發布時間：2022-07-21 15:35:33
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帳務處理軟件建帳是指軟件在正式投入使用之前所做的初始設置。在建帳之前，會計科目還沒有設立，前期各科目的余額和發生額也無法輸入，所以建帳是帳務處理軟件正式使用之前必經的首要步驟。系統軟件的初始化也是帳務軟件使用中一次性的工作，系統初始化過程中設定的會計科目代碼結構及一些參數在結束建帳后即無法修改，系統初始化的質量對帳務軟件的質量和工作的效率將產生直接的影響，所以系統軟件的初始化設置也是非常重要的。實際工作中，有不少會計軟件用戶因為初始化的不恰當而嚴重影響了系統的使用效率和質量。目前出版的有關會計電算化的書籍大多數只介紹會計軟件設計的程序語言、程序結構及編寫原理等，對會計軟件系統初始化很少涉及。本文從初始數據收集、編碼設置、數據裝入、環境設定等幾個方面談談系統初始化。
一、數據收集
系統初始化需要收集手工帳中的會計科目和各科目的余額，如從年度中間開始建帳還需要收集各科目的累計發生額、年初余額。所以需預先從手工帳中整理出各級科目的名稱、層次、余額、發生額。在此要注意完整地收集最底層明細科目的余額、發生額，避免遺漏，以保證初始化時輸入的數據的準確、順利。
二、編碼設置
帳務系統中廣泛應用代碼，在此主要介紹科目代碼的設置。建帳時要將收集到的會計科目加入帳務系統，建立帳務系統的會計科目體系。在電算化帳務系統中除了象手工帳務一樣要使用會計科目外，還要為每一個會計科目加入一個編碼。會計科目編碼通常用阿拉伯數字編制，采用群碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數段，每一段設有固定的位數表示不同層次的會計科目。如第一段表示總帳科目，第二段表示二級明細科目，第三段表示三級明細科目。在設定科目編碼時需要重點注意以下問題：
（一）系統性
財政部已制定的各行業會計制度中都系統地給出了總帳科目及少量二級科目的名稱和科目編碼。在設定總帳科目編碼時必須符合財政部門制定的會計制度中的有關規定，設立明細科目編碼除會計制度有規定的以外，可按上級主管部門和本單位的管理要求設定，以保證科目代碼的系統性和統一性。
（二）一義性
要保證每一個代碼對應于一個會計科目，既不允許出現重復的科目編碼又不允許出現同名的會計科目，但如果同名的明細科目分屬不同的上級科目，則可以被系統接受而不認為是同名的會計科目。
（三）簡潔性
在滿足管理要求和適合計算機處理的的前提下，力求代碼簡單明了、位數越短越好，既便于記憶又能提高輸入憑證的速度。
（四）可擴展性
會計科目體系一經設定，其代碼結構就無法改變。修改結構只能通過重新建帳實現，而重新建帳將丟失已輸入的所有初始化數據和已輸入的憑證資料。因此在設計代碼時一定要充分考慮各方面的要求。總帳科目編碼長度由所選會計制度來決定通常為3～4位，而確定某一級明細科目的代碼長度通常是以上級科目中所含明細科目最大可能達到的個數來確定的，以二級明細科目為例，總帳科目為其上級科目，銀行存款、應收帳款、銷售收入、管理費用等總帳科目都有二級明細科目，銀行存款通常以開戶銀行及帳號為明細科目，少則二三個，多則二三十個，銷售收入、管理費用等科目下設的二級明細科目一般都不會超過九十九個，兩位長的代碼應能滿足以后添加同級科目的需求，而應收帳款等往來科目通常以客戶或單位為來設置明細科目，明細科目的數量不同單位差異很大，少則幾十個，多則成百上千，兩位碼長難以滿足要求，要增至三位甚至更長，由于同級科目必須使用等長的科目編碼，其他總帳科目下的二級科目也要使用三位或更長的科目編碼。如果設定的分段代碼位數較長而絕大多數上級科目所包含的明細科目個數不多時，其他科目的憑證輸入速度勢必會受到影響，與簡潔性相矛盾。為了解決這一矛盾，可將明細科目先分類，按分類設置二級科目，然后再設置下級明細科目，如應收帳款總帳科目下先按客戶所屬地區分類，設置二級明細科目，然后再按客戶名設置三級明細科目。更理想的解決方案是應用往來客戶輔助核算，目前的商品化會計軟件通常都提供了這一功能。因輔助核算中的項目代碼與會計科目的代碼完全獨立，自成體系，項目代碼只與其關聯會計科目如前述應收帳款等往來科目相關，不影響其他科目的代碼設定，與科目代碼的位數無關，非常便于擴充。如選用了輔助核算功能，在科目代碼設置之后，還要設置輔助項目代碼及名稱。如果單位的會計業務，特別是貨幣資金涉及外幣，在建立科目體系時還要將外幣考慮進去。會計軟件中提供了復幣核算的功能，在系統初始化時必須將外幣資料輸入系統，這些資料包括：外幣代碼、外幣名稱、與本位幣的匯率等。
三、數據輸入
完成上一步工作后，即可將各科目余額輸入系統。帳務系統在一月份啟用時只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。如帳務系統在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和一月到啟用帳務系統之前各月的累計發生額，這是為會計報表所準備的數據，如不輸入累計發生額，由于會計數據缺乏連續性，在以后的查詢及報表中如需要全年累計發生額，系統將無法提供正確的數據。在實際操作中大部分會計軟件都提供了簡化操作的方法，即只需輸入最底層明細科目的年初余額和累計發生額，期初余額和各上級科目的年初余額、累計發生額、期初余額則由計算機自動匯總。如果設立了輔助核算項目，各輔助核算項目的年初余額和累計發生額也需在初始化時輸入。余額輸入完成后，計算機能檢測余額是否平衡。在確認各項余額輸入無誤后，即可結束建帳，固化余額，避免以后對初始余額的錯誤修改。
四、記帳憑證類型最好只設一種通用格式
查帳是會計人員日常工作的一個重要部分，在手工操作時用分類記帳憑證來處理會計業務，分別裝訂整理記帳憑證，以便于憑證的管理和方便查帳。會計人員可以按常見分類方法分為收款憑證、付款憑證和轉帳憑證，也可根據單位的實際情況設定憑證類型。應當指出的是，記帳憑證分類不是一個必選項目，可以只用一種通用記帳憑證格式，即轉帳憑證。事實上，電算化后，查帳完全能通過計算機來快速實現，計算機的最顯著的特點就是速度快，恰好彌補了手工查帳的缺陷。再者，設置了憑證類型，增加了一個輸入項目，會影響憑證的輸入速度。又因各類憑證要各自獨立編號，憑證整理保管更為煩瑣。會計軟件提供記帳憑證類型設置功能更多的是為了適應會計人員手工記帳時的習慣。所以，電算化后，無須理會記帳憑證類型設置項。
五、初始化工作應注意的其他問題
完成以上操作后，即可進入日常的帳務處理，如輸入、修改、審核、打印記帳憑證、查帳、打印輸入帳簿等工作。但系統初始化時還應注意以下幾個問題：
（一）新增操作員要注意自行輸入密碼
系統會預設一個操作員，通常取名為SYSTEM或MANAGER之類，這也是系統中權限最高的系統管理員，正式啟用系統時應將該用戶名更改為系統管理員，并加上密碼。如需要上機操作的會計不只一個，則應增加操作員，并為每個用戶確定相應的權限，新增加的操作員的密碼須由新增操作員自行輸入，以便分清責任。
（二）要注意充分利用自動轉帳憑證功能
自動轉帳憑證設置雖不是一個必選項，但利用自動轉帳功能無疑能提供極大的便利。在單位的會計業務中，常有固定對應關系的記帳憑證，且其數據來源于已輸入系統的記帳憑證。如每月均需結轉的損益類科目，在月末所有收入、成本費用憑證輸入、登記入帳后，須匯總結轉至類似本年利潤一類的科目，自動轉帳憑證能自動匯總指定科目的發生額或余額并自動生成一張轉帳憑證。在使用該功能前須進行必要的參數設置，包括轉出科目和轉入科目，以及匯總數據的性質（余額、發生額），注意轉出科目可設置多個，但轉入科目只能設一個。
（三）設置報表時應注意根據用戶手冊中公式的格式正確設置取數公式
1.沒有正確的理解會計電算化。
1.1企業還沒有認識到會計電算化的重要性，會計電算化減少了手工會計操作的一些不必要的程序，企業的資金運作情況清晰的展現出來，使得企業管理者對資金采取有效地管理，促進單位經濟業務的發展。
1.2匆忙甩賬。企業有不正確的認識，就是將會計電算化徹底取代了手工記賬。
1.3由于手工會計操作人們掌握的更好，要想轉變人們長期以來的習慣是很難的。
2.軟件的應用不當。
2.1由于會計人員不夠熟悉流程對會計電算化利用的不夠好。
2.2企業對會計電算化的投入花費的不夠，部分功能沒有達到理想效果。
2.3會計軟件比較單一，知名度沒有達到理想高度。
2.4可操作性差。折射的信息有限。
3.缺乏專業化人員。會計電算化要求知曉計算機組織結構和會計組織結構，大部分會計人員的專業技能與所要求的程度仍舊有一定的差距的。有的企業會計人員對計算機知識了解的不夠多，出了錯誤極可能造成數據丟失。
二、會計軟件產生問題的根源
1.會計電算化的研發問題。一般分為單用戶檔次和多用戶檔次，多用戶檔次是指那些大型數據管理系統，他們開發起來比較復雜，價錢較為昂貴，但安全性較好。而單用戶檔次的數據系統是大眾化的，如FoxBASE、Access、Paradox等就屬這類，價格一般較便宜，整個系統也比較簡單，但它們先天就缺少多用戶數據庫所具有的許多優秀的特性，然而卻被我們許多企業購買或用來開發會計電算化軟件。
2.軟件開發者的能力問題。開發會計軟件大多都是計算機人員，對財務管理等方面的知識了解不夠多，致使會計軟件的更新不及時。應當大量造就優秀人才，既熟悉會計組織結構又通計算機組織結構。
三、面對產生的問題實施的策略
1.健全規章制度。政府部門應該意識到會計電算化對我國經濟發展的重要性，應該出臺相應的措施來建立和完善計算機保護方面的法律法規，制定相應的會計準則，普及會計理論和計算機網絡知識，使得企業自覺的遵守法律法規，實現會計與計算機網絡雙贏。
2.重視人才培養。企業必需要加強對會計電算化人才的造就，培育出一批優秀復合型人員，他們既要了解財務知識又要熟練掌握計算機知識，將兩者交織結合，對財務信息進行加工和剖析。要想培養這樣的人才就要在高等院校的教材中調整和普及會計電算化教學內容。其次，增強會計人員實訓，實施定期查核制。
四、會計電算化的發展方向
1.會計軟件被推廣。隨著信息技術的完善和成熟，會計電算化將普及到每一個企業，這種發展實質上是一種生產力的進步，將會大力推動我國經濟產業的發展。
2.信息處理和剖析規范化、全面化。我國高等院校為企業輸送了一批批復合型的先進人才，信息處理勢必朝著專業化、多元化的方向邁進。
3.電子商務。電子商務的普及和發展為企業的管理提供了廣闊的空間和可能，企業的業務處理活動都將在網上進行，財務內容將不再是傳統意義上的工作，由電子貨幣、電子現金、電子銀行來代替現實中的現金支票等。
我國會計電算化的總體發展趨勢經歷三個大的發展階段，即會計核算電算化；財會管理或企業管理的網絡化；決策支持的智能化。
1.1完全電算化完全電算化不僅是指手工會計的完全解放，還應是會計電算化與審計電算化的交叉融合才能真正實現會計管理信息化。電算化會計系統查詢功能的強弱、數據庫的標準化與開放性、是否保留處理過程和審計痕跡以及預留審計測試通道等對電算化審計系統的設計和實施影響很大。只有電算化會計和電算化審計達到相互交融，才能真正實現會計信息系統的完全電算化。
1.2完全網絡化財務和企業管理計算機化是會計電算化最有意義的戰略決戰階段，建立并實際運行以管理為重心的、網絡化的、完整的會計或企業管理信息系統將顯著提高企業財務管理水平，會計電算化長期的、隱含著的經濟效益和社會效益將大量地迸發出來，在這個階段將實現財會和企業管理現代化。此時會計電算化已融入到整個企業管理現代化的洪流之中，可稱其為會計及企業管理信息化、計算機化，同時這個階段的系統也必然是網絡化的。
1.3完全智能化會計電算化的高級發展階段是建立并實際運行會計或企業決策支持系統，這個階段是以管理為重心的會計信息系統或企業管理信息系統的自然進化或更高級的發展階段，像國外那樣用它來輔助解決那些數據不規范、變化因素多、具有不確定性的高級會計或企業管理決策問題。
2電算會計要體現的成本管理理念
系統的成本管理包括成本預測、計劃、決策、控制、分析和考核，強調成本預算（標準成本的確定）、成本控制與分析、責任成本管理等。系統成本管理涉及產品成本核算、成本中心會計、訂單和項目會計、獲利能力分析、利潤中心會計以及輔助管理決策的執行信息系統。成本中心會計包括標準成本的確定、標準成本與實際成本之間的差異對比、成本報告與分析。訂單和項目會計用于歸集某一訂單或項目的實際成本，并將其與計劃成本進行比較，以實現對訂單或項目的監控。獲利能力分析可以回答哪一類產品或市場會產生最好的效益，一份特定訂單的利潤是怎樣構成的等問題。
3電算會計系統要體現企業業務的整體管理
系統由于各不同模塊之間的數據傳遞而將整個系統連成了一個統一的整體，供應鏈上各個環節的信息高度集成，實時反映企業的運營狀況，為管理決策提供及時準確的信息，系統不僅反映貨幣計量信息，而且反映非貨幣信息；不僅強調信息的可靠性，而且強調信息的相關性和及時性。系統體現了先進的財務會計、管理會計和成本管理思想，能夠滿足信息使用者的多樣化信息需求。
4建立通用、統一的財務軟件模式
目前企業信息化建設的方向是實現對企業物流、資金流和信息流一體化、集成化的管理。財務軟件日益成為企業全面管理軟件中的財務管理模塊組成部分，所以，要求現有的財務軟件應有很好的融合理論與開發技術，能夠實現不同系統層次的數據轉換。要做到這一點，首先，應建立一個通用、統一的財務軟件模式。在該協議中應明確規定相同的數據接口或者規定公共的轉換接口，提高數據的標準接口技術，比如輸入、輸出數據庫名稱、格式、類型、字段名稱等，從而實現不同的數據可以相互轉換，進而被識別和接受，能夠在不同軟件系統下直接使用。其次，應由相關的財政組織部門協調各單位情況，提供一個適應大多數單位情況的會計電算化模式，各單位遵照執行，使各單位有共同的工作方式。在這方面政府應該投入資金像建立像會計制度一樣統一的軟件，建立國家電算會計軟件，將統一的制度和數據口徑統一在軟件之中。
5電算化會計管理制度的建立
管理制度是保證單位會計工作有序進行的重要措施，也是電算化會計工作成功的基礎。實行電算化會計后，會計核算工具與程序、會計數據與信息的表現形式、會計檔案的保管方式都發生了很大的變化，在制定電算化會計管理制度時，除了要遵守手工會計管理制度的基本原則外，還要考慮會計電算化系統的特點。電算化會計管理制度一般應包括如下內容是：①會計電算化崗位責任制。要根據自身單位會計工作的實際情況，企業管理結構、計算機系統操作、維護、開發的特點，劃分電算化會計崗位，明確系統內各類人員的職責與權限。②電算化會計操作管理制度。通過對系統操作的管理，保證系統正常進行，完成會計核算工作。③計算機硬件、軟件和數據管理制度。該項管理制度內容是做好計算機硬件、軟件和數據的維護，以保證電算化系統的正常進行。④電算化會計檔案管理制度。電算化會計檔案是以磁性介質或光盤存儲會計數據與信息的，具有磁性化和不可見的特點。應根據這些特點和手工會計條件下《會計檔案管理辦法》的要求，制定本單位會計檔案管理的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度，做到科學管理、安全保密、查找方便、嚴防損失。
6適應電子商務發展的要求
建立在網絡技術之上的電子商務廣義上指利用計算機網絡和各類電子工具進行的一切商業貿易活動。電子商務以其低成本、高效率等特征吸引著大多數企業，企業紛紛通過建立自己的網站或網絡服務公司，進行電子廣告、電子支付結算、電子銀行、網上咨詢等，以拓展商貿渠道，增加貿易機會。電算化會計就是要充分利用計算機及網絡技術，從不同的來源和渠道收集企業經營活動中的所產生會計數據、會計資料，按照經濟法規和會計制度的要求予以存儲、加工，并生成會計信息，向企業內外部各方面傳遞，以幫助信息使用者改進經營管理、加強財務決策和有效控制經濟活動。在網絡時代，為了適應電子商務發展的要求，電算化會計在實現其基本目標的基礎上，向著網絡財務、會計信息化的總趨勢發展。在發展的過程中，電算化會計逐步完善其網絡功能，①建立會計系統中心數據庫，增強會計數據的共享性。完善會計數據與互聯網絡的標準接口技術，實現業務數據的交換；②建立與開戶銀行之間網絡的寬帶連接，使企業的會計核算系統與銀行的賬戶管理形成影射，推進網上收支結算的安全性、可靠性；③建立電算化會計系統與其他業務系統之間數據交換標準，發揮電算化會計對經濟業務監督的適時性、有效性。
7小結
綜上所述，會計電算化是管理現代化和會計自身改革和發展的客觀需要，是時展的必然，21世紀是信息的社會，網絡的迅速發展要求實現會計電算化，以滿足現代企業管理的需要。所以，會計電算化向電算會計發展是一個必然，政府要引導企業消除一切影響會計電算化發展的不利因素，推進我國的會計電算化向更深層次發展。
（1）會計電算化的自動化的介入在一定程度上使得人與人之間的制約機制被打破了。（2）過于集中的會計電算化應用，讓手工記賬下的內部監控作用和賬簿體系完全不起作用。（3）會計電算化軟件中有“反記賬”“、反結賬”的功能，但這一功能在為財務核算帶來便利的同時，也讓財務系統和相關信息變得更不安全、可靠。（4）網絡信息化給人們的各項工作和生活帶來方便的同時，也讓各類不法分子開始利用計算機進行犯罪活動，財務系統也為此受到了影響。
2建立會計電算化內部控制的必要性
2.1防范企業經營風險
如今，很多企業都建立了電算化會計信息系統，自主研發相關的會計軟件，或向其他公司購買通用商品化會計軟件，這些軟件一般都得到了工商部門的認可，但是這些軟件還是良莠不齊的，存在很大的風險，不能完全的保證電算化會計信息系統在內部控制方面的安全性。
2.2適應互聯網時展趨勢
網絡是一個開放兼容的平臺，在這個平臺上除了在非正常情況下出現鏈接中斷以外，一般來講所有的信息都能夠被人們查找到，所以信息系統在這樣的情形下就變得很不安全，容易受到非法訪問、病毒、黑客的入侵。這種攻擊無論是來自系統內部還是外部，都會給被入侵方帶來極大的損失，因此，對會計電算化系統進行內部控制，建立健全這一機制的管理和建設非常必要。
2.3強化審計工作的需要
現代審計都是以系統為基礎的，也就是說審計人員要對會計系統的內部控制進行審查和評價，并設計相應的方案，制定抽查的范圍。傳統的手工會計系統在現在信息量巨大的新形勢下，已經越來越難以滿足企業經營的需要，利用電算化的會計系統能夠彌補單純采取人工核算的風險和影響，讓審核工作更嚴謹。
3加強和完善會計電算化的內部控制
企業會計電算化后，會計核算和會計管理的模式有了較大的改變，電子計算機能夠更快更準確的進行數據處理，會計的核算、審核變得更加便捷，核算的結果也更加的準確、可靠了，避免了因為人為疏忽而導致的誤差或損失。不過，又由于變化的潮流過快而致使原有的內部控制制度不能很快的適應這一變化，為了確保企業財產的安全，為了能夠提供完整的企業經營決策信息，讓企業內部控制制度更好的和電算化相結合，就要不斷的進行調整，以完善電算化的內部控制，為企業創造更高的效益。
3.1整章建制，實行電算化環境下的制度控制
企業要制定出手工會計信息中的各項規章制度進行整理，以充分適應需要。具體來說制度的內容包括：計算機管理制度和會計工作管理制度兩方面，制定的時候要將責任、權利和義務落實到具體的工作崗位和人員身上，加強對于會計人員崗位職責的同時實行效益工資制，既要規范會計人員的行為，也要充分的調動他們的積極性。會計主管派駐制將保證會計主管能獨立地行使管理權力，將權利和利益更有利于相關的部門進行有效監管，降低人為因素的干預，保證電算化會計內部制度的有序開展。
3.2業務程序標準化，嚴把會計核算控制質量關
在進行數據錄入的時候要對原始憑證進行嚴格的審查，如發現有不符合規定或不準確的數據，要進行及時的處理，并將有問題的業務匯報給上級部門，嚴格執行復核制度，確保用計算機進行財務處理的準確性。經過審核后的數據要由相關的部門或負責人蓋章、簽字，再由相應的人員進行歸檔備份。
3.3加強計算機硬件、軟件管理、重視技術控制
一方面，強化業務發生控制即程序檢查。通過電子計算機相關的會計程序來進行財務核算，更便于審核人員進行數據檢查和控制，提高業務執行的效率。另一方面，加強數據輸入、輸出控制。做到對憑證的審核、自制、輸入、傳遞、保管各環節全面控制。相關的數據只有經過部門的審核授權以后，才能夠進行輸入，并經有關的內部控制部門檢合，凡輸入的憑證均應經過復核。如果發現有不符合規定的數據，系統會提示相關的操作人員進行檢合和修改。為了確保會計數據資料的準確性和完整性，要安排專門的人員進行反復的核對。一旦發現有疏漏或重復的數據，要及時的進行重新審核錄入。最后，在進行數據通訊、處理控制的時候，要注意會計電算化信息系統需要應用多種技術進行操作，并根據實際的需要進行及時的調整和處理，以降低在數據傳輸時的失誤或外露，只有這樣才能保證其安全性、可靠性和準確性，保證財務系統的安全運行。
3.4加強系統安全與網絡的安全控制
加強系統安全控制首先要減少人為的影響和破壞，避免沒有得到授權的人員接觸財務系統。沒有權限的人員不能使用財務專用電腦，為了保證安全性，財務電腦要有使用權限設置，并設定登陸密碼。網絡安全指標包括數據保密、訪問控制、身份識別等。數據保密的方法如供銷碼核對、特征識別、存取權限等。還可以通過硬件加密、軟件狗或芯片加密的方式來提高會計系統的安全性，加強保密處理。對于一些意外情況，如斷電、病毒等突發狀況，要預先采取相應的措施，避免因為這些意外導致數據丟失或損壞。例如：可以在其他硬盤或計算上對數據做一個備份，也可以由相關的操作人員定期進行自主備份，但是這一過程要嚴格的進行把控，不允許非權限的人員進行數據的接觸、轉移、拷貝。
3.5提高會計人員素質
需要不斷的對會計從業人員進行必要的培訓和指導，以提高他們的專業技能和業務素質。要在進行系統運行前開展人員的培訓，除了一些技術層面的操作培訓以外，還要進一步的讓會計從業人員學會應用電子計算機進行會計信息處理，包括了解系統投入運行后新的內部控制制度、計算機會計系統運行后的新的憑證流轉程序、利用計算機會計系統得到更準確的會計信息等。
4結束語
財務分析（1）業務財務會計財務分析系統菜單基礎設置預算初始預算類型：選擇“精細預算”。（2）預算數項目預算，做項目預算設置（見圖1）。（3）編制項目預算數，錄入部門預算金額。第三步：設置部門預算控制業務財務會計總賬設置選項憑證：不勾選“超預算允許保存”選項，勾選“預算控制”選項（此處預算類型默認“精細型預算控制”）。第四步：業務處理（1）當經費下達時，填制一張反映下達部門預算總額的憑證借：計劃支出——預算總額330000貸：計劃支出——預算明細（銷售科）150000計劃支出——預算明細（采購科）180000（2）相關后續經濟業務發生時，凡是涉及預算控制部門的費用，在做正常費用支出的同時，做一筆計劃支出的分錄，即借記：銷售費用等，貸記銀行存款等；借記：計劃支出——預算總額，貸記計劃支出——預算明細。假如一筆經濟業務：支付產品廣告費20萬元。當錄入憑證，“計劃支出——預算明細”科目錄入20萬元（超過預算額度15萬元）時，系統就會自動提示超預算數（見圖4），憑證將不能成功錄入，這對操作者（制單人）是一個警示，從而對部門經費進行有效的控制。
2探究備查核算
以本次國培項目里相關業務為例。針對“主營業務收入”等會計科目設置項目核算（華泰A、B型機床，奔騰電路板），填制憑證時只能填寫金額，而不能體現單位數量等信息的缺憾，我們可以探索同時再設置華泰A、B型機床的備查賬。具體步驟如下。首先，打開自定義表結構界面增行；然后依次增加產品名稱、單位、數量、單價、金額等；接著進入設置基礎檔案財務備查科目設置選擇科目“主營業務收入”；然后把產品名稱、單位、數量、單價、金額選到右邊確定為已選項目；最后，以實訓材料里“2014年1月16日，向四川綿陽機械廠銷售A、B機床”的業務為例填制記賬憑證。因為之前已將“主營業務收入”科目設置為項目核算，憑證錄到“主營業務收入”時系統會要求輔助項錄入，選擇“華泰A型機床”，再進入“輔助明細”錄入金額。此時，點擊此填制憑證界面的“備查”，增加相關備查資料信息。至此，該業務的憑證錄入完成（見圖6）。只要把光標放在金額欄972000，憑證的下面備注欄就會提示項目為華泰A型機床。另外，我們點擊上面的“備查”，關于“主營業務收入”科目的備查資料——華泰A型機床的產品名稱、單位、數量、單價、金額等信息就都可方便查詢到。華泰B型機床等信息同理可得。
3結論
其一，針對用友U8軟件“財務分析”模塊中的“部門預算”不能區分經費項目、“項目預算”不能區分部門的問題，如果探究利用用友ERP財務軟件將“項目”與“部門”內容有機銜接，那么預算控制的自動化問題就能迎刃而解。對偏離計劃定額的情況，可給財務人員予以警示，從而防止錯誤和舞弊的產生，保證數據處理、預算制度的可靠性。其二，財務軟件的開發，是以系統的通用性和普適性為出發點。
[關鍵詞]全通用;中央數據;分組核算;自動轉賬
“會計電算化全通用理論”就是立足于會計核算信息系統,研究會計電算化核算方法、標準化模塊結構和主輔核算貫通等基本問題的一系列觀念和方法體系。
很多學者認為各單位會計核算存在個性,不可能實現全通用的電算會計。無可否認,各會計主體的會計核算的確有很多個性,但這些個性往往是共性基礎上的個性。如各會計主體設置和使用的會計科目有可能不一樣,尤其是明細科目也許相差甚遠,但它們都是會計數據分類核算的歸屬,其賬戶的基本結構仍然是左借右貸,可以用相應編碼來表示各會計主體相差甚遠的這些科目。又如企業會計與預算會計的會計報表差別很大,但它們都是從賬簿中采集數據編制的,可以運行電算會計不同的編表指令來編制這些差別很大的會計報表,而編表指令用戶是可以自定義的。因此,對于共性基礎上的個性,全通用理論研究可以忽略不計。我們最感興趣的是會計核算的高度共性,它是會計電算化全通用理論研究的基本出發點。
會計核算的高度共性主要表現在以下幾個方面:(1)共同的會計理論基礎。自15世紀復式簿記誕生以來,會計核算已經形成了一整套嚴密的基本理論體系。會計電算化雖然使得核算手段發生了重大變化,但會計基本理論仍然適用。(2)規范的會計核算方法。會計核算有一整套規范化的專門方法,如設置會計科目及賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本計算、財產清查、編制會計報表,形成一個較完整的會計核算方法體系,任何單位的會計核算都要相互配合地運用這些專門方法。(3)整齊的會計數據流程。會計核算數據的總體流程具有高度共性,那就是“憑證數據一賬簿數據一報表數據”。會計電算化中,賬簿數據不是編制報表的依據,而主要為分類管理提供數據,并非可有可無。因而只要是會計核算,任何單位都要遵循這一共同的會計數據處理流程。(4)通用的會計核算制度。2000年12月財政部頒發了《企業會計制度》,這是一一個不分行業、不分部門、不分所有制的全通用企業會計制度。這為全通用理論研究提供了制度保障。(5)各模塊的全通用。在實務工作中,賬務處理和報表模塊被公認可以實現全通用,而其他如工資、固定資產、銷售等模塊,普遍認為經過努力也可以逐步實現全通用,但成本模塊則普遍認為不能全通用。實際上各單位成本核算存在高度共性,利用編碼技術和報表模塊可以實現成本核算通用化設計。
綜上所述,全通用理論是可行的。會計核算信息系統的全通用可以為管理信息系統和審計電算化提供標準化和規范化的數據平臺,實現會計數據資源的高度共享,從而有利于會計電算化實務的發展。全通用理論框架主要由以下8個部分內容構成。
一、核算方法全通用
會計電算化核算方法是指利用電子計算機,對會計數據進行采集、編輯、存儲、加工和輸出時所運用的一整套專門方法,其目的是為經營管理提供電子會計信息,實質就是會計核算軟件的設計與開發方法。
會計軟件設計者總是首先調查數據流,完成科目編碼和數據表的設計;然后分析任務,劃分模塊;最后圍繞數據表和科目編碼,自上而下地逐一模塊設計調試,完成初始化、系統維護、數據輸入、數據編輯、數據加工、數據輸出等方面的設計任務。因而會計電算化核算專門方法有9個,即科目編碼、數據表設計、模塊劃分、初始化、系統維護、數據輸入、數據編輯、數據加工和數據輸出。這9個專門方法,既有聯系又有區別,它們不能相互取代,必須配合運用,共同構成全通用電算會計核算的方法體系。9個專門方法全通用,是會計電算化全通用的技術性保障。
二、主控模塊全通用
會計電算化是一個復雜的系統,可用系統論的觀點對它進行層層分解。最高層若干模塊是主控模塊,它們體現了會計軟件的主要功能和系統風格,其模塊結構的劃分標準是否科學將影響會計軟件的整體質量。科學的模塊劃分標準有助于獲得標準化、通用化,甚至是全通用的主控模塊結構。按功能和數據處理流程劃分是電算會計模塊劃分的兩種主要標準,它們各有優缺點,只采用其中任何一種標準,都會顯得美中不足。如果以數據處理流程為主要劃分標準,將各模塊重復的內容抽出來,再按功能劃分,就可以揚長避短,進而獲得全通用標準化主控模塊結構,如圖1所示。
這是一個全通用標準化的主控模塊結構,適合于任何一個會計主體的電算會計,并能實現強大的核算功能。這些核算功能主要包括:加工中央數據,實現雙軌核算制。并為適度的反記賬和反結賬奠定堅實的基礎;結合采用主輔核算,既能滿足傳統編碼內會計核算的需要,又能進行更詳細的編碼外核算;報表模塊全通用,不僅能加工各種實時核算和隨機核算報表,而且結合編碼技術可實現成本核算的全通用。
三、主輔核算全通用
首先高職高專院校教育的重點是以動手能力、實踐能力、崗位職業能力為主，并且企業現在需要的是“到崗就能上手”的人員，而會計從業資格證必考科目會計電算化以實際操作為主，因此會計電算化要求學生在較扎實的理論知識基礎上熟悉軟件的操作與基本維護。同時高職高專院校的學生普遍對于純理論課程學習興趣不高，適合動手操作，所以在會計電算化的教學中實施“教學做”一體化有其必要性。既有助于學生取得會計從業資格證，又有助于調動學生學習的積極性，由被動學習向主動學習轉變，提高學生的實踐能力和崗位職業能力，增強學生實際應用水平，實現與企業工作無縫對接，符合社會對人才的需求。
2會計電算化“教學做”一體化模式探索
會計電算化“教學做”一體化中依據會計實際工作崗位典型工作任務，結合財務軟件自身系統，多采用任務驅動法，對所學內容多采用項目模塊化教學。在實際教學過程中，以企業真實業務為載體，設置教學情境，提出任務要求，老師講解同時學生分角色進行操作。最后進行綜合模擬實訓練習，這樣更易被學生接受，能激發他們的學習興趣，提高課堂教學效果。
3會計電算化“教學做”一體化的實施
3.1建立一體化的教學環境實施會計電算化一體化教學需要相應的硬件和軟件，這需要學校在資金上給予支持，需要配備電算化多媒體機房，保證學生人手一臺電腦，每臺電腦上裝上相應的會計核算軟件，同時配備多媒體投影儀、音響、話筒，方便教師演示操作，同時學生跟著做。要有專人負責，定期清理維護電腦，保障課堂使用。
3.2建設一體化教學的師資要實現“教學做”一體化的軟條件是培養或擁有合格的雙師型教師。會計電算化的教學是以學生為主，教師為主導，教師是學生的領路人，給學生提供咨詢幫助，教師的素質能力高低直接影響到教學質量的高低。雙師型教師不單單有雙證就可以，同時要具有較強的專業知識和業務實踐能力，不僅能講授理論知識，也能指導學生實踐操作。因此需要學校加強師資的培訓，可以利用校企合作，讓會計專業老師定期到企業參加實踐活動；或是聘用既有實踐經驗又有豐富的理論知識的企業會計工作人員兼職會計電算化實訓指導教師。
3.3改進課堂教學組織“教學做”一體化教學模式使學生由被動地接受知識向主動學習、手腦并用轉變，為了提高學生的學習興趣和動手能力，需要改進課堂教學模式。可以將班級同學進行小組分配，每組有一個或幾個專業知識扎實動手能力強的學生，實現小組成員相互幫助，培養學生的自主學習能力，以“先進”帶動“后進”，不讓一個學生掉隊。在教學過程中實行模塊化教學，分崗分角色實訓，使學生對會計工作有一個完整的認識，熟悉并能處理各個崗位之間的關系。對于進度較慢的學生，課余時間機房可以免費開放，供大家學習。鼓勵學生參加會計電算化類技能大賽和考證，比如會計信息化技能大賽，達到以賽促學，以賽促教的目的，提高學生學習的主動性和應變能力，提升學生的綜合素質。
3.4改革考核評價體系會計電算化是一門實踐性很強的課程，培養的是學生的上機操作能力，考核應采用過程考核與目標考核相結合的方式。過程考核注重平時教學任務完成情況和學生對知識點的掌握情況，促進知識和技能在平時的積累，檢驗學生學習態度和對會計電算化軟件操作規范和熟練度。目標考核，即結果性考核，采用閉卷與上機模擬賬套考試相結合的方式，但是以上機考試為主，兼顧學生理論知識儲備與實踐操作能力。
[關鍵詞] 會計電算化；信息技術；應用；對策；改善策略
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 23. 010
[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2012）23- 0016- 02
1 我國會計電算化發展中存在的問題
1. 1 對開展會計電算化工作認識的局限性
首先，我國各大中小型企業會計電算化事業起步晚，電算化的重要意義并未得到企業經營者的充分認可和重視。一方面部分決策者的思想觀念仍被傳統的會計理論所禁錮，膚淺地認為賬本和算盤就是財務會計使用的所有工具。另一方面，一些人錯誤地認為利用計算機代替手工核算就是會計電算化的所有內容，會計電算化只是會計部門的任務。如此片面的認識給會計電算化在企業的運用和推廣帶來了巨大的負面影響，阻礙了會計電算化的發展進程。很多企業沒有認識到完整的會計信息系統的建立對企業有著至關重要的作用，僅僅側重于對會計人員的減負，只是將電算化簡單地代替手工核算，使得會計提供的信息不能更好地為企業的管理決策提供全面有效的服務。其次，相關部門對會計電算化發展的支持力度不夠，硬件投入和軟件更新跟不上會計電算化的發展，沒有充分發揮會計電算化的優勢。
1.2 會計電算化普及率總體偏低
實踐中，企業管理信息化水平遠遠落后于現今我國信息技術的發展水平，同時企業應用會計軟件的水平和從業人員在應用方面的能力，也跟不上會計軟件本身的發展。問題表現為會計軟件往往功能齊全，但在企業實際操作中只是較少的部分功能得到了利用。部分企業能使用軟件中的會計核算功能，但對決策分析和財務管理功能的使用卻很少，致使會計信息系統功能得不到充分利用。
1.3 會計電算化應用在總體上還處于低層次水平
目前在我國應用會計電算化的企業中，只有較少企業采用決策性財務軟件和管理型財務軟件，而采用ERP的企業更是少之又少，絕大多數的企業仍停留在使用傳統的核算型財務軟件的階段。因此，目前的會計信息系統的應用難以對企業管理產生實質性的改善。
1.4 會計信息系統的安全性、保密性尚不完善
財務數據是企業的絕對秘密，然而在當前會計信息運用中存在著數據保密性、安全性差的問題，這是因為絕大部分的軟件系統把重心放在完善會計功能和適應財務制度上，而忽視了數據的保密問題。會計檔案管理作為會計電算化的重要組成部分，需要在電算化會計檔案的收集、管理、保存、調閱、利用方面進行加強，提高系統的安全性。
2 我國會計電算化相關問題的改善策略
2.1 提高人們的思想認識
面對我國會計電算化中存在的諸多問題，應從多方面采取應對措施。積極提高人們對會計電算化的思想認識是首要任務，可以從以下幾個方面入手：首先，引導人們認識到會計電算化的發展是不可逆的，將在企業管理中發揮關鍵作用。其次，要使人們認識到會計電算化旨在發揮其數據管理中的強大功能，而不是單純代替手工勞動，也并不是簡單地提高數據處理效率。再次，要向人們強調建立科學的會計信息系統的重要意義，數據共享是實現財務高效管理的必要條件，也是向企業決策者提供正確而全面的信息的必要途徑。提高人們對會計電算化的思想認識解決主觀方面的問題十分重要，為企業真正采取行動、加快會計電算化發展奠定了思想基礎。
2.2 重視會計電算化理論的研究
理論是實踐的先導，會計電算化理論研究為實現會計電算化在企業中的充分有效運用提供積極的引導作用。因此，要做好以下幾項工作：第一，對會計電算化進行理論創新，要與現代信息技術有機結合起來。第二，重視會計人員專業知識的積累和專業素養的提高，為理論研究提供堅實的人才基礎。最后，進行相關的實踐探索，借鑒已有經驗進行理論研究。另外，要重視會計信息系統的安全問題和數據保密工作，企業風險防御能力和競爭力的提高與此息息相關。
2.3 提高會計人員的業務素質
提高會計人員的素質是我國企業順利實施會計電算化的基本要求之一。然而目前在我國卻面臨著會計人員素質不高的窘境。因此我們要采取相關措施來提高會計人員的業務素質。首先，對現有的會計人員進行多層次有針對性的長期培訓，要具體問題具體分析，依據不同員工的特長和職能特點進行科學合理有效的培訓。其次，培養兼備會計知識和計算機知識的復合型人才，這會在會計電算化軟件設計方面發揮極大的優勢。再次，加強會計人員的理論知識積累，在實踐中積累經驗，全面提高會計人員的綜合能力。最后，應當建立合理的競爭機制和獎懲機制，激發會計人員的創新意識和工作熱情。另外在重視提高會計人員的業務素質的同時，還應該做好管理基礎工作，尤其是會計基礎工作，只有這樣企業才能有序高效地運作，為會計電算化的發展創造有利條件。