發布時間：2023-10-16 16:02:04
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的單位檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
一、建立健全檔案管理制度
1.加強組織管理。根據人動及時調整檔案管理領導小組，明確了一名局領導分管檔案工作，配備了專職檔案工作人員，健全了由全局各科室“兼職檔案員”組成的檔案管理網絡；同時保證了資金的投入，落實了檔案業務工作所需經費，將檔案管理工作確立為黨組和局務會日常討論議題之一。
2.全面開展自查自糾，強化涉密檔案監管，由專人統一集中管理檔案，對機密件、秘密件任何人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件資料嚴格做好傳閱和保存工作，實現“借閱一次，登記一次”。
3.建立健全檔案管理制度，制定并落實了建立了《文件材料歸檔與不歸檔范圍》、《綜合檔案室工作職責》、《文件材料立卷歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案保管制度》等一些列規章制度，同時將各鄉鎮司法所的檔案工作列入目標考核資料，并要求各鄉鎮司法所嚴格執行，認真落實。明確在文件的收集、整理、立卷、歸檔等重要環節實現制度化、規范化，做到收集齊全、分類合理、組卷科學、歸檔及時。
二、檔案業務建設工作
1.有適宜保管檔案的庫房，基本做到了檔案庫房與辦公室、閱覽室三室分開。檔案庫房門窗堅固、位置適當，達到防盜、防光、防塵、防潮、防鼠、防火、防腐、防高溫等八防要求。備有空調、電腦、打印復印一體機、防盜門、檔案管理軟件等現代化設施和檢索工具，定期檢查滅火設備，確保檔案資料無安全隱患。
2.有數量充足、質量較好的檔案專用柜架，檔案裝訂嚴格按照國家標準要求裝訂。至今本局檔案無霉變、塵污、鼠咬現象，也沒有出現檔案被盜、被毀、涂改、泄密現象。
3.歸檔文件嚴格按照檔案立卷歸檔制度整理歸檔，貼合有關規范要求。同時為提高檔案現代化管理水平，通過應用全市檔案協同管理系統，實行了檔案電子自動化管理，使檔案資料的查找利用更加方便、快捷。
4.將文書檔案、會計檔案、照片檔案、實物檔案、社區矯正檔案、安置幫教檔案及其他專業檔案分門別類整理歸檔，歸檔文件資料齊全；編制了案卷目錄、歸檔文件目錄和必要的全引目錄，并把所有檔案的案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄輸入計算機，利用檔案協同管理軟件，達到文件級檢索。
5.根據我局實際狀況，建立了閱覽室，配備了借閱登記簿，做到了查閱登記、退檔注銷等手續齊備，檔案管理利用率得到明顯提高。積極開展利用檔案資料。綜合檔案室建立以來，為公證案件處理、法律援助、宣傳、普法考試等提供了基礎資料及咨詢服務。
三、檔案管理工作
1.事業單位人事檔案的現代化管理水平不高
隨著現代科學技術的飛速發展，事業單位人事檔案管理工作的技術手段也在不斷更新，雖然事業單位人事的其他各方面工作都已經逐漸步入了信息化以及現代化的階段，但是大多數事業單位人事的檔案管理工作還是靠手工操作完成的。現代化的技術手段在檔案管理方面效率很高，而且還能降低檔案管理工作的難度，增強事業單位人事檔案管理工作的質量和效率，相反，如果事業單位人事檔案管理工作的現代化水平低下，工作的難度就是增加。
2.流動人員檔案處理不及時
在實際管理過程中，有的事業單位對流動人事管理效率低下，處理不夠及時。比如有的工作人員在由單位人轉化為社會人過程中，出現了分過棄檔不用的情況，導致檔案成為死檔，不僅會給當事人帶來不利影響，也會給事業單位人事部門帶來極大的不便，降低人事檔案管理的效率。另外，如果對流動人員檔案處理不及時，也會影響到事業單位人事工作的正常運行。
二、做好事業單位人事檔案的措施
1.健全事業單位人事檔案工作的管理制度
要保證事業單位人事檔案管理工作順利進行，改變事業單位人事檔案管理工作的現狀，必須要有完善的管理制度來規范事業單位人事檔案管理工作，逐步健全事業單位人事員工的業務檔案，提升員工的思想以及業務素質。只有建立完善的事業單位人事檔案管理制度，才能為人事管理各項工作提供必要的依據，提高人事管理的效率。
2.注重事業單位人事檔案管理的基礎性工作
事業單位人事檔案管理工作主要是對事業單位人事的檔案材料進行收集和管理，增強檔案管理的實效性和針對性。事業單位人事檔案管理應該確保有一定的周期性，要定期對工作進行檢查、整改以及自建，并且對檔案管理的日常工作進行質量監控。對材料信息的管理要統一集中，而且要對收集的檔案材料按類歸檔，提高檔案管理的條理性，避免出現混亂的情況，造成不利影響。人事檔案管理人員要樹立現代化管理意識，保證檔案管理的規范性和科學性。同時要不斷積累經驗，創新管理方法和手段，做好人事檔案的管理工作。
3.發揮事業單位人事檔案管理的新功能
需要進行歸檔保存的文件，在對其進行管理的過程中，一定要遵循檔案的自然形成規律，而且要保證材料之間的聯系，對檔案進行系統的存儲和利用，發揮檔案的新功能和新作用。事業單位人事的檔案一定要盡可能保存原件，并且要統一規格，妥善保存，不斷完善相應的管理制度，避免出現損毀或者丟失的情況，給人事檔案管理帶來各種不便。
4.推行事業單位人事檔案管理的信息化
[關鍵詞]學生；檔案管理；改革
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349(2010)12-0076-01
檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，是個人信息的重要載體。學生檔案是學生在校學習生活期間真實情況的反映，它記錄了學生在校期間親身經歷的、親自參與的各種活動的信息，是學生個人信息的原始資料，是用人單位衡量學生個人綜合素質和能力的真實準確的憑證。所以，學生檔案管理工作是學校學生工作的重中之重，檔案管理工作的好壞，將直接關系到學生未來的前途和發展。但隨著教育制度的改革和發展，學生檔案管理工作也面臨著新的挑戰，出現了很多問題，如學生檔案不完整、檔案內容不準確、檔案更新不及時等問題。這些嚴重影響了用人單位對學生個體的判斷，進而影響了學生個體的發展。因此，加強和完善學生檔案管理工作是勢在必行的。我們可以從以下幾個方面來加強和完善檔案管理工作。
一、宣傳檔案知識，強化檔案意識
由于學校很少提供給學生了解檔案的機會，所以絕大多數的學生檔案知識是相對薄弱的。久而久之，造成學生對檔案不了解，不關心，覺得檔案僅僅是隨個人而走的一紙文件，并不具有什么作用，和個人利益不相干。為了保護學生的個人利益，提高學生對檔案的重視程度，學校要重視檔案知識的普及工作，讓學生了解個人檔案在學生在校學習生活期間以及畢業后就業時的重要作用。學校可以通過對剛入學的學生開展檔案知識的普及教育工作；對在校學習期間的學生，設置檔案管理選修課，讓學生深入到檔案管理之中去；對畢業生設置就業指導課等多種方法，靈活運用，以達到加大對檔案知識宣傳力度的目的，使學生認識到檔案是和個人利益息息相關的，認識檔案的重要性。
二、提高檔案管理者素質，加強檔案管理隊伍建設
學生檔案管理工作具有較強的專業性，并且有其自身的特點和方法。因此，學校對于學生檔案的管理應當建立一支專業性較強的管理隊伍，以達到高效、準確地管理檔案的目的。但是，由于目前學校學生檔案管理工作大多是以非專業人員為主，檔案管理人員缺少相應的培訓和相關的專業技能知識。面對諸如此類的問題，學校可以一方面加快培養或聘用專業管理人員。一方面定期組織現有檔案管理人員進行檔案管理專業方面知識的培訓，以適應檔案管理工作的需要，進而滿足不斷發展的教學體制和教育制度改革的需求。另外，還應加強學生檔案管理人員的責任意識，提高檔案管理人員的責任心和對檔案的重視程度，防止人為地破壞或更改學生個人檔案。
三、健全檔案管理制度，完善檔案管理模式
建立健全的檔案管理制度是學生檔案管理工作有條不紊地進行的先決條件，是學生檔案管理工作的基本保障。學校應根據國家相關法律制度，結合學校自身檔案管理的特點，不斷摸索，總結經驗：建立起一整套完善的、在學生檔案管理工作中實際可行的、規章制度來規范工作流程，使學生檔案管理工作做到有法可依、有章可循，逐步走上規范化、制度化的道路。另外，規章制度建立后，要嚴格按照規章制度行事，要注重制度的實施，這樣才能建立起行之有效的檔案管理制度和模式。
四、實現檔案管理信息化
目前，學校檔案管理多為人工管理，檔案材料也主要以紙質材料為主，管理方法落后，工作效率不高，檔案資源易損壞，這種管理模式已經越來越顯得陳舊。在信息技術高度發達的當今社會，高品質、高層次的信息化管理手段變得尤為重要，應用計算機和網絡技術的現代化手段已然成為未來檔案管理工作發展的必然趨勢，是學生檔案管理工作能否快速、有效進行的關鍵所在。我們要借鑒當代檔案信息化管理中優秀的科學理論依據和方法，結合學校自身學生檔案管理的實際工作，在實踐中摸索、總結和發展，形成一套符合我們自身發展的信息化管理手段。建立符合我們自身發展的信息化平臺，并將其逐步融于學生檔案管理之中，加快檔案管理的時代步伐，提高檔案管理效率，更好地服務全校師生。
綜上所述，學生檔案管理工作雖然是一項十分繁雜瑣碎的工作，但是意義非凡。做好學校學生檔案管理工作，既有利于促進學校自身的發展建設，又有利于學生畢業后就業工作的順利開展，同時也為用人單位打開了方便之門。
[參考文獻]
[1]李洪蘭，高校學生檔案管理中存在的問題及對策[J]，青海民族大學學報(教育科學版)，2010(2)：126-128
傳統的檔案管理工作主要以立卷、借閱、轉遞、歸檔等方式為主，但是隨著我國教育事業和事業單位的發展，檔案資料逐漸增多，傳統的檔案管理工作已經不能滿足大量檔案管理的需求。隨著信息化技術的不斷發展，為事業單位檔案管理創新系統了技術基礎，現在，通常使用網絡管理軟件技術進行檔案的管理，這種管理方式和管理技術的創新大大提高了檔案管理的效率和水平。傳統、單一的館藏檔案管理結構逐漸被信息化的管理方式所代替，這種創新性的檔案管理增加了檔案的時效性和含金量，促進檔案管理工作的進一步發展。雖然當前事業單位檔案管理工作在技術上與傳統檔案管理相比已經取得了巨大的進步，但是，仍存在許多問題制約了檔案管理工作的進一步發展，下面進行具體分析。
2事業單位檔案管理創新存在問題
2.1缺乏對檔案管理工作的重視
檔案管理工作是保證事業單位工作協調發展、提高工作效率和工作水平的重要保證，是事業單位"真實性"的根源所在。但是，當前事業單位缺乏對檔案管理工作的重視，認為檔案管理工作可有可無，所以缺少認真管理的態度和工作程序，還存在秩序混亂的現象。在長期的檔案管理工作中，缺少檔案管理的連續性和長期性，造成事業單位檔案缺失，甚至不注重檔案管理的保密工作，導致檔案泄露現象。事業單位檔案管理記載了單位的成長歷程和信息資源，檔案泄露對事業單位可能造成隱形損失。由于缺乏對檔案管理工作的重視，工作人員缺少參與的積極性，檔案管理工作流于形式，導致檔案管理工作無計劃性、無目的性，嚴重制約了事業單位的健康發展。
2.2缺少有效的檔案管理系統
現階段，事業單位檔案管理工作缺少有效的檔案管理系統，導致一系列檔案管理問題發生。首先，檔案管理基礎工作薄弱。很多事業單位存在檔案基礎工作不規范現象，雖然制定了檔案管理制度，但是沒有真正的落實，缺少檔案管理系統的監督。其次，檔案管理技術相對落后。雖然近年來，我國事業單位檔案管理技術不斷提高，應用計算機網絡技術提高檔案管理工作的效率和水平，但是，隨著科技手段的進一步發展，檔案管理的升級，仍存在檔案管理設備、軟件落后的現象，影響了檔案管理質量的同時，影響事業單位的整體運行秩序。最后，檔案管理綜合力度薄弱。現在的檔案管理工作無法在行政上形成統一的管理模式，檔案管理在事業單位發展中沒有起到應有的作用，綜合應用程度較低，導致檔案管理綜合力度薄弱的現象。
2.3檔案管理人員素質不高
對于事業單位未來發展來說，檔案管理能夠為其提供指導性意義，對事業單位非常重要。檔案管理工作專業性、政策性較強，但由于事業單位缺少對檔案管理工作重要性的認識，因此，對檔案管理人員的素質要求不高，這也成為限制檔案管理工作發展的重要因素之一。當前的檔案管理工作人員缺少檔案管理意識，缺少檔案管理專業知識，不能保證檔案管理的系統性、穩定性和持續性，由于工作人員專業技術水平有限，檔案管理技術水平也受到限制，檔案文件的歸檔、分類、整體等存在問題，不利于事業單位各項工作的發展。
3事業單位檔案管理工作創新思考
3.1提高檔案管理工作的認識，深化制度改革
檔案管理工作是事業單位一種重要的信息資源，為事業單位提供豐富的人才信息和資源，關系著事業單位未來的發展。所以，必須全面提高事業單位對檔案管理工作重要性的認識，深化檔案管理工作制度改革。首先，事業單位應從檔案管理工作實際出發，整頓檔案管理部門工作秩序，制定并真正落實完善的檔案管理工作制度，將檔案管理工作深入事業單位的各個環節部門。其次，檔案管理人員以及事業單位其他部門人員要正確認識檔案管理工作，加大對檔案管理工作的投資，提高檔案管理技術和設備，提高檔案管理的綜合力度。最后，深化制度改革，保證檔案管理連續性和穩定性，對檔案管理工作進行科學計劃，保證檔案管理工作的實質性，切實有效的提高檔案管理工作的效率。
3.2創新管理理念，建立健全的檔案管理系統
事業單位檔案管理工作要創新管理理念，從傳統上對檔案管理的認識向現代化檔案管理過度，樹立科學的工作態度，建立健全的檔案管理系統，發揮檔案管理的最大價值。建立健全的檔案管理系統能夠完善檔案管理工作內容，管理其工作程序，加強檔案管理工作的監督，提高工作人員參與工作的積極性，提高檔案管理工作熱情，進一步促進檔案管理工作發展。此外，通過檔案管理系統建立檔案管理工作獎罰制度，增強工作人員的責任意識和工作積極性，有利于提高檔案管理的質量。
3.3創新管理模式，開發新的檔案信息資源
新形勢下，要加強檔案管理模式的創新，運用創新的管理手段滿足日益發展的檔案管理工作的需要。創新管理模式，以先進的網絡技術和計算機技術為工作平臺，建立數字管理系統，開發新的檔案信息資源，加大對檔案管理的投入，使檔案管理的整體模式跟上社會的發展。此外，通過創新管理模式，加強對檔案信息資源的利用度，實現資源共享，使其更好的給事業單位服務。
3.4提高檔案管理人員素質
檔案管理人員的素質很大程度上決定著檔案管理工作水平的高低，所以，提高檔案管理工作人員素質，建立一只專業技術水平一流，管理能力強，職業素養高的檔案管理隊伍對檔案管理工作非常重要。在事業單位中，要加強對檔案管理工作人員的培訓，加強其專業水平和實踐能力，優化工作人員檔案管理知識結構，增強其綜合素質。由于信息技術在檔案管理中的廣泛應用，所以要提高檔案管理人員的信息技術水平和網絡應用技術，通過對現代化信息技術的掌握進一步提高檔案管理工作水平，運用較強的綜合分析能力強化檔案管理質量，滿足現代化檔案管理工作的需求。
4結語
[關鍵詞]事業單位；檔案管理
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2013）03 — 0066 — 02
事業單位在日益發展中，體系制度、人才任用都向著更加健全全面的方向進步，但是唯有檔案管理似乎在幾年內都很少明顯的變動，很多人認為檔案管理工作簡單、創新性小，所以事業單位本身也沒有投入太多的精力在檔案管理方面進行改革，但是我們不難發現近年來事業單位的檔案管理問題層出不窮，而且很多問題都是歷史遺留的，一直沒有改進，所以檔案管理一直沒有進步，也沒有好的發展。
一、事業單位檔案管理的范圍
第一部分是行政檔案管理。這一部分檔案中涉及到上級下發的文件，本單位發出的文件，各部門的工作計劃、總結等，還有一些信函、會議記錄等，這一部分的檔案屬于行政范圍，是事業單位行政工作的主要內容。對于上級的檔案文件一般會下發給部門進行學習貫徹，比如針對十的召開，開展一些關于學習十精神的演講比賽或者相關活動的通知等都屬于上級文件；本單位的文件比如說針對上級文件我們單位自己將要組織什么樣的對應活動，或者為了提高單位工作人員的素質，促進工作更好地開展，單位進行一些諸如演講之類的比賽，這都是本單位的一些行政檔案。工作計劃或者總結之類的內容是總體衡量一個部門、一段時間工作得失的一個標準，各單位根據自己的不同情況不定時間的要求部門編寫工作總結或者針對前一陣的部門發展撰寫下一階段的工作計劃，這是讓部門工作不斷完善、不斷進步的一種方式，也是我們事業單位行政檔案的一部分，還有一些信函會議記錄，這都是對單位發展的一種監測監督。
第二部分是人事檔案管理。這里面的內容是每一個在編人員的全部檔案，包括在編人員的基本信息，在編人員受到獎勵處分等信息。人事檔案是對每個人來說最重要的物品，個人要晉職稱、轉調或者一些行動都需要個人檔案作為支撐。如果沒有個人檔案，或者經查有不屬實的地方，這些行為都將視為無效，所以個人檔案也受到每個人最大程度的重視，以至于很多時候當我們說起檔案，一部分人僅認為是個人檔案。
第三部分是財務檔案管理。事業單位不同于行政單位，所以財務管理檔案也與行政單位有著很大的差別，財務檔案中包含有日常的財務支出憑證，每一次財務支出的目的、用途、金額等內容都要做好全面的記錄，也要有相關的發票等作為支出用途的依據；還有各種財政收入，每一筆款項從何而來都要做好詳細記錄；對年度預算、預算調整、決算等工作做好存檔，是下一階段開展財務總結預算工作的依據；年度季度的財務分析報告也是財務檔案的重要內容，通過財務分析了解財務使用效率，還有諸如繳納的各種社會費用、收支的立項計劃和執行情況等，總之，單位的一切財務支出由財務部門進行的整理分析都是事業單位的財務檔案。
第四部分是業務檔案。這里主要內容就是業務學習、業務考核、業務會議記錄等內容，像現在每年都會進行的事業單位招考就屬于業務范圍，考試所使用的大綱、教材、參考資料等都是業務檔案，還有單位組織進行的業務培訓，因業務需要采購的圖書雜志等這些資料、材料都是業務檔案管理的重要內容，這些屬于業務范疇的工作內容，有關資料的記錄就是以后類似工作的一個依據參照，所以這類資料同樣屬于檔案管理的內容。
二、事業單位檔案管理問題
首先，檔案管理混論，沒有形成有效合理的管理方案。檔案作為一個人最為重要的證明，很多單位對其重要性并沒有認識到。很多事業單位檔案管理混亂，比如說我們現在每年都會有地方的事業單位招考，這時候大批的人才被招進事業單位，但是問題在于很多單位并沒有及時地進行檔案整理存檔。在一些大的單位這種現象還稍微好一些，對招進的人才能夠及時了解調查，然后把檔案整理歸類存檔；一些小的單位或者地區比較偏遠的單位，這樣的存檔管理就比較懈怠，混亂的情況也就時常存在。
其次，檔案管理員素質不高，缺少專門的檔案管理專員。檔案管理看似簡單，其實蘊含著豐富的學問，但是現在我們看來，很多的事業單位沒有專門從事檔案管理的專員，在進行事業單位考試的時候檔案管理員一欄的專業限制很多都是不限，而且大多數事業單位沒有意識到應該派專門人員從事檔案管理，更有甚者很多單位派一些退居二線年齡較大的人員從事檔案管理，所以很多情況下事業單位的檔案管理人員素質較低，缺少專業性。
第三，事業單位檔案管理制度落后，并且缺少科學性和技術性。現在單位發展注重效益，辦公室、財務部才是主要的改革發展部門，大部分單位都忽視了檔案管理部門的制度改革。一般人會認為，檔案管理就是簡單的存檔調動，但是檔案管理的過程步驟卻是非常重要、周全的，一個環節出現錯誤就有可能讓檔案不翼而飛，給個人造成極大的損失。另外，檔案管理信息化差、科技性差，科學技術在各行業都有應用，但是在事業單位的管理部門卻沒有很好地利用起來，檔案入網、跟隨記錄這些都沒有做到位，所以龐雜的檔案也就得過且過地管理著，沒有形成很好的制度體系。
第四，對檔案管理的重要性沒有認識到位，思想態度懈怠。檔案分為很多不同的類型，事業單位檔案管理的范圍也比較廣泛。從宏觀來說，涉及到國家政府部門的文件方針；從微觀來說，有各自單位的文件和人事檔案。國家政策方針關系到國家發展前途的策略，雖然有一些不是絕密文件，但是重要性一樣不能小看。就個人來說，每個人的檔案就是自己人生經歷的一個證明，如果這個證明出了問題后果將不堪設想。不論從哪個角度來說，檔案有著其他文件所不具有的重要性和不可替代性，但是很多的單位并沒與對此有所重視。筆者認為態度決定一切，正是因為單位中沒有人足夠地重視檔案的重要性，所以檔案管理才會一直比較松散，制度化、信息化一直得不到落實，這樣就使得檔案工作長期處在被忽略的狀態下，工作人員也是應付了事，長此以往檔案管理就會陷入混亂，文件丟失、秘密外泄，這樣不可想象的嚴重后果總有一天也會接踵而至。
三、如何促進事業單位檔案管理的更好發展
（一）加強制度化管理，促進事業單位檔案管理的有序發展
“檔案管理是整個行政事業單位協調、有序、高效運行的有效保證。”〔1〕制度是任何單位正常運轉的保障之一，沒有規矩不成方圓；同樣的，要保證檔案管理的有序進行也必須進行一些制度化的管理控制。首先，對在職人員的檔案管理應該認真整理，按照單位的要求根據不同的類別分類整理，方便以后查找，對于一些新進人員的檔案應該及時記錄，對于一些將要退休人員的檔案應該按照程序整理歸類。其次，對于一些轉調人員的檔案，應該制定嚴格的提取檔案，轉走檔案的轉接制度，保證檔案在轉接過程中沒有中間漏洞，不會因為中間環節沒有監管到造成檔案的遺失。檔案整理應該按照編號分類放好，對于一些借出的檔案應該記錄清楚，對借出時間、歸還時間做出整體細致的記錄，歸還后應該按照原來的分類檢查清楚后放回原處。檔案歸還時應該檢查好檔案內容，對于一些私自涂改方案的行為必須追究法律責任，用嚴密的管理制度和嚴格的法律規范，規范檔案管理行為。
（二）提高檔案管理人員素質，提高檔案管理質量
管理人員的素質是檔案管理好壞的重要決定因素，如果一個單位派遣專門的人員管理檔案，加上完善的制度，檔案管理自然也就成為單位上下重視的問題之一。在招聘的時候，事業單位應該注意檔案專門人才的招聘，只有用專門人才才能保證檔案管理的專業化；另外，單位人員在安排崗位時，要認識到檔案管理的職位不是隨便一個人就可以勝任的，要選擇接受能力強、邏輯能力強的人管理，只有這樣才能保證檔案管理的有序運行。比如說，檔案一般是紙質的形式存在于檔案館內，我們在進行檔案管理的時候要注意室溫、防潮、防蟲，這些工作都應該由專業人員從事，明確了解用量、用度保證檔案的質量和安全；如果用一般人員從事檔案管理，很有可能會忽視這些情況，造成檔案損失，因此提升檔案管理員的素質是十分必要的。
（三）增強檔案管理的科技性，讓檔案管理與現代科技接軌
“計算機網絡技術的飛速發展和廣泛運用使檔案信息管理逐漸邁入了現代化管理的殿堂，也為檔案信息管理的完善和發展創造了契機。”我們應該注意讓事業單位的檔案管理入網，并且單位之間可以結成全部事業單位的整體檔案網絡，這樣也可以避免一旦檔案遺失造成的一切工作不能運行的問題，也讓檔案有一個備份，這樣也可以方便單位之間的人事調動檔案轉接。類似條碼掃描、影像掃描之類的儀器設備都可以根據實際應用在檔案管理中，為檔案管理提供健全的設備儀器，方便檔案管理也增加管理的科學性和嚴謹性。比如，現在很多企業投資讓云技術進入檔案管理領域，為檔案管理提供了一種新的管理方式，大大提高了檔案管理的科學性和效率，這為我們檔案管理提供了一個新的借鑒，科技進入檔案管理是一個發展趨勢，只有把科技與檔案管理良好的結合才能促進檔案管理的優質發展。
（四）提高思想意識，重視檔案管理
各事業單位尤其是單位領導應該做好帶頭表率作用，重視檔案管理工作，把檔案管理作為日常管理的重要一環，尤其是一些重要檔案的管理要納入日常的工作議題中。在辦公會議上，應該適時對檔案管理的方式方法、遇到的問題等內容進行討論，共同解決問題研究方案，把單位的檔案管理工作放在與其他工作平行的位置上。可以成立專門的檔案管理負責領導班子，定期對檔案室的有關情況進行調查了解，及時發現問題、解決問題。對于提高管理的一些可行性方案，領導應給與足夠的支持與肯定，加強檔案室硬件管理，定期對檔案管理工作作出考核評定，在全單位樹立起重視檔案管理的意識和作風。
我們通過上文的分析，首先找到了檔案管理存在的一些問題，這些問題并不是太大的問題，但是時間太久又遲遲沒有改進所以改變起來會有一些阻礙，但是我們根據這些情況提出了建議措施。如果事業單位能夠進行一番大刀闊斧的改革，事業單位的檔案管理會有一次大的進步，也可以為以后的檔案管理發展提供更好的環境和基礎。
〔參 考 文 獻〕
〔1〕安曉莉.試論事業單位檔案管理信息化的建設與發展〔J〕.現代商業，2011，（18）.
〔2〕史毓，王愛珍.事業單位人事檔案的信息化管理〔J〕.現代營銷：學苑版， 2011，（06）.
〔3〕程巧玲.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析〔J〕.科技創新導報，2011，（20）.
【關鍵詞】事業單位；檔案管理；計算機網絡技術；信息化
1.緒言
事業單位的檔案管理是對由本單位有關的檔案實體和檔案信息進行管理并提供各種檔案利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案在事業單位的最直接的體現。具體的檔案管理工作非常復雜，包括對檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、編目、檢索、統計、編輯和研究，并為相關的對象提供檔案的利用服務。檔案管理工作是將大量分散凌亂的的檔案進行集中化、系統化、優質化以及廣泛化的處理，滿足社會對于檔案管理的要求。
2.事業單位檔案管理的現狀
事業單位是為社會提供各種服務為目的的社會組織，它不以盈利為主要目的。由于事業單位的服務性質，它的檔案管理工作就受到了極大的關注。事實上，就檔案管理的基本性質和主要作用來講，它是一項管理性和服務性以及政治性相結合的工作，檔案管理的具體工作不會產生物質財富，而管理成果也不被檔案管理機構的相關人員利用，從另一個方面來講，檔案管理工作并不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分，檔案管理通過為社會上的有需要的人群提供相關的檔案服務，是他區別于其他服務行業的一個顯著的特點。由于受一系列原因的影響，我國事業單位的檔案管理工作依然存在很多問題，相關的負責人要認識到這些問題，尋找問題的根源所在，并積極地加以解決。
2.1 管理制度混亂
事業單位檔案管理的首要問題就是檔案管理制度非常混亂，很大一部分事業單位對檔案管理不夠重視，沒有建立相關的管理制度，有的雖然建立了管理制度，但是執行力度非常差，制度常常流于形式。檔案管理人員的責任心也非常的差，大堆大堆的檔案在檔案室堆積如山，檔案的收集也不全面，丟失現象非常普遍。特別是一些外借的檔案，沒有履行相關的外借手續，有借無還的現象經常存在，也有很多人鉆檔案制度管理的空子，私自對檔案中的數據進行涂改，嚴重的損害了檔案的真實性。[1]
2.2 利用率非常低
眾所周知的是，雖然檔案資料沒有辦法直接轉化成社會財富，但是它所能夠提供的信息卻對社會經濟的發展都有著非常重要的推動作用，這一點，即使是很多的專業檔案管理人員也沒有認識到，所以在我國事業單位的檔案管理過程中，出現了重收藏輕利用的局面，非常重視對檔案的歸類和收藏，但是對于檔案的利用價值卻沒有很好的宣傳，所以即使是單位的員工，對于檔案的利用效益都不夠了解。也正是由于對檔案的利用價值缺乏足夠的認識，所以事業單位的檔案管理存在信息資源開發不足，造成檔案利用率不高的問題。
2.3 檔案管理手段非常落后
計算機網絡技術的普及提高了人們處理信息的效率，因此，非常普遍的運用在日常的生活與辦公過程中，它的管理手段也在不斷地進步，遺憾的是，大部分事業單位并沒有積極地將這項技術引入到日常的檔案管理過程中去，而依然采用人工管理的手段，檔案管理的效率非常低，出錯率也非常的高。除此之外，檔案管理的辦公地點條件也非常簡陋，檔案柜陳舊老化，檔案室的建設相當的落后。
2.4 缺乏專業的檔案管理人員
檔案管理工作是一項對工作人員的專業素質要求非常高的職業，不得不提的是，現如今事業單位的檔案管理人員絕大多數不具備相關的工作經驗和專業的檔案管理理論知識，無論在專業素質還是文化層次上都有欠缺。知識結構的不合理是一方面，檔案管理人員素質不高的另一方面表現在他們的工作態度上，由于上級管理人員對于檔案管理工作重視程度不夠，很多管理人員工作積極性也不夠高，工作態度消極散漫，人浮于事，極大地降低了檔案管理工作的效率，影響了檔案管理信息的收集與處理。[2]
3.事業單位檔案管理創新策略
要克服上文中所列舉的事業單位檔案管理的不足之處，對檔案管理進行創新性管理，首先需要事業單位的相關負責人轉變思想，認識到檔案管理的重要性，從制度上入手，在單位內部建立完善的檔案管理系統，加強對檔案的有效利用，采用先進的檔案管理技術，并選用專業性強、素質過硬的專業人員進行管理。從根本上提高事業單位檔案管理水平，筆者根據自身多年的事業單位檔案管理從業經驗，對管理的創新性手段進行了歸納總結：
3.1 提高認識，完善職責
要使事業單位的檔案管理制度有條不紊的進行，必須在事業單位內部建立起完善的檔案管理制度，從制度上明確檔案管理人員的相關職責。事實上，對檔案管理工作加大宣傳力度是做好工作的前提條件，但是這種宣傳也必須建立在完善的機構上。我們要通過宣傳，提高事業單位各級領導干部對于檔案管理工作的認識，還應該完善檔案管理機制，明確各個負責人的相關責任，也可以根據內部機構的設立配備兼職性質的管理人員，在單位建立起一個檔案管理的網絡，提高檔案管理的效率。[3]
3.2 培養專業的檔案管理人員
上文提到，檔案管理是一項技術性很強的工作，因此，要做好事業單位的檔案管理工作，必須重視人的力量。首先要為單位招納業務技術過硬的管理人才；其次，要加強對管理人員的崗前培訓，使他們能夠更好的熟悉和處理相關的管理工作。培訓內容應該分為兩個部分，一要加強其專業領域方面的培訓，結合事業單位具體的工作，使理論知識能夠與實際工作很好的結合；二要加強對其工作態度的培養，改變以往做一天和尚敲一天鐘的工作心態，將激勵機制引入到檔案管理工作中來，提高他們的工作積極性。
3.3 建立現代化的檔案管理體系
加強對事業單位檔案創新性管理的一個非常重要的內容，就是要將計算機技術引入管理過程中，提高管理工作的準確性，從而使檔案管理適應現代化的發展。在檔案管理過程中引入計算機網絡技術，還必須要加強對管理人員的培訓，強化他們信息化技術操作手段，使他們能夠熟練地運用計算機網絡技術，完成檔案管理的自動化和電子化處理。
參考文獻
[1]楊軍.高校人事檔案管理策略分析[J].黑龍江檔案,2010,(7)
1事業單位檔案管理存在的問題
檔案管理是事業單位日常管理工作的重要環節，與各項工作環環相扣。檔案管理工作具有完善的工作制度，每一個環節都要按照規章制度來完成，但隨著社會環境的變化，傳統的管理流程開始暴露出不足之處，出現了一些新時期的新問題，成為事業單位管理工作高效運行的阻礙之一。具體來說，事業單位檔案管理工作存在的問題，主要體現在以下三個方面。
1.1制度長期不完善且內容流于形式
事業單位的檔案管理制度，大多數照搬了上級機構的政策和內容，但在運行時缺乏本單位的實際情況參考，導致部分管理制度發生混亂，缺乏統一的優化機制。此外，個別單位長期忽視檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的關注、支出和設施完善缺乏足夠的積極性。長期的不重視和制度的不完善，導致事業單位檔案管理工作與實際工作產生了錯位和脫節，檔案的留存與機構運行之間沒有形成應有的閉環，一些管理制度執行不力，影響了事業單位的整體發展。
1.2傳統檔案電子化比例低
隨著新媒體技術的廣泛應用，各級檔案管理部門已經開始大力推定檔案的信息化管理，新技術的應用十分普遍。檔案管理的信息化建設是新時期檔案工作的重要轉型節點，既要將新的檔案實現原件與電子存儲相結合的方式，還要將原有的紙質檔案逐步轉化為電子檔案。但也要看到，仍有一些基層機構未能將檔案的信息化工作提上日程，依然在觀望中，傳統的檔案管理降低了工作效率，也不利于與上級單位的信息化網絡相連，制約了體系內整體工作的開展。
1.3缺乏高層次檔案管理專業人才
人才是事業單位各項專業工作開展的基礎，事業單位的檔案管理工作也需要高層次的人才，實現管理工作的不斷升級。但實際上，事業單位檔案管理工作從業人員，大多數缺乏檔案專業的學習和系統化培訓，而是從其他崗位轉型而來，在缺乏專業知識的前提下，完全不具備檔案管理的基本常識和手段，系統化的管理也成為無稽之談。專業程度不夠的檔案管理人員，只能承擔資料的收集和裝訂，無法挖掘出一份檔案資料背后的歷史價值和重要意義。檔案管理工作雖然也有一部分水平高的專業人才，但他們往往身兼數職，無法實現檔案管理的轉移性和系統化。
2檔案管理工作優化需遵守的原則
2.1差異化與統一化兼顧原則
優化事業單位的檔案管理工作，要兼顧管理制度的差異化和統一化。具體來說，在制定基層事業單位的檔案管理制度時，一方面要考慮國家和上級部門的檔案管理法律法規及相關制度，作為核心的依據，這是檔案管理制度的統一化要求;另一方面則需要考慮本單位的實際情況，將行業特點、單位特點與既有法規相結合，制定出適用單位內部運行的檔案管理制度，這是檔案管理制度的差異化要求。在這一原則下，檔案管理制度才能更加科學嚴謹，在實際工作中能夠高效施行。
2.2制度與執行并重原則
檔案管理工作使事業單位內部的各個部門都密切關聯，對非專業人士來說具有一定的行業障礙，因此在制定中要考慮執行階段的可行性。在執行過程中，專業管理人員要及時與各部門的檔案專管員進行溝通，履行對檔案收集、管理和維護的基本職責，并加強人員培訓，不斷改善和優化管理制度。
2.3檔案管理人員權責統一原則
檔案管理人員是事業單位檔案管理工作的主要執行者，是事業單位檔案管理工作的重要組成部分。檔案管理人員對工作的認知、重視程度以及工作的積極性將直接影響檔案管理的最終質量。為此，要加強對檔案管理人員的管理，做到權責明確、統一，使其充分意識到自身工作的職責和所享受的權益，并在具體工作中予以保障，以此來激發他們的工作熱情和積極性，從而保障檔案管理工作的效率和質量。
3事業單位檔案管理創新策略的建議
3.1創新管理思路，借鑒現代管理理念
事業單位管理與企業管理存在本質的不同，主要表現在工作內容和效果評價層面，但在管理制度上存在較多的共通之處。事業單位檔案管理制度存在一定的落后，從根本上來說在于管理理念的落后，主要領導干部的思維不進步，整個單位的管理水平便難以提高，無法跟上時代的新變化。因此，事業單位檔案管理工作的升級優化，需要自上而下地創新管理思路，通過借鑒現代企業管理制度的一些理念，有機地融入檔案管理工作中，樹立現代化的檔案管理機制，提高運行質量。
3.2創新制度管理，加強法規落實和制度考核
切實落實各項管理制度，是保障檔案工作高質量開展的基礎。一方面，所執行的制度要具有先進性，事業單位應該對機構內的各項制度進行梳理和淘汰優化，將陳舊刻板的管理制度進行改善，特別是檔案管理制度，事關每一項具體工作，要求制度與實際工作要嚴密結合;另一方面，制度的執行必須科學、穩定，不能三天打魚兩天曬網。
在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經是大勢所趨，但在制度層面，還缺乏對電子檔案的管理優化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應該同時保存紙質材料，都要嚴格分類和履行。此外，如何保障電子檔案的安全性和真實性，也是事業單位檔案管理制度面臨的重要挑戰，解決這些問題并嚴格執行，需要加強督導和考核，確保檔案工作不出現漏洞。
3.3創新管理手段，數字檔案實現普遍化
檔案管理的優化還要考慮具體的執行層面，通過采用現代化的管理設備和信息技術，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。事業單位要加強內部信息化建設，建立重要檔案及時申報備案、普通檔案定時備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進檔案管理工作的不斷完善，充實事業單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質檔案是傳統手段，但數字檔案是當前的主流手段，如何平衡兩者之間的關系，確保互補性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實際工作中必然會出現多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現大量資料重復備案、個別資料難以查閱的情況。因此，將數字檔案管理水平提升到戰略層面，成為紙質檔案同等重要的水平，具有重要意義。
3.4創新人才培育機制，加強檔案管理專業培訓
要實現事業單位檔案管理工作的有效優化，就不能忽視對檔案管理人員的培訓。事業單位要加強對檔案管理專業人才的培養，通過開展定期或者不定期的培訓，來提高他們的檔案管理技能和專業性，使其能夠熟練掌握和運用傳統與現代兩種檔案管理方式。與此同時，還要注重檔案管理人員素質的提升，可以嘗試員工輪崗制，即為員工提供外出培訓的機會，提高工作人員檔案管理知識和技能，使其明確自身職責，以此促進檔案管理工作科學、順利地開展。
3.5創新檔案管理信息化系統的管理體制
確保事業單位檔案管理信息化建設工作的正常進行，離不開軟硬件設備的大力支持。事業單位應當在充分結合檔案管理實際狀況的基礎上，對單位所要用到的軟硬件基礎設施做好相應的配置與更新工作，以便減少對信息化建設帶來的不利影響。在最近幾年里，隨著檔案管理信息化建設的日益完善，事業單位逐漸將目光放在了檔案管理的風險上面，并采取有效措施加大檔案信息安全管理的力度，盡可能減少發生技術性的失誤而造成成本的過度浪費。
對檔案信息要進行統一化管理，同時還要在這個統一管理的基礎之下，建立一定的分散式系統，這才是促進檔案管理信息化的最理想模式。要想加強檔案管理的信息化水平，要成立專業的專家咨詢小組，這些專家成員可以在一起討論協商，經過討論才能提出關于加強檔案管理的長期發展目標，制定出與之相關的標準和方案，不斷擴大投資規模，提高經費的預算水平，盡快解決好重大的問題，為提高檔案管理決策水平建立一定的制度保障。
1.1事業單位對檔案管理工作的重視度不夠
在事業單位檔案中儲存著大量重要信息，與事業單位的工作發展有著千絲萬縷的聯系。如單位員工的身份背景、工作流程的詳細記錄等，檔案管理工作一旦疏漏，就會發生一些數據泄露、個人隱私被侵犯等嚴重后果。所以，檔案管理對于事業單位來講絕對是至關重要的，需要事業單位以及檔案管理工作人員對該工作加以高度重視。但是實際上，情況卻不盡如人意。由于再完美的檔案管理工作也不能給事業單位帶來任何實質上的效益，所以大部分事業單位的領導者也存在輕視檔案管理工作的現象，這種消極態度也會影響到下級員工，包括檔案管理工作的直接實施者———檔案管理人員。許多檔案管理人員還沒有認識到檔案管理工作對事業單位的重要意義，將檔案管理工作單純的看成一份對檔案文件進行整理與保管的工作，再加上受上級領導的消極態度影響，檔案管理人員很難對工作付出努力，導致檔案管理工作始終處于一種得過且過的狀態，員工們不能按時進行相關檔案記錄工作，拖延工作時間，最后越積越多，只能一帶而過，致使檔案不完整，影響他人查閱檔案的查閱效果。
1.2檔案管理模式落后、設備老舊
大部分檔案管理部門仍舊以賬目記錄、書本記載為主要方法，以傳統的檔案管理模式低效運營著。隨著科技的進步與信息化時代的發展，傳統的檔案管理模式無法將如此巨大的信息量快捷、有效地存入檔案庫中。同時，由于事業單位的領導者對檔案管理工作不夠重視，不能及時更換檔案管理工作需要的新設備，很大程度上限制了檔案管理員的檔案數據記錄速度以及檔案查閱的效率。
1.3檔案管理人員的專業知識與職業素養不夠
檔案管理工作看似容易，但實際工作中高效的檔案管理工作是基于專業的檔案管理知識和不凡的職業素養。但是大多數檔案管理部門都認為這項工作非常簡單，只要工作態度端正一些、工作效率高一些就可以完成的很好，致使大部分員工對專業知識的研究、職業素養的培養方面都遠遠達不到信息化檔案管理工作標準。實際工作中，一些員工缺乏專業知識，沒能掌握專業的檔案管理技術，甚至不能很好地完成一些基礎工作項目，致使檔案管理工作效率低下，工作業績也不盡如人意;還有一些員工缺乏職業素養，工作穩定性差，以至于出現員工突然辭職甚至是檔案數據泄露的現象，對事業單位來講是一個不小的安全隱患。
2完善事業單位檔案管理工作的對策
根據當前事業單位檔案管理的現狀，事業單位領導者應完善檔案管理工作，著重抓好針對檔案管理工作現狀的以下幾點對策:
2.1提高員工對檔案管理工作的理解認識、專業知識與職業素養
我國政府曾經頒布了一些與檔案管理相關的法律法規，例如《檔案法》、《檔案管理法》等，目的就是為了讓各事業單位對檔案管理工作重視起來。但實際情況卻不盡如人意，為了改善現狀，各事業單位領導者應鼓勵檔案管理員工努力學習相關法律法規和專業知識，使其具備足夠的專業能力完成檔案管理工作;加大對檔案管理工作的宣傳力度，通過宣傳教育提高檔案管理人員職業素養，保證檔案管理工作能夠安全、穩定地進行。同時，檔案管理人員在加強專業知識與職業素養的過程中，會越來越重視檔案管理工作，發現其在事業單位發展道路上的重要意義，進一步深化檔案管理人員對檔案和檔案管理的理解與認識。
2.2建立新型檔案管理模式，加大資金投入
由于傳統的檔案管理模式不再適用于信息化時代，需要運行新型信息化檔案管理模式來代替傳統模式完成檔案管理工作。計算機作為社會信息化的主要工具，使其逐漸成為新型檔案管理模式的重要角色。合理運用相關記錄軟件可以有效幫助檔案管理人員將檔案數據快捷、有序、完整地錄入電腦檔案庫中。檔案管理人員可以建立一個檔案查閱網，再把數據上傳至該網站，供人查閱，不管是從檔案管理人員角度還是從查閱人員角度上來看，都節省了大量精力和時間。同時，檔案管理人員還要重視網絡安全，加強防范計算機病毒的侵入，避免檔案信息被非檔案擁有者盜取。另一方面，運行新的檔案管理模式需要置辦優越的辦公環境以及大量先進設備引進，巨額花銷自然少不了，而一些區域的經濟條件并不理想。這時，檔案管理部門可以向地方政府申請資金補助，利用這些資金購進新的相關檔案管理設備，并且置辦優越的檔案管理辦公環境，有助于新型管理模式的運行和檔案管理工作的完善。
2.3全面開發檔案信息資源
