發(fā)布時間：2022-07-29 00:03:48
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理交流材料樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
1、轉(zhuǎn)變檔案觀念，超前管理
長期以來、我們對檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊，工作不能創(chuàng)新。對于各級各類檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和有關部門主動聯(lián)系。沒有將檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中。導致業(yè)務部門和檔案管理部門長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來了困難。所以我們要意識到檔案要逐步轉(zhuǎn)變觀念，意識到檔案工作的長期性，對化工裝置檔案進行超前管理。裝置工程由施工單位再分包給幾個小的施工單位，這樣工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員多。經(jīng)歷時間長、稍有疏忽就可能遺漏，加之施工人員組成復雜，往往造成工程任務一完成。臨時機構解散，而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，要改變過去等人將檔案送上門的做法。檔案管理人員首先了解工程建設工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排，掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料，對每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)，有的放矢去拓寬資料的收集渠道。
2、齊抓共管，密切聯(lián)合，建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡
加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理，是檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們要遵照統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制度，分級管理的原則，成立檔案工作領導小組、統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由總工程師主管檔案情報工作，成立檔案情報室、設立專職檔案員，在各業(yè)務部門及二級單位指定專業(yè)技術人員擔任兼職或?qū)Ｂ殭n案員，形成了全單位的檔案管理網(wǎng)絡。同時，完善制度建設，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關。無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個部門、都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化。
3、強化檔案人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理水平
工程檔案具有“一次性”和不可回復性的特點，客觀上對檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事工程檔案工作的人員，專業(yè)知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面。不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與化工裝置工程相關的一些專業(yè)類別檔案，了解不同類別的檔案的分類整理。因此，要對各專職或兼職檔案管理人員進行了培訓，使他們了解化工裝置工程建設工作中形成的文件類型的和歸檔范圍。了解文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化。為今后建檔工作奠定基礎，使檔案的標準化、規(guī)范化切實保障。
4、通過開發(fā)利用檔案信息，促進檔案管理工作
一、檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理工作的重要性認識不夠
檔案管理工作沒有其他業(yè)務那么容易取得工作成績。它是一項默默無聞的工作，常常被認為是可有可無的工作。長此以來，讓部分檔案管理人員產(chǎn)生了對檔案工作認識上的一些誤區(qū)，認為檔案管理是無用的，檔案管理人員也無需具備精湛的業(yè)務能力，這樣就打消了檔案管理人員的工作積極性；還有人認為檔案管理工作就是抄抄寫寫、裝訂整理，不是單位的重要工作，不會在單位發(fā)展中起到主要作用。種種原因?qū)е铝艘恍﹩挝缓鲆暳藱n案管理工作，把這項工作處于應付了事的狀態(tài)，這樣就影響了檔案管理工作項規(guī)范化、標準化發(fā)展。
（二）檔案管理硬件設施滯后
檔案管理需要有專用的檔案室，有現(xiàn)代的信息管理設備，很多單位沒有專用的檔案室，資料雜亂無序的存放，檔案資料存放地點狹窄，檔案保管環(huán)境差，沒有專業(yè)的配套設備，這樣就引起了檔案材料霉變、蟲蛀等，嚴重影響了檔案的美觀整潔及完整性，形成了查找困難和丟失的現(xiàn)象。我覺得問題的存在主要有以下幾種原因：一是上級主管部門對檔案管理沒有統(tǒng)一的執(zhí)行標準，只是按照工作需要來裝訂整理，也幾乎沒有專項的檢查、評比和考核這項工作。二是辦公自動化、信息化的建立和發(fā)展，單位對檔案管理的設備配備過于滯后，影響了檔案的保存質(zhì)量。三是檔案室的分配不合理，沒有規(guī)范統(tǒng)一的庫房保存檔案材料。
（三）檔案管理崗位人員缺乏穩(wěn)定性、專業(yè)性
檔案管理工作需要具有一定的專業(yè)性、技術性、連續(xù)性，所以對其崗位人員要求要相對固定性、專業(yè)性。如果想建設高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，就要求檔案管理人員要具備專業(yè)的知識結(jié)構和精湛的業(yè)務技能，如果檔案人員不穩(wěn)定，對檔案人員本身也會造成諸多不良影響，如檔案管理人員對檔案工作的責任心不強，缺乏長遠的管理計劃；檔案管理業(yè)務知識匱乏，總覺得檔案管理用不到專業(yè)的知識，做檔案管理就是想要個清閑的養(yǎng)老的崗位，業(yè)務不精通，缺乏全面的、系統(tǒng)的掌握檔案管理方面的知識結(jié)構。大部分管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太熟悉，檔案收集意識淡薄，一些歸檔的材料不夠真實和準確。這些問題的形成主要是檔案的人員調(diào)整頻繁、管理缺乏專業(yè)性造成的。
二、檔案管理工作的對策與思考
（一）提高認識，加強領導
理念決定行動，行動決定成敗。要想做好檔案管理工作，提高對此項工作的認識是關鍵。我覺得要想做好檔案管理工作，首先要提高自己的思想覺悟。要熱愛檔案工作，在工作中努力學習和鉆研專業(yè)知識，不斷提高自己的管理水平，要有干一行愛一行的專業(yè)精神，及時更新知識結(jié)構，學會用先進的管理理念做好這項工作。其次是用自己的工作感染領導對檔案工作的重視。有些單位的領導對檔案管理工作認識偏差、認為檔案管理工作不能撐門面，沒有考核，無關緊要，可有可無。所以這就要求我們檔案管理人員要經(jīng)常向領導請示和匯報檔案工作，不斷地增強領導檔案意識，以引起領導的關注和支持。
（二）不斷學習，提高素質(zhì)
檔案管理人員的素質(zhì)決定檔案管理工作的好壞，因此，檔案管理人員要不斷地學習豐富的自己的專業(yè)知識，不斷給自己“充電”，更新理念，創(chuàng)新思路，提高自身綜合素質(zhì)。要想提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，可以從以下幾種方式：一是自學。自學文化知識，文化知識是做好一切工作的基石，文化知識包括學科知識學、自然科學和社會科學等；自學專業(yè)知識，專業(yè)知識是做好檔案管理工作的基礎，檔案專業(yè)知識的學習包括檔案管理學、檔案保護技術學、檔案統(tǒng)計學等。二是培訓。培訓是加強檔案工作人員自身能力修養(yǎng)的最基本的手段。要積極參加各類培訓，提升專業(yè)素養(yǎng)。三是交流。交流是加強檔案工作人員自身能力修養(yǎng)的最有效的形式，包括工作上的交流和學術上的交流。檔案管理外出培訓機會少，所以與先進地區(qū)單位的工作人員專業(yè)交流至關重要。
（三）科學管理，規(guī)范操作
（一）檔案材料內(nèi)容陳舊缺失，無法反映現(xiàn)代社會對人才素質(zhì)的整體要求
隨著我國改革開放和人才社會化的不斷發(fā)展，計劃經(jīng)濟時代的“單位人”逐漸被市場經(jīng)濟時代的“社會人”所取代，以控制人員自由流動為主的嚴格僵化的人事檔案管理制度開始出現(xiàn)了松動。公立醫(yī)院編內(nèi)人員的人事檔案管理雖然納入了傳統(tǒng)檔案管理體制，但由于管理不到位，在一定程度上造成了檔案材料嚴重缺失和不完整。同時，隨著公立醫(yī)院員流動人員的不斷增加，錄用醫(yī)務人員的手續(xù)也開始簡化，檔案審點僅局限于錄用人員的學歷、職稱等材料，其它材料常常不做嚴格要求。另外一些流入各地人才交流中心的流動人員的托管檔案材料也基本得不到及時補充和更新。因此，公立醫(yī)院部分人員的檔案材料無法完整地反映建檔人的真實情況，根據(jù)檔案材料內(nèi)容難以對建檔人作出客觀的整體評價。在公立醫(yī)院人事檔案主要由相應級別的組織或人事部門管理，專業(yè)技術檔案由上級業(yè)務主管部門管理，傳統(tǒng)的人事檔案側(cè)重收集建檔人的個人經(jīng)歷、政治狀況、工資職級、獎懲等情況，而許多記載醫(yī)務工作人員的工作業(yè)績、專業(yè)技術水平和學術研究等有關專業(yè)技術檔案材料，沒有完整地集合在建檔人的人事檔案案卷里。現(xiàn)代社會對人才的評價不能僅僅依據(jù)他的社會出生、家庭背景、工作經(jīng)歷等客觀的歷史資料和簡單地現(xiàn)實表現(xiàn)記錄，更重視人才的品性、個性、技術特長、突出的業(yè)績等鮮活的真實的個體表現(xiàn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案材料材料收集過于狹隘，憑借傳統(tǒng)人事檔案材料，同樣不能全面反映管理相對人的真實情況。
（二）“以檔管人”僵化管理模式，無法適應現(xiàn)代社會對人才社會化管理需要
由于受傳統(tǒng)管理思想的影響，我國公立醫(yī)院人事檔案管理至今仍沒有徹底走出“以檔管人”的傳統(tǒng)理念。“以檔管人”的人事檔案管理模式，使檔案管理相對人與醫(yī)院之間形成一定的人身依附關系，是醫(yī)院通過對檔案的管理權的控制來實現(xiàn)對內(nèi)部人員自由流動控制的一種手段。計劃經(jīng)濟時代公立醫(yī)院進人的主要方式是通過行政計劃性招工、招干、調(diào)動等途徑來實現(xiàn)，任何人員的進出都有嚴格的政策規(guī)定和相應的檔案記錄，并按照“檔隨人走”原則，對人事檔案管理相對人進行全程建檔和跟蹤管理。這種單一的檔案管理體制對人才的流動具有較大的制約作用，有利于醫(yī)院對內(nèi)部人員的“終身制”管理。但隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和國家人事政策調(diào)整，“終身制”人事管理模式已越來越不能適應社會發(fā)展需要，在公立醫(yī)院人才的自由流動普遍化后，“以檔管人”的人事檔案管理模式已退化成醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)健康發(fā)展的阻力。因此，公立醫(yī)院不能以職工隊伍的穩(wěn)定為由，扣留職工人事檔案，限制個人對工作單位的自由選擇。這種“以檔管人”人事管理模式，嚴重背離了國家人才自由流動的政策，不利于全社會人力資源的合理配置和整體開發(fā)利用，并在一定程度上影響到了各類醫(yī)療衛(wèi)生人才工作的積極性和創(chuàng)造性，影響到醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)正常發(fā)展，無法實現(xiàn)現(xiàn)代社會對人才社會化管理的需要，最終影響到公立醫(yī)院對各類人才的合理需求和醫(yī)院的正常發(fā)展。
（三）“分散多頭”的無序管理狀態(tài)，制約了人事檔案管理機制的創(chuàng)新和發(fā)展
建立在“終身制”人事管理體制基礎上的嚴格的檔案管理模式，是我國計劃經(jīng)濟時代最具有時代特色的人事管理制度之一，是公立醫(yī)院人員穩(wěn)固的制度基礎，有利于保持人事檔案的完整性，并便于通過人事檔案的查閱歷史地、全面地了解建檔人有關情況。但隨著超常穩(wěn)定的人事管理體制被打破后，公立醫(yī)院出現(xiàn)了大量醫(yī)院自行招聘和引進的編外人員，人事檔案管理的難度增大了，單一的人事檔案管理方式不能適應對不同性質(zhì)人群管理的需要，多樣的人事檔案管理方式也應運出現(xiàn)。根據(jù)目前的人事檔案管理政策，公立醫(yī)院正式編制人員仍列入傳統(tǒng)人事檔案管理體系，管理相對規(guī)范，但編外人員（非正式編制人員）人事檔案的管理由于缺少應有的政策指導，存放方式各種各樣，管理很不規(guī)范。檔案材料得不到及時地補充、整理和確認。人事檔案管理權沒有得到應有地維護，管理權被非法分散，人事檔案出現(xiàn)了“分散多頭”狀態(tài)。人事檔案陷入無序管理狀態(tài)后，不但產(chǎn)生了一定數(shù)量的“棄檔”或“死檔”，而且由于人事檔案的對象僅局限于大中專畢業(yè)生和行政事業(yè)單位辭職人員，大量的未納入傳統(tǒng)人事檔案管理體系的其他人員，卻不能進入政府主辦的人事檔案體系，許多人的人事檔案管理無變成了無著落。因此，制定各類人員人事檔案管理規(guī)范，建立全社會統(tǒng)一的人事檔案管理體系，是創(chuàng)新和發(fā)展人事檔案管理機制基礎性工程。
（四）檔案管理專業(yè)化建設落后，無法適應信息化和數(shù)據(jù)化管理時代的需要
人事檔案管理人員是開展檔案管理工作的實施者和策劃者，其個人專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)的高低將直接影響到管理質(zhì)量。然而，目前許多公立醫(yī)院沒有專門的管理部門和專職管理人員，人事檔案管理大部分掛靠人事部門。檔案管理工作人員常常由人事部門工作人員兼職管理，有的雖設立了專職管理人員，但多為半路出家，未曾接受系統(tǒng)專業(yè)知識教育和培訓，其專業(yè)素質(zhì)嚴重先天不足。同時，部分綜合素質(zhì)強的管理人才,常常選擇離開人事檔案管理崗位，從事其他管理工作，人員變動不居，相應管理人員在有限的工作時間內(nèi)，難以積累必要的工作經(jīng)驗。因此，部分公立醫(yī)院的人事檔案管理僅屬于一種簡單經(jīng)驗性管理，使得我國部分公立醫(yī)院人事檔案管理工作，難以同其它各項工作協(xié)同發(fā)展，專業(yè)隊伍建設嚴重滯后于公立醫(yī)院現(xiàn)代化建設的需要。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，社會對醫(yī)療衛(wèi)生人才的要求越來越高，同時醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的人才的成長過程，相對于許多行業(yè)而言，培養(yǎng)周期長，其知識更新快和經(jīng)驗的積累緩慢，因此，對醫(yī)療衛(wèi)生人才的評價難以憑借簡單地人事檔案材料做出科學的結(jié)論，醫(yī)療衛(wèi)生人才的人事檔案材料，必須按照建檔要求不斷予以充實和豐富，增加應有的信息含量，從而發(fā)揮醫(yī)療衛(wèi)生人才人事檔案在人才評價和推介方面應有的作用。人事檔案材料信息的不斷增加，傳統(tǒng)的手工處理方法難以信任繁雜的資料處理工作，人事檔案管理必須借助于現(xiàn)代信息技術和數(shù)據(jù)化管理平臺，提高人事檔案資料收集、整理和處理能力，提高工作效率。但我國大部分公立醫(yī)院信息化建設和數(shù)據(jù)化管理近幾年才剛剛起步，人事檔案資料的管理仍主要依靠手工操作方式來完成，傳統(tǒng)的操作和處理方式難以滿足大數(shù)據(jù)時代需要。
二、推進和完善公立醫(yī)院人事管理改革的主要對策
要想全面落實人事檔案管理工作，提高管理質(zhì)量，醫(yī)院必須要重視該項工作的重要性，走出傳統(tǒng)管理模式和認識的誤區(qū)，實現(xiàn)管理模式的轉(zhuǎn)型發(fā)展，以現(xiàn)代管理理念為指導思想，逐步建立起完整的人事檔案管理程序，進而提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，推動醫(yī)院健康、可持續(xù)發(fā)展發(fā)展。以下從當前醫(yī)院人事檔案管理實際出發(fā)，立足問題，分析改進管理工作的可行性策略：
（一）規(guī)范建檔內(nèi)容，將主要技術檔案材料納入人事檔案內(nèi)容，不斷完善檔案內(nèi)容
加強公立醫(yī)院人事檔案建檔規(guī)范，應按照公立醫(yī)院不同人員類別，進行分類規(guī)范。正式編制人員，就目前而言，是公立醫(yī)院人員最主要組成部分和醫(yī)院發(fā)展的核心力量，人員異動較少，相對較為穩(wěn)定。這類人員的人事檔案管理，應參照國家干部人事檔案管理的要求，規(guī)范建檔，同時，維護原始檔案材料的統(tǒng)一性、連續(xù)性和完整性。在檔案材料的整理過程中，應及時發(fā)現(xiàn)和補充缺失的檔案材料，適時擴大檔案材料收集范圍，將能反映建檔人品性、個性、技術特長和突出業(yè)績的原始性材料，特別是，能反映建檔人業(yè)務能力的技術性檔案材料納入收集和整理范圍。同時，公立醫(yī)院應重視編內(nèi)外進出人員的人事檔案管理，不能因這部分人退出了或暫時無法納入傳統(tǒng)人事檔案管理體系，而不予以重視。在人才自由流動的社會大環(huán)境下，公立醫(yī)院應擺正心態(tài)，按照國家人才政策要求，做好辭職人員的人事檔案材料的歸檔、整理和交接工作。公立醫(yī)院在招聘人員和引進各類人才時，首先應通過正常途徑調(diào)閱相關人員人事檔案，依靠現(xiàn)有的檔案材料內(nèi)容，對其作出相對客觀的總體評價，為醫(yī)院人事決策提供科學依據(jù)，進院后，再按照政策要求和建檔規(guī)范，對相應人員人事檔案材料進行查漏補缺，完善檔案材料內(nèi)容。有檔案管理權的，還要做好相應人員的人事檔案后續(xù)管理，沒有檔案管理權的，可委托中介機構進行檔案托管。在檔案托管期間，應加強同托管機構的聯(lián)系和溝通，及時將檔案管理相對人的新成檔案材料移交托管機構入檔。規(guī)范人事檔案建檔內(nèi)容，是不斷完善公立醫(yī)院人事檔案管理的基礎和前提，人事檔案管理人員應采取科學細致的工作態(tài)度，按照人事檔案管理規(guī)范要求，做好人事檔案材料的收集、補充、甑別和整理工作，并適時創(chuàng)造性的將能反映建檔人技術能力等鮮活的真實的個性化檔案材料，納入人事檔案材料的收集和整理范圍，不斷完善建檔內(nèi)容。
（二）按照內(nèi)外有別的要求，人檔適度分離的原則，建立并行統(tǒng)一的社會化管理體系
目前公立醫(yī)院人事檔案管理是一種內(nèi)外有別的管理體制，編內(nèi)人員的人事檔案由具有人事檔案管理權的相應行政級別的組織或人事部門，參照干部人事檔案管理要求，實行集中統(tǒng)一、分級管理。縣（區(qū)）及以上（含縣）單位按照人事檔案管理權限，設置檔案處、科、室等機構集中統(tǒng)一管理干部人事檔案；縣（區(qū)）以下單位的人事檔案實行由縣（區(qū)）組織部集中管理，或由縣（區(qū)）組織部、縣（區(qū)）人事局等單位相對集中管理，不具備保管條件或檔案很少的單位，其人事檔案由上一級單位管理。公立醫(yī)院編外人員的檔案管理主要由具有人事檔案管理權的所在單位或由所在單位委托政府主辦的人才交流中心進行管理。但本人認為，公立醫(yī)院編外人員的人事檔案管理應統(tǒng)一歸口到政府主辦的人才交流集中管理，這樣既可以發(fā)揮集中管理的優(yōu)勢，又可以防止個別公立醫(yī)院以各種理由非法扣留人事檔案，保證醫(yī)療衛(wèi)生人才的合理正常的自由流動。從而有利于培育同傳統(tǒng)認識檔案管理體系并行不勃、相互補充的社會化管理體系。當公立醫(yī)院編內(nèi)人員因某種原因，需要改變工作環(huán)境，放棄在體制內(nèi)工作時，其人事檔案管理可以通過一定程序及時由傳統(tǒng)管理體系轉(zhuǎn)入政府主辦的人才交流中心人事檔案管理體系；反之亦然。除了公立醫(yī)院編外人員的人事檔案交由人才交流中心管理外，其它性質(zhì)的非公立醫(yī)院編制人員，特別是，暫時沒有工作單位的流動人員，其人事檔案更應納入人才交流中心管理。由于大部分人才交流中心至今并沒有足夠重視委托人員的人事檔案管理，制度很不健全，沒有按照人事檔案管理的要求，進行檔案材料的收集、整理、建檔和審核，將工作簡化為工齡認定和工資審核，甚至個別人才交流中心僅把檔案托管作為創(chuàng)收的門路，行為地異化了檔案托管的社會職責。因此，政府主管部門應重拳出擊，嚴肅處理各種不作為行為，規(guī)范人事檔案的托管。同時，傳統(tǒng)人事檔案管理體系和人事檔案托管體系應并行不勃，加強業(yè)務溝通管理，按照相關要求，及時做好檔案進出人員檔案的移交和后續(xù)管理工作。
（三）提高管理人員素質(zhì)，運用現(xiàn)代科技手段，創(chuàng)建人事檔案信息化數(shù)據(jù)化管理平臺
關鍵詞： 高校畢業(yè)生檔案 存在問題 反思
一
人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。其中高校畢業(yè)生的檔案是個體人事檔案的重要組成部分。當學生從學校畢業(yè)后，就從學生人的身份轉(zhuǎn)換成社會人的身份，面臨參加養(yǎng)老保險、轉(zhuǎn)正定級、考研、出國、考公務員，甚至于工齡和退休金的計算等與自己切身利益密切相關的問題，而這些問題都直接與高校畢業(yè)生的檔案記載內(nèi)容掛鉤。
高校畢業(yè)生的人事檔案是由畢業(yè)生的學籍檔案轉(zhuǎn)換而來的，高校畢業(yè)生的學籍檔案主要是指通過參加全國統(tǒng)一考試并被錄取的大中專學生的檔案。它主要由以下幾部分組成：學生的入學材料、高校畢業(yè)生登記表、綜合測評表、學籍卡、組織關系及學生在校的獎懲情況等。學生在校期間的這些材料共同組成了其學籍檔案，當學生畢業(yè)后，由學校就業(yè)主管部門根據(jù)學生的實際就業(yè)派遣情況在其學籍檔案中放入畢業(yè)生報到證，并由學校相關部門通過專門機構——機要局轉(zhuǎn)遞給畢業(yè)生的就業(yè)單位的人事部門或其委托的相關的人才交流機構。這時，學生的學籍檔案才正式轉(zhuǎn)化成其人事檔案，這個轉(zhuǎn)化必須通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機構簽訂相關就業(yè)協(xié)議，并履行相關畢業(yè)程序并取得報道證后，才能最終得以實現(xiàn)，并標志著畢業(yè)生由學生人轉(zhuǎn)化為社會人。
二
當前高校在畢業(yè)生檔案管理方面主要存在以下幾方面的問題：
1.畢業(yè)生檔案材料內(nèi)容的不完整性。首先，畢業(yè)生檔案材料的來源渠道非常廣泛。除學籍卡來源于教學管理部門外，其他材料主要來自于各教學院系、相關職能部門和學生本人，這些材料主要涉及學生在德智體美勞等方面的素質(zhì)材料，內(nèi)容繁雜，數(shù)量龐大，在收集過程中非常容易產(chǎn)生片面或者重復的現(xiàn)象。其次，畢業(yè)生檔案材料的收集時間跨度大。從學生入學之初的初高中學籍檔案，到學生在高校期間各學期的學習記錄、綜合素質(zhì)測評、直至最后的畢業(yè)生登記表和鑒定表，這個跨度至少要3到4年的時間，學校經(jīng)手人可能更替，從而造成材料的缺失，不利于學生檔案的完整和統(tǒng)一。最后，畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容完整性、延續(xù)性強。有的學生是團員，可檔案中缺少了中學時期的入團志愿書；有的是學生黨員，卻缺少入黨申請書和轉(zhuǎn)正報告；有的學生在畢業(yè)生登記表獎勵一欄中，寫了不少榮譽，但在檔案中沒有這些榮譽的獎勵證明材料；材料的不延續(xù)和不完整，容易給人造成材料不實的印象。
2.檔案的保管和轉(zhuǎn)移過程中的不規(guī)范性。首先根據(jù)國家相關政策，畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學校保存兩年，暫時保存在學校。這就造成每年畢業(yè)季，因為擇業(yè)過程中的種種問題，很多畢業(yè)生都會要求暫時將檔案保留在學校，這些學生往往對畢業(yè)生檔案的重要性認識不足，很多學生并沒有按要求在一到兩年后轉(zhuǎn)移走自己的檔案，日積月累，越來越多的檔案會積壓在學校，使得本就有限的檔案庫房不能承載，檔案管理人員不勝重荷，難免會造成疏漏；其次，由于學校機構調(diào)整，檔案管理人員的不穩(wěn)定性，難免個別檔案管理人員責任心欠缺，從而在檔案收集和保管過程產(chǎn)生失誤，造成學生檔案的損壞或遺失，給學生就業(yè)和今后的調(diào)動、晉升造成無法挽回的損失；最后，由于個別檔案管理人員的政策性不強，有時會為了圖省事，不是通過機要局這一專門的途徑流轉(zhuǎn)畢業(yè)生檔案，而是將檔案通過快遞、EMS等方式寄送學生檔案，更有甚者直接將檔案交給學生，從而出現(xiàn)學生自帶檔案的現(xiàn)象，這些不規(guī)范的檔案流轉(zhuǎn)，就更容易出現(xiàn)畢業(yè)生檔案的損壞或遺失，將會給學生日后辦理相關手續(xù)帶來諸多麻煩。
3.畢業(yè)生檔案材料的不規(guī)范性。首先是由于大多數(shù)學校對檔案材料的用紙、書寫及格式?jīng)]有明確的規(guī)定，造成歸檔的檔案材料有的用A4紙張，有的用16K紙張，造成畢業(yè)生檔案裝訂的不齊整；其次是書寫不規(guī)范，有的學生的入檔材料甚至用圓珠筆書寫，這些用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就變得模糊，會給日后檔案保存帶來很大的困難；最后，學生的獎懲材料，甚至有的學生的《畢業(yè)生登記表》中都會有公章和系部意見的現(xiàn)象。
三
為了避免以上問題的出現(xiàn)，高校需要從以下幾個方面進行反思：
1.高校要加強對畢業(yè)生檔案工作的重視，從人財物等方面積極支持畢業(yè)生檔案工作。從院系、到學校都要配備固定的畢業(yè)生檔案管理人員；配備專門的畢業(yè)生檔案室或庫房；做好相關工作的獎懲條例，充分調(diào)動相關工作人員的積極性。
2.高校要加強畢業(yè)生檔案管理的制度化建設工作。明確畢業(yè)生檔案管理的條例、分工及職責，并要嚴格按照《檔案法》的要求，規(guī)范畢業(yè)生檔案工作。
3.加強檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)和責任心的提升，確保檔案材料的質(zhì)量。要求檔案管理人員有愛崗敬業(yè)的精神，積極鉆研檔案管理相關業(yè)務，規(guī)范畢業(yè)生檔案的流轉(zhuǎn)；同時，要不斷提升責任心，本著為學生服務的宗旨，確保畢業(yè)生檔案材料的規(guī)范與完整。
4.加強對畢業(yè)生的教育，讓學生充分認識到畢業(yè)生檔案材料的重要性。首先，畢業(yè)生在填寫相關材料時，本著對自己負責的態(tài)度認真填寫，不能敷衍了事；其次，畢業(yè)生一定要關心自己的檔案。如果是正常派遣的學生，學校會通過機要局寄送畢業(yè)生檔案，學生可以在畢業(yè)生檔案寄出兩個月之后，向相關人事部門進行查詢，如果檔案未收到，就要及時向?qū)W校相關部門查詢，確認，以保證自己的畢業(yè)生檔案不缺失；最后，如果學生在畢業(yè)后暫時未找到就業(yè)單位，而將其檔案托管保存在學校的，在明確了用人單位后，就要及時到學校辦理相關就業(yè)手續(xù)，以便學校正常轉(zhuǎn)遞檔案，不要誤以為既然學校能夠免費保存，就不用再到人才交流機構托管了。其實，學校保存的只是畢業(yè)生的“學籍檔案”，只發(fā)揮存放的作用，不能以此為依據(jù)為學生開具相關的證明材料。在社會上，真正發(fā)揮作用的是由學籍檔案轉(zhuǎn)成的人事檔案，只有所在單位的人事部門或委托的人才交流機構才有權利開具相關證明，辦理相關事項。
因此，無論是高校還是學生都要重視畢業(yè)生的檔案，使畢業(yè)生的檔案發(fā)揮應有的作用，更好地為學生，為社會服務。
參考文獻：
（一）藝術檔案對傳播群眾文化藝術有著重要作用
藝術檔案通過傳播群眾文化藝術來體現(xiàn)其在保存和傳播過程中的價值和作用。如果文化藝術能得到廣大群眾的好評，那么就能有效地促進和提高文化藝術的生命延續(xù)，能使這項有著良好影響的藝術活動繼續(xù)傳承下去，對以后藝術的發(fā)展有著重要的推動作用。
（二）藝術檔案對發(fā)展藝術事業(yè)有重要作用
藝術檔案中記錄著豐富的藝術活動資料，通過藝術檔案的查閱和學習，藝術工作人員能對藝術思想進行創(chuàng)新，創(chuàng)造出更符合傳播群眾藝術文化的藝術活動，促進藝術事業(yè)的不斷發(fā)展，提高藝術人員的專業(yè)技能和創(chuàng)新思維，使他們能創(chuàng)造出更好的文藝作品。
二、加強藝術檔案管理工作的措施
要保證藝術檔案管理工作的順利進行，使藝術檔案保存的更加完善，需要管理部門制定一系列的檔案管理措施，并通過對管理人員進行職業(yè)道德和能力的教育培訓，使他們能對檔案保管工作盡到自己的職責。同時在進行管理工作時，管理部門要對工作措施進行強化，使管理人員在進行檔案管理時能不斷提高工作質(zhì)量和管理水平。（一）完善管理制度。管理部門要根據(jù)管理工作制定出明確的規(guī)章制定，對藝術檔案的收集、歸檔等管理工作作出具體的要求，避免在檔案管理工作進行過程中造成檔案丟失和管理分散等問題。在保證管理制度的順利開展，就需要把制度的執(zhí)行情況作為考核檔案管理人員的一項重要標準，通過展示優(yōu)秀藝術檔案來促使檔案管理工作人員的工作積極性，并對優(yōu)秀檔案管理工作人員進行設立獎勵機制，促進檔案管理工作的順利進行。（二）明確歸檔范圍。藝術檔案材料的歸檔范圍應當包括：文學創(chuàng)作，藝術表演，美術、攝影，社會文化，藝術研究，藝術教育，文化交流以及個人藝術等活動中形成的具有保存價值的各種藝術材料(如文字、聲像、照片、實物等載體形式)。另外，業(yè)務人員在職務活動中形成的具有保存價值的藝術材料，也屬歸檔范圍。而那些為藝術創(chuàng)作、研究、教學和文化藝術活動參考而收集的圖書、報刊、音像帶、照片、劇本和有關文章材料等，均作為資料保存，不應歸檔。在文化藝術活動中形成的屬國家所有的各種載體的藝術材料和實物，任何個人不得據(jù)為己有。（三）強化收集與整理。在對文藝活動產(chǎn)生的文藝檔案進行收集整理時，要保證文藝檔案和文藝活動中的聯(lián)系性，使文藝工作者通過查閱文藝檔案清楚地了解到文藝活動的內(nèi)容。由于文藝活動的多樣性，其在生成的文藝檔案時也體現(xiàn)出了多樣性，檔案管理人員在整理檔案時，要根據(jù)檔案的不同類型來進行歸類。藝術檔案應分為大類和屬類,大類設業(yè)務類、個人業(yè)務類、綜合類等，具體屬類應按照歸檔范圍設置。要按照藝術檔案材料的內(nèi)容、種類立卷，其中戲劇材料按劇目分類立卷，音樂歌舞演出材料按節(jié)目分類立卷，文化藝術科研材料按科研專題分類立卷，藝術教育材料按各專業(yè)課程分類立卷，社會文化、文化交流材料按業(yè)務活動進行立卷。對錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質(zhì)載體的藝術檔案材料歸檔時，應將每一單項作為一個保管單位，單獨編排檔號，并采取按年度結(jié)合內(nèi)容的方法分類整理和編號。其中與文字材料有直接聯(lián)系的應編寫互見號或互見卡。反映和記錄本單位的文化藝術活動并對以后藝術創(chuàng)作、藝術研究有重要參考借鑒作用的藝術檔案材料，應永久保存。（四）加強信息化管理。隨著信息技術的發(fā)展，信息化在檔案管理方面提供了很多便利條件。運用計算機把藝術檔案建立成電子檔案，便于檔案的管理和查閱，提高各種藝術檔案的保存壽命。在對文藝檔案進行信息化管理時，需要把各種各樣的藝術檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，這就需要檔案管理部門針對信息化檔案管理制定出相應的政策和管理制度，使檔案管理人員能通過制度的要求來不斷提高自己的工作能力和專業(yè)技術能力。（五）加大教育培訓力度。文化藝術單位在進行檔案管理時，要對檔案管理人員進行專業(yè)技術的培訓，提高其工作意識，重視對藝術檔案的保存，使藝術檔案能完整地保存下來。隨著信息化檔案管理的發(fā)展，還需要對檔案管理人員進行計算機專業(yè)技能培訓，在檔案管理人員的素質(zhì)和工作能力、工作意識不斷提高的情況下，使檔案接收和積累的工作做好。
關鍵詞 人事檔案 管理 問題 建議
中圖分類號：D523.2 文獻標識碼：A
一、人事檔案管理存在的問題
（一）內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。
一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。
（二）檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。
由于檔案管理人員大多數(shù)是兼職，因此導致了管檔人員工作變動頻繁，新手占70%，加之各級管檔部門沒有組織專業(yè)知識培訓，業(yè)務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，難以適應干部檔案的管理工作。
（三）人事檔案管理的信息化程度不高。
使用技術手段滯后，運行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學化管理水平不相適應，不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。
二、改進人事檔案管理的建議
（一）實現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化。
人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關內(nèi)容。同時要充分利用計算機網(wǎng)絡技術來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。
1、實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。干部人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進檔材料的質(zhì)量，對收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。
2、改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。對干干部人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進行，這兩種方法均有一定的科學性，但用記起來費時，用起來繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時，運行干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。
（二）明確流動人員人事檔案管理的公共服務性質(zhì)。
在組織人事部門成立人才交流機構之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務，而且?guī)в泻軓姷恼涡浴３鲇谏罨瘷C構改革和機關轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務機構后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務性工作委托或授權給人才交流服務機構負責，但這并未改變流動人員人事檔案管理的公共服務性質(zhì)。所以應當進一步明確流動人員人事檔案管理的公共服務的性質(zhì)，維護人事檔案的真實性、嚴肅性，完善流動人員人事檔案管理的公共服務體系和人才流動社會化服務體系。
（三）建立人事檔案管理相互分離的管理制度。
做好大中專畢業(yè)生檔案管理工作,有利于滿足工作需求，有利于提高中專畢業(yè)生檔案資源的利用效率，意義重大。本文結(jié)合筆者多年的工作經(jīng)驗，深入探討了做好大中專學生檔案管理工作的措施，其中包括：加強日常檔案管理工作；多樣化措施助力檔案服務創(chuàng)新發(fā)展；創(chuàng)建微信平臺，為快速傳播大中專學生檔案信息服務；加強大中專學生檔案管理信息化建設等，具有一定的參考價值。
關鍵詞：
大中專院校;學生;檔案管理
一、前言
大中專學生檔案是廣大學生在大中專院校階段各種社會實踐、學習、政治表現(xiàn)、日常生活的真實歷史記錄，既是個人經(jīng)歷的全部記錄，又是人才信息的重要載體，還是用人單位對新員工進行入職審查、政治思想審核、工齡審核的主要依據(jù)。做好大中專畢業(yè)生檔案管理工作,有利于滿足工作需求，有利于提高中專畢業(yè)生檔案資源的利用效率，意義重大。本文就做好大中專學生檔案管理工作提出一些自己的思考。
二、加強日常檔案管理工作
1.及時整理檢查，促進管理規(guī)范
由人才交流中心專職檔案管理人員負責督促各大中專院校將畢業(yè)生檔案文件資料進行統(tǒng)一收集、分類整理、一一登記、分類歸檔；嚴格執(zhí)行檔案查閱、復印以及借閱制度，規(guī)范檔案使用流程，確保現(xiàn)存檔案不丟失、不損壞。
2.加強組織領導，強化責任意識
人才交流中心領導班子務必要對大中專學生檔案管理工作予以足夠的重視，要將其作為主要工作之一來開展，并且還要為大中專學生檔案管理工作的完整性、真實性、執(zhí)行情況擔負領導責任。人才交流中心領導班子應該要定期組織檔案管理人員來開展工作匯報，對大中專學生檔案管理工作中所存在的問題和難點予以協(xié)調(diào)解決、統(tǒng)籌處理。人才交流中心所開展的一切與大中專學生檔案管理有關的重大事項之前，要應該要對檔案人員的意見予以充分聽取，在人才交流中心領導班子集體研究決定通過之后，才可具體予以實施，并形成文字紀要。
3.健全各項管理制度
人才交流中心應該結(jié)合自身實際情況來健全大中專學生檔案整理、歸檔、保管、銷毀、統(tǒng)計、利用、交接、離崗清點等制度，并上墻公布，使大中專學生檔案管理有章可循，有規(guī)可依。并且還要建立起嚴格的大中專學生檔案資料查（借）閱制度，做到檔案借閱有登記，送還有注銷，用完的檔案及時入庫。嚴格落實《大中專學生檔案數(shù)字化信息安全管理制度》，加強對檔案的管理，嚴格審核檔案掃描內(nèi)容，一律采用局域網(wǎng)傳輸檔案，不得攜帶使用磁盤、U盤、光盤、移動硬盤等存儲介質(zhì)。
4.加強檔案利用
人才交流中心可建立大中專學生檔案利用效果登記簿，定期編印檔案利用效果實例匯編，將大中專學生檔案資料的登記和信用信息公示到位、利用共享到位、保存保護到位，降低交易成本，維護公共安全。
三、多樣化措施助力檔案服務創(chuàng)新發(fā)展
隨著人才交流中心改革進程的逐步深入，人才交流中心所面臨的工作任務明顯加大，大中專學生檔案服務創(chuàng)新迫在眉睫，人才交流中心應該積極引進高層次的檔案人才，采取有效政策和措施，吸引和聘用更多的優(yōu)秀專業(yè)檔案管理人員為大中專學生檔案工作服務，改善大中專學生檔案管理人員結(jié)構性短缺問題。與此同時，政府專業(yè)的檔案管理部門應該要主動深入到人才交流中心，采取多樣化檔案服務培訓助力大中專學生檔案管理工作能夠取得創(chuàng)新發(fā)展。例如成都市檔案局近日開展了各區(qū)縣人才交流中心大中專學生檔案服務創(chuàng)新應用培訓會，來自成都市80名人才交流中心專兼職檔案管理人員參加了培訓。培訓會上，成都市檔案局專業(yè)技術人員結(jié)合《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的制作及報送工作，利用實際案例講解了大中專學生檔案歸檔范圍和檔案保管期限分類，現(xiàn)場宣講了新頒布的《檔案管理辦法》和重大事件檔案著錄規(guī)則，并針對與檔案管理人員關注的國家基本專業(yè)檔案類別及管理要求進行了詳細解讀。
四、創(chuàng)建微信平臺，為快速傳播大中專學生檔案信息服務
為了提供更加方便、快捷的信息服務，適應移動服務的迅猛發(fā)展，人才交流中心應該對檔案服務平臺的使用方式進行了調(diào)整與升級，申請微信公眾服務號，開發(fā)“大中專學生檔案快車”之類的移動APP。微信公眾服務號主要從資源檢索、特色服務以及中心動態(tài)等幾個方面為用戶提供檔案信息資源的檢索、信息推送、專題跟蹤、決策參考等信息服務，活動通知、在線咨詢以及中心工作簡報等，通過微信公眾服務號加大對平臺的宣傳與推廣。“大中專學生檔案快車”之類的移動APP是以移動無線通訊網(wǎng)絡為支撐，以集成管理系統(tǒng)平臺和基于元數(shù)據(jù)的信息資源整合為基礎，以適應移動終端一站式信息搜索應用為核心，以云共享服務為保障，通過手機、iPad等手持移動終端設備，幫助用戶建立隨時隨地獲得全面信息服務的檔案信息移動服務平臺。
五、加強大中專學生檔案管理信息化建設
1.加大投入，夯實基礎
人才交流中心應該綜合統(tǒng)籌原有的學生檔案資源，進一步增加對學生檔案信息化基礎設施建設的投入。人才交流中心可在原有的基礎上投入專項資金來改變數(shù)字檔案信息的儲存模式，強化全文掃描的軟硬件建設，購買數(shù)字檔案管理所需的計算機、打印機、復印機、照相機、掃描儀等管理設備，努力改善全系統(tǒng)的信息化條件，促進學生檔案信息化工作的發(fā)展。例如，四川某市人才交流中心投入專項資金用于大中專學生檔案管理信息化建設，2016年完成館藏紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化8537卷、51788件、303935張。達到館藏檔案的30%。與目錄掛接共3198卷、15306件、95337張、合成PDF格式15306個。達到館藏檔案的20%。完成機檢目錄52493條。實現(xiàn)了館藏全部學生檔案目錄數(shù)字化檢索及查詢，全部完成館藏照片檔案數(shù)字化，并實現(xiàn)了3636張照片與目錄掛接。
2.加強領導，提高認識
為進一步加強大中專學生檔案管理信息化建設的領導，人才交流中心可專門成立大中專學生檔案信息化建設領導小組，將大中專學生檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內(nèi)容，努力提高工作水平和工作效率，提高服務質(zhì)量。同時積極與當?shù)貦n案局及相關部門溝通，加強協(xié)作，及時將檔案信息化工作納入全市信息化建設總體規(guī)劃之中，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、規(guī)劃大中專學生檔案信息化建設工作。與此同時，大中專學生檔案信息化建設領導小組務必要將電子文件的收集、整理、歸檔工作納入相關人員的崗位職責。將數(shù)字化檔案信息化作為一項重要的日常工作來抓，從電子文件產(chǎn)生時就要嚴格按制度要求，妥善管理，確保其不散失、不損失、不失真，確保數(shù)字化檔案的完整性和準確度。此外，人才交流中心內(nèi)部也應該多次舉辦檔案管理員信息化專題培訓，經(jīng)常開展業(yè)務交流，就大中專學生檔案管理規(guī)范化工作標準進行學習討論和詳細解讀。總之，大中專學生檔案管理工作要不斷創(chuàng)新，緊跟時展，不斷夯實人才交流中心檔案基礎業(yè)務工作，推動檔案工作整體水平的持續(xù)提升，努力提供高質(zhì)量、便捷的檔案服務，為提高人才交流中心的工作效率做出應有的貢獻。
參考文獻
[1]竇曉光.努力建設具有中國特色的檔案管理體制——轉(zhuǎn)型期的檔案管理體制改革研究之二[J].檔案學通訊，2006，22(1):181-184
[2]孫雪瑩,姜異楠.大中專學生檔案管理中存在的問題及解決方法[J].中國保健營養(yǎng),2013,24(1):144-146
集中統(tǒng)一管理本單位形成的全部檔案，是企業(yè)檔案工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對企業(yè)檔案管理的基本要求，也是做好檔案工作的前提和重要基礎。集中統(tǒng)一管理有三層含義，一是檔案實體集中，企業(yè)各部門形成的各種門類、各種載體的檔案，都要集中到本單位綜合檔案室統(tǒng)一管理；二是人員集中，各部門檔案管理人員都要納入本單位檔案管理部門管理；三是管理集中，各單位的檔案、人員要在檔案部門的統(tǒng)一管理下開展檔案工作，提供檔案利用。建立健全企業(yè)檔案工作管理體制，包括建立檔案工作機構，成立檔案工作領導小組，明確檔案工作的領導和直接負責人，建立健全專兼職檔案管理網(wǎng)絡，制定本單位檔案管理辦法、歸檔范圍、分類方案、保管期限表、各項檔案管理制度及“三納入”、“四參加”、“四同步”制度，這是《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中明文規(guī)定企業(yè)必須建立的制度。如果一個單位沒有落實“三納入”制度，就難以保證檔案工作的組織領導與健康發(fā)展，使檔案工作無法與企業(yè)的改革和發(fā)展同步。如果不落實“四參加”“四同步”制度，就無法把企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動所形成的重要檔案全部保存下來，無法保證歸檔文件材料的齊全、完整、準確、系統(tǒng)。
要搞好檔案工作標準化、信息化建設。檔案工作信息化，是促進企業(yè)信息資源全面收集、整合、開發(fā)的重要基礎，通過檔案信息化建設，能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持企業(yè)決策和各級信息服務，潛在的經(jīng)濟和社會效益難以估算。而檔案信息化的基礎是檔案工作的標準化，沒有經(jīng)過標準化整理的檔案不可能實現(xiàn)信息化。近年來，公司領導非常重視檔案管理工作，在公司領導班子會上多次提出加強檔案管理工作，建立了以公司黨委書記負責制，公司辦公室為中心的檔案管理網(wǎng)絡，將檔案工作發(fā)展目標列入公司年度工作計劃，檔案管理要上新臺階，使其達到檔案法規(guī)的要求。公司檔案管理工作取得了很大的發(fā)展，真正實現(xiàn)了文書、科技、會計、聲像電子、實物、人事檔案的集中統(tǒng)一管理，并于2010年8月通過了河南省檔案工作目標管理先進單位，檔案管理工作步入正規(guī)化、法制化、標準化、信息化，充分發(fā)揮了檔案在企業(yè)經(jīng)濟活動中的作用。
要加強檔案保護，包括對紙質(zhì)檔案、電子檔案的保護：一是對紙質(zhì)檔案，要加強庫房“八防”設施的配備，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象及各類事故的發(fā)生；二是對電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強對電子檔案的載體保護，另一方面要加強對電子檔案的信息保護。新時期檔案工作的發(fā)展為檔案人員提出了新的、更高的要求。檔案工作者要努力學習，具備較強的綜合分析、文秘寫作、規(guī)劃組織協(xié)調(diào)能力，成為一專多能的復合型人才。要結(jié)合當前的中心工作，為科學決策提供參考。
