發布時間：2023-07-31 17:00:03
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【關鍵詞】同步歸檔；產權檔案雙軌制保管；建立綜合性檔案庫房；檔案精簡與銷毀
1 同步歸檔
一線城市房產吸引國內、國際熱資，有運用資本投資不動產以期租金收益和房產升值謀利特征。產權三級轉移在頻繁中更替，利用借貸資金運作，在上一次買賣的辦文未完成時而箍緊下一次的買賣實現轉移的現象時有發生。提速辦文有效措施“同步歸檔”在此一形勢下出臺，它既是城市快速發展的要求，也是國際化都市進程的配套。所謂同步歸檔是指：接收檔案后24小時完成整理、24小時完成掃描、24小完成檔案上架。房產投資一般相應地呈波浪性涌現，峰期往往集中在一段時期內。高頻轉讓能否在登記機構承諾的7天繕證期限拿到房產證，能否實現“同步歸檔”是重要前提因素之一。
資料虛假、開發商一房多賣、重復抵押的經濟糾紛集中事發在九十年代中后期，進入司法程序的問題檔案往往使公、檢、法部門輾轉于移交單位與檔案管理部門之間，單位之間的推諉根源規避：分清責任主體必須以手工簽署交接表為依據。這一原始傳統程序的嚴格執行終結困攏。傳統簽署的交接表已不能滿足隨后迅猛發展的年產幾十萬檔案的檢索，“同步歸檔”實現高效服務于需求，必須做到手工簽署與電子檔案交接結合起來，輸入證號快速索引和簽章具備的界定與甄別功能從源頭上堵住漏洞。
檔案數字化加工是一個流水作業，須多個作業小組共同完成。年產幾十萬份檔案在多個環節轉移，如何控制零遺失確非易事。責任落實到人，層層控制是措施關鍵，具體做法：一、接收檔案人員從移交單位手中接過一批實物檔案時，必須從辦文數據庫中調取電子檔案交接表格，清點數目與實際相符后，再進行逐件核對。二、每件按收文目錄與內容、頁數進行核對，無誤后作電子簽署的同時作手工簽署，缺件、差錯、模糊件的檔案在簽署前退檔。三、電子檔案交接簽署與手工簽署結合貫穿加工小組內部轉移，直至完成任務移交庫房為止。
檔案整理是指把收文資料進行加工。拆封前對檔案須再一次復核，整理桉規格表糊、歸集和分插條碼、填寫內容。完成整理后在封面蓋上經手人印章，便于明確責任的后續追蹤。
打印條碼、批量快速掃描、特殊掃描、合卷、質檢各崗位按工序運作，每天完成的電子檔案數據必須當天上傳中心數據庫。定期到辦文點收集反饋意見，模糊的電子檔案，須調檔重新掃描。檔案整理與檔案合卷著重注意混淆裝訂和合訂。
上傳數據后，各辦文點終端便能查到電子文檔。
2 產權檔案雙軌制保管依據
1、紙質檔案在傳統管理保證溫、濕、光、氧化等條件，其壽命可達上千年，而電子檔案在上傳過程中有數據掉失和數據覆蓋現象，辦文網絡在使用過程中受病毒侵害、攻擊，自身人員操作失誤。2、前期手工繕證及各個時期的調控政策，各階段房地產辦文方法的改變，準成本、全成本、商品房等不同性質內容呈檔案復雜性。3、程序升級、模塊合并、倒入數據時字段沖突。4、數字化的電子檔案與原始檔案的清晰度存在一定的差距，原始件本身不大清晰掃描后往往不能辨識。5、產權證樣式多種版本；印章亦隨年份變化而變化；早期商鋪分格銷售無坐標定位等都需借鑒原始材料分析定位。6、土地性質的多樣性、大宗土地連續分宗不斷補交地價的過程必須借助檔案理清脈絡。7各級行政簽署是文件生效的標志，手寫特征是鑒別真假的憑證，具法律效力的文件必須以紙質形式保存。地震、電力破壞等自然災害，紙質檔案有不可替代的作用。
電子檔案與紙質檔案相互監督、相互補充保證其真實性、完整性；產權檔案存放的專業性，規律性、連續性在撇開電腦管理下具獨立索引。
3 建立綜合性檔案庫房
建立綜合庫房的必要性：房產已經不只是局限于居住，升值空間是投資熱點風向標。隨著城市配套和文化積累營造吸納優勢推進城市化進程等因素，一段時期內產權檔案仍然呈較快的上升趨勢。一套房產有高達10次更替業主，轉讓五、六次為數不菲。不斷的流通套現檔案增量難于預計。各房產繕證辦公點的專業庫房存在局限性，形勢發展變化所需庫容遠遠超出預留空間，租用非專業性庫房分散存放的安全隱患困擾的同時有被動續約牽制。同區的檔案分送異地多個保管點易出差錯。持可持續觀點在各繕證點車程約60分鐘左右位置建設綜合庫房，理由所在：無紙化辦公后從內網均可查閱檔案影像內容，3~5%原始檔案調查率為檔案集中給予了條件，抑或建在周邊城市區域亦為前瞻：低用地成本可置大形建筑規模，超前設計幾十年空間承受能力打下強力后衛基礎；統一標準管理，結束多點各自形成的習慣做法；掃描場所得到寬暢、統一環境，有利人員靈活調用；建立綜合查詢窗口，倍數提高接待能力和提升服務形象；假如擴市試想我們是否從權周全檔案庫房儲備用地。
4 產權檔案精簡與銷毀制度
制定房產檔案保管期限制度是商品房誕生前的規定，房產從建國之初至改革開放前一直是極為少量的。商品房從八十年代初年始迅速發展起來，漸漸成為資本市場載體。國情的發展變化就產權出現的情況進行討論，探討制定適用制度與細化規定對傳統檔案管理作一些補充使之完善，用發展的態度為今后實際操作延伸理論依據：
1、二級轉移與三級轉移檔案。三級權利人法律權屬已確立，辦文終端可調閱二級已掃描電子檔案。庫房日常管理從辦文系統中打印出二級權利人相關信息，保留身份證復印件，附在三級轉移上面體現連續關系。無須保管二次轉移有厚度的紙質檔案，從密集架撒下資料依宗地打包存放。等待銷毀制度頒布處理。當前此檔案占據著大量儲存空間。
2、權利人已去逝房產被繼承。八十年代初發房產證至現在快近四十年了，繼承房產周期逐步顯現出來。日常管理應作繼承與被繼承檔案合并，前檔案詳細情況附繼承人檔案前端，撒下已逝者房產的檔案。下架檔案歸繼承類，按年限、姓氏積集打包，等待處理。
3、舊城改造，賠償完成。整個地上附著物發生根本變化，賠償所得的房產與原房產座落、位置、朝向、層次、地籍名稱均已發生變化，電子數據改造前后相互獨立無鏈接關系。日常管理按上面同理處理。打包檔案標簽明確改造前后關系，歸舊改類以座落、年限封存。
4、已轉讓多次的房產。轉讓次數達五、六次的檔案為數不少，依類推進行整理。程序上增加打印產權多次轉讓的功能。檔案精簡出后歸轉讓類集合，按宗地號、宗地支號封存。
5、抵押檔案。抵押期滿，按揭債務人償還清楚或提前還款，銀行注銷抵押登記已完成。
關鍵詞：紙質檔案 電子檔案 管理模式 并存
在改革開放和經濟社會全面發展的新形勢下，信息網絡技術飛速發展。城市信息化建設和電子政務的不斷推進，深刻影響著人們的生產和生活，逐步改變著我們的工作方式，也使城建檔案工作發生了深刻的變化。網絡技術的廣泛應用，不可避免的產生大量電子文件，從檔案的管理工作由單純的傳統的紙質檔案向電子、紙質檔案共同管理發展。這種紙質檔案與電子檔案雙套制的管理模式必將持續發展。
一、電子檔案與紙質檔案相比的優勢
紙質檔案是以紙張作為載體的一種檔案。電子檔案是由數字電子計算機處理的檔案，具有保存和利用價值。電子檔案本身依賴于計算機識別、處理并儲存，以電子文件的形式存在。當前，作為高新技術產物的電子檔案越來越引起人們的關注和重視，自然是因為它有其不可替代的優勢。
1、電子檔案的載體形式多樣，可以是磁帶、磁盤、光盤等形式，打破了以往紙質檔案單一的以紙張為載體的傳統。并且相對于紙質檔案占用庫房空間大這個缺點來說，電子檔案容量大、體積小，可以大大節省檔案的庫房空間。從而很大程度上解決了檔案保存與存儲空間的矛盾。
2、電子檔案是直接由計算機進行處理，省去了傳統紙質檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環節，使檔案信息的處理快捷、方便，節省了大量的整檔時間。并在提供利用上提高了利用率，方便了利用者。另外，傳統的紙質檔案的利用，需要利用者親自到檔案館查找、閱讀，而電子檔案可以通過計算機網絡進行遠距離傳輸，使異地利用成為可能，也省掉了查閱者路途奔波的時間。
3、相對于紙質檔案容易損壞、老化的缺點，電子檔案有很好的復用性。電子檔案重復利用多次也不會有任何損失和破壞。電子檔案的重復利用在另一程度上也增長了紙質檔案的壽命。
二、紙質檔案與電子檔案相比的優勢
1、傳統檔案學理論強調，檔案文獻必須有原始性，即必須是原生載體和原真內容，以確保檔案文獻的歷史憑證價值。傳統的紙質檔案就具備原始性與真實性兩個方面。一是通過內容與原載體的結合來確認；二是通過文件的固定結構與格式來確認。紙質檔案一旦形成，其所記載的數據，信息就不易更改。而計算機更改數據、信息可以做到完全不被覺察，因此紙質檔案的生命力在于它在很大程度上保護了原始數據，信息安全、可靠。
2、檔案不同于一般的文字材料，不是所有網上辦公形成的數據都可作為檔案，而是必須經過篩選具有保存價值的材料。紙質檔案的表現和存儲形式直觀簡單明了，并具有方便保存閱讀等特點。紙張記錄材料的穩定性特點更是電子檔案所不具備的。
3、目前，各國仍愿意接受將傳統信息體現的紙質檔案作為有力證據。紙質檔案的原始性鑒定，通常采用“原件”鑒定法，一般包括對檔案的載體是否為產生該檔案所屬時代產物的鑒定。主要信息形態包括：印章、簽字和筆跡等真實性鑒定。例如，本單位部分年代久遠的基建檔案，房產檔案，其印章、發文部門經辦人簽字、紅線圖標志等，依然清晰。這些紙質檔案在任何時候都可為法律提供有力證據，并作為權威材料。而新技術產生的電子文件若要成為證據，要受到更多的審查。所以，目前解決這一問題的方法仍然是在保存電子檔案的同時，將電子文件拷貝輸出成為紙質檔案文件。
三、電子檔案在檔案管理中存在的風險
信息技術在給檔案制作和管理方面給予了許多饋贈的同時，也必然為之帶來更多的隱患，這也是所謂的“高技術、高風險”。
1、電子檔案是信息技術的產物，它在大大豐富了檔案的表達形式、結構和性能的同時，也把兼容性、安全性等方面更為復雜的技術難題和漏洞賦予了電子檔案及其管理上。它在給檔案的制作和傳輸及利用上帶來了極大方便的同時，也給更改、截獲、仿制電子檔案帶來更多的可能。
2、檔案管理工作的分布由相對聚集轉變為分散。在電子環境中，檔案的生成、處理和流轉功能是嵌入各個自動化業務系統之中的，對檔案的安全監控、原數據捕獲等工作分散在不同的業務點上。這樣，一部分責任就會由專門文件管理人員轉移到業務系統中每個節點的處理人員身上，檔案管理的疏漏和失誤等風險就容易產生，并貫穿于整個檔案形成環節中，對于后期可能造成一系列連鎖反應，甚至于無法彌補。
3、因為檔案由某一特定的載體轉變為相對獨立的符號體系，電子檔案的處理和傳遞可以由順序推進轉變為多向同步進行。這樣，檔案管理中的某些問題就可能同時存在于不同的節點上，其風險便由異時性轉變為共時態。
四、紙質檔案與電子檔案應并存
國家信息化發展戰略的實施，對社會的各行各業產生著劃時代的影響，尤其對傳統的思維方式和管理模式產生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、管理手段必然進行根本性的變革。盡管電子檔案相對于紙質檔案有著某些優勢，而紙質檔案的優點是電子檔案所無可比擬的。對二者進行深入一層的分析，便可以發現紙質檔案與電子檔案實際上有著某些不容忽視的聯系。在當今信息化社會，紙質檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發揮各自的優勢。紙質檔案是保存和反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優越性。在當前日新月異的數字時代，電子檔案和紙質檔案相輔相成，相得益彰，為社會經濟的發展發揮其巨大的作用。紙質檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。
參考文獻：
[1] 張志敏.《再論數字城建檔案館及其建設》[J]．城建檔案，2003（5）；
關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；信息
一、引言
在科技這一因素的進步與發展之下，社會已經進入信息化時代，在諸多領域的建設中已經離不開計算機的應用，磁盤、磁帶、光盤等載體文件也相繼運用到各個領域中，這一形式的出現也加速了檔案形式的變換。以前檔案的記錄形式都是以紙質為主，盡管紙質檔案能夠存儲的時間較久，但也存在不方便、耗時耗力等方面的缺點。隨著信息化時代的到來，辦公自動化的進一步普及，也就帶來電子檔案在檔案管理中所占據的地位越來越重要，可以說電子檔案已經成為檔案管理的主要形式。正所謂任何事物都不存在十全十美，電子檔案被廣泛應用在人們的生產與生活領域中，也會存在諸多弊端，這時候就需要結合紙質檔案加以調節，才能做好檔案工作。在信息社會中，紙質檔案與電子檔案之間各有各的優勢與缺點，在管理中兩者缺一不可，因此，電子檔案與紙質檔案將長期并存，并且互動發展。
二、紙質檔案與電子檔案之間的比較
電子檔案與紙質檔案在本質上是相同的，但是仍然存在一定的差異性，我們可以從這種差異性的表現來體會這兩種方式的各自的特性。
1.歸檔的方式不同。紙質檔案的收集是需要借助文書處理部門的力量，在整理文件材料的過程中將有利用價值的文件收集起來，按照文件之間的來源、內容、時間、形式等方面進行分類，在轉交給檔案部門。而電子檔案則不需要這一步驟，是采用向檔案部門移交硬盤或者進入檔案部門制定的網站中，從網絡中移交、歸檔。
2.鑒別方法不同。紙質檔案的價值鑒定往往需要經過多個步驟才能完成，其中最為主要是要經過三個程序，分別為資格審查、確定生存期和價值復審，這一鑒別方法最為顯著的特點就是在檔案形成后進場鑒定工作。由于電子文件信息內容不穩定，因而電子檔案的鑒定要在文件形成之初就開始，而且不僅僅是對其文件內容進行鑒定，同時也包括文件所使用的技術。
3.保管方法不同。檔案的保管一般是將檔案放在存儲室，分門別類的安置在有序號的柜架中，因此紙質檔案的管理就是以這樣的形式進行管理。而電子檔案與紙質檔案在材料運用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就說在電子檔案的管理方面不要求保存場地面積有多大，而是對保存環境有相對較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內，而且還要裝置除塵、防紫外線等設施。
三、紙質檔案與電子檔案之間并存管理方法
電子檔案能夠提供快捷、準確、簡便、靈活的信息服務，滿足利用的一般性需求，但是它也存在著數據容易丟失、載體不耐久等缺點，如果長期以往只使用電子檔案的話，勢必在管理中存在一些問題。紙質檔案歷史由來已久，具有耐久性、易于長時間保存等優點，但同時也存在檢索緩慢、存儲密度小等問題，如果一直以紙質檔案的形式的話，會給相關人員造成一定的負擔。由此可見，在檔案的管理過程中，要將這兩種檔案形式進行并存管理，才是符合發展需求的，那么，如何將這兩種形式進行并存管理呢？本文提出以下幾個方面：
1.實現雙套歸檔制度。目前，有很多單位在文書管理管理工作中的文件形式都是以紙質和電子的形式出現，對這兩種文件形式最好的處理辦法就是實現雙套歸檔制度，將這兩個不同形式的文件共同處于存儲和可以利用的狀態。在檔案管理中運用這一制度，可以在實際工作中根據梁總檔案實際的不同而做出相應不同的選擇。實踐證明，電子檔案的問世，打破原有單一的紙質檔案的模式，但是與此同時電子檔案也存在一定的局限性，因此就需要建立雙套歸檔的制度，以此來確保檔案的使用是既符合安全有序的規章制度，同時也能規范電子檔案與紙質檔案的管理制度，是做好信息時代下的電子檔案與紙質檔案管理的好辦法。
2.優勢互補管理。信息時代下的紙質檔案與電子檔案之間并存管理，是需要二者在互相借鑒中各自發揮自己的長處，避免自己的短處，實現更好的管理。由于會受到信息技術、計算機技術等因素的影響，電子文件的安全性無法得到確切的保證，就需要紙質檔案作為重要的備份加以保存，因此紙質檔案與電子檔案之間并共存的局面是符合發展要求的。而需要注意的一點就是，當今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質檔案起到輔助作用，這就要求工作人員有效、巧妙的利用兩種文件的特點實現優勢互補的管理。
四、結語
信息化時代下的檔案管理，紙質檔案與電子檔案之間要各自發揮自己的優勢，取長補短，實現共同發展。
參考文獻：
[1]陳志亮.電子檔案與紙質檔案并存是必然的.南平師專學報，2004.
[2]常秀英.對電子檔案紙質檔案長期并存的思考，太原城市職業技術學院學報，2004.
關鍵詞：檔案 數字化 管理
所謂“數字化”檔案管理是指將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術達到相配于每張圖片的科學手段，再運用級存儲管理技術將圖片和索引字段存儲于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存儲介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網、廣域網、企業內部網、國際互聯網，最終實現“數字化檔案”管理網絡的新興的檔案管理技術。
一、“數字化”是檔案管理工作的必由之路。
檔案數字化是信息時代的必然要求。檔案信息數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。辦公自動化要求檔案管理數字化，信息化建設始終保持以應用為導向，以數據為基礎，以網絡建設為中心，積極吸引新技術，完善各種應用系統并向網絡化發展，無紙化辦公已成普及之勢，正是由于計算機的廣泛使用，因而形成了大量的數字檔案信息，同時也為檔案的數字化管理提供了可能。此外，檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性， 社會經濟的飛速發展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的推一手段，致使成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
二、“數字化”檔案管理的主要障礙。
（一）電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動化網絡系統中，各部門在網上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發紙質文件歸檔保存。這樣就形成了相同內容、兩種類型的文件并發、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應用和檔案事業的進一步發展。
（二）辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達成困難。據了解，目前很多單位都采用了以電子計算機及網絡技術為基礎的辦公自動化系統，這一系統絕大部分是由本單位或上級主管部門設計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統則是檔案行政管理部門為使檔案現代化管理標準化、規范化、實現資源共享而推廣的檔案現代化管理軟件。由于這兩套系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數據的收集和錄人造成了一定的困難。
（三）電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數據丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。
（四）數字化檔案的利用率不高，給企業的現代化進程造成障礙。雖然辦公自動化系統推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當成一項緊迫的任務來抓，人們仍延續傳統觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網絡形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由干沒有得到合理的開發利用而造成雙重的浪費。
三、“數字化”檔案管理采取的措施。
（一）加強對檔案工作者的培養與培訓。一是徹底改變傳統的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調動和運用信息資源管理理論和信息技術手段對檔案信息資源實施科學，有效地開發利用。二是加強檔案工作者對信息技術應用能力的培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎、數字化技術、網絡技術、現代管理、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現代化技術的技能，以適應檔案信息化的發展。三是強化檔案工作者訓練，加強培訓，對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。
（二）正確處理傳統與現代化的關系。正確處理紙質檔案與電子檔案的關系，紙質檔案的信息內容附在紙質載體上，與紙質載體密不可分，因此真實性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內容通過光電信號的相互轉換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設備進行再轉換，雖然存儲量大、節省了儲存空間，但在信號轉換過程中，由于受載體的轉換條件、存儲介質的穩定性和技術操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對電子檔案真實性的鑒別有一定的難度。我們應該積極實行“雙套制”保存電子檔案，即在保存電子檔案的同時也保存對應的紙質檔案。
（三）加大檔案現代化管理的投入。應投入大量的精力關心和支持這一工作，創造條件投入資金、配置先進設備；積極培養、選拔高素質的專業人才；把檔案現代化管理納入工作計劃，列入考核范圍；各級領導，尤其是主管檔案工作的領導，每年要定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現況，提出要求、下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題；領導要重視和加強本系統內的交流與合作，以先進帶動后進，發揮優勢，彌補檔案現代化管理上的差異，取長補短，共同提高；宏觀上要有總體的指導思路，實現發展戰略上的創新，微觀動作上實現管理內涵和技術手段的創新。
參考文獻：
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[關鍵詞]中職；教師；檔案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.137
[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-0-01
1 中職院校教師業務檔案的內容
1.1 教師基本信息材料
教師基本信息材料主要包括教師個人的個人信息、主要學習經歷、職稱情況、教學工作經歷、企業工作經歷、社會服務經歷、繼續教育情況、社會兼職情況、獲得的各種資格證書、重要表彰獎勵等，還包括能夠證明以上項目真實性的相關證明材料。
1.2 教師教育教學工作材料
教師教育教學工作材料主要包括教師擔任輔助員、班主任或其他從事學生教育管理工作的統計和證明材料，教師教學工作數量及工作質量的統計及證明材料、教師工作業務總結等。通過這些材料能夠反映教師歷年的教學情況、教學工作量、教學水平。
1.3 教師業務與能力提升材料
教師業務與能力提升材料主要包括教師參加各類業務進修、培訓和能力測評的相關材料、教師參加學術會議、專題報告和學術報告等材料，還包括教師下企業鍛煉、頂崗工作情況的材料，還有學校及上級部門命名的名師（專家）評審材料等。通過這些材料，能夠反映中職教師學歷提升、業務能力、實踐能力提高和企業工作經歷積累的情況。
1.4 教師獎懲情況材料
教師獎懲情況材料主要是各級組織授予教師的各類榮譽稱號、獲獎證書復印件，獎牌獎杯照片、音像資料以及對教師教學事故處理的結果文件復印件等，通過這些材料，能反映教師的工作業績和失誤之處。
1.5 教師職務職稱材料
教師職務職稱材料主要是指教師高校教師資格證復印件，教師的專業技術職務資格證書復印件，相關職務聘書復印件，教師的各種職業資格證書復印件等。
1.6 教師科研與社會服務材料
教師科研與社會服務材料主要是教師參加各種形式的社會服務、科學研究和教學研究等活動業績材料、總結材料等，包括歷年一覽表，立項、結題各類科研課題一覽表，出版的專著、教材、教參和教學資源開發的成果一覽表，通過這些材料，可以反映教師的學術水平、學術地位、研究方向和社會服務成效。
2 加強中職教師業務檔案管理的建議
2.1 建立健全教師業務檔案管理制度
中職學校的各級管理人員，尤其是主要管理人員要樹立和強化檔案意識，從根本上加強做好檔案工作的責任感和使命感。一方面要建立教師業務檔案管理制度，使教師業務檔案管理工作有據可依。另一方面，要結合中職學校辦學實際和教師隊伍結構，完善教師業務檔案管理考核檢查工作，確保教師業務檔案設計教學活動的每個環節，完整、客觀、細致地記錄教師業務水平提高的過程，為加強教師隊伍建設和優化中職學校管理方式方法提供充分依據。
2.2 加快教師業務檔案信息管理系統建設
目前，管理系統應用的范圍越來越廣泛，為加強檔案管理提供了良好條件。作為中職學校來講，要充分利用現代信息技術，尤其是基于計算機信息平臺的管理信息系統管理，開發基于網絡的教師業務檔案管理信息系統，是實現高校教師業務檔案信息化管理的關鍵所在。利用先進的計算機技術管理教師業務檔案，將傳統紙質檔案轉化為電子信息，充分利用教師業務檔案資源，為學校的各項教學管理工作提供優質服務。
2.3 加強教師業務檔案管理人員培訓
健全管理機制，促進教師業務檔案建設。中職院校教師業務檔案要設立教師業務檔案管理員，負責紙質材料和電子文檔的管理、分類和審核工作，為確保檔案材料信息的準確性和真實性，對于上交的教師業務檔案材料必須要嚴格審核把關；建立健全教師業務檔案管理機制，保證紙質材料的定期歸檔，及時更新電子文檔；重視系部教師業務檔案管理員的選拔和培養，同時要加強對他們專業知識、現代化信息技術方面的培訓，使之熟練掌握計算機信息應用和處理能力，不斷提高自身的素質和修養，提高管理水平。
2.4 創新教師教學檔案利用服務機制
首先應根據法律制定適合本院校的《數字化教學檔案立卷歸檔制度》《教學檔案保管制度》《檔案工作人員崗位責任制度》《教學檔案利用服務管理規定》等，促使教學檔案管理達到制度化和規范化。其次，創新教學檔案管理模式。各中職院校要成立中職院校檔案工作小組，建立檔案工作者量化績效考核機制，將教學檔案利用服務情況作為考核各部門負責人和檔案人員的一項標準，對外實行教學檔案有償服務，加強與檔案需求者的溝通等來創新檔案利用服務管理。第三，創新教學檔案利用服務手段。除使用網絡服務平臺外，還可利用電話、傳真、微信、微博等途徑，實施檔案目錄信息服務、多方位事實性檔案咨詢服務，使檔案利用服務手段更加有效。
3 結 語
在日常工作中，一定要切實加強教師業務檔案管理工作，通過利用各種方式方法，建立健全教師業務檔案信息管理系統，充分發揮教師業務檔案在學校管理，尤其是中職學校管理中的作用，進一步提高中職學校的辦學水平。
關鍵詞：檔案管理；人員素質；科學化建設
檔案管理在經濟建設和社會各項事業中的作用凸顯，且日益受到廣泛的關注，要求人員素質高、設備先進、網絡建設完備，建立合理有效的、可操作性強的方案，解決現實中的具體問題，尋求解決的方法，推進檔案管理的規范化、標準化、信息化進程。
檔案是人類社會活動的原始記錄、是人類智慧的源泉，是社會文明的思想寶庫、是科學研究的重要資料、是可靠的信息啟示，最具有權威性和憑證性，是社會文明進步的重要標志。隨著時代的發展、社會的進步，在市場經濟體系建立的過程中，檔案作為國有機構、社會組織以及人們在社會活動中形成的有價值的各種形式的原生性信息積累和物化形態，以其包含的數量巨大的關于人民、組織、社會與經濟發展、自然現象和事件等各類信息資源，對促進人民對其自身的了解和形成社會民族意識產生世大的影響。
1 強化檔案管理人員的整體素質，逐步適應和實現檔案管理現代化
在新形勢下，要做好檔案工作，沒有強有力的檔案管理人員做基礎，沒有開拓創新的精神，沒有豐富的專業知識，提高和強化檔案工作就成為一句空話。檔案管理人員整體素質關系到檔案成敗，意義十分重大。因此經常進行專業技能培訓、嚴格考核、優勝劣汰，是提高檔案管理人員整體素質、做好檔案管理工作，提高檔案報務質量的根本保證，也是逐步實現檔案管理科學化的重要途徑。轉變檔案管理人員的思想觀念、提高檔案管理人員的管理人員的管理水平及信息技術應用能力，全面提高檔案管理人員的素質，逐步適應和實現檔案管理現代化。
1.1 檔案工作人員應具備的素質
隨著當前形勢和社會發展需要，檔案的經濟價值、市場價值逐漸顯現出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務、主動服務的意識，深入社會調查研究，了解信息需求方向，充分發揮好檔案信息資源的作用，服務經濟社會發展，所以檔案管理人員還需具備廣博的知識、現代信息技術應用能力、信息加工處理能力等。為適應新時期檔案管理工作，檔案工作人員必須具備較高的政治素質、高尚的職業道德、大膽的創新精神、嚴謹的工作作風、過硬的業務技能等素質。只有具備較高素質的檔案工作人員，才能更好地適應新形勢下檔案管理工作。
1.2 提高檔案工作人員的素質
隨著社會的發展，對檔案管理人員的要求也越來越高，檔案管理人員不僅要掌握檔案管理基礎知識，還要具備新的素質，概括而說，需要在意識、能力、精神3個方面有新的提升。樹立服務意識、安全意識和創新意識，打造操作能力、管理能力、學習能力；培養愛崗敬業、求真務實、甘于奉獻的精神。因此要抓好檔案工作網絡建設、抓好檔案隊伍建設、抓好檔案現代信息資源建設、利用現代化技術，實現檔案管理規范化、標準化、信息化。對檔案管理人員，按其所具有的專業技能層次分期舉辦各種檔次的專業技能培訓，請檔案學專家和實踐經驗豐富的專業人才傳授專業知識；定期實行嚴格的專業理論與實踐測驗。實行專業技能培訓考核、采取公開招聘，實行公平競爭，優勝劣汰。實踐證明，這也是提高檔案專業人員整體素質和工作質量的有效方法。因此，檔案管理人員要不斷學習新技術、新方法，掌握新的技巧，善于用現代科學管理手段來管理檔案。
2 管理科學化概念及作用
檔案管理現代化包括規范化、標準化、信息化。檔案科學化是當下的一個管理概念，首先是一種意識、理念、態度貫穿于檔案管理實踐中，使它成為檔案管理人員工作和生活中的一部分，切實成為檔案管理人員的自然習貫。規范化管理就是建立健全檔案法制意識、強化依法治檔、深入宣傳和貫徹執行《檔案法》和國家有關檔案工作的法律、法規，促使檔案工作逐步走上依法治理的軌道；標準化管理就是指在檔案工作領域內，由檔案事業主管會同標準化部門對檔案工作的管理、方法、概念、原則、質量、設施等制訂出科學統一的規劃和技術規范，并予以貫徹執行、修訂的全部過程，使檔案工作逐步規范化、統一化，以獲得最佳的工作循序和社會效益；信息化管理就是在文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程是在計算機和通訊線路中進行的，具有方便修改、復制、查詢、儲存的特點，沒有草稿與印稿、正本與副本的差異，實現與檔案的統一。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的統一。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案管理人員將面對更多的以磁盤為載體的儲存檔案，廣大信息檢索者關心的是信息的內容，把這些檔案信息綜合提供出來是檔案管理人員義不容辭的責任。不失時機地提供價值的檔案信息，必須有一個精選的過程，使得電子檔案具有系統性、真實性、價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。尤其是珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失，其原始原貌無法復原再生，其損失無法估計。因此，不斷強化檔案管理，對于保護檔案資料，提高檔案服務質量，充分發揮檔案有著不可替代的憑證作用，至關重要。由此看來，檔案管理科學階級是檔案利用工作發展必然趨勢。
3 檔案管理科學化的目的
科技在發展，時代在進步，要求檔案管理也適應當代社會的發展。檔案科學化建設的最最終目的就是加強檔案信息資源的合理配置和科學管理，使檔案信息資源實現規范化、數字化、標準化、系統化、網絡化。《全國檔案事業發展“十五”計劃》明確提出了檔案信息化建設的主要任務是：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件；加強電子文件和電子檔案和管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管利用，保證電子文件，電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并入國有信息網。管理科學化可采用的模式有很多，適合本行業特點的模式是最佳的選擇，目前國內檔案管理信息化建設通常的做法是在建設計算機、網絡硬件平臺的同時，逐步實現檔案的規范化、無紙化、安全化管理。
4 檔案管理科學化是關鍵
雖然部分企業針對下崗職工人事檔案管理制定了相應的措施，但是執行力度較為薄弱。與此同時，不能與社會逐漸增長的檔案服務需求相適應。從整體層面分析，下崗職工人事檔案管理還存在以下問題：（1）檔案庫建設不具規范性。部分企業在下崗職工人事檔案管理方面，通常表現為不能將這項管理獨立開來，常常將其與在職檔案共同管理，這樣很容易發生混淆狀況。并且，檔案庫建設在安全保障、建筑面積以及設施設備匹配方面與國家檔案管理相關標準尚且還有一定的差距。（2）管理模式較為落后。受傳統紙質檔案管理的影響，導致下崗職工人事檔案管理模式較為落后，不能與時俱進，缺乏信息化管理以及標準化管理，并且在檔案服務方面也較為單一，不能滿足下崗職工的檔案服務需求。（3）信息化程度偏低，缺乏專業人才。下崗職工人事檔案管理要想更具規范化與標準化，實現信息化管理模式便顯得極為重要[2]。現狀下，卻存在信息化程度偏低的現象。與此同時，還缺乏專業人才，以此使現代化檔案管理技術無法有效實施于下崗職工人事檔案管理當中，進而使此項工作的作用及效能大大弱化。
2.加強下崗職工人事檔案管理的有效策略探究
2.1加強“三個體系”建設
對于下崗職工人事檔案管理，要想得到有效強化，便需要以國家檔案管理要求為依據，進一步落實“三個體系”建設：其一，構建覆蓋企業下崗職工的檔案資源體系。其二，構建能夠為企業下崗人員提高便利的檔案利用體系[3]。其三，對能夠保證企業下崗職工人員人事檔案安全保密的檔案安全體系。對于上述“三個體系”需進行統一進行有機整合，強化建設，以此使下崗職工人事檔案管理更具規范性及標準性。
2.2原單位加強下崗職工檔案管理
對于原單位來說，不能對下崗職工檔案不管不問，需繼續加強此項工作。通常職工下崗分流之后，人事檔案還是在原單位保管。雖然職工下崗，但還具備較強的生產技能及豐富的工作經驗。因此，下崗職工的檔案還有保存價值。針對這一情況，原單位便需要對下崗職工的檔案進行收集、立卷、建賬。
2.3加強下崗職工檔案的保管及利用
一方面，對于下崗職工檔案，其管理權限需轉交給政府授權的人才服務機構，配置專人管理，同時設置專門的庫房及裝具，構建完善的管理制度，使下崗職工檔案管理更具規范性及科學性。另一方面，對于下崗職工檔案的查閱，需具備相關單位、人事部門的介紹信，出示合同書等，并給予申批報表進行詳細填寫，在審核通過后才允許查閱。
2.4融入現代化檔案管理方法
將人力資源與保障信息系統作為依托，對數字檔案管理子系統進行開發，同時采取循序漸進以及逐漸擴大的模式，使企業下崗職工的人事檔案實現數理化處理[4]。要想做好此項工作，需要充分做好一下幾點：其一，對數字化處理中的質量管理進行強化。對數據錄入工作人員進行知識、技能及業務方面的培訓，以此使檔案數據的可靠性及準確性得到有效保證。其二，對規范合理的電子檔案系統管理模式進行構建。結合檔案的數字化工作，把目前企業下崗職工人事檔案歸為統一的系統管理，從而使檔案資源更加豐富、更加完整。其三，借助現代化技術，使檔案管理水平得到有效提升。這些現代化技術包括智能搜索引擎、數據挖掘技術以及云計算技術等。其中，智能搜索引擎在充分應用的基礎上，能夠為檔案檢索目錄的創建提供便利，進一步構建信息檢索系統，從而使檔案資源管理服務水平得到有效增強。對數據挖掘技術進行利用，能夠使庫存檔案結構更加優化，從而使檔案整理效率得到有效提升，進一步為下崗職工提供更加優質的服務。總而言之，融入現代化檔案管理方法，能夠使下崗職工人事檔案管理更加全面、更加規范、更加科學，值得業內人士借鑒及思考。
3.結語
（一）知識管理的定義與優勢。目前，關于知識管理的定義還沒有統一的認識。知識管理可以認為是對知識本身的管理，包括對顯性知識與隱性知識進行的獲取、保存、加工、創造以及利用等管理工作。此外，知識管理在實際應用中，往往還涉及與知識相關的各種資源的管理，包括知識資產、知識人員、知識設施以及知識組織等等。由此可見，知識管理是一種對知識本身以及知識關聯資源的全方位和全過程管理。知識管理的先進管理優勢主要體現在三個方面：
1.有利于知識和信息共享。知識管理重視知識和信息的交流，通過內部信息網絡將局部的知識儲備傳播到組織整體，形成全局的知識儲備，并對組織進行開放。
2.有利于隱性知識顯性化。隱性知識是一種存在與人腦中，難以使用語義以及邏輯工具表示的潛意識知識，它不易交流與分享。而顯性知識是可以通過文字或符號來表現的可編輯知識。知識管理重視對隱性知識的挖掘與組織，促進隱性知識的交流、共享與創新，加速隱性知識的顯性化。
3.有利于知識應用和創新。知識應用是知識管理內化的過程，是通過利用組織知識儲備來解決新問題的過程。知識創新是基于組織知識儲備溢出。擴展的新思想、新概念。知識管理激發個人的創新能力，在最合適的時間傳遞最為恰當的知識，幫助個人提高決策以及實踐能力。
（二）醫院檔案知識管理的定義與意義。醫院檔案知識管理是指對醫院管理業務領域內所產生的檔案進行集中知識管理的過程，涉及檔案的收集、整理、保存以及利用等環節，并建立一整套有效的知識創新、分享機制，通過檔案知識管理提高醫院整體的知識應用水平。以檔案為核心資源，以知識管理為導向，醫院檔案知識管理是知識密集型組織的管理趨勢，符合現代醫院檔案管理的要求：
1.檔案知識管理適應時代需求。知識經濟高速發展，知識成為了經濟效益的新的增長點。醫院檔案資源是醫院關鍵的戰略性資源，是醫院高知識含量的體現，檔案知識管理充分挖掘醫院知識資源，為醫院發展增添動力。
2.檔案知識管理促進知識創新。醫院檔案管理在發現隱性知識單元的基礎上，進行整合、組織，實現知識顯性表示，提供利用者的利用效率，最大限度實現檔案所承載知識信息的價值與功能。
3.檔案知識管理再造業務流程。利用知識管理概念與技術重新梳理檔案實體的管理流程，引入現代化信息技術，提高對檔案承載知識價值的實現，實現紙質檔案的數字化管理。
二、建設醫院檔案知識管理體系的措施
（一）建設知識管理專業團隊。醫院檔案人員的知識管理能力直接影響著醫院檔案知識管理的應用程度以及管理體系的建設。醫院檔案管理人員要建立一套適應知識管理的人才培養計劃以及行之有效的激勵制度。對檔案人員的培訓要重視知識管理的理念與技能培訓，以知識主管為培養目標，充分挖掘醫院對知識的需求以及日常形成的檔案資料。
（二）營造隱性知識交流氛圍。醫院是典型的知識密集型組織，尤其是在醫務人員的頭腦中潛藏著大量具有醫療參考價值的隱性知識。這些隱性知識是在長期的臨床實際中逐漸積累而成，是醫院知識管理亟待開發的部分，也是檔案知識管理的最終目的。因此，在醫院內營造隱性知識共享和創新的文化交流氛圍至關重要。依據不同部門，不同愛好，有規律的長期組織工作交流會，讓檔案管理人員參與其中，引導醫務工作者發揮智慧潛能，開發隱性知識。
（三）整合信息技術管理體系。高新信息技術是貫徹實施檔案知識管理的物質保障，隨著信息技術的高速發展，醫院管理已經全面現代化。在新的信息環境下，醫院日常工作產生的文件以數字電子文件為主，非數字化文件為輔。為了實現檔案知識的共享與管理，一方面，要做好非數字文件的數字化工作，加速隱性知識的顯性化；另一方面，利用通信網絡實現醫院檔案信息管理系統與醫院綜合管理系統的連接，實現現行文件與檔案的無縫對接。
