發布時間：2023-05-31 15:00:14
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的企業檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
關鍵詞：檔案；管理；供水企業；問題；改進措施
中圖分類號：C29 文獻標識碼：A 文章編號：
在供水企業中每一天都在產生大量的需存檔的檔案，如何對這些檔案進行管理工作是供水企業的一個非常重要的工作。隨著科學的進步，檔案管理系統也在不斷開發，供水企業的檔案管理工作也逐漸有了一套自成體系的辦法，但是在使用過程中，仍舊存在一些問題。
一、供水企業在檔案管理工作面臨的問題
一是沒有認識到供水檔案管理工作的重要性，缺乏有效的機制來對檔案實施管理工作。部分企業重視供水安全及優質的服務，但卻忽略了檔案管理工作，沒有從長遠發展的眼光去對檔案進行現代化管理，甚至有些檔案管理員本身也忽略了工作的重要性，對工作不上心。
二是沒有嚴格規范檔案管理工作，檔案的收集也缺乏力度。一方面，檔案的收集歸檔制度不健全，在執行工作時要求也不夠嚴格，收集檔案人員處于被動收集的狀態，通常是移交過來什么檔案就直接接收，導致有些不必要的資料被接收，而重要資料卻散失在外；另一方面，歸檔工作也沒有按照規范執行，經常存在案卷標題與檔號不規范，甚至大量的案卷缺少卷內目錄及組卷非常混亂的現象。
三是缺乏硬件投入。部分供水單位為檔案管理提供的面積比較狹小，甚至將倉庫、辦公及閱檔三個區域放在同一間辦公室，沒有設置鐵門鐵窗等檔案室的基礎設施，也沒設置其他有效的防護設備，不具備檔案保管的設施要求。
四是管理人員缺乏，專業素質不達標。很大一部分的供水企業的檔案管理工作人員是兼職做這份工作，在工作前并無得到系統性的訓練，從專業程度上來說并不具備應有的知識。在對人才進行培養的過程中也沒有將檔案管理人員的素質提高納入計劃和提出要求，使供水企業中的檔案管理人員僅依靠以往的工作經驗來執行管理工作，思想及管理水平都無法與時代的發展接軌。
五是比較落后的管理方式導致供水企業的檔案現代化管理水平偏低。科技的進步為供水企業帶來了生機，供水企業已經廣泛將網絡技術及計算機技術應用與供水工作中，但卻很少企業將這種技術應用在檔案管理工作上，許多企業的檔案管理工作仍然停留在原始的收工操作方式中，這種操作方式直接導致了檔案越來越殘缺，安全性也無法保證。
二、供水企業檔案管理工作的改進措施
（一）提高領導對檔案管理工作的重視程度并明確管理目標
大部分供水企業檔案管理工作的完善程度取決于該單位領導對這項工作的重視程度。提高企業領導對供水檔案管理工作的重視程度，定期檢查、指導、監督檔案管理工作的進度，及時發現問題解決問題。與此同時也要根據《檔案規范化管理辦法》的要求，結合實際來制定管理目標并執行，以此來促進及推動供水企業檔案管理工作的健康發展。
（二）完善管理制度，提高管理水平
檔案管理工作對嚴肅性及條理性的要求非常高。完善的管理制度可以減少工作人員對檔案管理工作的隨意性，以此來保證移交資料的正確、齊全及完整度。供水企業也要結合實際，逐步地將歸檔、保管、堅定及利用制度完善起來，明確各個工作崗位的責任，完善檔案的工作程序，逐步把檔案工作統一綜合管理起來，使檔案管理工作的每一方面每一環節都規范起來。
（三）建立供水企業檔案管理網絡，規范管理行為
檔案的管理工作由形成到歸檔等多個環節組成，供水企業應建立完善的管理體制，除了設立專門的管理部門及專職的檔案管理人員之外，還應當在各個管理部門、安裝及維修單位、水廠中指定專門的檔案管理人員，組成完整全面的檔案管理網絡，并將這項工作納入個人的工作職責范圍之內，對之進行嚴格的考核，以此來確保各個工作環節的檔案資料不散失，不疏漏。
（四）通過專業培訓來提高檔案管理人員綜合素質
隨著供水事業的快速發展，新興的供水技術被廣泛使用，對供水檔案的使用也越來越頻繁。要做好檔案管理工作，除了檔案管理的專業知識，還要相應學習一些相關的工程知識、人事、財務知識，以此來對供水企業所在地的道路分布情況進行了解，并根據這些情況對檔案進行科學的分類及管理。為此，供水企業應當加強檔案管理工作人員的相關技能培訓及學習，從整體上提高其專業的素養，同時調動工作人員對檔案管理工作的積極性及創造性，以此來推動檔案管理工作的發展。
（五）加大檔案室硬件的資金投入
資金投入不足是阻礙供水企業檔案管理工作發展的一個重要原因。為促進其發展，企業應當將檔案室硬件設施納入每年的投資預案算當中，是檔案室的管理設施得到及時的更新。
三、結束語
供水企業的檔案管理工作發展能夠使城市供水事業及城市經濟得到更好的發展。提高檔案管理工作水平在促進這些發展的同時也為城市居民用水帶來了更大的方便。
參考文獻：
轉變觀念。解決好思想認識問題
科技檔案是生產、科研、基建等活動的原始記錄，它是第一手材料。是企業全體員工從事生產經營實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價。科技檔案是一種非常重要的資產，它除了具有企業無形資產的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業管理者認識到科技檔案是一種非常重要的資產以后，就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產。加強科技檔案的開發和運用，有利于提高企業核心競爭力，有利于企業以最小的資源消耗去換取較大的經濟效益：有利于企業開發新產品、新工藝、提高產品在市場上的競爭力。同時，強化科技檔案的開發和運用，也是一種潛在的經濟效益。為此，要解放思想，更新觀念，進一步統一企業管理者及廣大職工群眾的思想認識，把科技檔案管理工作列入企業管理的議事日程，并入財力、物力和人力，使其發揮出應有的作用，推動企業管理，推動企業的快速發展。
加強科技檔案的管理
企業要設置專門的科技檔案室，配備專職檔案工作人員建立健全檔案工作規章制度，要將科技檔案管理作為一項重要內容抓好。在科技檔案人員隊伍建設上，要大力引進檔案、計算機應用等相關專業管理人才。
企業科技檔案管理部門要負責對各職能部門的監督、檢查和指導，避免科技檔案由部門或個人分散保存，要確保科技檔案的完整、準確和齊全。要實行總經理負責、檔案部門和技術部門齊抓共管的機制。
要做好科技檔案規范化、標準化、科學化管理，大力加強科技檔案信息化建設，應用現代化計算機網絡信息技術，對科技檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，使科技檔案管理模式由傳統的檔案管理模式，逐步轉變為現代化的管理。
嚴格執行檔案管理規程，做好科技檔案收集、整理、保管工作
國務院科學技術檔案工作條例？明確了科技檔案人員的職責、職權和工作規程，為科技檔案管理提供了法定的依據。在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中，企業各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術。如果企業的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業造成無法挽回的損失。及時收集、整理科技檔案是檔案人員的重要工作，所以，企業領導應支持科技檔案人員依法履行職責，企業各職能部門應積極支持和配合科技檔案部門工作。科技檔案管理人員要本著對事業認真負責的精神，根據各單位工作情況，把握時機，不斷調整，既保證科技檔案的正常使用，又能及時、完整、準確的把需要歸檔的科技檔案集中到檔案部門，實現科技檔案的集中統一管理。
做好科技電子文檔資料的收集、整理和保管
目前，計算機技術越發展、應用越普及，許多產品研發、工程技術、基建工程資料的設計、制作都是通過計算機進行的，產生的電子文檔就越來越多。目前電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤等，對于它的完整性、真實性、版本等從外觀上看不出來，它的信息內容“出錯”的概率和機會遠高于紙質檔案，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成失誤。因此，在產品、工程設計資料交接時，除了要注重紙質文件資料的交接，還要注重電子文檔的交接，而且檔案部門要有專門的設備、專門的人員負責收集電子文件。
搞好科技檔案信息化及網絡綜合應用系統
企業要建立科技檔案數字化、網絡化信息管理中心，一要正確選用企業科技檔案管理軟件，其體系結構、系統功能、適用網絡結構、后臺數據庫、與辦公自動化系統數據接口、以及科技檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設的要求。二要做好科技檔案案卷級、文件級目錄數據庫的錄入、查詢和維護工作，通過查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實現科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，使科技檔案管理模式由傳統的檔案實體保管，逐步建成科技檔案數字化、網絡化信息管理平臺。
加強學習培訓，提高管理人員的素質，調動檔案管理人員工作積極性
知識經濟，信息時代為科技檔案管理工作提供了發展的空間，同時也帶來了嚴峻的挑戰。隨著現代化科學技術的發展，特別是電腦、數據庫等技術以及辦公自動化設備等應用于科技檔案工作，科技檔案管理工作的方法和手段也發生了深刻的變革，正在從傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變。首先企業領導者要做好科技檔案管理工作的宣傳和教育工作，使檔案人員明白科技檔案工作的重要性，對工作有積極的認識。其次科技檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使科技檔案工作者清楚的認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力，最大限度的發揮個人潛力，使科技檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。
1.構建信息開放中心隨著信息社會的日益發展，網絡信息資源的日益豐富，以人力和傳統的“實體保管”的檔案管理方式已不適應今天檔案資源的管理與服務構建基于WEB平臺構建太鋼檔案管理服務模式，提供全方位開發利用開展企業檔案的開發利用工作，是提高檔案資源效率的重要手段針對檔案資源的開放利用和回收，越來越多的企業通過構建信息開放中心的方式來推動企業適應時代的發展為優化傳統檔案服務方式，利用信息化手段發揮新的服務方式，企業檔案開發可以積極地探索檔案宣傳的內容、重點和方式上的問題而實現信息開放的多元化有多種途徑:首先，需要通過網絡資源的形式建立支持用戶通過登錄系統的信息查詢方式其次，針對客戶的實際需要，企業在對檔案信息管理的問題，可以通過電子郵件等多媒體方式進行遠程服務與此同時，為延伸檔案資料的服務時間和空間，企業應該適應時代的發展，建立高效的信息系統最后，為方便用戶檢索信息資料，利用資源網定期檔案服務數據包、構建檔案數據庫當然，我們不能忽視對企業檔案資源的編研與利用而針對這一方面所出現的問題，信息開放中心還可以在分析檔案原始信息的基礎之上，為形成信息含量高、具備針對性的檔案產品，以保證企業得到充分發展，對檔案原件的價值進行開發。
2.進行深化層次編研充分優化檔案原始信息，是檔案資料的編研工作的重要內容同時，我們必須要注意到的是檔案資料主要是針對企業的日常工作以及實際的數據和運行需要等諸多方面，必須對原有數據進行整理，根據現實工作的實際需要，對所需信息進行處理而出來的工程是根據企業現有館藏經所需信息根據實際工作種類和企業運行的各個階段，進行分類處理但同時，要保證信息的真實性，對于有價值的信息進行匯總而這些步驟都是為保障企業的檔案編研符合企業的利益需要可以為企業良好、穩定的發展提供有力的依據在實際操作中，企業倘若要想改善其檔案信息資料管理必須要注意以下事項:第一，針對檔案數量繁多，種類多樣的信息的實際需求情況，檔案資料的處理要以優先級的方式有序進行第二，因為企業檔案資料對于企業自身利益密切相關，在其編研的工程中，我們必須請要具備豐富經驗的檔案專家來進行，以保證其檔案資料處理的合理性與科學性第三，在檔案資料內容處理上，對于來自企業管理部門或者國家行業協會的指導性文件檔案，應定期編研匯總第四，檔案資料處理的過程中，充分發揮檔案資料的價值，必須保障編研資料能夠及時提交，檔案資料也必須按照周密的時間流程來進行，保證編研資料的全面性和概括性，而對于涉及企業生產具體細節的資料，則編研時更應注重其細致性和完整性。
3.強化規范化制度化建設，建立工程檔案檢查考核制度項目前期預知管理，項目開工統一檔案管理標準，項目實施階段實時監控，項目交工階段總結反饋的各個階段等都所屬于企業項目工程全過程管理的主要內容針對項目檔案的分散管理，制度不完善，業務監督、指導力度不足;工程檔案殘缺、不完整、不能準確地移交歸檔的現狀首先，為保證歸檔資料及圖紙的準確、完整，必須建立健全檔案各項規章制度其次，建立健全檔案資料保證金制度，在項目工程的初期階段抓起，檔案人員參加重要設備的開箱驗收，及時做好傳遞和變更記錄其次，大力推行對電子文件檔案在工程檔案中運用做到企業檔案為企業文化建設服務，為企業的文化建設提供詳實的素材同時，為保障基建檔案管理工作流程與優化，文書檔案管理工作流程與優化，會計檔案管理工作流程與優化，經營檔案管理工作流程與優化，必須建立工程檔案檢查考核制度針對檔案管理的實際情況，對于有價值的信息資料，進行定期的匯總和檢查對于那些對于企業發展沒有借鑒意義的資料進行處理，合理分類和匯總。
二、結束語
華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）和有關法律、法規，制定本規定。
第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社
會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，
提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業檔案工作接受檔案行政管理部門的監督和指導。
中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：
（一）貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制訂本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；
（二）統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；
（三）指導本企業各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；
（四）監督、指導本企業所屬機構（含境外機構）的檔案工作。
第六條企業檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務
能力。
第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業檔案部門集中管
理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條
歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商
業秘密檔案的管理。
第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按
有關規定經企業法定代表人批準后進行監銷。
第十二條
企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為
企業提供及時、有效的服務。
第十五條企業必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。
第十六條企業提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵
犯他人的合法權益。
第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按《國有企業資產與產權變動檔案處置暫
行辦法》做好檔案的處置工作。
國有企業破產，破產清算組應妥善處置破產企業檔案；國有企業分立，檔案處置工作由分立后的企業協商辦理。
第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條
企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。
[關鍵詞]檔案管理 利用率 信息化 創新
中圖分類號：td327.3 文獻標識碼：a 文章編號：1009-914x（2013）13-0206-01
企業檔案是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。這一概念是隨著市場經濟的發展，企業信息多元化而產生的。企業檔案在現代企業制度下，不應僅僅被看作是單板的歷史記錄，而應該給予企業檔案一種新的定位。
企業檔案管理的好壞對企業的發展起著重要的作用，一個先進合理的企業檔案管理模式是企業發展的助推器。在日益發展的新形勢下，各企業也會為了更好地適應市場經濟的需求不斷深化改革，制定新的發展戰略。在新的發展戰略實施過程中，企業檔案管理必然會出現新的問題。
一、企業檔案管理目前存在的問題
目前我國檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：
（一）檔案管理人員專業素質不高
我們雖然有了一支穩定而發展的檔案干部隊伍，但這支隊伍的文化程度和專業素質還不能適應新時期開展檔案工作的需要，目前，熟悉檔案內容，進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏，特別是在一些企業中表現尤為突出。
（二）對檔案資源利用率低
當前企業大部分都存在重經濟效益而輕投入的狀況，企業檔案的工作長期以來也是重藏輕用，對檔案利用產生的社會效益和經濟利益缺乏廣泛的宣傳，因此企業員工對檔案的利用效益并不是很了解，由于企業對檔案工作的重視程度不夠，導致企業檔案信息資源的開發不足，檔案利用率普遍較低。
（三）檔案管理不夠規范
在一些企業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理不規范的問題，主要表現在：一是案卷標題不規范。二是檔號不規范。三是大部分案卷缺少卷內目錄。四是組卷混亂現象比較嚴重。
（四）檔案管理觀念落后
一是管理方式陳舊。當前企業檔案管理工作以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統的手工模式，較少運用現代化管理手段，致使檔案管理質量較低，查找速度慢，使用效率低。二是資金保障不到位。基層企業辦公經費緊缺，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。
（五）在信息開發和編研工作上也存在一些問題
一些檔案部門為達標升級應付檢查隨便選幾個人就來編研，使編研產品層次低、質量差、實用性不大、利用價值更小。有的選題雖好，緊跟形勢，但因編研時間過長失去了時效性，影響了作用的發揮。
二、加強企業檔案管理的對策
要做好檔案管理工作，就必須立足于企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，使檔案管理工作更好的為企業發展服務。
（一）提高對企業檔案管理工作重要性的認識
企業要充分認識到檔案管理工作對促進企業發展的重要性，切實增強做好企業檔案管理工作的責任感和使命感，進一步明確落實檔案管理工作是各級領導義不容辭的責任和義務。堅持解放思想，與時俱進，不斷加強和改進企業檔案管理工作。
（二）發揮檔案管理人員的創新主體作用
1.檔案管理人員應當重視觀念更新
檔案管理人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。特別是在機構改革、人力資源改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。檔案管理人員有必要進行相應的調整和重新定位，要在埋頭苦干、默默奉獻的同時，從根本上轉變觀念，讓檔案創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。
2.檔案管理人員應當練就過硬的業務技能
首先，檔案管理人員要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇
于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。其次，檔案管理人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使檔案管理人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
3.檔案管理人員應當拓寬視野、豐富知識
當今社會和經濟生活處于快速發展時期，知識更新呈“爆炸”式發展，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰，作為檔案管理人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進和創新。因此，創造積極向上的學習氛圍非常重要。要把學習作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。同時可以制訂相應的制度，提出具體要求。
（三）加強企業檔案管理現代化
1、掌握現代化管理技能，提高綜合素質。
電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。企業檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。
2、利用現代化技術，整理檔案。
檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于企業和社會。
三、結語
總之，檔案管理工作肩負著服務生產，提高企業管理的水平的重任，各級領導和全體檔案管理人員必須以高度主人翁責任感重視檔案管理工作，做好檔案管理工作，重新審視檔案管理工作，使檔案管理工作在企業的開發生產建設中發揮更大的作用。
參考文獻
[1] 吳強.從信息化走向知識管理探討[j].中國勘察設計.2010（01）.
[2] 趙麗杰.新經濟時代企業人力資源管理的探討[j].科學之友（b版）.2009（02）.
【Keywords】enterprise management； enterprise archives； information management
【中?D分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0132-02
1 引言
檔案管理信息化是指在檔案管理過程中全面應用計算機等現代信息技術，對檔案信息資源的收集、整理、著錄、鑒定、利用等進行處置、管理，實現檔案管理現代化的進程。
2 企業檔案管理信息化的必要性
隨著社會信息化發展步伐的不斷加快，各種檔案資料的不斷增多，紙質檔案自然老化和人為損害、查找利用率低的問題日益突出，傳統的檔案管理模式已經無法滿足檔案管理的現實需求，檔案管理模式應當由以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變。首先，檔案管理信息化可以省去人工整理檔案的時間，減少檔案管理所需的人力、物力 、財力，可以改進檔案管理工作，進一步提升檔案管理工作的效率。其次，檔案管理信息化能節約存儲空間，快捷傳輸，方便檢索，提高查詢速度和準確率，既可以節省空間，減少管理成本，又能節約資源，為企業管理決策提供可靠的信息，提高檔案的使用價值。再次，檔案管理信息化能實現檔案信息資源的實時性與動態性，隨著計算機技術和網絡技術的廣泛應用，有利于實現企業檔案信息資源共享，便于對信息資源的整理和加工，讓利用者以更快捷的方式獲取所需要的信息資料，提高服務的智能化和人性化水平。
3 如何實現檔案管理信息化
檔案管理信息化包括檔案資源數字化、管理科學化、信息安全化和利用網絡化。
3.1 檔案資源信息數字化
一是館存檔案資源數字化。隨著計算機技術和信息技術在檔案工作中的應用，檔案數字化已成為一種必然趨勢。檔案數字化指采用掃描技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術對以紙質檔案、照片、錄音、錄像等為載體的各種檔案進行數字化加工，將其轉化為能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。根據2005年國家檔案局、中央檔案館印發的《關于加強檔案信息資源開發利用工作的意見》（檔發[2005]1號）、《全國檔案信息化建設實施綱要》（國檔發[2002]8號）等文件的要求，企業應將“加快現有檔案的數字化進程”列為主要任務，采用現代信息處理手段，本著統一規劃、分級建設、安全保密的方針，以文檔一體化為原則，推動現有庫房檔案的數字化進程，逐步完成館藏檔案數字化和著錄工作。為保障數字化進度和效率，企業要優先開展開放檔案、珍貴檔案、易損檔案、高利用率檔案的數字化處理，待條件成熟后，再對剩余檔案進行數字化處理，逐步拓寬檔案數字化覆蓋面。在推進檔案數字化工作過程中，要嚴格遵守保密規定，遵循工作標準，做到流程規范、存儲格式統一、字段完整，保障檔案數字化的質量。實施數字化既減少了對檔案原件的損壞，節約了保管費用，降低了檔案原件丟失的風險，又推進了檔案信息化建設[1]。
二是電子檔案軟件管理化。是指將數字化后的檔案和現有的電子檔案利用檔案管理系統軟件進行系統整理、排列、著錄、統計和提供利用，實現電子文件和電子檔案的規范化管理，逐步建成檔案信息網絡，實現檔案利用網絡化，這樣省時省力，減輕了檔案人員的勞動強度，大大提高了工作效率，檔案人員有時間深入挖掘檔案信息，加強檔案編研工作，精心選題，打造一批有助于弘揚正確歷史觀，有助于豐富職工精神文化生活的企業檔案編研成果，在企業文化建設、職工教育等方面發揮積極作用。
3.2 檔案管理科學化
檔案信息化讓檔案管理煥發了新的生機，企業應運用科學的管理方法和制度，推動檔案管理的發展。第一，整章建制，實現管理規范化。首先要結合檔案數字化實際需要，制定檔案數字化標準、工作規范和流程，避免數據在檔案數字化及后期管理過程中出現流失泄密的情況。第二，要建立電子檔案接收應用系統，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》規范歸檔電子文件的收集、整理、存儲、備份、鑒定、遷移、利用等工作。第三，要不斷補充、修訂和完善各項檔案信息化管理制度，規范各部門的職責、權力和義務，推動檔案管理信息化工作制度化、科學化和規范化。第四，加大物力財力投入力度。要實現檔案管理信息化，首先需要配備計算機、掃描儀、服務器、光盤、網絡等現代化設備。其次需要開發檔案管理的相關軟件和系統，以實現檔案自動立卷、排列、編目、檢索、標引、文檔一體化、信息資源共享等檔案業務和管理工作。第五，需要配備既懂檔案專業知識又懂計算機信息技術和網絡技術的綜合型人才。因此企業要加大技術、資金、人員等方面的投資和支持力度，加快檔案數字化、檔案管理標準化、檔案服務網絡化進程。第六，加強和提高檔案人員信息化管理意識和水平。數字化的檔案、電子檔案需要與檔案管理信息系統軟件連接建成健全的電子檔案數據庫，在企業局域網、專網利用計算機完成收集、整理、著錄、統計和提供利用等工作。這就要求檔案管理人員不僅要懂得檔案專業知識，掌握編號、排列、編目、統計、鑒定和提供利用等工作流程，還要懂得計算機技術、信息技術、網絡技術，能對檔案進行數字化處理，做好資料編號及存儲工作，建立數據庫和索引目錄，方便對檔案信息的查詢。目前多數檔案管理人員計算機水平較低，因此，企業要加強對檔案管理人員進行計算機相關學科的培訓，為推進檔案管理信息化奠定良好基礎[2]。
3.3 信息安全化
隨著檔案管理信息化的實現，信息化之后檔案資料的安全問題就變得尤為突出，在企業局域網環境下，傳輸、存儲和提供利用電子檔案信息，可能造成檔案信息的泄露、失真等不安全情況，影響檔案信息資料的真實性與有效性。因此，要采取一定的措施確保檔案信息安全。第一，建立相關制度。首先應制定確保檔案在數字化過程中信息安全的制度，如嚴禁“一機兩網”，檔案數字化所用的計算機和網絡要與其他網絡物理隔離，嚴禁數字化加工人員帶有存儲功能的設備進入加工區等制度；其次應制定檔案信息與網絡連接和使用過程中安裝防病毒軟件、外接優盤、移動硬盤等相關規章制度，以確保檔案信息安全。第二，設置訪問權限。根據不同崗位和級別，分別設置一般訪問者、特殊訪問者和管理者權限，只有當訪問者的身份通過檔案訪問權限驗證后，才可進入檔案查詢系統利用相對應的已開放的電子檔案，這樣可以有效預防不相關人員隨意查閱電子檔案，提高了電子檔案信息的安全性。第三，采取異地備份。首先是可以避免因當地自然災害、社會災害等造成的威脅檔案信息安全的風險；其次是可以避免因操作不當、病毒侵害等造成的電子檔案信息的丟失和損壞風險，從而最終確保電子檔案信息的完整性、準確性和可用性[3]。
3.4 利用網絡化
利用網絡化是指企業通過局域網實施企業檔案信息的管理、檢索和提供利用，利用者不需去檔案部門實地查找，在局域網或專用網上即可實現利用。利用網絡化具有查找方便、檢索速度快、可靠性高、保密性強等優勢，能夠最大限度地滿足企業干部職工合法的各種利用檔案的需求，有利于他們了解檔案，增強檔案觀念，進一步認識檔案的價值，從而擴大?n案工作的影響力，為企業檔案管理信息化工作創造良好條件。
1.會計檔案載體更豐富。根據財政部和國家檔案局自1999年1月1日實施的《會計檔案管理辦法》的有關條例規定，要求采用計算機進行會計核算的企業，不僅要保存電子會計數據，還要保存打印出來的紙質會計數據。因此，ERP環境下的會計企業會計檔案具有雙重載體，既包括傳統意義上的會計憑證、會計賬簿、會計報表等內容，還包括電算化載體所需的系統程序、會計軟件和儲存在計算機硬盤、光盤等磁性介質中的全部文件資料，使得會計檔案的形式和內容更加豐富。2.會計檔案使用效率更高。企業ERP環境下的電子會計檔案以磁盤、光盤等介質為載體，配合現代信息技術的使用，使得會計檔案的讀取、查閱更加方便。同時，利用計算機的各種功能對電子信息進行進一步加工分析，提高了會計檔案的使用效率和效果，在保證數據真實、準確、完整的同時節省了大量的人力和物力。3.會計檔案技術含量更高。現階段企業的會計檔案不僅有傳統意義上的紙張，還包括計算機硬盤、光盤等對環境依賴性較強的其他磁性介質，需要儲存在防潮、防水、防火、防磁、防塵的環境中。同時電子檔案易被修改且不易留下痕跡，數據恢復困難，因此，需要注意會計檔案的數據安全，提高電子會計檔案的保密程度，防止惡意篡改和損毀。
二、ERP系統的實施對會計檔案管理的影響
1.會計憑證的種類、數量增加。由于ERP系統貫穿企業所有業務流程，將企業所有的資源信息進行全面的整合，導致以會計憑證為首的會計檔案種類發生變化，數量也不斷增加。除了企業傳統財務部門的會計憑證外，企業其他部門，例如投資、采購、銷售、物流等各個部門的會計憑證以及系統自動生成的憑證，都將成為會計檔案的一部分，會計憑證的種類、數量不斷增加。同時，ERP系統的實施使得會計憑證由“實務憑證”向“電子憑證”轉變，導致企業會計檔案管理工作需要不斷向制度化、標準化方向發展。2.會計憑證、會計賬簿的格式變化。企業ERP環境下所提供的會計憑證、會計賬簿的打印、記載程序區別于傳統的會計檔案管理，在ERP系統中打印的例如記賬憑證、銀行存款日記賬等會計檔案與傳統紙質載體保存的會計檔案在格式、內容等方面差別較大，也很難進行整合處理，從而不符合《會計基礎工作規范》和《會計電算化工作規范》的要求。因此，ERP環境下對企業原始憑證、記賬憑證、會計賬簿等資料的格式設計、填制、審核、傳遞、保管等流程造成一定影響，也提出新的挑戰。3.會計憑證的歸集、分類變化。ERP系統作為企業的綜合管理平臺，將會計部門與業務部門整合起來，實現財務業務一體化，使得會計憑證成為整個信息處理流程的一部分。會計憑證的歸集和分類不僅受會計工作基本規范制約，而且與企業不同的業務性質和管理需要有關，因此，ERP環境下的會計憑證不僅僅是簡單的“收付轉”三類，而需要根據不同的業務信息將會計憑證歸集為不同的類別。
三、ERP環境下會計檔案管理的新措施
檔案管理工作的好與差直接關系著企業管理工作的基礎，也標志著一個企業能否長久發展的關鍵，因此要提高對檔案工作重要性的認識。由于檔案管理不能直接創造經濟效益，部分單位負責人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，沒能把檔案管理工作提高到重要位置，認為只要保管好不丟失不損壞就萬事大吉了，某些企業的檔案管理工作人員對檔案管理工作認識錯誤，沒有給予足夠的重視，他們認為從事檔案管理工作沒有太大的發展空間，無法體現自我價值，因此無法端正工作態度，缺乏責任感，無法做到耐心細致，缺乏樂于奉獻的工作精神以及良好的職業道德品質，更不具備扎實專業的檔案管理知識，以及廣泛的科技知識，因此無法正確的認識檔案管理工作在企業的管理工作以及社會的發展進步中所產發揮的巨大作用和重要意義。由于缺乏責任心，工作過程中常常出現失位現象，以至于造成檔案管理工作基礎不牢固，利用率不高，創造的價值不大。再加上對檔案管理工作重要性和緊迫性宣傳力度不夠，使檔案工作在企業經營管理中被忽略，沒有提到議事日程，像抓生產經營那樣科學合理的規劃與實施，尤其在企業的高層管理人員沒有制造出重視、關心檔案管理工作的氛圍，以至于整個企業對檔案管理工作的意識都非常淡薄，從而導致檔案管理工作在企業飛速發展管理模式不斷推陳出新的當下遇到諸多的障礙，處于企業發展進程中的邊緣化。
二、檔案工作的管理與創新
目前檔案管理的模式幾乎都是一臺計算機一套軟件的辦法，檔案管理與提供利用根本無法適應檔案網絡化發展的需要。檔案管理方式的落后，為檔案管理工作帶來了諸多不便，最根本的原因是檔案管理技術的落后無法適應日趨增大的利用需求。導致檔案技術落后有幾點原因：
1、部分企業的領導對檔案管理工作缺乏足夠的重視和認知，投入力度小；
2、某些單位領導雖然有這方面意識，并且購進了先進的檔案管理設備，但由于人才匱乏雖有設備但沒有熟練操作設備的人員，無法做到物盡其用，以至于無法達到預期的目的。
3、管理力度重視程度不夠，雖有計算機和檔案網絡，但是工作人員并沒有錄入電腦，依然按照原始的手工操作方式進行工作，從而導致檔案管理工作跟不上企業管理的步伐，不利于服務企業和提高工作效率，那么檔案管理工作有何談創新呢？檔案管理工作創新要從以下幾點入手：
（一）創新觀念，使得的檔案在服務中發揮經濟效益
首先要做到管好檔案，合理的用好檔案。隨著經濟體制的不斷調整，企業不斷的優化重組，生產技術水平不斷地提高檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉變觀念，要深入施工一線，懂得施工的工藝流程，深入了解技術檔案的內涵和保存的價值意義，使得檔案管理的工作人員對各種科技資料檔案做到“胸中有數”。其次要在全員心中樹立起檔案就是資產的理念，在企業中無論是科技成果，會計檔案、還是書、文、聲、像，全部都是企業全體員工智慧的結晶企業的財富積累，它們是企業輝煌發展的真實寫照和鑒證。
（二）改革創新體制，使得檔案工作順應現代企業發展需求
企業在不斷地發展企業制度在不斷地完善，檔案工作也要緊跟企業的發展步伐，適應現代企業的制度，因此企業檔案工作進行機構、機制、制度創新迫在眉睫。第一點是機構創新其核心在于將檔案工作進行深化和拓展，將以往單一的檔案管理工作擴大為集檔案、資料、統計、情報、信息等等為一體的“企業檔案信息管理平臺”。第二點是機制創新的關鍵是高效。企業的檔案工作管理機制要隨著企業管理機制的轉換而創新，從單一的檔案管理機制向著檔案、資料、情報、信息、科技一體化的管理機制轉換。第三點是制度的創新，要以企業的實際情況為基礎，制定詳細的制度，在原有制度的基礎上進行創新，制定出明確的階段方針以及目標，考評方式以及方法，制定考核辦法進行總結考評。
（三）管理創新，有效提升檔案工作
企業發展的同時檔案工作也應跟上發展的步伐，不僅要高標準，還應高水平，上規模、上檔次，要堅持依法治檔，確保管理的集中和統一。隨著近年來辦公自動化的進程加快，現在大部分的企業都在推行無紙化辦公，所有的崗位都建立了電子文檔，這就要求工作人員應熟練地掌握以及操作計算機的文書處理，以及歸檔的所有程序，認識紙制文件與電子文件歸檔的關系，明確在文件歸檔、整理、以及資料的形成、積累等各項工作中每個人應付的責任。計算機在企業內部進行聯網以后企業檔案利用率在不斷地攀升，企業的各個部門對檔案信息實現了共享。檔案管理部門應當充分發揮信息中心的作用，針對信息再利用以及保密問題，可以通過制定新的管理制度以及管理方法進行解決。
三、結語
