發布時間：2023-05-16 10:36:00
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案管理方法樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
檔案管理，即企業相關部門對檔案信息與檔案實體進行收集、整理、保管、堅定、統計并為企業正常運營提供利用服務的各項工作的總稱。檔案管理伴隨著企業創建、發展的全過程，是企業興衰的見證者，對企業的發展起著重要的借鑒作用。因此，加強檔案管理工作是煙草企業長遠發展的必然選擇。進入21世紀以來，我國加強了對煙草檔案管理工作的建設力度，確定了協調關系、加強宣傳、整合資源、積極參與的發展模式，堅持國家利益與消費者利益至上的雙重任務，為創建和諧煙草企業不斷努力。目前，我國煙草按企業檔案管理水平有了顯著的提升，逐漸規范化，在企業文化建設中也發揮了巨大的作用。但是，客觀來講，我國煙草檔案管理工作依然存在嚴重的問題，尤其是在管理方法與管理理念方面亟待完善。
2 煙草企業檔案管理中存在的問題及相應措施
2.1 檔案管理機構
據調查研究顯示，目前我國煙草企業的檔案管理機構還不夠健全，嚴重的影響了檔案管理水平的提升。首先，我國大多數煙草企業缺乏檔案管理意識，不重視檔案管理工作，在檔案管理方面十分隨意。其次，很多煙草企業缺乏專門的機構對企業檔案進行管理，因此管理制度也不夠健全，嚴重的影響了檔案管理水平。此外，煙草企業檔案管理人員調動較大，使得檔案管理工作時常中斷，嚴重的會造成?n案信息丟失，數據收錄錯誤等問題。因此，我國煙草企業應該積極樹立正確的檔案管理意識，建立健全檔案管理機構和相應的制度，確保管理人員到位。而且，煙草企業還應該定期對檔案管理人員進行培訓與考核，提高其工作技能，從而提高檔案管理的質量，促進煙草企業的健康快速發展。
2.2 檔案管理設備
眾所周知，檔案管理工作十分復雜，收集處理的信息量龐大，因此，先進的設備儀器是提高檔案管理質量的關鍵。但是，目前我國煙草企業的檔案管理設備普遍陳舊、落后，沒有充分利用網絡信息技術。比如，相關工作人員反應，由于目前檔案管理大多局限于手工作業，因此檔案信息不能實現資源共享，這為檔案的整理工作也帶來了不必要的麻煩。而且手工工作模式使得檔案管理工作缺乏綜合處理能力，影響了檔案的參考價值。因此，我國煙草企業應該加大對檔案管理工作的支持力度，積極引進先進的管理設備，利用網絡信息技術建立企業的電子檔案聯網，實現檔案資源的共享，充分發揮其價值。比如，建立電子檔案室，培養高素質的網絡信息技術人才，創建企業的檔案管理系統，促進檔案管理模式向現代化發展。
2.3 檔案管理理念
目前我國企業檔案管理理念依然傳統落后，在檔案管理過程中僅僅是走個形式，沒有真正的認識到檔案管理的價值。檔案管理不僅僅是記錄企業成長發展歷程的資料，更是企業文化建設的瑰寶。因此，我國企業應該認識到檔案管理的重要作用，不斷創新服務理念，從檔案中提煉出企業文化建設的核心元素，從而進一步凝聚全體員工的力量，共同促進企業的發展。而且，在煙草企業檔案管理過程中，要遵守“建立、管理、功用”的管理步驟，將重點置于“功用”，盡量發揮檔案管理的作用。比如，提供重要數據、維護企業權益、提煉文化信仰、推動民主建設等等。
2.4 檔案管理方法
檔案管理方法的科學與否直接決定著檔案管理的質量。目前，我國煙草企業檔案管理的方法存在很多問題，不僅形式單一，而且不夠科學，嚴重的影響了工作效率與質量。比如，我國煙草企業在檔案管理中借閱丟失、材料損壞的現象十分普遍，嚴重的影響了檔案的完整性。因此，我國在煙草企業應該不斷的完善檔案管理方法，提高管理質量。首先，豐富檔案的種類，利用電子信息檔案儲量大、保存便捷的特點對檔案進行備份，防止損壞、丟失。其次，采用科學的分類歸納法，根據時間段和檔案類型進行整理，并錄入檔子檔案中，方便工作人員上網查閱。此外，完善紙質檔案借閱制度，對不可備份檔案進行專門的保護，進一步保證檔案資料的安全。與此同時，不斷完善檔案管理的考核制度，并且定期對檔案管理設備儀器進行保養維修，從而保證檔案管理工作的正常進行。
一、加強領導，營造檔案管理工作的良好環境。檔案管理工作能否順利開展，與領導是否重視直接有關。為加強檔案工作的領導，把檔案工作列入分管領導的崗位職責，建立健全由公司領導帶頭，各處室負責同志為成員的檔案管理工作領導小組，為檔案工作的順利開展提供了組織保障。
為進一步擴大檔案工作的涵蓋面，真正做到橫向到邊、縱向到底，不留死角，建立了以綜合檔案室為中心的檔案管理網絡體系。一方面，加強檔案室與職能處室的橫向聯系，在各處室設立了兼職資料員，具體負責本處室文件資料的收集工作；另一方面，加強檔案室與下屬公司檔案室的縱向聯系，從而使檔案管理信息上下傳遞靈通，左右反饋及時，縱橫交錯，網絡覆蓋了全公司。
二、注重培訓，全面提高檔案管理隊伍的整體素質。檔案人員的業務素質直接影響到檔案管理的質量，為此，公司高度重視檔案管理人員的培訓工作，并采取了多種形式的崗位培訓活動，以此帶動檔案管理工作上水平。一是采取集中與分散學習相結合的方式，定期組織專兼職人員學習相關檔案方面的方針政策，并借助網絡平臺，及時傳達國家檔案工作的新動態，研究探討工作經驗，提高檔案人員的自身水平。二是通過舉辦培訓班的形式，邀請專家現場講課，每期參加人員達100多人。三是組織檔案人員先后多次參加在濟南、南昌，廈門、宜昌等地的檔案培訓班。截至目前，公司檔案人員已全部經過各級檔案管理部門的系統培訓，具備了一定的檔案管理水平。四是采取走出去請進來的辦法。一方面組織檔案骨干人員開展檔案理論研討活動；另一方面組織人員到檔案管理水平高的市、工程項目去參觀學習，進一步開闊視野、拓寬思路，查找不足，激發干勁。
三、強化管理，積極推進檔案管理工作規范化建設。為全面提高檔案管理水平，將檔案管理的全過程進行細化分解，從建、管、用三方面加強檔案管理業務建設。
“建”就是規范建檔。先后制定了十三個類別的檔案管理辦法、歸檔范圍及保管期限表，出臺了檔案管理工作標準，使檔案管理工作逐步走向了制度化、規范化。同時，在規范建檔工作中，做到“全”、“準”、“嚴”。“全”就是在檔案齊全上下功夫，做到歸檔文件、歸檔門類、歸檔項目齊全，確保檔案資料的歸檔率。“準”就是在檔案完整率上把準關，根據檔案歸檔范圍，分清歸檔界限，在規定時限內將應歸檔的文件材料全部歸檔，確保檔案資料的完整率。“嚴”就是在檔案組卷上，嚴把檔案質量關。不合格的檔案材料嚴禁進入檔案室，對庫房不同門類的檔案分別排列，統一編號，保證檔案案卷的合格率。同時，辦公室檔案部門主動與文件資料形成部門密切配合，充分調動兼職資料員的積極性，通力合作，形成齊抓共管的良好氛圍。
“管”就是科學管理。要求綜合檔案科（室）：一是建立健全庫房管理的各項規章制度，嚴格落實庫房“九防”措施，制定庫房檔案資料保管情況的排查計劃，發現問題及時采取應急措施，確保庫存檔案的安全。二是嚴格庫房管理。認真履行檔案收進移出手續，將檔案收進移出情況記錄再案，避免檔案遺失，并按規定編制檔案存放索引，櫥具設置存取檔標識，使各類檔案一目了然。
“用”就是充分用檔。檔案保管的目的在于利用，為了更好地利用檔案資源，編制能滿足查閱需要的各類檔案的檢索工具，建立查全、查準登記制度，提高檔案的利用率。二是在檔案正常利用工作的同時，深層次了解室藏結構，積極開展檔案信息開發利用工作，利用庫存檔案編制了一批優秀的二次以上的加工成果，提高了檔案的實際應用能力。
四、利用電子信息技術，實現檔案網絡管理
首先，利用現有的檔案管理軟件，運用檔案各功能模塊，達到目錄級進而逐步達到文件級管理檔案。做好電子文件的整理工作，進一步提高單位檔案服務水平。作為檔案管理工作信息化的第一步，建立和完善電子文件將產生諸多優勢。一是電子文件的利用不再受“孤本”的限制，可以實現一份檔案同時供多人共享。二是電子檔案能夠被快速檢索。并能根據獲取的資料，擴大查詢范圍，隨時快速查詢新的資料，提高了檔案信息利用的全面性、系統性和時效性。三是電子文件可以通過計算機網絡進行遠距離傳輸，使異地傳輸、查閱利用更方便、更快捷，消除了利用者與檔案信息的距離，為跨地區查詢信息提供了便利的條件，實現了信息資源的共享。
其次，有步驟地開展庫存檔案的數據庫系統建設，保證在將檔案資料完整地輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料變成數據資料，實現紙質檔案和電子檔案并存。
五、文化引領，創建檔案品牌系列工程。按照“四化”管理要求，在管理手段上下功夫，有計劃地逐步實現檔案品牌系列工程，營造檔案管理的文化氛圍，打造自己的管理品牌.
（一）強化基礎。注重管理，創建綜合檔案管理品牌工程。開展檔案目標考核是提高機關綜合檔案工作水平的有效抓手。利用館（室）藏檔案資源，創建檔案編研品牌工程。檔案編研是開發檔案信息資源的最高表現形式，是活化檔案信息的有效手段。首先，抓住公司發展中的亮點，推出一批具有一定影響的編研成果；其次，引導檔案部門增強檔案開發利用工作的主動性和實效性，提高全系統檔案信息資源開發利用成果的數量和質量；第三，根據行業的需要，在完善開展公路史志編寫的同時，以行業、地域文化為突破口，不斷強化檔案編研工作，開拓編研的思路，創新編研工作機制，促進編研成果轉化。
（二）實施檔案功能拓展工程。構筑功能完善、設施齊全的檔案服務平臺。近幾年，公司逐步加大檔案室建設的投入，完善各種檔案基礎設施改造和更新工作，對檔案室庫房溫度濕度調控防火、防盜、職能密集架等應用系統與計算機管理系統集成，實現了庫房各種管理應用的一體化，大大的提高了檔案公共服務效果。
（三）加強檔案資源建設工程，力求在征、管、用上下功夫。“征”，即征收公司各單位所形成的各類檔案資料。特別是在公司科技活動中形成的各類、不同載體的檔案，豐富檔案室結構；“管”，既加大庫房管理力度。嚴格文件材料的歸檔制度，編制檔案檢索工具，并對各類、不同載體的檔案資料實行規范化、標準化的管理，確保檔案的歸檔率、完整率和案卷合格率；“用”即為公司提供全方位的優質服務，以滿足行業檔案資料的需求。
（四）開展評先創優活動工程，調動檔案工作人員的積極性。一是將檔案管理工作考核納入競賽活動中，與其他工作同部署、同組織、同檢查、同考核。把檔案管理工作納入黨委經濟考核內容，與工資、獎金掛鉤。調動了各級檔案管理人員的積極性和主動性，促進了檔案管理工作的開展。二是對銳意進取，不斷創新的檔案工作者予以表彰，極大的鼓舞了檔案人員愛崗敬業的積極性，提高了檔案工作的向心力和凝聚力。
摘 要：近些年來，隨著我國建筑行業的深入發展，我國的工程項目建設的規模越來越大，施工工藝越來越復雜，工程建筑檔案作為建筑單位進行施工和管理活動中形成的具有價值的各種題材和形式的文件資料。但是隨著建筑行業的深入發展，產生的工程建筑檔案越來越多，傳統的工程建筑檔案管理方式顯然已經無法滿足現今我國經濟發展社會建設的需求，本文就目前我國工程建筑檔案管理現狀及存在的問題進行了系統的分析和探討，并針對如何在基于信息化的背景下，提高工程建筑檔案管理建設提出了幾點建議。力求能為加快我國工程建筑檔案信息化管理建設的進程提供適時的參考。
關鍵詞：信息化 工程建筑 檔案管理
當今社會是信息化社會，信息傳遞的速度高速發展，人們的生活越來越離不開信息的快速傳遞，計算機和網絡技術的出現和普及解決了這一難題。越來越多的資料可以不經過打印而直接在電腦上顯示，大大簡化了辦公時間。提高了傳遞信息的效率，給工作人員帶來了便利。但是我們了解技術是一把雙刃劍，電腦辦公對于一些人而言是挑戰，工程建筑檔案管理也不例外。近年來，工程建設的檔案管理為了適應信息化的發展有一些新的變化，需要工作人員不斷的創新發展。在文中我們看一下當前我國在工程檔案管理的工作中存在的問題，并對此提出了一些自己的意見。
1目前工程檔案管理工作中出現的一些共性問題
工程建筑檔案在建筑工程項目中有著舉足輕重的地位，因為他直接記錄著相關數據，反映著工程建設以及建筑物的質量好壞。我們可以這樣說，工程建筑檔案是對工程實施的最全面的檔案記錄，工程建筑檔案的存在對于工程建筑質量的安全性和可靠性有著重要的指導作用。
1.1工程建筑檔案管理信息化建設速度緩慢
科學技術在不斷發展進步的同時，我們也在與時俱進，加快了工程建筑檔案信息化建設的進程，對其加以關注的同時也加大了資金的投入，但是這些只是杯水車薪。查閱資料后發現，目前我國的工程建筑檔案信息化建設的發展速度遠遠落后于經濟建設的步伐。在工程建筑檔案信息化建設過程中，工程建設的相關標準沒建立好，加之檔案源于各地，使得信息相對分散難于整理。同時，在平時的工程建筑檔案管理建O過程中，仍有許多單位只注重實體的檔案，忽略了建筑檔案的信息化建設，在相關方面存在缺陷。
1.2對于工程建筑檔案管理信息化重視度不夠
雖然我們很清楚這個事實，我國的工程建筑檔案管理在信息化建設這一塊仍是開始階段，必然會暴露許多的不足。這些是情有可原的，檔案的歸納整理不到位，紙質的檔案轉化為電子存檔面臨著各種各樣的問題。目前存在著這樣一些問題：大量的案卷質量不高，缺乏完整的檢索工具，相關工作人員也沒能按規定處理事務，同時相關專業人才不僅質量不達標甚至數量也不夠，更有甚者對于信息化建設不屑一顧。這也嚴重的阻礙信息化的工程建筑檔案管理建設。當然，也不能忽視信息安全這一重要話題，黨和國家也要不斷地完善相關的法律制度和專業技能，確保信息的安全。
2信息化工程建筑檔案管理方法
隨著建筑行業的不斷發展，在行業內的競爭力不斷加強，為了提高工程單位的競爭力，應當加強對建筑工程檔案的信息化管理，如規范檔案信息的儲存方式、提高檔案信息的查詢速度等，這些都能夠加強檔案信息的管理。所以工程單位應當注重檔案信息的管理力度，加快檔案信息化進程，不斷提高我國建筑行業對檔案信息的管理。
2.1確保原始數據的采集與歸檔
在加強建筑行業的檔案信息化建設的進程中一定要注重檔案信息資料的采集和歸檔。首先將檔案信息資料收集采集，然后再通過計算機的掃面設備輸入相應的數據信息，將有關建筑信息的資料、圖紙以及各種文件資料進行存檔，以數據信息的形式儲存在計算機中，這種檔案信息化建設能夠在一定程度上避免資料信息的丟失和損壞。將檔案信息資料存檔之后，還應當對這些檔案信息進行分類，這樣有利于工作人員查詢信息資料，提高建筑工程的工作效率，避免由于數據信息的僵乏而不能順利完成工程項目，所以應當加強建筑工程的檔案信息化建設，確保原始數據的采集和歸檔。
2.2加強檔案庫的信息化管理
為了實現工程建筑檔案的規范化、系統化，使得檔案信息能夠共享，應當建立檔案信息資料庫，同時加強檔案信息資料庫的管理。檔案信息資料庫將輸入的數據信息進行分類存檔，同時也可以建立統一格式檔案信息管理系統，這樣能夠實現檔案信息的自動歸檔，有利于檔案信息的管理。這些經過統一處理過的檔案信息可以通過數據庫這樣一個平臺實現共享，這樣能夠提高檔案信息資料的利用效率，在一定程度上也提高了搜尋的效率。
2.3提高工作人員的業務能力
隨著建筑行業的不斷發展，建筑行業的檔案信息管理工作也發生了較大的變化，這就要求工作人員要具有一定程度的業務能力，所以建筑工程單位要提高工作人員的業務能力，提高工作人員的個人素質。所以建筑工程檔案的管理人員不僅要熟練掌握各種現代化、數字化的管理設備，同時還必須掌握有關檔案信息資料的管理知識，嚴禁一些兼職人員從事這項工作，必須保證建筑工程檔案數據資料的準確性、有效性、與時俱進，只有這樣才能滿足實際的需要，所以應當加強工作人員業務能力培訓。
管理單位在進行工程建筑檔案的信息化建設過程中，忽視了對檔案的機密性和安全性和相關設置，導致部分的工程建筑檔案出現丟失后或泄密的問題，給相關的建筑單位和管理單位造成了十分巨大的影響，阻礙了我國建筑行業的健康持續發展。針對這種情況，相關的管理部門在進行工程建筑檔案的信息化建設過程中，需要結合工程建筑檔案中的具體內容的機密性對部分工程建筑檔案進行加密設置，通過運用相關的計算機操作技術提高機密工程建筑檔案的安全性和可靠性，將工程建筑檔案的信息化管理和實際運用進行有機的結合； 同時，在工程建筑檔案管理信息化建設過程中，還需要加大對工程建筑檔案紙質文件的保管力度和維護工作，從而進一步提高我國工程建筑檔案管理的科學性和有效性。
3 總結
總而言之，基于信息化的工程建筑檔案管理建設具有十分明顯的優勢，對提高工程建筑物的安全性和可靠性具有十分積極的作用和影響。
我國的工程檔案管理信息化現階段還處于起步階段，在今后的發展過程中還需要繼續遵循我國對建筑行業信息化發展的有關規定，在不斷的學習過程中吸收知識總結經驗，推進我國工程建筑檔案管理信息化建設的深入發展，提高工程檔案在工施工管理的過程中發揮更大的作用。
綜上所述，在建筑工程中科學、有效的檔案信息化管理對建筑工程項目的實施具有重要的作用，為了保證檔案信息的安全性、可靠性，應當加強檔案信息化建設。雖然我國檔案信息化建設還處于初級階段，但是經過不斷的研究和學習，在實踐中不斷總結經驗，就能夠推動我國檔案信息化的不斷發展。
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關鍵詞：“互聯網+”；學校檔案；管理方法
“互聯網+”是隨著互聯網信息技術的發展和信息技術在社會上的廣泛應用而提出的新思想，是我國政府部門在對互聯網時代進行全面分析的基礎上形成的對互聯網時代的全新認識，這一理念的提出也促使社會各界對互聯網信息技術的應用進入到新的發展時期。對于學校檔案管理工作來說，“互聯網+”環境對學校檔案管理工作產生了一定程度上的影響，要想在“互聯網+”背景下保證學校檔案管理的質量和效率，就應該對學校檔案管理工作M行改革創新，提出更為科學的管理方法，為學校檔案資源的有效利用提供良好的支持。
一、“互聯網+”時代對學校檔案管理工作產生的影響
在學校中，檔案數據的管理和使用是學校綜合管理的必要環節，對學校檔案在學校管理工作中的有效利用產生了一定的積極影響，并且能夠為學校各項決策的制訂提供良好的支持。但是學校傳統的檔案管理方式不夠科學合理，對檔案的管理相對重視，卻忽視了對檔案資源的有效利用，檔案管理工作在推動學校穩定發展方面的作用無法得到充分發揮。而“互聯網+”理念的提出，對學校檔案管理工作提出了新的要求，希望檔案管理者能夠嘗試將信息技術大量應用到學校檔案管理工作實踐中，為學校管理工作提供良好的支持。首先，“互聯網+”時代的到來為學校檔案管理工作指明了方向，學校檔案管理應該重視對信息技術的應用，逐步探索檔案數據管理的轉型和升級，增強學校檔案管理的信息變化發展力度。其次，“互聯網+”時代的到來為學校檔案數據管理提供了更為全面的數據和技術支持。
二、“互聯網+”時代下對學校檔案管理工作進行優化創新的措施
結合“互聯網+”時代對學校檔案管理工作提出的新要求，新時期對學校檔案管理工作方法進行創新可以從以下方面入手。
1.搜集檔案資源，使學校檔案資源獲得良好的信息數據支持
學校檔案資源的優化整合需要大量真實、可靠的數據支持，因此在“互聯網+”時代背景下對學校檔案管理工作方法進行創新，應該從搜集檔案資源入手，為學校檔案管理工作提供大量真實、可靠的數據信息，促使學校檔案管理工作逐步實現信息化建設。在加強檔案資源信息化建設過程中，應該注意對信息資源搜集范圍進行有效拓展，即不僅將招生、教研、日常教學活動方面的檔案信息納入到檔案搜集和管理工作中，也應該重視學校的公文書涵、相關活動的影像資料、教師發表的論文等，搜集整理并融入檔案管理工作中，在提升學校檔案管理工作全面性的基礎上，為檔案資源的有效整合提供良好的數據支持。
2.構建完善的檔案管理制度，凸顯檔案資源整合工作的規范化
制度建設工作是保證檔案管理工作逐步朝著規范化和標準化發展的必要舉措。因此，在“互聯網+”時代背景下，要想使我國學校的檔案管理工作能夠逐步取得發展，就應該積極構建檔案管理工作制度，保證學校在組織開展檔案數字化和信息化建設的過程中可以按照規章制度辦事，實現檔案資源整合的規范化和有序化發展。具體來說，學校應結合本校實際情況以及我國檔案管理方面的法律法規，從工作人員責任制度、資料搜集管理制度、檔案信息平臺管理制度等方面入手，明確不同崗位工作人員的責任，加強學校檔案管理部門和其他各科系、部門的聯系，為檔案資源的信息化整合提供良好的支持，推進學校檔案的信息化建設進程。
3.提升檔案信息服務能力，凸顯學校檔案的服務機制
在“互聯網+”時代背景下加強學校檔案管理工作，不僅要加強檔案資源的管理，還應對檔案信息服務能力進行開發，促使學校檔案資源能夠為學校各項決策的制訂提供良好的支持。具體來說，在“互聯網+”時代背景下，學校檔案管理工作人員應該注意對信息檔案資源進行搜集和整理，并構建相對科學的歸檔制度，方便檔案使用者對檔案信息的查詢和調取。另一方面，還應該重視檔案信息服務的主動性建設，即在充分分析用戶需求的基礎上為學生、教師、行政人員等提供合理使用學校檔案資源的教育和指導，讓受眾群體對學校檔案資源形成新的認識，有效提升學校檔案資源的服務質量，為檔案管理的科學發展提供相應的保障。
在當前信息化時代背景下，有效加強對學校檔案資源建設和整合工作的重視，推進檔案管理信息化和數字化建設成為學校檔案管理部門重點關注的問題，只有檔案管理人員真正認識到“互聯網+”對學校檔案管理工作產生的影響，并制訂相應的優化創新檔案管理工作措施，才能真正發揮學校檔案管理的重要作用，為學校穩定發展提供相應的支持。
參考文獻：
一、強化檔案工作的重要性
醫院的檔案工作對醫院的技術進步和科學研究都有著重要的意義。因此醫院對檔案工作一直都十分重視。但是隨著信息技術的發展，有些醫院一直沿用傳統的檔案工作的管理方法，這種方式不能及時更新已經不能順應時代的發展。檔案工作在工作意識、思路以及人員的綜合素質上更新的滯后已經對醫院的工作的進度的開展造成了不利的影響。所以在新的時期，創新應該成為檔案工作的主旋律。在醫院的檔案管理工作中，檔案工作者要從全新的理念和觀念出發，用新的技術手段來完善檔案管理工作。只有這樣，醫院的檔案工作才能緊跟時代的發展，在創新中不斷進步，為醫院的進一步提供更加強有力的支持。
二、當前醫院檔案管理工作處存在的問題
1.醫院對檔案管理工作的重視程度不足
在有些醫院中，醫院的管理者認為檔案工作與醫院的主營業務的業績關系不大，所以對檔案管理工作的支持力度不論是從資金還是技術的支持方面都明顯不足。甚至在有些醫院，檔案管理工作的硬件設施都不能保障，這些都制約了檔案管理工作的發展。
2.醫院業務部門對檔案管理意識不夠
檔案的來源主要來自于醫院業務部門在日常工作中形成的資料。但是，在目前的醫院的業務活動中，醫院業務人員在日常的工作對檔案的收集和歸類不是很重視。在業務工作中，不能經常將資料主動講給檔案管理部門。這樣的做法很可能造成重要的文獻的丟失。
3.檔案管理人員缺乏工作熱情
檔案管理人員在醫院中不屬于主要的業務人員，在上級不重視的情況下，檔案工作者人員常常被忽略到邊緣地帶。檔案工作人員長期處于這樣的地位下就會產生自卑、消極的心理。難以對自己的本職工作產生工作熱情。導致檔案管理工作處于被動的地位，檔案工作很難有更好的發展。
三、強化檔案管理工作創新檔案的工作方法
檔案工作在目前存在的種種困難以及支援發展的問題，想要徹底的解決這些問的存在，最有效的方法就是加強檔案管理工作的創新。筆者認為，在醫院中，做到檔案管理工作的創新主要應該從以下幾個方面著手：
1.加強檔案管理環境的創新
管理環境是管理工作的土壤，要做好檔案管理這項工作，首先要從培育它的土壤開始。要培養良好的管理環境。首先從管理者自身要更新觀念，在信息技術飛速發展和廣為應用的今天。檔案管理者從觀念上自覺接受新型的挑戰，在挑戰中學習新的知識。用新型的科技手段增強檔案管理的業務水平。加強管理方式的創新還要加強硬件管理設備的建設，促進管理方式朝著現代化發展。隨著醫院其他硬件設施的完善，醫院的規模的擴大，病人的增多以及病情的復雜化，如果檔案管理設備沒有及時更新，檔案管理的工作會變得十分困難以及很容易出現疏漏的問題。所以檔案管理室也要加快建設現代化設備的步伐。與此同時，更應加強對檔案管理工作人員的計算機基本知識技能的培訓，幫助檔案管理人員更熟悉的運用現代信息技術來對醫院的檔案進行更好的管理。
2.加強檔案管理系統的創新
醫院的檔案管理要想有良好的發展，除了創建良好的檔案管理環境之外，還要建立一套完善的管理系統，創新管理系統的管理方式。首先，從技術層面來說，我國的檔案管理最先進的管理體系就是IS09000質量管理體系。醫院的檔案管理工作可以參照這個管理體系的一些標準，甚至將這套體系直接應用于醫院的檔案管理系統也是完全可行的。這套系統的建立，能夠幫助醫院的管理工作更加正規、科學。除了在技術層面上的引進，其次，要建立一套完善的規章制度來對檔案管理工作中的具體操作進行硬性規定。減少檔案處理的隨意性。將檔案的日常工作納入到醫院工作議事日程，讓檔案的管理工作走向制度化的道路。最后，對檔案管理體系的創新還要創新管理手段，運用現在發達的網絡技術，對檔案進行集中統一的保管。
3.加強服務工作的創新
檔案工作的最終目的就是為了醫院的主營業務進行服務，利用檔案的內在價值來為醫院創造更多的經濟效益和社會效益。醫院的檔案部門的以往的服務往往處于被動的地位，加強檔案工作服務方式的創新最終要的是加強檔案工作對醫院主營業務的主動服務，要想達到由被動向主動的轉變，首先就是要擴大檔案管理工作的服務范圍，醫院的檔案工作充分利用網絡技術獎檔案的管理工作向一個更深層次的方向進行延伸，在保密醫院秘密檔案的前提下，更多的向各部門甚至社會公開檔案，發揮檔案的價值。醫院的檔案部門還應該適應新的社會需要，利用檔案醫院，從多個角度實現對醫院各部門人員進行充分的服務。
關鍵詞：社保檔案；數字化管理；方法
社保檔案記錄參保者的詳細信息，是其享受社會保險待遇的重要依據，所以社會檔案在當前社會中發揮重要作用。隨著信息化技術的不斷發展，給社會檔案管理工作帶來新的發展機遇，社保檔案實現信息化管理已經成為必然趨勢。數字化管理是指以數字的形式對檔案進行存儲，實現快速查閱和保存，提高工作效率，為參保者提供更好的服務，加強對社保檔案數字化管理方法的研究，不斷提高社保檔案管理質量，對促進社會發展具有重要意義。
一、檔案數字化管理的必要性
人們生活和思想轉變促使社會保險行業得到快速發展，社保檔案呈現逐年增加趨勢，這一發展現狀促使社保檔案管理不斷適應社會發展，實現創新和優化。在社保檔案管理工作中，主要包括登記、繳費、檔案管理等工作，各項工作開展都關系著社保檔案管理質量。當前傳統社保管理方法已經無法滿足社保事業發展需要，所以加強對社保檔案管理的創新是當前面臨的重要工作。隨著信息化技術的不斷發展，滿足工作需要，建立一套不受人工干預并且工作效率高社保管理工作是社會發展必然需求。社保檔案實現數字化管理可以將紙張檔案輸入計算機系統，并根據需要建立科學規范的電子檔案目錄，從而為后期的查詢、修正等工作提供便利，并實現社保檔案的永久保存。檔案數字化管理是信息技術經過不斷發展的產物，是適應社會發展的重要工作，其創新性具有重要應用價值。
二、社保檔案數字化管理特點
1.實現快速查詢
根據社會保險法相關規定，各級社保經辦機構必須為參保者提供全面的檔案信息查詢服務，在傳統設保檔案管理模式下，對檔案信息的查詢主要以手工操作為主，這種方式不僅繁瑣，而且在不斷對原件的調取過程中導致紙質檔案出現發黃變脆以及自己磨損等問題，在一定程度上影響檔案的完整性。以職工的養老保險繳費為例，在對信息進行查詢時需要消耗大量工作時間，短則幾個小時長則幾天不等，并且在查詢過程中對紙張檔案的翻看和復印容易導致資料出現損壞等問題，給查詢工作帶來一定難度。而數字化管理模式的出現，可以借助計算機查詢，在搜索框只需輸入員工社保號碼即可獲得職工的所有信息，包括歷年繳費記錄、政策性補繳等詳細信息。數字化管理模式下，查詢工作更加便捷，為工作人員節省大量時間，并且在數字化管理方式下并不需要調取檔案原件，只需在計算機中查詢檔案圖片即可實現打印復制等需求。
2.便于保存
傳統社保檔案管理工作是將紙質檔案經過裝訂以后放置在檔案柜中進行保存，一方面隨著社保檔案數量的增加需要占用更大儲存空間，另一方面增加管理難度，紙質檔案容易受潮發霉，在管理工作必須投入較大的人力和財力提高管理質量。而數字化管理模式下，紙質檔案信息全部反應到計算機中，建立電子檔案，并通過建立有效的網絡維護等工作，提高管理安全性，在提高管理質量的同時，降低檔案管理成本。
3.提高工作效率
在社保業務辦理過程需要提供詳細的紙質材料和證明等相關文件，并且還要合同或者相關證件進行掃描保存，工作內容繁雜，導致工作效率始終得不到有效提升，在當事人辦理相關業務時，需要對參保人的信息反復進行核對，增加工作量。在數字化管理工作中，通過數據庫中搜索可以將參保人的所有信息展現出來，大大減少工作量，節約工作時間，有效提高工作效率，樹立良好的服務形象，促進社會實現和諧發展。
三、社保檔案數字化管理方法探討
1.建立專門的檔案管理機構
為提高社保檔案管理工作質量，在可以建立專門的檔案管理機構，引進先進的檔案管理設備，將檔案管理場所進行固定，并制定完善的檔案管理相關規范，通過對檔案庫房、閱覽室以及辦公室等工作場所的明確劃分，提高檔案管理的專業性。同時配備專業的檔案管理人員，并定期進行培訓，不但提高學習新的檔案管理方法，從而不斷促進檔案管理水平的提高。
2.建立完善的社會保險檔案管理體制
在數字化管理方法實現推廣使用的同時，需要規范的制度進行管理和約束，我國頒布的《社會保險業務檔案管理規定》為社保檔案管理提供可靠保證。在檔案管理新時期，為提高檔案管理工作質量，必須對相關制度加以完善，將社保檔案管理工作作為經辦業務流程和經辦人員的崗位職責，從而使全員參與到檔案管理工作中。完整的檔案管理制度還應當包括對檔案收集歸檔整理工作的規定，根據檔案的類型和特點采用不同的管理方法。在經辦社保檔案管理業務時，可以生成相應的檔案編號，便于后期查詢，同時按照系統工作流程規范人工操作流程，實現對每個環節的管理，降低風險發生幾率。
3.實現檔案系統與業務信息的無縫對接
社保檔案主要為參保人辦理各項業務而服務，為了提高服務質量，實現檔案系統與業務信息的無縫對接具有重要作用，這一功能的應用只需對檔案查詢一次即可實現高速掃描、分類和真空塑封等技術，在最短時間內將傳統紙質檔案全面轉化成數字化信息。
四、結語
在社會保險檔案管理工作中，參保人員具有復雜性特點，在一定程度上增加工作的難度，為保證工作質量，必須對規范檔案管理工作流程，實現高效管理。在信息化技術快速發展下，實現社保檔案的數字化管理對整體工作以及社會發展有重要作用。不僅實現社保檔案的規范化管理而且在信息化快速發展新時期，可以提高檔案信息的實效性和應用性，是順應時展的重要體現。
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1.及時性。檔案的可靠性取決于其結構的完整程度以及其形成過程的控制程度。在考古工作中，每個環節都會產生一些相關的原始檔案，對這些考古檔案的收集整理和歸檔管理，必須要進行嚴格的控制，最重要的就是與考古工作進展在時間上保持同步、在范圍上保持一致，即對考古工作的每一階段、每個工作環節所產生和形成的檔案材料，都要及時進行系統收集、規范整理和歸檔管理，使其與相關的考古工作相輔相成，構成完整系統的檔案記錄。比如，在發掘中對浮選土樣進行取樣工作時，必須及時的做好取樣的標簽，記錄下所取土樣的容量、在探方中的位置、所屬單位、采集者和采集日期等信息，并在每天的探方日記中做詳細描述，這些工作都與取樣工作同時進行，不可滯后。
2.更新性。考古工作中的檔案管理是一個不斷更新的系統工程。從考古調查、勘探和發掘，到之后的實驗分析和文物保管等過程中，雖然《田野考古工作規程》規定嚴禁改動任何原始記錄，但是當有新的數據時，對檔案資料必須隨時更新和補充。所以，要隨時跟蹤管理，做好考古檔案的收集整理與保管，形成完整的資料檔案，并統一按照規定的順序整理建檔，形成資料庫或電子數據庫，便于統一管理、檢索、查詢、數據的擴充和數據庫的升級。
3.多樣性。由于考古遺址的不可再生性，且限于科技水平等限制，考古工作總是不能盡如人意，總會或多或少地忽略掉一些當時尚未認知的信息。一定程度上來說，這種破壞是在所難免的，考古工作者為了將破壞降低到最小，最大限度地獲得各種資料，越來越多地采取了多學科、多手段的研究方法，動物考古、植物考古、環境考古、石器分析、GIS地理信息系統等科技考古手段應運而生。這也就決定了考古檔案的形式具有多樣性，有文字記錄、圖紙、照片、拓片、錄像、電影膠片等等。考古檔案的多樣性，決定了檔案管理工作具有較大的難度。
二、考古檔案管理的對策和方法
如何對田野考古檔案資料進行規范化的管理，使其能更加有效地發揮作用，筆者認為主要有賴于檔案管理隊伍建設，以及資料的獲取、移交到管理各個環節的規范化。
1.加強考古檔案管理隊伍建設。要實現檔案管理的科學化，檔案管理人員構成不能都是考古學專業，應有理工科或檔案管理專業，首先必須具備專門的檔案管理技勤人員，由具備檔案管理專業知識背景的人員來負責檔案的點收、立案、編目、典藏、清理、轉移、銷毀及應用等作業執行。實現考古檔案管理人員的專業化的途徑，一方面可以從高校引進檔案專業的高素質人才，在人才招聘上提高檔案、計算機等方面專業人才的占有比例；二是加強內部檔案工作者的知識和技能培養，應在保證內部檔案管理工作有條不紊開展的基礎上，鼓勵檔案工作人員參加各種業務培訓和會議，如每年舉辦的檔案計算機管理培訓等，讓內部檔案人員拓寬專業基礎知識。在考古工作結束的一段規定時間內，由檔案管理的專門人員對所有考古檔案進行集中歸檔整理。
2.加強考古檔案管理方法的科學化。要加強考古檔案管理方法的科學化，首先要指定系統的管理制度，要在考古工作開展之前，對資料進行規范統一要求，如記錄本的規范統一、圖紙規格的統一、攝錄像及照片的統一等都應有科學規范的要求，只有如此才能為規范管理提供保證。其次，為避免檔案移交拖欠現象，除建立嚴格的檔案移交制度外，應把考古檔案管理工作納入各部門的年度工作目標，這樣才能有效地督促各考古部門及時將考古發掘材料和勘探材料移交到檔案室。所有移交資料進行復印，移交2份為宜，分別為主件、副件，主件應統一裝訂成冊入檔案室收藏，副件可分類保管，以供借閱。再次，檔案人員對考古檔案資料進行歸檔分類。一般來講，專業—課題、課題—年度、年度—項目等三種分類法都比較適合。第一種適合于考古學文化體系比較完整、研究比較深入、具有宏觀性質的檔案管理；第二種是第一種的簡化模式，它適合于研究不太深入、具有微觀性質的檔案管理，一旦研究深化，體系完整時，可以很容易轉化為前者；第三種分類法最為簡單、方便，一年一歸，但查找、利用時稍顯復雜，若能采用計算機檔案軟件進行管理，則此類方法較為合適。最后，要維護各種形式檔案的實體安全和內容安全。對于傳統的紙質載體等考古檔案資料，要及時對紙質文書檔案、照片、圖紙等逐步實施數字化處理，對文書檔案實行電子錄入，對原有的繪圖、攝影等考古資料可使用專業的圖像掃描設備進行保存，從而避免彩色顯像染料等信息載體的物理衰變，以便進行檔案數字化管理，且防止紙質檔案因時間關系造成信息流失。對于電子考古檔案資料，要依靠科技手段等實現檔案資料的管理，需要注意電子考古檔案的安全問題，做好電子考古檔案的防磁、防機械損傷、防寫等物理防護措施，建立電子考古檔案的備份系統，并對電子考古檔案實行訪問權限控制，保證電子考古檔案在內的網絡資源不被非法訪問和非法使用。與此同時，在考古工作中逐步推廣考古記錄的數字化、規范化軟件的使用，比如田野考古中的考古繪圖已經越來越多的采用全站儀繪圖。
[關鍵詞] 企業檔案管理； 信息化管理； 方法分析
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 16. 032
[中圖分類號] F272.7；G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）16- 0054- 02
企業檔案管理在企業管制工作中具有十分重要的地位。近幾年，隨著我國經濟的不斷發展，人才變動日漸活泛，企業傳統檔案管理模式的弊端逐漸暴露。企業檔案工作怎樣推陳出新，逐漸變成我們一定要認真對待的一個主要問題。不僅在企業檔案管理體制上進行變革外，信息化管制同時是一個必要的發展。
1 加速檔案管理制度的變革
陳舊的企業檔案管理制度已無法滿足現代企業發展的需求，因此對檔案管理制度進行變革已刻不容緩。確立改革的路線，使當代企業的檔案管理工作可以持續發展。只有經過改革，才可以給平穩、連續、和諧的運行理清阻礙、逃脫困境，才可以幫助人的潛力發揮提出最廣闊的平臺。中國正在施行的一場關于社會各方面的變革，變革的成功將給我國社會的可持續運行提供可信賴的保證。檔案管理工作身為社會大團體中的一個子部分，是所有社會團體的首要組成環節。因此，檔案管理工作的可持續運行一定要改革，換句話說改革就是檔案管理工作可持續運行的促進力。
2 實施制度化、標準化的檔案管理
首先，全面調查案卷，取其精華去其糟粕。這是實現檔案管理度化、標準化的首要工作。另外平常的檔案管理部門由于歷年來沒有進行徹底的調查，還有移交部門規定管制期限不準確，都存在一些重復或者沒有參考價值的案卷，因此，第一步要除去一些無用的案卷才能杜絕今后實施數字管制時發生重合和效率低下的狀況。其次，重新整理文件，實現文件制度化。將一些文件過多、內容雜亂的文件進行再次整理。整理案卷的原則是最大努力地把一些存在關聯信息的案卷整理在一起。在整理文卷的過程中要把一些沒有頁碼、沒有案卷目錄、無文卷題目或題目不清晰的文卷重新整理、補全并保證所有文案更加規范。整理文案不僅使館藏文案優化，還可以更加科學地保管文件，并且還能提高實行數字管制檔案后的有效利用的效率。
3 構建全面的檔案信息安全管制體制
檔案信息化的完善構建以及最后的確實都應該依靠檔案管理職員來運行，因此說檔案管理職員是檔案的信息化安全保證的第一個保障。所以，構建全面的安全管制機制，改善職工運行手段，增強檔案職員的警戒性，能夠從基本上減少個人錯失所帶來的信息遺失，降低電腦黑客對企業檔案信息體系的危害。與此同時，對于信息化管制，在檔案信息的應用需要采取職工確認身份、備份數據、殺毒軟件等安全保護手段，運用這種方法增加檔案管理的安全。
4 加強檔案管理法治化建設
改革開放到現在，黨及政府有關機構特別重視檔案的管制工作，先后了許多政策用來改善檔案管理工作。法制化是管制檔案管理工作的根本，要做好檔案管理工作就必須要依法管制，達成檔案管理的制度化。檔案管理設備的現代化，檔案類型的多樣化決定了檔案管理方法要繼續改革，只有堅定與時俱進，才能適應新形勢，創立檔案管理工作的新局面。萬象更新的形勢對檔案管理人員在業務水平、知識水平及管制操縱能力等方面都說明了新的要求。檔案事業的拓展必須堅持按依法管制的道路，唯有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮原有的作用。為了增強對檔案的管制和搜集、整理工作，更方便地保護和使用檔案，《中華人民共和國檔案法》就此產生。
檔案管理作為一個體系嚴密的管制科學，是我國經歷千載的智慧成果。尤其是最近幾十年，伴隨信息化的來臨，加速了網絡化、數字化體系發展，檔案信息化的管制已經逐漸變成檔案管理運行的新目標，變成當代企業管制發展的主要標志。
5 構建一支素質高的信息化檔案的專業隊伍
目前信息化的社會檔案管理者一定具有相應的計算機技術以及這方面相應嘗試。也就需要企業檔案管理職員應當依照檔案信息化運行的現實要求，逐漸地改變自己的理念，掌握新的電子計算機知識，了解信息管制新的技術，建立保證企業服務的工作態度，所以構建一支素質高、水平高的信息化檔案管理隊伍，才能保障企業檔案的信息化建立的需求。
6 結 論
綜上所述，信息化檔案管理作為一個完整，同時又周密的主要管制事務，不但要求企業領導賦予高度的重視，更應該得到全部檔案管理職員密切合作、積極參加。尤其是目前，信息化運行早變成為世界變革的一個目標，更好地解決檔案管理事務中所面對的問題，才可以變成為企業的經濟運行提供有效服務的根本保證，才能更好地為企業服務，為社會服務。
主要參考文獻
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