。在項目竣工后，還要盡快督促施工單位報送竣工圖紙，督促四方單位在單位（子單位）工程質量竣工驗收記錄上簽字蓋章后，歸檔到項目竣工資料中。除此之外，檔案管理員還要對項目決算資料，隱蔽工程驗收記錄等相關資料做收集及歸檔工作。
（二）完善管理機制
首先，學校相關單位應該組織學習檔案管理的基礎理論知識，以及國家對于基建檔案的最新的指導方針政策，同時向其他兄弟單位學習好的經驗，結合自己學校的特點編制基建檔案管理機制。
其次，應該由學校主管業務校長牽頭，組建一個由檔案管理專業人員組成的小組，同時聘請相關專業的專家做督導，對學校的新建建設項目的檔案做規范化管理。同時，應該對已經竣工的基建工程所歸檔的資料做詳細的清查，對于分類不清楚的資料重新規范整理，對于缺失的資料盡最大的努力進行查找和補充。督導組還要對即將開工的工程進行督促，看基建檔案管理人員是否已經及時跟進項目，是否已經開始了檔案的分類整理及歸檔工作。
（三）加強專業人才培養
基建檔案管理是一項持續時間長，涉及環節多，非常繁瑣的一項工作。首先，要求檔案管理員具備較高的專業水平以及細致的工作態度，同時還要求要有一定的政治敏銳性，對于國家關于檔案管理的方針政策要及時熟練掌握。其次，檔案管理人員還要具備與基礎建設工程相關的專業知識，了解掌握建設工程的各個環節，積極地與工程施工單位、設計單位、監理單位及全過程造價控制單位溝通，明確施工過程中的相關事宜，明確施工流程，明確歸檔資料的分類。
學校還應定期舉行專業人員的培訓講座，交流考察等活動，目的是為了提高檔案管理人員的綜合素質，加強檔案管理的現代手段，促進基建檔案資料的歸檔質量。學校應該把檔案人員的培訓工作作為一個工作常態來抓緊抓好。
（四）完善信息化數字化的管理
當今社會可以說是一個信息化高速發展的時代，各所高校也處于高等學校建設發展的轉型期，基建檔案不僅記錄著學校發展變革的歷史，也為未來的規劃提供著重要的參考依據。隨著基建檔案重要性的不斷凸顯，其數字化信息化的需求也是迫在眉睫。
首先，完善檔案數字化信息化管理體現在將紙質版資料轉化為電子版資料。由于基建檔案涉及多個環節，可以說其數量非常龐大。如果每次查詢都翻閱紙質版資料，既浪費時間又不利于資料的保護。根據學校的實際情況，將普通不檔案按照要求分類整理，并對其進行信息化管理，將紙質資料轉化為數字資料大大提高了檔案的使用效率和查找準確率，并且對檔案資料也提供了很好的保護。
關鍵詞：高校檔案 檔案管理創新 檔案管理數字化
創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，要發展就要有創新，檔案事業也是如此。高校檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，才能適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。
1.1檔案信息時展的要求
首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。 高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。
1.2高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。
1.3高校檔案信息數字化、網絡化的條件已經基本成熟
1.3.1通訊技術和計算機網絡迅速發展；90年代以來，我國先后筑起中國互聯網（Chinanet）、中國教育科研網（caep.cetinnet）、中國科技網（CSTnet）和中國金橋網（ChinaGBnet），并均與國際互聯網Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網，至1996年底，已有220所高校建成校園網并連入CERNET， 800余所高校的校園網自2000年底開始陸續建成。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效
自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經過10多年的努力，開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。
2現在高校檔案數字化、網絡化存在的問題
2.1數字化、輔助管理方面存在的問題
首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。
2.2高校檔案館網絡化建設中存在的問題
2.2.1缺乏統一的網絡化協調機構
由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。
2.2.2標準化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循相應國家標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。
3高校檔案管理現代化的初步構想
3.1采用客戶機/服務器（Client/Server）體系結構模式；客戶機/服務器結構模式是通過網絡把分散的計算機系統連接起來，系統把這些計算機根據其功能劃分為服務器與客戶機C/S結構系統處理方式同以往的“文件共享型”網絡處理方式相比，其主要的不同點在于將一種應用分解成為若干部分，如用戶界面、商業邏緝和數據庫，并將這些部分交給多臺機器（包括工作站、一個或多個服務器）分別執行，共同實現整體應用。服務器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機即可。
3.2檔案信息的管理離不開數據庫系統。現在高校檔案部門使用的數據庫管理系統多用DBase， FoxBASE， FoxPro等編寫，這些程序嚴格講僅是一般操作系統的延伸，作為數據庫管理軟件在單機狀態下應用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統，它們無論在功能上，安全性和數據完整性等方面都不能很好的滿足需要。應該選擇適用于多種操作系統，多種硬件平臺的具有多用戶、多任務和能在網絡環境下運行，具有客戶機/服務器結構的數據庫管理系統，如Ora？鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的 SQL Server等。這些軟件不僅具有上述功能特點，而且還提供數據庫互連工具（ODBC驅動程序）、數據庫―――Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點上的數據庫服務。
淺議高校檔案管理數字化及檔案管理創新
張洪光
（內蒙古建筑職業技術學院 內蒙古 010070）
摘要：隨著信息數字化急速成熟，高校檔案管理創新應當向數字化發展，高校檔案管理現代化與數字化是密不可分的。
關鍵詞：高校檔案 檔案管理創新 檔案管理數字化
創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，要發展就要有創新，檔案事業也是如此。高校檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，才能適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。
1.1檔案信息時展的要求
首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。 高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。
1.2高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。
1.3高校檔案信息數字化、網絡化的條件已經基本成熟
1.3.1通訊技術和計算機網絡迅速發展；90年代以來，我國先后筑起中國互聯網（Chinanet）、中國教育科研網（caep.cetinnet）、中國科技網（CSTnet）和中國金橋網（ChinaGBnet），并均與國際互聯網Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網，至1996年底，已有220所高校建成校園網并連入CERNET， 800余所高校的校園網自2000年底開始陸續建成。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效
自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經過10多年的努力，開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。
2現在高校檔案數字化、網絡化存在的問題
2.1數字化、輔助管理方面存在的問題
首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。
2.2高校檔案館網絡化建設中存在的問題
2.2.1缺乏統一的網絡化協調機構
由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。
2.2.2標準化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循相應國家標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。
3高校檔案管理現代化的初步構想
一、學生課程成績與畢業論文檔案資料特點
在高校，每一個學生都有自己的成績單，都要提交一份自己的畢業論文（少數專業學生沒有畢業論文要求）。學生課程成績與畢業論文是反映教學效果和質量的重要檔案資料，兩類檔案資料的顯著共性特征是學生身份信息唯一和明確具體，體現在每位學生的學號具有唯一性。在教學進程中，這兩類檔案資料的時間屬性也很明確，學生課程成績每學期都有記載，畢業論文在本科學制最后一學期提交歸檔。此外，學生課程成績具有私密性、調用頻率高等特性；畢業論文屬于學生科研成果，成果歸屬權清晰，學校有對成果進行使用的權利，除保密論文外，一般畢業論文均具有開放性，可供其他人和機構查詢。畢業論文還具有頁碼多、圖表字數多等特點，紙質檔案占據較大的保存空間。歸納和理解學生課程成績和畢業論文檔案資料特點，是開展檔案管理和編研工作的基礎。
二、以身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理
傳統的常用的成績檔案和畢業論文檔案組卷方法是采用入學年度與院系別（專業）相結合如組卷方法，或者采用以畢業年與院系別（專業）相結合的組卷方法。例如：××學校××級××院系（專業）學生成績冊（畢業論文），××學校××屆××院系（專業）學生成績冊（畢業論文）。由于受到院系、專業調整和更名的影響，受到辦學模式多樣化的影響，受到學分制和學籍異動等影響，這種組卷方法具有一定的弊端[4]。
就目前高校教學檔案管理的實際而言，學生成績和畢業論文一般都采用了紙質檔案和電子檔案雙重管理，但這種雙重管理還存在不少問題。例如：學生成績電子檔案一般依托高校教務管理部門的教務管理信息系統，學校檔案館無權調閱；學生成績電子檔案雖然采用了學號查詢入口，系統也具有一般的統計匯總功能，但對學生課程成績的統計分析功能開發的軟件還遠遠不夠，難以滿足教學管理的較高級需求；畢業論文電子檔案一般是做成光盤，或者簡單存貯在院系教學管理工作者計算機硬盤中，不利于長期保存、擴充內容和查詢瀏覽。這說明，目前的所謂教學檔案雙重管理還僅僅是初步的、分離的檔案保存，不能充分體現紙質檔案管理和電子檔案管理各自的優勢，不能滿足檔案管理的要求和用戶服務需求。
因此，建立以學生身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理值得深入探索。朱惠鈺，劉美娟（2001）提出，在新生入學時候，教務管理部門可以建立一個學號姓名及身份證號對應的數據庫，實現使用學號或身份證二選一的查詢方式。以學號為支點組織成績檔案，形成的案卷題名為：××學校學生成績總冊（學號范圍），把學號與檔號一起貼在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速準確調檔[4]。同時在教務管理信息系統中，建立以學號或身份證入口的查詢界面，在主字段學號目錄后面，添加更多的其他信息子目錄，例如：姓名、院系、專業、學期、班級、課程名稱、課程性質、授課教師等，充分實現多維學生課程成績數據分析的功能，為做好檔案編研工作打下基礎。譚玲玲等（2009）把整個學生成績檔案信息化管理分為五大功能模塊，即成績錄入、成績查詢、成績修改、成績分析、成績輸出，每一個功能模塊下面又設立若干子模塊，共計11個子模塊[5]。在畢業論文電子檔案信息化管理過程中，楊煥海（2007）提出了基于web的高校畢業論文檔案管理信息系統設計方案，對系統分析與結構、關鍵技術，以及系統實現進行了論述，提出的系統具有錄入、修改、查詢、瀏覽、編審、檢索和匯總等功能[6]，該畢業論文電子檔案管理信息系統也是基于學生學號關鍵身份識別信息而建立起來。以學生身份信息為支點，可以把紙質檔案和電子檔案對應聯系起來，實現雙重管理。同時，利用計算機網絡信息的強大技術，可以最大限度地體現教學檔案的價值。
三、學生成績與畢業論文檔案的編研要點
檔案編研工作是檔案部門以館藏檔案為主要對象，以滿足社會利用的需要為主要目的，在科學研究的基礎上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志及撰寫專門著作的工作。它是一種主動提供或報道檔案信息，為學校和社會服務的形式。檔案編研工作是檔案管理的重要環節，是充分開發檔案信息的有效手段。高校檔案編研工作應立足于服務學校，做好選題規劃，體現學校特色[7]，對于反映教學效果和教學質量的學生成績和畢業論文，學校和院系檔案管理工作者可充分利用紙質檔案和信息化電子檔案，選擇一些關鍵選題，開展教學檔案編研工作，供教學管理者和教師參考，便于了解教學質量狀態，進一步改進教學工作，加強高校內部教學質量監控。例如：對于學生課程成績，可選擇的編研題目有全校公共課大學英語、高等數學、計算機基礎等課程的一次性考試通過率；英語四級六級通過率；班級大面積不及格課程分析；學生學籍異動警示分析等。對于學生畢業論文，可選擇的編研題目有結合教師科研和生產實際題目的比例；歷年選題的重復情況分析；不同職稱教師指導學生人數情況分析；本科畢業論文質量分析等。
學生課程成績和畢業論文是重要的教學檔案資料，是學生學習歷史的記載。對其開展科學管理和編研工作，不僅有利于實現一般的快速查詢功能，還能實現紙質檔案和信息化的電子檔案優勢互補，彌補檔案管理中存在的不足之處，充分挖掘和利用該類檔案的價值，便于為用戶提供優質檔案服務，為改進教學和教學管理，提高教學質量提供優質檔案服務。
參考文獻：
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關鍵詞：高校檔案；管理體系；績效管理；應用策略
高校檔案管理一直以來都是高校管理工作中重要組成部分。當前我國高校檔案管理體系存在一些不足和弊端，無法適應信息社會的發展需求。應用匯總績效管理理論，有利于構建更加合理的檔案管理體系，提高檔案管理工作效率，促進檔案管理人才隊伍的建設。
一、匯總績效管理理論
匯總績效管理即PerformanceManagement（PM），是一種以提升個人及團隊組織的管理績效為根本目的，實現組織單位的管理戰略及目標的實用性極強的科學管理模式。這是以提升單位組織成員的工作效率及相關業績為直接管理目標，以此開發個人和單位組織的工作潛能。實質上匯總績效管理是一個系統性管理流程，其具備極強的邏輯性和目標控制性等特點。匯總績效管理理論應用的實踐過程包括多方面內容，首先是績效管理計劃的和管理目標的制定，在此基礎上確定績效匯總管理的具體實施步驟和詳實過程，在相關績效考核信息已集中匯總之后，進入科學化標準評估階段，同時在績效評估結果完成之后進行有效的反饋，將績效評估結果應用至單位組織的團隊建設之中，以此總結工作實效方面的弊端和不足，為組織經營目標的優化提供重要參考依據。在整個匯總績效管理過程中，需要注意的是，在績效管理考核之前要明確考核的意義，針對考核指標、考核要素以及評分標準等關鍵點進行科學設置，保障績效管理的科學合理性和客觀公正性。這樣才能真正保證績效匯總考核的實效價值，同時也能提高系統單位的運行效率。
二、當前高校檔案管理體系的建設現狀
針對高校系統的綜合管理能力評估方面，高校檔案管理的效率和水平一直以來都是重要的評估部分。高校檔案是指高校系統在教學科學、運行管理工作過程中形成的具備一定憑證參考價值的文字、圖表、實物以及影像等多類型歷史信息記錄，能真實反映高校在長期教學實踐中形成的經驗總結，記錄了高校教育事業發展信息，為高校未來的教學工作和管理運行提供了重要參考依據，能促進高校整體管理工作的科學發展。經歷了幾十年以來的漫長發展歷程，我國的高校檔案管理工作取得了相當程度的進展，規范管理檔案的相關基本機制已經建立，針對檔案管理的硬件設施和軟件建設都已相應的改善和發展，但就當前高校檔案管理體系的建設現狀而言，還是存在一定不足，同時也具備很大的優化空間。
（一）高校檔案管理專業意識不強
高校檔案管理往往集中于科研成果信息資料的收集部分，對于高校系統的檔案管理范圍和管理工作意義缺乏全面的認識。傳統檔案管理觀念單純集中于針對紙質檔案的收集和整理分類的簡單功能，因此對于檔案管理工作的人力物力支持相對比較匱乏。同時高校檔案管理工作重保管輕使用，偏重于檔案的保密性管理，缺乏現代化的服務理念，這從長遠來說不利于檔案工作科學系統的發展。
（二）高校檔案工作績效管理缺乏科學性
當前我國高校檔案管理工作中的績效管理主要注重績效評估職能，其評估標準遵從于上級部門所涉及的相應考核表，一般情況下是從德能勤績等方面入手，根據打分情況區分優秀、合格和不合格等方面，將評估結果匯總至人事部門。這樣單純注重績效評估的績效管理模式往往會流于表面，忽視了績效管理工作的多方面系統層次內容。高校系統中績效管理應包括三個層次：高校層面績效管理目標、檔案管理部門績效目標、檔案管理人員績效目標。績效管理的目標計劃設置應遵循自上而下的原則，結合工作實際，以發揮檔案管理工作人員的自主能動性為主要目標，提高高校檔案管理工作的實效性。
（三）高校檔案管理方式缺乏創新
當前高校檔案管理過程中，對于檔案管理工作意義的認識不夠清晰，認為檔案管理工作僅僅是針對紙質資料的收集、裝訂和整理保存，忽視了高校檔案對于高校本身運行管理、教學改革、科研創新等方面的積極促進作用，因此對于高校檔案工作的投入支持較少。高校檔案管理方式依舊停留于傳統管理模式上。隨著信息時代的不斷發展，檔案信息化管理進程的發展也是必然趨勢。在當前高校檔案管理工作中，相應的數字化目錄檢索系統已得到初步建立，但當前高校檔案管理的信息化應用程度并不高。
三、應用匯總績效管理理論的建設目標
我國高校檔案管理體系在建設過程中，因傳統管理模式的不足，很難適應現代化信息社會的發展，因此應用科學的匯總績效管理理論，有利于促進檔案管理工作的效率提升，更好發揮檔案管理工作的職能同時，確保檔案管理體系的科學性和合理性。績效管理理論作為學科管理模式，應用至檔案管理體系中，其建設目標為改善檔案管理工作人員的業績表現，優化開發工作人員與單位組織的雙向潛能，從而實現高校組織的管理戰略目標。應用匯總績效管理理論，構建科學化的檔案管理體系，需要注重檔案工作的系統性，同時還需要堅持公正客觀的管理原則，選擇量化的統一績效管理指標，定量與定性原則有效結合，讓高校檔案為高校運行管理和科研創新進行服務的同時，高校檔案管理工作也能成為高校建設過程中的重要組成部分。
四、匯總績效管理理論在高校檔案管理體系中的應用策略
（一）高校檔案績效管理目標的科學化設置
就高校檔案管理體系構建而言，應用匯總績效管理理論需要從管理目標的科學化設置角度出發，根據高校層面的績效管理整體目標，檔案管理部門的管理目標和檔案工作人員的績效目標等不同層面，自上而下進行相應設置。高校檔案管理工作的績效管理目標應包括管理體制建設目標、基礎業務建設目標、檔案管理人才建設目標、檔案服務利用效率建設目標等。在這些基礎績效目標設置基礎之上，還要考慮高校檔案管理職能的深層次拓展目標，只有應用匯總績效管理理論，對于高校檔案管理工作進行科學化的目標設置，才能明確管理工作的發展方向，為管理模式的建設指明相應指導性方向。
（二）高校檔案績效管理指標的明確制定
如果說高校檔案績效管理目標是宏觀調控范疇，高校檔案績效管理指標則是更為詳實的考核標準構建。績效指標的制定要考慮管理工作的層級性，首先是一級績效管理指標的制定，這包括組織管理、檔案保管、基礎業務建設、檔案開發利用這四個層面的指標設置。在此基礎上是二級績效管理指標的制定，這包括更加具體的管理機制、人才建設、檔案管理硬件和軟件設施的構建、檔案開發和利用相關制度的完善等多方面內容。需要注意的是，隨著信息時代的不斷發展，檔案管理的硬件和軟件設施構建要適應新形勢的發展需求，完善硬件設施，同時優化軟件條件的儲備。
（三）高校檔案績效管理的激勵目標設置應用
匯總績效管理理論至高校檔案管理體系之中，可極大發揮績效管理的激勵職能。這同樣需要設置科學化的激勵目標。例如在績效管理與薪酬管理進行有效結合的過程中，可以適當設置相應的激勵空間，給予檔案管理工作人員相應的自主能動發揮空間。當前我國檔案管理人員的薪酬組成體系中，基本薪酬采用全國統一標準，但績效部分的薪酬管理體系則可以根據績效評估結果來進行相應的激勵和獎懲，這與檔案管理工作人員的晉升和降級直接相關，堅持優勞優酬的績效管理原則。這樣的應用策略不僅能夠激發檔案工作人員的工作熱情，促進其工作的效率提升，還有利于整體檔案管理人才隊伍的科學建設。
（四）應用匯總績效管理促進高校檔案管理信息化進程
隨著社會信息化程度的不斷加深，檔案利用的信息化進程也亟待得到相應的重視。我國當前高校檔案管理工作中，信息化應用程度并不完善，主要應用于信息化檢索等方面，在檔案開發和利用服務等方面的信息化開發程度并不高。在新形勢下，檔案管理工作的核心不再是傳統的注重保管及收藏職能，檔案管理將更加注重開發和服務功能。這就需要建立更加科學的檔案利用信息平臺，應用現代化管理理念，提高檔案檢索、檔案利用以及檔案開發的效率，利用現代化信息工具更好地進行查檔工作，增強檔案績效管理的功能發揮，以能更加滿足廣大師生的檔案利用需求，實現推送式檔案服務的創新職能。
五、結束語
高校檔案管理是高校事務管理工作中的重要組成部分，同時也是一個實效性極強的系統工程。高校檔案管理的水平對高校管理起著極大的影響作用。應用匯總績效管理理論有利于提升高校檔案管理的工作效率，促進檔案工作向更加科學化和系統化的方向發展，從而促進高校管理工作的順利進行。在應用績效匯總理論的過程中，需要注重管理目標及相應指標的科學設置，同時有效地將績效管理與薪酬管理進行科學結合，為檔案管理人才隊伍的建設提供相應的激勵和競爭機制，另外還能促進檔案信息化進程的科學發展。
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【關鍵詞】高校；研究生；檔案特點；二級管理
隨著我國高等教育的逐漸發展，高層次知識結構人材的培養工作越來越受到重視，自1978年我國恢復研究生教育以來，研究生教育取得了突飛猛進的發展，我國高校研究生教育駛入快速車道。各高校研究生招生人數、畢業人數和授予學位獲得了空前高速的發展。隨著我國研究生教育研究生人數均大幅增加，研究生檔案作為教育資源也達到了前所未有的規模。研究生檔案是研究生在學校培養期間，在學習和品德及在教學、科研活動中形成的具有保存價值的重要記錄載體，也是研究生在校學習期間的各種社會實踐及獎懲的真實歷史記錄材料的總體，是人事檔案的重要組成部分，是今后研究生畢業就業及用人單位選擇的重要參考信息來源。因此，嚴格管理好研究生檔案，使之完整、規范和安全是每一位檔案管理人員的職責，如何做根據研究生檔案特點做好研究生檔案管理工作實現二級管理，這是值得我們認真探討研究。
1 研究生檔案特點
1.1 獨立性
從招生情況看，研究生比本科更復雜，本科召生是由國家在社會層面上統一進行的，其從考試與錄取，都由各省教育廳的召生部門具體實施，學校錄取主要參與自身招生計劃完成即可，因此，這一過程所形成的需歸檔資料比較少，可不用單獨歸類。而研究生招生就不同了，首先研究生招生具有多樣性，隨著近年招生規模的擴大，國家從剛恢復招生制度時的計劃內研究生，發展到現在的大規模，多樣性的狀況，不僅有計劃內，還有計劃外、委托培養，定向培養，在職攻讀，推薦免考，公費、自費等形式。其次，研究生招生具有獨立性，在招生工作中，如報名、考試，面試、錄取等項工作，大多由召生學校自主完成，同時各學校之間在招生工作的流程與手續上均有不同與要求。再次，研究生招生具有很強的政策性。由于研究生招生不是在社會上統一進行的，它涉及到許多各省教育部門的文件規定與招生計劃，同時也涉及到學校會為此專門制訂各項具體措施與規定，情況比較復雜。
1.2 獨特性
從高校的教學結構與人才培養來說，研究生教育與培養是在本科學習基礎上發展起來的一種專業性教育，研究生教育更重學生自身科學研究與獨立探索能力的培養與開發，因此，研究生在校期間，學校特別強調學生在學習過程中的獨立申請完成科研課題能力及取得的科學研究成果，而這些在一定程度上體現著學位水平的成果，不僅對研究生自身有著重要的意義，同時也有著較強的社會意義與實際價值。許多科學家正是通過其讀研究生、博士生培養的獨立完成科研任務撰寫科研論文，撰寫不同階段的畢業論文，而奠定了其一生的研究成果。
1.3 個性化
研究生學習不同于本科生，他們經歷了大學本科、專科階段的學習，有一定的專業知識與背景，具備了一定的獨立分析問題和解決問題的能力，所以在高校都是由研究生自己選擇導師，選課方面也根據自己的專業選擇，有很大的自，學習方式方法體現出個性化特點。
1.4 多樣性
研究生檔案的多樣性主要體現在（1）內容多樣性，研究生從入學到完成學業、授予學位要經過幾年的時間，其間有課程計劃的制訂與實施，有階段性考核，還有開題報告，中期檢查，到論文撰寫及學位的取得，不同階段形成不同材料，（2）是多樣性，從入學到授予學位的全過程，它波及研究生、導師，學科負責人，論文評閱人，答辯委員會會委員和各級研究生管理部門，有的材料需要多方面的合作才能完成，經歷的時間長，部門多。（3）是形式多樣性，由于研究生檔案材料內容涉及面廣，且各自具有不同的特點和要求，使得其形式具有多樣性。
1.5 科研性
研究生檔案的科研性主要體現在研究生教育研究方面的科研性。首先，要實現碩士生“獨立”性、博士生“創造”性要求的培養目標，每個學科、專業制定的培養方案、個人培養計劃，都必須是根據每個研究生本人的不同要求和特點制訂的，其中的課程計劃是學科在教學與科研實踐中不斷完善和逐步發展的。它既是科研實踐的證明，又是科研成果的展現。因此，研究生檔案本身就具有一定的科研價值，一個良好培養方案與方式可以用來推廣和應用，可以提高研究生培養的整體水平。其次，研究生大部分時間要在導師的指導下，撰寫科研論文或參與導師的課題研究。其學位論文本身對所研究的課題提出的新見解或新內容加上所引參考文獻，是重要的科研成果資源，優秀的學位論文可以反映研究領域的最新前沿及發展動態，是進行科技創新的重要信息來源，具有潛在的學術價值。
2 研究生檔案歸類與分級二級保管內容
在高校中普遍存在歸類不統一，不規范現象，不少學校將研究生檔案“一鍋燴”，即將所有材料簡單地歸為一類進行組卷管理。這種歸類方法不符合研究生教育的特性，沒有體現個體的差異，有將多樣管理簡單化的傾向，不能完整的反映每個研究生在校期間的表現。為了便于研究檔案管理與建設，我認為應根據研究生檔案特點將研究生檔案歸為二類，并據此實行“統一領導，分級管理”的二級管理體制。這樣更便于研究生檔案的整理、歸檔與利用。
2.1 綜合類
此類檔案由檔案館保管，其可以全方位反映學校研究生的總體情況，具有年度性整體性與綜合性，是檔案管理工作的“綱”，“綱舉瞠目張”，有了綱，更為細致的個性化的內容就好處理了。主要劃分內容如下：
（1）文書類：上級下達的有關研究生教育工作的指導性、指令性文件（原件）；研究生教育規章制度等。
（2）招生管理類：新生錄取名單；研究生入學試題及答案等。
（3）教學管理類：研究生培養方案；研究生課程教學大綱；教材、教學改革優秀材料；教學檢查、教育質量評估材料等。
（4）學位管理類：主要包括校學位委員會授予各層次學位名單；博士、碩士生導師遴選材料及批復；博士、碩士生副導師資格認定材料；研究生（博士、碩士）學位授予檔案材料及學位論文；學科建設與學位授權點申報評審材料等。
（5）學生管理類：主要包括研究生名冊；研究生學籍變更材料；研究生獎懲材料；研究生思想政治工作典型調查材料和統計等。
2.2 學位檔案
研究生學位檔案是指培養和授予碩士學位、博士學位等活動中形成的具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像等文件材料。高校研究生學位檔案涵蓋了高校研究生培養的整個過程，客觀地反映了高校研究生培養的能力、水平及最終結果。檔案的主體是研究生在校學習期間形成的具有保存價值的歷史記錄，因此學籍檔案主要是以人物為特征的研究生管理檔案，它以每個研究生個體為基本單位，以所學專業為基礎的群體組合，進行單獨立卷，這部分是高校研究生檔案的重要組成部分，它反映了每一個研究生學習、培養的全過程，是研究生管理的工作成果。此部分由二級院系管理。其內容如下：
（1）研究生學籍總表、研究生學籍總表是研究生入學前的基本信息及在學期間的整個學籍記錄，包括了所有學習課程的成績及學分、必修環節內容及學分、畢業證書編號及畢業去向等。
（2）研究生中期篩選考核表：記錄了研究生學習中期，學校對研究生的政治思想和道德品質、基礎理論和專業知識、科研創新和實踐能力及健康狀況等方面的綜合考核結果。
必修環節記錄（包括研究生的學術活動記錄表、科研實踐及社會實踐報告書等）。
（3）研究生個人培養計劃：研究生入學后，導師與研究生共同制定的針對研究生個體在學期間學習、科研、實踐活動等的一個全面的培養計劃。
（4）研究生個人學位科研檔案：學位論文開題報告、課題研究計劃任務書、課題結題報告書，實驗原始記錄，學位論文評審書、在學期間的科研成果（包括正式發表的學術論文、著作及專利等）、論文答辯申批表、學位論文答辯記錄、學位論文答辯決議、學校學位委員會通過決議，學位申請書、學位審批表等。
學位檔案是高層次人才培養過程的結晶與最終成就，因此，它不僅反映了研究生個人的學習情況與教育經歷，也反映了學校整個研究生教育與管理的基本情況與成就，而且在一定程度上反映了學校教學科研的水準，體現著某一領域創造性研究成果，具有一定的前瞻性。因此將研究生學位檔案獨立出來，按研究生所在院系與專業分門別類歸檔立卷，是非常必要的，是對學校研究生教育水平與成果的全面展示，檢驗與總結，是照顧全面，又突出重點的檔案原則的正確體現。
3 完善研究生檔案分級管理的措施
（1）加大經費投入，創造良好的檔案工作條件。隨著研究生教育規模的不斷擴大， 以傳統小工業作坊式來管理檔案， 靠記憶辦公、填報材料完全靠記憶和零散資料來應付。這遠遠不能適應這一研究生迅速擴招新局面的要求，因此學校或院（系）領導要高度重視二級單位檔案室的建設。首先，配備充足的專用檔案柜， 以便隨時把有價值的檔案資料井井有條地裝進檔案盒。其次，應對各院（系）檔案室設備進行添置和更新，如購置計算機、掃描儀、刻錄機、復印機、空調機、傳真機、照相器材等先進設備， 使研究生生檔案建立和管理不再停留在原始的手寫筆錄上， 檔案建立和管理的形式也應由文字、圖表發展到音像制品、光盤軟件等。再次，安裝溫、濕度自動控制系統，實現溫、濕度的自動測試、自動記錄、自動調節。其次，還應配備滅火器、防盜等報警系統和防盜、防光、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫等防護設備。
（2）專人負責，專人管理。目前高校院（系）研究生文秘崗大多只設一個編制，但其職能范圍相當寬泛，承擔著研究生教學、科研、日常管理等其他繁重工作，致使研究生秘書身心疲憊，工作效率不高，因此，建議研究生檔案工作人員列入學校事業編制，確定各二級檔案管理單位從事檔案工作的人員編制數，檔案人員采取配備與聘任相結合的制度，并保持人員的相對穩定。同時，院（系）領導要高度重視檔案管理的有關工作，經常關心、過問、定期檢查檔案立卷歸檔工作，在評優、職務晉升等方面給予傾斜。
（3）明確分工，強化管理監督。在學校主管校長的領導下，研究生院（部、處）為研究生檔案的形成、立卷和歸檔工作的主管部門，負責研究生文件材料的統一制法和立卷歸檔的統一布置與驗收分工。各院（系）分別為研究生檔案的二級管理單位，應根據主管部門的統一布置和要求，采用專職檔案管理人員全面負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、移交、利用、統計等工作。為確保研究生檔案的完整、準確和系統性，各學院研究生辦公室都應把文件的形成、積累、整理和歸檔納入管理工作的程序和職責范圍。對于各類重要的研究生檔案，由各學院（系）按要求完成立卷后，填寫移交目錄，經教學主管部門負責人審核簽字后，按期移交學校檔案館（室）。檔案館（室）應定期負責對立卷工作進行業務指導，配合主管部門對各學院（系）有關人員進行檔案技術培訓，確保案卷質量。所在學院（系）領導要對檔案的存放、保管、防火、防潮、借閱制度等各個環節予以重視，并建立相應的管理程序，以保證檔案的完整和完好。
（4）提高檔案管理人員綜合素質
檔案管理工作人員作為檔案管理的關鍵要素“要不斷地提高自身素質”適應新形勢下檔案管理工作的新要求！首先“在思想上引起重視”改變舊的管理理念“要認識到檔案管理的好壞直接反映高校管理水平的高低 要意識到檔案是對學生個體的全面反映”是學生成長的重要記載！其次“由于檔案管理工作具有較強的專業性”要加強專業管理人才的培養“開展各種培訓活動”例如職業技能指導和崗前培訓等！高校檔案管理人才既要懂檔案管理業務知識”又要懂現代技術知識“能將現代技術應用到檔案管理工作中”實現檔案管理的信息化！再者“提高服務意識！研究生檔案管理工作其主要目的是便于人們的查閱和調閱”建立方便、快捷的查詢系統是研究生檔案管理工作努力的方向”如果做不到這一點“再完整的檔案保存也沒有實際意義”不能體現檔案管理工作的價值！
（5）改革和完善檔案管理體制
首先， 由學校檔案館（室）負責， 定期考核研究生各相關部門檔案專兼職人員的業務工作， 并與該部門綜合業績掛鉤， 這樣才能強化檔案館（室） 的行業管理職能。其次， 檔案管理干部的調動要征求檔案館（室）的意見。干部不流動， 不符合事物發展的規律，但調動過于頻繁， 也不利于事業的科學發展。檔案工作專業性較強， 業務上的熟悉和掌握不是一蹴而就的， 如果人員變動過于頻繁， 就很難有效地開展工作。因此，研究生檔案管理工作人員要保持相對的穩定， 不要輕易換崗， 確有其因時，要征求檔案館（室） 的意見， 并妥善辦理交接手續。最后， 檔案管理的制度化不僅包括對于研究生檔案的收集、查詢、借閱、整理制定相應的工作流程、規章準則，還包括建立檔案管理人員的責任追究機制。
（6）加快學院（系）檔案管理現代化建設步伐，促進研究生檔案信息資源多重效益的實現。由于歷史原因，我國檔案信息化建設起步相對較晚，隨著計算機網絡的普及，近年來檔案管理工作正處于由傳統的紙質文件為主體的檔案管理模式向紙質版與電子文件并存的管理模式過渡的轉型期。
目前，許多高校的本科生的檔案已經實現了網絡管理，而研究生的檔案材料卻仍以手工操作的手段完成收集、整理、統計、檢索。在檔案管理現代化建設中，加快現代信息技術在檔案信息管理中的應用步伐，重視檔案信息資源的網絡化建設，有條件地把研究生檔案分類歸檔，以適應紙質文獻、電子文獻和網上信息的轉換，實現檔案信息資源共享，最大限度地滿足社會各方面對檔案利用的需求。在搞好傳統載體檔案數據庫建設的同時，及時做好重要電子文件和數據檔案的登記和備份工作，推廣數據庫加密技術，選擇性開放數據庫，設定訪問權限，構建適應新形勢要求的檔案網絡安全體系和監管服務體系。
總之，隨著研究生教育的快速發展，研究生檔案作為一項系統工程，面臨著新的機遇和挑戰。在研究生檔案分級管理工作中，學校、研究生院（部、處）應對各學院（系）在業務上給予幫助和指導，同時根據國家有關文件的規定和要求，積極創造條件配齊必要的軟硬件設施，加快各級分管單位檔案室（館）的建設，形成一個數量充分、質量優化、門類齊全、結構合理、數據安全的對國家和學校具有保存利用價值科研成果是對研究生科研活動、科研能力的綜合反映。
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