序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的財務檔案管理論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。

第1篇

關鍵詞：電算化；財務會計檔案；管理

一、前言

根據財政部、國家檔案局財會字（1998）32號文件，1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要保存電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案，這在制度上確立了電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤、光盤以及其他磁性介質內的會計數據等形式的電子會計檔案。本文在這種情況下，首先對會計電算化及其特點進行了簡單的介紹，然后對會計電算化環境下的財務會計檔案管理應當注意的問題進行了分析，具有一定的借鑒意義。

二、概念論述

（一）會計電算化的概念

所謂會計電算化，是指計算機技術在會計工作中的應用，即采用電子計算機替代人工記賬、算賬、報賬，以及對會計信息進行分析和利用的工程。

（二）會計電算化特點

1、數據處理方式效率提升

用人工進行科目匯總表、資產負債表、借貸試算平衡以及相關的財務報表的匯總被稱為傳統手工會計工作模式，這種傳統的工作模式會造成財務人員巨大的工作負擔。隨著科學技術的發展，電算化會計應運而生，它是指把原始數據進行分析整合，然后再錄入計算機財務軟件進行會計分錄，并且可以通過計算機的軟件的對錄入項目的審核、修改、確認從而達到科目匯總，實現計算機的自動控制。除此之外，電算化會計可以根據需要建立會計報表，不僅提高了工作人員的工作效率，也在一定程度上減小了錯誤率。

2、數據記錄與保存介質電子化

在傳統的手工會計工作模式下，數據記錄主要由工作人員來完成。并且工作人員在進行錄入的時易出現不可避免的錯誤。長期以來，“紙”是作為傳統會計工作的主要介質，管理人員必須依靠專門人員對這些介質給與保護，并且還要做好防潮、防盜等工作。而隨著電算化會計的應用，“磁盤”作為一種新的保存介質受到人們的青睞。工作人員使用磁性介質不僅有利于數據的保存，也有利于工作人員對數據的分析和拷取。利用計算機技術的會計電算化避免了手工記錄出現的種種問題。作為磁性介質的保存工作，要做好磁盤的防病毒、防磁化工作。。同時，因為磁盤存在一定的易損性，需要要及時做好備份管理。

三、電算化下財務會計檔案管理要注意的問題

（一）外部環境方面

1、強化網絡系統內部控制

第一，設置三重用戶口令，不僅要設置開機口令和網絡用戶名口令還要設置相關的應用系統名口令。只有這樣才能保障財務檔案不被侵犯盜取。第二，要建立完善的多級權限控制機制，既要做好用戶級控制和數據庫級控制的工作，也要完善網絡系統級控制系統。第三，要建立完善的電子表單來對歸檔的檔案進行管理，員工必須通過網絡管理員的授權才能查閱相關的信息資料。

2、強化對會計電算化系統網絡環境的管理與維護

網絡安全性的指標主要包括數據保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網上財務數據的讀取；起用防火墻，隔離會計電算化系統與外部訪問區之間的聯系，限制外界透過防火墻對會計信息系統數據庫進行非法訪問；采用數據加密、回響檢查等技術手段進行網絡管理以防止由于遮蔭問題、設備故障導致數據丟失以及不法分子非法攔截盜用財務數據信息等安全隱患，保障會計電算化系統網絡環境的安全運行。

3、建立及完善計算機病毒應對措施

隨著計算機技術的發展，計算機病毒成為危害計算機發展的終于阻力。很多單位因為計算機病毒導致信息受到損壞，計算機病毒的來源一般是帶毒軟盤或光盤，因為會計電算化系統是一個局域網的形式。所以，會計操作人員應該加強對磁盤和光盤的管理，防止磁盤出現病毒，一經發現病毒的光盤要堅決棄用。

（二）內部管理方面

1、嚴格財務會計檔案歸類

管理人員要充分學習電算化會計所具有的特性。做好電算化會計檔案的保管工作，對各類文檔要歸類保管，嚴格按照歸檔標準來管理文件，保證管理的文件內容不受損害。除此之外，相關部門要完善會計檔案管理制度，做到執法必嚴，違法必究。認真分析總結檔案管理人員的工作職責，完善管理人員的定期備份制度，做到定期檢查、定期檢閱。同時要注意維護會計電算化的計算機設備維護做好庫房的清潔衛生工作。

2、實行財務會計數據備份

數據管理員的主要工作是對賬務數據和報表數據進行分析和整理。這在《賬務系統管理制度》和《報表系統管理制度》都有相關的職責規定。管理員的備份次數一年不少于十二次；進行備份管理的軟盤要放在具有保護封條的包裝盒內，放置磁盤的信息受到損壞，同時注意保管區域的衛生狀況。同時做好雙備份的工作，對于雙備份的磁盤不應該放在同一個保管地點。

3、保護財務會計檔案的存貯

（1）會計檔案的存貯介質要選用質量高、穩定性較好的存儲介質，因為存貯介質的質量直接會影響到檔案文件以后的使用情況，只有質量好的存儲介質才能提高文檔的使用效果。（2）管理人員要在存貯介質上寫好保護字樣，并且要把存儲介質放在適合存儲的地方。（3）對于那些存放較久的介質要定期更新，以保證信息的時效性，比如說可以把半年作為定期復制的周期。（4）存貯介質要根據時間的因素進行替換。

4、注意紙質版本的備案及保存

《會計電算化工作規范》中對會計資料的提出了以下幾點：（1）每天登記并打印輸出的不僅是現金日記賬，號包括銀行存款日記賬，做到日日清，月月清。由于可能會受到打印機條件的限制，所以現金日記賬和銀行存款可以用活頁賬頁裝訂成冊。（2）而對于那些一般賬簿，要做到具體問題具體分析，對文檔進行管理分類，形成按月或按季打印的規律；（3）可以利用“總分類賬本期發生額及余額對照表”對記賬憑證數據進行明細劃分。

5、實行專門的電算化檔案人員

首先，應設置專職的會計電算化檔案管理人員，且不能由出納人員兼管。其崗位職責有：（1）按規定期限，向會計電算化系統各類有關人員催收會計數據備份及存檔資料，并填寫存檔清單；（2）負責保管存檔的機制會計檔案、機讀會計檔案和計算機系統檔案；（3）負責會計檔案的安全保密，不能擅自借出。經系統主管和企業負責人批準允許借閱、復制的會計檔案應辦理登記手續，并注意避免調用者越權使用或改動數據；存儲于磁介質的會計檔案調用后歸還時，應進行檢查、殺毒工作。同時，在財務檔案管理工作中，檔案人員要不斷提高專業素養。可以選擇把檔案從業人員送到高校進行培訓。在業務外包方面，機構擔心最多的可能是財務數據的保密問題，現在市面上出現了一種檔案事務所，承接機構自己不想承擔的檔案業務。

四、結論

電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，需要單位內各部門相互協調共同完成。本文對會計電算化環境下的財務會計檔案管理應當注意的問題進行了分析，認為應該：

（1）強化網絡系統內部控制；

（2）強化對會計電算化系統網絡環境的管理與維護；

（3）建立及完善計算機病毒應對措施；

（4）嚴格財務會計檔案歸類；

（5）實行財務會計數據備份；

（6）保護財務會計檔案的存貯 ；

（7）注意紙質版本的備案及保存；

（8）實行專門的電算化檔案人員。

參考文獻

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