發布時間：2023-03-08 15:26:06
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案數字化建設樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
一、讓塵封檔案重現光彩
2007年7月，正值“三伏天”，盧龍縣檔案局組織人員到該縣石門鎮集貿市場旁邊的一座老樓前，順著看守人所指，前來接收檔案的茆建忠和趙文合走進了存放檔案的三間屋子。嚯，檔案可是不少，柜里柜外，柜上柜下，各類檔案橫七豎八地躺著，毫無規矩。打開虛掩的柜門，一股發霉的刺鼻氣味迎面撲來;拿下柜上的檔案，好家伙，滿是塵土，里面還夾雜著老鼠糞便或老鼠皮……這便是接收原盧龍縣陶瓷廠檔案的真實場景。
上世紀九十年代，盧龍縣陶瓷廠面臨破產，為了挽救這家國有企業，后來由原企業的職工出資入股進行改制，然而沒經營幾年，改制企業也是艱難維系，無奈宣告企業破產，并最終賣給了一名個人。還在那段時期，在市場經濟大潮的洗禮下，盧龍縣的很多國有或集體企業像陶瓷廠一樣遭遇破產……
2007年，上任不久的盧龍縣檔案局局長周艷清，開始狠抓檔案資源建設，決定依照《檔案法》對破產企業檔案進行接收，以貫徹落實上級所要求的“資政惠民”。然而起初接收并不順利，因為時隔已過十年，很多破產企業都被賣給了個人，新的經營者并不太買檔案局的帳，無奈，周艷清與縣工信局聯系，希望在該局的幫助下能夠讓工作順利些。就這樣，破產企業檔案接收開始了。
當縣檔案局負責接收的同志趕到第一家破產企業縣陶瓷廠原址時，位于205國道南側的一廠大門緊鎖，隨后轉到位于國道北側的二廠，空空的廠房只有一名60左右歲的看門人，一打聽，卻不是原陶瓷廠的看守人，而是新經營者安排看院的，經了解，原陶瓷廠的所有檔案已經轉移，但具置不知道。無奈，接收同志只好給縣工信局的同志打電話，經過輾轉查找，得知有一個人專門負責看管原陶瓷廠的檔案，但因為工資太少，熱情不高，看護也是隔三差五去一回。一番周折過后，縣檔案局與該人取得聯系，定好接收日子，發生了本文開頭的一幕。
那一天，縣檔案局整整接收了一雙排小貨車的原陶瓷廠檔案。從車上卸到局機關，因為檔案太多，無法及時入庫，一尼龍袋、一尼龍袋的檔案只好暫存在縣行政中心一樓的樓道里，等待工作人員分檢、歸檔，再入庫。
參加接收的茆建忠回憶，那時，局機關人少，總共9個人，其中6名女同志、3名男同志。白天，通常由男同志負責前往破產企業接收;回來，大家共同分檢。由于很多檔案已經發霉，分檢時，很多同志都戴上口罩，即便如此，也有人嘴發麻，患上皮膚過敏。為了節省時間，等檔案入庫時，女同志也跟男同志一起，搬著一摞摞的檔案，最晚干到晚上8點多?？嗪屠鄄槐囟嗾f，頭疼的是一些看管檔案的不愿將破產企業檔案移交，他們認為，既然有人買下了破產企業，就自然包括遺留下來的企業檔案，都沒什么價值，賣了還能換回幾個錢。面對這群人的“抵觸”，負責檔案接收的同志只好做他們工作，講依據《檔案法》破產企業的檔案必須向國家檔案館移交，講原始檔案的重要價值。即便如此苦口婆心地做工作，但在那段接收檔案過程中，還是有幾家破產企業的檔案沒有接收下來，因為有人將它們當破爛賣了。對此，茆建忠很是遺憾。
局長周艷清說，整整一個月，馬不停蹄地接收了十幾家破產企業的檔案，這些被遺棄的會計檔案、科技檔案和文書檔案，后來在服務百姓上發揮了重要作用。
二、數字化管理便民利民
到2008年，盧龍縣檔案局總共接收了3萬余卷破產改制企業檔案，也就在這一年，按照上級政策，盧龍縣開始為企業下崗職工辦理養老保險接續。這一政策出臺，讓破產、改制企業下崗職工看到了希望。然而，這一年實在不普通，時值奧運會在北京舉辦，萬眾矚目。為下崗職工接續養老保險一旦處理不好，極易引發重大。這時的縣檔案局被推到了風口浪尖。
有熟悉政府部門職能的下崗職工很快找到了縣檔案局，面對他們急迫的查檔需求，檔案局工作人員加班加點幫助查檔;而一些不知道縣檔案局的，起初先到了改制企業查檔，可企業已改制多年，有的檔案健全，還好，有的甚至沒有檔案，甭提下崗職工的檔案。當這些失望的下崗職工，輾轉打聽來到縣檔案局，大多帶著情緒，對此，縣檔案局的工作人員首先做好安慰，之后和他們一起尋找檔案。從滿懷希望，到失望，再到重燃希望，滿意而歸，在為企業下崗職工贏得養老保障的同時，也給縣檔案局帶來了好口碑。據統計，2008年至今，盧龍縣檔案局共接待企業下崗職工6500余人，調閱利用各門類檔案7萬余卷，提供涉及招工、轉正定級、職工調轉等方面的證明5萬余份，有力促進了社會和諧穩定。
隨著館藏檔案迅速增加和群眾日益增長的查檔需要， 2009年，盧龍縣檔案局抓住河北省啟動省、市、縣三級國家檔案館數字化工程的有利時機，把檔案管理向信息化推進。本著“急用先上”的原則，優先把縣委、縣政府重要檔案、珍貴資料以及與民生聯系密切、利用率高的勞動人事、林改、計生等檔案進行了數字化。
2011年11月9日，盧龍縣檔案局突然涌入60名群眾，把工作人員驚了一大跳。一打聽，原來他們都是農村原民辦、代課教師。最近，省里下發了為農村原民辦、代課教師發放養老補助的通知，這可驚動了一大批人。然而，這些查閱者年紀偏大，有的上班時間過早，有的任教期間換過幾個地方，有的連自己也說不清楚具體參加工作的時間和離校時間，怎么辦呢？如果工齡校不準，不但查詢者不滿意，縣里也無依據發放補助，而且每個工齡每年每人能達到240元，可不是個小數目，傷不起這些老教師的心！
其實，這些老教師不必著急，現在檔案數字化了，只要檔案里有，輸入一些關鍵字，就能很快查到。然而，這一天來得實在太多了，沒想到以后幾天越來越多，最多時達到200人。為了維持秩序，縣檔案局開始為他們發放號牌。有序組織，既保證了縣行政中心正常辦公，還為查檔節省了時間。短短半個月，為1500人查檔，查閱檔案2.5萬卷，出據證明1萬余份。這一年，縣檔案局獲得全縣穩定先進單位。
三、優化服務拓展工作觸角
檔案數字化建設為群眾查檔、開具證明提供了便捷，也使工作人員騰出更多的時間研究工作創新，拓展工作觸角，還與縣里的中心工作同頻共振。
這些年，該局全面提高隊伍素質，在落實“中央八項規定”、力治“”的同時，開展“百問不煩，百查不厭”活動，圍繞“讓群眾好辦事、為群眾辦好事”的主題，推出系列便民舉措，優先為70歲以上老年人、殘疾人服務，減少他們查閱檔案的等候時間，并公開查檔人員的聯系方式，主動延長查檔時間。一些群眾來去不便，縣檔案局還接受電話查閱和咨詢服務，避免群眾在查閱檔案時走“冤枉路”。在其接待窗口，還提供縣內相關職能部門、派出所和人口與計劃生育部門的辦公地點及聯系電話等，方便他們辦理其它手續。
這些年，該局注重檔案編研，編寫的《利用檔案解決土地權屬糾紛》獲開發利用檔案優秀服務成果優秀獎，《利用民生檔案為企業職工接續養老保險提供依據》獲開發利用優秀服務成果二等獎，《為民辦教師接續養老保險》獲開發利用優秀服務成果一等獎。此外，深入歷史挖掘，聯系縣內文化界知名人士，收集盧龍歷史文化，先后出版了《走近孤竹》、《漫畫盧龍旅游》、《康熙盧龍縣志校注》等書籍。
這些年，該局廣泛參與縣里的中心工作，參與招商引資，連續3年被縣委、縣政府授予招商引資工作“發展之星”榮譽稱號;參與拆遷、文明生態村幫建、聯村幫建等活動，連續18年被市委、市政府授予文明單位或文明單位標兵。
[關鍵詞]城建；檔案管理；數字化建設
中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0178-01
前 言：在我國城市化建設水平不斷提高的當下，城建工作所涉及的道路橋梁、地下管線、房屋建筑和基礎設施等工程項目的數量也越來越多，給城建檔案管理工作到來了一定的挑戰。城建檔案作為城市發展進程研究的重要依據，傳統的紙質檔案管理方式已經無法適應現代化的發展需求，特別是在以互聯網為代表的信息時代中，無法滿足人們對信息實現傳遞和共享的實際要求，且存在調閱困難、占用空間大、管理效率較低等缺點，如何以計算機技術為依托，大力推進城建檔案管理數字化建設已經成為城市發展中的重要內容，因此必須要亟待解決的實際問題。
一、 檔案管理數字化概述
檔案管理數字化的實現是通過掃描儀、數碼相機等圖像采集設備，對原始紙質檔案信息進行完整的采集，進而形成能夠被計算機系統所識別的文件類型，最后存儲到磁帶、光盤等信息載體之中，以提高對檔案的管理效率，實現資源共享。檔案管理的數字化建設是一項復雜且系統的工作，主要涉及到了資料整理、數據備份、設備選擇、存儲與建庫、掃描錄入等多方面的工作內容，在科學技術水平不斷發展的現階段主要呈現出以下兩方面的的態勢：一是在全社會范圍內都開展了檔案管理數字化建設工作，在高校、城建、企業等各個行業領域中都嘗試了檔案管理方式的轉變；二是初步形成較為合理的管理體系，雖然紙質檔案仍是主要的保存方式，但數字化建設已經成為檔案管理的必然發展趨勢。
二、 城建檔案管理數字化建設的意義
（一） 符合時展的需要
在城市現代化發展的過程當中，推進城建檔案管理數字化建設，創新傳統管理模式，是是到發展的必然趨勢。依托計算機信息技術，在城建各部門中建立起檔案管理的數字化平臺，一方面徹底改變了以往分散式管理的模式，使得檔案的查詢統計等工作的效率實現了提高，另一方面又為檔案資料信息的共享提供了實現的可能。
（二） 利于城建檔案管理的規范化
推行城建檔案管理的數字化建設，將城市建設中的所有工程項目都納入到數字化管理的體系當中，通過網絡和數據操作技術等，按照統一的標準對城建檔案進行管理，確保了其工作的安全、準確和高效，使得檔案管理各項工作的開展都更加的規范化，從而為城市建設提供更好的基礎服務。
（三） 利于城建檔案的開發
城建檔案管理數字化建設，對于城建檔案的開發產生了極大的促進作用。城建檔案管理數字化建設為用戶構建了信息資料查詢的平臺，用戶只需要直接登錄到城市基礎設施建設信息服務平臺，就可以進行相關的信息搜集和業務申請，并與社會其他行業領域之間形成合作，進而形成了集成化管理的運行模式，實現了數字化資源的整合。
三、 城建檔案管理數字化建設的內容
城建檔案管理數字化建設是城市實現現代化規劃和建設的重要參考，對于城市的可持續發展具有著十分重要的現實意義，開展和完善城建檔案管理數字化建設的工作，應該對原有的思維定式進行突破，并從以下幾方面內容進行著手：
（一） 規范城建檔案管理數字化的指標和要求
規范城建檔案管理數字化的指標和要求是推動其工作開展的前提條件和主要方式，特別是對檔案資料信息的收集、整理、加工和存儲等一系列工作而言，進而實現對城建檔案管理的規范化和標準化控制。在參考國家和行業標準的基礎之上，對以下工作要求進行明確：①城建檔案信息資源的數據格式要保持一致，以保證信息傳遞的有效性，消除交流障礙；②城建檔案業務處理的要求要實現各部門的統一，特別是檔案數據統計口徑的統一設計，以保證檔案數據的實用性；③對檔案管理工作者的行為進行規范性指標的要求，盡可能的避免因人為原因而出現的工作漏洞，以保證城建檔案的安全性和真實性。
（二） 合理設計檔案信息數據庫存儲功能系統
城建檔案管理系統通常是由專業的軟件開發企業來承擔建設的，但是為了保證系統建設的科學合理性，其檔案管理部門的工作人員也應積極參與到前期的方案設計工作當中，使得管理系統的網絡建設中的硬件平臺和軟件平臺都具有穩定性和可靠性；其次，要對數據庫進行合理的設計，主要涉及到文檔庫、空間庫和影像庫三方面，且三者之間存在相互聯系，對其進行資料編碼，以保證用戶能夠準確的調取所需要的內容；再次要創建高效的檢索系統，利用多媒體技術對不同載體的檔案信息進行高效整合，實現對檔案資源的多層次開發，以保證檔案數據信息的安全性。
（三） 加大城建數字化檔案館建設的力度
城建檔案館的建設是實現城建檔案管理數字化建設工作中的重要環節，其是對城建檔案進行集中管理的主要場所，是社會資源消費的系統之一。數字城建檔案館的建設應該以信息資源的高效利用為最終目的，以數字信息系統平臺為途徑，以面向館內的“統一管理平臺”和面向館外的“統一門戶網站”為核心，實現信息服務從“被動”向“主動”模式的轉化。加大城建數字化檔案館的建設力度，實際上就是在城市中建立較為完善的信息化網絡，將城市建設項目、發展規劃等多方面實現綜合，在城市建設部門、審批部門和管理部門等實現資源共享和協調配合，實現城市科學合理化的未來發展。
（四） 發展城建檔案數字化管理的人才隊伍
檔案管理工作人員的自身素質和水平能力是影響其管理工作質量和效率的直接因素，因此為了保證城建檔案管理數字化建設的有序性，必須要建立檔案數字化管理的專業人才隊伍。一方面要通過開展多種渠道和形式的業務培訓活動，使得工作人員能夠熟練的掌握現代化信息技術，提高其運用計算機網絡平臺的技能；一方面要通過開展多種形式的教學教研活動，向其介紹最新的科技動態的應用現狀，以提高城建檔案管理人員的素質；另一方面還要對領導層人員的知識結構和領域進行更新，確保城建檔案管理數字化建設具備優秀的領路人。
結束語：綜上所述，城建檔案管理數字化建設是一項系統且復雜的工程，要想切實發揮出城建檔案管理的重要功能，提高城建檔案管理工作的效率和水平，就必須要轉變工作人員陳舊的管理理念，打破傳統紙質檔案管理的模式，從發展信息化人才隊伍、完善檔案管理制度體系、設計數據庫存儲系統等方面來實現城建檔案管理的數字化建設；當然，由于城建檔案管理數字化仍然處于一個探索的階段，還需要工作人員對其進行不斷的深入研究，以推動城市經濟的可持續發展。
參考文獻
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[關鍵詞]數字化；安全；檔案；數字檔案
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.000
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）16-0-02
隨著信息時代的發展，信息查詢速度和數量不斷提高，檔案信息工作不斷深入和推進，為使館藏檔案得到更好的利用，檔案部門迎來了館藏檔案數字化的浪潮。傳統的紙質檔案在檢索和查閱上都較為復雜，保存效果也較差，不利于檔案的開發利用，數字檔案存儲空間小、利用便捷，所以將紙質檔案數字化成為檔案工作的主流趨勢，為了節約人力、物力資源，控制成本，數字化外包走上舞臺。南京中醫藥大學檔案館也加入了數字化的大軍，根據幾年來的數字化工作經驗，對工作中存在的問題做了總結和思考。
1 做好檔案數字化的前期準備
1.1 進行市場調研，做好標書
通常招投標部門會根據標書要求結合競標價格來確定中標方，所以要得到滿意的競標商，首先要做好前期的調研和考察。對已經完成數字化和正在進行數字化的單位走訪，了解數字化服務公司的情況和數字化部門對該工作的意見，實地體會數字化現場工作并了解數字化流程和注意事項。征詢專家和相關行政機構的意見，結合企業背景和檔案數字化外包規定，邀請符合條件的公司到單位競標，擇優選擇。
1.2鑒定、統計要數字化的檔案，簽訂相關協議
結合本部門資金和需求，對館藏檔案進行鑒定、統計，按照密級和年限確定數字化的范圍和數量，根據鑒定、統計結果，和公司簽訂“檔案數字化加工合同書”。此外，還應簽訂“檔案數字化加工保密協議”，明確雙方各個環節的工作內容、權責問題及保密責任，保障數字化過程檔案信息的絕對安全。
1.3做好場地的安全設施布置
首先，工作室需要進行全方位24小時監控，要安裝前后攝像頭，保證360度無死角。其次，做好電子產品檢測，合同中規定禁止攜帶電子產品，但是檔案部門不可能對外包人員搜身，有效的辦法是采取電子探測，但自動電子探測門的代價較高，掃描工作本身又短期性的；人工探測費用可以接受，但是掃描人員較多，且出入頻繁，長期守門也不現實，所以這個問題仍然不能得到很好的解決。最后，做好場地信號屏蔽，場地是無網絡的區域但是卻因為條件限制，可以接收手機信號和網絡信號，所以應安裝信號屏蔽器。此外，U盤變得越來越小，越來越隱秘，裝飾品成了U盤的外衣，主機USB口也較隱秘，U盤插上去人眼幾乎都無法察覺，更不用說安裝在高處的攝像頭，因此還要拆去主機上的所有可能外設安插接口。
1.4 與外包方提前協商，盡可能保證人員穩定性
掃描工作較為枯燥，且含金量較低，工資偏低，工作人員多為年輕、低學歷人群，這就造成外包公司中掃描人員整體素質偏低且流動性大。而人員變動由外包公司管轄，檔案部門無權干涉，這會造成后期檔案檢查中出現問題時權責不清，如檔案單頁丟失，掃描數據交接不清等問題，給檔案的安全性帶來極大的隱患。
1.5 制訂數字化加工方案
按照《中華人民共和國行業標準（DA/T 31―2005）紙質檔案數字化技術規范》的要求制訂加工方案，包括：前期準備標準（借還檔案，掃描文件命名、電子目錄與紙質目錄校對，紙質目錄與紙質原件校對），掃描中標準（確定文書、圖紙、照片等不同文件的格式、分辨率、大小、色彩度等參數；掃描操作規定，要保證紙張，頁碼順序、案卷順序、檔案盒都保持拆卷前的狀態，規定問題另行備注不可在原件上進行，不能因加工或拆卷而造成對紙質文件的損壞）、質量檢驗標準（確定檢查標準，文件歪斜、紙張大小與原件不符、頁碼順序不對、漏頁或重復、PDF文件未雙層處理、文件不清晰、光盤刻錄數據損壞、數據不全等重新處理）。
2 檔案數字化工作的實施
2.1 借閱歸還檔案
檔案應遵循當天借出、當天歸還的原則。雙方工作人員均要在“數字化檔案借閱記錄”上登記、簽名，寫清案卷數量和卷號、借出和歸還時間、雙方負責人簽字。在檔案出庫入庫時都需清點清楚，出庫后數字化服務人員檢查有無缺損，入庫時檔案部門負責人檢查原件是否復原，數目、排序是否正確，有無缺頁損壞等問題。檔案應及時還回到庫房，以免信息外漏或者丟失。通常，實際工作中，紙質檔案較重且較多，搬運過程只能記錄檔號和卷數，內部雖有目錄但裝訂完了后很難做到一頁一頁的檢查，被遺漏或者定錯一頁或幾頁，如果紙質的檔案常年未被利用，根本無法察覺，多年后再發現也無從確定是怎么漏失的；以件為單位的檔案，由于統計數量更加龐大，一份一份地查看更加不現實；檔案因年代過久，紙質易因老化出現損壞；工作人員有時也因翻頁時動作幅度較大造成原件受損；案卷過厚，數字化服務人員裝訂不仔細，個別紙張會錯位，造成打孔時打在內容上，破壞了原件等。因此，紙質檔案交接過程中需要工作人員耐心、細致，制定技術標準和流程規范，保持操作的統一，保證紙質、數字化檔案的安全。而目前好多檔案館庫房、辦公區較小，有的僅一墻之隔，掃描直接在庫房中進行，雖然方便操作，節省了空間和時間，但給檔案的安全帶來了極大的隱患，所以這種情況要杜絕。
2.2 檔案掃描過程
第一，拆卷。檔案不論是件、卷、盒，都應遵從復原后保持檔案裝訂原貌的原則，所以在拆卷時要按照順序，一本本有序進行，力度適中，以不損壞檔案為原則。第二，掃描。掃描的文件、圖片、圖紙都應達到制定的數字化標準的要求，保持內容、大小、色彩均與原件一致，應按照文件編號處理、合成一份文件，按照規定的命名方式命名，等待掛接。通常，普通文件按300dpi黑白掃描，老舊泛黃檔案和彩頁按300dpi彩色掃描，并保存為PDF和JPEG兩種格式；照片掃描像素為600dpi以上，保存為JPEG格式；圖紙掃描像素根據圖紙大小調整，以內容絕對清晰為標準，保存為TIF和PDF兩種格式。老舊泛黃檔案如果破損嚴重或無法直接掃描，還需要先進行修復處理。掃描的圖片通常要進行糾偏、去污、拼接、裁剪等技術處理。第三，裝訂。掃描完成后，應將檔案按照檔案的裝訂原貌進行重新裝訂，且應注意保持檔案的頁碼、件號、卷號順序不變，內容準確、無遺漏。
3 檔案數字化數據后期處理
3.1 數字化數據檢查
掃描工作量大，重復性強，檔案具有相似性，掃描時容易造成漏頁，錯頁的現象，因此，數字化后的檔案數據要進行質量檢查。因為數字化數據量巨大，采用抽檢的方式進行檢查。通常，數據驗收時抽檢的比率不得低于5%，合格率達到95%以上（含95%），認為合格（合格率=抽檢合格文件數/抽檢文件總數×100%）。但實際工作中發現，檔案需要絕對的完整、清晰和真實，抽檢對檔案工作來說存在有很大的問題。首先，掃描工作具有主觀性，和掃描個人認真程度密切相關，所以常常發現掃描問題是扎堆出現的。其次，案卷需要裝訂，就容易出現頁碼遺漏、標注錯誤的現象，數字化過程也是二次糾正的一個好時機，而抽檢很難發現。最后，如招投標、科研文件部分檔案不需要數字化，數據自然會出現斷碼的情況，抽檢很難排除缺頁原因是斷碼還是漏掃。況且由于數量巨大，一旦掛接入系統，后期利用中很難發現問題，一旦出現問題后，糾正也很麻煩。為了解決遺漏問題，可能檔案還要重新掃描、處理，然后再覆蓋系統數據、光盤數據、移動硬盤的錯誤數據，還會給利用者帶來不便。所以本館采用一頁一頁檢查的方式，雖然耗時耗力，但一勞永逸。審核完畢后，一定要盡快針對問題進行修改，再次檢查無誤后，必須負責人或相關領導確認、簽字后方有效。
3.2 存儲、備份數據檢查
電子數據需要載體存儲、備份，通常保存載體為光盤、移動硬盤、服務器等。為保證數據安全，通常采用在線、離線備份和多套備份方式。所以檢查過程要針對不同的備份載體進行。通常針對設備是否正常（光盤、移動硬盤是否可讀）、數據是否可正常讀取、數據數量是否正確，數據內容是否完整等標準檢查。檢查完成后離線備份數據需要進行目錄著錄、粘貼標貼、存放入庫等操作，以便今后的管理和利用。
3.3 原文掛接
數字化數據檢查無誤后，可以將其掛接到系統中對應的目錄下，開始進行利用。因數字化文件數量巨大，通常采用批量掛接的方式，需要文件名稱與數據庫中目錄一一對應，這是就體現了文件命名規則的重要性。掛接過程會出現電子目錄找不到，或者目錄多條的現象，就需要即使修改電子目錄，重新掛接該條數據。掛接完成后，需要針對掛接的數據進行檢查，通常問題有數據顯示不正常、文件打不開、掛接漏頁、掛錯位置、文件格式錯誤，無法下載等問題，因文件內容本身就大，數據量又多，工作量也更加龐大，通常只能采取抽檢的方式進行，抽檢的比率不得低于5%，合格率達到95%以上（含95%），認為合格。掛接原文的錯誤通常都是一眼就可發現的，且不涉及文件內容，所以抽檢是可以保證檔案的真實有效性，后期利用發現問題后，只需要找出備份文件重新掛接即可，工作量也較小。
4 結 語
館藏檔案的數字化降低了檔案的保存成本，提高了檢索利用的便捷性，同時也有效推動了檔案電子信息化進程，對檔案事業的發展起到了積極的推動作用。但因檔案數量巨大而催生的數字化外包，給檔案安全也帶了新的風險。檔案部門除了在數字化外包期間做好上述的工作，還應增強工作人員的安全意識，對全館人員進行數字化安全風險教育，讓檔案工作者做好數字化期間的監督工作，確保數字化工作期間，檔案信息和原件得到最大程度的安全保障。
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中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）05-000-01
摘 要 文書檔案是地勘單位的重要信息資源，因此加強地勘單位文書檔案建設工作非常重要。隨著科技信息化的不斷普及，傳統的文書檔案管理模式的不足日益顯現出來，文書檔案數字化建設成為地勘單位的一個必然選擇。本文從分析地勘單位文書檔案管理現狀及文書檔案數字化建設重要性入手，對文書檔案數字化建設的具體方法進行了探究，并指出了文書檔案數字化建設中要注意的幾個問題，旨在促進地勘單位文書檔案管理模式的轉變，提高文書檔案管理質量。
關鍵詞 地勘單位 文書檔案 數字化
文書檔案是地勘單位的重要信息資源，對地勘單位的發展有著重要的意義。隨著地勘單位開發項目的不斷增多，傳統的文書檔案管理模式已越來越不適應社會及地勘單位發展的需要，文書檔案的整理及儲存工作成為地勘單位的一項重點及難點工作。地勘單位文書檔案數字化的建設不僅能夠有效解決傳統文書檔案管理中的問題，而且能夠在很大程度上提高管理效率，是地勘單位加強文書檔案管理工作的必然選擇。
一、地勘單位文書檔案管理現狀及數字化建設重要性分析
（一）地勘單位文書管理現狀
從目前來看，紙質文書檔案仍然是我國大部分地勘單位進行文書檔案管理的方式，但是這種傳統的管理方式存在的問題及不足是比較明顯的。一是管理難度大，由于紙質文書檔案在管理過程中非常容易受潮、破損及遺失；二是由于紙質檔案資料多，要合理存放，需要比較大的空間，管理成本比較高；三是比較容易出現安全問題，由于部分地勘單位沒有建設專門的檔案室，致使文書檔案儲存比較亂，很容易出現存放安全問題。
（二）文書檔案數字化建設的重要性
結合目前地勘單位發展的需要及傳統文書檔案管理工作存在的問題，地勘單位加強文書檔案數字化建設就顯得尤為重要。一是文書檔案數字化管理是對傳統管理方式的變革，可以縮短與現代化的、數字化檔案管理之間的差距；二是實現數據化管理可以在更大程度上提高文書檔案的管理水平、使用效率以及加強對文書檔案的保護。三是是貫徹落實國家檔案局、中央檔案館印發的有關“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”文件要求的體現。總的來說，隨著社會經濟水平的提高，文書檔案數字化建設的重要性和必要性日益突顯，已經成為檔案管理部門高度重視的一個問題。
二、地勘單位文書檔案數字化建設的具體方法
（一）地勘單位文書檔案數字化管理系統的建立
要實現地勘單位文書檔案數字化管理，就要從建立文書檔案數字化管理系統開始。首先，地勘單位應該運用新型的數據設備，提高檔案數據庫的先進性，提高檔案數據庫的利用效率。其次，數據庫管理人員要通過認真的輸入檢驗以確保
文件資料錄入的準確性。此外，要重視對文書檔案原文件的數字化處理工作，充分利用掃描儀、數碼相機等新型數字化設備進行處理，逐步完善數據庫內的文文書檔案內容。
（二）系統網站的建立
地勘單位文書檔案管理系統建立后，管理人員就要進行局系統網站的建立工作。首先，管理人員要結合網站資源的管理與共享方式，以提高地勘單位文書檔案的管理效率。其次，在注冊局系統網站的過程中，管理人員應與相關政府網站進行連接，實現網絡資源共享，提高地勘單位文書檔案資源的利用效率。此外，應該逐步實現文書檔案的網上現行文件查閱方式，以不斷提高地質礦產勘查部門的政務工作服務水平。
（三）文書檔案監管體系的建立
有效的監管措施是提高文書檔案管理工作效率的有效保障，因此，地勘單位在建立局系統網站后就要建立相應的監管體系。首先，要加強對文書檔案資料信息錄入的監管。其次，在文書檔案數字化建設過程中，要加強電子文件的利用與收集工作。此外，文書檔案管理人員在實際工作過程中，針對固有檔案管理軟件的實際使用情況及出現的問題及不足，對檔案管理系統進行不斷的優化與改善。
三、地勘單位文書檔案數字化建設注意要點
（一）加強對原文件的保管工作
由于在進行文書檔案的管理過程中，尤其是在進行電子化掃描的過程中，需要把檔案拆開，如果不注意就很容易l生文書檔案的丟失或破壞等情況，因此一定要加強對原文件的保管工作。掃描時要正確設置掃描參數，以確保掃描圖片的質量。
（二）重視文書檔案質量檢查工作
質量檢查工作是保證文書檔案資料質量的有效途徑。文書檔案質量檢查應包括數字化前文書檔案整理的檢查、對數字化后的數據質量、圖像質量檢查，從完整性、排序正確性、圖像文件原貌保持性及清晰度等方面進行檢查，以確保文書檔案資料數字化后的有效性。
（三）做好文書檔案保密與保管工作
在檔案數字化過程中，做好文書檔案的保密與保管工作是非常重要的，對于一些不能對外公開或泄密的文件，應安排專門的檔案工作人員進行掃描，同時，在紙質檔案掃描而形成電子文件的過程中，應安排專門人員負責保密與保管監管工作工作。此外，要安排專業的檔案管理人員進行該項工作，以確保工作的效率。
參考文獻：
關鍵詞：數字化；檔案管理
數字化檔案館是一個可擴展的網絡應用系統平臺。關于數字化檔案館的概念，目前國內外尚無統一認識，我們將其概括為：數字化檔案館是運用數字設備和技術，收集管理、利用檔案信息的數字化、信息化、網絡化的系統。通過各種方便的手段迅速地檢索出所需要的檔案資料。以上形成的數字化檔案資料可以到局域網、廣域網，最終實現“數字化檔案館”。
1 數字化檔案館建設的必要性和緊迫性
1.1 建設數字化檔案館是時展的需要
我們的時代已經進人了信息時代。計算機、因特網已進入社會生活的方方面面，改變著人們的生存方式、工作方式、思維方式，檔案工作不可能游離于社會發展之外。從20世紀80年代開始，計算機就開始用于檔案管理，但由于眾多的原因，檔案館使用計算機還只處于部分檔案的檢索、統計等方面，并沒有發揮其應有的作用和價值，更談不上建設數字化檔案。
1.2 建設數字化檔案館是參與建設國家信息高速公路的具體體現
建設數字化檔案館是社會信息化建設的基礎建設。檔案資源屬于國家信息資源的重要組成部分，館藏信息的數字化和傳遞的網絡化，使得數字化檔案館可以通過計算機網絡實現檔案資源的有效利用和共享，改變目前互聯網上中文信息缺乏的局面。對于弘揚中華文化，搶占因特網上的中文信息基地具有重要的意義。
1.3 建設數字化檔案館為社會主義物質文明和精神文明建設服務
數字化檔案館以其對信息的加工整理和有序組織，優化館藏結構，最大限度地滿足用戶對檔案信息的需求，為利用者提供更多更有效的檔案信息。這些檔案信息通過各種方式作用于兩個文明建設，最終會成為科教興國的源泉和動力。同時，檔案信息可以說是前人實踐經驗和聰明才智的概括，占有有效的檔案信息對于國民素質的提高將會產生巨大的推動作用。
2 數字化檔案館建設的主要內容
數字化檔案館系統應包括以下內容：電子文件管理系統（流轉和歸檔）；虛擬電子檔案室業務流程管理系統；檔案館藏業務管理系統；檔案局辦公自動化系統；檔案門戶（包括現行文件中心查閱等）；檔案數字化影像加工系統；全文檢索系統。
根據對數字化檔案館的認識?？梢哉J為數字化檔案館建設的重點應放在采取必要的計算機軟硬件技術以及其它相關技術能夠對即將移交進館的數字檔案實施有效管理。這就要求檔案工作人員對本地區目前已經形成的數字檔案和可能形成的數字檔案的種類、管理方式等有一個全面、系統的調查和了解，為相關技術人員研制數字檔案管理系統、購置硬件設備等提供科學依據。對現有館藏檔案如紙質檔案、照片檔案、縮微檔案等進行數字化工作，也是數字檔案館建設的一項重要內容。
數字化檔案館的標準應該是：1、館藏資源數字化。數字化檔案館的館藏是以數字化信息為主，能直接被計算機識別和處理，分為機讀型和網絡型。機訪型是由單合計算機處理的信息；網絡型是通過因特網進行遠程傳遞的論息。2、空間的虛擬化。數字化檔案館是一個開放的檔案館，通過網絡互聯和館際互借來建設虛擬資源，資源共享，每個數字化檔案館都是全球網絡檔案館的一個節點，從一定意義上說數字化檔案館的館藏可以無限擴大。3、信息傳遞網絡化。通過因特網傳遞館藏信息，不受時間和空間的限制，提高信息利用率。4、信息檢索智能化。通過計算機進行智能化檢索速度快、效率高、范圍廣。5、用戶使用方便化。用戶可以在任何時間任何地點通過計算機方便地使用檔案信息。
3 如何才能建設高效、有序的數字化檔案館
數字化檔案館的建設既要考慮信息時代的要求，又要考慮充分利用現有檔案館的信息基礎和物質基礎，要從實際出發，采取傳統檔案館的數字化和文書處理部門、檔案館（室）同時開展數字化工作兩條腳走路的方針來構建我國的數字化檔案館，是切實可行的。
首先，各檔案館對館藏檔案進行數據化，即通過計算機、掃描儀等現代電子技術產品將現有的檔案信息轉化實現數字化，同時為非數據化的信息編制機讀目錄和索引等二次信息，并實現數字化，使傳統檔案館對實體檔案進行管理的同時也管理數字化的檔案信息。在數字化檔案館里可能保存有三種類型的檔案，一是印刷型的紙質檔案，原有的無需實現數字化或來不及進行數字化處理的檔案；二是視聽型的錄音錄像檔案；三是數字型的電子檔案，對原有的印刷型、視聽型檔案數字化處理后形成的電子檔案以及從檔案室接收的數字型檔案。
第二，文書處理部門在處理各種文書過程中對所處理的文書信息進行數字化的規定，逐步實現辦公自動化和數據化；各行業主管部門制定本行業業務工作信息數字化的規定，逐步使業務工作信息也數字化，從而使國家管理的信息都實現數字化。這些數據化的信息最終形成電子檔案交各單位的檔案室，形成室藏檔案體系并進行管理。
第三，機關檔案室的各類檔案最終交由各級檔案館保存，檔案館要對數字化檔案進行分析鑒定，能公開的及時上網公布，對非數字化的信息要盡可能使其數字化，并進行分析鑒定。盡可能以數字化信息的形式提供給用戶。
關鍵詞：高校；檔案；數字化建設
自從進入二十一世界以來，我國的科學技術就呈現出了飛速發展的景象，在高校的檔案信息中也對新的科學技術提出了更多的要求，不斷出現的數字化技術給高校的檔案管理帶來了全新的工具和途徑。過去的高校檔案管理已經逐漸在現在轉變為數字化的管理方式，這是歷史發展和技術進步的必然要求。同時，隨著高校在數字化建設實踐的不斷深入，檔案信息的數字化建設也同樣成為了校園數字化建設的重要組成部分，因此從高校的角度來說怎樣更好地利用先進的數字化信息技術參與檔案管理，使之更高效地為其服務，促進檔案信息管理對高校整體工作的推進作用，是目前高校的數字化改革過程中需要注意的問題。
1 高校檔案數字化建設的意義
我國傳統的高校檔案管理都是利用人工作業的方法，在資料查找的過程中會消耗大量的人力物力，甚至會因為人為原因會帶來資料的破損，在在檔案進行數字化建設之后，是檔案上的內容會被進行掃描和整理，再將數字化的資料進行歸類，通過計算機設備錄入到學校的數據庫中，通過數據庫的方式來對檔案資料進行管理，這樣就能夠在短時間內迅速實現查找和搜索，另外這樣還節省了空間，方便了維護，還能實現安全存儲和資料共享。
1.1 提高檔案服務質量
過去的檔案多為紙質文件，進行檔案管理的方式也多為直接物理勞動，這樣的過程非常消耗人力，因此多數資料為了進行保護利用率都不高，這給的俺干的開發利用帶來了影響，但是進入到數字化階段以來，計算機對檔案的管理使得該項工作更加有效率，能夠保證所有的過程都準確無誤，減少了人力和財力的投入，還可以提高整個管理的效率，可以說數字化建設推動了檔案管理從人工到數字化的巨大轉變。從高校的角度來說，檔案管理進行數字化處理之后，學校的每個部門都能夠迅速及時地獲得最新的需求信息，根據每個部門的需要對信息進行匯總和組織，然后傳送到相應的部門，這樣就可以最大程度地提高高校的檔案服務管理水平，更好地服務于高校其它部門。
1.2 提高檔案利用率
近年來，我國的高校規模越來越龐大，每個高校都在面臨著更大的檔案管理壓力，尤其是對學生學籍檔案的管理壓力，數量非常眾多且工作量非常大。因此高校必須要能夠采取有效的方法來解決這樣的壓力，科學處理好創新和發展的關系，提高檔案的利用效率，不斷推動檔案管理的進步。然而我國多數高校的檔案管理水平仍然不高，這對我國檔案管理事業帶來了重大的阻礙，所以說建立好數字化平臺對于高校的改革發展具有重要意義。
2 高校檔案數字化建設的途徑
從高校的角度來說，盡快進行數字化建設以幫助提升檔案管理的質量與水平是迫在眉睫的關鍵性工作，但是也要采取適當的方式，在建設的過程中注意方式方法，這樣才能夠讓數字化技術真正在檔案信息工作中發揮應有的作用。
2.1 提高資本投入
當前我國許多高校并沒有充分意識到數字化建設的意義，因此在資金上的投入明顯不足，這樣就極大地限制了檔案信息的對外共享，。在檔案工作中的資金投入多數都應當用在軟硬件上，這樣在電子產品不斷更新換代的時代中，必須要能夠及時進行數字化建設，緊跟時代的步伐，不至于在科學技術飛速發展的今天在管理方式上既然處于落后的狀態，這樣不僅符合檔案工作的發展需要，也符合當今時展的方向。
2.2 保證數字化安全性
檔案資料一般都具有高度的機密性和重要性，因此需要對檔案資料進行安全性的保障工作，具體可以針對其進行安全化的軟硬件設置，同時高校也可以對檔案管理人員進行信息安全方面的教育培訓，防止其在工作中出現失誤性操作或者人為地進行違規的操作，在工作中還能夠及時對系統進行檢查和維護，并及時清除安全隱患，當前全世界許多行業都已經邁入數字化的時代，檔案工作也必須一樣，不斷學習現代化的管理方式，堅持學習和不斷創新，只有這樣才能夠一直保證高校檔案管理的先進性和安全性。
2.3 建設高效管理團隊
在高校內部建設一個高效的管理團隊，必須要能夠使學校的管理人員意識到數字化建設的意義所在，將數字化建設納入到學校改革發展的重要工作中去，同時高校的工作考評也應當將檔案工作納入到其中，并配備一套與之相適合的管理制度，另外還需要聯系學校實際，對工作人員進行合理分配，使檔案管理更加全面有效。還有，在工作人員的分配上，學校也應當建立一套人員的流動與動態分配機制，這樣可以隨時開展靈活的變動，保證所有崗位都能夠快速融入新的工作人員，在熟練技能的引導下更加高效地進行檔案管理。
2.4 合理規劃數字化建設
在對高校進行數字化建設的同時，學校也應當全面考慮自身的實際情況使之具有合理性和規劃性，在建設過程中必須有步驟地完成數字化建設。同時，合理地對檔案工作人員進行數字化建設的培訓和學習，有選擇性地對每一個檔案部類中較為重要的部分進行數字化處理，在工作中，每一個工作人員都應當具備全局意識，在保證檔案信息安全和完整的情況下，為檔案信息提供完善的保障，避免信息出現疏漏和錯誤。
3 總結
總的來說，高校檔案的數字化建設具有非常重要的意義，學校的每一個部門都應當重視起來，盡快使用良好科學有效的方法進行相關門類的數字化建設工作，只有將檔案管理的效率和質量都提高起來，才能夠更好地推動學校整體的建設與發展。
參考文獻
[1]馬東薇.高校檔案數字化建設的新思考[J].北京：科技創新導報，2013（23）：235.
[2]趙連豐.高校檔案館數字化建設的探索研究[J].福州：福建電腦，2010，26（4）：75.
[3]郭燕輝.高校檔案管理數字化建設探究[J].鄭州：中州大學學報，2008，25（3）：101-102.
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發的《全國檔案事業發展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數字化檔案館的建設。由此，傳統檔案館數字化建設的問題引起了人們的關注，并且有一些檔案館已經開始對此投資建設。我們認為，傳統檔案館的數字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環節進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規劃和解決好檔案館的數字化之路，為今后的數字化檔案館進而是數字檔案館、虛擬檔案館的建設打好基礎。近年來，我們臨海市檔案部門在數字化建設方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數字化建設也給檔案工作帶來了極大的方便。
首先我們充分認識到檔案數字化建設的緊迫性
1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
2、形勢發展的需求
21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數字化建設的內容
1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平
目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平
檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
3、有重點地抓好數據庫建設
目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。
三、檔案數字化建設的步驟
1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數字化建設十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮兩級機關和企事業單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統或其它綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。
參考資料
1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報》2000年第547期
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發的《全國檔案事業發展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數字化檔案館的建設。由此，傳統檔案館數字化建設的問題引起了人們的關注，并且有一些檔案館已經開始對此投資建設。我們認為，傳統檔案館的數字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環節進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規劃和解決好檔案館的數字化之路，為今后的數字化檔案館進而是數字檔案館、虛擬檔案館的建設打好基礎。近年來，我們臨海市檔案部門在數字化建設方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數字化建設也給檔案工作帶來了極大的方便。
首先我們充分認識到檔案數字化建設的緊迫性
1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
2、形勢發展的需求
21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者
二、檔案數字化建設的內容
1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平
目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平
檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
3、有重點地抓好數據庫建設
目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。
三、檔案數字化建設的步驟
1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數字化建設十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮兩級機關和企事業單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統或其它綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。
參考資料
1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報》2000年第547期
