發布時間：2023-02-11 02:37:24
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［關鍵詞］高校管理；文書檔案；檔案管理
文書檔案是高校發展的原始記錄，具有權威性和憑證性。學校各部門如何利用檔案為領導當好參謀，為學校事業發展提供服務，主要取決于所收集的檔案種類是否齊全，是否具有專業化、多功能的特點。隨著高等教育事業的發展，各高校越來越重視檔案工作。高校檔案管理單位以專業化檔案管理理念創新為先導，以培養專業化檔案管理隊伍為核心，以信息化、標準化、科學化提升檔案管理的專業化水平，促進管理思想、管理方法和管理手段等方面的創新，為高校發展提供了有力保障。
一、提高文書檔案管理專業化認識
首先，樹立專業化理念，提高專業化認識。檔案管理專業化是指檔案管理職業具有自己獨特的職業要求和職業條件，有專門的培養制度和管理制度。檔案專業既包括學科專業，也包括職業專業，國家對檔案任職既有規定的學歷標準，也有必要的檔案知識、檔案能力和職業道德的要求。我國有檔案管理人員教育和培訓的專門機構、專門內容和措施，有對檔案管理人員資格和教育機構的認定制度和管理制度。檔案管理職業有自己的理想追求，有自身的理論武裝，有自覺的職業規范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的獨立特性。
其次，培養專業化精神，增強專業化意識。加強檔案文化建設，塑造檔案職業文化、職業品格和職業素養，要甘于寂寞、樂于奉獻、遵守法紀、保守秘密，把做好檔案工作作為事業追求、職業理想和工作態度。陳希周在《檔案利用服務工作“四忌”》一文中認為，從事檔案管理工作一忌態度冷淡，缺乏熱情，二忌不按規章制度辦事，三忌不熟悉館藏內容和檔案管理業務，四忌對查閱檔案的人員不嚴格監視，對查閱過的案卷不經檢查就人庫。檔案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服務質量專業化、學習培訓專業化、業務技能專業化。
再次，建立檔案管理專業化體系。蹇文燕在《淺談基層檢察機關檔案管理和利用的專業化構建》一文中指出，檔案管理和開發專業化構建的路徑主要有：一是提高認識，轉變工作理念；二是提高檔案管理人員素質，建設專業化隊伍；三是完善設備，加大檔案工作的投入力度；四是整合利用檔案資源，促進事業健康發展。檔案管理專業化的目標是人本化，要堅持以物為本向以人為本轉變，以保管為主向開發利用為主轉變，以管理型向服務型轉變是現代檔案管理發展的基本趨勢，所有檔案管理工作都是為人服務、為人的全面發展服務的，離開了人所有的檔案都沒有任何意義。檔案管理專業化過程必須規范化和標準化。要制定全國統一、行業統一、單位統一的文書檔案標準，克服各自為陣、各自為術、各自為范的局面，積極推進文書檔案建設一體化，充分發揮檔案服務全面、準確、便捷的功能。
二、創建文書檔案管理專業化模式
要提高高校文書檔案管理專業化水平，必須創新管理體制和模式，建設機構獨立、人員獨立、管理獨立、經費獨立、業務獨立的檔案館?！陡拭C省檔案管理條例》規定，機關、團體、企業事業單位和其他組織把檔案事業列入發展規劃和工作計劃，建立和健全檔案行政管理和保管機構，保障檔案事業發展所需經費；應當重視檔案管理工作，提供必要條件，保證檔案工作的正常開展，設置檔案機構或者配備專（兼）職檔案工作人員負責檔案的管理，并對所屬單位的檔案工作實行檢查和指導；檔案館建設應當符合國家和地方制定的檔案館建筑設計規范，具有保管檔案的專用庫房，檔案庫房應當具備防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件和設施。
目前，高校文書檔案管理模式有兩種：一是文書檔案產生并存放于各單位、各部門、各學院，或者單位內部設立檔案室，由這些單位指定專職或兼職人員管理，檔案管理零散，缺乏規范性、整體性，作用很難發揮，價值很難利用。二是成立檔案館的高校，文書檔案由檔案館專人負責，各單位和部門指定兼職檔案員協助做好歸檔工作，管理制度健全，文檔生成過程規范，檔案的價值整體得到利用。
三、改進文書檔案管理專業化方式
文書檔案管理專業化建設主要包括管理制度專業化、管理方式專業化、管理手段專業化、管理措施專業化等。陳麗在《提升四川檔案管理專業化水平的標尺》一文中認為，檔案專業化管理是指以系統化為保證、數據化為標準、信息化為手段，從管理工作的各項專業環節入手，以提升專業水平的方式，把服務者的工作重點集中到滿足被服務者的需求上，以獲得更高效率、更多效益和更強競爭力的管理方式；主要措施包括組織專業性、管理過程專業性、技術專業性、人員要求專業性等。
制度建設是文書檔案專業化建設的前提和基礎?！陡拭C省檔案管理條例》規定，機關、團體、企事業單位應當建立、健全科學的檔案管理制度，使檔案管理規范化、標準化，并逐步采用先進技術與設備，實現管理現代化。
信息化建設是文書檔案專業化建設的基本方式。為了提高文書檔案工作的質量與效率，開發文書檔案信息資源利用的新途徑、新方法，必須利用信息化和數字化技術手段，以信息化改變傳統文書檔案管理模式，更好地實現“檔案館可以通過報紙、廣播、電視、刊物、圖書等媒介，采取出版、播放、陳列、展覽等形式向社會公布檔案”，提高檔案的使用效率。劉向在《要提高檔案管理軟件的專業化水平》一文中認為，要提高檔案管理軟件的專業化水平，最重要的是提高程序員的檔案知識水平。要根據檔案工作的特點和需求，有的放矢，使軟件所附有的功能適應檔案管理的特殊性。還要進一步完善軟件開發公司的售后服務，對檔案管理人員進行培訓，及時對軟件和系統進行升級。陳金水在《信息化、專業化、標準化，助推社會保險業務檔案管理》一文中認為，要加強信息化硬件設施建設, 實現設備和技術的現代化，全面提高業務檔案管理的現代化水平，及時配備業務檔案現代化所必需的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備, 充分利用現代科學技術, 利用縮微技術、光盤技術在業務檔案管理中的作用。
四、培養文書檔案管理專業化隊伍
培養和造就一批職業化、事業型的檔案管理隊伍是實現高校文書檔案管理專業化的關鍵?！陡拭C省檔案管理條例》規定，檔案工作人員應當具備檔案專業及相關知識，做到愛崗敬業，忠于職守，保守秘密，熱情服務。機關、團體、企事業單位應當重視檔案工作人員的業務培訓，按照國家規定進行職稱評聘，并保持檔案工作人員的相對穩定。
文書檔案涉及學校發展的方方面面，首先，管理人員要有堅定的理想信念，較高的政治素質，在遵守檔案保密制度上發揮表率作用；其次，要掌握高等教育發展的基本規律，熟悉學校發展規劃和工作計劃，具有文書檔案的鑒別、識別能力；最后，要有較高的業務能力，全面掌握文書檔案的形成、收集、鑒別、整理、利用、保管等一系列專門環節。另外，要有較強的服務意識和良好的服務態度，為文書檔案充分利用提供快捷、優質的服務。賢文在《建設一支穩定的專業化的干部檔案管理隊伍》一文中認為：“干部檔案管理隊伍應該懂得電子計算機操作和軟件設計的基本原理，能自如地運用電子計算機進行干部檔案材料的貯存、檢索，應該懂得錄像、復制、縮微等技術的基本知識，熟練地操作、使用儀器，應該具有基本的化學、生物知識，以利用各種手段實行對干部檔案材料的防霉、防腐措施，應該懂得中國檔案發展史、干部檔案史，等等。”為此，要加強文書檔案管理專業化隊伍建設，使檔案工作者從檔案資料保管員向檔案資源開發者和研究者轉變。
其一，加強檔案學學科和專業建設。完善、發展檔案學科知識體系，根據社會需求，有條件的高校要積極開辦檔案學本科和研究生專業，結合現代檔案管理的發展趨勢，加強課程建設和教材開發，培養檔案管理應用人才、檔案管理信息系統研發人才和檔案學研究人才。
其二，引進檔案管理人才。要改善檔案管理人員的待遇和工作環境，在職稱評定、推優評優等方面給予傾斜和照顧，吸引其他單位或部門具有檔案專業學習或管理背景的人員充實到檔案管理隊伍中。
其三，選留檔案管理人才。從應屆畢業生中選留檔案學專業大學生充實到檔案管理隊伍中，改善檔案管理隊伍的學歷、年齡、知識、學緣結構，增強檔案管理隊伍的整體活力。
一、進一步提高區級檔案館對檔案信息化建設重要性
檔案信息化建設是現代化建設的客觀要求，是檔案事業發展的必然趨勢，是對傳統檔案管理模式的重大改革。必須統一思想，充分認識檔案信息化建設的重要性和緊迫性。
檔案信息化建設是地方經濟建設的現實需要。檔案對研究過去、指導現實、預測未來具有無可替代的作用。利用好檔案信息，不僅可以在工作中少走彎路，而且可以從歷史對未來的昭示中產生新思路、找出新辦法、提出新對策。尤其對創新理論、地方經濟建設和社會保障等方面，具有十分重要的參考價值。只有加快檔案信息化建設步伐，才能盡快實現檔案信息資源共享，才能為當地經濟建設提供高質量的服務。
檔案信息化建設是檔案事業發展的必由之路。信息技術迅猛發展、廣泛應用，使檔案工作出現了許多新情況新特點。檔案類型增多、數量增大、科技含量增高；檔案載體由紙介質為主發展為磁、光、紙、電等多種介質并存，呈現多元化特征；檔案信息利用更加廣泛，深度開發的要求更高。傳統的管理模式已經不能適應工作需要，我們必須解放思想，開拓創新，加快實現檔案信息資源存儲的數字化、傳遞的網絡化、管理的自動化、服務的遠程化，努力推進區級檔案館工作向更高層次發展。
二、切實把握好檔案信息化建設的關鍵環節
科學規劃。區級檔案館要求檔案信息化建設 “統一規劃、分布實施，重點突破、整體推進，邊建邊用、滾動發展。”圍繞這一指導思想和目標，各區級檔案館應結合本單位實際，摸清情況，反復論證，制定切實可行的實施計劃，要重點把握三個方面的問題：一是堅持從自身實際出發。檔案信息化建設必須按照標準實施，但考慮到各單位的實際情況，在建設規模和模式上不搞“一刀切”，充分體現各檔案館特色優勢。二是突出重點。網絡建設、信息資源開發、安全保密等是檔案信息化建設的關鍵點，也是重點難點問題，必須高度關注，集中突破。三是注重實用。信息化建設要從實際需求和能力出發，切實把方便利用，發揮檔案最大效能，作為工作的出發點和落腳點。
集中力量建好數據庫和局域網。檔案館保存著大量珍貴的資料，這些檔案資料的數字化處理，工作量很大，任務十分繁重。一方面，要抓緊對現存檔案進行目錄錄入、全文掃描和圖像、語音采集壓縮；另一方面要建設技術先進，經濟合理，安全適用，質量可靠的局城網。
加大人才培養力度。檔案信息化建設專業性、技術性很強，需要從業人員具備多方面的專業知識和技能。一定要采取多種形式，通過各種渠道，加大人才培養力度。當前，要突出計算機和網絡使用管理、信息安全防護、多媒體等相關知識的學習培訓，全面提高檔案人員的素質和能力，以滿足檔案信息化建設的需要。
三、按照實際需要，設計檔案管理軟件，有序推進“數字檔案”工程建設
首先要事先做好規劃和規范管理工作，以避免重復和浪費。如機讀目錄數據交換格式、著錄標引、xml技術應用標準、電子文件存儲格式、計算機檢索體系質量評估和控制規范等各項內容，以提高整個檔案管理軟件的利用效果，保證檔案數據的查準率和查全率，實現信息資源的充分共享。其次要正確認識檔案信息化建設。檔案信息化建設主要是指檔案數字化，是檔案信息化建設中檔案信息資源建設的一個方面，主要是對現有館藏檔案的數字化。應從實際出發，根據檔案的實際利用需求組織實施。
四、采取技術措施確保檔案信息安全
在檔案信息化建設中，最為重要的檔案數據的安全。它是檔案信息化減少得以順利開展的基礎和關鍵之所在。加強檔案數據安全的措施，是多方面的，如數據加密、文件系統加密、硬盤加密、異地備份等，但最為重要的措施，還在于從其環境入手，以確保檔案數據的安全。
（一）強化硬件設備建設，確保檔案數據安全
硬件設備的安全是檔案數據安全的基礎，包括直接載體和間接載體。直接載體如計算機、硬盤和光盤等，間接載體如傳輸介質、網絡設備和安全設備等，都要配置良好性能的設備，同時要做好防盜、防毀、防電磁干擾及防電磁信息輻射泄漏等的工作外，還要及時備份數據，以應對意外的發生。
（二）強化應用軟件的保護，確保檔案數據安全
如果說硬件設備是檔案信息化建設的大環境，那么，應用系統就是檔案數據所處的“小環境”，它是特別的應用程序，其最大的威脅來自于內部或外部的非法訪問。
（三）加強系統軟件的安全性，保障檔案數據安全
操作系統是檔案管理軟件運行的平臺，是檔案數據運行的最大環境。一要使用正版操作軟件；二要安裝正版殺毒軟件；三要及時升級系統，以防操作系統的漏洞被黑客所利用，造成檔案數據受到威脅。
五、努力提高區級檔案館服務保密工作
1.1檔案是企業文化建設的基礎和依據，并服務于企業文化建設。
檔案記錄著企業的成長，是企業發展的歷史長卷，記述和反映了企業文化建設的歷史，包含著企業發展過程中做形成的價值觀念、經營哲學和拼搏奮進的精神取向，而這些都是企業的文化建設的前提和依據。企業檔案的有效管理為企業文化建設提供了大量的歷史文獻和各種有效資料和素材，可為新時期企業文化建設提供借鑒和依據，同時營造了濃厚的文化氛圍并樹立了了企業良好的形象。而企業文化也是以檔案為依托，企業文化以檔案形式為表現，檔案多年的文化沉淀形成了企業文化，可以說，企業文化的建設離開企業檔案管理是無法完成的，二者相輔相成，相互促進。
1.2企業文化的發展也影響著企業檔案收集整理和鑒定工作。
企業文化作為整個企業的精神和靈魂所在，體現了企業的個性特征和獨特魅力，是企業管理活動的重要組成部分，指導著企業發展的方向。企業檔案是企業文化的組成部分，其存在價值在于滿足企業的發展需要。隨著企業的不斷發展，企業文化也會隨之不斷地完善，企業文化所體現出的價值取向的改變和發展也影響著檔案管理工作，也就是說企業文化若發生變化，企業員工受到企業文化的影響，在收集和整理企業檔案過程中，對企業檔案在收集管理和主觀鑒定，也會隨之發生相應變化。
1.3二者對企業的發展有著相同之處。
企業檔案管理和企業的文化建設都共同服務于企業管理工作，是企業管理工作的組成部分，他們共同致力于引導企業員工形成積極的價值取向，共同影響著企業的決策方向，對企業的發展有著推動作用。
2檔案管理對企業文化的作用和功能
2.1檔案管理工作促進了企業文化發展，企業檔案在企業的文化建設中體現了重要的價值和作用。
首先，企業檔案記錄了企業發展的成長史，是企業發展歷程的載體。它以文字、圖片、影響資料等呈現著企業成長的點滴，是企業可持續發展的重要資源和精神財富。其次，企業檔案突出了企業文化與眾不同的特色，使企業文化個性的塑造更具針對性。每個企業的發展，都有著自身與眾不同的發展過程，檔案沉淀著不同企業的不同的文化精髓，繼承者本企業的優良傳統，因此，各企業文化形成也各具特色，可以說企業的個性設計和形象塑造都離不開企業的檔案工作。最后，企業檔案為企業員工的文化教育培訓工作提供教材。檔案，取其精華去其糟粕，包含大量的歷史知識，是企業寶貴的精神財富，企業檔案最真實的記錄了企業在發展過程中的相關資料，如企業財務、材料工藝、經營狀況、文化建設等等重要內容，為企業對員工培訓和教育提供了必要的教材資料。也提高了員工的綜合素質，調動了員工的積極性，增加員工對企業的熱愛。
2.2企業檔案與企業文化具有相同的功能，他們工作服務于企業管理工作，是文化與經濟結合的產物，共同組成企業的精神文明建設
企業檔案對企業文化具有以下功能：a.導向功能，檔案工作收集之際便取其精華，擇取積極價值觀資料，將職工引導到企業的發展目標上來，因此企業檔案對企業文化具有導向功能。b.約束功能，企業檔案是企業文化的一部分，是企業的一種無形的文化力量，企業檔案的收集影響著企業文化的建設，并影響著企業的價值觀、行為準則、道德規范等，企業檔案和企業文化共同約束著員工和公司的行為。c.融合功能，檔案管理的收集工作，會將符合公司價值觀的信息搜集起來，使之融合，共同體現企業文化，同時融合職工的思想、行為，使之達成共性。d.凝聚功能，檔案工作推進企業文化，得到員工認同并凝聚人心，團結員工，使員工有歸屬感，從而使員工團結一心，共同為企業發展而奮斗。e.輻射功能，企業檔案使企業形成不同的企業文化，對外則代表不同的形象，并使其對外部有一種輻射力，既樹立了自我形象，又對整個文化建設產生了極大的影響。
3如何有效發揮企業檔案管理在文化建設中的作用
首先，做好檔案的收集工作，企業檔案的收集和累計是檔案管理的最基礎工作，也是企業檔案發揮作用的前提條件。檔案的本質屬性是它的原始記錄性，內容則是它的文化性，檔案資料要求真實、豐富。其次，規范檔案管理，改變傳統的檔案管理觀念和工作方式，增強管理人員的管理意識，重視企業各種檔案管理技術的開發利用，加強檔案的信息化管理，要充分利用當達的電子信息技術，提高管理效果和工作效率。積極引進專業的檔案管理人才，加強對檔案管理人員的培訓，提升檔案管理工作人員的素質，使檔案管理工作更專業化。最后，要定期的反饋工作，定時公開企業檔案。使其自身不斷完善，檔案部門有必要定期對自身工作進行反饋，而企業是由每一個員工的辛勤勞動構成的，因此員工有權利了解企業檔案的內容。要加強企業檔案工作的透明度，是企業的每一個員工都能定期的了解到企業檔案和企業的發展狀況。員工在了解的相關信息后對企業的信任度加強，工作時會更加努力。此外，檔案的管理方法也應當與時俱進，開拓創新，并始終堅持以人為本的原則，在對大意義上實現檔案管理工作對企業經濟發展和員工利益最大化服務。
4總結
關鍵詞：公共文化；服務體系；公共檔案館；建設
公共檔案館作為一種公益性文化單位，既肩負著參與公共文化服務的重要職責，又承擔著滿足廣大人民群眾公共文化權利需求的重要作用。如何正確認識公共檔案館有效參與公共文化服務體系建設的內涵以及公共檔案如何有效參與公共文化服務體系建設，已成為當前公共檔案館建設急需解決的重要問題。
一、公共檔案館參與公共文化服務體系建設的內涵
公共檔案館是一種政府承辦的公益性的文化單位，是服務廣大人民群眾對公共社會信息檔案查詢和利用的重要載體，它能夠在一定程度上全面反映公共資源和社會歷史風貌，通過為公共群體提供服務實現公民的文化關懷和文化享有的公共權利。公共文化服務體系建設工作是我國文化體制改革的重要舉措，而公共檔案館參與公共文化服務體系建設則是踐行這一舉措的重要途徑之一。
（一）公共檔案館服務的對象和目的
公共檔案館是檔案館的一種類型，最大的特征就是公共性。因此，公共檔案館就是為社會廣大人民群眾提供館藏資源服務的機構，其服務對象就是全體公民。公共檔案館在滿足公民對館藏資源查詢利用的同時，也在通過各種方式和途徑向人們傳播檔案文化，進一步確立公眾的文化權利。公眾的文化權利的確立和行使，要求公共檔案館要開展公共文化服務，并要參與到社會文化服務體系建設之中，因此，積極傳播檔案文化和維護公眾的文化權利，是公共檔案館參與公共文化服務的根本目的。
（二）公共檔案館服務的特性
公共檔案館服務的主要特征是公共性與服務性。公共檔案館的服務內容是以檔案資源供給為主，這種檔案資源具有公共物品的屬性，在查詢和利用工程中不會產生利益性競爭，公共檔案館無法通過市場效應來調節公眾對檔案的使用率，而公眾也無法通過交易途徑來謀得檔案資源的占有和使用。從公共檔案館的確立和定位來看，公共檔案館服務的是全體公眾而并非特定群體。因此，公共檔案館應改變傳統的服務方式，深入貫徹為人民服務的工作宗旨。
（三）公共檔案館服務的原則
公共檔案館作為一種檔案收藏的場所，它不僅是對政府和社會重大事情的記載，而且也記載了廣大公眾的普通歷史事件，它是一個相對廣泛的承載社會、國家及個人文化積累于一體的文化事業機構。公共檔案館的館藏資料是對歷史的客觀反應與公正表達，它揭示了人類追求公平正義的現實寫照，因此，公共檔案館的定位與性質決定了其要遵循公平正義的原則服務社會。
二、公共檔案館參與公共文化服務體系建設的意義
（一）有利于公共文化服務體系的建構
公共文化服務體系的建構是一個相對復雜的系統工程，它會涉及到公共圖書館、藝術館、文化館、展覽館、紀念館、公共檔案館等部門或機構。缺少了公共檔案館的參與，公共文化服務體系就不是一個完成的體系，公共檔案館在社會發展過程中的歷史文化積累、保存、沉淀，是其它任何部門都無法取代的，同時它為公共文化服務體系建構的支撐力量也是不可小覷的。因此，政府在建構公共文化服務體系過程中，要充分重視公共檔案館服務職能的發揮。
（二）有利于公眾基本文化權利的保障
建構公共文化服務體系的一個重要內容就是要保障公眾的基本文化權利，公共檔案館在提供文化服務時，對公眾的基本文化權利需求的滿足具有不可推卸的重要責任。公共檔案館的建立與運行，不僅僅是政府設立的一個供廣大人民群眾查詢和利用檔案資源的服務機構，同時公共檔案館作為一種開放式的、服務大眾的文化制度的形成，它在一定程度上保障了公眾基本文化權利的行使。
（三）有利于公共檔案事業的長足發展
政府不僅是公共文化服務體系建設的主體，而且也是促進公共檔案館發揮文化職能的中堅力量。因此，政府在建設公共文化服務體系時，必然會加大公共事業的資金投入，同時也會制定并出臺一些相關文件政策。這樣不僅能夠提升公共檔案館參與公共文化服務體系建構的積極性，同時也為公共檔案館有效合理發展提供必要的支持和保障，從而促進公共檔案事業的長足發展。
三、公共檔案館參與公共文化服務體系建設的策略
（一）加強公共檔案館與其它文化部門的融合
在公共文化服務體系建構的過程中，需要各個文化部門相互支持、相互融合，這樣才能夠促進公共文化服務功能的有效發揮。公共檔案館作為一種法定的公共事業文化單位，它既具有一般文化事業機構的共性，也具有屬于其自身特色的專屬屬性。它與其它文化機構之間既存在關聯，又存在不同。只有將處于文化邊緣地位的公共檔案館地位提升起來，才能夠激發公共檔案館發揮其應有的文化服務能力。因此，政府部門要統籌規劃，明確和規范各個文化部門的職責與權力，使公共檔案館能夠與其它部門在公共文化服務體系建構的過程中相互融合、相互支撐，同時要竭力打通公共檔案館與其它文化部門之間的隔閡，凝聚服務社會公眾的文化合力。
（二）豐富公共檔案館的館藏資源
館藏資源的多少直接決定了公共檔案館的綜合實力和文化服務供給能力。隨著社會的快速發展，公眾對檔案館藏資源使用的需求日益提升。然而，受傳統歷史的影響，我國很多公共檔案館館藏資源匱乏、內容與形式單一，館藏結構不夠合理，大多館藏資源記錄的都是政府政務工作與重大的歷史事件等。而那些反映廣大人民群眾生活和特色事務的記載相對較少，難以滿足公眾的文化服務需求。公共檔案館要承擔起公共文化服務功能，必須要豐富館藏資源，優化館藏結構，逐步貼近公眾日常生活。其中公共檔案館要加強與公眾密切相關的民生檔案建設，收集和完善公眾戶籍、婚姻、醫療等檔案資料。同時還要建構與當地歷史發展相結合的特色館藏資源建設，如風景名勝、人文歷史、風俗習慣等，既能夠傳承本土歷史文化發展，又能夠滿足外地游客的文化需求。
（三）深化公共檔案館的服務舉措
公共檔案館為公眾提供文化服務和文化產品供給，效果的好壞最終取決于公眾對館藏資源的利用率和利用滿意度。然而，與其它公共文化部門相比，公共檔案館有很多不方便之處，如地理位置相對偏僻，節假日不對外開放、傳統化辦公模式等等。因此，公共檔案館在參與公共文化服務體系建設時，要改變原來的不便之處，在保證豐富多樣的檔案館藏資源的同時，積極優化相關的服務舉措。首先，政府部門要規劃好公共檔案館的選址與建筑，要選擇公眾比較密集的生活休閑區，同時還要兼顧與其它公共文化部門的協調與設置，使某一區域能夠滿足公眾對不同文化產品的查詢與利用。其次，要合理布局公共檔案館的內部陳設，依據檔案分類規律的同時，也要兼顧公眾的個性化需求。最后，要合理安排館藏開放時間，利用信息技術實現自動化辦公模式，突破時空限制，滿足公眾的切實需求。
（四）提升公共檔案館隊伍的綜合素能
檔案管理隊伍綜合素能的高低，在很大程度上決定了公共檔案館的文化服務水平和服務質量。公共檔案館要參與公共文化服務體系的建設，必須要抓好館員隊伍建設。一方面，公共檔案館要從年齡結構、學歷結構、知識結構、能力結構等方面優化檔案管理隊伍，在提升專業檔案管理素質的同時，要強化以人為本的服務理念和服務方式。另一方面，公共檔案館要實行“兩條腿”走路的檔案人才管理模式，即引進適合現代化檔案管理人才，增強檔案管理實力；加強對已有管理人員的進修與培訓，不斷提升檔案管理隊伍的綜合素能。
參考文獻：
[1]蘇君華.公共文化服務體系建設中公共檔案館的功能定位研究[J].檔案建設，2013.5.
關鍵詞：企業管理 文書檔案管理 信息化
隨著網絡信息技術的快速發展，計算機已經被廣泛應用于社會生活的諸多領域，其功能的強大已經被人們所認識到，可以說現代人的生活已經無法離開計算機。在這樣一個時代背景下，傳統的文書檔案處理方式顯然已經無法適應企業快速發展的需要，而出現了種種弊端。因此，企業文書檔案管理人員，必須要認清這一形勢，將計算機技術引入到企業文書檔案管理工作中，積極推進企業文書檔案管理的信息化進程，如此才能夠為企業的快速發展打下堅實基礎。
一、企業推進文書檔案管理信息化的意義
（一）可以實現信息共享
對紙質文書檔案進行電子化處理之后，文書檔案的儲存方式發生了根本性的改變，再加上網絡技術的廣泛應用，我們就可以對文書檔案進行隨時、隨地的檢查，而且查準率非常高，這些優勢都是傳統管理方式無法企及的。傳統的文書檔案管理方式，大量有用信息被封存在文件柜之中，不但占用了大量資源，也使這些資料所包含的信息大量浪費。而且對于紙質文書檔案的查找工作，也非常困難。實現文書檔案管理信息化之后，檔案管理就由原來的案卷級上升到文件級，管理途徑也由原來的單途徑上升為多途徑，進而使文書檔案的信息資源得到最大限度的開發。
（二）提高工作效率
企業實現文書檔案管理信息化之后，計算機將被應用于文書檔案管理工作的每一個環節，使文書檔案管理工作者從繁重的檔案管理工作中解脫出來。比如傳統的文書檔案管理工作，是將紙質的文書檔案裝訂在一起，如果想要對某一份檔案進行修改，必須要對整個檔案進行拆卷重做，這勢必會增加檔案管理人員的工作量，使大量時間與精力浪費。但企業實現文書檔案管理信息化之后，這種情況就不會出現。我們只需要利用計算機將需要修改的檔案找到，使用鍵盤操作就能夠完成對檔案的修改，既省時，又省力。而且對于文書檔案工作的收集、整理、儲存、統計以及借閱等工作，我們都可以借助計算機來完成，使文書檔案管理工作的效率大幅度提高。
（三）加快了信息傳輸的速度
傳統文書檔案的長距離傳遞主要依靠的是郵政系統，傳送的時間也無法確定，而且傳遞的過程中，一旦發生了丟失的情況懷，將會為企業帶來無法彌補的損失。實現文書檔案信息化管理之后，文書檔案就可以以電子文件的方式進行傳遞，不但提高信息傳送的速度，同時也保證了文書檔案的安全。
（四）電子檔案的儲存更加穩定
電子檔案與紙質檔案相比，不但質量輕、壽命長，而且更容易保存。比如紙質檔案在高溫、酸、氧化劑、潮濕的情況下，可能產生水解或者是氧化反應，這勢必會給企業帶來不必要，也無可挽回的損失。但電子檔案就不同了，隨著計算機網絡技術的快速發展，我們可以根據不同的實際需要，而選擇不同的載體，比如移動硬盤、光盤以及U盤等等，及大的方便查閱與攜帶。
二、實現企業文書檔案管理信息化的建議
（一）打造文書資料的“收集網絡”
通常情況下，很多企業都有年底收集、整理文書檔案的習慣，年底的時候，企業各部門都比較忙碌，這一時間進行文書檔案的收集與整理工作，顯然是不妥的。因此，企業需要將年度收集轉變為平常收集。企業必須要建立獨立的文書檔案管理部門，部門工作者可以是從其他部門抽調出來的，也可以是企業招聘來的，同時在企業的每一個科室再安排一名兼職文書檔案管理人員，從而組成一個文書資料“收集網絡”。文書檔案管理部門負責整個企業的文書檔案收集工作，而各科室的文書檔案管理人員則負責科室的文書檔案收集工作，將每日收集到的文書資料以周、月、季度統一上交到文書檔案管理部門進行保管。文書檔案資料在收集的過程中，必須嚴格登記，這樣才能夠做到有據可查，相關責任人要檢查好文件資料的完整性，并且要保證文書的字跡、紙張是符合相關規定的。文書檔案管理部門收到科室上交的文書檔案之后，要進行妥善管理，可以根據實際需要，預備出不同的檔案盒，將上交的文書檔案分類別的進行存放。
（二）將信息系統的內、外網進行隔離
為了保證電子文書檔案的安全性，有必要在信息系統的內網與外網之間，構建出一條物理隔離帶，以保證內網所儲存的資料的安全。第一層隔離帶依靠的是路由器，我們可以對路由器進行安全設置，從而過濾掉補屏蔽的IP地址。或者是先屏蔽全部IP地址，然后有選擇性的放行一些IP地址進入內部網絡系統。第二層隔離帶依靠的是防火墻?，F階段，大部分防火墻都具有認證機制，只要設置防火墻之后，我們就可以對進與出的網絡數據進行實時監控；阻止一些禁止操作；對通過防火墻的一些信息、內容以及活動進行詳細的記錄；對用戶的訪問行為進行實時監控；對攻擊網絡的行為進行檢測，并發出警報。
（三）加強文書檔案管理人員的素質建設
網絡技術的進步對于文書檔案管理的信息化建設有著重要影響，但是人員仍舊是文書檔案管理的信息化建設的關鍵所在。因此，想要推進企業文書檔案管理的信息化建設，首先要完成管理人員的“信息化”建設。企業可以采用培訓的方式，培訓的內容要包括計算機網絡技術、檔案學以及相關軟件操作等等，同時還要鼓勵文書檔案管理人員進行自學，幫助他們樹立終身學習的意識，如此才能夠使檔案管理人員的意識與技能共同進步，以適應計算機網絡技術的快速發展。除此以外，還需要加大對檔案室的硬件設施的投入，這樣文書檔案管理人員所學到的知識才能夠有用武之地，文書檔案資料的價值才能夠更深入的挖掘，從而為企業發展而服務。
綜上所述，隨著現代科學技術的快速發展，傳統的文書檔案管理方式已經無法適應現代企業快速發展的需求，迫切需要我們運用計算機網絡技術，實現文書檔案管理的信息化，從而滿足人們的查詢需求與借閱需求。我們可以從打造文書資料的“收集網絡”； 將信息系統的內、外網進行隔離；加強文書檔案管理人員的素質建設等三個方面入手，推進企業文書檔案管理信息化，從而使文書檔案發揮出其應有的價值。
參考文獻：
1.1檔案信息化建設的認知因素
在檔案信息化建設過程中，檔案管理部門的領導對檔案信息管理的不夠重視，主要體現在檔案管理部門沒有一套完整的檔案信息管理體系，對檔案信息建設的認識及管理嚴重不到位，在檔案管理過程中，檔案工作人員受傳統管理理念的影響，只對檔案信息進行了收集，沒有對其進行充分的分析與利用，沒有發揮出檔案應有的價值，嚴重的浪費檔案的存在價值。
1.2檔案信息化建設的觀念因素
在傳統的檔案管理過程中，檔案管理人員只將檔案信息收集、保管就沒有任何任務了。但是，隨著城市人民群眾對信息資料的不斷提升，對存儲的檔案信息利用已經遠遠超過了信息本身的價值。所以，檔案管理工作人員應該摒棄傳統的管理理念，重視檔案信息化建設，學會如何利用檔案的價值。但是，到目前為止，大部門檔案管理人員仍然沒有意識到檔案信息化建設的重要性，對檔案管理難以達到要求。
2在檔案信息化建設中應注意把握的幾個問題
2.1數字化、網絡化不等于信息化
檔案信息化建設的內容非常廣，其中包括信息的收集，整理、信息數據庫及信息網絡的建設、信息資源的有效利用、信息資源開發利用的法律法規及人才隊伍的建設等。所以，檔案網絡化、數字化建設不單單只是信息的建設，應該從多個方面入手，促進檔案信息化建設的快速發展。
2.2立足現實，加強標準化建設
檔案信息技術處理，既有地域上的差異性，又有業務上的共同性。目前，各地檔案館普遍單獨進行計算機管理系統的開發，無論是經濟性、通用性都不利于協調統一。當務之急是加強檔案館之間的橫向聯系，按照統一的標準、規范，把計算機應用及適合共性特點的軟件開發作為信息化建設的切入點。要力求軟件功能設計既具有相對的統一性，又具有一定的靈活性和較強的應用性，爭取在最大范圍內建立統一的網絡平臺，整合檔案信息資源，以整體優勢最大限度地實現信息資源共享。
2.3注重質量，加強特色建設
信息化不應流于表面和形式，而是要注重由信息技術支持的檔案信息是否適合用戶需求，是否實現了檔案服務功能的全面拓展和最大優化。如果傳輸的檔案信息及相關的數據不被利用或者接受，那么檔案信息化建設就起不到原有的作用。所以，檔案信息化建設工作必須與社會廣泛聯系，了解社會需求，掌握信息利用規律，深入挖掘館藏潛力，注重特色建設，在檔案信息服務方面充分體現吸引用戶的魅力。
2.4著重用戶的實際與需求
不同方面的用戶是信息化建設成果的直接受用者，但由于受計算機知識等因素的制約，使檔案信息化與一些用戶還有一定距離。重要的是要建設一種便捷的、更加適應用戶需求的新型檔案信息服務關系，充分滿足用戶需求的信息，與社會共同發展，共同進步。
2.5以人為本，加強人才培養
在檔案管理工作中應廣泛使用電子設備，使傳統的檔案管理方式從根本上發生變化。著力培養一支復合型的人才隊伍，對完成信息化建設任務至關重要。首先，要重視對現有管理人員和專業技術人員的崗位培訓和繼續教育，為大家創造學習現代科學知識與先進技術的機會。其次，有計劃、有針對性地招聘信息化建設專業人才。招聘信息化專業人才要長期、中期、短期相結合，實行用人制度上的社會化運作。通過實行培養現有人員和引進專業人員的辦法，不斷提高信息化建設隊伍的綜合素質和創新能力，保證在完成信息化建設任務時得心應手。
3檔案管理信息化發展策略
3.1轉變思想觀念，樹立信息化管理意識
在我國現階段，檔案管理工作得到了各行各業的廣泛關注，也取得了一定的成就。所以，在檔案管理模式及管理理念上也應該進行改革與創新，檔案信息化建設成為了檔案管理工作的必然趨勢。為了與時代同步，檔案管理人員必須改變傳統的管理理念及模式，加強檔案信息化建設，提高自身的職業素養及崗位技能，只有不斷的提高檔案管理人員的綜合素質，才能有效的促進檔案信息化建設的快速發展。
3.2制定信息化發展目標，并嚴格執行
在檔案管理工作中，管理人員必須從全局出發，將近期目標與長遠目標進行有效的結合，堅持一定的原則，既適用性、實用性、科學性。在檔案管理工作制定長遠目標時應該對檔案管理工作進行深入的分析與研究，使制定的目標得以實現，為全局統一發展而努力，充分的考慮檔案信息化建設未來發展的需求，留下兼容、擴充剩余空間，避免有效的資源浪費。在制定檔案管理工作的近期目標，檔案管理工作近期目標的重點在于其可行性和實用性。在檔案信息化建設的初級階段，需要對現有的檔案資料進行整理，這項工作必須仔細、認真、不能出現任何紕漏和差錯，檔案資料的正確性是非常重要的，所以，在整理檔案資料時必須保證其準確性，并且按照標準執行。在對檔案館進行整理時，首先要對重要的檔案資料進行數字化處理，對于沒有價值的資料進行銷毀，避免浪費資源和時間，這是對檔案管理實行信息化的一個基本要求。
3.3信息化建設過程中的系統軟件與硬件設備統一管理
現階段，檔案管理的各個部門缺乏有效的溝通和統一管理，各個部門所采取的信息化手段及設備都不相同，嚴重影響檔案信息數據之間的兼容性，嚴重制約檔案信息化建設的發展。為解決檔案信息化建設存在的問題，必須與檔案管理工作的實際情況相結合，使檔案管理工作數字化設備得到統一，并使檔案管理的工作人員具有專業性，進而實現設備的文字識別功能，以及自動的轉化、編目、檢索功能，并在此基礎上實現檔案信息化建設中自動標引、上載以及輔助立卷、全文存儲等功能。在檔案管理工作中，使計算機設備的規格及型號得到統一，這是檔案信息化建設實現的基礎。
4結束語
隨著計算機技術的不斷發展，各種辦公應用軟件不斷出現，為實現辦公管理的智能化以及自動化提供了良好的基礎。對于檔案管理而言，計算機技術以及信息技術同樣帶來了新的變革，檔案數字化管理已經逐步成為檔案管理的主流形式。檔案數字化管理技術，主要是通過將文字、圖像視頻、聲音等資料或者是紙質檔案資料的掃描文件經過編輯處理后存儲在數據庫中的技術。在檔案管理工作中應用數字化技術，不僅可以對傳統的檔案管理工作流程進行優化整合，同時能夠有效的擴大檔案資料容量，降低檔案資源管理成本投入，提高檢索查閱的服務水平，對于創新檔案管理體制，推動檔案管理工作的發展具有重要的作用。
1、檔案數字化管理工作的技術優勢分析
（1）有助于優化檔案歸檔管理程序。在信息技術時代信息量高速增長，檔案管理工作任務量日益繁重，由于數字化的檔案管理體系能夠確保信息收集傳遞渠道的快捷暢通，因此能夠及時的將這些檔案管理歸檔保存，可以大幅提高檔案歸集整理效率。此外，通過數字化的檔案管理體系，可以通過信息網絡進行檔案資料的及時傳遞，進而實現檔案資料的遠程歸檔管理。
（2）降低檔案管理的成本投入。傳統的檔案管理工作主要是由人工對紙質檔案資料進行整理歸檔，這種粗放的檔案管理模式，所耗費的檔案管理辦公費用是巨大的，隨著信息量的增大只能通過增加辦公人員來完成檔案管理任務。通過檔案數字化管理體系建設，檔案的載體形式轉變為存儲盤、光盤以及服務器，有效的節約了檔案管理費用與占地空間，因而能夠降低檔案管理辦公成本以及庫房管理成本，提高檔案管理經濟效益。
（3）有助于檔案資料的檢索查詢。數字化的檔案管理體系取代傳統的人工紙質檔案管理模式之后，檔案資料的統計工作效率以及工作質量得到了大幅提高。同時由于數字化的檔案管理體系都配套建設了數據庫以及共享網絡平臺，因此有助于檔案資料的在線傳輸、交流以及檢索使用。此外，檔案資料管理數字化可以實現檢索的智能化，檔案資料的檢索效率、檢索范圍得到了拓展，有助于提高檔案資料的利用水平。
（4）有助于檔案資料的及時更新。數字化的檔案管理體系實施，檔案資料的歸集整理效率大大提高，而且全過程都是采用計算機進行信息數據資料的處理，因此能夠優化檔案資料信息系的工作程序，各種檔案資料可以及時上傳至數據庫，因而可以大幅提高檔案資料的時效性。
2、數字化檔案管理體系建設的制約問題分析
（1）硬件以及軟件體系建設水平落后。開展檔案數字化管理體系的建設離不開硬件以及軟件設施的支持，但是由于部分單位的檔案管理經費投入不足，計算機配置數量不足、機房建設水平落后，網絡設備缺乏，造成了檔案數字化管理體系建設工作推進遲緩。其次，在軟件系統設施的建設上，對于檔案數字化管理系統軟件的選擇把關不嚴，檔案數字化管理系統軟件功能不全，數據資料檢索查閱困難，造成檔案數字化管理體系整體建設水平較低。
（2）數字化檔案管理系統軟件與辦公管理軟件的兼容性較差。由于檔案資料主要是在企事業單位或者是高校科研機構的業務、管理活動中形成的資料文件，但是由于辦公管理系統與檔案管理系統未能有效的兼容，在信息資料數據格式以及信息傳輸渠道上還存在較多問題，電子檔案資料無法直接由管理系統傳遞至檔案管理系統進行歸檔保存，這不僅增加了中間不必要的處理環節，同時也制約了檔案信息資料在兩套系統之間的數據共享。
（3）檔案數字化管理的安全影響因素較多。檔案數字化管理體系的建設雖然有助于電子檔案文件資料的傳遞、整理以及歸檔保存，但是同時也存在著較多的安全風險因素。例如電子檔案資料文件對于存儲硬件設備依賴較為嚴重，如果存儲設備不穩定則會造成數據信息資料的丟失。此外，由于電子檔案數字化體系中軟件系統容易被木馬或者是病毒破壞，造成數據文件丟失、損壞等問題的發生。
（4）檔案管理工作人員能力水平不高。建設檔案數字化管理系統，對于檔案管理工作人員的綜合能力水平要求較高，但是現階段由于管理部門對于檔案管理工作重視程度不足，檔案管理工作人員未經過系統的教育培訓，檔案管理業務知識理論基礎不足，對于計算機以及檔案管理系統軟件的應用能力較差，制約了檔案數字化管理體系建設的順利開展。
3、檔案數字化管理體系建設措施研究
（1）強化檔案管理部門硬件以及軟件系統等基礎設施的建設，為檔案數字化管理體系建設提供良好的基礎。檔案數字化管理體系的建設，離不開各項軟硬件等設施的基礎，因此應該將硬件設施支撐、軟件系統以及網絡工程等內容的建設作為檔案數字化管理體系建設的基礎工作來開展。首先，對于檔案數字化管理體系硬件設施的建設，應該增加資金投入確保機房、計算機、辦公設備以及網絡通信設備的齊全，強化硬件環境的建設質量。其次，應該根據單位檔案管理工作的實際情況，選擇功能齊全、適用性強以及兼容性較好的專業軟件作為檔案管理系統軟件，同時結合單位內部的辦公網絡共建檔案管理網絡平臺。通過完善的軟硬件系統設施建設，推動檔案數字化管理體系建設工作的順利開展。
（2）規范標準的建設檔案數字化管理系統。對于檔案數字化管理系統的設計，應該綜合分析檔案專業管理要求、信息傳遞要求，完善功能設計以及系統模塊設計。首先在檔案數字化管理系統功能的設計上，應該確保具有檔案資料歸集整理、組卷編目、檢索查詢以及匯總統計等功能。對于檔案數字化管理系統模塊的具體設計，應該涵蓋檔案資料文件管理、立卷管理、檔案著錄、檔案利用、打印輸出、系統設置等功能模塊，同時針對資料信息管理必須設置好輸入、查詢、編輯以及歸檔工具提供能，以便于資料的及時更新。對于檔案資料的檢索查詢功能模塊，應該提強將檔案資料的發文號、文件名稱、文件生成日期、發文單位及備注作為檢索要素，同時設置權限界定，以便于為經過授權的檢索使用者提供全面準確的服務。
（3）強化對于檔案數字化管理體系的安全管理。由于檔案數字化管理體系需要將大量的檔案信息資料置于數據庫以及網絡共享平臺之中，因此檔案資料的管理也存在著較多的安全隱患，必須這些信息資料進行全面的安全防護。首先，對于重要的檔案信息資料以及數據文件，應該進行多次備份處理，并置于不同的存儲設備或者是數據庫之中進行資料的保存。其次，對于檔案數字化管理體系的網絡環境應該進行凈化處理，通過安裝安全防護軟件，并設置好防護墻的訪問設置等措施，避免由于病毒或者是木馬程序造成數據庫的破壞。第三，對于涉及到單位商業機密或者是重要的科研資料，應該做好檔案資料文件的加密處理，對這些資料采用專業的密鑰技認證技術進行保密處理，同時在網絡平臺上嚴格設置訪問權限，避免涉密資料泄密問題的發生。通過這些措施，確保檔案數字化管理體系的安全可靠，為檔案數字化管理體系建設提供良好的基礎。
（4）提高檔案管理工作隊伍的整體素質水平。在知識經濟時代，各個單位的信息量成指數形式的增長，檔案管理工作任務量大大增加，同時隨著數字化檔案管理工作的應用實施，對于檔案管理工作人員的能力水平也提出了較高的要求。為了確保檔案管理工作的順利開展，在檔案管理工作隊伍人才結構的設置上，應該選擇檔案管理業務知識涵養深厚，同時又能夠熟練使用計算機以及軟件的復合型人才充實到檔案管理工作隊伍之中，以對人才結構進行優化。其次，應該重視相關業務知識、軟件應用能力以及分析能力的系統培訓，作為知識密集型的管理崗位，必須全面的提高檔案管理工作人員的能力水平。
關鍵詞：照片檔案；醫院文化
醫院照片檔案是醫院在醫療、教學和科研等活動中形成的，以攝影為主要方式，通過影像記錄的方法保存的院史資料。它作為一種特殊信息載體，因為它直觀形象的特點，在醫院發展過程中發揮了它特有的功能和價值。本文結合我院工作實際，闡述了照片檔案在提升醫院文化內涵建設中發揮的重要作用。
1照片檔案的屬性及特點
醫院照片檔案是醫院檔案中的一個重要組成部分。與文字資料相比，具有客觀性和形象性的顯著特點，它將人們在社會實踐活動中難以用文字表述的活動場景、人物形象以及神態和動作等要素，用圖片的形式記載下來，使人一目了然。清晰生動的照片資料無論在報刊、雜志中，都可以起到畫龍點睛的作用。正如我國著名攝影家蔣齊先生所說："優秀的攝影作品，能把新聞價值、歷史文獻價值與形象的審美價值結合為一體"。一段文字僅可以記錄歷史長河中的某個事件，而一張照片則能輔之以形象的佐證，給人以形象、生動直觀的真實之感。它能使讀者用最短的時間了解到最多的信息，特別在"時間就是生命"的今天，照片資料的特有屬性和特點，更能突顯其在醫院信息化、網絡化和現代化發展中的特殊價值。
2照片檔案的收集范圍與管理
根據1989年10月國家技術監督局頒布的《照片檔案管理規范》的有關規定，凡是記錄本單位主要職能活動的重要工作成果，且具有保存價值的照片資料均應歸檔保存。如上級領導來院視察、醫院重大外事活動、大型會議、大型手術、文體活動以及反映醫院建筑、重點工程、大型設備、醫學科研等重要活動的照片。因此，為做好照片資料的收集，確保檔案質量，必須注意以下幾點：
2.1照片的篩選 應選擇主題鮮明，影像清晰，畫面完整，具有代表性，能反映事件全貌及其細節的照片。原始性和真實性是新聞、紀實照片的生命，也是照片檔案的基本原則。而醫院紀實照片它不同于藝術攝影，不應按照個人意愿去美化，不得隨意修改、添加、合成等編輯處理工作，應當保存照片的原始數據，確保照片的真實性和有效性。
2.2做好分組整理工作 完整的照片檔案包括：紙質照片、底片（如是數碼照片應是原始圖像文件）和文字說明三部分。按時間、內容進行科學分類，指明時間、地點、人物、鬲、背景、攝影者這六大要素，這是保證照片內容真實、可靠的重要依據，也是對照片進行整理和提供利用的基礎。對于數碼照片整理時，重要的照片也要沖洗成紙質照片同時保存，以確保其安全。
2.3做好歸檔保存工作 數碼照片應通過計算機轉移到只讀光盤上，以光盤形式進行脫機保存。光盤式一式三套：一套封存，一套供查閱使用，一套異地保存。記錄好的光盤要裝入光盤盒，并在光盤盒上注明記錄時間、記錄責任者、著錄方法和目錄等，并注意與對應的紙質照片內容相一致。光盤存放環境要遠離強磁場、有害氣體、強紫外線，溫度應控制在17～20℃，相對濕度控制在35～45%。光盤一般每4年轉存一次。如發現問題要及時采取措施，確保照片檔案萬無一失。
3照片檔案轉變服務理念，促進醫患和諧
由于照片檔案是將現實場景以直觀的形式再現當時人物、事件和情景和一種資料，它用圖像記錄的信息，通過人的眼睛即可感知。因此，照片所具有的內容豐富、形象生動的特殊，在加強醫院職業道德建設和醫療保健服務等方面發揮著重要的作用。比如近年來，我院編印了圖文并茂的《醫德醫風簡報》、《學習教育資料》等，使社會各界及時、形象、直觀的了解到我院形式多樣的學習實踐活動，贏得廣大人民群眾的一致好評。
近幾年，我院在創建"構建和諧醫患關系示范崗"為主題的創先爭優活動中，為加強醫患溝通，我院建立了衛生服務信息公開制度，將醫療服務項目、收費標準、廉潔行醫、院務公開等監督管理制度，通過宣傳欄、報紙、名院風采、名院資訊等方式向社會公開，使患者和家屬對醫院的滿意度大幅度提升。同時，為了充分調動全院干部職工積極投身到創選爭優活動中來，規范和轉變服務理念，醫院通過大量形象生動、內容詳實的照片資料，制作了《院刊》資料，大力倡導"團結奉獻、內涵強院、科學發展、追求卓越"的醫院精神，營造和諧發展，團結向上的良好工作氛圍。與此同時，還將創先爭優活動中臨床一線醫護人員忘我工作、無私奉獻的精神風貌通過電視等渠道及時加以宣傳，也極大地促進了社會各界對醫務人員的尊重與理解，為構建和諧醫患關系，擴大醫院在社會上的影響做出了貢獻，在這些活動中照片資料發揮了極其重要的作用。
此外，當前醫患矛盾不斷加強，醫療糾紛呈上升之勢。照片檔案為及時合理的解決醫療糾紛，維護醫患雙方的合法權益發揮著重要的作用。2002年9月1日，由國務院頒布并開展實施的《醫療事故處理條例》以及最高人民法院《關于民事討論證據的若干規定》中，明確了以"舉證責任倒置"作為醫療訴訟的新舉措。照片檔案對保留客觀依據，真實反映診療過程發揮著不可替代的舉證作用。
4照片檔案再現發展歷程，激勵員工斗志
隨著我國經濟的飛速發展，醫療衛生事業也日新月異。以我院為例，從1954年建設初期僅有36名職工，病床30張，日門診90人次的小醫院，發展到目前擁有2100余名職工，病床1400張，年門診48.19萬人次，綜合實力居疆內地州醫院前列的全國百佳醫院，院容院貌也發生了翻天覆地的變化。我們用相機及時記錄下了這些具有歷史意義的巨大變化，生動翔實地再現了醫院由小到大，迅速發展的光輝歷程。一些曾在醫院工作過的老同志、老領導看到當年艱苦創業的老照片，無不感慨萬分。這些極具保存價值的照片資料，一方面記錄了老一代醫務工作者克服重重困難創造出一個又一個驕人的業績，另一方面也無時不在告誡年輕醫護人員，要珍惜現在良好的工作環境，熱愛本職工作，開拓奮進！新舊照片的對比，進一步增強了全院干部職工集體主義精神和崇高的榮譽感、使命感和責任感，激發了大家愛崗敬業、無私奉獻的工作熱情，牢固樹立起"以病人為中心"的宗旨，更好地為病人提供優質的醫療服務。
5照片檔案增強保健意識，保障醫療安全
照片檔案作為科研教學、臨床觀察、病理分析、療效對比等客觀真實的影像資料，在宣傳普及衛生常識和保障醫療安全方面同樣具有重要的意義。我院作為新疆庫爾勒最大的二級甲等綜合性大醫院，承擔著全州八縣一市、石油、兵團、鐵路及南疆各族人民群眾的醫療、教學、預防、保健、康復任務。特別是在甲型H1N1以及手足口病爆發期間，為加強廣大市民群眾自我防護意識，我院利用大量的照片資料，編印了各種預防常識的宣傳單，分發到市民手中，使人民群眾及時準確的了解到相關防病治病的衛生常識，這些資料中，照片檔案同樣也發揮了它獨特的魅力。
6照片檔案提升醫院文化，豐富文化內涵
醫院文化是醫院在建設和發展過程中形成的物質文化和精神文化的總和，是增強醫院凝聚力、核心競爭力密不可分、相互依賴的整體。宣傳欄作為醫院文化傳播的一個重要窗口，在突出醫院文化特色，樹立醫院形象方面發揮著重要作用。其中，照片具有視覺沖擊力強，趣味性強，使讀者瞬間即可領會理解其精神內涵的特點。近年來，我院領導班子高度重視醫院文化建設，通過加強醫院文化建設，不斷提高醫療質量，規范和轉變服務理念，深化"團結奉獻、內涵強院、科學發展、追求卓越"的醫院精神，以醫院文化提升職工素質，以服務理念引導職工觀念，不斷提高醫護人員的思想文化素質。開展了一系列醫院文化建設活動項目：如各種演講比賽、創建巾幗文明崗、爭創"青年文明號"，抗震救災和愛心捐助、下鄉村扶貧、免費義診等活動，使全體員工積極投身于醫院文化建設中，凝聚了積極向上的精神動力，形成鮮明的以人為本的服務理念，為患者提供了優質高效的醫療服務。在這些豐富多彩的醫院文化生活中，照片都如實形象的記錄了下來。這些照片通過宣傳欄展出后，以其特有的視覺效果和豐富的文化內涵，吸引本院職工和前來就醫的患者駐足觀望，極大地提升了醫院的公眾形象，也進一增強了廣大員工自覺維護醫院榮譽和鞏固醫院文化成果的主人翁意識。通過內強素質、外樹形象，進一步促進了醫院的快速發展，使全院干部職工對醫院產生了強烈的責任感、使命感和歸屬感，從而推動了醫院全方位、可持續、跨越式發展。2011年6月巴州人民醫院被中國醫療衛生事業發展促進會、中國醫療品牌研究中心、中華醫院協會、商務時報品牌研究中心評為全國百佳優質服務品牌醫院、全國百佳三好一滿意示范醫院、全國誠信惠民優質品牌醫院榮譽稱號。
總之，照片檔案作為傳播醫院文化的特殊載體，在醫院文化建設中的作用日益顯著。隨著醫院改革的不斷深入，特別是當今醫療工作任務繁重和醫患矛盾不斷加劇的今天，醫院文化已成為醫院可持續發展的核心要素，因此，重視照片檔案管理，提升醫院文化建設已成為不容忽視的問題。
參考文獻：
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