發布時間：2023-03-22 17:37:39
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的高校檔案論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
國內一些老牌高校，特別是重點高校由于檔案網站建設起步早，技術力量雄厚，人才隊伍充足，積累了豐富的檔案網站建設經驗。如，從欄目設置上看，復旦大學檔案館檔案信息網設有“法規制度”、“本館收藏”、“復旦人物”、“專題匯編”、“名人講壇”、“檔案查詢”、“錄像展覽”等十大類目；浙江大學檔案館設有“本館概況”、“服務大廳”、“檔案征集”、“網上展廳”、“校史編研”、“蘭臺學苑”等七大類目；中山大學檔案館設有“服務指南”、“信息查詢”、“檔案法規”、“珍檔薈萃”、“專題展覽”、“校友之家”等九大類目。從信息內容上看，蘭州大學檔案館不僅有檔案館的職能、機構設置、蘭大人物的介紹，還提供了圖片檔案、校友風采、特色館藏資源等；北京郵電大學檔案網站上的“網上展廳”提供了校園變遷、院士介紹、歷任校長的個人信息、知名校友及反映本校特色的檔案信息展覽，為訪問者提供了一個全方位、多角度的了解本校的科技創新、風俗文化的全新的服務窗口。因此，要廣泛借鑒其他高校特別是重點高校的檔案網站建設經驗，進行調研和分析，抓好網站的總體規劃和設計，力求使網頁設計更加美觀、界面更加友好、欄目設置更加科學、信息內容更加豐富、技術手段更加先進、網站功能更加實用。
2扎實推進信息化基礎工作，豐富檔案信息資源
成功的檔案網站必須有豐富的檔案信息資源網，充實網站內容，滿足不同的利用者的不同需求。而充實檔案網站信息內容的關鍵就是要使大量的傳統紙質檔案實現數字化，建立檔案資源數據庫，這是高校檔案網站信息資源的主要來源。為此，要扎實做好檔案信息化的各項基礎性工作，包括：通過檔案館現有力量或采取商業化運行手段，對部分或者全部外包的形式對現有紙質檔案資料的進行縮微、錄入、掃描、數碼拍攝等，轉換成文本、圖像、圖形等計算機可識別處理的數字形式，形成結構有序、可供保管利用的數字檔案信息庫，并存儲在網絡服務器中，利用計算機提供查詢、檢索和瀏覽。另外，要加強特色檔案資源整合力度。特色檔案往往最能反映一個館藏機構的價值，是館藏的精華所在，能夠充分發揮檔案的文化娛樂、歷史教育功能。在此基礎上，可以通過與其他高校檔案網站建立友情鏈接，實現與校外檔案館藏特色資源有效整合，從而達到信息的多途徑溝通、全方位共享，滿足用戶的最大需求，擴大網站的影響力。
3充分運用檔案管理系統，建立網上電子文件歸檔平臺
目前，很多高校采用了“南大之星”檔案管理系統，該系統既可用于檔案館及校內各單位檔案員用戶管理、聯機管理檔案數據庫，也可讓全校師生和社會各界通過互聯網查詢有關檔案信息。檔案管理系統的充分使用，并與校內其他應用系統如教務管理系統、科研管理系統、畢業生信息管理系統的有效對接，是檔案網站建設信息資源源泉，可以完善檔案網站功能。武漢大學、華南理工大學等高校通過運用檔案管理系統，建立網上歸檔平臺，各立卷歸檔單位實時進行網上電子文件歸檔，提高了工作效率。有條件的高校應組織力量開發適應于本校情況的各類檔案管理應用軟件、文件檔案數據庫系統、網上檔案編研平臺等。技術條件不具備的高校，可以采用現有的檔案管理系統，如“南大之星”檔案管理系統目前在高校應用比較普遍；已建立辦公自動化（OA）系統的高校，要積極做好OA條件下新產生的且有保存價值電子文件的接收與管理工作，實現網上電子文件實時歸檔。
4積極運用多種技術手段，完善檔案網站服務功能
一、合并高校檔案管理中存在的問題及原因
1并校期間文書立卷、歸檔的問題
合并高校在并校前已歸檔的檔案，由于有嚴格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責任心做保證，基本不會出現散失等問題。關鍵是并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由于合校前夕人心思動，工作狀態不穩定，一些正常的工作不能按常規辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責任心強的部門檔案管理人員會把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而遇到責任心不強的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調整、辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴重，無處尋找，嚴重影響了檔案的完整性。造成這一問題的主要原因：一是合校期間組織管理出現空白；二是部分檔案部門檔案管理人員責任心不強，無制約措施；三是領導忙于合校中的大事，檔案工作顧及不上。
2檔案的集中管理問題
按照規定，機關各種門類和載體的檔案應集中統一管理，以便于積極提供利用，為各項工作服務。這就要求合并高校的檔案盡快集中。而實際情況是，合并高校的原組成院校大都處在不同的位置，距離有遠有近，由于各方面的原因，很難集中到一處，大多實行分校區管理的模式。在這種情況下，合并高校面臨著教學硬件配備、科研資金扶持、學生食宿保障等一系列棘手的問題，檔案工作因其效益滯后等特點，此時更不易擺上領導案頭，加之并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質不一等，這些共同成為并校后檔案難以集中管理的重要因素。
3檔案網絡建設問題
高校合并后，機構重新設置，人員重新劃分，原有的檔案工作領導和檔案員隨并校后歸屬崗位的變化而發生了變化，并校前的各校經多年努力建設的檔案網絡隨之解體，新的檔案網絡在建設中因并校后分校區辦學、管理上的分散性、兼職檔案員與檔案館（室）綜合管理人員之間聯系困難等因素，使檔案網絡建設存在溝通欠暢等一系列實際問題。造成這一問題的主要原因，客觀上看，在于校址不集中所致；主觀上看，仍在于檔案工作沒有被提上議事日程、檔案隊伍的穩定未引起領導的高度重視等因素造成。
4檔案排序、管理重新理順問題
合并高校大多由兩個或兩個以上規模相當，類別相近的院校并建而成，由于原各校建立的時間或早或晚，隸屬關系不一，各自的辦學宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設置、類目排列及檔號的編制不盡相同，老校基本沿用文書類、科技類的分類方法，成立較晚的學校基本統一到了高校檔案實體分類法上。這便牽扯到檔案排序及管理的重新理順問題。另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統一及檔案管理手段參差不齊等問題，如有的合并高校，原各校區檔案或實行集中管理，或人事檔案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區或已配備計算機，實行檔案機檢，有的檔案則分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；……這些問題也嚴重制約著合并高校檔案管理工作的開展。為此，筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境，應對癥下藥，采取有效的解決措施。
二、合并高校檔案管理應把握的幾個問題
合并高校搞好檔案管理工作的關鍵是進一步強化檔案意識，建立健全并校后的檔案管理工作制度，合理配備檔案管理人員，妥善確立檔案工作目標。
1強化檔案意識，規范檔案管理
前已述及，檔案文件材料未能及時清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不足，因此，合并高校應將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。合并高校應通過檔案法律、法規的學習與宣傳，增強各級領導和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業得以延續和發展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時，要針對并校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環。
2建立健全檔案管理工作制度，依法治檔
總書記指出：“檔案工作是一項基礎工作，有很多問題沒有檔案說不清楚，要狠抓這項工作。如果現在不重視這個問題，將來我們要負歷史責任”。因此，建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規范化、科學化的軌道運行，是合并高校搞好檔案工作的關鍵。在這方面，一是要用制度去規范檔案工作，如，建立健全各部門檔案管理工作責任制，實行分工負責；制定《黨政檔案管理規范》、《教學檔案管理規范》、《科研檔案管理規范》等，指導檔案工作。二是要用制度去保障檔案工作，如，通過建立健全《綜合檔案室管理人員職責》、《兼職檔案員職責》、《檔案材料清交規定》、《損壞、丟失檔案材料處罰條例》等一系列配套管理制度，將檔案工作納入學校各部門的日常工作，確保檔案工作有序開展。
3合理配備檔案管理人員，加強檔案工作隊伍建設
不言而喻，人作為檔案工作的主體，對檔案事業的興衰起著決定性作用。沒有人，檔案工作的各個方面均無從談起。因此，建設一支忠誠事業，業務精良，結構合理的檔案工作隊伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。對此，首先要建設好檔案館（室）隊伍，確保一定數量的專職檔案人員，并力求這支專職檔案工作隊伍在年齡結構、專業結構、業務水平等方面比較合理，便于發揮整體效應；其次要整體推進，大力加強檔案網絡建設，發揮各部門兼職檔案領導和兼職檔案員的作用。實踐證明，檔案工作涉及學校各個方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，無疑是杯水車薪。只有建立穩定的校區檔案工作網絡，同時采取定性與定量相結合的工作方法及相應的激勵措施，提高兼職檔案員的工作積極性，才能增強檔案工作的向心力。
4確定檔案工作目標，使檔案工作開展有的放矢
（一）各大高校各自為政。我國高校電子檔案目前沒有統籌管理，電子檔案由各個學校自發、分散管理，正所謂，誰有錢誰建，誰有技術誰能建。對于那些直屬于教育部的高校，其電子檔案起步較早，數字化、信息化程度也相對較高。如南京大學檔案館研發的南大之星軟件就有口皆碑，其開發軟件的能力也堪稱全國高校之最。而對于那些非直屬院校，其電子檔案的管理和利用能力就相對薄弱些。
（二）管理標準和規范欠缺。由于目前各個高校所使用的電子檔案管理軟件不同，而不同的軟件所設計的功能模塊或分類方式也就不同，這樣，勢必會導致將來網絡化對接時存在困難。
（三）安全上存在不足。電子檔案的安全主要是指檔案信息的存儲安全和利用安全。在網絡環境下，電子檔案的安全受到威脅，其內容可能被遠程下載、修改甚至是惡意刪除等，而且其安全防范措施也無法抵御眾多黑客高手的攻擊。
（四）缺少必要的簽名及確認信息。由于高校電子檔案的建立者、管理者與使用者是相互獨立的不同個體，所以在制定、借閱和歸還過程中都需要相關的簽名及認證信息，這樣既可以確保信息的原始性、真實性，也能在出現問題的時候，第一時間內找出責任人。
（五）缺少風險評估體系。我國部分高校即使有安全保障體系，也沒有明確檔案信息的安全目標。即明確告知電子信息是否到達安全標準，是否存在漏洞，可能危害程度以及采取的措施等等。
二、加強高校電子檔案管理工作的策略
（一）建立全國高校電子檔案管理中心，打破各大高校各自為政的現狀。以國家教育部為龍頭，打破地域界限，將反映同一職能活動的電子檔案從不同的高校檔案館集中起來，形成全國高校電子檔案集中管理和服務體系，實現資源共享。所有用戶都可以在線查閱或直接下載開放檔案；服務用戶還可以通過電子郵件、在線問答等服務方式對所需內容進行生動、快捷地咨詢。
（二）出臺標準化軟件模塊，統一高校電子檔案管理的標準和規范。出臺標準化軟件模塊，建議從以下兩個方面著手：一是成立專門負責建立檔案著錄標準的課題組，使我國的檔案著錄規則系統化；二是加強對檔案信息化發展的理論研究，只有更深入的理論研究，才能有更完整的電子檔案著錄標準。
（三）加大資金投入，加強電子檔案軟、硬件設施建設。在軟件管理上，各大高校要采用通用格式的光盤對歸檔的電子文件進行存儲，并積極探索電子檔案存儲的新途徑。在硬件管理上，各大高校要增加經費投入，將電子檔案建設的經費列入年度財務預算中；配置高性能的電子計算機、激光打印機、掃描儀、刻錄機、多角高倍數碼相機等現代化的檔案管理設施，以進一步完善電子檔案的硬件設施建設。
（四）強化電子檔案的安全管理和保護，確保電子檔案的安全。一是建立檔案數據備份和恢復機制；二是采用檔案內部局域網與外網連接，以保證電子檔案的安全；三是對單位檔案資源的訪問，采用身份驗證技術。身份驗證技術又稱身份識別技術，是指用戶通過使用通行證、指紋、影像、聲音等生理特征來驗證自己身份的過程；四是采用雙密鑰傳輸重要文件。這主要是指在與單位以外的網絡進行數據傳送時，發方和收方使用成對的密鑰，這樣就能有效地保護好重要文件和數據，避免被黑客等截獲；五是采用訪問控制層技術。這主要是指在單位的內網和外網之間，設置訪問控制層，這樣既可以防止外部對單位局域網的非法訪問，也可以防止單位局域網對外網的不安全操作。訪問控制層技術包括防火墻、網絡地址轉換、服務器、入侵檢測等，其中，防火墻是通過數據流的監控、過濾等功能來來實現控制作用的，網絡地址轉換是通過隱藏、偽裝內網的IP地址而實現控制功能的，服務器是通過自身起中介作用而保護內網安全的，入侵檢測技術有進攻識別等功能。
目前高校教師業務檔案管理現狀很不樂觀，主要表現在：意識淡薄，缺乏開放性；管理混亂，缺乏共享性；更新不及時，缺乏時效性；管理手段落后，缺乏現代化。再結合筆者在高校的工作經驗，發現高校教師業務檔案管理方面存在的問題，同時對這些問題進行深入的思考，進而產生一個設想，就是研究開發高效、安全、簡便的管理系統。筆者通過調查、研究分析，對、SQLServer2005數據庫管理進行深入學習、研究，進一步研究、開發科學高校教師業務檔案管理系統。
2相關內涵界定
所謂教師業務檔案，通常情況下是指教師個人在教育、教學和科研等方面，形成的各種材料記錄，這種材料記錄往往具有保存價值，通過這些材料記錄可以進一步反映教師的業務能力、學術水平和工作業績等。教師業務檔案一方面可以真實地反映教師的個人情況，另一方面可以展現學校的整體素質、師資隊伍結構和辦學水平等，為高職院校師資隊伍建設、教育教學改革、職稱評審、學校各項評估等工作提供了真實可靠的依據。
3系統功能需求分析
對于高校教師業務檔案管理系統來說，其用戶類型通常情況下主要包括普通的教師和系統管理員。其中，教師的功能表現為：編輯、查詢和修改本人的信息，同時可以對本人的登錄密碼進行修改。對于系統管理員來說，其功能需求主要表現為：一方面具有教師的所有功能，另一方面能夠查詢、修改所有的用戶數據，同時能夠注冊新用戶，并且可以對用戶進行刪除操作等。對于教師業務檔案管理系統來說，其基本功能主要包括：查詢、輸入和存儲教師信息，并且教師可以添加、更新個人的信息，同時可以設定和修改密碼；對于管理員來說，能夠對數據庫進行更新、刪除、添加等操作。在設計方面，利用模塊化方式對管理系統進行處理，將整個系統的各個功能劃分為若干個模塊，通過對模塊進行開發和設計，完成系統的修改與更新，同時維護數據庫，進而在一定程度上滿足用戶添加、刪除、更新、查詢和打印相關數據的需要。根據需求分析該系統設計了以下功能模塊：教師個人信息、任課信息、科技項目信息、論文信息、著作信息、社會兼職信息、學術團體兼職信息、國內進修學習信息、出國（境）學習工作信息、專家信息、教師教學工作量、教師業務考評信息、教師實踐經歷和管理工作信息。
4系統總體設計思路
高校教師業務檔案管理系統基于B/S體系結構，真正實現零客戶端。采用瀏覽器/應用服務器/數據庫服務器的分層體系結構開發設計該系統，無需安裝相應的客戶端，進而在一定程度上方便了用戶的使用和管理。為了保證數據的安全性與交互性，系統采用SQLServer2005，對數據進行儲存、檢索和維護等管理。該系統具有良好的兼容性，同時能夠容納大量的專業知識，在安全性、準確性、運行速度等方面表現得尤為突出，在一定程度上為客戶端提供快速、穩定的運行環境。前臺的開發工具選擇MicrosoftVisualStudio2005，該開發語言由Microsoft公司推出，并且基于.NET2.0框架，這一開發平臺具有較強的戰略性，Microsoft公司所有的編程語言的開發環境被框架統一起來，并且可以創建、配置和運行Web服務以及Windows平臺，可以很好地連接SQLServer2005。它以構件化方式進行開發，統一了接口，并且訪問簡單、升級容易、易擴充等，在一定程度上迎合了當今IT技術的發展方向。在傳統的客戶/服務器結構的基礎上研究開發出B/S (Browser/Server)模式的三層架構模式，這一模式具有嚴格的分層定義，首先對整個軟件系統進行分解，將其分成相對簡單的小分塊，每一層只實現系統相應層的功能，相鄰層對應的功能模塊通過相互調用的方式完成層間的交互，由接口完成信息的傳遞。系統功能利用三層架構來實現，在一定程度上為系統提供一個可行性方案，對于程序設計人員來說，可以方便地將該方案轉換為實現應用系統功能的B/S模式，這一計算方式由傳統的C/S發展起來。對應于三層架構的多層結構，其含義是一樣的，只是細節有所不同。三層分別是：表現層、業務邏輯層、數據訪問層。三層之間的關系主要表現為：通過訪問數據庫操作層提供的接口，業務邏輯層可以對數據庫操作層進行訪問，對于同樣的數據庫操作層來說，訪問數據庫訪問層則是通過訪問數據庫訪問層提供的接口來實現，對于客戶端來說，通過界面層對業務邏輯層進行訪問。在三層架構之間派生類去實現接口，對派生類的方法和屬性進行調用，并且三層之間可以相互調用。
5結束語
高校檔案記錄著高校的歷史發展和文明進程，以其材料的原始性和真實性而具有重要的史料價值，是高校大學文化建設和大學精神所保存的智慧的淵藪。在此意義上，對高校檔案的管理也應該提升到關乎大學發展的戰略高度上。因此，只有高校檔案管理人員具有較高的文化水平和專業素養才能勝任此項工作，才能更好的服務高校的發展和社會需要。但是，現實的情況是:長期以來，我國大部分高校的檔案部門在檔案的知識管理方面常常不能盡如人意，部分檔案管理人員往往是崗位輪轉或者是特殊安置的非專業人員和兼職人員，大多沒有受過檔案專業的訓練，更有甚者其基本的文化程度還沒有達到要求，保證高校檔案管理的規范化和科學化就不能落到實處。所以，造成高校檔案管理質量低下，甚至亂象頻生的現象，也就不足為怪了。鑒于此，提高高校檔案管理人員的管理技能和知識水平以及學術研究能力，是對高校檔案進行知識管理的先決條件。那么，高校檔案管理人員的知識技能標準有哪些呢?邁克爾•庫克在《培訓檔案和文件管理人員的國際標準》一文中說:“所有的檔案與文件管理人員必須具備一定的管理技能，例如:目標管理、數據庫管理、文件系統設計、統計方法、預算和成本利潤分析等，這些知識是任何一位合格的專業檔案人員所具備的?！?/p>
這是邁克爾•庫克在20世紀末期對所有的檔案與文件管理人員必須具備的管理技能的闡述，然而，當時間進入到21世紀的今天，對高校檔案管理人員的管理技能和知識結構的要求也發生了不少變化，尤其是對高校檔案管理人員的知識化要求更高。這也是21世紀經濟全球化背景下社會發展對高校檔案知識管理的新要求。具體到我國高校這個層面，高校檔案管理人員必須提高思想認識，轉變固有的工作觀念，加強檔案管理的業務學習，不僅要充當高校檔案的保管者、大學歷史文化的守護者，更應該成為檔案文化的研究者、文化資源的傳播者和服務者。此外，還要高度重視高校檔案的編研工作，要充分認識到高校檔案的編研工作并不僅僅是收集、整理、裝訂資料之類的簡單事務，編研工作的特性決定了編研人員必須具備起碼的歷史學、文獻學、編輯學、寫作學以及計算機、外語等基礎知識，因此，檔案人員應該不斷學習，積累豐富的知識，提高對檔案文獻的研究分析能力，提高對檔案材料的鑒別能力，提高語言文字讀寫能力，提高計算機操作能力。如果高校檔案管理人員不具備與檔案相關的基礎知識，不具備相應的文化知識修養以及學術研究能力，則無法正確認識高校檔案的價值，高校檔案文化資源的開發和文化管理也不可能真正實現。
二、高校檔案知識管理的價值實現
(一)知識組織對高校檔案館而言，知識組織是檔案管理人員對檔案資源進行知識管理的方式。潘連根曾經講過:“對數字檔案館而言，知識組織就是通過知識挖掘對館藏文檔信息進行精簡、提取，發現隱含在文檔信息中的有用知識單元，并對其進行集合組織的過程?！保?］這段話說明:檔案管理人員是高校檔案知識組織的主體，通過他們的知識化的組織行為給予檔案以知識化的組織成果。例如，高校人物檔案具有無可比擬的歷史性和真實性，是高校發展歷程的見證，具有豐富的文化、知識、思想、歷史內涵，是高校在進行大學文化建設的重要資源。可以說，對人物檔案文化性的集合組織，是表現大學文化的重要方面。此外，在建立高校人物檔案并對其進行充實和完善時，要針對高校人物的不同家庭情況，首先要重點組織易分散、易損毀和遺失的資料，進行統一的收集、整理、編研、保存，這一過程實質上就是一項對檔案資源的知識組織過程。高校檔案的知識組織工作的發揮無疑也取決于主管高校檔案的行政干部領導水平，在某種意義上，高校檔案管理干部的知識素養和水平決定了高校檔案知識組織的質量。事實上，由于目前高校檔案管理體制上存在的諸多弊端，高校檔案的編研工作基本上還停留在應時宣傳和完成領導要求的工作上。更有甚者，部分高校檔案館的領導和管理人員依然堅守著傳統的檔案管理思想，對檔案的編研工作置若罔聞，人浮于事。這不僅不能提升檔案知識組織管理水平，更不能為本校的高校大學文化建設做出任何貢獻，對這種浪費資源的行為，應該積極加以改正。新時期高校檔案管理的新要求，促使高校主管檔案管理的領導結合本校實際，突出檔案管理者的知識組織作用，強化檔案管理者的知識素養，使高校檔案館在做好檔案信息組織工作的同時，還要考慮到檔案信息的大學文化建設和社會發展的現實需要，在此前提下進行一定程度的分類組織、分專題組織、分行業組織等各種組織方向的研究，尤其要重視更能體現知識組織優越性的分類、整理和編研的環節。
(二)知識開發如果說知識組織是對檔案資源進行的分類管理和整合規劃，那么，知識開發就是在知識組織的基礎上，通過對檔案的知識資源的深加工，有目的、有針對性的創造出社會和個人所需要的知識解決方案和知識產品。因此，知識開發同樣需要檔案管理者具有較高的文化素養和水平，更需要較高的學術素養和學術研究能力。一般而言，高校檔案館是直接服務于所在高校的建設需要。高校所進行的獨具特色的大學文化建設和大學文化戰略，其目的是增強大學的文化影響力和提高大學在國內和國外競爭力。大學文化建設的內容涵蓋面很寬泛，幾乎包括了大學建設的一切領域和層面，但是其精髓在于培育大學的靈魂和精神支柱，即大學精神。大學精神是是大學文化的核心，在大學的生存發展中起著至關重要的作用。因此，大學文化建設的關鍵是從大學的歷史發展中提煉自己的大學精神。高校檔案記錄了高校進行教學、科研工作的全部內容，如專業設置、教學改革、教學大綱、教師情況、招生情況、學籍成績等內容。對這些檔案材料進行總結、提煉，可以為大學教育理念和大學精神的形成和明晰，為高校的教學改革和發展走向提供經驗借鑒，具有非常重要的意義。因此，鑒于高校檔案的文化資源屬性，對高校檔案的知識開發就是每一個高校必須要高度重視并切實實行的重要的工作。
(三)知識傳播高校檔案工作不僅肩負著保存記憶、資政育人的責任，更為重要的是，還具有傳承文化、弘揚文明的特殊使命。在高校檔案具體的知識傳播環節中，首先要向學生和社會公眾宣傳高校的核心價值觀。價值觀具有濃郁的時代特征，是高校一切工作的出發點和最終歸宿，可以說是大學文化建設的重中之重。其次要宣傳高校的辦學理念。辦學理念是高校的發展規劃、歷史使命和大學精神的主要表現。最后要塑造大學的形象。大學形象是大學文化本質的外部顯現，是通過高校長期的建設、由高校所有的精神文化和物質文化綜合形成的現實存在。這種通過宣傳由社會公眾所賦予的大學形象無疑會在高校競爭中處于重要的地位。高校檔案具有真實性、直觀性和歷史性的特點，是高校文化向內部和外部進行知識傳播的重要媒介、有效形式和載體。經過知識組織和知識開發之后的高校檔案研究成果，以編研著作、舉辦展覽、文化開發等方式來體現，不僅有助于學生和社會關注高校的辦學理念、人才培養質量及教育改革成果，向學生和社會展示大學形象，而且將是提升大學文化建設和社會影響力的有效措施。此外，通過高校檔案的知識傳播，把大學文化資源發揚光大，延續大學文脈，傳承大學文化，也是高校檔案管理人員的光榮使命和義不容辭的歷史責任。因此，高校檔案的知識傳播對于高校大學文化建設和大學精神的弘揚，對全社會的文化貢獻具有十分重要的作用。
(四)知識服務“公共檔案館”是近年來隨著檔案館服務功能的不斷拓展，公共屬性逐漸明確而出現的。檔案館的公共性是實現檔案工作目的的必然要求，也是檔案館實現自身發展的迫切需要?！懊嫦蛏鐣?，面向公眾，擴大檔案服務范圍，改變傳統官方機構為現代的公共檔案館，實現檔案資源的最大限度的開發利用，是現代綜合檔案館自身存在和發展的必由之路。”［5］高校檔案館作為全國檔案館的的一個分支，毫無疑問也具有明確的公共屬性。公共屬性要求高校檔案館不僅要為高校的師生員工服務，還要為社會和所有需要的公民服務。在新的歷史條件下，高校檔案中包含的重要的信息和文化資源日益受到全社會的關注，為社會提供知識服務就成為了高校檔案館的重要責任?！爸R服務不僅滲透和凝聚了檔案專業人員的知識積累和專業貢獻，也彌補了利用者的知識空缺。”［6］因此，高校檔案的知識服務應該以管理人員對檔案的知識創造為前提，使這種經過知識加工后的知識資源在高校與社會各界建立聯系時，可以極大地增強高校的知名度、美譽度，提高高校的社會影響力。加強高校檔案公共服務功能，提升高校檔案的知識服務能力，首先要強化知識服務意識，重視和把握社會需求及其發展趨勢。在高校檔案管理中，要摒棄一切有悖于公共性與服務性的傳統觀念，積極面向未來，主動對接各種對高校檔案資源的需要，以深厚的文化積淀為社會提供優質的知識服務，使全社會共享對高校檔案的知識開發成果。
三、結語
1.1樹立檔案信息化意識，完善檔案工作條件
對于高校來說，對學生檔案進行管理，這是一項基礎性工作，做好學生檔案管理工作，在一定程度上可以有效地提高學生管理水平，同時也可以幫助大學生成才。在學生檔案管理方面，無論是檔案管理者，還是工作人員需要給予高度的重視，做好學生檔案管理工作，強化檔案管理工作的責任感、使命感等。在學生檔案管理工作中，高校需要給予資金支持，同時幫助檔案管理人眼樹立信息化意識，不斷適應信息化環境，提高學生檔案的管理水平。
1.2建立多媒體檔案管理系統，提高學生檔案管理的信息化水平
在組織開展學生檔案信息化管理工作的過程中，高校需要建立多媒體信息化檔案管理系統，同時統一檔案管理標準，明確管理規范。對此，高?？梢猿浞掷眯@網絡，對現有的計算機設備、網絡應用技術，以及軟件開發人等進行充分的利用，積極開發多媒體檔案管理系統，對學生的檔案信息進行信息化管理。在開發應用多媒體檔案管理系統的過程中，需要統一標準，對學生檔案的歸檔內容、數據采集、信息維護等進行明確，一方面確保檔案信息管理系統的可操作性，另一方面提高多媒體檔案信息的準確性，為實現多媒體檔案管理的信息化水平提供保障。
1.3建立健全工作機制，對多媒體檔案實施規范化管理
高校利用多媒體技術對學生檔案實施管理的過程中，需要建立完善的協調機制，必要的情況下，可以組織成立領導小組，明確管理機構，對學生多媒體檔案信息進行統一管理，結合高校內部學生檔案管理工作的實際情況，通過加強組織領導，協調學生檔案管理機構與各部門之間的關系，采取相應的措施，在多媒體檔案信息管理方面形成合力。
2結論
1、有利于紙質檔案保存。傳統的人事檔案管理，除了整理上存在使用太多的人力、物力的問題外，還存在檔案宜損壞問題。每當有查詢人員查詢時，都要翻閱紙質檔案，時間一久，不論多么小心都會有損壞，在無形中也縮短了紙質檔案的保存時間，對其長期保存不利，而信息化人事檔案管理，對于這些問題都避免了。因為計算機可以一次錄入完成，查詢檢索只要通過計算機就可以完成，不用再多次重復查閱紙質檔案，降低使用率的同時延長了紙質檔案的保存時間，為檔案長期保存提供了保障和創造了有利條件。
2、有利于檔案修改調整。高校的干部級別跨度較大，從副科級到廳級或是省部級。高校內設機構也非常多，所以高校干部隊伍十分龐大。因年齡、職稱、待遇和學校工作需要等，對干部調整的頻率十分高。又因高校處級以上干部每屆任期一般為三至五年，屆滿將有一部分干部改非、一部分干部輪崗、一部分干部提拔等等，各種因素都會給干部人事檔案管理帶來非常大的工作量。唯有通過計算機來應對上述干部變化帶來的人事檔案調整工作，效率更高、錯誤率更低，充分保障干部調整工作的順利進行。
二、高校干部人事檔案信息化管理現狀和問題
1、領導重視不夠。人員不夠專業，受傳統觀念的影響，領導對檔案管理的認知，還是處于最基礎的那一層，對于高校干部人事檔案工作很容易忽略，沒有把干部人事檔案工作擺在應有的位置，隨著社會的發展，檔案管理逐漸被信息管理模式取代，許多檔案管理者不僅要精通傳統的檔案專業知識和業務，同時還要掌握計算機網絡和法律知識。現在的檔案管理人員由于領導沒有合理的對人員進行培訓，提升，使之阻礙并直接影響了高校干部人事檔案信息化的進程。
2、經費投入不足。檔案經費不足，達不到檔案信息化工作的需求，校領導應該嚴格按照干部檔案的工作條例，投入財力物力，同時增添必要設備。首先從硬件建設上提供有力的保障，再從福利待遇提升等方面考慮，充分激發檔案管理工作人員的積極性和主動性。
3、數據庫不夠完整。一個建全完整的數據庫是實現信息化管理的關鍵。一是原來的數據不完整，不準確，查全率查準率大大的打了折扣；二是各個人事部門分別各用一個軟件，彼此不兼容，數據通用性差，數據信息很難達到共享；三是更新速度慢，不能反映現實情況。
三、高校干部人事檔案信息化建設的措施
1、加強領導和經費投入。高校干部人事檔案信息化管理，涉及到組織、人事、財務、技術中心等諸多部門，需要加強統一領導，設立專項建設經費，按照不同時期的建設目標，保證項目預算經費足額到位。與此同時，注重高校干部人事檔案信息化管理應用與產出效益，確保干部人事檔案管理信息化建設總體目標全面實現。
2、加強數據庫的建設。高校干部人事檔案數據庫的建立，一是要采集干部檔案的基本信息數據；二是建立電子檔案；三是建立數字檔案。對于紙質檔案的完整保存有利，還能延長其壽命，使檢索更加便捷。
(一)存在問題
1．思維觀念脫節長期以來，社會上普遍認為人力資源管理重“事”不重“人”，檔案管理極少對外界宣傳，加上單位忽視了對檔案人員的培訓與教育，致使其檔案意識不強，檔案管理水平不高。思想與態度決定行動，觀念與時代的脫節帶來的是行動短板。進入信息化社會以來，環境與市場需求發生了巨大變化，多元化的用人機制在高校開啟了探索之路，服務與競爭意識成為市場制勝的法寶，因此，轉變思路、更新觀念、適應形勢的要求成為必然。
2．知識結構單一受知識水平和技術能力的影響，檔案管理人員工作只會進行簡單的抄寫、編排和裝訂，無法勝任知識經濟時代的發展要求。高校普遍存在檔案管理水平低、手工操作及效率低下的問題，專業人員知識老化、結構單一、學歷水平虛高及性別結構失調等導致檔案管理人才缺乏，他們駕馭信息的能力僅停留于信息收集、鑒別、整理的初級階段，精通人事管理又擅長信息技術的人員匱乏。
(二)改進路徑
1．更新觀念，提高服務質量認清形勢，更新觀念，樹立人力資源新觀念，樹立用戶至上的理念。高校必須自覺增強檔案意識和強化服務的理念，用高標準的服務水平、高起點的服務意識和高層次的服務質量，全心全意為人民服務。主動適應動態服務，拓展利用服務渠道，開發人才信息資源，化被動服務為主動服務、靜態服務為動態服務。創新服務水平，提升服務質量，實現資源共享。加強高校人事檔案管理人員的憂患意識、競爭意識、科技化意識、網絡管理和法律意識，使其站在更高層次的角度，從繁瑣的手工查檔向數字化查檔服務轉變，堅持科學發展觀，強化標準化意識，服務現實社會。
2．樹立人本理念，發揮最佳效能樹立人本理念，注重機制創新，從控制向服務轉變;注重規范管理，從感性向理性轉變;樹立法治理念，提高管理成效，切忌簡單而為和感情用事;注重整體效應，樹立績效理念;注重對人才的開發和利用，做到人盡其才，發揮最佳效能。堅持以人為本，努力實現個人的自身價值。打造人文化管理機制，創新人事管理改革和建設思路，建立科學的考核評價機制和有效的激勵與競爭機制，實現傳統向現代人力資源管理的轉變。
3．創新思維，提升素質首先要在觀念上創新，檔案信息資源的創新，關鍵在于人才，必須建立一支政治素養強、專業化水平高的檔案管理隊伍。這就必須要強化三種素質，即政治理論素質、業務知識素質和科學文化素質，努力提高人事檔案管理人員的政治思想水平，提高人事檔案管理者的業務素質。高校人事檔案管理者除了具備檔案管理的專業水平，還要具備相關的計算機及互聯網操作技能，提高檔案管理人員的預測能力，為領導實行科學決策提供強有力的依據。組織定期和不定期、系統和專項的崗位業務培訓，進一步提高人事檔案管理人員的綜合素質，包括理論知識素質、心理素質、業務素質，在信息化條件下，要提高檔案管理的水平，必須提高管理人員的專業技術水平，不斷加深、拓展專業知識的廣度和深度，掌握現代信息技術，熟練運用計算機技術，掌握分析處理技術，編制有關軟件。高校應加大高層次統計人才的培養力度，造就一批既熟悉業務知識又懂得計算機管理技術的復合型人才，以適應新時期對高校人事檔案管理的新要求。
二、管理機制急需科學發展
應盡可能滿足用戶對信息的需求，建立以崗位管理為核心的管理體系，實行人事檔案的社會化開放式管理，積極實行人性化的柔性管理。由“以工作為中心”的剛性管理向“以人為中心”的柔性管理轉變，是高校人事檔案管理行業的一場革命，要實施柔性管理，就要把提高素質作為柔性管理的必備條件，從而達到柔性與剛性管理有機結合、寬嚴相濟。
(一)存在問題
1．管理意識滯后人事檔案管理制度相對落后，人事檔案管理方式和手段相對落后，對管理信息化的重要性認識不足，尤其對于信息化管理的重要性認識不足，這就導致了高校開發管理信息系統的技術相對落后，大多是重管理，輕服務，管理水平不高。
2．信息資源管理分散目前，各高校人事檔案信息系統之間交叉少，還處于各自為戰的狀態，難以形成合力，加上人才流動日趨頻繁，影響人事檔案的完整性，人事檔案信息難以實現資源共享，無法有效實行人力資源優化配置。
(二)改進路徑
1．創新服務，轉換角色需求決定服務。實現高校人事檔案管理的標準化、規范化，建立科學的考核評價機制，就必須轉變高校人力資源檔案管理理念，從守門員向知識導航員與信息咨詢專家轉換，從信息文獻提供者向信息組織管理專家轉換，檔案管理員應教授和訓練用戶如何在信息高速公路上辨別方向，適應對人事檔案信息的各項需求，將傳統的管理模式與現代的信息技術相結合，建立人事檔案信息數字化，充分發揮人事檔案信息的利用價值，實現資源共享，為高校檔案管理現代化提供強有力的服務支撐。
2．剛柔相濟，科學發展柔性管理的本質是一種“以人為中心”的管理，采用非強制方式和手段，在人們心目中產生一種潛在的說服力，從而把組織意志轉變為人們的自覺行動，它強調的是在尊重人、重視人、理解人的基礎上用好人、管好人，因此，它更多的是對管理對象信賴的一種管理。柔性管理并非是對剛性管理的否定，柔性管理是在剛性管理的基礎上的發展與升華，二者之間存在著繼承與發展的內在聯系，沒有剛性管理的檔案行業必然遭致混亂，柔性管理不虛無，它需要真正的柔性制度與其配套實施，實施柔性管理，必須堅持剛柔相濟，才能相得益彰、相互促進。人事檔案管理工作是一種奉獻性很強的服務性工作，這就要求管理者必須具有強烈的事業心和責任感，以平易近人的服務態度對待用戶，并與之進行友好溝通，體現服務至上的理念，保證檔案服務更具針對性、特色性、實用性。統計有助于實現高校人事檔案管理的專業化，為學校人事決策提供科學保障和依據，保證“存儲數字化、管理自動化、利用網絡化”的發展方向，加快推動檔案工作方式和手段實現信息化，加快信息化建設步伐，實現人事信息的共享。對人事信息數據庫進行完善，利用現代化設備和數字化技術，對檔案信息進行動態管理和維護，加強開發人事信息資源，提高利用率，實現檔案管理科學發展。
三、環境服務有待完善創新
經濟基礎決定上層建筑，沒有一個堅實的、先進的設備硬環境，就不可能打造出現代化的數字管理平臺，營造符合人性化服務環境，來適應網絡時代要求，進而滿足多元化用戶的個性化需求。
(一)存在問題
1．基礎投入不足隨著信息數字化的來臨，高校人事檔案建設相形見絀，資金投入出現了不足，硬件配備不足。目前，高校人事檔案基礎設施建設滯后，檔案室面積狹小、設備簡陋，多數達不到人事檔案庫房、閱覽室、辦公室分開的要求，有的是檔案庫房、辦公室、閱覽室擠在一間小的辦公室內，有的僅有木柜存放人事檔案。管理人員數量不夠，許多檔案管理人員缺乏專業知識，影響了高校人事檔案管理科學化、現代化。
2．技術裝備落后在人事檔案管理信息化過程中，出現了技術與體制上的障礙，這就延緩了信息化的進程，也激化了檔案信息的供需矛盾。為此，高校應升級人事檔案的信息存儲與檢索系統，購買電腦、空調等，增設檔案庫房，引進先進技術設備及管理軟件，及時建立防火、防盜監控系統，實現人事檔案管理資源的優化配置，以利于檔案信息化管理。
(二)改進路徑
1．加大信息化建設投入力度物質基礎是項目建設的前提，高校要想提高人事管理信息化水平，就需要加大投入。信息網絡建設作為基礎設施建設的中心環節，需要建立完整而準確的人事檔案信息數據庫，配備先進的計算機等硬件設備，改善高校人事檔案管理硬件條件。學校要加強對信息化管理基建的重視，完善計算機的硬件與軟件設施，構建高標準、現代化的人事信息系統，按照檔案管理基礎設施建設的嚴格要求，啟用標準配備，確保人事檔案管理步入可持續發展的良性軌道。
2．打造現代管理數字平臺面對電子技術、互聯網、高科技的沖擊，人事檔案管理這塊傳統意義上的凈土，也難以獨善其身。檔案管理數字化平臺意味著縝密、高效、快捷，為確保人事檔案信息的安全與保密，就要從制度層面杜絕數據丟失或泄密的可能性，嚴格管理權限，認真維護數據庫。為此，應依托現有校園網絡平臺，構建網絡化平臺，建立人事管理信息化基礎數據庫，實現從手工檢索到計算機檢索的轉變，實現人事檔案管理的微機化、網絡化，實現統計數據資源共享。在數字化平臺發展進程中，由于對技術因素的過度強調，也出現了人文關懷失落的問題，因此，構建信息化管理高效平臺應掌握好技術因素和人文因素的平衡點，把握好保密性與開放性的尺度，相互借重，不可偏廢。
四、結語
