發布時間：2023-04-19 16:48:09
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的高校檔案管理論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
（一）各大高校各自為政。我國高校電子檔案目前沒有統籌管理，電子檔案由各個學校自發、分散管理，正所謂，誰有錢誰建，誰有技術誰能建。對于那些直屬于教育部的高校，其電子檔案起步較早，數字化、信息化程度也相對較高。如南京大學檔案館研發的南大之星軟件就有口皆碑，其開發軟件的能力也堪稱全國高校之最。而對于那些非直屬院校，其電子檔案的管理和利用能力就相對薄弱些。
（二）管理標準和規范欠缺。由于目前各個高校所使用的電子檔案管理軟件不同，而不同的軟件所設計的功能模塊或分類方式也就不同，這樣，勢必會導致將來網絡化對接時存在困難。
（三）安全上存在不足。電子檔案的安全主要是指檔案信息的存儲安全和利用安全。在網絡環境下，電子檔案的安全受到威脅，其內容可能被遠程下載、修改甚至是惡意刪除等，而且其安全防范措施也無法抵御眾多黑客高手的攻擊。
（四）缺少必要的簽名及確認信息。由于高校電子檔案的建立者、管理者與使用者是相互獨立的不同個體，所以在制定、借閱和歸還過程中都需要相關的簽名及認證信息，這樣既可以確保信息的原始性、真實性，也能在出現問題的時候，第一時間內找出責任人。
（五）缺少風險評估體系。我國部分高校即使有安全保障體系，也沒有明確檔案信息的安全目標。即明確告知電子信息是否到達安全標準，是否存在漏洞，可能危害程度以及采取的措施等等。
二、加強高校電子檔案管理工作的策略
（一）建立全國高校電子檔案管理中心，打破各大高校各自為政的現狀。以國家教育部為龍頭，打破地域界限，將反映同一職能活動的電子檔案從不同的高校檔案館集中起來，形成全國高校電子檔案集中管理和服務體系，實現資源共享。所有用戶都可以在線查閱或直接下載開放檔案；服務用戶還可以通過電子郵件、在線問答等服務方式對所需內容進行生動、快捷地咨詢。
（二）出臺標準化軟件模塊，統一高校電子檔案管理的標準和規范。出臺標準化軟件模塊，建議從以下兩個方面著手：一是成立專門負責建立檔案著錄標準的課題組，使我國的檔案著錄規則系統化；二是加強對檔案信息化發展的理論研究，只有更深入的理論研究，才能有更完整的電子檔案著錄標準。
（三）加大資金投入，加強電子檔案軟、硬件設施建設。在軟件管理上，各大高校要采用通用格式的光盤對歸檔的電子文件進行存儲，并積極探索電子檔案存儲的新途徑。在硬件管理上，各大高校要增加經費投入，將電子檔案建設的經費列入年度財務預算中；配置高性能的電子計算機、激光打印機、掃描儀、刻錄機、多角高倍數碼相機等現代化的檔案管理設施，以進一步完善電子檔案的硬件設施建設。
（四）強化電子檔案的安全管理和保護，確保電子檔案的安全。一是建立檔案數據備份和恢復機制；二是采用檔案內部局域網與外網連接，以保證電子檔案的安全；三是對單位檔案資源的訪問，采用身份驗證技術。身份驗證技術又稱身份識別技術，是指用戶通過使用通行證、指紋、影像、聲音等生理特征來驗證自己身份的過程；四是采用雙密鑰傳輸重要文件。這主要是指在與單位以外的網絡進行數據傳送時，發方和收方使用成對的密鑰，這樣就能有效地保護好重要文件和數據，避免被黑客等截獲；五是采用訪問控制層技術。這主要是指在單位的內網和外網之間，設置訪問控制層，這樣既可以防止外部對單位局域網的非法訪問，也可以防止單位局域網對外網的不安全操作。訪問控制層技術包括防火墻、網絡地址轉換、服務器、入侵檢測等，其中，防火墻是通過數據流的監控、過濾等功能來來實現控制作用的，網絡地址轉換是通過隱藏、偽裝內網的IP地址而實現控制功能的，服務器是通過自身起中介作用而保護內網安全的，入侵檢測技術有進攻識別等功能。
（一）檔案意識欠缺
雖然大部分高校都實行了檔案管理體系，但是由于大部分工作人員檔案意識不夠，沒有充分認識到圖書館檔案工作的重要性，以至于高校圖書館的檔案管理工作受到了嚴重影響。首先是管理者的檔案意識欠缺，管理者不能及時建立、整理檔案信息，使檔案不能發揮其應有的作用，另外由于工作人員的檔案意識不夠，導致了一些重要的信息資料丟失，使檔案的結構和內容不夠完整。
（二）管理機制缺乏
科學、完整的檔案信息能夠為以后的決策提供合理、有效的依據。然而由于我國大部分的高校缺乏檔案管理的管理機制，使圖書館缺乏統一的協調和管理，讓許多檔案不能得到完整保存，雖然數據丟失和不健全、不完整的現象經常發生，但是圖書館仍然沒有一套行之有效的檔案管理制度來約束和規范相關部門和個人的行為。圖書館檔案管理工作的設施、技術等普遍落后于館里的其他部門，對于檔案管理沒有一套規范的管理機制，如對一些缺檔的檔案沒有進行及時的補救，對一些收集的案卷沒有進行分類、標引、編目等，使得圖書館檔案管理工作不能有效進行。
（三）無專業的管理人員
一般情況下，圖書館沒有對檔案材料負責的專業人員，因此臨時一個工作人員都可以擔當起學校檔案管理員的角色，兼職的圖書管理人員只負責登記、收藏、保管等一般性的管理工作。由于管理人員不固定，部分管理者沒有經過專門的培訓，導致檔案工作落后。檔案管理人員的業務能力較低，隨之而來的是檔案管理方法不健全，由于檔案的分類不當導致在以后的工作中無法很快的檢索到相關檔案。另外，一些高校雖然重視對文獻的保管，但由于管理人員專業水平不高因此忽視了對這部分資源的開發和利用。因此，要提高圖書檔案的管理工作，首先應該提高圖書館檔案人員應用現代化手段進行檔案管理的能力。
二、提高高校檔案管理的措施
（一）提高工作人員的管理意識
首先從高校的領導者開始，提高領導者的檔案管理意識后，讓領導者對圖書工作人員進行思想教育，圖書工作人員需要改變傳統的工作觀念，提高對檔案管理的認識，意識到圖書館檔案不僅同圖書館資料一樣也是寶貴的信息資源，而且對圖書館的工作有著重要的參考意義。其次應該確定一名館長來管理圖書館管理工作，負責檔案管理的工作人員也應該是專職檔案管理，檔案人員一旦確定應保持相對穩定，不可隨意變動，這是搞好檔案管理工作的第一步。
（二）提高檔案管理的規范性
檔案管理工作的規范性是檔案管理順利進行的前提，隨著現代科技的發展，圖書館應該加強自身的建設，利用網絡技術來提高工作效率。為了將大量的原始檔案材料收集齊全，必須建立一個檔案規章制度來規范化管理。除此之外，館藏檔案的結構也應該得到規范，明確檔案的歸檔范圍，可以將圖書館的日常管理檔案和業務流程檔案分到兩個部門去管理，另外還可以根據實際情況增加一些圖書館二級類目。
（三）加強工作人員的業務能力
首先從實際出發，讓檔案人員參加檔案專業培訓班，來提高工作人員的專業知識和經驗。其次由于傳統的檔案管理手工操作較麻煩且容易出錯，因此檔案人員需要更新觀念，掌握先進的計算機和網絡技術，摒棄傳統的管理方式且適應檔案電子化的發展趨勢，從而實現檔案的現代化管理。
三、提高高校檔案管理的必要性
（一）能反映出圖書館的管理水平
高校圖書館進行的管理活動主要是檔案管理活動，對檔案進行科學合理的管理能使檔案形成有效的信息。檔案可以將圖書館的管理活動和效果清晰地表現出來，所以管理人員在做決策時可以通過查閱以前的檔案信息資料來幫助自己，圖書館管理工作的順利進行能夠體現圖書館的管理水平。
（二）能夠滿足現實需求
高校的許多重要信息和資源都在圖書館的檔案管理里保存，檔案管理可以為高校的一些重要決策提供資料經驗，因此圖書館檔案管理具有現實意義。檔案管理可以幫助員工快捷、準確的了解所需的館內信息，并且幫助其他師生認識檔案的重要性，不至于造成檔案的閑置。檔案管理能夠降低管理工作的不確定性，方便管理者做出正確決策，能夠滿足現實需求。
（三）檔案管理的特性決定必須提高
檔案管理有針對性和從屬性的特征。首先圖書館檔案一定要有針對性，圖書館只需要收集一些與圖書館工作密切相關的文件，而對于一些對圖書館毫無建設意義的檔案不應當納入圖書館檔案中，一些無關的檔案會造成圖書館檔案的過于復雜而沒有針對性。其次高校檔案的從屬性決定圖書館檔案中的一部分是學校檔案的復制品，并且圖書館檔案中的一部分需要交到學校檔案室。因此檔案的完整性以及檔案的針對性，決定了檔案管理的工作必須得到進一步的提高。
四、結語
【關鍵詞】學生；學籍檔案；檔案管理
學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結、畢業生論文；（9）學位申報審批表、畢業證書、學位證書及結業證書；（10）畢業生學員鑒定登記表、畢業生調配表、檔案轉遞單、畢業生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業、結業情況等。
學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。
一、學籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等
二、完善學籍檔案工作的管理建議
1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。
2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。
3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。
4．大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。
總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。
【參考文獻】
[1]底紅艷．對高校教學檔案管理的幾點認識[J]．晉圖學刊，2002，（3）．
1其考核程序基本覆蓋了高校近期檔案工作的發展進程
(1)增強檔案意識，建立高校檔案領導體制
近年來，凡申報考評的學校基本建立起相應的檔案工作領導體制以及與學校整體發展相適應的檔案工作機構。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩步提高，標志著檔案工作邁出了與學校整體建設同步發展的第一步。多數高校采取有效措施，加強領導對檔案工作進行決策、監督、執法、調控的力度，如成立校級檔案工作委員會等。多數學校將檔案工作納入學校的中期規劃和年度工作計劃之中，為學校檔案工作的發展創造了良性發展的環境。
(2)加強隊伍建設，檔案管理形成網絡
隨著學校對檔案工作認識程度的加強，檔案干部隊伍建設逐步得到重視，隊伍結構不斷優化，人員年齡呈現年輕化趨勢，知識層次及專業素質均有較大幅度提高。多數學校已形成由學校領導分管、校辦主任主管，專職檔案人員負責，兼職檔案人員配合的檔案工作網絡體系。為學校檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時，各校建立了相應了崗位責任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學校的“目標管理”中，從而形成“目標管理”的公共環境。因而有效的保證了檔案工作“目標管理”全過程的實施。
(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進程保持同步發展
由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務日漸艱巨、為適應檔案工作快速發展變化的特點，各校采取一系列措施，如將檔案規章制度重新修訂后匯集成冊，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設，規范了學校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設，對檔案進行實時控制成為可能。
(4)檔案基礎業務建設步入規范化、標準化軌道。
高校檔案工作“目錄管理”將傳統的檔案管理注入了生機和活力。自此，打破了傳統模式中由于缺乏統一的工作標準而出現的分散管理局面，提出了科學、規范、標準的操作方式。部分高校檔案部門據此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關部門密切配合，參與學校科研成果鑒定、基建項目竣工、設備開箱驗收等重大活動，一定程度上實現了檔案工作和學校主要職能活動的同步管理。檔案分類日趨勢科學、合理，逐步形成了適合學校檔案工作實際的檔案分類方案，并在實體分類的基礎上，開始多途徑的嘗試信息分類的實踐。多數試點高校在經歷了整改過程的“短期陣痛”后，已開始步入良性發展階段。并為檔案工作再上新臺階奠定了基礎。
(5)引入現代化手段，主動開發檔案信息資源
高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎上，圍繞學校的中心工作和重點任務，分析檔案需求信息，編制出大量適合當前高校改革和發展的檔案編研資料。轉換被動服務方式，突出主動服務特色。依托現代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。
2其實施效果給檔案部門帶來雙重收益
(1)硬件設施地更新、充實，使檔案管理條件和信息開發手段得到改善。
高校普遍增加了對檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨配備或更新了現代化設備，并配備了與之相應的專業人員，輔助檔案現代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。
(2)軟件收益顯著提高：
領導檔案意識加強，為檔案部門解決了大量現實問題。通過“目標管理”使檔案部門獲得與其他教學部門等同的位置，接授檔案專業考評，其考核過程和結果在校內引起關注和重視，客觀上提高了檔案部門在學校的知名度，為檔案工作在學校綜合管理中贏得了相應的地位。檔案人員的業務能力和工作水平在實踐檢驗中全方位得到鍛煉。考核和提高。檔案工作的規范化、標準化、現代化程度大幅度提高，檔案信息開發成果倍出，為今后的工作奠定了堅實的基礎。
從其整體收益不難看出，高校檔案目標管理不僅是對高校檔案部門綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門從檔案管理的初級階段步入中、高級發展階段的轉折點。
3從推進程度分析其實施過程的難點
“目標管理”推廣實行后，一些學校在實施過程中，遇到了某些實際情況和“目標管理”的有關條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學校整體工作要求保持“四同步”發展等問題。究其原因，高校檔案“目標管理”是從檔案工作發展角度出發，對檔案工作的主體環節及周邊方面加以規范，力爭使之盡量合乎標準。然而，檔案管理作為一門邊緣學科，其承載內容涉及各個領域，管理方式滲透到多個層面。如果將檔案作為一個隔離體研究，則將失去其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動態的存在方式，應考慮到它與周邊介質的相互作用與影響。上述問題的主要癥結是“目標管理”的設置初衷沒能找準檔案工作的位置——服務性、輔，過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎性、局域性表明它無法與學校整體的中心工作和重點任務并舉，更不能單方面越級協調學校的整體規劃和片面干預教、科、研工作的實施過程。相反，如果從檔案行政管理部門的角度出發，重新審視高校“目標管理”的難點，站在管理者的高并，與平等級別的管理機關協調和處理檔案工作及周邊關系，相對而言則簡單些。從所周知，橫向協調和縱向隸屬的關系在處理問題的方式上顯然是不同的。據此可見，如欲加快高校檔案工作“目標管理”的推進速度，應當采用“最小阻力法”，將問題的難點由制發機關與教育行政主管機關協商解決。以此保證其下行的通達性，加強實施的可操作性。
4從高校檔案部門對考評工作的反饋意見分析其可能產生的中期影響
論文摘要:高校科研檔案反映了一所大學的學術水平和實力。科學有序管理好科研檔案，充分挖掘其成果價值，有助于高校的持續發展和促進地方經濟社會的進步。理清科研檔案管理的思路，將有利于更好地開展科研檔案管理工作。
科研檔案是人們在從事科學活動中形成的，并經過一定整理的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。科研檔案管理工作是高校科研活動的基礎和真實記載，直接反映著一個高校的學術水平，是一所高校實力的憑證，對學校的教學和科研工作的可持續性發展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現代技術高速發展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學校科學管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學術著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環節。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學技術委員會、國家檔案局1987年頒發了《科學技術研究檔案管理暫行規定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高校科研綜合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。
一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應包括以下內容:
（一）科研項目檔案
科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。
（三）科研成果檔案
主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果的多少是高校科研實力大小的依據之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因
（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。
（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。
（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證，不能做到上、下集中統一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態。
（四）高校科研檔案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統簡易設備多，現代化管理工具少，不能有效地開發和利用高校科研檔案材料。
鑒于此，高校科研檔案中出現了“四多四少”現象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發展和信息資源的開發利用。
三、對加強高校科研檔案管理工作的幾點見解
（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為了規范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現象的出現。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。
（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。
（四）推廣科研檔案的開發利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發利用問題。“檔案的開發利用是企事業單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,使相關網站成為有效開發利用科研檔案的窗口。
同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產權。這就決定了高校科研檔案開發利用的特殊性,在對高校科研檔案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。
為在實際利用中避免侵犯作者的知識產權,可進行這樣幾項工作:
(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。
(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內利用。
(3)在利用有著作權保護的學術檔案時,使用者如不是在合理的范圍之內利用,應與著作權所有者簽訂著作權許可使用證,或征得本人的同意。
總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強高校科技人員的檔案意識，做好高校科研檔案的平時收集、整理、開發利用等檔案管理工作，提高高校科研檔案的現代化管理水平，讓高校科研檔案為高校科研工作再出成果發揮應用的積極作用。
參考文獻：
1、關月英.高校科研檔案管理工作初探[J].新疆醫科大學學報，2007.10.30（10）
關鍵詞:高校;檔案管理;現代化
隨著經濟、信息與科技的發展,高校檔案作為重要的信息資源,其服務領域也由原來的高校內部逐步向社會諸多領域擴展。社會發展需要高校加速以自動化、信息化、社會化建設為主的檔案管理現代化建設。因而,高校檔案開放式的網絡現代化管理與服務,已成為高校廣大檔案工作者共同關注的課題。
一、高校檔案管理現代化建設的內容與意義
高校檔案一般有文書檔案、教學檔案、科技檔案、聲像檔案、編輯檔案、外事檔案、會計檔案、人事檔案等,有的學校劃分的類別更細。這些檔案都是師生在工作、學習中產生的,應視為一個整體,實行統一管理。每一類檔案的管理、每一個環節的工作都有其專業要求。業務的統一管就是要使每一類檔案業務工作的開展都在學校檔案機構的督促、檢查之下,即嚴格要求檔案工作人員按照不同的業務規范要求,認真完成每一道工序,使檔案的整理、歸檔、技術保護等各個方面達到檔案業務建設的要求,有效地為高等學校各項工作服務。
(一)檔案管理現代化的內容
檔案管理現代化是指應用現代科學技術的原理和方法,遵循檔案工作的客觀規律,通過計劃、組織、指揮、協調和控制行動,合理地使用檔案系統的人力、財力、物力,以最小的投入實現最大的服務功能。檔案管理現代化的內容包括檔案管理觀念的現代化、檔案管理裝備的現代化、檔案管理人員素質的高級化、檔案管理工作的法制化、檔案管理方法的科學化。
1.檔案管理思想現代化
在科學發展觀思想指導下,創新高校檔案的建設、管理和改革工作,使這項工作有責任、有秩序、上水平、提質量,使其真正成為領導的智囊庫、參謀部,為各項工作和“史”、“志”工作打下良好的堅實基礎。要使這項工作達到四有,即有人員、有館舍、有設備、有制度。要對檔案人員定期或不定期地進行以檔案專業為基本內容的培訓、考核,提高檔案管理人員的檔案管理意識、管理水平和素質。
檔案管理人員要專業化、知識化,最好年輕化,要自上而下,形成體系。檔案管理人員要有高度自覺和不怕苦累的敬業精神,要像媒體記者一樣吃苦耐勞,勤奮進取,積極主動,善于采訪、收集、積累各類素材,而絕不能貪圖安逸,“守株待兔”。
2.檔案管理組織現代化
實現高校檔案組織管理,這是時代的要求。我國檔案部門從20世紀80年代初開始探討計算機管理檔案,目前已取得了長足進展。
實現高校檔案自動化管理,購置設備、開發軟件,僅是必備的基本條件。在實施自動化管理的過程中,還必須處理好大量的數據輸入與有限的人力、物力的矛盾,要盡快實施和完善文檔一體化管理,這樣可以避免大量未數字化處理的檔案數量成倍遞增,“老賬”未清,“新賬”又來,如此循環往復,數據準備工作將顧此失彼。
3.檔案管理方法現代化
目前,針對高校合并、規模加大和“一校多區”的具體情況,通過建立教學檔案網絡管理系統的辦法,改進高校院系檔案管理工作,效果明顯。(1)加大檔案管理宣傳力度,增強教職工及有關領導的檔案管理意識。(2)運用各種現代化信息技術建立電子檔案,形成以電子檔案為主、紙質檔案為輔的檔案管理系統。(3)及時收集完善各種院系檔案文件,提高歸檔資料的完備率和規范程度,同時堅持開放檔案文件,方便師生檢索查詢,發揮檔案的資料價值。(4)加強電子檔案的安全管理。目前的電子檔案資料散存于部門或個人的電腦中,不規范、不系統,安全性也令人擔憂。如果遇到電腦病毒或人為操作失誤,就容易造成電子文件的丟失。
4.檔案管理手段現代化
檔案管理手段現代化是指運用現代科學技術管理檔案,達到優化目的,取得最佳效益的過程。高校檔案管理的現代化主要包括三個方面:一是觀念現代化。要確立高校檔案是重要的信息資源這一觀念。二是管理現代化。
要正確確立高校檔案管理的概念,并要制定一套與現代化管理相適應的政策、法規、管理體制和運行機制。三是技術現代化。要用計算機、掃描儀、檔案管理軟件等現代化辦公設備,對檔案信息資料進行收集、整理、利用,提高檔案的服務水平。建設現代化還必須有進行現代化建設的理念、現代化的技能,尤其需要的是堅持科學發展觀,充分調動方方面面的積極性,保持高校檔案事業各項工作全面協調、持續、快速、健康的發展,從而為學校和社會大眾提供更優質的服務,使學校檔案現代化管理、信息化建設總體上達到國際先進水平,更好地為社會主義現代化建設事業服務。
5.檔案管理人才現代化
高校檔案是反映學校歷史面貌和發展變化軌跡的真實記錄,是一個重要的信息源,是學校的寶貴財富。因此,建設一支忠誠事業、業務精良、作風過硬、一專多能、結構合理、相對穩定的檔案人員隊伍,是做好高校檔案工作的重要保證,也是高等教育發展的需要。根據高校檔案管理的具體要求和發展需要,高校檔案管理人才隊伍建設有以下策略:爭取領導重視,保障檔案管理人才隊伍的建設;更新觀念,提高高校檔案管理人才隊伍的創新意識;強化激勵機制,穩定高校檔案管理人才隊伍;加強繼續教育,提高檔案管理人才隊伍的素質。
(二)加強高校檔案管理現代化建設的意義
高校檔案管理現代化建設有利于提高檔案信息資源的利用率,通過網絡可以使信息共享,減少重復勞動,提高檔案管理人員的工作效率與工作質量;高校檔案管理現代化建設有利于提高檔案管理水平,增強服務意識,使檔案工作與時俱進,更好地為社會大眾服務;高校檔案管理現代化建設有利于實行檔案標準化、規范化的工作程序和方法,提高檔案管理基礎工作水平。即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作;高校檔案管理現代化建設有利于實行檔案綜合管理,提高檔案工作的整體水平。
二、高校檔案管理現代化建設存在的問題
近幾年,全國高校加強了對檔案管理工作的改革,高校檔案管理已步入現代化建設進程并取得了一定的成績。
但是,目前大多數高校檔案管理對計算機的應用單一、功能簡單、利用低效。各高校檔案管理現代化建設的進展十分不平衡,經費緊張,檔案信息化建設滯后,管理人員綜合素質低等,在不同程度上制約了檔案工作管理,使其處于低水平重復的狀態,造成了財力、物力、人力的巨大浪費,—105—致使高校檔案管理現代化建設的進程緩慢。
(一)缺乏統一的網絡化協調機構
網絡化是高校檔案管理現代化的重要內容,但受高校管理體制和運行機制的影響,各高校檔案管理工作形成了條塊分割、自成系統、各自為政的局面。盡管許多高校檔案部門已意識到資源共享的重要性與必要性,但還是比較缺乏館際之間的合作。目前,還沒有一個統一的組織機構來規劃協調高校檔案館網絡化建設和資源共享工作。
(二)標準化水平偏低
由于歷史的原因,高校檔案管理現代化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。目前,研制出的不少檔案系統應用軟件都沒有遵循國際標準,功能單一,標準化水平低,數據不完整,致使大多數檔案館無主題標引,共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準,各館的發展存在著較大的盲目性。
(三)數據庫建設滯后
經過多年的努力,高校檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。但缺乏整體性,數據庫大都自建自用,規模小,標準化程度低,類型單一,數據無規范化控制,社會服務水平較差。而且大多是條目數據庫,缺少全文數據庫和多媒體數據庫,無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖然聯網,但只能訪問其主頁,無法實現實質性的資源共享。
(四)人員素質較低
目前,高校檔案人員隊伍整體素質仍普遍較低,不適應高速發展的計算機工作環境,檔案管理工作嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術,又精通檔案業務的復合型人才,不適應檔案網絡化建設和高校檔案事業發展的需要。
三、加快高校檔案管理現代化建設的幾點建議
(一)抓好檔案管理標準化
檔案管理標準化是檔案管理現代化的技術保障和重要前提。沒有標準化,就沒有現代化。所以,在當前和今后一段時期,加強標準化建設是檔案管理現代化的核心內容。這是應用計算機技術的重要前提,也是一項十分艱巨和細致的工作。
(二)加快檔案信息化建設
檔案管理模式正轉向以檔案實體數字化信息這種主要形式向社會提供服務為中心,目標在于實現檔案信息接受、傳遞、存儲和提供利用的一體化以及檔案信息高度共享。而數字化、網絡化建設,是實現這一目標的關鍵。網絡是檔案信息傳輸、交換和資源共享的重要途徑,在具備網絡條件的高校,檔案網絡化建設的重要環節在于制作各種接口,在自己的網站、網頁上建立各種數字化的檔案資料庫,實現檔案信息的網上接收、管理和傳輸。
(三)促進檔案信息利用的社會化
高校檔案管理部門應當在保證整體利益不受損害的前提下,更大范圍地向社會各方面提供檔案信息服務。廣大高校檔案工作者既要強化服務意識,打破只為學校內部黨政管理、教學、科研服務的思維定式,還要注意提高服務水平和服務效果。
(四)加強檔案管理現代化軟硬件基礎設施
建設軟硬件基礎設施是高校檔案現代化建設的基礎。目前,高校自身對檔案管理部門的投入仍然有限,成為高校檔案管理現代化建設的瓶頸。加大經濟投入,加強基礎設施建設,是保證高校檔案管理現代化建設得以進行的先決條件。在硬件方面,高校應給予財力上的支持;在網絡和軟件方面,高校檔案部門應發揮教育網、高校校園網的平臺作用,吸引和運用校內計算機、信息等學科的技術、人才力量,以高性能軟硬件基礎設施為檔案管理系統提供保障。
(五)優化隊伍結構并提高人員素質
檔案人員的素質高低,是影響檔案管理現代化的重要原因之一。要解決這一問題,人才開發是關鍵。一方面通過高等院校培養高層次檔案現代化管理人才。充分發揮高等院校設施齊全、師資力量雄厚、科研水平高、輻射面廣等優勢,培養高層次檔案信息化管理人才。研究生教育中設定檔案信息化建設研究方向,本科生教育中加大現代化、信息化管理等方面的課程分量。同時還可以用委培、進修等形式為各省、市培養高層次的管理人員。另一方面通過繼續教育的形式,普及信息化管理知識。通過專題培訓和實際操作,使人人成為檔案信息產品的使用者、檔案信息的管理者、檔案信息利用的解答咨詢者、檔案信息的傳播者。同時通過崗位培訓,使檔案信息管理知識成為入門必讀,這是有效而不可缺少的重要渠道。
總之,加強高校檔案管理現代化建設,創造條件實現檔案管理現代化,是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇,是加速檔案管理規范化、科學化的客觀要求,也是提高檔案信息開發與服務水平的必由之路。因此,高校檔案管理現代化建設是一項長期、系統、艱巨的工程。除了高校自身的重視和努力,還需要國家和高校檔案主管部門的宏觀調控及信息部門的大力支持。
參考文獻:
結合新形勢下對檔案管理工作的要求，在上述觀點的基礎上對檔案管理工作進行梳理，才能更好地做好對自身工作的定位。因此，要具備以下的幾點認識：第一，高校工作的核心是教學。高等院校的工作是通過教育和培養我國社會人才，從而促進我國的可持續的發展。而要完成高校的人才培養工作，其根本的方法就是通過教學活動。當前高校人才培養的分類中，包括教學型、研究型和教學研究型。上述三種類型其都貫穿著教學任務，只是在教育教學中采用的方式和方法不同。第二，檔案工作服務于高校教學工作。高校工作的核心是做好教學工作，因此，任何的其他其他工作都是圍繞教學而展開的。高校教學和檔案兩者之間存在著非常密切的聯系。如學生檔案、科研檔案等。通過這些材料可查看學生和教師的歷史記錄，同時也是對教學管理的重要部分。通過檔案管理，為教學工作服務，所以不能將其等同于中心地位，更不能去取代教學工作。而當前針對高校檔案工作的被邊緣化的問題，僅僅是將其定義為資料的保管，卻忽視了對檔案管理的深層次的開發。對基礎論觀點的持有者在對檔案的管理方面也普遍存在該類認識，知識將檔案工作看做最為基礎的工作，而沒有見做好對檔案的管理作為一個戰略性的任務。第三，高校檔案管理工作是高校工作的重要組成部分。當前針對高校工作很多將其分為基礎性和非基礎性。很多的學者在此處將檔案工作分為非基礎性的工作，對此我認為單純的將檔案工作劃分為非基礎或者基礎，其都不正確。我認為檔案管理是對高校基礎性與非基礎性工作的記錄，對此比較贊同將高校檔案工作作為高校管理工作的一部分，其主要的原因是該工作是對學校科研、教學的記錄，沒有檔案信息，就沒有對這個過程完整的描述。前面所闡述的基礎與非基礎，其本質就是哪些工作重要，哪些工作不重要，但是也不能說明非基礎性工作一直不重要。因此，在基礎與非基礎方面兩者是相互轉化的。
二、基于檔案管理定位的思路創新
因此，通過上述對檔案管理工作的定位分析，最為根本的一點就是如何做好檔案工作，如何拓展其內容從而發揮檔案工作在高校管理當中的作用，從而才能更好的對檔案進行定位。對此，本文提出從以下幾方面拓展檔案管理思路：第一，將檔案管理中心建成學校的文件流轉中心。隨著現代信息技術的發展，辦公自動化成為當前發展的主要趨勢，高校文件流轉周期短、流轉快等特點也將越來越明顯。對此，在信息化條件下實現對信息的共享，成為當前各個高校發展的共同的要求。因此，在信息化時代，高校檔案管理人員要充分結合當前的形勢，積極主動的探索檔案管理的現代化和網絡化，主動轉變服務的觀念，并承擔更多的相關職能，從而實現其職能的拓展。第二，將檔案中心建成校園信息共享的重要平臺。通過信息化使得高校在獲取相關信息的途徑和渠道增多。檔案部門可通過網絡獲取更多和更為全面的信息，從而逐步將檔案部門建成全校信息共享的中樞，改變傳統的以提供保管和紙質版媒體的定位。第三，建成文化傳承的驛站。高校校園文化是老師和學生共同努力的結果，是對學校發展記錄，也對高校發展的歷史沉淀。通過高校檔案部門對這些文化營造記錄，體現著高校在不斷追求進步的途中，其文化傳承的脈絡，同時也是對高校文化記載的驛站，為高校的人文建設提供強有力的借鑒和參考。由此，檔案部門要廣泛針對高校文化建設的材料進行收集，將高校在發展過程中的廣博的文化的傳承不僅要在校園傳承，還必須要在社會中傳承，通過高校檔案部門擴大高校在社會當中的影響力，成為連接社會對高校了解的紐帶，實現對自身功能的創新。
三、結語
1.1完整性要求維護醫院檔案的完整，可以說是檔案管理的基本原則。要達到完整性要求，一方面要保證醫院檔案數量齊全，成分多樣，使應該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫院檔案間的歷史聯系，不能人為地割裂、分散。
1.2安全性要求醫院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值往往越大。但由于社會的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護其安全，避免醫院檔案中的機密泄露，就成為檔案管的基本任務之一。
1.3科學性要求現代的醫院檔案管理工作，不再是對醫院檔案的簡單出納和保管，而要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發展規律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統來進行科學管理使醫院檔案管理工作向更高水平邁進。
1.4規范性要求規范性要求，也就是醫院檔案管理的標準化要求。檔案管理系統不是孤立的系統，各個檔案管理系統之間，檔案管理系統和其它文獻管理系統之間有著千絲萬縷的聯系，并正在向網絡化方向發展。這就要求統一規劃、統一協調，實行檔案管理工作的標準化、規范化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規范性要求，除了要制訂各項醫院檔案管理業務標準和技術標準并貫徹實施外，還可通過法規手段來實現。
1.5經濟性要求在醫院檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經濟實用，能否用較少的成本獲得較大的經濟效益。由于我國大多數檔案機構經濟條件有限，經濟因素往往在檔案管理系統運行中起決定作用。
1.6現代化要求醫院檔案管理現代化已成為一種發展趨勢，將各種現代化技術如計算機技術、縮微技術、復制技術、視聽技術等應用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫院檔案現代化管理水平。
2醫院檔案管理工作的特點
醫院檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統，主要表現在以下四個方面:
2.1醫院檔案管理工作對社會的相對封閉性醫院檔案直接關系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對外有相當一段時間的封閉期，然而醫院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發展。
2.2醫院檔案管理過程的階段性就醫院檔案的流轉程序而言醫院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價值，服務對象不同，醫院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學文化價值，進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務，而是要有意識地開發檔案信息資源，主動地提供檔案為整個醫院的各項工作服務。
2.3醫院檔案管理活動對檔案形成者的依附性醫院檔案是在其形成者活動過程中產生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關的事實和數據。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯系的作法就充分說明了這一點。
3醫院檔案管理工作的新思路
3.1提高檔案管理人員的素質,增強人們對檔案管理的意識，檔案資源是一種潛在的生產力醫院的檔案管理與醫院的醫療、教學、科研是緊密相連的。隨著醫院管理向科學化、現代化和標準化發展,檔案工作已成為醫院管理的重要組成部分,醫院檔案工作人員是醫院檔案工作的管理者,對醫院的檔案工作實施全面的管理,在檔案管理中起著領導、決策、指導、監督作用。因此,建立一支具有堅定理想信念、掌握現代科技知識和專業技能、勝任本職工作、富有創新能力的檔案管理隊伍,并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經濟利益,自覺參與檔案管理工作,已經成為我們工作的當務之急。
3.2完善醫院檔案管理的體制建設和制度建設多數醫院原來的檔案管理沒有獨立的機構,造成檔案管理沒有自,工作處于被動狀態。醫院應通過認真地調查研究,制定相應的改革措施,逐步建立醫院檔案管理的職能機構,確立檔案室在醫院中的地位,實現檔案管理從分散模式向集中模式的轉變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發。檔案管理是一項長期工作,醫院各級部門要嚴格把關,責任到人,建立相應的考核制度。醫院應將檔案管理工作納入科室管理責任書之中,與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤,明確科室主任對科室檔案工作的管理責任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進檔案管理的規范化。
3.3實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現代化不僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。醫院檔案的標準化是指現代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規定。檔案要做到標準化是指現代化醫院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環節、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內容。
4結論
檔案從幾千年來的紙質載體到21世紀的電子載體，從理論到實踐，從思想意識到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規范到質量標準等都面臨著機遇和挑戰。研究知識經濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰，針對醫院檔案管理的特點和要求，探索知識經濟時代新形勢下的醫院檔案管理對策，提出具體的、針對性的措施，對于提高醫院檔案管理水平，強化醫院的檔案管理，豐富醫院檔案管理的理論內容，促進醫院檔案管理現代化建設，具有重要的理論意義和應用價值。
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三、建設大檔案管理體制在實踐中亟待解決的問題及對策
海南大學實行大檔案管理后，全校的檔案資源得到有效整合，檔案工作為學校改革與發展和社會建設提供服務的功能得到充分保證，同時也為今后學校檔案的現代化建設提供了廣闊的發展空間。但是大檔案管理模式在現行高校管理體制下也遇到亟待解決的新問題。
1.機構設置不科學，弱化了檔案部門依法管理行為。《檔案法》第七條規定，機關、團體、企事業單位和其他組織的檔案機構職責是：“監督、指導所屬機構的檔案工作。”第八條第一款規定：高校檔案機構的管理職責是“貫徹執行國家有關檔案工作的法律和方針政策，綜合規劃學校檔案工作。”目前，全國各高校檔案管理機構在設置上，一是設立獨立檔案館，一般列為學校直屬業務單位或與圖書館、學報等單位一并定為教輔單位；二是設立非獨立檔案館(室)，掛靠校辦或其他相關部門。兩種設置的檔案機構，都被排除在行政管理系列之外。建立了大檔案的高校檔案管理機構，也沒有改變這種現狀。準確地講，檔案館沒有行政管理權。有關檔案工作文件要通過校辦轉發，檔案工作會議也需要學校出面組織。由此可見，在現行高校檔案管理體制下，檔案館本應依法承擔的行政管理職能，被不科學的“定位”完全弱化了。
2.職責與權力相分離所帶來的困惑。實行大檔案管理后，檔案館的業務職責與任務加大數倍，但相應的管理職權卻沒有發生根本性變化，管理權限仍僅限于對本單位的內部管理。只有職責，沒有職權的檔案館，在對學校各立卷部門歸檔管理及其他文獻檔案收繳工作中處于一種尷尬境遇。
3.沒有相關配套政策而引發出“山寨”收費現象。《辦法》首次賦予高校檔案服務社會的新功能，同時也明確“用于個人或者商業目的的，可以按照有關規定合理收取費用”；《辦法》還規定“高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，可以按照有關規定予以補助。”但是，《辦法》已經頒布實施近一年，各地方政府還沒有出臺針對高校檔案管理的相關收費政策和檔案人員的補助政策。而建立大檔案后，隨著高校檔案的有效整合，極大擴充和豐富了的信息資源，吸引了眾多的利用者。于是，收費問題在沒有一個統一規定和標準的情況下，各高校根據各自的政策采取了不同的收費標準。類似現象同樣反映在對檔案人員的工作補助上。
4.檔案重要性被忽視的現象仍較普遍。主要反映在二級學院的一些領導干部身上。由于高校的特殊性，二級學院的主要負責人大多是單位教學、科研骨干，主要精力放在業務上。檔案法制觀念淡漠，視檔案工作可有可無，對本單位的檔案工作很少關心過問，檔案工作被邊緣化。
對策1：機構職能設置不科學和職責與權力相分離的問題，是一個問題的兩個方面，只要賦予檔案管理機構依法治檔的職能，管理權的問題也就落到了實處。建議高校參照地方政府檔案局(館)兩塊牌子一套A-5的做法，在校機關設置檔案處(館)。這樣，檔案管理機構就能夠承擔起對全校檔案工作的行政管理職責了。
對策2：行業收費是一個敏感且嚴肅的問題，必須認真對待。建議由省一級教育行政管理部門牽頭，通過調研提出一個收費與補助標準，報送物價部門審批，從根本上解決檔案利用收費和檔案工作人員補助不統一，不規范問題。
對策3：單位領導的檔案意識對檔案部門的影響至關重要，要加大檔案宣傳力度，加強法制教育，提高他們的檔案意識。
大檔案管理是一個長期、系統、艱巨的工程，除了需要高校自身的努力，還需要政府有關部門和社會的支持與關注。只要堅持科學發展觀，從實際出發，把《辦法》的各項規定落到實處，才能實現大檔案管理目標，把高校檔案管理工作推向新的發展階段。
