發布時間：2023-09-13 17:12:19
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的人事檔案數字化建設樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
關鍵詞：檔案管理;數字化;管理
檔案管理數字化在實現的過程中具有較強的技術性特點，其中包含了計算機技術、信息技術、多媒體技術、網絡技術、安全技術等多種類型的新型技術。因此，技術的不斷發展與完善是檔案管理數字化的重要基礎條件，這些技術的發展、普及及研發力度在一定程度上決定著檔案管理數字化的進程。
1檔案管理數字化的可行性分析
1.1檔案管理的現狀分析
1.1.1管理制度的調查與分析
實現檔案管理數字化需要建立數字化建設組織保證，建立數字化建設科學管理體系與規則制度，建立數字化建設規范，建立相關人員職責明細等，檔案部門應該對這些情況進行明確與了解。
1.1.2硬件方而的調查與分析
檔案管理數字化的實現需要建立在一定的物質基礎上，主要包括數字化工作硬件條件與硬件設施，例如計算機等附屬設施配置、網絡設施建設等。
1.1.3技術方而的調查與分析
檔案管理數字化的實現需要一定的技術保證，數字化工作具有較強的技術性特點，需要計算機技術、網絡技術、信息技術等多種高新科技的支持。檔案部門應該對自身的實際情況進行調查與了解，依據自身的技術力量制定數字化實施方案。
1.1.4人才方而的調查與分析
檔案管理數字化實際上是一項大文化工程，在對其進行建設的過程中一方而需要高素質的管理人才，另一方而需要計算機等專業技術人才、法律人才等。檔案部門要對當前的檔案管理水平進行評估，全而的了解自身的數字化建設能力。
1.2檔案管理數字化的實施目標
通過對檔案管理數字化可行性的分析，具備了實現檔案管理數字化建設的檔案部門應該成立數字化建設領導小組，對數字化的實施目標進行制定，提出建設的長遠目標與階段性目標。在實施目標制定的過程中，要將檔案管理的現狀與未來的發展趨勢作為依據，既要與實際情況相結合，又要高屋建瓴，與未來的發展趨勢相協調。
1.3檔案管理數字化的實施要素
在檔案管理數字化的實施目標確定之后，要依據實施目標實現實時要素的確定。在整個的數字化實施方案中，實施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數字化建設中的重點發展項目與領域，例如檔案目標數字化建設項目、數字化檔案信息局域網與廣域網服務項目等。不同的實施要素在評估方法方而也存在差異，需要依據實際情況選擇適合的評估方法，例如指標體系方法、概述性描述方法等。
1.4檔案管理數字化建設的保障系統
檔案管理數字化建設的保障系統指的是數字化實施過程中的管理體制、運行體制與投入保障體制三個方而。保障系統為檔案管理數值化的實施提供了組織機構、規章制度、物質基礎、技術支持等方而的保障。檔案管理數字化建設保障系統的建立為數字化方案的實施提供了有利的保障。
2傳統人事檔案管理的缺點討論
2.1檔案更改時出現的文件轉移、收集等出現的問題
我國人事檔案管理系統存在的歷史較為悠久，一份簡單的人事檔案轉變能夠涉及到許多的方面，要進行多個不同部門之間的信息更替。但是，現階段的我國，由于長久以來的檔案封閉管理方式，且眾多的上級人員沒有真正的意識到檔案的特殊性，進而長期忽略對人事檔案的管理，造成收集的人事檔案存在較大的不完整性，進一步增大了我國事業單位檔案管理的難度。另外，在工作人員出現人事轉移命令時，由于不同企業單位或者工作部門之間的工作存在著較大的差異性，兩者的檔案交接需要較長的時間和長期的傳輸過程，會有丟失、損壞、被盜等風險。
2.2對人事檔案的內容進行更新、修改時出現的問題
現階段我國的事業單位編制制度，使我國的事業單位工作人員大多是由具有較高學歷的優秀人才組成。但我國現如今的人事檔案管理卻不能體現每個工作人員的科研情況。在每個工作人員的人事檔案中，大多數的檔案內容均為較為簡單的學歷、家庭信息，對參加工作已久的人員的工作情況卻沒有較大的體現。因此，現階段的人事檔案內容更新時，應當多增加關于工作人員參與工作時體現出來的，關于工作能力以及對待工作態度等情況的詳細介紹，幫助后期參閱人員獲得更好的關于工作人員的信息。另外，在現階段的人事檔案管理中，由于多是使用紙質文件進行管理。在進行文件轉移的途中，容易被有心人士調換、修改人事檔案內容來進行犯罪活動，給人事檔案管理帶來不便。
2.3對認識檔案進行歸檔收集時出現的問題
過去傳統的人事檔案在進行歸檔手機任務時，由于工作人員較少，人事部門的管理人員能夠較好的根據檔案管理的同一規定對檔案材料進行收集，如使用統一大小、材料、厚度的紙張進行檔案的書寫等；但現如今，由于每年都有著大量的優秀人才需求，事業單位年年新增大量的工作人員，這種情況使人事管理人員的工作量大大提高，最后沒有多余的精力再進行同一標準的檔案分類收集。這樣看來，過去較為傳統的通過紙質文件進行檔案管理的方式已經不適應現代社會的發展了，我們亟需改變這種方式，減少人事管理人員的工作強度。
3人事檔案管理問題的應對策略
3.1對傳統的人事檔案管理制度進行改革
我們已經知道，過去傳統的人事檔案管理制度已經不適應現代社會的快速發展，我們應當對傳統人事檔案管理制度進行一個全新的更新，推陳出新。例如：在收集人事檔案的期間，檔案收集人員應該對需要收集的數據內容有著明確的了解，清晰的確定檔案數據來源的真偽及來源途徑的可靠性。另外，在甄別檔案的內容時，要確保取用的內容是有用的而舍棄掉沒用的信息。其他部門調閱檔案時，我們應當對調閱人的權力進行嚴謹的考核，避免檔案內容的意外泄漏。
3.2盡快轉變人事檔案內容管理的方式
由于現階段的人事檔案管理方式，檔案內容并不能進行聯網更新，因此，許多人就利用這個漏洞進行不法的行為。這樣使人事檔案的管理失去了它本來的意義，也不存在可靠性了。比如：某些人員為了獲取更高的職位或者薪水，私自更改自己參與工作的時間，或者提高了自己的受教育程度，這些不法行為很難得到證實，也導致了越來越多的人員利用這種行為獲取不法利益。所以，要想更好的管理好人事檔案的內容，就要加強管理人員的甄別能力，定期對人事部門的檔案進行多部門的取證，另外，一旦發現不合格的檔案，立即對有關人員進行檢查并及時銷毀。
4提高對人事檔案信息資源的整合
社會的發展離不開科學技術的不斷發展，而科學技術的發展在很大程度上依賴于專業人才的綜合素質，對于現代社會來說，人力資源的開發與應用是現階段人事管理部門的主要任務之一。一個單位中就是該是科技人才薈萃，是專業技術人員是推動一個單位發展的重要表現。因此，對于人力資源管理起著非常重要作用的人事檔案亟需通過改革創新來改造自己。對事業單位的人事檔案管理信息資源進行開發利用，為企業發展服務是十分現階段的首要發展任務。（1）人事部門應該主動積極向企業中的各部門提供工作人員的信息數據。要更好的發展一個部門，離不開各個員工的積極努力，但是，如何獲得每個員工的專業能力程度是一個需要解決的問題。在現階段的工作中，人事檔案管理部門應當積極主動的將每個工作人員的信息數據以及相應的變更提供給其他部門，以便部門更好的安排每個員工的工作崗位，獲得更近一步的發展。通過這樣的努力，每個工作人員才能都參與到企業單位的發展中，為其做出更好的貢獻。（2）人事檔案部門應該改變自身意識，從管理部門向服務部門轉變。對于傳統的事業單位來說，人事檔案管理部門原先是作為一個行政管理部門存在于其中，行使的是管理職責而非服務職責，但是這不利于事業單位idea發展。現階段，人事檔案管理部門的相關人員應當盡快轉變自身的意識，認識到自己的服務職責，端正自己的態度，為其他部門提供更好的人事信息。（3）提高團結合作的意識，和其他部門共同發展事業單位。在現代社會中，知識的儲量極大的影響經濟的收入。事業單位是一個整體，由不同的部門來組成，每個部門之間都有著聯系。人事檔案管理部門最為管理全部人事檔案的部門，更需要加強自身與其他的聯系，為事業單位的進一步發展做出貢獻。
5結束語
隨著科技的不斷發展，人們對檔案的需求、期望以及檔案信息白身性質都發生了重大的改變，檔案管理而臨著重大的發展機遇與挑戰。面對這種新的情況，檔案管理人員應該明確檔案管理的發展趨勢，通過檔案管理數字化的實現來應對新形勢的變化，適應檔案事業發展的需求。檔案管理數字化是檔案管理發展的必由之路，在實現的過程中必須對其可行性進行重點分析，在可行性分析的基礎上制定實施目標與實施方案，確保數字化的順利實現。
作者:孫艷艷 單位:煙臺市環境衛生管理處
參考文獻：
[1]盛年紅.檔案信息化管理的必要性[J].機電兵船檔案,2007(05).
高校人事檔案信息化建設是指各高校的領導及有關部門的高度重視下，統一規劃和組織采取一切有效措施和途經，充分應用計算機通信及網絡等信息技術，對潛在于高校人事檔案中的信息資源（非保密性的人事檔案信息）進行整理、開發、管理并提供利用服務，實現高校人事檔案信息資源向社會效益和人才效益的轉化。高校人事檔案雖然是個人學習和工作經歷的原始記錄,但我國檔案法明確規定:人事檔案屬于國家,是國家信息資源的一部分。每位職工的人事檔案記載的信息都是與其切身利益密切相關的,在職工的職稱評聘、工資晉升、基層選拔人才以及人事糾紛等方面都發揮著重要的作用。因此，可以看出人事檔案的使用頻率非常高，傳統的高校人事檔案工作無法適應新時期的發展要求，迫切需要網絡環境下地方高校人事檔案信息化建設，從而為人事部門的工作提供系統、有序、及時的人事信息，有利于優化地方高校整體的人力資源結構，實現資源共享，進一步提升地方高校人事檔案整體管理水平很有必要。
2地方高校人事檔案管理的現狀分析
2.1人事檔案意識薄弱
一直以來，地方高校教師和部分中高層行政領導對人事檔案管理工作重視程度不夠，認為與教學、科研工作沒有直接聯系，不能為高校創造經濟效益，只在干部晉升、人員調動或學生畢業時才會被人想起。這種認識直接導致了地方高校上至管理部門，下至教師，對人事檔案的管理漠不關心，使地方高校人事管理陷入一個管理盲區。
2.2人事檔案管理制度不完善
大多數地方高校在人事檔案的建設與管理方而沒有形成符合本學校的人事管理的相關制度和規定，僅僅把國家、省市的文件進行一番改頭換面,這樣形成的制度既缺乏可操作性，又沒有明確的針對性，對地方高校的人事檔案管理起不到明顯的促進作。有的高校雖然制定了相應的制度，但由于管理不規范，在工作中無法加以落實，也直接影響了檔案管理工作的制度化、規范化發展。
2.3地方高校人事檔案管理工作沒有很好地實現信息化支撐，難以實現網絡環境下信息采集、共享
有的地方高校即使建有基于網絡的人事檔案管理平臺，所采用的技術大多很落后，有的甚至是被淘汰技術，先進的技術和理念都沒有得到很好的應用。主要原因就是，重視硬件建設輕視軟件、系統管理平臺建設的現象比較嚴重。管理平臺的欠缺或低水平建設導致了地方高校內部、高校與高校之間的信息共享率極低，甚至是“零”。
2.4人事檔案管理隊伍建設落后，無法達到科學管理要求
由于部分地方高校人事檔案管理人員都以兼職為主,檔案管理專業畢業的極少。專兼職檔案人員接受檔案管理專業知識培訓的不多,缺乏系統的檔案理論知識和基本技能。甚至有的不會使用掃描儀和檔案管理專業軟件等，無法開展信息咨詢、網絡檢索等服務，難以制作數字檔案。在高校人事檔案管理隊伍建設方面，十分缺乏既懂檔案管理又懂現代化科學技術的復合型人才，這樣直接導致在網絡環境下數字化檔案的接收、傳遞、存儲、利用一體化等的應用，阻礙地方高校人事檔案信息化建設，嚴重影響著人事檔案管理的規范化、科學化、現代化進程。
3地方高校人事檔案管理信息化實施途徑探索
3.1地方高校各級領導的重視,是做好人事檔案管理工作的前提
首先領導要定期了解人事檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強督促、檢查與指導，確保檔案工作有人抓、有人管、有人落實。其次充分利用網絡信息平臺，依托校園網，建立自己的檔案網站和網頁，占領網絡這個宣傳陣地，開展檔案信息服務的窗口，這是新世紀檔案宣傳工作的新形式，也是未來檔案宣傳工作的主要陣地。三是地方高校應不定期聯合舉辦檔案專業知識講座、宣傳欄等，廣泛開展檔案宣傳，讓更多的師生員工了解專業知識，關心并積極參與到單位和個人的檔案管理中來。通過以上形式，可增強地方高校領導、教職工檔案意識，擴大檔案工作社會影響力，推動高校人事檔案事業發展的重要途經。
3.2建章立制規范管理，是地方高校人事檔案管理工作制度化、規范化的關鍵
在認真貫徹執行《檔案法》《人事制度管理條例》等的法律法規文件，同時根據國家組織、人事、教育部門與國家檔案部門的人才需要，以及人事檔案的特殊性和高校人才集中等具體情況聯合制訂統一的、專門的地方高校人事檔案政策法規，建立健全科學合理且符合地方高校實際的人事檔案管理制度，此外，統一地方高校人事檔案信息化建設標準，如：制訂統一的數字化、網絡化標準以及設備配備、庫房設施和保護條件等標準，是實現地方高校人事檔案制度化、標準化、規范化的必然要求。
3.3以信息技術做支撐，努力實現地方高校人事檔案原有、現有資源數字化，實現資源共享
地方高校人事檔案管理信息化的目標是檔案內容數字化、信息資源網絡化、利用方式便捷化。為實現此目標，必須要有先進的技術做支撐和地方高校之間的相互支持配合，并在實踐中及時引入前沿的信息技術加以改進。目前，此方法的支撐技術已經非常成熟。檔案管理部門應對一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實現數字化處理，并形成多媒體數據庫。同時加緊系統平臺建設、標準建設，在堅持安全保密的原則下，建立訪問查詢權限，發揮檔案信息資源服務作用，先實現高校內部信息查詢等共用共享、再實現地方高校之間的互聯互通。軟、硬件平臺要立足自主共同研發，保證立卷、歸檔、保管、借閱、編研、移交等過程逐步全程實現數字化、網絡化、數據庫化，形成數據庫群，進而提高地方高校人事檔案資料的使用效率。
3.4加強地方高校檔案管理工作信息化人員隊伍建設，是檔案管理信息化建設的保障
首先，要有高度的責任感，良好的職業道德，樂于奉獻的精神，扎實的檔案管理知識和科學知識。二是，熟練掌握現代化科學技術和先進的檔案管理專業技能。三是，加強地方高校人事檔案信息化隊伍建設，培養能掌握數據庫、信息管理等技術的復合性人才。這種專業技術型的檔案管理人員不僅能夠熟練掌握業務知識、操作業務流程，而且還能不斷更新升級軟件，變被動運用為主動開發，實現人事檔案工作從簡單管理型服務轉變研究開發型服務，為地方高校人事檔案管理邁向現代化、高層次打好堅實的基礎。
4結語
數據庫建設缺乏系統性數據庫建設是實現人事檔案數字信息化的關鍵。當前，人事檔案數據庫建設依然存在諸多弊端。首先，數據庫信息量不足，數據真實性不高，質量低下，嚴重降低了數據庫的查全率和查準率；其次，大部分單位的職稱評審軟件、工資調整軟件、人事檔案管理軟件存在沖突，數據庫通用性不強，難以實現高度的資源共享，因此便無法體現出數字信息化技術在檔案管理中的優勢；最后，數據庫本該屬于動態的過程，但由于相關人員無法及時進行數據更新，導致數據無法真實反映客觀情況等問題。
二、實現人事檔案數字信息化建設的途徑
（一）加大科學規劃投入力度
各單位要加大對人事檔案信息化建設的資金投入，加大基礎設施建設的投資力度，全面推動人事檔案的現代化發展。加強基礎設施的建設；構建完善的安全防御體系；引進最新的軟件系統，開發符合自身發展需要的專門檔案管理軟件；構建人事檔案信息檢索體系，充分發揮人事檔案在職稱評審、人員聘用以及調動升遷等方面的重要作用，為實現本單位人事檔案的可持續發展創造優越條件。
（二）加大數據庫建設力度
首先，加快目錄數據庫建設。以每個人名分設一個人事檔案條目，條目承載內容具體包括姓名、性別、職稱和檔號等。目錄數據庫的建設是實現人事檔案管理信息化的起點，姓名和檔號是最基本的數據信息，將其存入電子媒介，以此來建立目錄數據庫，可為檔案查閱創造便利。其次，加快全文數據庫建設。人事檔案數字信息化建設是個漫長的過程，要循序漸進，逐步開展。要建立人事檔案全文數據庫，在進行重點科室檔案全文數字化的基礎上，逐步實現全單位的檔案全文數字化建設。以電子掃描的形式，依照人事檔案十大類別順序，逐步將數據信息存入電子媒介，實現人事檔案全文數據全面入庫。再次，加快基本內容信息庫建設。依據人事檔案十大類別的信息內容加以信息整理，將每個目錄的基本信息加以歸納。采用專門的人事檔案管理軟件，按照目錄逐一添加基本信息，以此建立人事檔案基本內容信息庫，不斷拓展檔案查閱和開發利用的功能作用。最后，加快人事專題信息庫建設。將副高以上職稱的人員基本信息進行匯總，建立專門信息庫；將榮獲省市級殊榮人員的基本信息進行匯總，建立獲獎人員信息庫；將工作人員的學術成果目錄進行匯總，建立學術成果目錄信息庫，并逐步將其完善為學術成果內容數據庫。
（三）加大人才培養力度
人事檔案管理信息化建設的關鍵是培養一支德才兼備的專業人員隊伍，以實現人事檔案工作人員需要長時期的知識積累和現代化技術培訓。目前檔案管理人員隊伍存在素質較低和極不穩定的現狀，勢必會影響人事檔案管理工作的持續性。所以，要站在長遠角度來考慮問題，確保人事檔案管理隊伍的穩定性。加強同人事檔案干部的交流與互動，及時解決他們工作和生活中遇到的問題，讓他們安心工作，全力推進人事檔案管理數字信息化建設的可持續發展。
三、結語
一、確保人事檔案管理的標準化
人事檔案的開展，需要領導給予充分的重視，只有領導對人事檔案管理工作重視度提升，檔案管理人員才能對檔案管理工作的積極性提升，確保各項檔案管理工作都能夠落實到實處，同時確保管理工作效率的提高。在人事檔案管理工作中，可以加大對人事檔案管理工作的宣傳力度，使人們認識到人事檔案管理工作的重要性，從而推動人事檔案管理的標準化建設，確保人事檔案管理體制一體化標準的實現。
二、加快人事檔案數字化平臺的構建
近年來，隨著計算機技術和互聯網技術的快速發展，檔案信息化建設速度也在不斷加快，在各行業中，人事檔案信息化數字管理模式憶開始普及。通過人事檔案數字化平臺的構建，不僅有效的提高了人事檔案工作的效率，而且人事檔案利用效率也得以大幅度提升。信息化技術和數字化技術在人事檔案中的應用，有效的確保了人事檔案有序性和安全性。但在當前人事檔案信息化平臺構建過程中，數據錄入還是完全依靠人力來完成，這就避免會由于人為因素的影響，而導致一些錯誤的發生，會對后續的各項工作帶來較大的不利影響，所以需要嚴把錄入關，避免人為錯誤的發生。同時在當前人事檔案完全依據計算機進行操作的新形勢下，需要對人事檔案的安全性和保密性采取切實可行的措施，確保人事檔案信息化和數字化建設的質量，使檔案信息的安全性能夠得到有效的保障。
三、加快提高人事檔案工作人員的素質
在人事檔案管理工作中，很大一部分工作都是由手工進行整理完成的，這就導致在人事檔案管理工作中受到人為因素的影響較大，檔案管理人員對檔案工作進行整理的質量會對人事檔案管理工作產生較大的影響，所以需要努力提高人事檔案工作人員的自身的素質，確保能夠更好的發揮出人事檔案的重要作用。
（一）檔案管理人員需要具備較強的責任心、耐心和細心
人事檔案管理人員，不僅工作量較大，而且工作較為繁瑣，天天面對高強度的工作，避免不了會有懈怠情緒，在工作中由于疏忽而導致錯誤的發生。所以作為人事檔案管理人員，需要具有較強的責任心、耐心和細心，這樣檔案管理人員才能確保工作質量，能夠更好的將全部身心投入到檔案管理工作中來，對檔案工作保護良好的熱情，確保檔案管理工作質量的提升。
（三）檔案管理人員需要具備專業的管理素質
長期以來，人們對人事檔案管理工作都存在著錯誤的認識，覺得人事檔案管理工作不需要技術性，人事檔案管理人員也不需要特殊的技能和素質，只要能保管好檔案資料即可。但在實際人事檔案管理工作中，則需要檔案管理人員要具有較強的專業管理素質，不僅需要熟悉人事檔案相關的法律法規，而且還要遵守人事檔案管理的相關原則，檔案管理人員還需要對各項檔案規章制度進行嚴格遵守，確保自身專業管理素質的提升。
四、進一步對人事檔案相關制度進行完善
在現有管理條件下，為了有效避免檔案丟失以及改動現象的發生，應建立起一套健全的檔案工作制度以及責任追究制度。有關人員在對檔案進行查閱的過程中，應嚴格程序辦理相關手續，盡量做到檔案的轉入、轉出以及在接收材料時的登記審查制度，與此同時，查閱以及借閱檔案的過程中也應做好相應的記錄，提供準確人事檔案信息，有效地制約造成人事檔案泄密、涂改等人為因素。對人事檔案管理中出現問題的，實行責任追究。
在人事檔案管理工作中，需要做好人事檔案資料的收集工作，需要定期及時進行檔案整理、收集，并將所收集到的資料移交給管檔部門，做好檔案歸檔工作。在單位中需要形成檔案材料的收集網絡，做到層層有人管，時時有人收，利用縱橫相通的材料收集網強化檔案的收集工作。
最后，管檔人員在開展工作的過程中應盡量做到認真負責，保證檔案的質量，同時應按照檔案工作的相關規定，實行統一的整理裝訂標準，管理好檔案，為合理的人才流動創造最大的便利，盡量做到經常檢查，并且保持室內的清潔衛生，做好防火、防潮、防蛀、防塵“四防”工作。
關鍵詞：檔案；數字化；建設；關鍵
【分類號】：F426.31
前言：二十一世紀是一個數字化、網絡化和知識經濟的社會，以計算機和軟件為核心的數字化技術將廣泛滲透到相關領域，也為檔案的“數字化”帶來契機。數字檔案工作者的研究對象也從有形實體擴展至數字代碼，工作環境從現實空間擴展至虛擬空間，管理方式也必將從傳統模式轉換為基于網絡的現代模式。
一、首先我們充分認識到檔案數字化建設的緊迫性
1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為企業提供高效、優質的服務。
2、形勢發展的需求
21世紀是信息化的時代，企業把數字檔案建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。其一，檔案室就是企業保管和提供利用檔案信息的職能部門。它存有數萬卷檔案資料，數千件檔案文件，是企業最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批檔案信息資源不能很好地為企業領導和職工利用，充分實現信息共享，數字檔案就不是真正意義上的數字檔案。所以，要首先建設數字檔案室。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案室提出了一個有待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案的數字化。目前，檔案室的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、企業強烈需求
當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；職工對檔案信息需要量不斷增加，如管網管理處，水建公司等部門辦公地點與檔案室相隔太遠，技術人員到公司大樓查閱資料和圖紙來回要浪費許多時間和精力，他們迫切要求信息共享；這都迫使檔案室這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案室存檔的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
二、檔案數字化建設的幾個關鍵
1、加強網上用檔管管理理論研究
為了更好地開展網上工作，保證提供系統、完整、真實的電子文件信息給利用者，我們必須加強歸檔電子文件的理論研究，其探討的理論主要包括：（1）用文字處理技術形成的電子文件，歸檔時應有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。（2）用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件，用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。（3）檔案信息上網后信息如何管理、利用的理論研究。（4）檔案信息源如何系統編輯上網的理論研究等等。
2、有重點地抓好數據庫建設
目前，我們企業檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。
3、加大檔案管理軟件推廣力度
電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各施工單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。
4、加強人事檔案管理現代化和信息化建設
人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存。并且根據需要，通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。通過檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更加科學有效，檔案管理工作必將邁上一個新臺階。
5、提高檔案人員素質和全員檔案意識
檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質和業務素質。提高自身的政治素質，加強責任感，把檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。另外，企業檔案管理人員良好的業務素質是促進企業檔案工作規范化管理的首要環節和根本保證。要切實抓好檔案管理人員的業務技能培訓。一是各種有關檔案的法律法規、規章制度、行業標準等規范性文件的培訓；二是檔案管理各環節的實際操作技能培訓。同時，檔案管理人員還應努力學習現代化的檔案管理知識，以適應新的、更高的檔案管理要求。
三、保障檔案信息資源網絡安全
作為開放的信息交流平臺，Internet的某些特殊屬性對檔案信息服務的安全性、可靠性帶來了一定威脅。在網絡環境下，影響檔案信息服務安全的主要因素有三個方面：操作系統因素、硬件設備因素以及“網絡黑客”因素。其中操作系統是計算機運行的最基本的要求，實現檔案信息的網上傳遞，首先要解決操作系統的安全問題；硬件設備對檔案信息安全的影響主要來自其核心――CPU芯片的安全性，亦應引起我們的關注；“網絡黑客”則是專指非法制作與傳播計算機病毒或惡意攻擊特定網站的人。其行為借助網絡技術對檔案信息資源的安全同樣構成危害：存儲于網絡的檔案信息，會因病毒的侵襲而發生嚴重損毀。因此，利用網絡環境開展檔案信息服務的安全性、可靠性問題需要我們采取必要措施，保證檔案信息服務網絡的安全與正常運行。并根據檔案信息自身的特點與網絡環境下檔案信息資源整合利用的實際需要，健全相關的防火墻技術、VPN（虛擬專用網）技術、加密技術、網絡病毒防治技術、跟蹤檢測技術以及數字檔案信息資源備災基地建設等，以切實保障網絡環境下檔案信息資源優化整合與開發利用的安全。
參考文獻：
【關鍵詞】信息化手段；強化；檔案管理；設想
一、現狀分析
目前，公司干部職工（不含中層以上干部）檔案計3290卷，其中干部人事檔案971卷。在職職工檔案1886卷，離退休干部檔案913卷，辭世干部檔案419卷。公司設兼職人事檔案管理員1名，負責干部人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、入庫、排架、轉遞、提供利用以及檔案的保管保護。長期以來，干部人事檔案管理基本上是屬于傳統的、封閉的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，檔案工作長期處于繁雜、冗長的拆、裝、查、找的狀況，尚未充分發揮先進的現代代技術手段，傳統的管理模式使干部人事檔案管理工作落后于時展的需要，既不利于檔案的保管利用，又影響工作效率。在檔案內容上，受傳統的人事檔案內容的影響，還有人認為人事檔案主要是記載個人思想政治及隱私方面內容的檔案，僅供組織考察了解時所用。部分檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學歷等1O項材料有空缺，尤其是一些表彰和處分材料散失較多。對職工業務能力、專業特長及科研的成果、論文論著、獲獎情況、工作業績等材料記載得較少。在管理手段上，公司使用的檔案管理軟件尚停留于單一的、淺層的、初級的狀態和水平，對檔案的編輯、查找、檢索還一直采取手工形式進行，沒有利用計算機技術來實現文檔一體化管理，更談不上對檔案的數字化加工和檔案信息利用的網絡化管理，致使人事檔案在使用過程中不能以最快的速度、最簡捷方式查找相關人的資料，極大了影響工作效率。
二、外部形勢分析
據了解，市場上已經出現數字化干部人事檔案管理相關產品，并且多省市組織部及檔案管理單位已經實現了干部人事檔案的數字化管理。（包括：山東省委組織部、濰坊市委組織部、濟寧市委組織部、濱州市委組織部、淄博市委組織部、東營市委組織部、泰安市委組織部、臨沂市委組織部、日照市委組織部、上述各市地縣區委組織部、內蒙古區委組織部、遼寧省委組織部、黑龍江省委組織部、遼源市委組織部、鞍山市委組織部、大慶市委組織部、商丘市委組織部、北京懷柔組織部、承德市委組織部、遼寧省近200家省直管檔單位、鞍山公安局、鞍山師范學院、濰坊市教育局、濰坊學院、淄博市公安局、淄博市教育局、淄博式建設局等單位）。
【關鍵詞】燃氣公司；人事檔案管理；信息化建設
一、實行人事檔案管理信息化建設的重要性
1.適應社會需求
在日新月異的社會之中，想要不被社會淘汰就要做到能夠適應社會的發展，與時俱進，而人事檔案的信息化建設便是社會發展的必然結果，這是一個信息化社會，掌握重要的信息是成功的關鍵，隨著信息化進程的加快，科學技術的發展，人事檔案在人們心中的地位不斷上升，信息資源是人們想要獲取成功所必須的資源，人才資源更是重中之重，于是，人事檔案的信息化建設與網絡技術的發展聯系日益密切，檔案工作的存在便是為了滿足人們的需求，而達到為社會發展服務的最終目的，人事檔案信息化建設的提出在一定程度上促進了人事檔案的改革，并且使檔案的發展適應社會發展的潮流，是一項偉大的舉措[1]。
2.有利于實現人事檔案信息資源的共享
在二十一世紀這個信息瞬息萬變的時代，信息資源，這一各國必不可少戰略資源。因此，不斷加強人事檔案管理的信息化建設，有助于實現信息資源的共享，從而促進經濟和社會的快速發展，推動我國早日實現中華民族的偉大復興。
3.有利于開發和利用
檔案資源為人事工作服務是人事檔案存在的目的和意義，所以，為了滿足當今時代對檔案工作的各種需求，必須開發和建設多層次、立體化、全方位的人事檔案資源管理模式。隨著計算機信息技術在人事檔案管理工作中的應用，信息化管理模式逐漸誕生，這一模式大大提高了檔案信息資源的開發和利用效率，從而極大地促進了經濟的發展和社會的進步[2]。
4.有利于方便對人事檔案信息的查閱
所謂的人事檔案管理信息化，就是利用計算機的整合、收集和管理紙質的檔案信息以及館藏的資料，這使得傳統的檔案管理方式轉變為現在的數字化和電子化的全新的方式，因此，人們平時可以更加便捷地查閱資料，而資料的利用價值也將變得更高，從而使得人事檔案管理的效率的到提高。
二、燃氣公司人事檔案信息化建設的主要內容
1.把數據庫的建設作為重點
數據庫作為信息的源頭，具有很重要的地位，要想實現人事檔案的信息化建設就必須做好人事檔案數據庫的建設，通過計算機網絡建立多媒體信息數據庫和文字信息數據庫，在數據庫的建設中，要做到保證所有信息來源的完整性和可靠性，不能一味的把數據庫建設的重點放到硬件設備上而忽略了信息資源的收集和更新，出現數據老化、不準確、不完整的現象。注重已有信息的整合和對未知信息的拓展，能夠做到為人們提供更加優質更加有意義的數據，使人事檔案的信息化建設達到最優狀態，當然，主要依靠計算機網絡進行的數據庫建設，保證其硬件設施的先進性也是必要的，比如說，通過優質的硬件設施做到更長時間的對信息的保存，在數據采集的時候能夠提供畫面更加清晰聲音更加優質的多媒體信息，有助于以后信息查詢時信息的識別，人事檔案包括的不僅僅是一點個人信息，它還涉及很多其它信息，所以我們應該注意人事檔案信息化建設時它內容的豐富性，我們只有認識到信息化建設的重要性，做好每一個細節，才能更進一步推進人事檔案信息化建設的進一步發展。
2.規范檔案建設的各個環節
檔案作為數據信息，是很容易出現錯誤的，所以我們要對檔案建設的所有步驟都進行有效的規范，提出科學、標準的操作方式，優化以前檔案建設的步驟，實現科學化管理的目標，打破傳統的工作方法，只有在各方面都做到讓工作步驟最優，讓管理方法最合適，才能更加有效的建立對人們真正有用的信息檔案。
三、加強燃氣公司人事檔案管理的信息化建設的有效對策
1.加大對信息化建設中基礎設施的投資
我們已經分析了落后不完善的基礎設施對我們工作帶來的極大障礙，我們就應該意識到想要推進人事檔案的信息化建設，加大對信息化基礎設施投資的重要性。這些基礎設施作為開發和利用各種信息的基本條件和數據文檔傳輸的基本方式，占有重要的地位，我們只有加大投資購買先進的基礎設施，才能優化工作結構，保證工作效率，提高我們信息化進程的速度，做到實現人事檔案信息化的目標。
2.統一信息化管理標準
標準對于做任何事情來說都是很重要的，所以在檔案管理中要根據實際情況來制定一個統一的標準，這個標準一定要客觀合理化，這樣就可以使它成為工作人員奮斗的目標 ， 從而提高員工工作效率，進而實現人事檔案管理的信息化建。
3.提高人事檔案管理工作的服務水平
進行人事檔案管理就是為了更好的滿足于人們對檔案資料的需求，所以就要不斷地提高管理人員的服務質量。這樣就需要利用計算機技術將文字、圖像、聲音、視頻等檔案信息資料進行分類、提取和加工，并通過不同的載體來實現人事檔案信息資料的數字化存儲，然后再通過計算機網絡平臺實現檔案信息資源的遠距離傳輸和交流，這樣就能滿足人們對人事檔案信息的各種需求，從而也就實現了檔案管理的真正目的。
四、結語
信息化已經成為了現代企業發展的必然趨勢，對于燃氣公司人事檔案管理來說，也是必須要實現的。對計算機可以有效利用，對于燃氣公司的人事檔案管理來說，無疑是在人力和物理上都實現了成本的節約，但檔案信息化建設仍舊是一項復雜且長期的系統工程的工程，需要我們長期的細致工作，并在不斷經驗總結基礎上，不斷完善和發展，才能使檔案的管理運行達到效率和質量的最優狀態。
參考文獻
雖然部分企業針對下崗職工人事檔案管理制定了相應的措施，但是執行力度較為薄弱。與此同時，不能與社會逐漸增長的檔案服務需求相適應。從整體層面分析，下崗職工人事檔案管理還存在以下問題：（1）檔案庫建設不具規范性。部分企業在下崗職工人事檔案管理方面，通常表現為不能將這項管理獨立開來，常常將其與在職檔案共同管理，這樣很容易發生混淆狀況。并且，檔案庫建設在安全保障、建筑面積以及設施設備匹配方面與國家檔案管理相關標準尚且還有一定的差距。（2）管理模式較為落后。受傳統紙質檔案管理的影響，導致下崗職工人事檔案管理模式較為落后，不能與時俱進，缺乏信息化管理以及標準化管理，并且在檔案服務方面也較為單一，不能滿足下崗職工的檔案服務需求。（3）信息化程度偏低，缺乏專業人才。下崗職工人事檔案管理要想更具規范化與標準化，實現信息化管理模式便顯得極為重要[2]。現狀下，卻存在信息化程度偏低的現象。與此同時，還缺乏專業人才，以此使現代化檔案管理技術無法有效實施于下崗職工人事檔案管理當中，進而使此項工作的作用及效能大大弱化。
2.加強下崗職工人事檔案管理的有效策略探究
2.1加強“三個體系”建設
對于下崗職工人事檔案管理，要想得到有效強化，便需要以國家檔案管理要求為依據，進一步落實“三個體系”建設：其一，構建覆蓋企業下崗職工的檔案資源體系。其二，構建能夠為企業下崗人員提高便利的檔案利用體系[3]。其三，對能夠保證企業下崗職工人員人事檔案安全保密的檔案安全體系。對于上述“三個體系”需進行統一進行有機整合，強化建設，以此使下崗職工人事檔案管理更具規范性及標準性。
2.2原單位加強下崗職工檔案管理
對于原單位來說，不能對下崗職工檔案不管不問，需繼續加強此項工作。通常職工下崗分流之后，人事檔案還是在原單位保管。雖然職工下崗，但還具備較強的生產技能及豐富的工作經驗。因此，下崗職工的檔案還有保存價值。針對這一情況，原單位便需要對下崗職工的檔案進行收集、立卷、建賬。
2.3加強下崗職工檔案的保管及利用
一方面，對于下崗職工檔案，其管理權限需轉交給政府授權的人才服務機構，配置專人管理，同時設置專門的庫房及裝具，構建完善的管理制度，使下崗職工檔案管理更具規范性及科學性。另一方面，對于下崗職工檔案的查閱，需具備相關單位、人事部門的介紹信，出示合同書等，并給予申批報表進行詳細填寫，在審核通過后才允許查閱。
2.4融入現代化檔案管理方法
將人力資源與保障信息系統作為依托，對數字檔案管理子系統進行開發，同時采取循序漸進以及逐漸擴大的模式，使企業下崗職工的人事檔案實現數理化處理[4]。要想做好此項工作，需要充分做好一下幾點：其一，對數字化處理中的質量管理進行強化。對數據錄入工作人員進行知識、技能及業務方面的培訓，以此使檔案數據的可靠性及準確性得到有效保證。其二，對規范合理的電子檔案系統管理模式進行構建。結合檔案的數字化工作，把目前企業下崗職工人事檔案歸為統一的系統管理，從而使檔案資源更加豐富、更加完整。其三，借助現代化技術，使檔案管理水平得到有效提升。這些現代化技術包括智能搜索引擎、數據挖掘技術以及云計算技術等。其中，智能搜索引擎在充分應用的基礎上，能夠為檔案檢索目錄的創建提供便利，進一步構建信息檢索系統，從而使檔案資源管理服務水平得到有效增強。對數據挖掘技術進行利用，能夠使庫存檔案結構更加優化，從而使檔案整理效率得到有效提升，進一步為下崗職工提供更加優質的服務。總而言之，融入現代化檔案管理方法，能夠使下崗職工人事檔案管理更加全面、更加規范、更加科學，值得業內人士借鑒及思考。
3.結語
