發布時間：2023-06-02 15:11:36
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的機關單位檔案規范化管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
【關鍵詞】事業單位；檔案；規范化；管理；對策
一、事業單位檔案管理中存在的問題
（一）對檔案管理工作的認識不足。受傳統理念的影響，當前我國事業單位領導者對檔案管理工作的內涵與重要性認識不足，將檔案管理工作簡單看作一個儲存性質的工作，資金投入較少，管理方式與管理理念較為落后，相關設備不夠齊全，檔案管理制度流于形式，或過分依賴信息技術，無法正確處理人工管理與信息化管理之間的關系，從而導致事業單位檔案管理效率低下。（二）相關管理人員素質較低。隨著社會的不斷發展，事業單位檔案管理逐漸向著規范化、科學性和信息化的方向發展，對相關管理人員的要求越來越高。但是，我國當前事業單位檔案管理人員的專業知識與業務素質較差，缺乏檔案意識，服務意識較低，責任感較差，管理方法與管理理念陳舊落后，無法滿足當前檔案管理的需要。（三）檔案管理的規范化程度較低。據了解，雖然我國當前已經建立了檔案管理制度，但是相關制度還不夠完善健全，未對檔案管理程序等進行具體明確的要求，某些歸檔材料不夠準確，檔案的考核與鑒定無法反映相關人員的真實情況，檔案管理的規范化程度較低。此外，電子檔案的出現為傳統的檔案管理工作帶來了一定的挑戰，但是我國當前現代化設施還較為落后，現代化管理手段的應用水平較低。
二、提高事業單位檔案規范化管理的對策與措施
（一）加強對檔案規范化管理重要性的重視，加大投資力度。單位領導者應當注意提高自身的思想認識，加強對檔案規范化管理的重視，充分認識檔案規范化管理在事業單位發展中的重要作用，加大對檔案規范化管理的宣傳力度，營造檔案管理重要性的宣傳氛圍，加強督導與檢查，提高相關負責人員的檔案意識與責任感，更新相關管理人員對檔案管理工作的定位與認識，提高事業單位檔案管理的效率。相關單位應當注意加大投資力度，按照檔案管理規范化的標準來進行基礎設施建設，完善檔案柜、閱覽室、陳列室、檔案微機室以及電腦、打印機裝訂機等相關設備，添置滅火器、防潮箱、除濕機等相關設備，盡可能地改善事業單位檔案管理的工作條件，加強檔案的開發與研究，真正解決檔案管理中存在的問題，促進我國事業單位檔案規范化管理。（二）創新檔案規范化管理方法，完善檔案規范化管理體制。相關管理人員應當注意創新檔案規范化管理方法，建立科學完善的檔案管理網絡，嚴格檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的職、責、權，科學制定檔案管理計劃，做好檔案分類工作，嚴格檔案整理工作，充分運用現代化的管理手段，認真分析當前檔案管理工作中存在的問題，采用更加科學的管理方式，提高檔案管理的質量。相關單位應當注意完善事業單位檔案規范化管理體制，從管理機制規范化、工作程序規范化和工作交接規范化三個方面入手，加強規章制度建設，建立科學合理的檔案管理制度，統一檔案工作標準，堅持檔案管理的基本原則，有計劃地開展檔案管理工作，盡可能地保證檔案的安全與完整。此外，相關管理人員在離崗和離職時應當注意最后按照企業的相應程序做好移交準備工作，明確相關責任。（三）提高檔案管理人員素質，轉變檔案管理模式。事業單位檔案管理工作具有一定的保密性，對相關工作人員的要求較高。因此，相關企業應當注意加強培訓工作，通過開展學習與培訓工作來提高相關管理人員的專業知識與業務技能，增強相關工作人員對檔案管理規范重要性的認識；相關管理人員應當注意樹立終身學習的理念，不斷優化自身的知識結構，改變自身的工作方式，提高自身的責任感，以滿足新時期事業單位檔案管理工作的需要。隨著信息技術的不斷發展，電子檔案發展迅速，傳統的紙質檔案已經無法滿足當前社會發展的需要，事業單位檔案管理工作的內容與范圍發生了很大的改變。因此，相關管理人員應當注意依據當前實際情況調整檔案管理的工作重心與管理模式，樹立服務意識，開發多種服務渠道和服務方式，盡可能地滿足不同群體的需要，促進我國事業單位檔案管理的規范化。
三、結語
當前我國事業單位檔案管理中還存在對檔案管理工作的認識不足、相關管理人員素質較低以及檔案管理的規范化程度較低等問題。因此，相關單位應當注意加強對事業單位檔案規范化管理重要性的認識，加大投資力度，創新檔案規范化管理方法，完善檔案規范化管理體制，提高檔案管理人員素質，轉變檔案管理模式，提高我國事業單位檔案規范化管理水平。
作者:王秋菊 單位:黑龍江省農業機械試驗鑒定站
【參考文獻】
[1]陳俏麗.機關事業單位檔案規范化管理工作強化策略探討[J].科技展望,2016(15).
1.1 檔案管理體制上“散”。一是部分單位沒有成立機關檔案工作領導小組，沒有明確分管檔案工作的領導，檔案工作經費和設備沒保障；二是部分單位檔案沒有集中統一管理，重收集保管文書檔案，輕會計、聲像、科技、榮譽、電子檔案；三是檔案工作人員兼職的多，有的身兼數職，不能保持檔案隊伍相對穩定。
1.2 檔案業務“兩基”建設上“軟”。一是工作制度不夠健全，有的單位沒有室藏檔案應急處置方案和計算機檔案信息網絡應急處置方案；二是部分機關檔案室對各門類歸檔文件材料收集不齊全完整，黨委黨組會議記錄、辦公會議記錄、民主生活會記錄和年度統計報表及人員編制名冊未及時歸檔；三是部分機關檔案室沒有建立全宗卷，有些機關檔案室雖已建立全宗卷，但全宗卷主要內容不齊全；四是部分機關沒有單獨的檔案庫房、閱覽室和辦公室；五是有的機關檔案保管沒有實現“三鐵”，達不到“十防”措施要求。
1.3 檔案信息化建設上“松”。很多單位對檔案信息化建設的緊迫性、重要性認識不足，不能夠把檔案信息化建設列入電子政務建設規劃，與之同步實施，同步發展。應配備的計算機、刻錄機、掃描儀、檔案管理軟件未能配備，文檔一體化管理難以實行。
1.4 檔案提供利用上弱。檔案檢索工具編制不全，編研材料單薄，提供利用效果不明顯。
2 機關檔案工作存在問題的原因
2.1 領導認識不到位。由于機關領導認識不到檔案工作的重要性，在工作中不重視檔案工作。檔案管理制度不健全，責任不明確，工作被動。
2.2 對檔案工作人員管理不到位。第一，機關檔案員不能保持相對穩定，調動過于頻繁。第二，機關檔案工作人員少，不適應檔案工作的需要。如濮陽市法院有訴訟檔案、文書檔案四萬多卷，工作量大，檔案員疲于應付。第三，檔案員業務素質不高。有的檔案員不是學檔案專業的，有的是從其他崗位上調動過來的，對檔案工作知之不多。第四，檔案員待遇低，其積極主動性很難發揮，機關檔案工作也很難有起色。
2.3 經費投入不到位。機關檔案工作需要適量的資金投入，但很多單位沒有投入開展檔案工作必需的資金，該配備的空調機、去濕機、滅火器和計算機等沒有配備或配備不全，機關檔案庫房達不到“十防”措施的要求，影響了檔案信息化建設工作開展。
3 機關檔案工作規范化管理認證對策
3.1 抓領導，不斷提高思想認識。①凡是召開檔案工作會議，就請分管領導、主管負責人參加，增強其重視支持檔案工作的責任感；②檔案行政管理部門可以收集編輯檔案利用實例匯編，發給機關領導學習，加深他們對機關檔案工作的認識和理解；③檔案部門的干部在對機關單位檢查工作、業務指導時，利用正反實例宣傳機關檔案工作的重要性和必要性。
3.2 抓隊伍，加強對機關檔案干部的管理。首先，要保持機關檔案干部的相對穩定。實行機關檔案干部備案制度，各機關檔案干部交流調動前，要向當地檔案行政管理部門備案，征得同意后，原檔案干部方可調動。其次，提高機關檔案室的規格。如能把機關檔案室編制為機關內部科室，提高其規格，既能保持機關檔案干部的相對穩定，發揮檔案干部的積極主動性，又能提高機關工作效率。最后，提高機關檔案干部業務素質。理論與實踐相結合，“走出去，請進來”，集中與分散，有計劃有步驟地對各級機關檔案干部分期分批進行輪訓，使其提高業務素質，推進機關檔案工作開展。
3.3 抓主管部門，發揮主管機關的作用。只有發揮主管機關的作用，共同履行指導、監督與檢查職責，才能把機關檔案工作搞好。如河南省國稅、地稅系統開展的機關檔案工作規范化管理認證工作很有成效。
檔案干部隊伍是檔案事業可持續發展的關鍵因素。近年來，我局結合開展作風建設集中整治“庸懶散奢貪”活動，圍繞“提高整體素質，增強創新能力”的要求，加強檔案干部隊伍建設，為促進檔案事業又好又快發展提供可靠的人力支撐。
（一）抓作風、強隊伍
我局檔案干部參照公務員管理后，對檔案干部隊伍建設提出了更高的要求。今年是作風建設活動年，我們“以抓作風、促轉變、強隊伍、促提高”為工作目標。從工作制度，工作紀律和崗位職責上加強檔案干部隊伍建設。一年來，全局各股室充分發揮自身職能作用，依照局里制定的作風建設集中整治“庸懶散奢貪”的工作方案和市局的指導意見，嚴格實行上下班簽到制度、請假審批制度、崗位AB制和崗位責任制。在檔案服務、檔案編研、檔案管理和檔案指導上開展爭優創先活動，使檔案工作更加規范化。
（二）抓培訓強業務一年來，我局先后組織5批共51名區、鎮檔案工作者參加省、市檔案局在省內外舉辦的檔案業務工作培訓；同時，我局還在三月份召開一次全區各鎮（街道）辦公室主任檔案工作座談會，采取座談加培訓的做法，直接部署抓好農村檔案歸檔工作，有效的加強檔案干部間的感情溝通和業務交流，提高檔案干部的整體素質和業務技能。
二、加強檔案資源建設
（一）檔案資源是檔案部門的立身之本。為了豐富檔案館藏資料，加強大檔案資源建設，認真貫徹執行《市重大活動照片音像檔案管理暫行辦法》，努力構建館藏豐富、門類齊全、結構合理，特色鮮明的檔案館。今年我局新購置了專業照相機和三部臺式電腦，兩臺溫濕度儀，一臺粉碎紙機；并把庫房和資料室內外門全部改造，安裝堅固的不銹鋼防盜門；全面改造整幢檔案館樓的電路電線，實現照明和空調用電分開設計使用。設置一個精品室，特制專門的不銹鋼資料柜，安裝一部變頻直流空調和溫濕度儀。此外，還注重發揮音像設備作用，積極參與區召開的黨代、人大兩會等實況拍攝，并編研音像資料存檔。今年來征集了260多張圖片資料和60多冊書刊資料（其中黃氏、周氏、林氏等宗譜18冊，張云逸將軍的畫冊、年譜、生平事跡資料3冊）。并把館藏的1500冊資料重新進行編目；還對進館的區委辦、組織部檔案109盒，目錄2980條著錄。每年制作一期瓊山重大事項圖片紀實專欄。
（二）對未進館的檔案做好指導安全保管工作
由于我區檔案館藏庫房容量受到限制。我區許多機關部門的檔案無法及時進館。為了保護好檔案資源，確保檔案存放安全有效。我局多次派出管理股和指導股的工作人員分別下到的33個區直機關單位指導，幫助他們采取科學有效的措施，切實做好檔案安全保管工作，確保未進館的檔案得到有效的保護。
三、加強檔案工作的指導和檢查
為了做好檔案的收集、整理、歸檔工作，我局每年都向全區各鎮（街道）村（居）委會、直機關企業事業單位。部署做好上年度的文書歸檔工作。一是跟蹤指導。我局多次指派出指導股人員對各單位的文書歸檔工作進行督促指導，跟蹤抓落實，指導覆蓋率達到96%；二是深入指導。我局成立專門指導組，深入各鎮（街道）村委會、居委會，每個鎮選定一個農村檔案管理示范村，召集各村委會資料員，采取“一對一”、“面對面”和“動手做”、“大家學”的歸檔指導方式對他們進行現場指導，至今已全面完成新農村檔案整理歸檔的指導工作。三是經費幫扶。今年我局經費困難的情況下撥款4000元作為專項經費，幫助三門坡鎮整理原譚文鎮合并三門坡鎮前的檔案，使原撤并后的檔案得到統一管理。此外還支持4000元幫助潭口村委會做好建檔示范工作。四是考核檢查。我局通過與區效能辦溝通協調，把全區8個鎮和48個機關單位文件歸檔整理工作納入各機關單位效能建設共性工作考核目標這種辦法從根本上改變了各單位對文書歸檔整理工作不重視、不規范的狀況。年終由區政府辦發文，并抽調機關優秀檔案員，對鎮（街道）以及機關單位開展檔案整理歸檔工作進行全面考核檢查，全區文書整理歸檔工作完成率從去年的85%提高到今年的96.5%。通過考核檢查、評比，各單位歸檔材料收集齊全；整理質量提高，對歸檔工作有了新的認識，有效地促進全區檔案工作健康發展。
四、加強檔案利用服務工作
我局積極發揮檔案為社會和經濟建設服務的特殊作用，加強服務窗口建設，在作風建設中轉變服務態度，提高服務質量，今年，共接待檔案利用人數892人次，查閱利用各類檔案486卷，為利用者復印檔案資料2406頁，為查閱檔案者出具證明560張。發揮檔案的開發利用價值及為民排憂解難的作用。
五、圍繞中心，服務大局
今年，我局緊緊圍繞區委區政府的重點工作，出色完成區委區政府安排的各項任務。在局（館）經費緊張情況下，仍然支持聯系點單位——大坡鎮樹德村委會30000元，解決樹德村委會辦公環境，文明生態村建設和助學助教活動。積極參與區“五大工程”整治活動并很好的完成任務。我局負責的鼓樓街衛生門前三包責任區全年沒有被曝光批評。還主動配合區委組織部開展聯村進企幫扶工作，指派一名檔案干部長期進駐聯系點做好幫扶和黨建指導工作。為瓊山重點項目建設的土地權屬爭議提供相關服務；收集區重點項目建設相關的資料進館存檔，發揮檔案工作在建設新瓊山中的重要作用。
六、存在的問題和原因
今年來，我局的檔案工作雖然取得一定的成績，檔案工作基礎也較為扎實。但是我們也清楚地看到，檔案工作仍然存在一些問題。一是檔案管理跟不上時代的步伐，缺乏規范化管理；二是檔案館樓陳舊，庫房容量有限，造成多個單位到期檔案無法進館；三是農村檔案工作基礎薄弱，重視程度不夠，發展不平衡等。存在這些問題的主要原因：一是檔案工作經費投入不足，硬件設施和設備及人才隊伍專業化、年輕化跟不上檔案事業的發展要求；二是原有的檔案館由于建造年限長久，設計不合理，庫房面積過小，達不到縣級一類館的標準要求，庫房容量早已飽和；三是新農村檔案建設，缺少有知識懂業務的檔案員，檔案隊伍不穩定，責任心不強，業務水平有限，鎮一級指導不到位影響農村檔案工作的發展。在今后的工作中，必須繼續強化鎮、村一級檔案業務隊伍建設，加大檔案經費投入，加強業務的指導，在檔案工作中重點抓好檔案規范化建設。使檔案工作跟上時代的步伐。為國際旅游島建設提供優質服務。
2014年工作設想
一、全面加強進館檔案的安全管理，采取更加有效的措施做好館藏檔案的“十防”工作。
二、調整檔案庫房的現有布局，整事檔案館庫房資源，合理使用庫房，繼續完善庫房設備配套，全面安裝安全有效的電子監控設備。
三、全面整理期間的階級檔案和實物檔案，使各門類檔案得到規范、有效的保存。
一、高度重視，加強領導
今年以來，我局高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。*年，新一屆領導班子調整后，及時調整了安陽市文化局檔案管理工作領導小組，并把檔案工作列入全局的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中，把檔案工作作為機關管理的一項重要的內容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業素質工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以主管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室協助抓的四級檔案管理網絡。
為進一步加強對機關檔案工作管理，局機關舍得在檔案設施上投入，局機關搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設立了文書檔案室、人事檔案室；撥出經費，購置檔案柜20余節，為檔案室配置了計算機等專用設備，投入資金購買安裝了益友檔案管理系統，使檔案管理在硬件上有了保障，適應了現代化管理的需要。
二、加強制度建設，規范檔案管理
為進一步加強我局的檔案管理制度建設，規范機關的文書檔案管理，*年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關規章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責和任務，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依，同時，制定了《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，并納入機關的崗位責任制，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性。
為規范檔案管理，提高檔案管理質量，2002年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統》軟件。對所有須歸檔的文件材料經整理后，全部輸入計算機管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質量。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打?。晃募?、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規范化、科學化管理軌道。
四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作
*年以來，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財務檔案900余卷。其中，*年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；*年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務。并按照市檔案局要求，制訂工作計劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術檔案的收集、歸檔工作。協助市檔案局制作了《崔蘭田藝術生平展》、《張寶英舞臺藝術展》網頁，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術生平展》；與市檔案局聯合出版了《崔蘭田藝術研究》，為落實“文化興市”戰略，弘揚崔派戲曲藝術做出了積極貢獻。
五、積極參加檔案培訓，完成上級交辦的任務
為進一步提高檔案工作的規范化、科學化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓班，購買了《檔案工作法規文件與業務知識匯編》、《歸檔文件整理規則匯編》等重要工具書，對檔案工作的開展，提供了科學依據。*年上半年，由于機關搬遷至東區黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關要求，必須在當年6月底前向檔案局移交建國以來形成的所有文書檔案。在時間緊、任務重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調10余名人員，并在檔案局領導的指導和支持下，完成了近30年的文書檔案與財務檔案的整理歸檔任務，為我局檔案管理邁上新臺階奠定了堅實的基礎。
六、工作中的不足和今后打算
1、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。由于對檔案法規宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識。因此，造成歸檔不規范，歸檔質量差等，今后，我們將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案意識。
關鍵詞：機關單位;文書;檔案管理
一、機關單位文書檔案管理現代化中存在的問題
1.檔案工作意識亟待提高。實現檔案管理現代化，必須要解決思想認識問題。基于對檔案本質和價值屬性的看法，全國各地的檔案館主要應在實現檔案信息價值方面發揮主導作用，而大大小小的各單位檔案室需要承擔工具價值。機關單位檔案室的現代化水平，直接影響到地區乃至國家的檔案管理水平。由于檔案傳統的原因，檔案管理重藏輕用，不能從根本上認識到信息化的重要性，依舊停于傳統的案卷收集、整理階段，設備不足，技術力量薄弱、檢索受限、服務方式單一，因而檔案人員意識不高，存在“等”“要”現象。等待檔案利用者上門的被動服務方式是最常見的方式，即使較高層次的咨詢服務，也只是進行“嚴格保密”基礎上，利用手工目錄索引和工具書進行服務，而忽視了對信息資源的挖掘和提供利用服務，文書檔案的價值無法充分體現。另外，領導部門對文書檔案管理工作重視程度不足。部分領導對文書檔案工作的認識不夠全面，認為檔案工作簡單，只需要內勤人員或文秘人員保存好文件，以備查考，或應付檔案檢查即可，不能在資金、設備的投入上予以大力支持，由此影響到檔案管理工作者的積極性，最終降低文書檔案工作的質量。所以增強檔案的開放意識，服務意識，是檔案現代化發展的必由之路。2.基礎性工作規范程度不高。要正確處理傳統管理與現代化管理的關系。檔案傳統不是只代表落后。實現檔案管理現代化，不可能一蹴而就，需要一個過程。有人認為有了電子檔案，紙質檔案會被漸漸淡化。將檔案管理現代化完全代替紙質檔案存在，在理論和實踐上都是不可行的，前期的整理工作仍是檔案管理的基礎，因此，仍然要重視傳統的基礎整理工作。檔案收集是歸檔的首要環節。從我國現行的檔案管理體制來看，機關單位只能通過檔案室與文書部門間接聯系起來。因權責不明，造成機關文書、檔案工作的脫節，因而材料收集往往不到位，從而直接影響到檔案后續檔案現代化工作的質量。因為檔案的完整性在很大程度上決定了檔案的價值和效用，如果應該收集歸檔的文書檔案因疏漏沒能收集歸檔，不僅影響到檔案的完整性，而且不利于查考和利用，其發揮的作用也就大打折扣。在實際工作中，一些部門檔案意識不強，沒有很好地配合檔案部門工作。為了自己工作的便利,將一些有歸檔價值的文件資料自行保管，存在丟失、損壞的可能。檔案部門在得不到相關部門的配合支持時,就難以將材料收集齊全完整，進一步的檔案信息化建設也就難以完成。這制約了檔案管理水平的提高。3.檔案人才缺乏，難以滿足現代化的需求。文書檔案的現代化管理，有別于傳統紙質卷宗管理，需要檔案工作者必須懂檔案專業、又懂現代信息技術。但由于種種原因原導致專職檔案人員缺乏。據統計，各機關單位從事檔案管理工作人員中兼職人員居多，人員更換頻繁，計算機操作水平低下，專業知識薄弱，缺乏專業培訓。且多身兼內勤、文秘等工作，疲于應付日常事務，投入到檔案方面的精力十分有限。因此需要提高檔案管理人員的專業性，提升檔案管理隊伍建設。即使近些年來，很多機關單位在新建辦公樓的基礎上，極大改善了信息化建設硬件基礎設施，在資金投入上較為充足，但因缺少相應檔案專業隊伍而阻礙了文書檔案現代化的步伐。4.軟件開發缺乏統一標準。目前而言，各地各機關在檔案管理軟件的開發上處于分散狀態，且由于各單位認識上的差異，軟件開發的側重點不盡相同，缺乏統一標準，開發出來的軟件在實用性、通用性、可靠性上存在著一定的不足，處于較低層次的開發階段。這一方面不利于單位之間資源的相互交流和共享，另一方面各單位的硬件維護重復，浪費資源。5.檔案數字化存在安全風險。電子檔案不同于紙質檔案，它不具有原始性特征。由于是以電子計算機技術為依托，電子檔案可被篡改并且不留痕跡的可能性大大增加，為保證檔案信息的真實可靠，必須采取一定的防護措施。同時由于電子檔案易于復制性和傳播性，信息泄露就成為需要重點防范的事情。為確保電子檔案的真實可靠及信息安全，必須采取系列相應的防范措施。正因如此，電子檔案在形成過程中要伴隨著用戶信息認證、電子簽章、加密保護措施，保障電子卷宗在傳輸、歸檔、利用過程中的真實、可靠。
二、規范機關單位文書檔案管理現代化的建議
1.深化檔案意識，提高重視程度。改變傳統的思維觀念，跟上時代的步伐，才能適應社會的發展趨勢，利用先進的思想觀念和技術，建立與時俱進的管理制度，促進檔案工作可持續發展。檔案室要向數字化檔案室方向發展，檔案人員要改變原有的“等”、“要”的思維方式，要敢于主動參與到檔案管理創新中來。現代文書檔案管理要求主動地為社會各界提供各種綜合性、戰略性的高質量的檔案信息服務，能夠充分對文書檔案信息資源進行深層次加工，創造新知識信息，為檔案利用者和廣大群眾提供高質量的檔案信息服務。在實際的工作中，領導層的決策在很大程度上影響著文書檔案管理的層次。檔案人員要積極主動地做好檔案工作的宣傳,主動提供有關檔案工作資料參與決策需要,爭取更多的支持。同時通過宣傳，加大每一位成員的檔案意識，形成“人人參與”的全員式檔案管理，爭取全體人員對檔案工作的理解、重視，便于檔案工作的深入開展。2.夯實基礎工作，構建科學管理體制。如前文所述，要正確處理傳統管理與現代化管理的關系，夯實檔案整理的基礎性工作。文件是檔案的“前身”，要從這個源頭抓起，做好檔案的全過程管理,從檔案的形成到檔案的歸檔均要制定有效的管理方案，采取科學方法進行整理以及管理工作。文書檔案主要來自外單位收文和本單位發文。對發文而言，在進行文件收集的過程中，要保證文件齊全完整、來源準確，不能弄虛作假；對收文而言，要仔細甄別和鑒定，保證收集有切實查考利用價值的文件，節約國家資源。通過計算機關鍵詞的搜索，方便檢索、快捷服務、簡化部門歸檔工作程序。文書檔案管理與職能部門業務管理相互發展，相互促進，加強文書檔案對部門業務發展的指導，通過部門業務發展帶動文書檔案管理工作的發展，促進文書檔案管理工作服務職能和指導功能的發揮。3.加快數字檔案室建設，實現“掌上查檔”。數字檔案室建設的內容包括軟硬件基礎設施建設、網絡建設、檔案資源數據庫建設、檔案網站等方面的內容。其中檔案資源數據庫的建設是尤為重要的一環。它又包括目錄數據庫、全文數據庫、電子文件的收集與歸檔。一是目錄數據庫建設。檔案行政部門要積極推行開發標準較為統一，實用性、通用性、可靠性上較高的檔案管理軟件，統一錄入標準，完善文書檔案的著錄，以方便檢索。二是全文數據庫建設。近年來，OA辦公自動化系統的廣泛應用，產生了大量的電子文件，因此，全文數據庫來源主要包括：OA辦公自動化系統、庫存檔案數字化、其他電子文檔。OA系統中電子文件的歸檔，可以通過檔案系統與OA的轉換對接。工程量較大的是在于紙質檔案的掃描加工。根據檔案利用者的需求，利用高速掃描儀等技術，將可能利用率高、關注度較多的檔案進行掃描，最大限度滿足用戶的需求。通過檔案系統管理軟件實現目錄、原文掛接，方便查詢。三是檔案查詢網站建設。據了解，目前機關單位檔案網站的擁有量和使用率還比較低。網站是各類檔案展示的平臺，因此要在技術部門的支持下構建設計合理、功能強大、智能化的檔案網站，滿足高層次需求，實現檔案信息資源的有效共享。實現“掌上查檔”。隨著網絡技術的發展，智能手機終端、微信平臺、云技術、二維碼等新興科技產品及服務的出現，使“掌上查檔”業務逐漸發展起來，數字化、網絡化幾乎無處不在。檔案室可以利用網絡平臺推出遠程利用服務，利用者僅用手機微信掃描單位檔案室的二維碼，便可成為用戶，隨時隨地查看、利用資源，通過設置各種服務和查詢規范，服務更加便民。4.加強電子檔案的安全防護。與傳統檔案管理模式相比，現代化檔案管理安全性需要得到足夠重視。尤其新興網絡服務的不斷發展，在方便人們利用的同時，也帶來了安全方面的諸多問題。為保障檔案信息安全，首先要從源頭進行控制，建立健全安全保障制度，對需要上網文件、檔案建立審查制度，可以成立審查小組，通過嚴格審查把關防止文件、檔案傳輸到公共網絡上。第二是要完善軟硬件安全設施，加大檔案信息系統分級保護工作。區分計算機、網絡的監管。對需要開放應開放的檔案應當及時提供公開，便于利用。提供檔案信息服務要嚴格遵守保密規定。三是在對紙質檔案進行數字化加工時，要做到嚴格安全管控。如果是進行數字化外包的項目，需要對保密資質進行把關，簽訂保密責任書。四是電子檔案管理軟件要科學完善，同時配備保密柜、加密軟件等，確保電子信息數據安全、可靠。其他安全措施，如在計算機中裝入防火墻、防病毒、安全認證等安全軟件。同時做好重要的文件的電子備份，防止數據丟失、損毀造成不可挽回的損失。在提供對外查詢時，計算機管理設備的運用應該根據用戶的需要，以當頁的形式呈現出來，不會看到無關的信息，不僅便于查閱，同時也提高了檔案管理的安全性。5.加強現代化文書檔案管理隊伍建設。要適應檔案現代化管理，必須組建現代化的人才隊伍。首先應更多地選拔專業對口、知識面寬、層次高的人才進入單位，以提高檔案隊伍的整體素質。二是建立良好的激勵機制。在保證檔案工作人員在職務晉升、福利待遇等方面的權利外，也要獎懲分明，加強職業危機教育，建立日常的考核機制，激發檔案人員的積極性和創造性。三是檔案人員必須“充電”，對現有的檔案工作人員進行任職教育和培訓，更新其知識結構、能力結構，同時檔案管理工作人員也要不斷加強自我修養，主動鉆研信息技術、現代化管理等相關知識，掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，成為具有創新意識和科研能力的檔案專業人才，能夠對文書檔案資源進行深加工，進行編研開發，創造新知識信息，合理利用檔案信息，為檔案利用者和廣大群眾提供更高層次的檔案信息服務。信息化和現代化是當今社會發展的大趨勢。加快文書檔案信息化，不斷更新檔案管理理念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，才能更好地為機關單位工作服務，才能為社會發展做出貢獻。加快機關單位檔案信息化設施建設，推動文書檔案電子信息規范化管理，實現訴訟檔案管理現代化，是機關單位堅持執政為民，陽光執政、建立公信力的的重要舉措。隨著檔案用戶權利意識增強、我國法治化水平不斷提高，檔案用戶利用檔案滿足文化需求、維護自身合法權益的需求愈加強烈，客觀上加快了各單位文書檔案信息化建設步伐。通過檔案信息化建設的全面推進，方便群眾利用。總之，文書檔案現代化是一項長期性的系統化工程，需要人人都參與進來，轉變意識，共同推動檔案現代化建設。
作者:亓春波 單位:寧夏銀行
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關鍵詞：機關單位；辦公自動化；Web
中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A文章編號：1007-9599 (2011) 19-0000-02
Office Automation System Design and Implementation
Ren Fei1,2
(1.Tongji University,Shanghai200092,China;2.Agricultural Bank of China Ningxia Branch,Yinchuan750001,China)
Abstract:In this paper,according to the government's actual situation,combined with the demand of the user,put forward the basic target of office automation systems,and described the structure of office automation system design and functional design,is a combination of C/S and Web technology departments office automation system;on the organs in the construction of office automation information system has the reference value.
Keywords:Organs and units;Office automation;Web
一、問題的提出
機關辦公自動化系統主要是為了實現機關內部各級部門之間以及機關內外部之間辦公信息的收集與處理、流動與共享、實現科學決策的具有戰略意義的信息系統。其總體目標是：“以先進成熟的計算機和通信技術為主要手段，建成一個覆蓋政府辦公部門的辦公信息系統，提供政府與其他專用計算機網絡之間的信息交換，建立高質量、高效率的政府信息網絡，為領導決策和機關辦公提供服務，實現機關辦公現代化、信息資源化、傳輸網絡化和決策科學化?！?/p>
因此，對于如何選擇一個合適的應用系統平臺，并在其基礎上建立適應辦公自動化需求的功能強大的、應用開發容易的、方便管理的、界面友好的各種應用，是政府機關辦公信息系統成功的關鍵。本文以采用C/S和Web技術作為辦公系統的基本軟件平臺，結合必要的相關系統、產品與工具，來實現機關辦公自動化系統。
二、用戶需求分析
（一）提供電子郵件的功能是辦公自動化系統的基本需求。辦公自動化、決策科學化的基礎是信息。電子郵件系統作為信息傳遞和共享的工具及手段，是滿足辦公自動化系統的最基本的通信需求。從另一個角度來講，電子郵件系統作為辦公自動化的通信基礎設施，主要提供了辦公自動化系統的兩方面功能：一是直接作為一種應用提供人與人之間通信的手段，適應隨時需要的電子化通信要求。二是為各種應用提供通用的通信平臺，靈活適應不同應用系統對通信平臺的要求。（二）辦公自動化應用是典型的工作流自動化應用。工作流即一組人員為了完成某一項業務而進行的所有工作與工作轉交（交互）過程。工作流基本上包括了幾乎所有的業務過程，特別是對于辦公自動化應用系統的核心應用――公文審批流轉處理、會議管理等。每一項工作以流程的形式，由發起者（如文件起草人）發起流程，經過本部門以及其他部門的處理后（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發出文件、歸檔入庫）。（三）辦公自動化系統要求完整的安全性控制功能。辦公自動化系統所處理的信息一般涉及機關的機密，而且不同的辦公人員在不同的時刻對辦公信息的處理權限也是不同的，因此安全性控制功能成為辦公自動化系統得以投入使用的先決條件。機關辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密以及電子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。（四）辦公自動化系統應能集成其他業務應用系統和Internet。辦公自動化系統決不是獨立的應用系統。在任何一個單位內部都存在著其他業務應用系統，如MIS、專業應用系統等等，它們與辦公自動化系統是互相聯系的，例如專業應用系統的統計結果報表成為辦公自動化應用系統的一項辦公信息，反之辦公自動化系統的一項輸出如正式公文是專業應用系統的信息計算與處理依據。因此辦公自動化系統必須能夠集成單位內部的其他業務應用系統。
三、系統設計
（一）系統基本目標。1.實現機關單位辦公規范化和制度化。對于絕大多數機關單位來說，由于辦公自動化起步較慢，大多數還停留在使用沒有聯網的計算機和MS Office系列應用軟件來提高個人辦公效率，沒有從根本上改變過去復雜、低效的手工辦公方式，辦公方式遠沒有實現規范化和制度化。因此，機關單位建立辦公自動化系統就是要使辦公方式規范化和制度化。2.管理多種數據類型。機關單位辦公自動化信息系統所包括的范圍是整個日常辦公。日常辦公會產生大量的數據，包括業務辦公所產生的各種數據，有些數據甚至還會涉及大量的圖形數據；這些數據既有規范的、結構化數據又有不規范的、非結構化數據，機關單位辦公自動化信息系統就是要科學地管理這些各種類型的數據，實現各種數據的"無縫"聯接，保障數據的一致性和安全性。3.系統設計的先進性。辦公自動化系統應在開發出來時在技術上應具有一定的先進性，代表當時辦公自動化信息系統的先進水平，這樣才能使系統在建成后一段時間內，不會因技術的落后而需要大規模的調整，并且能夠跟隨著逐步的升級而保持整個系統的先進性。同時要求系統對計算機硬件要求不能太高，運行速度要快。我國政府目前要求機關單位要盡量控制辦公費用的支出，因此，機關單位從經濟實力上無法大量投資去購置高檔硬件、軟件，短時間內對系統進行全面升級。系統應能夠適應機關的不斷變化，應具有可擴展性、易升級性和開放性。
（二）系統結構設計。在辦公自動化系統開發中，基于Web技術的開發方式正以其特有的跨平臺、統一美觀的界面、簡單的操作、開發的系統容易升級、系統開發時間較短，成本較低越來越受到歡迎，但是這種系統具有傳輸速度較慢，不利于大數據量的傳輸的缺點。有必要結合其他系統來實現大數據量之間的傳輸，而這正是基于C/S結構的開發方式的優點所在。C/S與Web技術的結合所開發出來的系統，能夠滿足機關單位辦公自動化系統的需要。本實例是以某一政府機關單位辦公自動化系統為例，來闡述機關單位如何實現辦公自動化。本系統主要具有兩方面的功能：一是日常事務管理；二是業務事務管理，針對機關單位主要是日常辦公，在辦公過程中會產生大量的數據和可能要涉及到大量圖形數據（如地形圖和規劃圖等）。因此本系統的開發就是采用了一種結合C/S和Web的方式。利用Web完成日常辦公和某些需要遠程通訊的業務，而C/S結構可以在局域網內實現特別功能和大的業務數據（如圖形數據）傳輸，讓客戶的數據傳輸得到保障。機關單位辦公自動化系統的服務器以Windows NT為操作系統，Oracle、SQL Server或MS Access為數據庫，Exchange作為郵件存儲提供者、通信錄提供者和傳輸提供者，IIS實現Web?？蛻舳酥饕訵indows XP為平臺，用Outlook來進行郵件接收、發送以及它的瀏覽窗口進行網頁瀏覽，MS Project進行項目規劃，Word進行文檔編輯，Auto CAD進行地圖編輯瀏覽。
首先，先確定以Exchange為基礎而建立C/S結構網絡，并輔以IIS。客戶機上采用以Outlook為基礎平臺軟件，由于它本身既是Exchange客戶程序又具有網頁瀏覽窗口實現了二者的無縫聯接。然后在Outlook基礎上對其它程序進行控制，并構造各程序數據的流通橋梁；最后各部分數據都盡量存儲在數據庫中，實現數據庫對各種類型數據的進一步集成。
1.通過VBA6利用OLE、API等技術對客戶端多個應用程序進行集成形成自己的系統；2.Outlook通過瀏覽窗口訪問Web Server并通過它訪問數據庫；3.Outlook通過Exchange Server進行郵件發送和接收；4.Word訪問數據庫中的文檔；5.MS Project通過數據庫實現資源數據共享；6.Auto CAD訪問共享圖形數據。
（三）系統功能設計。一般的機關單位所擁有的職員比較少、規模也比較小，但其辦公自動化系統的功能也有其自身的特色，其功能不僅包括了機關單位日常辦公的常用功能，通常還包括了日常辦公中的許多小功能；同時還包括了部分業務辦公的功能。
本實例通過結合機關單位的特點，并對用戶需求分析進行充分分析的基礎上把辦公自動化系統劃分為八個子系統：日常管理分行政管理、人事管理、工作管理、文檔圖書管理、公告板和電子郵件，業務事務則為項目管理，同時還包括了系統維護。
1.行政管理功能――機關單位行政方面的各種功能，主要包括了考勤管理、會議管理、用餐管理、傳真管理、復印管理以及單位用車管理等。2.人事管理功能――機關人事方面的各種功能，包括職工的調動管理、晉升管理、培訓管理以及客戶信息管理等。3.文檔管理功能――包括了機關單位各種檔案管理、各種業務信息管理及圖書管理等。4.工作管理功能――包括了機關單位職工個人日志、個人工作報表及職工考核等。5.電子郵箱功能――包括了機關收發機關內部電子郵件等。6.公告板功能――機關單位內部之間的論壇和通知等。7.項目管理功能――跟機關業務相關的功能。包括了研究項目小組成員的選擇，項目情況的查詢及項目成果的監控等。8.系統的維護功能――包括了用戶的基本信息維護、權限管理及重要數據的安全性的維護等。
機關單位辦公自動化系統是采用了Web和C/S相結合方式開發的。因此在功能模塊的使用上則相對比較靈活，可以針對職工的不同的職位及職工所從事的不同業務而提供不同的功能。例如：用餐管理功能則只提供給行政經理；客戶信息管理功能則只提供給人事經理和總經理；而項目管理功能則提供給經常參與項目運作的項目小組成員，而行政經理和人事經理則不提供此功能。采用這種方式提供功能既方便職工使用本應用系統又有利于系統的安全性，保證職工不能越權操作。正好適應了機關單位靈活的特點。
該機關單位運用本系統后，辦公系統運行良好，使該機關單位的運作完全規范化和制度化。簡潔明了的登錄界面使得操作性更加人性化，同時還增強了系統的安全性；特別是行政管理子系統中的用餐管理、考勤管理和單位用車的管理等功能的使用，大幅度提高了機關單位的工作效率；工作管理子系統的個人日志、工作報表和職工考核功能不但有利于職工提高工作效率，又方便于機關單位領導對職工進行全面且準確的考核；項目管理子系統則對機關單位的研究項目進行了規范化管理；而特色功能內部電子郵件功能和公告板功能為職工提供了一個良好的交流平臺，增進了職工之間的交流與合作，活躍了機關單位的文化氛圍。
四、結束語
目前，我國政府正逐步對機關辦公進行改革和優化。本文通過一個采用Web技術和C/S結合的方式開發的機關單位辦公自動化系統的實例，充分分析了機關單位辦公自動化系統的設計與實現。采用這種方式既可以發揮出Web技術上的優勢，使得信息的流轉、信息的、查詢及維護更加快捷、方便；系統的功能擴展和規模擴展更加便利；系統的開發速度更加快、開發成本更加低；同時又發揮了C／S結構有利于大數據量（如圖形數據）的傳輸的優點。這種開發方式更加貼近機關單位的實際需求，也符合機關單位的實際情況。既滿足機關單位對日常辦公的需要，又滿足其對業務辦公的部分需求。此外，采用這種開發方式充分考慮了投入／產出比，節約了成本。而且，采用這種開發方式開發的辦公自動化系統具有良好的擴充升級功能，能夠適應機關單位未來發展的需要。
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檔案是記錄現實和服務社會。當前，工業振興，城鄉宜居，跨越發展，推進了政治、經濟、社會、文化建設等各項事業突飛猛進的源動力，為檔案工作加快發展提供了廣闊的舞臺和空間。廣大檔案工作者牢牢把握檔案工作發展難得的機遇，充分認識新時期檔案工作對于各級領導機關、領導干部指導工作的借鑒和資政作用，充分認識檔案工作對改革發展的服務功能和推動作用，充分認識檔案工作對社會主義精神文明建設的促進作用和對廣大人民群眾的宣傳教育作用，進一步增強做好新形勢下檔案工作的責任感和使命感，發揚優良傳統，積極探索創新，不斷提高檔案工作水平。
檔案事關加快經濟發展。有效使用檔案，對于發展社會主義市場經濟，提高企業經營管理水平，提高科研和生產效率等，都具有積極影響。借助于檔案，可以充分利用前人的成果，實現知識創新特別是科學技術創新，最大限度地解放和發展生產力。檔案是有形資產的依據和證明，檔案是專利權、非專利技術、商標權、著作權、土地使用權、商譽等無形資產的依據和證明，在發生糾紛時檔案能提供有效憑證，免受損失，檔案在企業改制、拆遷安置和社會保障體系的建立、職工再就業等工作中得到了充分體現。
檔案工作是服務民生的平臺。檔案工作與群眾生產生活息息相關，牢固樹立為群眾生產生活服務的意識，讓檔案走近群眾生活，貼近群眾需求，就能更好的服務群眾，找到檔案工作惠及民生的有效途徑和方式，檔案工作在服務群眾中體現造福人民的價值。檔案工作是傳承文明的，檔案是人類文化遺產的重要部分，記載著一個地區的發展，對人類文明的傳承和進步具有重要作用，充分認識檔案工作所肩負的歷史使命，對歷史負責、對未來負責，做好這一平凡而又光榮的事業，為時代記錄歷史的永恒。
檔案事業記載社會生活的真實面貌。檔案工作深深植根于人類社會生活，與社會發展同在，隨著社會文明程度的提高，逐步深入社會生活的各個領域，在經濟發展、科技進步、各方面建設中發揮著越來越重要的作用。檔案是生產建設的參考資料，是維護公民合法權益和促進社會穩定的重要憑證，是加強管理的必要手段，是宣傳教育的生動素材，是科學資政的查考依據。檔案工作是國家的重要事業，充分認識檔案工作的重要性，強化檔案工作的責任感和緊迫感，使檔案為現實服務、為人民謀利。
檔案工作的重要性認識不夠。當前，社會還存在一些方面問題，個別領導重視不夠，有的不能經常向領導匯報工作，不能匯報新觀點，新思路、新要求，沒有爭得黨委、政府對檔案工作的領導，沒有爭得領導對檔案事業重視和支持，匯報工作是檔案工作人員的職責所在，這項工作做的很差。檔案工作人員觀念舊，作風松，檔案工作是一項業務性很強的工作，可能是受傳統觀念和認識的影響，覺得檔案工作本身就是不重要的工作，難有轟轟烈烈，做出驚天動地的大事，大多數檔案人員是應付塘塞，安于現狀，看門守攤，缺乏向上的一種精神。
二、做好檔案工作的對策
要強化責任意識。社會方方面面都離不開檔案，要想了解歷史、借鑒工作的經驗、傳承輝煌的成果，都離不開檔案，檔案工作者擔負著義不容辭的歷史責任。檔案具有時間性、真實性和安全性。時間性，就是要爭取在第一時間開展文件收集，收集、征集那些容易失散的重要檔案資料。真實性是檔案最基本的特征，就是要把最真實、最可信的東西在檔案中反映出來，記載下來，不能弄虛作假。安全性就是要把檔案保管好，安全是檔案工作的生命線，我們要重視檔案安全，保證檔案實體的安全，保證檔案信息的安全，任何時候都不能產生絲毫大意。
要強化檔案管理。認真履行檔案法律法規賦予的職責，檔案人員必須提高依法管理的能力，把檔案法律、法規及規章作為檔案各項具體業務工作的依據，認真去辦，正確處理。要擺在權力與責任、權利與義務等方面的關系，在工作中不斷提高檔案行政執法工作水平，強化檔案工作管理職能與責任，還有理順檔案管理和上下級的關系，以便做好日常檔案管理工作，將有限的工作經歷投入到無限的為人民服務之中去，更好地發揮能動性和積極性，運用檔案信息服務各個方面的工作。
夯實檔案工作基礎。機關單位的檔案管理是基礎性工作，檔案管理到位，就能確保歸檔文件的準確完整，檔案的整理規范，提供便捷的檔案利用信息，保證檔案資源齊全完整。為此，檔案工作人員要切實加強檔案管理，要積極大膽創新，確保社會有保存價值的各類檔案都能得到科學保管，得到有效的開發利用，推動檔案工作健康和有序發展。如何使檔案室達到規范化管理標準，那就是要看檔案人員的能力，工作方式方法的到位，開展計算機管理檔案，全文數據工作規范有序進行，才能達到檔案工作全部實現規范化管理。
一、加大安全監管力度，不斷提升依法治檔水平
1、切實加強檔案指導檢查及星級創建工作。進一步加強檔案業務指導工作，提高全市檔案工作規范化管理水平。多部門聯合督導，對全市檔案工作定期進行全面檢查，提高全市檔案資源建設整體水平。積極推進檔案室星級創建工作，帶動全市檔案工作整體水平的提高，當年通過省星級測評驗收的檔案室要達10家以上。對年檢和星級創建工作中成績突出的單位給予表彰，對工作落后單位進行通報批評。
2、深入開展普法宣傳教育。加強對《中華人民共和國檔案法》和《省檔案管理條例》等法律法規的宣傳貫徹工作，普及檔案知識，提高全社會的檔案意識。繼續以“檔案伴我行”征文活動為載體，把檔案發揮重要作用的鮮活生動的事例或有趣的經歷記述出來，在《市報》繼續刊發，活動結束后結集成冊，提升宣傳效果，讓更多人了解和支持檔案工作，激發檔案工作者愛崗敬業的熱情。
3、加強基礎設施建設，確保檔案安全。嚴格按照防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防腐、防蛀、防盜等基礎設施技術要求，完善安全管理制度，落實安全保管措施，確保檔案的絕對安全和有效利用。要按規定建設配備必要的檔案室、檔案裝具和檔案資源開發設備設施。檔案存放要有單獨庫房，做到檔案庫房與辦公室、閱檔室三分開。檔案裝具的式樣、規格及質量符合國家和省檔案局的規定。
二、加大資源建設力度，不斷提升基礎業務水平
4、重視加強民生檔案管理。民生檔案與人民群眾利益直接相關，涉及勞動就業、社會保障、文化教育、醫療衛生、城建房管、婚姻家庭、新農村建設工作等方方面面。涉及民生檔案的各相關單位要依法履行收集、保管、移交、提供利用的義務，把民生檔案的管理納入本單位文件歸檔范圍和保管期限表的編制，確保民生檔案的齊全完整、科學管理和有效利用。
5、嚴格“三重”項目檔案管理。市級以上重要活動、重大項目和重點工程建設過程中形成的檔案要及時做好依法歸檔工作。項目單位要主動聯系檔案局，檔案局認真做好指導和跟蹤服務，履行行政監管職能，確?！叭亍表椖繖n案的規范化管理。嚴格執行重點建設項目檔案專項驗收制度，未經檔案專項驗收不得通過項目整體驗收，以確保項目檔案齊全完整，更好地服務發展。
6、切實抓好文件材料歸檔工作。各鎮、各單位要切實執行本單位文件材料歸檔范圍和保管期限表，規范檔案整理，做到各類檔案應歸檔盡歸檔。對電子文件材料實行電子、紙質檔案并存的雙套制，一并列入市檔案館的接收范圍。各單位檔案室要加快檔案數字化進程，首先實現室藏資料目錄數字化，盡快實現全文數字化，并達到市、鎮、部門、單位聯網聯動，推進檔案信息化建設。各鎮、各單位要在4月底前完成上年度文件材料的歸檔工作，5月底前市檔案局組織年檢。
三、加大開發利用力度，不斷提升檔案服務水平
7、加強檔案社會化服務。結合百姓辦事“零障礙”工程，做好窗口服務，提升檔案查閱點、現行文件中心、政府信息公開點、愛國主義教育基地等多項服務效能。全面推行惠民便民措施，優化工作流程，積極創造良好的查檔環境，優質高效地為各級領導和各單位決策提供信息參考，為人民群眾解決實際難題，為改善民生、維護社會穩定服務。
8、加強檔案編研工作。在開展常規編研的同時，重點圍繞市委、市政府中心工作開展檔案深度編研，多出群眾喜愛的檔案精品。繼續編輯出版《大事綜覽·2012年冊》，以圖文并茂的形式展示我市在經濟建設、民生保障、科教文化、城建旅游、機關效能等方面取得的成就，把《大事綜覽》辦成體現我市風采風貌的流動展廳，辦成各級、各鎮、各單位成果展示的形象平臺，辦成存檔留史、鑒往知來、宣傳推介的重要載體。
9、加強檔案思想政治教育功能。發揮愛國主義教育基地功能，積極發掘、征集與完善建國前老黨員、支前模范、退伍老戰士的先進事跡檔案，爭取盡快改善展室條件，修復、新制一批展品，充實展館，舉辦形式多樣的主題檔案展覽，面向社會公眾特別是青少年積極開展愛國主義教育活動，為全市精神文明建設發揮積極作用。
四、加大組織領導力度，不斷提升檔案執行力水平
10、進一步重視支持檔案工作。把檔案工作擺上議事日程，列入年度工作安排和考核。明確分管檔案工作的領導，每年至少聽取一次工作匯報，及時研究解決有關檔案工作問題。按照《檔案法》規定，如期向市綜合檔案館移交檔案。逐年增加檔案事業經費，按照國家、省規定保證檔案事業經費與當地經濟發展同步增長。
