發(fā)布時(shí)間：2022-03-05 02:51:02
序言：寫作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案信息化管理論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
所謂企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)，就是指借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)手段，運(yùn)用信息化管理理念，對(duì)企業(yè)科技信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理、信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化開(kāi)發(fā)利用?？梢?jiàn)，企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容主要包括：一是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化處理，即通過(guò)掃描、數(shù)字化轉(zhuǎn)換等，將以紙質(zhì)、膠片、錄音錄像帶等載體形式保存的傳統(tǒng)檔案，轉(zhuǎn)換成以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備保存的數(shù)字化檔案復(fù)制件；二是將在計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備（包括數(shù)碼照像機(jī)、攝像機(jī)、錄音機(jī)等）直接生成的文字、圖表、音像資料等各類電子文件，經(jīng)過(guò)歸檔形成可以數(shù)字化形態(tài)保管利用的電子檔案；三是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，即根據(jù)企業(yè)科技檔案的專業(yè)性、多樣性和成套性等特點(diǎn)，建立不同專業(yè)、不同種類、不同用途的科技檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)；四是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)建設(shè)，包括網(wǎng)絡(luò)化收集、歸檔、管理和檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)檢索、傳輸、利用；五是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，即制定和實(shí)施統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的有機(jī)銜接和科技檔案信息資源的交互共享。
二、企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)面臨的主要問(wèn)題
隨著我國(guó)檔案信息化建設(shè)的全面開(kāi)展，企業(yè)、尤其是大型集團(tuán)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)相繼步入實(shí)踐階段并取得一定成效。但是，隨著檔案信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)，一些制約企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)順利發(fā)展的問(wèn)題也逐漸顯現(xiàn)。
1．檔案分類整理基礎(chǔ)薄弱
由于大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)的所屬部門和下屬成員單位較多，各部門、各單位形成的科技檔案專業(yè)性強(qiáng)、保管分散，加之現(xiàn)有的企業(yè)檔案分類規(guī)則定性不當(dāng)、部分二級(jí)類目設(shè)置欠科學(xué)等，給企業(yè)科技檔案的分類整理工作帶來(lái)很大難度，導(dǎo)致企業(yè)普遍存在科技檔案分類整理基礎(chǔ)薄弱等問(wèn)題。例如，目前企業(yè)檔案的分類整理多執(zhí)行的是1991年7月4日的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》[1]和2008年制定的國(guó)標(biāo)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》[2]（GB/T11822-2008），而隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，現(xiàn)行的分類和整理規(guī)則已不適應(yīng)檔案信息化管理的需要，亟待進(jìn)行修訂和完善。
2．缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
企業(yè)科技檔案專業(yè)性強(qiáng)、形式多樣、規(guī)格不一，且具有成套性等特點(diǎn)，其管理和數(shù)字化處理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求應(yīng)與企業(yè)文書檔案有所區(qū)別。由于我國(guó)的科技檔案信息化建設(shè)總體上還處于起步探索階段，缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范[3]，不同企業(yè)、不同專業(yè)、甚至同一行業(yè)內(nèi)各企業(yè)的科技檔案信息管理系統(tǒng)異構(gòu)，數(shù)據(jù)接口的通用性、兼容性差，不僅導(dǎo)致“信息孤島”現(xiàn)象的普遍存在，嚴(yán)重制約著科技檔案利用效率的提升，同時(shí)也加大了企業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)的成本。
3．檔案信息資源整合不力
據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，目前的企業(yè)檔案信息資源總體上處于分散管理狀態(tài)，尤其是企業(yè)科技檔案信息資源建設(shè)方面，企業(yè)與企業(yè)之間、行業(yè)與行業(yè)之間、地區(qū)與地區(qū)之間缺乏有效的科技檔案信息資源整合，大量的企業(yè)科技檔案信息資源處于分散管理狀態(tài)，游離于信息化管理系統(tǒng)之外，嚴(yán)重制約著企業(yè)科技檔案信息資源的整合和有效開(kāi)發(fā)利用，直接影響到企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的成效。
4．信息化建設(shè)人才極度匱乏
企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)有其特殊的人才需求，需要有一批既熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、具有信息化管理系統(tǒng)的研發(fā)能力，又精通檔案業(yè)務(wù)、通曉本企業(yè)科研生產(chǎn)常識(shí)的復(fù)合型專業(yè)技術(shù)人才。而目前的現(xiàn)狀是，企業(yè)檔案人員不具備信息化管理系統(tǒng)的研發(fā)能力，聘請(qǐng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員又不熟悉科技檔案動(dòng)態(tài)管理的系統(tǒng)需求，加之通用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范并不完全適用于企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的特殊情況，很難做到盡善盡美。因此，高素質(zhì)、復(fù)合型人才匱乏已成為制約企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)發(fā)展的瓶頸。
三、推進(jìn)企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的措施
針對(duì)上述面臨的問(wèn)題，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面采取措施，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
1．加快信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)
信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)不僅是社會(huì)信息化科學(xué)可持續(xù)發(fā)展的重要支撐，也是檔案信息化建設(shè)必不可少的重要保障。為此，國(guó)家有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。一是在現(xiàn)有的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范基礎(chǔ)上，加快制定、修訂和完善有關(guān)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，加強(qiáng)信息化建設(shè)的通用標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。二是國(guó)家檔案行政管理部門應(yīng)會(huì)同國(guó)家工信、科技、標(biāo)準(zhǔn)管理部門盡快研究制定、修訂有關(guān)檔案信息化建設(shè)的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，為檔案信息化建設(shè)保駕護(hù)航；三是各行各業(yè)行政管理部門，應(yīng)根據(jù)本行業(yè)科技檔案的特點(diǎn)，研究制定各類企事業(yè)單位科技檔案信息化建設(shè)的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使各行各業(yè)的檔案信息化建設(shè)更加有規(guī)可依。
2．加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理基礎(chǔ)工作
企業(yè)應(yīng)根據(jù)本單位科技檔案的構(gòu)成特點(diǎn)，加強(qiáng)科技檔案的基礎(chǔ)管理工作，使科技檔案管理分類科學(xué)、整理有序、歸檔齊全、檢索便利，尤其應(yīng)遵循企業(yè)科技檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，注重科技檔案成套性、動(dòng)態(tài)性保管及企業(yè)CAD電子文件等的歸檔管理工作[4]，為檔案資源信息化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
3．整合信息資源進(jìn)行科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)工作。大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)應(yīng)根據(jù)所屬部門多、二級(jí)單位多和科技檔案專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，針對(duì)科技檔案實(shí)體管理分散的狀況，系統(tǒng)地分類整合企業(yè)檔案信息資源，加強(qiáng)各專業(yè)、各項(xiàng)目相關(guān)的科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，為企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)筑牢基礎(chǔ)。
4．注重研發(fā)企業(yè)科技檔案信息化管理系統(tǒng)
適用的檔案信息化管理系統(tǒng)是企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)取得實(shí)際成效的根本保障。盡管目前各種企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件充斥市場(chǎng)，但一些大型企業(yè)卻很難找到完全適用于本企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)特殊需求的軟件產(chǎn)品。為此，大型企業(yè)集團(tuán)應(yīng)在企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中，注重研發(fā)能突出本企業(yè)特殊需求、具有個(gè)性化功能的科技檔案信息化管理系統(tǒng)。由于企業(yè)檔案管理人員目前還不具備軟件改造或自主研發(fā)的能力，因此，大型企業(yè)有必要憑借自己的實(shí)力，與一些知名的軟件開(kāi)發(fā)和信息化管理系統(tǒng)研發(fā)服務(wù)公司合作，借助社會(huì)上的專業(yè)技術(shù)力量，相互合作、自主創(chuàng)新，共同研發(fā)、構(gòu)建能滿足本企業(yè)信息化建設(shè)特殊需求的科技檔案信息化管理系統(tǒng)。
1.1中職學(xué)校對(duì)檔案信息化不重視，投入少中職學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案的管理還停留在手工紙質(zhì)模式，對(duì)信息化管理認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)信息化管理硬件和軟件都投入不夠。學(xué)校在資金和技術(shù)上對(duì)學(xué)生檔案管理支持力度小。
1.2學(xué)生檔案管理方式落后，信息化進(jìn)程緩慢目前很多中職學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案管理還是手工紙質(zhì)操作管理模式，造成了檔案管理手段落后、水平較低、查找時(shí)間長(zhǎng)，難以適應(yīng)現(xiàn)代化教育迅猛發(fā)展的需要。要想解決這些問(wèn)題單靠增加檔案管理人員是不現(xiàn)實(shí)的。必須借助信息化的電子工具管理學(xué)生檔案，才能使學(xué)生檔案管理規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)、高效。
1.3缺少專職檔案管理人員，管檔人員缺乏信息化管理技術(shù)學(xué)生檔案管理人員多為兼職，兼職學(xué)生檔案管理人員由于接受專門的學(xué)生檔案管理的培訓(xùn)較少，而且其他工作較繁雜，他們一般難以實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理。檔案管理只停留在簡(jiǎn)單的手工查找的階段，這種傳統(tǒng)的工作方式工作量大、時(shí)間花費(fèi)長(zhǎng)、工作效率低下、管理成本極高，不適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)生檔案管理的要求。隨著中職學(xué)生數(shù)量的增長(zhǎng)，這就要求學(xué)生檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化。
2中職學(xué)校學(xué)生檔案信息化管理的措施
2.1更新觀念、轉(zhuǎn)變思想中職學(xué)校學(xué)生檔案的信息化，主要是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要更新觀念，提高對(duì)檔案信息化管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。中職學(xué)校要建立學(xué)生檔案信息化的新理念,做好宣傳工作，更新相關(guān)人員的思想認(rèn)識(shí)。學(xué)校要加大投入，增配軟、硬件設(shè)施，配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟、硬件。
2.2學(xué)生檔案信息化管理的建設(shè)學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一部分，是學(xué)生的重要信息材料。用人單位、學(xué)校、學(xué)生本人經(jīng)常需要查詢學(xué)生檔案，而傳統(tǒng)的查詢方式不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且有時(shí)會(huì)發(fā)生檔案查找不到的情況。為了解決這些問(wèn)題，檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。學(xué)校應(yīng)用掃描儀、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)把學(xué)生檔案以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計(jì)算機(jī)，以備查找，防止丟失。通過(guò)專用軟件將學(xué)生檔案中的錄檢表、學(xué)籍冊(cè)、畢業(yè)生審核登記表、畢業(yè)生派遣花名冊(cè)等分類編目、排序。在實(shí)行分類后，檢索時(shí)可依據(jù)不同內(nèi)容快速查找到相關(guān)材料信息。學(xué)校要配備電腦查詢檢索系統(tǒng)，向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，建立檔案查詢系統(tǒng)庫(kù)，分析學(xué)生檔案查找利用較多材料，有針對(duì)性的優(yōu)先這些數(shù)據(jù)，提高檔案的利用率。
關(guān)鍵詞:檔案信息化管理
隨著國(guó)家《檔案法》實(shí)施和醫(yī)院管理科學(xué)化、規(guī)范化的進(jìn)程和需要,各級(jí)醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作越發(fā)重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平,更好地發(fā)揮檔案信息資源作用,把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的層面上來(lái),盡快提高工作質(zhì)量,其最有效的途徑就是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。
只有堅(jiān)持人事檔案信息化管理,服從和服務(wù)于組織人事工作大局,才能為宏觀管理決策和組織業(yè)務(wù)處理提供及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的信息服務(wù);才能為各級(jí)組織人事管理部門提高管理水平與辦公效率、推進(jìn)辦公自動(dòng)化、實(shí)現(xiàn)信息共享和知識(shí)管理,提供先進(jìn)的技術(shù)、手段和方法。
1醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)
(1)傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式,往往會(huì)在檔案利用中出現(xiàn)“死檔案”的現(xiàn)象,也就是我們?cè)诶脵n案的時(shí)候,明明知道檔案室(柜)保存著自己所需的檔案資料,但是查找時(shí)卻因?yàn)闄z索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪費(fèi)大量的時(shí)間與人力去找文件甚至無(wú)從查找。使用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院的人事檔案就不同了,由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快,存儲(chǔ)信息量大、計(jì)算精度高,可以及時(shí)給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速人的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤,又可使檔案人員從繁重的勞動(dòng)中解放出來(lái),節(jié)省時(shí)間,提高工作效益,對(duì)數(shù)據(jù)查詢又快又準(zhǔn)。
(2)利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案,有利于材料的完整保存,除了在信息輸入時(shí)需要用檔案原件外,很少再接觸原件,延長(zhǎng)了檔案的壽命。
(3)利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案,可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲(chǔ)介質(zhì)及硬盤上,大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式,要全面完整地保存好檔案資料,仍需要改建的庫(kù)房,增添大量的設(shè)備,這樣不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。
2醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)化
人事檔案信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)、信息查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等組成。而其中系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護(hù)是關(guān)鍵。因此,首先要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng),利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案?？梢詫?shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)和計(jì)算機(jī)處理方式,由磁介質(zhì)交換轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸,逐步實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換,實(shí)現(xiàn)資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據(jù),運(yùn)用信息維護(hù)系統(tǒng),將人事檔案的信息錄入微機(jī),建立完整、準(zhǔn)確的全國(guó)醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)。我們知道檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是個(gè)動(dòng)態(tài)變化的過(guò)程,要求檔案管理人員要不斷及時(shí)更新檔案中的變化數(shù)據(jù),確保信息的準(zhǔn)確、真實(shí)。為了查詢的便捷,可以將信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行分類,盡力爭(zhēng)取人事檔案的數(shù)據(jù)化。我們不定式可以按信息數(shù)據(jù)庫(kù)的不同分類,制成不同的表格,提供所需的數(shù)據(jù)。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)進(jìn)行人員信息的查詢、統(tǒng)計(jì)、整理、分析等,改變了過(guò)去傳統(tǒng)的手工和理,向信息現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變,大大的提高了醫(yī)院人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量,為利用者提供信息服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是醫(yī)療事業(yè)管理及辦公標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動(dòng)化得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理,可以大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動(dòng),節(jié)省大量人力和時(shí)間,以進(jìn)行企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作,提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè),推進(jìn)人事檔案現(xiàn)代化管理水平管理,是我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化的需要,是信息化時(shí)代的需要,因此,檔案信息化建設(shè)是基療事業(yè)發(fā)展的必由之路。
3健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)
信息化是當(dāng)今經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì),醫(yī)院人事檔案部門也要積極創(chuàng)造條件,利用檔案信息資源,為醫(yī)院各項(xiàng)工作理好地服務(wù)。建立健全人事檔案管理系統(tǒng)主要從以下幾個(gè)方面去思考:
(1)建立一個(gè)高標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案信息管理系統(tǒng),必需選用一套科學(xué)的、合理的軟件系統(tǒng)。
現(xiàn)在研究系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的單位眾多,水平良莠不齊,如何選用一套正確的信息軟件對(duì)今后檔案信息化管理起很大的作用。中有選用一套科學(xué)合理的人事檔案信息系統(tǒng),才能提高整體工作效率,加快人事檔案信息化管理,提高人事檔案信息資源的利用率。
(2)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化意識(shí),加大對(duì)檔案管理工作的投入實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理,是一項(xiàng)非常繁重的工作。
各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)和大力支持,充分認(rèn)識(shí)建立人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的目的就在于不斷促進(jìn)管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化,并且對(duì)此項(xiàng)工作高度重視,千方百計(jì)為人事檔案信息化管理工作的加強(qiáng)提供和創(chuàng)造有利條件,保證人事檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)工作健康順利的發(fā)展。:
(3)加強(qiáng)學(xué)習(xí),建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊(duì)伍
要全面實(shí)行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質(zhì)檔案管理人員作保證。因此,加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn),提高管理水平有工作能力,認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和人事檔案管理知識(shí),掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù),努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí),又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才,熟悉醫(yī)院基本情況、干部人員概況,以利于人事檔案工作的順利開(kāi)展;檔案人員要加強(qiáng)自身素質(zhì)的培養(yǎng),要努力學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)技術(shù),以適應(yīng)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的需要。
4重視人事檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)。
人事檔案信息系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng),需要檔案人員不斷進(jìn)行更新和維護(hù),要使人事檔案信息系統(tǒng)發(fā)揮最大作用,那么對(duì)其核心部分的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)必須做到:
1)信息錄入要完整,只有數(shù)據(jù)完整,后期維護(hù)才能順利進(jìn)行;
（1）檔案管理制度不完善。目前，部分灌區(qū)對(duì)水利工程檔案在工程建設(shè)和管理的重要性還認(rèn)識(shí)不夠，單位檔案管理制度不夠完善，檔案日常管理松懈，檔案收集過(guò)程中，制度形同虛設(shè)。加之有的檔案在立卷過(guò)程中沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。由于只注重工程建設(shè)，沒(méi)有相應(yīng)的制度來(lái)管控工程檔案的同步管理，因而造成工程檔案缺失，對(duì)建設(shè)和運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題無(wú)法提供有效的、科學(xué)的數(shù)據(jù)資料等，直接影響到工程建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)管理。
（2）檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)薄弱。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，各種智能和應(yīng)用APP已經(jīng)普及到日常工作和生活之中。但是，不容忽視的是，大部分灌區(qū)的水利工程檔案資料還封閉在各自的檔案資料室里，檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)還很薄弱，導(dǎo)致配備的檔案管理設(shè)備和管理軟件沒(méi)有起到相應(yīng)的作用。因此，如何利用互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)時(shí)代，做好檔案數(shù)字化和現(xiàn)代化管理工作，是灌區(qū)水利工程檔案管理快速發(fā)展面臨的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。
（3）檔案管理與提供利用難以適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展需要。這一點(diǎn)主要體現(xiàn)在，灌區(qū)水利工程檔案數(shù)字化的程度很低，跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。檔案管理人員操作不熟練，配備的檔案管理設(shè)備和管理軟件沒(méi)有起到相應(yīng)的作用，雖有計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，但紙質(zhì)檔案沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，還按手工方式在進(jìn)行查找和查閱。
（4）檔案管理專業(yè)人員匱乏。目前，部分灌區(qū)為了節(jié)約成本，檔案管理人員一般均為兼職人員，很少配備具有專業(yè)檔案管理知識(shí)的專職檔案管理人員。由于檔案管理的專業(yè)性較強(qiáng)，若是單靠沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)的人員來(lái)完成此項(xiàng)工作，失誤和錯(cuò)誤就難以避免，這樣的檔案也就不足以為水利工程建設(shè)提供可靠的、科學(xué)的、完整的依據(jù)，必然為水利工程建設(shè)和管理帶來(lái)影響。部分灌區(qū)對(duì)水利工程檔案管理工作并沒(méi)有嚴(yán)格按照“四同步”的要求展開(kāi)工作。加之，由于工程建設(shè)期間的管理和環(huán)境因素等影響，使得水利工程檔案的管理無(wú)法與工程建設(shè)和運(yùn)行管理同步進(jìn)行，因此造成檔案質(zhì)量偏低，可參考性和可依據(jù)性較差。
2加強(qiáng)灌區(qū)水利工程檔案信息化管理的對(duì)策措施
（1）提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)做好灌區(qū)水利工程檔案管理工作的責(zé)任感。關(guān)鍵要從三個(gè)方面提高認(rèn)識(shí)：一是加強(qiáng)灌區(qū)水利工程檔案信息化管理和利用，可以實(shí)現(xiàn)灌區(qū)水利工程檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為灌區(qū)建設(shè)提供必要的服務(wù)。二是完整、可靠的檔案信息可以為灌區(qū)的綜合分析、決策提供有力支持。三是灌區(qū)水利工程檔案信息化可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，做到資源共享，提高灌區(qū)檔案信息利用的效率。
（2）落實(shí)相關(guān)法規(guī)，建立灌區(qū)水利工程檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。一是要熟悉檔案管理的相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，不僅要重視硬件投入，更要重視符合標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理軟件的投入，使得檔案信息化的流程符合國(guó)家和地方對(duì)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求。二是現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化程度高低，決定了灌區(qū)檔案信息化建設(shè)的規(guī)模與水平，也是灌區(qū)下一步建設(shè)數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)。三是采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)，是有效管理檔案系統(tǒng)的基石，是高效調(diào)用數(shù)字化檔案的保障。
（3）加大資金投入，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。根據(jù)我省灌區(qū)的實(shí)際建設(shè)情況，首先應(yīng)當(dāng)配備檔案信息化需要的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，例如，津科JI-110檔案管理系統(tǒng)、SQL2000數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、大容量存儲(chǔ)系統(tǒng)、高速掃描儀、管理計(jì)算機(jī)和打印機(jī)等設(shè)備，為做好檔案信息化管理提高技術(shù)支持。同時(shí)，應(yīng)對(duì)灌區(qū)的檔案管理人員進(jìn)行辦公自動(dòng)化和信息化應(yīng)用技能培訓(xùn)。通過(guò)上述措施，可實(shí)現(xiàn)灌區(qū)水利檔案管理的部分?jǐn)?shù)字化和局域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)化管理，大大降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)數(shù)字化加工后的檔案資料信息能得到更好的保存，保證了灌區(qū)水利工程資料的安全性和完整性。
（4）加強(qiáng)環(huán)節(jié)管理，健全檔案資料收集和整理工作。檔案管理人員要從項(xiàng)目開(kāi)始立項(xiàng)時(shí)，搞清楚項(xiàng)目的隸屬關(guān)系、完成方式以及項(xiàng)目將要形成哪些文檔資料，初步確立收集文檔資料的內(nèi)容，做到確保關(guān)鍵性材料的有效控制。接收資料時(shí)，參照水利行業(yè)工程技術(shù)檔案的要求，建立檔案目錄，根據(jù)目錄來(lái)收集，最后檢查收集的材料是否符合歸檔要求。在灌區(qū)水利工程建設(shè)中，可適當(dāng)采用合同約定的方式，預(yù)留一定比例的工程合同價(jià)款，作為工程檔案的保證金。工程參加單位應(yīng)按照要求收集、整理、歸檔工程各環(huán)節(jié)的文檔資料，在工程竣工時(shí)，經(jīng)建設(shè)單位簽發(fā)資料交接單后，才支付這筆尾留款項(xiàng)。
（5）完善檔案管理制度，樹立檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)。建立健全檔案管理制度，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則，將水利工程檔案的收集、立卷、歸檔任務(wù)層層分解，具體落實(shí)到各部門，納入相關(guān)的管理程序和職責(zé)范圍。做到有組織領(lǐng)導(dǎo)，有專業(yè)檔案管理員，有合適的檔案管理制度。管理觀念現(xiàn)代化是檔案現(xiàn)代化管理的靈魂，通過(guò)使檔案管理人員現(xiàn)代化意識(shí)的提高，可使檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放式服務(wù)，使水利工程檔案更好的服務(wù)于灌區(qū)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
（6）積極爭(zhēng)取資金，提高檔案數(shù)字化水平。各灌區(qū)可利用續(xù)建配套與節(jié)水改造項(xiàng)目的信息化資金，加大對(duì)灌區(qū)水利工程檔案的數(shù)字化加工范圍，開(kāi)展灌區(qū)水利工程檔案的整理、掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份等工作，提高灌區(qū)水利工程檔案的數(shù)字化程度。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)和軟件技術(shù)，使用國(guó)家規(guī)定的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、以及系統(tǒng)自身維護(hù)等功能。另外，可依據(jù)灌區(qū)自身需求和使用環(huán)境，建立檔案網(wǎng)絡(luò)版，實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上檔案的授權(quán)共享和調(diào)用。
（7）加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力。一是要提高服務(wù)意識(shí)、樹立服務(wù)思想，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。二是定期讓檔案管理人員參加檔案管理方面的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，促進(jìn)業(yè)務(wù)交流。三是加強(qiáng)基層檔案管理人員在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息化等相關(guān)專業(yè)知識(shí)領(lǐng)域的學(xué)習(xí)，為下一步檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案信息化管理打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。四是檔案管理人員對(duì)使用的檔案管理軟件能進(jìn)行熟練的操作和使用，通過(guò)一定的專業(yè)培訓(xùn)提升管理人員的業(yè)務(wù)能力和水平。
3結(jié)語(yǔ)
新形勢(shì)下，隨著數(shù)字化信息化社會(huì)進(jìn)程的不斷加速，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息化水平不斷提升，有效的發(fā)揮了數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)：一方面，數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理不但可以有效的促進(jìn)檔案管理工作成本費(fèi)用的降低，而且對(duì)于其工作效率的提升具有積極作用；另一方面，數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展，有利于與其他相關(guān)部門溝通與交流，在一定程度上提高了事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量與效率。事業(yè)單位檔案管理信息化指的是在事業(yè)單位檔案管理中，在建立信息技術(shù)與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案虛擬化、數(shù)字化及信息化處理，從而促進(jìn)其服務(wù)職能的履行更加深入高效。事業(yè)單位檔案管理信息化建立與發(fā)展具有一定的必要性：首先，隨著以物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等為典型代表的現(xiàn)代數(shù)字化信息化技術(shù)的不斷完善與優(yōu)化，其被廣泛的應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域之中，尤其是在解決檔案管理工作難題方面。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是順應(yīng)時(shí)代社會(huì)技術(shù)發(fā)展的必然要求。其次，當(dāng)前，事業(yè)單位體制改革正處于關(guān)鍵時(shí)期，其中一個(gè)改革關(guān)鍵點(diǎn)即為現(xiàn)代事業(yè)單位制度的改革，其改革過(guò)程中離不開(kāi)信息化平臺(tái)與系統(tǒng)的創(chuàng)建，這為事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息化建設(shè)創(chuàng)造了有利條件。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是順應(yīng)事業(yè)單位改革的必然選擇；第三，傳統(tǒng)檔案管理存在著程序復(fù)雜、流程繁瑣以及信息資料整理難度較大等問(wèn)題，尤其是在對(duì)歷史信息或資料查詢時(shí)，常常遇到信息不全及資料缺失等問(wèn)題。而事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，可有效的解決這一問(wèn)題。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)需要。
二、事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容
事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)遵循一定的制度建設(shè)原則，即明確職責(zé)、強(qiáng)化靈活化與規(guī)范化建設(shè)、注重動(dòng)態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合等。而事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容則主要包括以下幾方面，具體有：
（一）數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)。當(dāng)前，具有較為典型的數(shù)字化技術(shù)包含數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等，而檔案信息資料經(jīng)由數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案信息可以有效的實(shí)現(xiàn)信息資料的更新、整合及補(bǔ)充等。作為事業(yè)單位的一個(gè)重要無(wú)形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效的為單位社會(huì)效益的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。
（二）自動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)。檔案管理工作的自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)是事業(yè)單位檔案管理信息化改革的一項(xiàng)重要組成。典型的自動(dòng)化技術(shù)代表包含數(shù)碼掃描識(shí)別、電子標(biāo)簽以及OCR識(shí)別等。以自動(dòng)化技術(shù)為基礎(chǔ)，檔案管理自動(dòng)化包含信息數(shù)據(jù)的自動(dòng)收集、自動(dòng)篩選、自動(dòng)檢索以及關(guān)鍵詞的自動(dòng)提取等。自動(dòng)化檔案管理模式可有效的實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的批量處理與自動(dòng)處理功能。
（三）體系化檔案管理模式的建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)體系化過(guò)程，較傳統(tǒng)檔案管理模式不同，其包含了檔案文檔一體化、部門銜接一體化、內(nèi)部流程一體化等。以數(shù)據(jù)集成技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)機(jī)械、數(shù)據(jù)融合技術(shù)等為基礎(chǔ)，有效的增強(qiáng)了信息數(shù)據(jù)的通用性和兼容性。
（四）互動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)。傳統(tǒng)檔案管理中，各個(gè)檔案信息僅對(duì)應(yīng)一份信息，缺乏互動(dòng)性。而事業(yè)單位檔案管理信息化體系增加了信息的互動(dòng)性，對(duì)于提升服務(wù)質(zhì)量和增強(qiáng)系統(tǒng)優(yōu)化等具有積極作用。
三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革措施
面對(duì)當(dāng)前信息化社會(huì)發(fā)展需求與事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問(wèn)題，應(yīng)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革，可通過(guò)以下幾方面開(kāi)展，具體有：
（一）加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力關(guān)系到檔案管理工作質(zhì)量與效率，對(duì)檔案管理工作開(kāi)展具有重要基礎(chǔ)性作用。檔案管理人員對(duì)檔案管理工作責(zé)任意識(shí)的提升，對(duì)檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展具有積極作用。
（二）加檔案管理方法和手段的完善性，建立健全符合事業(yè)單位發(fā)展需求的檔案管理制度。不斷提升檔案管理工作人員檔案管理服務(wù)水平，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和樹立檔案創(chuàng)新管理，從而提升檔案管理質(zhì)量與效率。
（三）通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制度化。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)；通過(guò)不斷的拓展事業(yè)單位檔案管理服務(wù)功能范圍和服務(wù)內(nèi)容形式等，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力的拓展；通過(guò)不斷加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理軟硬件建設(shè)和各類信息資源的整合，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)；通過(guò)強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化安全保障措施和引入具有先進(jìn)性和活力的新生力量，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理組織架構(gòu)的重組。此外，針對(duì)事業(yè)單位流動(dòng)人員檔案管理，應(yīng)針對(duì)指定信息統(tǒng)計(jì)，進(jìn)行適應(yīng)性創(chuàng)新。一方面加大優(yōu)秀流動(dòng)性人才信息檔案的保留工作；另一方面簡(jiǎn)化單位流動(dòng)人員管理模式，制定與單位相適應(yīng)流動(dòng)人員檔案管理方案，以促進(jìn)流動(dòng)人員檔案管理質(zhì)量與效率。
四、小結(jié)
一、高校檔案管理工作存在的問(wèn)題
(一)手段落后，意識(shí)淡薄。當(dāng)前許多高校中的領(lǐng)導(dǎo)階層沒(méi)有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行足夠的重視，而是過(guò)于重視教學(xué)工作和科研工作的開(kāi)展，因此在日常中忽視了對(duì)于檔案工作的管理，而在對(duì)于檔案進(jìn)行應(yīng)用的過(guò)程中才發(fā)現(xiàn)檔案應(yīng)有的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有得到充分的發(fā)揮。高校領(lǐng)導(dǎo)大多認(rèn)為檔案管理即簡(jiǎn)單對(duì)檔案進(jìn)行保管，而沒(méi)有真正意識(shí)到管理的內(nèi)涵，因此缺乏對(duì)于技術(shù)的使用以及資金的投入，從而使得現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)難以得到應(yīng)用，不僅不利于檔案的安全，也使得檔案的使用十分不方便。很多高校仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，通過(guò)人工進(jìn)行整理，效率十分低下，難以對(duì)于檔案中的內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行找出。(二)管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理。許多高校通常在檔案管理部門中任職家屬，因此這就造成了檔案管理工作質(zhì)量的低下，檔案工作人員不僅不能熟練掌握檔案管理的技巧，一些年紀(jì)較大的人員還不會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，極度缺乏掌握專業(yè)知識(shí)并且可以熟練操作計(jì)算機(jī)的專業(yè)性人才。隨著當(dāng)前時(shí)代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理手段已被淘汰，并且相關(guān)人員經(jīng)過(guò)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)后的專業(yè)素質(zhì)也較高，而高校中不僅管理手段落后，人員專業(yè)素質(zhì)也較低，因此高校當(dāng)前的管理狀態(tài)難以滿足檔案管理的發(fā)展。(三)檔案利用低效化，檔案功能單一化。高校中檔案機(jī)構(gòu)所保管的檔案數(shù)量很多，并且種類繁雜，因此若不能及時(shí)樹立高校檔案管理意識(shí)，就會(huì)使得效率十分低下。當(dāng)前高校對(duì)于檔案的管理只停留在整理、分類和保存階段，遠(yuǎn)不能滿足教師和學(xué)生對(duì)于檔案使用的要求，因此想要真正發(fā)揮高校檔案資源的作用，就需要結(jié)合自身當(dāng)前的管理方式不斷融入新技術(shù)，從而建立起適合自身的檔案管理方式。
二、高校檔案管理的重大作用
隨著當(dāng)前時(shí)代的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在我國(guó)的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，因此將信息技術(shù)在檔案管理工作中進(jìn)行融合就能夠順利解決許多檔案管理中存在的問(wèn)題，提升檔案資源的利用水平，從而進(jìn)一步為師生的使用提供便利。高校的信息化檔案管理是高校實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，并且為了使高校的檔案管理實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足的發(fā)展，信息技術(shù)在其中應(yīng)用的必要性也進(jìn)一步得以提升。信息技術(shù)融入到了檔案管理之中，傳統(tǒng)的檔案管理觀念仍然應(yīng)用十分廣泛，不僅難以使信息滿足師生及時(shí)使用的要求，也對(duì)信息化發(fā)展起到束縛作用，因此高校檔案信息化建設(shè)就變得十分必要。傳統(tǒng)的檔案管理由工作人員手動(dòng)進(jìn)行分類整理以及保管，在這一過(guò)程中需要工作人員反復(fù)進(jìn)行查驗(yàn)，過(guò)程十分繁瑣，并且工作量很大;在查找相應(yīng)資料的時(shí)候也十分麻煩，而進(jìn)行了信息化建設(shè)之后，管理人員只要將內(nèi)容輸入就可以永久進(jìn)行保存，十分便捷，不僅實(shí)現(xiàn)了省時(shí)省力，也提升了查找的效率，不僅僅通過(guò)管理人員就可以對(duì)于內(nèi)容進(jìn)行查詢，一些有權(quán)限的人也可以使用檔案。工作人員在這一過(guò)程中降低了工作量，提升了工作效率，可以潛心研究一些更加先進(jìn)的管理技術(shù)，從而在今后的檔案管理過(guò)程中投入應(yīng)用。并且還可以將檔案管理領(lǐng)域進(jìn)行擴(kuò)展，可以在其中加入對(duì)于教學(xué)信息的，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部檢測(cè)機(jī)制的建立。
三、推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策建議
推進(jìn)檔案管理工作的信息化是當(dāng)前各大高校所面臨的主要問(wèn)題，因此就需要在發(fā)展的過(guò)程中對(duì)于信息化建設(shè)的手段進(jìn)行探討。(一)檔案管理規(guī)范化，工作流程標(biāo)準(zhǔn)化。對(duì)于檔案管理工作進(jìn)行建設(shè)應(yīng)關(guān)注檔案管理的方式，只有建立起一套規(guī)范性的工作標(biāo)準(zhǔn)，并且嚴(yán)格按照以上內(nèi)容進(jìn)行執(zhí)行，才能夠使得檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化。一是高校應(yīng)該對(duì)于檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定，由于信息的內(nèi)容很多，種類涉及的也十分廣泛，因此這就要求檔案管理按照目錄進(jìn)行規(guī)范化的分類，并且保證利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查找的便捷性。否則，不僅不能夠使得檔案中信息的內(nèi)容按類劃分，還會(huì)使得其中的內(nèi)容查找起來(lái)十分麻煩，效率較低。二是高校應(yīng)該對(duì)于相關(guān)的規(guī)章進(jìn)行嚴(yán)格的制定，在制定過(guò)程中可以對(duì)于其他高校的內(nèi)容進(jìn)行參考，也應(yīng)結(jié)合本校檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，從而制定出符合本校實(shí)際情況的相應(yīng)規(guī)章。例如檔案在用無(wú)紙化管理后，應(yīng)對(duì)于管理人員的使用權(quán)限設(shè)置，從而按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范化使用。(二)數(shù)字化檔案信息庫(kù)的建設(shè)。隨著科學(xué)以及信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及完善，高校的檔案管理信息化內(nèi)容也不僅僅應(yīng)該局限于校內(nèi)，而是應(yīng)該將各大高校的檔案聯(lián)系到一起，并在其中融合該高校自身的特色，以實(shí)現(xiàn)兄弟院校之間資源的共享，從而借鑒其他高校檔案建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)，不斷將自身的檔案管理體系進(jìn)行完善。檔案中的部分內(nèi)容應(yīng)該可以提供給教師以及學(xué)生進(jìn)行使用，建立起一個(gè)可供大家共同使用的數(shù)字化平臺(tái)，加強(qiáng)教師以及學(xué)生對(duì)于資料進(jìn)行查找的方便程度，進(jìn)一步提升檔案管理的服務(wù)水平。(三)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員信息素質(zhì)。在對(duì)于高校檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，管理人員的素質(zhì)起著十分重要的作用。檔案人員的素質(zhì)直接影響到檔案管理的綜合效果，因此高校應(yīng)該對(duì)于高素質(zhì)的人才進(jìn)行聘請(qǐng)，要求相關(guān)人員不僅熟練掌握專業(yè)知識(shí)，具備創(chuàng)新能力，思想與時(shí)俱進(jìn)，還要求其能夠?qū)τ谛畔⒓夹g(shù)進(jìn)行熟練的掌握以及使用。在工作過(guò)程中可以對(duì)于相關(guān)的專業(yè)性培訓(xùn)進(jìn)行組織，提升相關(guān)人員的專業(yè)技能，還可以通過(guò)同業(yè)人員之間的探討從而互相吸取經(jīng)驗(yàn)，提升對(duì)于檔案的管理效率。在這一過(guò)程中高校還應(yīng)不斷對(duì)于管理人員的道德規(guī)范進(jìn)行強(qiáng)化，從而使得人才全方位發(fā)展。在這一過(guò)程中不斷將檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行強(qiáng)化，吸引更高素質(zhì)的人才，從而進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程。
四、結(jié)語(yǔ)
高校檔案管理對(duì)于高校的發(fā)展有著十分重要的作用，雖然當(dāng)前高校檔案管理較以前有所改善，但仍存在許多的問(wèn)題與挑戰(zhàn)，因此高校的檔案建設(shè)仍具有緊迫性，這就要求各大高校在今后的發(fā)展過(guò)程中，這一問(wèn)題更加重視，不但從技術(shù)的應(yīng)用以及觀念的更新方面進(jìn)行著手，還要加強(qiáng)相關(guān)人員的素質(zhì)，從而使得高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步得以完善，方便工作人員的操作以及師生的使用，從而促進(jìn)高校今后的長(zhǎng)足發(fā)展。
作者:國(guó)忠 單位:山東師范大學(xué)圖書館
【參考文獻(xiàn)】
［1］賈曉宇．高校檔案管理信息化建設(shè)的思考［J］．赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)(自然版)，2015
［2］李濤．高校檔案管理信息化工作初探［J］．合肥工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)，2010
［3］王建宇．高校檔案管理信息化存在的問(wèn)題及對(duì)策［J］．重慶電子工程職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013
［4］鄭彩云，向少華．基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理信息化建設(shè)探討［J］．開(kāi)封教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2016
檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值型等特點(diǎn)，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點(diǎn)為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡(jiǎn)要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。
科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料?？萍紮n案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項(xiàng)技術(shù)基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會(huì)化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物。科技檔案對(duì)于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進(jìn)入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來(lái)越明顯的無(wú)可替代的作用，具有相當(dāng)高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。
對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，研發(fā)能力的強(qiáng)弱，是衡量其核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要指標(biāo)，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開(kāi)始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗(yàn)，吸取大量的前人失敗教訓(xùn)。科技檔案利用價(jià)值是它本身固有的特點(diǎn)，使其變利用價(jià)值為使用價(jià)值，使科學(xué)技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。
進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，由于現(xiàn)代信息化技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對(duì)于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺(tái)，從而提高企業(yè)的綜合運(yùn)作能力，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力。由此可見(jiàn)，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務(wù)必要樹立起強(qiáng)烈的職業(yè)創(chuàng)新意識(shí)，以信息化建設(shè)推動(dòng)科技檔案管理工作，把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化，當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。
一、科技檔案在企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用
檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值型等特點(diǎn)，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點(diǎn)為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡(jiǎn)要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。
科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項(xiàng)技術(shù)基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會(huì)化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物?？萍紮n案對(duì)于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進(jìn)入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來(lái)越明顯的無(wú)可替代的作用，具有相當(dāng)高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。
對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，研發(fā)能力的強(qiáng)弱，是衡量其核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要指標(biāo)，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開(kāi)始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗(yàn)，吸取大量的前人失敗教訓(xùn)?？萍紮n案利用價(jià)值是它本身固有的特點(diǎn)，使其變利用價(jià)值為使用價(jià)值，使科學(xué)技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。
當(dāng)今社會(huì)正步入一個(gè)新的技術(shù)革命新時(shí)代，這些高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)，應(yīng)用于社會(huì)之中，勢(shì)必帶來(lái)社會(huì)生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會(huì)引起社會(huì)生活的深刻變化，尤其是計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息已成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識(shí)和智慧的利用，科學(xué)信息的交流、利用必將推動(dòng)科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，科技檔案信息化管理勢(shì)在必行。
所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，在科技檔案管理中，全面運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。企業(yè)科技檔案信息化一般而言，可以從實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來(lái)說(shuō)，由于原始檔案經(jīng)過(guò)反復(fù)查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。而信息化技術(shù)就彰顯出獨(dú)特的魅力，可以說(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。
二、科技檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)
企業(yè)信息化以現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，對(duì)企業(yè)進(jìn)行全方位、多角度、高效能的改造，通過(guò)信息資源的開(kāi)發(fā)和信息技術(shù)的有效利用，來(lái)提高企業(yè)的生產(chǎn)能力和經(jīng)營(yíng)管理水平，增強(qiáng)企業(yè)在國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。
供電企業(yè)在改革發(fā)展的歷史進(jìn)程中，特別是經(jīng)歷了IP市場(chǎng)風(fēng)雨變換的考驗(yàn)，以抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)為口號(hào)，已實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)的新局面。以遼寧省電力公司ERP項(xiàng)目為例，2008年9月26日全面啟動(dòng)，2009年6月25日成功上線，11家市級(jí)供電公司按照試點(diǎn)設(shè)計(jì)流程無(wú)差異推廣，當(dāng)年11月25日，ERP項(xiàng)目在14家市級(jí)供電公司全面推廣。繼后，2010年ERP在農(nóng)電系統(tǒng)的71個(gè)縣區(qū)上線。這說(shuō)明了以ERP為核心的各信息系統(tǒng)深化應(yīng)用為主線，為支撐堅(jiān)強(qiáng)智能電網(wǎng)和三集五大體系建設(shè)，為盡快建成一強(qiáng)三優(yōu)現(xiàn)代公司，奠定了堅(jiān)實(shí)的信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。
同樣，在供電企業(yè)科技檔案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、傳遞有價(jià)值的信息，為供電企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、研發(fā)和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，已成為供電企業(yè)信息化建設(shè)的核心環(huán)節(jié)。供電企業(yè)的科技檔案信息化建設(shè)，將檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化納入整體企業(yè)信息化的重要內(nèi)容。通過(guò)長(zhǎng)期的全方位地跟蹤國(guó)內(nèi)外本行業(yè)的科技動(dòng)態(tài)、成果和進(jìn)展水平，建設(shè)成具有行業(yè)特色的專題數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣才能為本企業(yè)提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。
