發(fā)布時間：2022-10-08 18:02:06
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子檔案管理論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
根據(jù)電子檔案管理自身自身發(fā)展的特點(diǎn)，以及在中專學(xué)校中的應(yīng)用，可以從以下幾個方面入手：
（一）保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性第一
提高存儲設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進(jìn)行在線升級，定期對電子檔案進(jìn)行護(hù)理，保持存儲設(shè)備的穩(wěn)定性；第二，及時對檔案信息進(jìn)行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況；第三，開啟防火墻模式，進(jìn)行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實(shí)提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性，要不斷強(qiáng)化科學(xué)技術(shù)，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。
（二）建立健全規(guī)章制度，使中專電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展
建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動中專學(xué)校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強(qiáng)化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J(rèn)識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用；其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校的過程中，要充分考慮到學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實(shí)際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對其存儲類型、使用方法進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進(jìn)行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進(jìn)行。
（三）強(qiáng)化電子檔案管理所需設(shè)備
提高對中專學(xué)校的軟件、硬件管理電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)計算機(jī)研究，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進(jìn)行備份，可以采取刻錄成光盤的形式；另一方面，選用先進(jìn)化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護(hù)制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實(shí)實(shí)際的操作過程中，及時更新軟件，保證中專學(xué)校電子檔案管理的安全發(fā)展。
（四）強(qiáng)化中專學(xué)校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平
中專學(xué)校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學(xué)校要對電子檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，切實(shí)加強(qiáng)他們的操作技能，把握電子檔案管理的實(shí)際要求，促進(jìn)他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓(xùn)，既能采取長期培訓(xùn)的方法，也能進(jìn)行短期內(nèi)的集中訓(xùn)練。
二、結(jié)語
何謂電子檔案？電子檔案是由電子計算機(jī)處理的檔案。虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方式可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等形式顯示出用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。電子檔案具有以下特點(diǎn)：信息的非人工識讀性；信息存儲的高密度性；信息與載體之間的可分離性；多種信息媒體的繼承性；系統(tǒng)依賴性。使用電子檔案是適應(yīng)當(dāng)前社會形式發(fā)展的需求。要進(jìn)行信息化建設(shè)就需要使用高科技的信息設(shè)備，例如電子計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等。要使用這些先進(jìn)的設(shè)備就必須將現(xiàn)有的各種實(shí)體信息實(shí)現(xiàn)向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。檔案也必須由紙質(zhì)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，如果不能夠成功的將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，那么必然會嚴(yán)重影響到信息化建設(shè)的進(jìn)程，對信息化的推進(jìn)造成嚴(yán)重的阻礙。使用電子檔案可以打破傳統(tǒng)檔案利用的種種限制。共享信息是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的重要目的，然而傳統(tǒng)的檔案信息很難實(shí)現(xiàn)共享，如果想要異地查看幾乎是不可能直接實(shí)現(xiàn)的。而利用電子檔案可以打破這種空間上的局限，讓檔案管理部門從封閉走向開放。更加利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，從而為社會提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
二、電子檔案歸檔工作中存在的問題
雖然檔案信息化建設(shè)已經(jīng)有很長的一段時間，這期間電子檔案對推動信息化建設(shè)起到了不可磨滅的作用，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多的問題。
（一）電子檔案無法獨(dú)立存在
在很多企業(yè)與單位里的電子文件都只是紙質(zhì)文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過程中所出現(xiàn)的一種附帶的產(chǎn)品，缺少獨(dú)立存在的價值，因此也不具備取代紙質(zhì)文件的能力。也正因?yàn)檫@樣很多單位都不是很重視電子文件的保護(hù)，更有甚者可以隨意的對這些電子文件進(jìn)行增、刪、改等操作，一點(diǎn)也沒將電子文件作為檔案來對待，為此使得原始的電子稿件面貌全非，失去了成為檔案進(jìn)行歸檔保存的意義。
（二）電子檔案歸檔程序缺失，載體存在不安全因素
電子文件歸檔是根據(jù)歸檔的范圍，利用計算機(jī)對已經(jīng)處理完畢的具有一定價值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但是有很多單位都對電子文件的歸檔程序缺乏明確的認(rèn)識，使得電子文件的歸檔工作變得十分的混亂，同時也使得電子文件的存儲介質(zhì)存在著安全隱患。例如許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計算機(jī)硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。
（三）電子檔案歸檔的過程中缺失價值鑒定環(huán)節(jié)
電子文件的鑒定，是對電子文件的價值進(jìn)行判斷并對電子檔案真假進(jìn)行鑒定的一項工作。對于電子文件而言，進(jìn)行價值鑒定就是直接決定電子文件的去留。但是現(xiàn)在電子文件在進(jìn)行歸檔時都是直接將計算機(jī)上的文件拷貝到存儲光盤上，就算是完成歸檔。這個過程中沒有對電子文件的價值與真?zhèn)芜M(jìn)行判斷。這樣的歸檔根本就無法達(dá)到去偽存真、清除糟粕的目的，最后使得大量具有珍貴價值的文件湮沒到浩瀚如海的無用信息中去了。
（四）缺少專業(yè)的人才，現(xiàn)有人員缺少足夠的專業(yè)素質(zhì)
電子文件進(jìn)行歸檔時，要求工作人員不僅僅具有過硬的檔案管理知識，還必須能夠熟練的對計算機(jī)進(jìn)行操作。但就目前而言，從事檔案管理的工作人員要么是具有十分過硬的檔案管理知識而不熟悉計算機(jī)的操作，要么就是很熟悉計算機(jī)卻不熟悉檔案管理。缺乏同時具有檔案管理知識與計算機(jī)信息處理能力的復(fù)合型人才，幾乎是所有的檔案管理部門所共同存在的問題。
三、改善電子檔案歸檔現(xiàn)狀的對策
針對上面所提出的問題，要做好電子檔案的歸檔工作就必須要做好以下幾點(diǎn)。
（一）樹立新的觀念，讓電子文件具有獨(dú)立存在的能力
電子檔案對信息化建設(shè)有著十分重要的作用，如果電子檔案失去了獨(dú)立存在的價值與能力，那么只會對信息化建設(shè)產(chǎn)生阻礙作用。所以作為信息時代的檔案管理工作者，要把檔案信息化建設(shè)提高到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)和促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的高度來認(rèn)識。對各種電子文件歸檔高度重視，阻止任何人對有可能成為電子檔案的電子文件進(jìn)行修改、增加、刪除，保證其原始性。
（二）積極開發(fā)新的電子檔案管理系統(tǒng)，讓電子檔案歸檔程序化
原有的各種系統(tǒng)雖然具有保存電子文件的功能，但是卻不夠?qū)I(yè)，所以應(yīng)該以電子檔案歸檔的整個程序?yàn)榛A(chǔ)開發(fā)新型的電子檔案管理系統(tǒng)，使得電子檔案歸檔程序化，防止各種意外的出現(xiàn)。利用專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)可以建立起一套完善的電子檔案保存措施，從而為電子檔案的保存介質(zhì)減少各種風(fēng)險。
（三）對電子檔案做好價值鑒定工作
檔案價值鑒定對檔案管理有著十分重要的作用，所以一定要做好電子檔案的價值鑒定。要建立專業(yè)的檔案價值鑒定工作小組，對要進(jìn)行歸檔的電子文件進(jìn)行價值鑒定，同時對電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行鑒定。通過價值鑒定來確定哪些電子文件具有保存下來的必要。
1.1原理分析
從產(chǎn)生過程中可以看出，時間戳的核心機(jī)制采用了第三方（時間戳機(jī)構(gòu)DTS）簽署、用戶自行驗(yàn)證的機(jī)制。其產(chǎn)生和驗(yàn)證過程主要應(yīng)用的是哈希算法和非對稱加密技術(shù)。哈希算法又稱單向散列算法，是將任意長度的二進(jìn)制值映射為較短的固定長度的二進(jìn)制值的過程，這個固定長度的二進(jìn)制值稱為哈希值或消息摘要，它就好比是從數(shù)據(jù)文件中提取的“指紋”。數(shù)據(jù)文件哪怕是一點(diǎn)點(diǎn)的改變，都將產(chǎn)生完全不同的哈希值。要找到散列為同一個哈希值（即同一個消息摘要）的兩個不同的數(shù)據(jù)文件，在目前計算能力和條件下，是極其困難甚至幾乎不可能的。哈希算法是公開的，大家都可以用相同的算法從某一數(shù)據(jù)文件計算得出相同的哈希值，但卻不能從哈希值反向計算出原始文件，這就是單向散列的含義。非對稱加密是指用戶有兩個密鑰，一個是公鑰，一個是私鑰。公鑰是公開的，任何人都可以使用；私鑰是保密的，只有用戶自己可以使用。公私鑰是互相解密的，公鑰加密的數(shù)據(jù)能夠用而且只能用私鑰來解密，同樣，私鑰加密的數(shù)據(jù)能夠用而且只能用公鑰來解密。這樣，能夠用公鑰解開的密文必定是私鑰持有者用私鑰加密形成的。因此私鑰持有者用私鑰加密的過程也就是對某一數(shù)據(jù)進(jìn)行簽名的過程。對時間戳的驗(yàn)證，首先用公鑰對時間戳字符序列進(jìn)行解密，獲取其中的時間信息和消息摘要，然后對數(shù)據(jù)原文用同樣的哈希算法計算出消息摘要，最后比較這兩個消息摘要。如果一致則表示驗(yàn)證通過，即數(shù)據(jù)原文在加蓋時間戳的時點(diǎn)之后沒有發(fā)生過任何變化；如果不一致則表示驗(yàn)證失敗，要么數(shù)據(jù)原文在加蓋時間戳之后被篡改過，要么時間戳數(shù)據(jù)被篡改過，非此即彼。將電子檔案數(shù)據(jù)和時間戳存放在一起或形成某種邏輯上的關(guān)聯(lián)，這就從技術(shù)上避免了在時間戳里所記載的時間點(diǎn)之后篡改或者偽造數(shù)據(jù)的可能。
1.2應(yīng)用現(xiàn)狀
目前國內(nèi)醫(yī)療衛(wèi)生、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、電子商務(wù)、電子政務(wù)等許多領(lǐng)域開始應(yīng)用時間戳技術(shù)，時間戳的法律效力也得到了司法認(rèn)可。2008年11月25日，深圳市龍崗區(qū)法院公開宣判的“利龍湖”知識產(chǎn)權(quán)糾紛一案系國內(nèi)首例時間戳技術(shù)司法應(yīng)用案例，宣判后雙方當(dāng)事人均未提起上訴，該案判決書已經(jīng)發(fā)生法律效力。2010年11月14日，衛(wèi)生部召開了“可信時間戳與電子病歷法律效力研討論證會”，對可信時間戳在解決我國電子病歷法律效力問題上進(jìn)行了深入探討和論證，認(rèn)為TSA+CA的模式是一種有效解決電子病歷法律效力的方法，建議在醫(yī)院廣泛采用，并作相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)的研究。2012年11月，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所組織專家對首批3家公司開發(fā)的檔案管理軟件中的可信時間戳接入功能進(jìn)行了檢測，并向通過檢測的軟件開發(fā)商頒發(fā)可信時間戳接入核準(zhǔn)書，這標(biāo)志著可信時間戳在檔案領(lǐng)域的規(guī)范化應(yīng)用已經(jīng)開始，并將起到電子檔案和檔案數(shù)字化副本內(nèi)容防篡改、保障檔案的法律憑證的作用。
2時間戳技術(shù)對于電子檔案管理的適用性
2.1應(yīng)用時間戳能有效證明電子檔案的真實(shí)性及產(chǎn)生時間，起到防偽造、防篡改作用
人們通常認(rèn)為通過電子簽名就可以有效保證電子文件的真實(shí)有效性，但是電子簽名也有它的不足之處——有效期短，有效期過后電子簽名可以被偽造，也可以被篡改。由于數(shù)字證書存在有效期，且用戶可以隨時吊銷數(shù)字證書，數(shù)字證書失效后，由于用于簽名的私鑰由簽署人掌握及簽名時間可隨意修改，采用單純的電子簽名方式不能起到抗抵賴作用。而時間戳采用的是可信第三方簽名的方式，不是數(shù)據(jù)文件生成者自行簽名的方式，運(yùn)用時間戳能夠通過有效的第三方所出示的時間來證明文件的真實(shí)性。加蓋時間戳的電子檔案通過對時間戳的驗(yàn)證，一方面能可靠地證明電子檔案在蓋戳?xí)r間之前已經(jīng)形成，另一方面能可靠地證明在蓋戳?xí)r間之后檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容保持完整、未被更改，真正達(dá)到電子檔案防偽造、防篡改的目的。
2.2應(yīng)用時間戳的過程符合電子檔案管理安全保密的要求
由于時間戳的產(chǎn)生并不需要將電子文件本身提交給時間戳服務(wù)機(jī)構(gòu)，因而電子文件本身可不通過網(wǎng)絡(luò)傳遞，在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的僅為根據(jù)HASH算法生成的消息摘要，而HASH算法的單向性保證了沒有任何人能夠根據(jù)消息摘要倒推出電子文件本身，從而電子文件本身的保密性得到了保障。這個特點(diǎn)非常適合電子檔案管理安全保密的工作需要。通常，時間戳服務(wù)機(jī)構(gòu)DTS是通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)提供服務(wù)的。無論是可以在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)上生成、存儲、傳輸?shù)姆敲茈娮訖n案，還是不允許在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)上生成、存儲、傳輸?shù)碾娮訖n案，只要將消息摘要計算過程和蓋戳過程進(jìn)行適當(dāng)分離——在所在計算機(jī)或局域網(wǎng)絡(luò)上對該電子檔案數(shù)據(jù)文件事先進(jìn)行消息摘要計算——然后通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)將消息摘要提交給時間戳服務(wù)機(jī)構(gòu)DTS，DTS對消息摘要和接收時間進(jìn)行數(shù)字簽名生成時間戳返回，證明在特定時間已經(jīng)接收到該消息摘要，由于從消息摘要到數(shù)據(jù)原文的不可逆性，用戶只要將返回的時間戳和檔案原文一起妥善保管，即可證明檔案原文在特定時間已經(jīng)存在。蓋戳過程通過這種方式來實(shí)現(xiàn)，檔案原文始終是不上互聯(lián)網(wǎng)的，所以符合電子檔案管理的數(shù)據(jù)保密要求。
3在電子檔案管理中應(yīng)用時間戳的幾點(diǎn)建議
浙江省檔案館從2014年開始，在省直單位電子檔案的歸檔、移交接收等管理工作中，開展了電子檔案數(shù)據(jù)加蓋時間戳的試點(diǎn)，根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，筆者總結(jié)出有關(guān)時間戳應(yīng)用的以下幾點(diǎn)建議：
3.1所依賴的時間戳服務(wù)應(yīng)具有較高的可信度
單從技術(shù)而言，時間戳服務(wù)可以有自建和外購兩種選擇，但是時間戳的可信度至關(guān)重要。如果采取自建的方式，必須采取相應(yīng)機(jī)制與措施（比如采用時間戳鏈接等改進(jìn)方法）來提高時間戳的可信度，排除或降低由于計算機(jī)主板電池電量短缺、桌面時間任意設(shè)置等因素，致使對外提供的時間證明服務(wù)不可靠的可能。如果采取外購服務(wù)的方式，則應(yīng)盡可能選擇由可信度高的專門機(jī)構(gòu)來給電子檔案蓋戳。影響時間戳可信度的因素有很多，其中最重要的有：防偽性、時間戳的永久性、可審核性、獨(dú)立性、間隔、精確度等。選擇服務(wù)機(jī)構(gòu)時要充分考慮服務(wù)機(jī)構(gòu)在這些方面的能力與水準(zhǔn)。例如，浙江省檔案館選擇的是國家授時中心和北京聯(lián)合信任技術(shù)服務(wù)有限公司共同建設(shè)的聯(lián)合信任時間戳服務(wù)中心。這是一家我國權(quán)威第三方公共可信時間戳服務(wù)機(jī)構(gòu)，該中心由北京聯(lián)合信任技術(shù)服務(wù)有限公司負(fù)責(zé)技術(shù)支持和系統(tǒng)接入，由我國唯一法定時間源——國家授時中心負(fù)責(zé)授時和守時，從而保障時間的權(quán)威和準(zhǔn)確。
3.2加蓋時間戳的過程和電子檔案管理的業(yè)務(wù)流程應(yīng)緊密結(jié)合
電子檔案上加蓋時間戳需在什么時候操作，由誰來操作是時間戳應(yīng)用中必須考慮的問題。對此，大家有不同的觀點(diǎn)。關(guān)于何時加戳，有的認(rèn)為在電子檔案形成、歸檔、移交、接收、入庫、鑒定、利用、處置等各個環(huán)節(jié)都應(yīng)該分別加蓋時間戳，也有的認(rèn)為只要在移交、接收前后對電子檔案加蓋時間戳。關(guān)于由誰來操作，有的認(rèn)為必須由電子檔案形成部門加蓋，有的認(rèn)為必須由立檔單位檔案員加蓋，也有的認(rèn)為必須由檔案館工作人員加蓋。筆者認(rèn)為，根據(jù)時間戳的原理，開放檔案信息系統(tǒng)參考模型（OAIS），以及檔案管理工作的實(shí)際情況，加蓋時間戳的過程應(yīng)和電子檔案的流轉(zhuǎn)過程相結(jié)合，即當(dāng)電子檔案從一個單位流轉(zhuǎn)到另一個單位時，應(yīng)當(dāng)蓋戳，而若是同一個單位內(nèi)部的管理環(huán)節(jié)就不必蓋戳；蓋戳操作具體由誰完成不作限制，但是必須得到與該次流轉(zhuǎn)相關(guān)雙方的認(rèn)可。例如，電子檔案由檔案移交單位向國家綜合檔案館移交，意味著電子檔案保管職責(zé)主體從立檔單位檔案室變成了國家綜合檔案館，應(yīng)在檔案館接收之前由立檔單位或國家檔案館蓋上時間戳并經(jīng)雙方確認(rèn)；又如，檔案部門向利用者脫機(jī)提供經(jīng)過內(nèi)容與元數(shù)據(jù)補(bǔ)充（如賦檔號、鑒定等）或過濾（如去除草稿、文件處理單等）的電子檔案時，為證明檔案數(shù)據(jù)的來源與真實(shí)性，也可在提供脫機(jī)利用之前加蓋時間戳。
3.3應(yīng)根據(jù)管理需要選取加蓋時間戳的粒度和處理保存方式
加蓋時間戳的粒度是指需要加蓋一個時間戳的電子檔案數(shù)據(jù)的數(shù)量與層次。以電子檔案移交接收的一個批次為例，可以對全部數(shù)據(jù)整體打包加蓋一個時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是整個批次數(shù)據(jù)包；可以將全部數(shù)據(jù)按照光盤載體容量劃分成若干個數(shù)據(jù)單元分別打包，每個數(shù)據(jù)包加蓋一個時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是存儲載體數(shù)據(jù)包；可以對批次中電子檔案按每一件進(jìn)行打包，對每件的數(shù)據(jù)包分別加蓋一個時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是檔案件數(shù)據(jù)包；也可以對批次中每件電子檔案的每一個文件（如正文、修改稿、文件處理單、附件、元數(shù)據(jù)文件等）分別加蓋時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是單個檔案數(shù)據(jù)文件。由于時間戳服務(wù)機(jī)構(gòu)加蓋時間戳通常是有償服務(wù)，同時又要考慮檔案的整體性、相關(guān)性以及日后管理操作的便利性，筆者建議加蓋時間戳的粒度以檔案件數(shù)據(jù)包為宜。因?yàn)檫M(jìn)館以后電子檔案管理還要面臨整理、入庫、鑒定、銷毀等后續(xù)環(huán)節(jié)，這些操作大都以檔案件為操作對象。對時間戳服務(wù)機(jī)構(gòu)返回的時間戳的處理和保存方式主要有兩種：一是直接將時間戳的字符序列以獨(dú)立計算機(jī)文件的形式保存，為便于匹配和管理，這個文件可以與電子檔案的數(shù)據(jù)包文件名相同，擴(kuò)展名一般是“.tsa”，后續(xù)管理中需要始終將電子檔案數(shù)據(jù)包文件和時間戳文件一并存放與管理；二是將時間戳嵌入到某些支持時間戳格式的電子檔案數(shù)據(jù)包文件中，例如可先將一份電子檔案的文件處理單、元數(shù)據(jù)等內(nèi)容以PDF文檔附件的方式打包進(jìn)電子檔案PDF數(shù)據(jù)包，然后對該P(yáng)DF數(shù)據(jù)包加蓋時間戳，并將返回的時間戳也嵌入進(jìn)該P(yáng)DF文件中一并保存并利用。
4結(jié)束語
1.檔案既采用集中管理，又配合采用分散管理。在我國市場經(jīng)濟(jì)實(shí)行之后的這些年，我國企業(yè)在檔案管理模式上也摒棄了過去計劃經(jīng)濟(jì)體制下單一的管理模式，而是采用了部門自主管理的模式，各部門自主管理部門內(nèi)部的檔案，但是由企業(yè)的一級管理層進(jìn)行統(tǒng)一的存檔管理。這樣的管理方式具有很強(qiáng)的靈活性，有利于各部門對具體事務(wù)的把握，并且權(quán)責(zé)清晰。
2.利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)一體化統(tǒng)籌管理檔案。當(dāng)今是計算機(jī)信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，網(wǎng)絡(luò)化的辦公技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)，而檔案管理工作也在朝著更加信息化管理的方向發(fā)展。當(dāng)前許多現(xiàn)代化的企業(yè)都在檔案管理中加速了現(xiàn)代化的進(jìn)程，一般都具有專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，由此可以，紙質(zhì)檔案被更為現(xiàn)代的電子檔案代替已是時展的必然。利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行信息化管理，有利于檔案的高效統(tǒng)籌管理，使得檔案可以發(fā)揮最大的效能，促進(jìn)企業(yè)檔案資源的交流和互動。
3.企業(yè)檔案資料越來越要求記錄的標(biāo)準(zhǔn)化。所謂檔案要標(biāo)準(zhǔn)化，是指檔案所使用的名詞術(shù)語、著錄、代碼代號、標(biāo)引語言乃至于檔案的整理、統(tǒng)計、鑒定、格式等方面的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案標(biāo)準(zhǔn)化的要求，可以提升檔案管理的效率和水平，對檔案的長期性保存具有很大的作用。當(dāng)前，我國很多企業(yè)都開始注重檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。雖然現(xiàn)在大多企業(yè)都已開始重視檔案管理工作，并努力使得檔案管理工作朝著更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的方向發(fā)展。但是，當(dāng)今時展的速度實(shí)在太快，檔案管理發(fā)展的步伐還是要滯后時代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展很多。并且，企業(yè)對檔案管理的認(rèn)識性還存在一定的局限性，忽視基層檔案管理，缺乏專業(yè)檔案管理人才也是眾多企業(yè)普遍存在的問題。另外，我們所說的檔案管理的規(guī)范化不僅僅局限于設(shè)備和管理技術(shù)手段的規(guī)范化，還有檔案管理人員的規(guī)范化和高素質(zhì)。時代在發(fā)展，企業(yè)在進(jìn)步，企業(yè)的工作人員也必須與時俱進(jìn)，具備適應(yīng)時代和企業(yè)發(fā)展的能力水平、個人素養(yǎng)。所以，企業(yè)要為此付出的努力還應(yīng)是持續(xù)的。不能只是走走形式，做做樣子，只有真正將行動落到實(shí)處，才能收到真正的效益。
二、新時期做好企業(yè)檔案管理工作的措施
1.同時，企業(yè)檔案管理應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補(bǔ)充和更新，更應(yīng)該運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段不斷強(qiáng)化管理水平。具體來說，一是要建立目標(biāo)職責(zé)體系。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)企業(yè)檔案工作的組織、管理和指導(dǎo)；專職檔案員負(fù)責(zé)文件的歸檔、移交、銷毀等，并對各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)；兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案管理制度的執(zhí)行和有關(guān)文件的清理及移交工作。二是要建立操作規(guī)范體系。按照檔案管理要求，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，制定并落實(shí)文書立卷歸檔辦法，文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限制度，檔案保管、保密、利用、統(tǒng)計、鑒定銷毀等制度，使檔案管理工作做到有章可依，有規(guī)可循。三是要建立督促檢查體系。大力加強(qiáng)對檔案管理的監(jiān)督檢查力度，每年組織開展至少兩次檔案管理安全檢查，采取自查、互查、抽查、普查相結(jié)合的方式，有效堵塞檔案管理中的漏洞和隱患，堅決杜絕在檔案管理中出現(xiàn)案卷損壞、失密泄密、案卷丟失等問題，推動檔案工作健康發(fā)展。
2.重視檔案管理信息化建設(shè)。信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案科學(xué)管理的主要途徑。企業(yè)應(yīng)該在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，堅持完善檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，做好檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、檔案查閱利用等工作，努力使檔案管理走上規(guī)范化、制度化的軌道。首先，著力提高檔案硬件水平。為適應(yīng)新時期檔案工作的新要求，提高檔案管理水平，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合實(shí)際，增加投入，不斷更新檔案設(shè)備，使各項檔案管理設(shè)施力求達(dá)到規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案資料管理的全方位、科學(xué)化管理。其次，充分利用計算機(jī)系統(tǒng)，規(guī)范檔案數(shù)字化加工中心，加強(qiáng)對檔案的著錄和掃描，認(rèn)真做好文件的收、發(fā)工作。檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；做好檔案的統(tǒng)計、利用工作，對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計，積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用，以確保能為企業(yè)的發(fā)展提供有效的服務(wù)。
3.提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)在很大程度上決定著企業(yè)檔案管理水平。在科學(xué)管理的要求下，檔案管理人員不僅應(yīng)具備從檔案的立卷、整理、編撰、鑒定，到檔案著錄、標(biāo)引，檔案的保管等基本操作技能，而且必須精通計算機(jī)技術(shù)，能夠運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段規(guī)范日常管理工作，并且要愛崗敬業(yè)，有大局觀念，能夠?qū)⒎爆嵉娜蝿?wù)思路清晰的逐一落實(shí)。檔案工作有較強(qiáng)的專業(yè)性，決定了檔案管理工作者必須具備專業(yè)知識，擁有較強(qiáng)的檔案管理技能。要緊跟時代步伐，積極參加技能培訓(xùn)，學(xué)習(xí)政治理論和各種新的知識技能，尤其要密切關(guān)注國家有關(guān)檔案工作管理規(guī)定，深刻領(lǐng)悟其內(nèi)涵，逐漸成長為理論與技能并重的復(fù)合型人才。為企業(yè)打造學(xué)習(xí)型檔案管理隊伍貢獻(xiàn)力量。
三、結(jié)語
[關(guān)鍵詞]電子檔案管理關(guān)鍵問題對策
隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個關(guān)鍵問題。
(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程紙質(zhì)檔案時，應(yīng)當(dāng)同時移交一套工程電子檔案。”這就要求在紙質(zhì)檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習(xí)慣，所采用的應(yīng)用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。
(二)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性問題對于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上
一、電子檔案管理上的幾個關(guān)鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時，很難對電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。
1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。
2、真實(shí)性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機(jī)會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3、完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4、安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
(三)電子檔案的存儲載體的保護(hù)技術(shù)問題電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案的載體材料的這些特點(diǎn)，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。
1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度范圍內(nèi),溫每升高10℃,其生長速度可加快1-2倍，霉菌生長的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學(xué)反應(yīng)會加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。霉菌的生長濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內(nèi)正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關(guān)。庫房潮濕還會促進(jìn)空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時會產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會生成氧化性極強(qiáng)的原子氧，進(jìn)而產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。
5、灰塵。灰塵會給電子文件保存載體帶來機(jī)械損傷。灰塵多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會增加酸、堿度。灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動而四處擴(kuò)散。由于灰塵同時還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會分解出有機(jī)酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場和電場。電磁場的干擾，會使磁性物質(zhì)退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機(jī)械應(yīng)力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響。
(四)電子檔案的長期可讀性問題電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機(jī)軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。但隨著科技的進(jìn)步，電子計算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時所依賴的技術(shù)，在未來往往是已經(jīng)過時的技術(shù)。針對以上存在問題，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經(jīng)驗(yàn)，提出以下一些對策建議：
(一)建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行
二、對策建議培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和著錄軟件。城建檔案館也應(yīng)定期派專業(yè)技術(shù)人員對電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
(二)采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
1、采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。
2、簽署技術(shù)。在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。
3、消息認(rèn)證。電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長度。
4、身份驗(yàn)證。為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問修改，在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)時需要對用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，身份驗(yàn)證可使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機(jī)自動將這個通行字與存儲在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的5、防火墻。這是一種訪問控制技術(shù)。在某個機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。
6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機(jī)上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機(jī)外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。
(三)建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全
1、調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。采用去濕機(jī)，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。使環(huán)境溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善檔案庫房建筑，設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內(nèi)，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強(qiáng)度；（3）定期凈化空氣。
3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。
4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進(jìn)入庫房的渠道、防氧封存等措施進(jìn)行環(huán)境控制；(2)采用防霉劑進(jìn)行化學(xué)預(yù)防；（3）采用物理或化學(xué)方法定期對電子檔案進(jìn)行消毒：化學(xué)方法有：熏蒸或擦拭，常用化學(xué)藥劑有甲、鄰－苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠(yuǎn)紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。
5、避開磁場和電場。（1）電子檔案在整理、保管、利用時應(yīng)避開電動機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、揚(yáng)聲器、耳機(jī)、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設(shè)備；（2）可設(shè)置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。
6、防機(jī)械應(yīng)力。電子檔案載體存放時應(yīng)設(shè)法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響，以保證信息再現(xiàn)的準(zhǔn)確性。
7、定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣和方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位，先對外觀進(jìn)行檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等，然后酫進(jìn)行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)有問題的載體，及時進(jìn)行有效的修復(fù)。定期拷貝是當(dāng)前延長電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應(yīng)拷貝一次，光盤每5年應(yīng)拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號保存。
8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。
(四)采用通用、統(tǒng)一的文件格式，確保電子檔案與計算機(jī)操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件的長期兼容在保存電子檔案時，把電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來的計算機(jī)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計算機(jī)操作系統(tǒng)同一公司的應(yīng)用軟件能讀取的格式。
(五)及時更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長期可讀性當(dāng)操作系統(tǒng)更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時，保存相應(yīng)的檔案支持軟件和整個操作系統(tǒng)，并與電子檔案存儲在一起，恢復(fù)時，連同操作系統(tǒng)一同恢復(fù)，使之按本來的面目進(jìn)行顯示。
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關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；區(qū)別
一、引言
計算機(jī)的產(chǎn)生和應(yīng)用極大的改變了人類發(fā)展的進(jìn)程和方式，尤其是二十一世紀(jì)以來，各種相關(guān)的電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，更是對人們的溝通方式和生活方式實(shí)現(xiàn)了改變。這種情況下，檔案管理也擺脫了原有的傳統(tǒng)管理模式，實(shí)現(xiàn)了信息化的管理。要想實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)代電子文件的有效檔案化管理，就必須要明確其同傳統(tǒng)的檔案管理的區(qū)別。下文中筆者將從幾個方面對該問題進(jìn)行分析。
二、電子文件檔案化管理的基本含義
所謂電子文件檔案化管理，就是在檔案管理的過程中，使用電子信息技術(shù)手段對其文件進(jìn)行數(shù)據(jù)形式的存儲和管理。在這個過程中不需要用到傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，也可以實(shí)現(xiàn)對相關(guān)的檔案的有效管理，一般來說，電子文件的檔案化管理要通過一定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和管理軟件來實(shí)現(xiàn)。
由于電子文件的特殊性，使得其不能采用傳統(tǒng)的文件和檔案的管理方式來進(jìn)行，也就是說不能夠按照傳統(tǒng)的文件管理的方式對各種資料進(jìn)行存放。但是同所有的檔案管理活動一樣，電子檔案也需要經(jīng)過文件的形成、文件的管理和文件的處理等幾個階段。而我國的相關(guān)檔案管理辦法也對文件檔案的管理形式有著非常明確的規(guī)定。所以，在落實(shí)的過程中，有關(guān)部門應(yīng)該根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)對其進(jìn)行檔案管理的靈活調(diào)整，以更好的適應(yīng)自身的特點(diǎn)和檔案管理的流程。
在這個過程中，要注意的是電子文件同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件有著非常明確的本質(zhì)區(qū)別，他們的存儲形式和處理方式都有很大的不同。所以在管理的過程中，應(yīng)該充分的認(rèn)識到電子文件的編碼和解碼的特點(diǎn)，并且由于不同格式的電子文件對于介質(zhì)的要求是不同的，不可以采用傳統(tǒng)檔案管理方式的統(tǒng)一紙質(zhì)管理。由此可見，在電子文件的檔案管理的過程中，我們還有很多的問題要明確。
三、電子文件的檔案化管理同傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。
第一、電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統(tǒng)的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統(tǒng)一的搜集所填表格和報告，在這個過程中需要經(jīng)過一定的周期，也就是說要對某項檔案進(jìn)行統(tǒng)計時，應(yīng)先制定一個固定的表格和紙質(zhì)材料，然后進(jìn)行發(fā)放、收回。
第二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統(tǒng)的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據(jù)，對現(xiàn)有的材料進(jìn)行更改，在更改的過程中，由于介質(zhì)是紙制品，所以沒有嚴(yán)格的驗(yàn)證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。
第三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。傳統(tǒng)的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進(jìn)行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴(yán)格的控制存儲的環(huán)境，避免由于受潮和其他環(huán)境因素導(dǎo)致紙制品的破損和損毀，所以，傳統(tǒng)的紙制品資料的管理的難度比較大。
第四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強(qiáng)度。傳統(tǒng)的檔案管理在分類的過程中，需要工作人員和檔案管理人員進(jìn)行手工的分揀，也就是說要根據(jù)不同的類目要求和類型的區(qū)別，對各種檔案材料進(jìn)行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費(fèi)大量的時間和人力，還容易導(dǎo)致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現(xiàn)代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。
第五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。傳統(tǒng)的檔案管理過程中，要想實(shí)現(xiàn)對某一個資料的查詢，必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說要耗費(fèi)一定的時間和精力，但是現(xiàn)代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。
四、總結(jié)
綜上所述，現(xiàn)代電子檔案的信息化管理同傳統(tǒng)檔案管理有著非常明確的差異和區(qū)別，這些問題都應(yīng)該引起有關(guān)部門的注意和重視，以便更好的實(shí)現(xiàn)自身檔案管理的系統(tǒng)升級和優(yōu)化，更好的利用電子檔案管理技術(shù)對企事業(yè)單位進(jìn)行管理。■
參考文獻(xiàn)
1．檔案保管方式不同
傳統(tǒng)的項目圖紙等實(shí)物檔案，按照卷冊號有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規(guī)定進(jìn)行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪問權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。
2．檔案利用方式不同
傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計人員親自到檔案館借閱，且受限于實(shí)體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯?shí)時性，隨時為用戶提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪問也對數(shù)字檔案管理在電力工程設(shè)計中的應(yīng)用分析文/周惠平檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學(xué)性，提出了更高的要求。
二、在電力工程設(shè)計中加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的對策
1．加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)平臺建設(shè)
檔案管理服務(wù)于電力工程設(shè)計工作，所以，數(shù)字檔案管理平臺不是孤立的，而是與協(xié)同設(shè)計平臺集成于同一工作平臺。電力設(shè)計院的設(shè)計人員與檔案管理人員，都使用該平臺進(jìn)行設(shè)計和檔案管理等工作，并通過該平臺實(shí)時在線溝通。在協(xié)同設(shè)計平臺上設(shè)計完成的電力工程，其電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)審核合格后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應(yīng)用檔案管理業(yè)務(wù)平臺實(shí)現(xiàn)在線檔案收集，保證了電子文檔的真實(shí)性、及時性和有效性，并能定期對電子文檔進(jìn)行版本更新，極大地提高了工作效率。
2．構(gòu)建各類檔案信息庫
檔案數(shù)字化是一項細(xì)致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進(jìn)行掃描，聲像檔案可采用錄像轉(zhuǎn)視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進(jìn)行數(shù)字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數(shù)字化后，需進(jìn)一步進(jìn)行網(wǎng)上編目，自動生成流水號、文檔掛接等工作，構(gòu)建各類檔案信息庫。檔案管理平臺具有電子檔案密級和權(quán)限劃分功能，可以根據(jù)密級和權(quán)限劃分規(guī)則，對全部電子檔案進(jìn)行密級和權(quán)限劃分，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息庫的自動安全管理。
3．實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的集中統(tǒng)一管理
1.1操作方便
電子圖書檔案管理最明顯的特點(diǎn)就是操作方便，主要表現(xiàn)在兩個方面：第一，電子圖書方案管理無論是增加還是刪除都非常容易，并且刪除后的信息不留任何痕跡；第二，電子信息準(zhǔn)確性較高，因此，電子圖書檔案管理的檢索操作非常簡單。
1.2傳遞快捷
電子圖書檔案管理綜合運(yùn)用各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，其傳遞速度完全不受時間和地域因素的影響，通過網(wǎng)絡(luò)傳播可以快速遞將檔案信息傳遞到需求者手中。另外，電子圖書檔案管理還可以從一個終端向多個終端傳遞，從而達(dá)到資源共享的狀態(tài)。
1.3復(fù)制時不容易丟失
與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理復(fù)制后不僅清晰度保持不變，還不會出現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理中出現(xiàn)幾遍、信息丟失等問題。通過數(shù)字化的信息處理，電子文件在復(fù)制的過程中依舊可以保持原本的特性。
1.4表現(xiàn)形式多樣
與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理的形式多種多樣。無論是圖形、文字，還是聲音、影像等網(wǎng)絡(luò)信息都可以成為電子檔案管理的內(nèi)容，并且，這些信息無論是單獨(dú)存在還是互相搭配都可以形成檔案管理模式。
2加強(qiáng)電子圖書檔案管理的措施
我國電子圖書檔案管理工作在不斷探索發(fā)展中取得了較大的成就，但是，在實(shí)際應(yīng)用過程中還存在很大的問題，例如，伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電子圖書檔案存儲的要求越來越高、電子檔案的真實(shí)性受各種因素的影響可靠性較低、社會對電子檔案的安全性以及工作人員的能力要求越來越高等。筆者結(jié)合多年電子圖書檔案管理經(jīng)驗(yàn)，針對管理工作中存在的問題，對加強(qiáng)電子圖書檔案管理的措施做了簡單介紹。
2.1加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)，保證存放空間安全
電子圖書檔案的存放環(huán)境是保障其信息安全可靠的基本保障，加強(qiáng)電子圖書檔案管理首先應(yīng)該加強(qiáng)電子圖書檔案管理的環(huán)境保護(hù)。電子圖書檔案的環(huán)境主要包括工作人員的辦公場所以及存儲工具等，工作人員的辦公環(huán)境保持清潔衛(wèi)生、溫度適中的同時，還必須安裝抗雷、抗電擊以及抗磁場力等設(shè)備。另外，為了保證存放空間的安全，還應(yīng)該對存儲的電子圖書檔案進(jìn)行備份處理，最好選擇多個位置儲存。最后，定時檢查存儲工具，發(fā)現(xiàn)問題，及時采取措施予以補(bǔ)救。
2.2加強(qiáng)管理制度設(shè)計
為了保證數(shù)據(jù)儲藏的安全，必須根據(jù)電子圖書管理的實(shí)際狀況，加強(qiáng)管理制度設(shè)計。在進(jìn)行電子圖書檔案的編制工作時，應(yīng)該專門安排業(yè)務(wù)水平較高的工作人員參與電子檔案編制工作，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性。其次，工作人員應(yīng)該及時整理電子檔案，尤其是檔案的歸類管理，工作人員應(yīng)該以檔案的級別作為歸檔的依據(jù)，確保各級別信息準(zhǔn)確無誤后，進(jìn)行歸檔處理。最后，電子檔案編制結(jié)束后，必須交由領(lǐng)導(dǎo)檢查核實(shí)，確保信息準(zhǔn)確無誤后進(jìn)行存儲。
2.3加強(qiáng)系統(tǒng)管理設(shè)計
為了保證數(shù)據(jù)的讀取安全，必須加強(qiáng)電子圖書檔案系統(tǒng)管理設(shè)計。很多時候，電子圖書檔案的信息安全性不夠高，主要原因是系統(tǒng)管理體系不健全或者是有人而已破換管理系統(tǒng)。針對以上問題，設(shè)計者可以對電子圖書資料進(jìn)行加密設(shè)計，為了防止破譯，密碼不能太簡單，最好定期更換密碼，確保信息的安全。另外，根據(jù)需求設(shè)置訪問權(quán)限，杜絕任何人都可以獲取信息等問題產(chǎn)生。最后，定期對系統(tǒng)進(jìn)行維修保護(hù)，有的網(wǎng)站因多種原因會出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞，這時候應(yīng)該加強(qiáng)防火墻設(shè)置，保障信息的安全性。
2.4加強(qiáng)人員工作能力培養(yǎng)
為了保證操作的安全，還應(yīng)該加強(qiáng)工作人員能力的培養(yǎng)。根據(jù)市場的需求，結(jié)合工作人員的實(shí)際狀況，通過培訓(xùn)加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)能力，業(yè)務(wù)能力主要包括計算機(jī)的操作能力和扎實(shí)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識能力。條件許可的情況下，聘請具有扎實(shí)專業(yè)功底的人擔(dān)任電子圖書管理工作，為電子圖書檔案的安全管理提供保障。
3結(jié)束語
