發布時間：2023-05-29 16:03:33
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的電子政務檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
（一）電子政務系統檔案管理基本情況
電子政務檔案的出現是伴隨著計算機應用的日益普及和完善而產生的，國際上往往認為從上個世紀60年代起，計算機就對電子檔案產生了深遠的影響。60年代初期召開的倫敦國際檔案會議上，就提出了自動處理檔案的要求。60年代末期和70年代初期的國際檔案會議上，也相繼對電子檔案的產生和發展進行了熱議，提出了在計算機上進行檔案應用的新概念，之后經過了機讀文件、機讀檔案和電子文件等幾個發展歷程，近些年逐漸規范地使用了電子文件和電子檔案的準確概念。二十一世紀初，國家質檢部門頒布實施了《電子文件歸檔與管理規范》，對電子文檔進行了明確的定義，把在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件統稱為電子文檔。
上述概念和定義一個共同的特點就是，認為電子政務檔案是利用計算機設備進行存儲、閱讀和傳遞的文件類型。并且相比于傳統的文檔材料，電子政務系統檔案一般有這樣幾個特征：
一是電子政務檔案具有獨立性。由于電子檔案可以通過計算機網絡進行傳遞，所以相對來說沒有固定的存儲位置，并且能夠經常變換存儲環境，經常更換利用載體，但保持內容和信息形態的固定。
二是充分利用計算機設備。由于電子政務系統中的檔案材料主要通過計算機來進行，所以對其軟硬件設施、操作系統依賴性比較強，無論是電子檔案的制發、存儲、處置，還是分類歸檔，往往均需要利用計算機來完成，所以一旦不依靠電腦設備，電子檔案將失去存在的空間。
三是存在一定的安全隱患。由于電子政務系統中的檔案是依靠計算機來完成，由于計算機中互聯網登陸的非常便捷，任何人都可以使用，所以電子檔案的修改、復制相對就非常容易，并且能夠在極短的時間就將原電子檔案材料進行變更而不留處理痕跡，這就給電子檔案的管理帶來了一定的現實問題，如果原材料沒有備份，在傳遞的過程中，如果計算機硬盤系統出現了故障，就很容易丟失或者遭到破壞。
（二）電子政務系統中檔案管理存在的問題
如前所述，電子政務系統中的檔案經常面臨著一些薄弱環節，一旦處理不當，就會給檔案管理帶來安全隱患。主要問題表現在：
一是原有電子政務檔案遭到破壞。由于電子政務系統中的檔案資料在計算機或存儲介質中予以保存，所以確保其真實、全面、完整地反映出來，具有很強的技術要求。
二是電子政務檔案安全隱患嚴重。現今網絡應用非常普遍，而互聯網有具有極強的開放、共享和自由特性，誰都能夠非常方便快捷地登陸互聯網，如果電子政務檔案經由互聯網大量的傳遞、、瀏覽，就經常會出現人為地破壞、修改、刪除等情況，給電子政務系統中的檔案管理帶來嚴重的安全風險隱患。
二、解決電子政務系統檔案管理問題的措施
針對上述問題，為了有效地防范電子政務系統中的檔案管理更加安全、科學、規范、高效，結合檔案管理工作實際，可以通過以下措施解決：
一是規范電子政務檔案管理體系建設。隨著電子政務檔案出現的越來越多，檔案管理機構應當充分考慮到這種現實情況，加強電子政務檔案管理體系建設，健全完善統一規范的檔案管理標準，明確電子政務檔案管理流程和主要工作任務，明細歸檔的電子政務檔案材料的類別和技術難點，確保電子政務檔案管理的科學化、規范化和標準化。
二是完善電子政務檔案管理技術手段。在電子政務檔案接收、鑒定、存儲、應用等環節，提前做好各種準備工作，科學防范人為破壞、病毒侵擾、傳遞丟失等風險，并且提前做好備份，防止出現電子政務檔案管理技術手段缺失的問題。
三是健全電子政務檔案管理相關法規。強化法律法規建設，在現行檔案法中修改完善電子政務檔案管理的有關內容條款，解決電子政務檔案管理法治環境的保障問題，做到有法可依、有法必依，增強電子政務檔案管理的法律效力。
1進一步解放思想，與時俱進，營造機關檔案管理與電子政務建設同步發展的良好環境
電子政務建設是新生事物，一些檔案部門開始未同步跟進，主客觀原因均有。各級政府機關檔案管理部門要積極主動、敢于參與到本部門的政務建設工作，為政務建設與機關檔案管理融為一體獻計獻策，要樹立五個意識：一要樹立創新意識和前瞻意識，按電子政務建設的程序，有規律地介入，提出與之配套管理的規范標準和電子文件形成、運轉、留存與開發設計原則；二要樹立市場意識，根據現狀，預測未來信息市場經濟的需要，提出檔案信息在“三網一庫”建設中的作用，為市場經濟服務；三要樹立公眾意識，堅持以政府信息公開為原則，以不公開為例外，不斷滿足社會、政府對信息資源的需求；四要樹立效益意識，必須以能獲得社會效益和經濟效益為前提，實現社會效益和經濟效益的雙提高；五要樹立國際接軌意識。“他山之石，可以攻玉”，要學習國際上電子政務建設的先進管理方式，勇于嘗試或應用最新的適用技術和規范標準，加速檔案管理在電子政務建設中的國際化進程，推動與世界各國聯通，盡早實現政務信息在更廣泛的范圍內共享。
2創新機關檔案管理體制，與電子政務建設協調統一
要改變目前政府機關檔案部門被排斥于電子政務建設之外的狀況，將機關檔案管理作為電子政務建設的組成部分，統一領導、統一協調，共同確定政務信息的價值取向和流向。機關檔案部門應作為電子政務建設的成員，發揮自身職能優勢，就電子文件形成、存貯、歸檔、讀取、運轉、傳播、上網、開放、公布、移交進館及與歸檔紙質文件的配套管理、知識產權保護、安全保密、政務服務等提出相應的管理原則和制度，形成與電子政務建設相協調的各項業務程序，以及各相關環節銜接貫通為一體的管理體系，為政府機關辦公自動化、信息化提供組織保證。
3整合、拓展檔案管理職能，規范機關檔案工作行為
關鍵詞：政務檔案資源；管理；開發；電子政務建設
電子政務是通過對現代計算機技術、網絡技術以及通信技術等進行科學化應用，并共同多種技術之間的協調配合，來實現政府組織結構的優化以及工作流程的規范化，在超越時間、空間等限制上，促進高效、廉潔且公平的政府運作模式的建立，從而更好的向社會提供優質且規范的管理與服務。政務檔案資源是政務工作中的重要內容，因此將政務檔案資源積極融入到電子政務建設過程中，促進政務檔案資源開發與管理的順利開展，對于提高政務檔案子資源的實際應用價值具有重要的作用。
1 政務檔案資源管理開發對電子政務建設的重要影響
1.1 政務檔案資源的存在形式決定政務運行效率
電子形式存在的政務檔案資源憑借現有信息技術，可以方便地進行報表整理、圖形輸出等。利用計算機應用軟件和網絡技術可以即時傳輸、采集、存儲、檢索和分析所有相關數據，快速把數據挖掘結果、模型分析結果上報作為科學的決策依據，或實時對外以提高政務的運行效率。
1.2 政務檔案資源的管理制度決定電子政務建設的創新能力
從中國政府的管理與服務職能上來看，政務檔案資源管理的體制與政府組織機構的劃分和業務內容密切關聯，政務檔案資源的支配權與政府機構權力劃分緊密結合，合理的權力劃分意味著政務檔案資源的合理分配。整合政務信息資源、建設政務數據庫，必須打破政府部門之間對公共信息資源的壟斷和封閉，加大政府機構之間、政府與企業、政府與個人之間信息資源的共享開放程度，共同對信息資源進行開發、更新和維護。
1.3 政務檔案資源響應速度決定政務服務滿意度
社會公眾對政府服務滿意度的評價依據不僅包括政府的服務質量，也包括與政府打交道所花費的成本，如時間、精力等。電子政務的積極意義在于提高政府對企業和公眾的管理服務效率。合理的數據管理機制、數據管理信息化、高質量的數據分析結果等方而也間接影響政務服務滿意度。
2 電子政務建設環境下開展檔案資源管理與開發的有效方式
2.1 積極強化對電子政務建設的認知，自覺參與到電子政務建設中
現代社會經濟的發展以及科學技術的進步，一定程度上推動了電子政務的發展，這就對政務檔案資源的管理與開發提出了更為嚴格的要求，在此種情況下檔案部門參與到電子政務建設中，是當前電子政務建設和檔案事業發展的實際需求，是檔案部門所面臨的一項重要任務，是加強電子政務信息資源管理，推進政務系統持續發展的重要條件，對于檔案信息資源的實際應用價值的發揮存在著密切的聯系，有助于促進檔案專業的自身發展。就實際情況來看，檔案部門參與到電子政務建設過程中，是檔案部門融入社會的重要機遇，是檔案部門實現跨越式發展的一個重要條件，若不能夠牢牢把握住機遇，就會拉大檔案專業與同時期的其他專業的差距，從而陷入到被動處境當中，對于未來發展造成不利影響，因此檔案部門參與到電子政務建設過程中，具有一定的緊迫性。與此同時，檔案信息是現代社會信息管理領域中的重要組成部分，檔案工作的性質屬于信息管理，那么在電子政務信息資源的管理過程中，信息的采集、著錄、分類、整理以及利用等，都與檔案管理工作之間存在著一定的共性，因此檔案部門參與到電子政務建設過程中具有高度的可行性。
2.2 嚴格遵循電子檔案建設的規律，確保政務檔案資源管理開發的積極參與并善于參與到電子政務建設中
在電子政務建設過程中，相關工作人員應當積極對政務檔案資源進行統一性的規劃，嚴格按照國家辦公廳關于加強系統信息化建設的相關文件的精神內涵來開展政務檔案資源的管理與開發工作，各地區檔案部門積極將檔案館納入到當地電子政務建設總體規劃當中。就宏觀層面來看，將檔案館納入到電子政務總體規劃中，能夠促進黨委、政府部門機關文件的生成，并促進電子檔案的形成，從而更好的為社會提供檔案信息資源服務。
在此基礎上，應當積極實現黨委、政府檔案工作部門以及檔案館之間的協調配合，積極加強對電子文件的生成以及流轉過程中的管理，促進電子文件更加真實、完整的歸檔，從而保證政務檔案信息資源的準確性和可靠性。就檔案資源開發與管理的實際情況來看，明確檔案部門在電子政務中的工作職責和工作位置并加以深化，能夠在積極推進檔案館發展的基礎上，為數字化檔案館的建立奠定堅實的基礎。
當前檔案資源的管理開發過程中面臨著嚴峻的挑戰，如何更好的實現與電子政務建設的同步改革和發展，為社會提供更加優質的服務，是當前檔案部門所面臨的一項重要課題。那么在此種情況下，檔案部門應當積極轉變并更新檔案資源的管理及開發理念，真正實現跨越式發展，加強職能改革，從而更好的為社會公眾服務。
2.3 創造條件，主動服務
技術更新，改善基礎條件：參加并服務于電子政務需要一定的前期工作和物質環境，因而有必要加緊進行信息系統建設和數宇化檔案館建設。信息系統建設包括計算機網絡系統建設和紙質檔案的數宇化工作。數宇檔案館建設則更為復雜，包括工作模式、流程、標準、規范，甚至包括責、權、運行機制和經費等問題。
繼續教育，加快人才培養：電子政務工作的實施，需要大量的復合型技術人才，必須通過繼續教育培養人才和引進技術人才并舉，以適應不斷更新的新技術對人才的需求。
機構調整和經費支持：隨著電子政務體系建設的發展，檔案館有可能需要調整內部組織機構，以適應黨委、政府有關部門的工作。同時，由于電子檔案管理需要電子系統環境支持，而且隨著科學技術發展而不斷更新，電子政務系統往往會追求新技術的應用，這有可能迫使檔案館更新設備，取得穩定的經費支持。
科研工作為政務檔案管理創新服務：由于電子政務工作是新事物，沒有經驗可循。因此，有必要依托有關科研單位和檔案館，有計劃、分步驟、系統地開展研究工作。特別是針對電子政務工作引發的一系列改革和變化，研究電子文件的完整、真實的收集、整理，研究長期或永久性地保管電子文件，研究安全、有效地提供利用服務等等。
結束語
就整體情況來看，在電子政務建設的大環境下，積極加強檔案資源的管理與開發是當前檔案部門所面臨的一項重要課題，如何更好的實現檔案資源管理開發的改革和跨越式發展，并保持與電子政務建設的高度同步，從而更好的為社會公眾提供優質的檔案資源服務，是當前業內人士所面臨的一項重要客體，仍然有待積極進行探索。■
參考文獻
[1]冉朝霞.電子政務環境下數字檔案資源整合的開發利用[J].檔案管理，2014.
關鍵詞：信息時代、電子檔案、管理
中圖分類號：G27文獻標識碼：A 文章編號：
當今世界是一個電子信息發達的時代，電子計算機已成為現代化辦公的主要工具，電子計算機和現代通信技術的結合的信息技術產業的迅猛發展，產生了大量電子檔案。電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰，檔案工作者只有對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。進一步解放思想，與時俱進，營造機關檔案管理與電子政務建設同步發展的良好環境。
一、電子政務建設的重要性
電子政務建設是新生事物，一些檔案部門開始未同步跟進，主客觀原因均有。各級政府機關檔案管理部門要積極主動、敢于參與到本部門的政務建設工作，為政務建設與機關檔案管理融為一體獻計獻策，要學習國際上電子政務建設的先進管理方式，勇于嘗試或應用最新的適用技術和規范標準，加速檔案管理在電子政務建設中的國際化進程，推動與世界各國聯通，盡早實現政務信息在更廣泛的范圍內共享。
1、力求機關檔案管理與電子政務建設協調統一
機關檔案部門應作為電子政務建設的成員，發揮自身職能優勢，就電子文件形成、存貯、歸檔、讀取、運轉、傳播、上網、開放、公布、移交進館及與歸檔紙質文件的配套管理、知識產權保護、安全保密、政務服務等提出相應的管理原則和制度，形成與電子政務建設相協調的各項業務程序，以及各相關環節銜接貫通為一體的管理體系，為政府機關辦公自動化、信息化提供組織保證。
2、整合、拓展檔案管理職能，規范機關檔案工作行為
我國的檔案法規對有關機關檔案工作的基本職能有明確規定，但由于受生產力發展的局限和傳統習慣的影響，一些機關檔案部門對歸檔紙質文件、紙質檔案比較熟悉，管理也比較到位，而對不同載體的電子檔案以及近幾年派生出的與機關檔案管理有密切關系的新事物，如文件中心、政務中心、電子商務等相對陌生。因此，必須進一步整合拓展機關檔案管理職能:
第一，要參與信息數字化的設計和對歸檔電子文件的檢測等工作。第二，要為本機關政務服務，也要為全局政務服務。第三，拓展服務范圍，借助電子政務建設的成果，全方位、高效率地開展政府機關自身和政府機關之間的管理。第四，必須按數字化、網絡化的要求規范機關檔案管理的行為。第五，要按電子政務的政府管理方式、行政流程原則，不斷改善檔案管理的運作模式，規范機關檔案管理的行為，使得公眾可以通過不同渠道獲取政府的信息與服務。
二、 電子檔案的優勢：
與傳統檔案相比，電子檔案具有如下特點:
（1）文件記錄方式多樣，變化性大。
（2）與傳統的紙質檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優點。
（3）電子檔案對元數據和背景信息有很強的依賴性。
（4）電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率。
（5）電子檔案的微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。
（6）檔案管理的電子化更利于文檔的保密。
（7）電子檔案的微機管理有效地提高了檔案管理工作的質量。
三、加強檔案工作者的保密認識
檔案工作者更要注意保護他人的隱私，不能因好奇心或別有用心地把檔案中涉及個人隱私的內容泄露于眾，否則是極不道德的，也是違法的。這就要加強對檔案工作人員職業道德的規范和約束，強調對服務對象隱私的保護。
在檔案信息服務中保護隱私權的意義不僅在于維護當事人的合法權益，滿足公眾對社會信息公開化需要的同時保障其隱私權，而且在于為檔案事業的發展營造良好的社會氛圍，推動檔案信息化進程，促進檔案社會價值的發揮。這就要求檔案部門在實際工作中，尤其在檔案信息服務過程中絕不能忽視或輕視隱私權的保護，在宣傳貫徹檔案立法，保證檔案信息服務工作沿著法制化的軌道健康發展的同時，不斷加強檔案信息隱私權保護方面的教育，提高檔案信息隱私權的保護意識，使檔案信息能夠健康、安全地服務于社會、服務于我們的生活。
四、做好電子檔案管理的措施
1、要完善體制，建立統一的電子文件管理標準
首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者同步發展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定。
2、要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全
由于電子文件可以根據需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。如將文檔設為只讀模式，或對部分電子文件加密，從而到對電子文件進行特定的保護。檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。
3、應做好電子檔案使用中的控制與管理
首先要進行使用權限的審核。應根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作。并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理。系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據。
4、 應優化專業結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍
在電子文件日益發展的今天，培養和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急，檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養。一方面，要多渠道引進專業的技術和管理人員，盡量使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。當今檔案工作的深入發展，對檔案工作人員的專業素質提出了新的更高的要求，檔案工作的現代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。因此，檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現狀，建立一支具有較高素質、結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。
一、當前城建檔案管理模式的現狀與問題分析
城建檔案館為了適應發展，一直十分注重運用現代化技術進行檔案管理，致力于將最新的計算機技術運用于檔案工作，無論是早期只能對館藏檔案進行目錄管理的單機運行檔案管理系統，還是對城建檔案館內各項工作和檔案資料進行全方位、多層面管理的檔案信息管理系統，都在很大程度上解決了檔案管理上信息共享、自動化處理以及數字化檔案的初步要求，但它僅僅是實現了一些新技術的運用，這些檔案管理現代化的模式仍是計算機技術加上傳統的檔案管理模式，實質是傳統檔案管理模式運用新技術的改進，是對傳統檔案管理模式的數字模擬。并沒從根本上真正改變管理方式。在這種管理模式中，管理仍是圍繞紙質實體檔案進行的，對知識的占有、信息的轉化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎上，不適應信息化建設的發展及社會對其新的需求。主要體現在：
（一）電子文件這一新型載體的產生，給傳統管理模式帶來了的極大沖擊
20世紀90年代以來，全球范圍內掀起了新一輪的信息化浪潮，“數字地球”“數字城市”建設日新月異，信息技術在行政機關辦公活動中，在城市規劃管理建設過程中廣泛應用，出現了新型載體文件-電子文件，整個社會信息流通的基礎結構發生了變化。“電子文件的產生，決不僅意味著一種新型載體檔案的誕生，而且也標志著人類記錄信息、傳達信息、存留信息的方式發生了革命。這場革命是紙張產生以來，是近現代檔案學理論誕生以來，文書、檔案工作領域最劇烈的一次變革，他直接影響到檔案工作的運作方式、基本理論乃至思維觀念”。
（二）電子政務的加快推行，對傳統管理模式提出了挑戰
2002年初國家信息化領導小組，決定把電子政務建設作為我國信息化工作的重點。隨著各級政府機構信息化建設的迅速發展，電子政務系統逐步成為機關公文處理的平臺，作為政務信息化建設的一個重要內容，電子文件的歸檔問題受到廣大檔案理論專家、電子政務的建設者、以及實際工作者共同關注。
2002年8月，國務院在部署全國政府系統辦公業務資源網建設工作時，明確提出了加強“電子公文的歸檔”的工作任務，同年國家檔案局制定《全國檔案信息化建設實施綱要》強調檔案部門要積極參與電子政務建設，把電子公文歸檔管理作為電子政務建設的重要環節納入其總體設計框架。
檔案理論也沖破傳統的檔案學的束縛，擺脫了傳統的“檔案實體”的狹小的實踐范圍，進入到信息與信息系統領域。針對傳統檔案管理的“一元理論”，提出了檔案實體管理和檔案信息處理并行的“二元理論”，以及將城市建設記錄、文件與檔案集成化和一體化管理的“集成化理論”，這些嶄新的現代檔案學理論，為我們實際工作提供了指導方向。
（三）紙質檔案與電子檔案并存的現狀，對改變傳統的管理模式提出了迫切的要求
城建檔案涉及行業眾多，其信息技術手段應用水平參差不齊，而“存在了上千年的紙張已經作為一種傳統，深深扎根與人類社會”，以其載體的穩定、信息的可靠等優勢，不會輕易退出歷史舞臺。同時電子文件的原始性、完整性、安全性、可讀性等一系列棘手的問題還擺在我們面前。因此電子文件不會在一朝一夕替代紙質檔案，二者的將。
現實與理論都向我們表明現有的檔案管理模式已很難適應新的需求，面對實體檔案、電子檔案并存，面對社會需求多樣化的現狀，城建檔案館迫切需要建立一套新的管理模式來面對的重大挑戰和發展機遇。從傳統的管理模式到檔案信息化管理是一場歷史性的轉變，是城建檔案部門發展的必由之路。
城建檔案館必須樹立“以人為本”的觀念，從對檔案館人員需求的多樣性，和變化性出發，培養一只高素質人才隊伍。才能從更本上保證新的管理模式的順利實施。
關鍵詞：檔案；信息化建設；檔案管理
從最近幾年社會的發展形式來看，信息化技術處速發展階段，“互聯網+”時代已經到來。不同的行業處于這種大環境之下認識到信息技術的重要性，把這項技術廣泛的應用到實踐中來，檔案管理行業也順應時展，加強對信息技術的運用。檔案在現實社會中具有重要價值和作用，不論是企事業單位還是政府機關是否能夠正常運行，都離不開完整的檔案資料。由此可知在我國目前階段，檔案管理是發展過程中為不可缺少的關鍵環節。在我國信息化發展過程中，電子政務所占地位越來越重要，為檔案管理信息化發展奠定了基礎。但是我們也要看到，檔案管理信息化建設是一項綜合性較強的工作，這個過程是漫長而艱難的，而且需要不斷的創新。
1分析現階段我國檔案管理信息化發展中的問題
1.1檔案管理的安全意識對其創新性造成了一定的阻礙
不論處于哪個時期，檔案管理都具有重要意義，不同的歷史時期具有不同的作用。傳統的檔案管理模式已逐漸被淘汰，現化化的檔案管理模式正在完善之中。我們要看到信息化處速發展之中，檔案管理事業則不可避免的受到巨大的沖擊。但是檔案管理體系卻存在著較多的問題，不能與我國社會同步發展。可以看到檔案管理雖然處于信息化發展階段，很多問題亟待解決。由此可知實現檔案管理信息化的過程是復雜的，在管理創新與傳統檔案管理之間存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解決。傳統的檔案管理目的是明確的，即為了快速查詢檔案和保障檔案的安全性。但在歷史檔案管理中實現這一目標的難度較大，這對我國現階段檔案管理提出更高的要求，即必須具有多元性。
1.2目前在檔案信息化管理方面有待實現標準化和法治化
客觀的看待我國現階段檔案管理的問題，顯然信息化程度不足的情況一直沒有解決，檔案使用范圍有限，資源沒有實現共享，究其原因主要集中在以下三個方面：①由于管理方式與體系上的制約，不同的檔案管理部門之間并未形成統一的標準。而從我國政府部門的情況來看，對于檔案管理也沒有形成規范化的體系，檔案管理處于分散狀態，不同部門在管理檔案時所執行的政策是不同的，甚至出現矛盾和沖突之處。②從具體情況來看，政府級別不同或者部門不同，對于檔案信息化管理的內容也各不相同，有不協調的情況存在。③我們所處的時代信息化技術飛速發展，而且處于動態變化之中，這對系統建設提出更高的要求，時效性較強，如果失去時效性將會不利于平臺的建設。
1.3檔案管理應對電子政務更高要求的挑戰
電子政務建設正處于關鍵時期，從其內容來看復雜性較高，具有鮮明的時代性。但要認識辦公自動化等雖然重要，但并不僅僅局限于此。首先，我國電子政務系統并非獨立存在，而是與國際互聯網接軌，功能性較強，能夠滿足社會和公眾服務的需求，并且還要履行政府職能。而早期的OA系統應用目標則是建立在政府專用的網絡之上，服務也只限于自身業務。而電子政務則以計算機網絡為媒介，其目標是為社會和公眾服務。電子政務系統是由多個系統共同組成的，檔案管理系統是不可缺少的重要環節。由此可知電子政務是檔案管理信息系統的構建的基礎。與傳統檔案管理信息系統相比較后確定了檔案管理信息化系統建設的內容，必須要處理好以下兩個方面的問題：①安全系統。要增加相的功能，可授權和信任模塊是必不可少的。②建立自動備份系統。為了避免出現信息丟失的情況，包括電子檔案在內的所有檔案內容都要備份，即使網絡和數據庫出現故障，信息也不會丟失。
2加強檔案管理信息化建設的路徑
2.1加強檔案數字化資源建設
為了把高質量的信息化服務提供給社會和需要者，對于檔案數字化資源建設工作必須要予以高度重視。檔案館的基礎軟硬件設施必須要完備，并且把現代多媒體、3D等高科技技術應用于其中，使紙質檔案信息資料逐漸實現電子化，并構建出立體展示平臺，具有多方位多功能，可以提供視覺、聽覺等不同的試聽感受，數字化資料文獻更加具有帶入感和真實性，提供的信息化服務具有更強的吸引力，更加全面和完善。需求者不受時間和空間的限制登陸到網絡平臺，即可完成對所需檔案資料的查詢。
2.2轉變傳統檔案管理模式，強化檔案信息化管理手段
為了使檔案信息化應用達到較高的效率，企業要予以重視，加強對相關工作人員的培訓，使他們的思想觀念發生變化，調整服務態度，構建更加合理的管理模式，調整傳統的檔案管理思想，提高應變能力，形成主動服務的意識。要認識到我們處于信息技術迅速發展的時期，作為檔案管理人員要提高自身的綜合素質和水平，具有較高的時事熱點信息的搜索能力，并且還要提高整合力度，主動提供資源信息，檔案信息管理向著科技術和現代化的方向發展，把更具價值的信息內容提供給社會。還要注意的是企業在進行檔案信息化管理建設時，要把電子軟件應用于其中，對信息內容進行有效的檢索，使檔案管理更具規范性，增強檔案管理的安全性和使用的有效性。
2.3根據檔案館職能的變化進行機構改革
由于社會的發展，檔案館的職能也隨之處于動態變化之中，很多環節需要調整和更新，這對管理人員提出更高的要求，要順應時代的變化和要求，對機構設置進行調整，并完成新的功能定位。為公眾提供收集、查詢、制作、閱讀、整理、機構管理等服務。在部門機構創新改革過程中，要處理好人員調整的問題，創造出功能更加完善的工作平臺，使檔案管理工作人員能夠利用平臺為社會公眾提供高質量的服務。綜上所述，關于檔案信息化建設的重要性已達成共識，要轉變傳統檔案管理的思想，使資源的作用得到更大的發揮，提高檔案管理能力。我們的社會不斷的發展進步，對檔案信息資源領域的開發具有積極的帶動作用，從發展的角度來看，即檔案信息要發揮出更大的作用，更好的利用檔案信息資源。為了實現此目標，必須要提高服務水平，使檔案管理工作邁上更高的臺階，走向信息化、數字化的發展之路。
參考文獻
[1]李曉琳，王艷華.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].企業改革與管理，2016，14（5）：115-116.
隨著社會的不斷進步，計算機網絡技術日益普及，在這種形勢背景下，電子政務逐漸取代了傳統的政府管理模式，并取得了一系列卓有成效的發展成果。電子文件大量產生，這給檔案工作帶來了良好的發展機遇，也使其面臨著嚴峻的挑戰。可以說，電子政務對檔案工作的影響不僅僅體現在載體改變方面，還涉及工作觀念、工作模式和標準規范等方面的改變。充分借助電子政務這個良好契機推進檔案工作的發展，具有廣泛而深遠的意義。
2電子政務給檔案工作帶來的積極影響
2.1對檔案業務工作的積極影響
在電子中勢必會產生大量的電子文件，這些文件的儲存、運行、傳遞和使用方式都與紙質文件有著很大的區別，電子文件的采集、鑒別、整理和保管方式也與傳統紙質檔案有著一定的差異性。從收集角度而言，電子檔案的收集工作瞬間即可完成；從整理角度而言，電子政務語境下的檔案整理工作可以多路徑、高效率地完成；從鑒別角度而言，電子政務文件在歸檔的同時也要進行細致鑒定。這一切變化都使得檔案業務工作進入新的發展歷程，使傳統工作模式發生根本改變。
2．2對檔案信息處理方式的影響
電子政務尚未實施以前，各類政務文件浩如煙海、泛濫成災，檔案室承受著巨大的保存文件與載體介質的壓力。但是電子政務辦公自動化技術的不斷普及，為檔案部門辦公自動化技術的運用帶來了良好的機遇。各部門在辦公過程中產生的政務文件可以與計算機辦公自動化技術有機結合。信息用戶只需要在相關操作界面上點擊鍵鈕，就可以通過網絡及時獲得所需要的信息。同時，由于計算機網絡技術的應用，政務文件的形成中可參雜多種信息媒體技術，滿足不同使用者的需求。
2．3對檔案信息化標準的影響
鑒于電子政務涉及到政府部門的政務核心，所以針對行業特點制定統一的標準是必需的。這樣一來，各種系統方能在信息平臺中有序運作，使得資源共享更加便捷。同時，由于電子政務當中所使用的傳輸格式和數據格式都是標準化的，還能根據原有的數據和信息增加新的功能模塊，所以電子政務的不斷推行，可以對檔案信息化標準建設起到推波助瀾的作用，使得檔案部門的檔案工作擁有統一化標準，從檔案形成、收集再到儲存、利用，都有章可循，有據可依。
3電子政務給檔案工作帶來的嚴峻挑戰
電子政務給檔案工作帶來良好發展機遇的同時，也使其面臨著一系列挑戰，具體體現在以下幾點：
3.1意識問題
毫無疑問，電子政務的發展不可能一蹴而就，在此形勢背景下形成的檔案管理信息化也是不斷發展的。所以檔案工作者必須意識到，在電子政務環境下進行檔案工作，不是一朝一夕就能完成，要抱有“持久作戰”的心態。
3.2管理問題
在傳統模式下，紙質檔案基本采取集中統一管理的方式，但是電子檔案的管理模式還沒有形成一個統一標準，雖然檔案工作者做了諸多探索，但是與實際要求還存在一些距離。
3．3法律問題
檔案的法律約束性主要體現于它的原始性和真實性，但是電子檔案的可更改性、內容與載體的可分離性，使得電子檔案在生成與傳播過程中存在一些不利因素，給鑒定文件的真實性帶來一定困難。綜上所述不難發現，電子政務對檔案工作的影響是一把雙刃劍。需要檔案工作者理性看待電子政務的發展，抓住有利契機促進檔案工作的持續發展。
4發揮電子政務對檔案工作積極影響的對策
4.1大力推進檔案信息化標準規范建設
在電子政務時代中，檔案信息系統的標準化建設至關重要，對電子政務的實施效果起著重要作用。有鑒于此，檔案部門要抓住電子政務的發展契機，大力推進檔案信息化標準規范建設。對于電子文件的歸檔與管理，要使用統一的標準規范。從電子文件的形成、采集、整理、編目、歸檔和利用等各個環節，必須制定和完善具體的管理辦法、實施細則和技術標準等。使得電子檔案走上規范化管理的道理，使檔案工作有據可依。
4.2提升檔案工作服務社會的競爭力
在電子政務環境下，部門與部門之間的距離越來越小，各部門產生的電子檔案應該積極發揮為社會服務的能力。誠然，檔案工作是一項公益性事業，其存在的價值就是便于社會各領域對檔案信息資源的利用，多方面滿足社會需求，使檔案使用者能夠足不出戶就能在網絡終端上查詢、使用在權限范圍內的檔案資源。檔案部門可以通過開展信息溝通、決策咨詢、技術服務等活動，積極促進政府與社會之間的知識流動，加強技術轉移，使其轉化為現實生產力，為社會進步做貢獻。還可以舉辦主題展覽、成立教育基地等方式，發揮檔案館的教育、文化功能，使得檔案館的信息服務走向開放化，發揮在電子政務環境下的積極作用。
4.3采取措施確保檔案信息安全
檔案部門要貫徹落實檔案信息安全保護機制，在建設網絡、開發軟件和加工數據的過程中，高度重視檔案信息安全問題，配置獲得國家保密局認可的網絡安全產品。在系統集成過程中，要選擇獲得國家保密局頒發的《涉及國家秘密計算機信息系統集成資質》證書的廠商進行承建。還要對檔案信息安全進行定期檢查，遏制不安全因素，保護檔案信息不受自然和人為有害因素的侵襲。比如在網絡安全保護方面，要采取漏洞掃描、防火墻和殺毒軟件等技術；在軟件安全保護方面，要采取防動態跟蹤、防靜態分析、防拷貝加密等技術；在數據安全保護方面，要采取數據加密、壓縮、備份等技術。
4．4加強檔案工作隊伍的能力建設
在電子政務視域下，檔案部門要高度重視人才培養質量，這樣才能從容應對電子政務環境對檔案工作提出的挑戰。一方面，促使工作人員樹立終身學習意識，安排他們參加繼續教育培訓活動，使他們接受新理念、新方法。另一方面，在內容方面，要對工作人員加強新設備、新技術和新方法的培訓，對工作人員重點培訓計算機基礎知識，比如檔案管理軟件應用知識、文字處理知識和網絡技術知識等。
4.5加強檔案意識宣傳教育
關鍵詞：電子檔案；管理系統；基本操作
1檔案查閱者的實踐操作
1.1選擇模擬對象。
用戶登錄電子政務模擬教學系統后，選擇檔案管理系統進入，選中“檔案查閱者”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點擊“進入”，在頁面的左邊將出現菜單樹。
1.2檔案申請歸檔。
點擊菜單樹的一級節點“檔案申請歸檔，里面有兩個子節點‘：申請歸檔’和申請記錄查看”。
1.2.1歸檔申請。
點擊“申請歸檔”后，進入到歸檔申請頁面。用戶要先上傳要歸檔的文件，點擊“上傳檔案文件”鏈接，跳入到上傳文件頁面(規定最多只能上傳三個文件)，上傳成功后，填入相關信息(申請時間、文檔名稱、文件格式、文件密級等)，然后點擊“提交”按鈕，即完成申請歸檔操作。
1.2.2查看申請記錄。
點擊“申請記錄查看”，進入查看自己所有申請歸檔的記錄信息的頁面，檔案查詢者可以在“申請檔案名稱”欄目中輸入所要查詢的檔案文件名稱進行查詢。同時，也可以在頁面下部的選項中選擇合適的條件進行篩選，從而找出符合條件的檔案記錄。
1.3檔案申請查詢
1.3.1申請查詢。
點擊“申請查詢”，進入查詢頁面。查詢者在查詢申請詳細表單中填入相關申請信息(如申請人、查詢方式、申請組織等)，然后點擊“提交申請”按鈕完成申請查詢的操作。
1.3.2申請記
錄查看。點擊“申請記錄查看”節點，進入查看所有自己的申請查看檔案的記錄。也可以根據檔案名稱、檔案密級、文件格式、審核狀態等不同的查詢方式進行查詢。
2檔案管理員和領導者(主管)的實踐操作
2.1選擇模擬對象。
用戶登錄電子政務模擬教學系統后，選擇檔案管理系統進入，選中“檔案管理員”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點擊“進入”，在頁面的左邊將出現菜單樹。
2.2檔案申請歸檔。
點擊電子檔案管理系統菜單樹的一級節點“檔案申請歸檔”，里面有兩個子節點：“審核歸檔”和“申請記錄查看”。
2.2.1審核歸檔。
點擊左邊樹節點“檔案申請歸檔”，進入審核中請歸檔記錄頁面。此時，頁面加載的是所有申請記錄的詳細信息，檔案管理員可以根據檔案名稱，是否通過審核來查詢申請記錄，并進行審核歸檔操作。以“電子公文歸檔管理暫行辦法”條例，點擊“審核歸檔”鏈接，進入到審核頁面，如檔案管理員可以看到申請記錄的相關信息，如申請人、申請時間、檔案名稱、文件類別等。檔案管理員在審核結束后，可以通過點擊“同意”或“拒絕”按鈕進行“通過申請”、“拒絕申請”的審核操作。
2.2.2申請記錄查看。
點擊樹狀菜單中的“申請記錄查看”節點，頁面顯示的是所有申請歸檔記錄，檔案管理員可以根據檔案名稱進行模糊查詢，也可以根據檔案審核情況進行查詢。點擊“查看”鏈接，檔案管理員可以查看檔案審核的詳細信息。
2.3檔案申請查詢。
點擊電子檔案管理系統菜單樹的一級節點“檔案申請查詢”，里面有兩個子節點：“審核查詢”和“申請記錄查看”。
2.3.1審核查詢。
點擊“審核查詢”菜單，頁面顯示的是所有在審核的申請查詢信息。用戶可以根據檔案名和檔案類型、檔案文件格式等進行查詢。檔案管理員可以選擇其中一條記錄，點擊“審核”鏈接進入審核查詢頁面。在審核頁面中，顯示的是當前要審核的查詢申請的詳細信息，檔案管理員可以根據情況，選擇“通過申請”或者足“拒絕中請”進行處理。
2.3.2申請記錄查看。
具體操作與上述“申請記錄查看”相同，檔案管理片可以查看所有的申請查閱檔案申請記錄。
2.4檔案申請銷毀。
該菜單的主要功能是檔案管理員對相關檔案進行管理，經過檔案主管領導審核通過后予以銷毀。點擊電子檔案管理系統菜單樹的一級節點“檔案申請銷毀”，里面有兩個子節點“：銷毀申請”和“申請記錄查看”。
2.4.1銷毀申請。
選擇“銷毀申請”菜單，點擊進入有關信息申請銷毀頁面。進入頁面后，加載的是所有檔案信息，檔案管理員可以根據檔案名稱查詢，也可以根據是否通過申請歸檔審核進行查詢。點擊“申請銷毀”，進入到申請銷毀頁面，檔案管理員填寫申請銷毀理由以后，點擊“剖自銷毀”按鈕即可完成申請銷毀。
2.4.2申請記錄查看。
點擊“申請記錄查看”菜單，進入“申請記錄查看”頁面，該頁面顯示的是檔案管理員所有的申請銷毀記錄。
3系統管理員的實踐操作
首先以管理員的身份登陸電子政務實踐平臺系統，用戶登錄電子政務模擬教學系統后，選擇檔案管理系統進入，點擊“管理員入口”鏈接。出現檔案系統管理的功能菜單。
3.1檔案信息管理。
此菜單的功能是檔案左邊的菜單樹上的“檔案信息管理”菜單，進入“檔案信息查詢”頁面顯示的是所有的檔案信息，管理員可以根據檔案名稱和檔案類別進行查詢。
3.1.1查看。
點系統管理員可以查看、刪除所有檔案信息。
3.1.2查詢。
點擊擊要查看的檔案行的“查看”鏈接，將會在負面的下分顯示一個顯示該檔案所包含文件的列窗框。系統管理員可以點擊下載文件，查看檔案的相關內容。
3.1.3刪除：
管理員根據實際需求，刪除檔案文件。可以多條刪除文檔，首先把要刪除的檔案前的復選框選中，然后再點擊“刪除”按鈕，即完成檔案刪除操作。
3.2檔案申請歸檔記錄管理。
此菜單的功能是檔案系統管理員可以查看所有申請歸檔記錄，可以根據檔案名稱和審核狀態進行查詢，并且可以根據需要刪除記錄。
3.2.1查看檔案申請歸檔記錄。
點擊左邊的菜單樹上的“檔案申請歸檔”菜單，然后再點擊“申請記錄管理”進入申請記錄管理頁面，頁面顯示的是所有檔案信息。
3.2.2刪除檔案申請歸檔記錄。
選擇要刪除記錄的行起碼復選框，然后點擊“刪除”按鈕完成刪除操作。檔案文件也將同時被刪除掉。
3.3基礎信息維護。
此菜單的功能是系統管理員對檔案文件的基礎信息進行維護，包括文件類型、檔案重要等級、檔案密級、文件格式等。也可以進行檔案文件的添加、刪除和編輯等操作。
3.3.1文件類型管理。
點擊頁面左邊的菜單樹“基礎信息維護”下的“文件類型管理”子菜單，系統管理員可以對檔案文件的格式類型進行添加、編輯和刪除等操作。
3.3.2檔案文件等級管理。
點擊頁面左邊菜單樹“基礎信息維護”下的“檔案重要等級哲理”子菜單，系統管理員可以對檔案文件的等級進行添加和刪除操作。
參考文獻
[1]張原瑞.高中學生電子檔案管理系統的研究與實現[J].天津：天津大學,2012.
