發布時間：2023-06-19 16:17:09
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的畢業生的檔案存放樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
1 學校建立學生檔案的好處
學生的檔案管理是學校檔案管理的一部分，是重要的學校活動歷史資料，這個資料是學校發展的見證，是展示學校工作實績的一個窗口，是學校評估資料不可缺少的、重要的組成部分。如果將班級學生檔案管理工作做好了，就能為學校學生檔案管理的規范化、制度化、科學化奠定良好的基礎。
目前，畢業生中有一種比較普遍的現象：有的畢業幾年了，可檔案還在學校放著；還有的將檔案放在家里，更甚者早已不知將檔案丟在何處，似乎“檔案沒什么用了”。其實不然，這里，只作簡要說明。現在，企事業單位招聘員工，國家公務員的選拔等都要審查檔案，并以其記載的相關信息作為甄選人才的重要證據。另外，在辦理社會保險、職稱評定、出具各種相關證明時都需要人事檔案。現實生活中，人事檔案具有不可替代的作用，我們應給予足夠的重視，以免給日后的學習生活中造成不必要的煩惱和損失。
同時，由于國家相關政策規定畢業生畢業后暫時找不到就業單位的，其檔案可免費由學校保存兩年，——這正是沒有搞清“學籍檔案”與“人事檔案”的區別，所以，有些學生就誤以為既然學校免費保存，就無須再到人才交流機構托管了。但學校保存的只是個人的“學籍檔案”，真正發揮作用的卻是人事檔案，如轉正定級、職稱評定等相關事宜都是由學籍檔案轉換成人事檔案后才能進行。按國家政策規定，大中專畢業生畢業（以報到證人事部門簽署日期為準）一年后，即可由所在單位人事部門或委托的人才交流機構批準轉正定級；本科畢業生畢業工作一年（以報到日期計）、大中專畢業生畢業工作滿三年可申報初級職稱，由所在單位人事部門或委托的人才交流機構負責辦理。由此可見，學校保存的學籍檔案只是“存放”，起不到任何作用，在某種意義上說，也是得不償失。
2 如何加強學校學生檔案的管理
2.1 準備好檔案所需要的各種表格。在以上檔案內容中，無論是學生的個人檔案，還是班級的整體檔案，都涉及很多表格，表格中實際上包含大量的信息，因此，表格如果設計不好，檔案的信息就不全、不完整，檔案的用途就大打折扣。因此，在建立檔案前就必須將檔案涉及的各種表格設計好，甚至打印準備好。
2.2 紙質檔案與電子檔案相結合。具體做法是：第一，為每一個學生準備一個檔案袋，隨時收集、存放學生的各種個人紙質檔案材料；第二，為班級準備幾個檔案盒，隨時收集、存放班級的各種紙質檔案材料；第三，在電腦上為每一個學生準備一個文件夾，裝入設計好的各種表格，隨時收集、輸入學生的各種個人電子檔案材料；第四，在電腦上為班級建立一個管理系統，隨時收集、輸入班級的電子檔案材料。
2.3 有強烈的收集意識，并及時存放。對學生及班級的任何材料，要有強烈的收集意識，不要怕麻煩。有時，看似無用的材料在關鍵時卻派上了大用場，因此，不要隨手將“廢物”扔掉，放放再看是否還有價值。并且，對材料要及時記錄，及時存放，以免事后遺忘，使有用的材料失去它應有的意義。
2.4 材料的分類、書寫和檔案的移交。材料有了，但雜亂無章，使用的時候常常找不到。因此，應根據檔案的屬性進行分類，清晰地列出目錄，使檔案材料有“歸屬”，對號入座，便于及時查找。檔案材料要保存的時間長久，書寫時要使用碳素墨水或藍黑墨水，絕不能使用圓珠筆。
大學生檔案是學生在校生涯的翔實記錄，也是社會人事檔案的的重要部分。大學生檔案對學生就業單位人才的選拔任用、工作后工齡的計算、申報職稱、轉正定級、出國及公務員考試、養老保險的辦理等都會產生很大影響，大學生檔案的重要性不容小視。目前很多高校大學生檔案的管理工作不盡人意，高校大學生檔案管理的失責使得大學生檔案丟失、變為“死檔”、各項社會福利無法得到確認等現象屢屢發生，學生的直接利益無法得到保障。本文正是基于大學生檔案的管理現狀出現的問題，分析認為高校缺失專門的檔案管理機構、檔案管理技術有待提高、大學生檔案安全性有待加強，建議政府硬性要求并且財政支持高校設立專門的大學生檔案管理室、將電子檔案引進到大學生檔案管理工作中，并且探索施行新的檔案存放制度。
【關鍵詞】
大學生檔案；重要性；管理工作；建議
引言
很多大學畢業生將學生檔案寄回原籍后擱置不理，等到若干年后需要用到檔案的時候會遇到很多的問題，例如已經參加工作的學生考取的國家公務員崗位需要工齡限制，而存放檔案的區級人才市場不能提供相關證明；國企干部職員需要用人事檔案申報職稱、轉正定級，但是檔案所在的區級人才市場不能提供相關證明；畢業后選擇以考研或留學的方式出國深造需要用到學生檔案。另外，諸如養老保險的辦理、人事調動、社會福利的確定等公共福利也都與大學生檔案息息相關。由于大學生剛剛踏入社會并不能很好地理解檔案的價值，做出“棄檔”或“自行保管”等行為，最終使個人檔案變為“死檔”，最終使各項社會公共福利無法得到保障。大學生檔案的不正確存放和保管，既是學生對檔案重視意識的缺失，也是大學生檔案管理人員職責的缺失。
1.高校大學生檔案管理的重要性
大學生檔案是大學生在大學期間的所有獎懲、榮譽等綜合信息的真實記錄，是學生檔案的一部分。大學生檔案包括了學生從小學至大學的學籍卡；學生的大學畢業生登記表；學生各個時期的國家級、省級、院校級獎懲證明；學生各個時期的體檢卡；學生的初、高考以及大學每學年及綜合成績單；學生黨、團身份的全部證明材料等。目前，除了國企及一些企事業單位，很多高校畢業生的就業單位沒有提供學生檔案的存放和管理系統，學校也只能暫時存放兩年的時間，那些沒有接受單位的大學生檔案一般會被派送回原檔案存放單位，即大一時將檔案寄至大學的原籍單位，大部分原籍單位與學生戶籍所在地一致，為戶籍所在的市區級人才市場。大學生檔案是大學生在大學的生涯中一切經歷的翔實記錄，也是企業人事部門考核應屆畢業生的重要參考依據。高校的大學生檔案一般不經過個人，是在學生畢業之際由學校代為轉出，學生檔案轉出后如果沒有具有資格的單位接收，大學生檔案就會面臨著丟失、“死檔”等問題，這對于大學生就業及其就業單位人才的考核、選拔任用產生很大影響，尤其是國家人事單位及公務員考核十分注重大學生檔案。大學生檔案的重要性使得大學生檔案的管理工作不容馬虎。但是現今大學生檔案的管理與大學生檔案的重要性不相適應。大學生檔案的管理工作還有待完善。
2.高校大學生檔案管理工作存在的問題
2.1某些高校沒有專門的大學生檔案管理部門
目前部分高校將大學生檔案分配到學生所在的各個學院自行保管，沒有統一的大學生檔案管理部門，從而給大學生檔案的安全性帶來很多隱患。由于沒有專門的負責人員，大學生檔案隨便存儲，學生隨意翻看，使得大學生檔案的重要性和嚴重性缺失，也不利于學生檔案的完整存儲，容易發生檔案丟失、檔案確實材料、檔案受潮破損等管理失責問題。
2.2檔案室的大學生檔案管理技術落后
面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校教務人員，檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調離。檔案的歸類采取傳統的編號、索引、查詢。檔案的管理技術水平較為落后。尤其是對于紙質材料的大學生檔案，每次調檔、查看檔案等行為要重復打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內容的破壞不可避免。
2.3大學生檔案的安全性有待提高
學生畢業時大學生檔案一般由學校代為轉發，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風險，另外部分高校將已經考取研究生、考取公務員、就業單位接收檔案的學生個人檔案直接交由學生代轉，大學生檔案的安全性難以得到保障。
2.4針對大學生檔案管理工作的一些建議
【關鍵詞】高校畢業生 人事檔案 問題 對策
高校畢業生人事檔案是高校學生從入學到畢業整個培養過程在德智體等方面發展狀況的真實記錄和反映。強化對高校畢業生的人事檔案管理，對深化教學改革，提高教育質量和管理水平，開拓人才信息資源，拓寬畢業生就業、擇業提供重要憑證，有著十分重要的意義。
高校畢業生檔案內容包括:中學信息、學生登記表、軍訓登記表、高考報名表、在校成績表、高校畢業生登記表、黨(團)材料、大學期間在校表現、體檢表、報到證等。
1 高校畢業生人事檔案現狀分析及其消極影響
據調查，對檔案無所謂的大部分是自謀職業者，跳槽頻繁的他們認為，商業社會中，用人單位不會太重視你的檔案，考察檔案不如考察現實的人，只要有完成某項工作的能力，用人單位是不會管你檔案到底怎么樣的。
據廣州市人才中心負責人介紹，人事檔案之所以由昔日的“香餑餑”，變化成為今天眾多畢業生眼中的“雞肋”，主要是在計劃經濟向市場經濟轉軌的過程中，人事檔案的作用在淡化。在過去，檔案是組織部門考察了解干部的工具。現在，隨著人事制度改革的深化，工作崗位與人事檔案之間的依附關系逐漸減弱。
檔案作用的弱化，一方面促進了人才流動，同時，也導致了個人在流動或工作轉換中，由于檔案轉遞手續繁雜而不再理會個人人事檔案。按照規定，代管檔案是收費的有償服務。不理會人事檔案者有一個重要的心理就是，在人才市場存放要產生費用。
有關專家介紹，如果一個人遺棄自己的個人檔案，會產生許多消極的影響。第一，影響個人利益。有了檔案，就可以享受到相關的人事、勞動、社會保障服務。無論是在原單位供職的人，還是辭職后另求新職者，在辦理社會保險、領取失業金時，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、社保參保年限等都是主要依據。第二，影響畢業生轉正定級和工齡計算。許多大學畢業生找到工作后，沒有及時辦理參加工作的手續，工作幾年后仍然是學生身份，從而影響了自己的轉正定級，也影響到工齡和退休金的計算。第三，耽誤職稱評定和工作調轉。有的畢業生自大學畢業后，檔案既沒有提交單位，也沒有存在政府指定的人才服務中心，職稱評定就會因手續不全而受到影響;有人雖在畢業后把檔案存到了人才服務機構，但又沒有及時辦理就業手續，等到幾年后調動工作時，才發現需要辦理參加工作后的所有手續，并要在轉正定級后才能正式調動。第四，導致留學人員保險斷檔。現在自費、出國留學人數與日俱增，但當許多學子海外深造歸來、榮歸故里、大展宏圖之時，卻發現由于人事檔案存放不當，自己無意間做了幾年“無業人員”，為今后的工作帶來很多不便。第五，導致干部身份丟失。全日制普通高校畢業生，在工作滿一年即見習期滿一年時，通過辦理轉正定級手續之后，可獲得干部身份。然而，很多全日制普通高校畢業生由于種種原因將檔案存進街道，導致干部身份丟失，影響自己的職業生涯。
2 高校畢業生人事檔案管理中存在的問題
(1)畢業生對人事檔案的重視程度不夠。一些畢業生認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，另一些就業于私營企業、民營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生，更是“遺忘”了自己的檔案，懷著一種要不要檔案無所謂的態度。這種對人事檔案重要性的欠缺認識，勢必會影響人事檔案在人才資源開發中所起的作用。
(2)檔案管理不規范。管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度;另外管檔人員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，對接收到的畢業生檔案，只是按學校或接收時間不同在原檔案袋上直接編號，這些不規范的操作導致了檔案內容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率，更談不上為畢業生提供優質服務了。
(3)檔案管理人員素質有待提高。目前檔案管理人員比較保守，缺乏創新意識，在用新方法、新技術管理檔案方面還缺乏新思路。作為當代檔案職業管理人員，不僅應具備傳統技能，還要具有信息技能。特別要加強計算機應用能力的學習，為檔案現代化管理提供準確快捷服務。
3 高校畢業生人事檔案管理的對策
為使畢業生人事檔案管理工作在新形勢下發揮更大的作用，為廣大的畢業生提供高效、優質的服務，畢業生人事檔案管理部門應從以下幾方面入手:
(1)規范高校學生人事檔案管理制度，提高大學生人事檔案管理和服務質量，強化對畢業生的檔案觀念教育。高校必須對學生人事檔案的價值重新定位，重視學生人事檔案的建檔質量，加強畢業生人事檔案管理，嚴格按照相關規定及時將畢業生檔案送達學生就業單位，暫未就業的要及時向相關人才服務機構送達，杜絕隨意擱置。各高校要加強對畢業生的檔案意識教育，樹立起重視個人檔案、保護自身利益的觀念。
(2)創新管理模式，實現現代化的檔案管理。首先，要增強創新意識。在立卷制度上更新，在工作手段上改進。其次，要應用現代技術。加強現代化技術在檔案管理工作中的應用，提高管理效率和水平。目前，計算機已應用于人事檔案管理工作當中，信息技術的應用使得借閱歸還檔案的速度大大提高，在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷。
(3)采取措施實現高校畢業生人事檔案的動態管理。高校畢業生人事檔案動態管理，是指在檔案管理的生命周期內，注重管理活動的前后銜接和相互影響，體現全程與全方位的管理思想，強調管理過程的延續性和科學性，結合管理活動的各個環節，輔助現有信息技術，不斷進行檔案信息的挖掘與更新，從而使管理的全過程處于最佳的運行狀態，產生最佳的效果。高校畢業生人事檔案動態管理是系統論觀點和方法在檔案管理活動中的具體運用。應充分利用現有的信息技術，結合傳統的檔案管理流程，即在“收、管、用”的過程中合理靈活的運用動態管理模式，以期達到目標與過程的統一。
(4)加大人事工作力度，徹底解除畢業生的后顧之憂。隨著市場就業機制的實行，畢業生擇業時間進一步延長，根據這種情況，應加大為廣大畢業生實行人事的力度，使人事成為畢業生就業的有力保障。一是人事的范圍不斷擴大，在繼續做好“個人”的基礎上，積極向各高校聯系，宣傳人事政策，并制定對畢業生實行人事的優惠政策，對畢業生實行以學校為單位的“集體”;二是人事的內容進一步完善，對畢業生的干部身份、轉正定級、落戶手續、養老保險等方面實行全方位，徹底解除畢業生的后顧之憂。綜上所述，在新形勢下做好畢業生人事檔案管理工作，既是社會主義市場經濟發展的需要，也是我們人事人才工作者義不容辭的責任。
參考文獻
[1] 馬良生.檔案管理概論[M].合肥:安徽人民出版社.2003.
【關鍵詞】高校學生檔案 檔案管理 新思路 探討
【中圖分類號】G47 【文獻標識碼】A 【文章編號】1006-5962（2013）02（a）-0017-01
高校學生檔案是學生在校期間形成的，反映學生德、智、體及家庭政治、經濟狀況的個人信息材料；是學生在校學習、生活、成長的真實記錄，是學校考察、錄選、培養、教育學生過程中的第一手資料；也是大學生就業及今后各級組織和用人單位選撥、錄用、考核人才的重要依據。高校學生檔案管理是國家人事檔案的組成部分，也是學校常規管理的重要組成部分。如何做好高校學生檔案管理工作，既是一個老生常談的問題，又是一個值得研究的課題。筆者通過調查和文獻查閱，對高校學生檔案管理工作的新思路進行分析和探討，提出自己的觀點，以期和大家共享交流，為全面做好這項工作盡一份力量。
1、高校學生檔案的重要性
目前，在市場經濟條件下，隨著人事制度改革的深化，工作崗位與人事檔案之間的依附關系逐漸減弱，因此大部分的高校畢業生認為，在商業社會中，用人單位不會太重視個人檔案，而是更重視當前個人的表現，只要能順利完成工作，用人單位不會關注檔案的。殊不知，忽視個人檔案會產生許多消極影響。
第一，影響個人利益。
有了檔案，就可以享受相關的勞動、人事、社會等的保障服務。不管是在原來單位供職的人員，還是辭職后另找工作崗位者，在領取失業金、辦理社會保險時，個人檔案記錄的職務、待遇、工齡、工資、社會保障年限等這些都是重要的依據。
第二，影響畢業生轉正定級和工齡計算。
許多畢業生找到工作后仍然是學生身份，從而影響了自己的轉正定級，也影響到工齡和退休金的計算。
第三，耽誤職稱評定和工作調轉。
有些畢業生的檔案既沒有提交單位，也并沒有存在政府指定的人才服務中心，職稱評定就會因手續的不全而受影響；有些人雖然在畢業后，把檔案存到了人才服務機構，但又沒有及時辦理就業手續，等到過了幾年調動工作的時候，才發現需要辦理參加工作后的所有手續，并要在轉正定級后才能正式調動。
第四，導致留學人員保險斷檔。
現在自費出國留學人數不斷在增加，但是，當眾多學子海外深造歸來、大展宏圖之時，卻發現由于人事檔案存放不當，自己無意間居然做了幾年的“無業人員”，給之后的工作帶來了諸多不便。
2、高校畢業生學生檔案管理中存在許多問題
2.1 畢業生對自己的檔案重視程度不夠
大部分的畢業生認為人事檔案“沒什么用了”，對人事檔案重要性的欠缺認識，不僅阻礙畢業生未來的職業發展，更影響人事檔案在人才資源開發利用中所起的作用。
2.2 檔案管理不規范
檔案管理部門沒有形成自己的實施細則和制度，另外，管理檔案人員在管理上流于形式，僅充當檔案保管員的角色，對學生檔案進行不規范的操作導致檔案內容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率。
2.3 檔案管理人員素質有待提高
目前檔案管理人員缺乏創新意識，不會或者不懂得使用新方法（比如利用現代化信息技術和計算機網絡技術等知識）、新思路管理檔案。
3、創新高校畢業生檔案管理的新思路
3.1 從思想上高度重視
采取多種途徑，增強檔案管理意識，要充分認識檔案的重要性，提高檔案工作的地位和作用，認識檔案工作給社會、給學校帶來的效益，從而使各級領導、師生員工提高對檔案管理工作的認識，使大家知道檔案工作不是可做可不做的，而是應該認認真真、扎扎實實、規范完整的做精、做好。
3.2 從檔案管理的基礎工作做起，保證檔案的完整性
第一，重視學生人事檔案的建檔質量，加強畢業生人事檔案管理，嚴格按照相關規定及時將畢業生檔案送達學生就業單位或相關人才服務機構。第二，創新管理模式，配備高素質的管理人員，實現現代化的檔案管理。隨著計算機網絡技術的廣泛應用，檔案的載體也多元化，諸如光盤、音像帶、錄音帶、圖片等等都需要在很好的環境條件下保管。因此要加大對檔案基礎設施建設的投入，建設多元化、高標準的檔案館和資料室。同時要配備必需的計算機、照相機、打印機、裝訂機等辦公設施、真正做到日常辦公有場所、收集整理有工具，存放檔案有庫房、查閱利用有保證。面對快速發展的科技創新時代，新的技術不斷涌現，要求檔案管理工作人員，除了有很好的政治素質外，還必須掌握多學科多領域的知識與技能，精通檔案專業知識并能掌握現代高科技知識，辦事效率高，能靈活運用電子計算機和光盤刻錄技術。因此學校要把那些政治強、作風好、業務精的同志選調到檔案管理崗位上，發揮其才智，管理好人事檔案。
3.3 建立畢業生信息反饋檔案
此措施可以為在校畢業生提供就業的相關信息，一個是間接的反映當前社會對大學生在知識、品德、專業技能以及心理等方面的具體要求，是高校學生能夠根據這些信息對自己進行有意識的設計，使自己適應社會的需要。二是諸如用人單位的用人條件等直接信息。學校可以根據這些信息調整自己的教學計劃，使培養出來的學生更加適應市場的需求。
3.4 加大學生檔案的信息化建設
當前，隨著計算機技術的日益發展，招生、培養和就業的一體化網絡管理機制已經成熟。因此學生檔案的管理要進一步信息化，這不僅可以提高工作效率，而且可以使檔案管理更加科學、有序，可以采取紙質和電子檔案相結合的形式來管理學生檔案。
【關鍵詞】高校學生 檔案 管理
建好高校學生檔案，做好學生檔案管理工作，為畢業生就業提供服務，具有重要作用和意義。二十一世紀，知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強。如何做好新時期畢業生檔案管理工作就成為一項重要任務。
一、目前學生檔案管理中存在的問題
真正能證明畢業生學習經歷的就是檔案，學生生檔案是人才信息的重要載體，準確、齊全、完整的畢業生檔案，歷史全面地記載著畢業生的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映畢業生綜合素質的最重要依據。但是就目前學生檔案管理工作來看，還存在不少問題，主要表現在：
㈠隊伍建設
高校學生檔案工作作為高校學生管理工作的一部分，管理隊伍建設還未引起足夠重視，此項工作多由管理人員兼管，由于管理人員事情多，任務重，沒有充足的時間管理好檔案。
㈡檔案管理不規范
檔案管理部門沒有形成自己的實施細則和制度，在執行過程中也存在不嚴格現象。學生檔案多數分散在各院系管理，達不到集中統一、規范管理的要求。學生入校檔案入柜，直到畢業前才將檔案取出，把新材料突擊歸入檔案。這樣就會出現檔案不規范、不統一、把關不嚴、移交手續不規范，嚴重影響學生檔案質量。同時，導致了檔案內容不全、管理混亂等問題，影響了檔案管理工作的嚴肅性，降低了檔案工作效率，更談不上為學生提供優質服務了。
㈢檔案管理手段落后
目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于一些簡單的檢索管理，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。
㈣畢業生對檔案的重視程度不夠
隨著市場經濟的發展，工作中心的轉移，組織人事政審工作相對減少，一些畢業生就認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，許多大學生畢業后，不一定馬上就業，也有的畢業生就業后，就業的單位不能夠接收檔案，或者不愿意接收檔案，還有許多畢業生不知道自己會不會長期留在單位中工作，等等，由于這一類的原因，加上主觀上對檔案的不重視，所以，每年越來越多的畢業生對檔案隨意處置，或放在學校置之不理；或自己拿著，變成無法接收的“口袋檔案”；或者轉到人才，但不定期繳費；更有甚者，檔案不知去向。其不知將來政審、調資、出據證明、職稱晉升、辦理社保、事業單位和國有企業招聘考試以及各地方對大學生的優惠政策等均要以檔案材料為依據。這種對人事檔案重要性的欠缺認識，勢必會影響人事檔案在人才資源開發中所起的作用。所以，未雨綢繆，大學畢業后，無論工作的情況如何，要先把個人檔案的事情處理好。
㈤地區性政策限制。有些地區的人事機構不接收非本地戶口的畢業生檔案，使一些在當地就業的學生不知道檔案該存放到哪里，為他們帶來了后顧之憂。
二、做好新時期學生檔案管理工作的思路及對策
從上述問題來看，目前畢業生人事檔案管理工作已遠跟不上社會主義市場經濟發展的步伐。為使畢業生人事檔案管理工作在新形勢下發揮更大的作用，為廣大畢業生提供高效、優質的服務，畢業生人事檔案管理部門應增強創新意識，更新工作方式，提高工作效率。具體應從以下幾方面入手：
㈠提高學生對檔案工作重要性的認識
一是加強宣傳力度，提高學生對其人事檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業生宣傳有關人事檔案的管理知識，要讓廣大學生生充分認識到，學生檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業生綜合素質的一個重要方面，是企業或用人單位選賢舉能的重要依據，是對畢業生本人進行定位的重要參考，即使不設人事檔案的企業、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。
二是加強自身學習，提高管檔人員素質。新時期人事工作面臨許多新問題，同時也給檔案管理工作提出了更高的要求。管檔人員要充分認識到學生檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，開發、管理和利用好畢業生人事檔案這一信息資源。
㈡加強檔案管理工作的科學規范化管理
一、要有專人負責檔案管理工作，尤其是在人員變動時要做好檔案的交接工作，以保持檔案工作的連續性，建立專門的畢業生人事檔案庫，實行科學、規范的管理。
二、對于新接收的檔案要全面核實。對接收到的畢業生檔案應重新整理，如發現材料有缺失或相關內容不符，應及時通知學生本人。整理后應注明檔案內容，并做好檔案登記工作，裝訂成冊。建立多種檢索方式，便于查找與利用。
三要及時完善檔案內容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》文件精神，結合相應的制度，將學生在校期間的材料及時歸檔，包括成績單、鑒定表、畢業生登記表以及能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，了解其近期經歷，將其培訓進修登記、科研成果、等新記錄補充進檔案內容，準確、客觀地反映畢業生的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值。
（三）創新檔案管理模式，實現現代化管理。
隨著高校擴招，學生檔案材料越來越多，量越來越大，目前落后的手工管理方式與現代化的高等教育快速發展相比，已越來越不適應。高校學生檔案管理工作應該不斷適應科技快速發展的趨勢，提高現代化管理水平，充分利用信息化、網絡化等先進技術，來提高檔案管理工作的效率。
綜上所述，在新時期做好高校學生檔案管理工作，既是社會主義市場經濟發展的需要，也是我們義不容辭的責任。
參考文獻
[1]傅榮校，檔案管理現代化.浙江大學出版社
[2]楊國祥，檔案管理學.機械工業出版社；第1版
一、大學生檔案管理的現狀及問題
大學生檔案對于高校畢業生來說非常重要，它反映了大學生在校期間的重要信息。大學生在校期間檔案又被稱為學籍檔案，當他們畢業后將轉化為人事檔案。人事檔案相比于學籍檔案，涵蓋內容更加廣泛，不僅有在校期間的記錄，也包含著就業協議書、就業報到證等重要內容。一般情況下，大學生畢業后，檔案將轉入畢業生就業單位的人力資源部，或委托所在地的人力資源中心等機構托管。盡管大學生檔案管理具有非常重要的意義，但還是存在許多問題。首先，大學生本人缺乏對個人檔案重要性的認識。畢業后學校把檔案直接發到本人所簽約單位或者委托人事檔案管理部門，而大學生本人卻從來未去這些部門報到過，導致這些部門無法核實信息后進行存檔。往往在過去了幾年甚至十幾年后需要時才想到去查閱，導致檔案存放地點不明確，沒有相關手續查閱自己的檔案，更嚴重的是多年的業績、成果等有價值的資料都無法續存在個人檔案中，以至于影響到職位晉級、社保繳納、工齡計算、退休工資等等。其次，檔案內容不規范，無法統一管理。主要表現檔案材料收集不全，如畢業生登記表無本人簽名，甚至有的沒有學校公章。學生成績單沒有教務部門的蓋章，甚至有些檔案使用的是復印件，形成的檔案材料沒有標明日期，無法排序，有的缺少報到證。總之，大學生檔案內容五花八門，各學校沒有統一的規范，材料類型繁多，有價值的材料不夠豐富和全面。由于很多用人單位非常看中大學畢業生的個人素養，而在大學生檔案中，缺乏大學生道德操守以及相關創新能力的證明，這不僅不能全面反映大學生的素質和水平，也影響著大學畢業生走向工作崗位后升職加薪等個人利益。最后，管理方法陳舊。在大學生檔案管理的過程中，工作人員沒有充分地意識到先進的管理方法的重要作用，依然采用傳統的大學生檔案管理方式，這就導致大學生檔案管理工作效率不高。隨著大學生擴招規模的越來越大，大學生檔案管理所要管理的檔案數量的增加，大學生檔案管理的工作效率亟待需要提高。負責檔案管理的人員用的還是老思路、老方法，這些人不具備檔案管理的新知識，往往還會出現不知道哪些材料應該歸檔、應該蓋哪種類型的公章等基本問題，造成人事檔案出現嚴重的質量問題。
二、解決問題的對策
1.1硬件的配置
(1)電腦的中央處理器CPU它的更新換代非常快,從單核、雙核、四核到六核,每年都會有新品牌問世,從長遠考慮,學籍管理應選有四核的CPU。(2)內存容量一般電腦內部有四個內存槽,一個內存條有1G、2G、4G、6G內存,四個槽插滿可高達到24G。學籍管理對內存要求不是很高,但是內存越大運行速度越快。鑒于此,選用4G比較合適。(3)硬盤大小目前硬盤容量的配置越來越大,已經達到1000G以上,滿足學籍管理的操作需求綽綽有余。如500G的硬盤運用于學籍管理足能勝任了。
1.2軟件要求
對于學籍管理,除了Window系列的基本操作系統,只須在電腦中安裝MicrosoftWord、MicrosoftExcel(簡體中文辦公軟件)和Foxbase(數據庫軟件)二個應用程序,即可滿足需要。
2將學籍管理和電腦有機結合,發揮電腦優勢
目前,各高校已經在電腦中建立了一個學籍檔案文件,取名為高校代碼+Xj-dangan.dbf。實際操作中,發現有如下優點:
2.1體積小,容量大
檔案材料可儲存于電腦硬盤、U盤、光盤、移動硬盤等。通常大多數采用U盤,一個小小的電器容量很大,足以容納一冊冊厚厚的檔案材料。較之傳統做法,大大減少了檔案柜、檔案盒的數量,節約了檔案室庫房的使用面積,也儉省了人力和物力。
2.2速度快,易查找
電腦的運算速度快是眾所周知的,原來查找一個學生情況,要占用大量時間,現在只需要幾秒鐘。如查找一位“2013屆學生姓名ABC,學號1300001”的資料。只需啟動電腦,插入U盤,打開高校代碼+Xj-dangan.dbf文件,然后輸入Find(電腦搜索查找功能)ABC或者輸入其學號,ABC的所有材料即被顯示在屏幕上。據史料統計,電腦的速度是人工的萬倍。
2.3圖文全,功能多
電腦已將文字和圖像結合在一起。它將學生的照片電子版也保存在硬盤中,用人單位無需與學生見面就能一睹其面貌。此外,電腦除靜止圖像外,還可存放視頻圖像,比起單純的照片更加真實形像。
2.4便統計,利修改
用電腦統計和更改錯誤非常方便。如:統計2013年以前畢業的安徽省的男生有多少名,用人工很難統計,而用電腦只需輸入“Countfor籍貫＝安徽性別＝男”,結果很快出來。又如:將以前“社區醫學”專業，現在改名為“臨床醫學”專業,用人工幾乎無法辦到,而電腦只需輸入“社區醫學”替換成“臨床醫學”。這樣不僅優化了工作程序,也大大提高了工作效率。
2.5字工整,質量高
電腦可以打印出各種字體,并像字帖上一樣的標準,不會發生因為工作人員字寫得別人無法辨認而貽誤工作。再比如,一份很長的材料,原來工作人員需要耗費大量時間謄抄,現在運用電腦打印,無論是速度還是質量,都是人工無可比擬的。（本文來自于《科技創業家》雜志。《科技創業家》雜志簡介詳見。）
3學籍管理的發展方向
【關鍵詞】高校畢業生；擇業期；就業服務
近年來高校招生規模不斷擴大，畢業生就業人數也逐年增加，就業壓力也越來越大。隨著高校畢業生就業制度改革的不斷深入，給高校畢業生就業工作者帶來了機遇和挑戰。如何做好畢業生就業工作，提高就業率，不但是高校的重要工作，也是全社會廣泛關注的熱點和焦點。在高校畢業生整個就業過程中，每一個環節的都至關重要，尤其是畢業生離校后，尚在擇業期內的就業服務，更是不可忽視的一項重要工作。
一、新時期高校畢業生“擇業期”認識
1.擇業期概述
擇業期有廣義和狹義之分。廣義的擇業期是指畢業生通過各種手段和途徑，獲取有效的用人信息后與用人單位達成就業合同或就業意向，并最終順利就業的過程和時間;狹義的擇業期是指高校畢業生通過雙向選擇、自主擇業在政府規定的時間內辦理就業報到手續的期限。
本文所論述的擇業期主要是指狹義的擇業期。在2001年以前，國家有關政策規定高校畢業生的擇業期為半年，即畢業后半年之內為選擇就業的期限；從2002年起，高校畢業生就業期限延長為畢業后兩年,即在兩年內，畢業生可通過雙向選擇與用人單位達成就業意向、簽訂就業協議、辦理就業手續，學校仍為畢業生提供有關的就業服務。
2.擇業期延長的意義
擇業期延長后不但給畢業生就業帶來了機會，同時也給用人單位選擇人才帶來了方便，它的優勢表現在：
（1）促進畢業生全方位、大范圍就業，拓寬了人才流動的渠道
高校畢業生的擇業期延長為兩年，使畢業生在選擇工作單位時可以認真思考、慎重選擇，且可以不受地域的限制，更理性、更從容地擇業、就業，減少了學生因戶籍限制違心地與某些單位簽訂“就業協議”的被動局面。并且為高校畢業生提供了充裕的擇業時間，滿足了個人的就業選擇，發揮了個人的特長優勢，保證了用人單位對人才的需求，拓寬了人才流動的渠道。
（2）促進畢業生對社會的適應，牢牢把握就業方向
剛走出校門的畢業生，對自己的認識、對社會的了解往往有一定的局限性，好高騖遠、功利思想也往往使畢業生缺乏主見、隨波逐流、盲目從眾、草率簽約、繼而違約，使畢業生在就業過程中經歷風風雨雨、曲折坎坷。擇業期的延長，給畢業生提供了了解社會，重新認識自我的時間和機會，從而使他們從實際出發，實事求是，比較準確的把握就業方向和目標。
（3）促進畢業生對社會的了解，有利于自主創業
畢業生通過兩年充足擇業期的歷練，在多次的雙向選擇、自主擇業中，不斷思考轉變自己的就業觀念、重新審視人生追求，價值體現的方方面面，從而順應社會需求的發展，努力開拓出就業的天地，找到準確的位置，有利于促進就業和自主創業的實踐活動。
國家規定通過延長擇業期為兩年的辦法和對戶籍、檔案管理的寬松政策，還有力的促進高校畢業生多領域、跨行業、廣地域的就業，對高校畢業生就業起到推動作用，也是對高校畢業生就業制度在適應市場經濟條件下不斷改革和自我完善的有力促進。
二、擇業期間就業工作存在問題分析
畢業生就業制度的改革給大學生和用人單位帶來好處的同時，也帶來一些新問題需要不斷探索和解決。主要如下：
1.離校后畢業生管理困難
二年的擇業期，對畢業生來講瞬間即過，但是在這短短的兩年中，學校對已經離校的畢業生進行管理，困難重重。
一是畢業生不認真了解就業政策和就業規定，一旦離開學校就像魚兒游進了大海，不管就業期滿與否，任憑學校按照本人留下的聯系方式頻繁與其聯系，就是不予理睬。即便留下的通訊方式發生改變也不按照事先約定通知學校，更不主動與學校聯系，結果學校既無法為其提供就業信息，也無法在擇業期滿后辦理有關手續；二是畢業生已經進入社會，而戶籍、檔案暫保留在學校，人和戶口分離，學校無法掌握畢業生在社會上的一切行為動向，一旦發生違法違紀行為，難以處理，給社會治安和穩定帶來隱患；三是畢業生黨員處于無組織管理，支部會、生活會、黨費收繳、預備黨員轉正均因畢業生處無定所難于管理。
2.管理離校畢業生需增加成本
有關文件政策規定，畢業生可將戶口、檔案暫時留在學校，學校免費為其保管。由于就業制度的改革，學校在同一時期要負責四屆畢業生的就業工作，工作量大，范圍廣使現有的專職人員以廢寢忘食、夜以繼日、加班加點的工作方式努力完成這一任務。以2006年當年為例，在這一年中，就業工作部門不但要做好06年應屆生的就業工作，而且還要做好04屆畢業生擇業期滿的手續辦理和05屆尚在擇業期內畢業生日常就業手續的辦理工作，同時還要準備07屆畢業生就業的前期工作。除此之外，未轉出的戶口、檔案逐年增多，就需要管理人員、存放場地和機具隨之增加、擴大和添置，同時經費支出增加，經濟負擔加重。再者為了給畢業生提供信息服務，通訊費用也是不斷增加和超支，從而使學校的教育成本增加。
3.權力有限，全面服務困難
為畢業生提供就業服務是高校義不容辭的職責和義務，在就業服務方面，盡管學校采取了多種措施力爭為畢業生提供就業服務，但是客觀存在的實際情況和管理困難確實讓就業工作人員力不從心。如畢業生需要辦理出國手續、開具人事方面的介紹信、婚育證明、戶籍證明、住房證明、保險等等，由于學校不具備有關資質，因此難以為畢業生提供全面的服務，很是無奈。
4.跳槽頻繁，信譽降低
兩年的擇業期，使畢業生有了充裕的時間選擇就業單位，同時也使一部分畢業生有機會頻繁跳槽，甚至違約、毀約情況時有發生，造成誠信度下降，影響學校形象，降低社會聲譽。另外頻繁跳槽對穩定畢業生就業情緒、幫助進行正確就業選擇，審視就業前景受到一定影響。
三、擇業期間畢業生就業工作之建議
擇業期間畢業生就業工作復雜多變，任重道遠，需要長時間不懈地服務，現就進一步做好這項工作提出以下建議：
1.全員參與，齊抓共管
高校畢業生就業工作并非單純是就業主管部門的工作，它是學校重要的工作之一，是一項系統工程，涉及到高校的方方面面。根據上級主管部門對就業工作實行“四化”（全員化、全程化、專業化、信息化）的要求，首先就業服務工作要全員參與，齊抓共管，加強責任感和服務意識，以學生為本，事事處處為他們著想，設身處地為他們服務；其次要做好就業指導工作，擇業期的延長，增加了就業指導的工作量，面對不同情況的幾屆畢業生，幫助他們盡快就業，除了為他們做好服務外，還要做好就業指導。就業指導要從大學生入校時開始，針對不同年級、不同專業、不同特點的大學生采取不同的就業指導。尤其是要發揮輔導員、班主任的優勢，使大學生盡早的熟知就業政策、了解就業信息，掌握就業技巧，懂得就業程序，轉變就業觀念，認真擇業、就業。
2.工作重心下移，加快信息化建設
盡管目前畢業生就業政策很寬松，就業時間也比較充裕，但是畢業生就業工作戰線拉的太長，要真正做好此項工作，領導重視，措施得力，管理規范是一方面。但是鑒于高校的實際情況，做好畢業生的就業工作除了學校專門的就業機構外，二級學院也應建立專門的就業機構，有專人負責此項工作，使就業工作的重心下移，以利于充分調動和發揮全員的積極性，集思廣益，做好就業服務，從而保持就業工作的連續性和穩定性。同時要有嚴格的工作程序和規范管理，定標量化，責任到人，與畢業生保持密切聯系，隨時幫助他們就業。
學校要加大投入，盡快建立就業信息化系統，構建就業網站聯盟，實現遠程網上招聘、網上面試，方便畢業生雙向選擇和就業。
3.充分發揮地市人事部門的作用
根據近些年畢業生的實際就業情況，就業去向大部分在地市以下基層單位，即使畢業生將戶口、檔案暫留學校兩年后，最終還是回到生源地就業。因此建議上級主管部門在畢業之際將畢業生派回生源所在地人事部門人才中心（已經落實單位的除外），依據畢業生落實單位情況再辦理有關手續。這樣既避免了畢業生辦理就業手續來回奔波的麻煩，也減輕了畢業生的經濟負擔，同時方便了對畢業生就業情況的調查統計，另外還能及時掌握畢業生未就業情況，及時進行失業登記，解決畢業生的生活困難，為畢業生提供更全面的服務，保障社會穩定。
