發布時間：2023-06-05 15:19:40
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的電子檔案管理模式樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
一、電子政?渣a href="lunwendata.com/thesis/List_125.html" title="環境論文" target="_blank">環境下?變政府檔案管理模式
（一）服務手段。在政府的工作效率問題上，傳統的政府檔案管理要通過大量的人力物力以及各類資源才能將檔案有效進行管理，盡管如此，準確程度仍有誤差。而利用互聯網信息技術可以將政府檔案管理工作與信息技術有機結合，以達到我們所說的電子政務環境，以網絡智能化技術將各個部門連接起來，做到資源的共享以及信息及時的傳達。這種管理方法以及服務手段徹底取代傳統檔案管理模式，這種管理模式徹底掙脫了傳統檔案管理模式的束縛，讓政府工作的重點放在為人民服務上，在各類檔案中準確快捷地找到所需的檔案資源，切實為檔案管理工作的發展打下堅實的基礎。
（二）管理載體。傳統的檔案是紙質檔案，以文字記錄各類信息，而在網絡信息化極速發展的今天，政府檔案的管理工作可以通過互聯網信息化技術來將政府檔案資料以各種途徑方便快捷地記錄下來，不同于傳統紙質檔案，新的信息化檔案不僅可以有豐富的音頻以及圖片，在儲存過程中，也掙脫了以往紙質檔案的束縛。
二、電子政務環境下檔案管理工作流程的轉變分析
我國的政務部門分類極多，需要處理的信息資料繁多，所承受的壓力也是極為巨大的。在傳統的檔案管理時期，每個部門都需要花費大量的時間、人力物力去對各類檔案進行分類整理，然后結合自身工作的情況再將檔案送至檔案管理部門，這一套流程下來，不僅需要整理海量的資料，而且也無法保證資料及時歸檔，而現如今在電子政務環境的發展下，各個部門不僅可以及時有效地將需要存檔的資料傳輸到檔案管理部門，還可以徹底分清檔案之間的類別，最大程度上保證了歸檔資料的精準程度與完整性，在這種情況下，不僅可以有效降低因人為原因而導致的錯誤，還能對部門之間的信息檔案資源共享進行加強。這種管理方式對于檔案管理工作來說，無疑是極為有利的，對于檔案信息真正做到及時利用。因此，在檔案管理過程中，政府檔案管理部門首先應及時與信息技術相結合，對檔案的整理與儲存工作予以加強。另外，政府檔案管理部門一定要針對信息化檔案管理提升網絡安全度，各類安全預防措施予以完善，在檔案的日常管理工作中，應利用相應的殺毒軟件與防火墻來抵御病毒的侵襲。此外，在對一些內部信息進行處理時，更應進一步加強對信息的保密程度與限制，阻攔一切不法分子破譯檔案網站并使得檔案信息外泄。與此同時，檔案管理人員應做好檔案的備份工作，以免因一些不可避免的因素導致文件損壞或丟失，確保檔案信息的完整與完全性。
三、電子政務背景下檔案管理理念的轉變
現如今，隨著我國網絡信息化的井噴式發展，在現如今的電子政府管理環境中，政府的檔案管理工作基本已經實現了自動化、信息化的目標，檔案管理工作變得更加便捷、安全、有效。作為一名合格的政府檔案管理人員，應做到與時俱進，使工作與現代信息技術相結合，對自己陳舊的工作觀念與方式方法進行徹底改善，在日常工作要具有創新精神，以便更加科學有效地進行管理。
四、電子政務環境下完善政府檔案管理的建議
（一）加強政府檔案管理人員隊伍建設。在當前電子政務環境下，應加強對正讀檔案管理人員隊伍的建設，檔案管理工作是政務工作中的一項重要分支，政府對此項工作有著極高的關注度，與檔案管理工作直接接觸的就是管理員。因此檔案管理員應具備良好的學習能力與積極性，豐富的檔案管理經驗是必不可少的，同時還應對日常工作的經驗進行總結。
（二）加強檔案管理信息化建設。對于以往的紙質檔案信息，將其中一些適合做成電子檔案的可以對其進行數字化的處理。另外，對于電子檔案來說，應使用統一的管理標準。
一、服務手段
近年來，電子政務和政府網絡智能辦公系統得以應用，這有效的改變了政府檔案信息服務的方式，其開始更偏重于網絡和數據庫，而且檔案信息服務方式也開始一改有限和被動服務的限制，開始向網絡資源為主的無限和主動服務方向轉變。打破了傳統的靜態和間接服務，更注重于提供動態及直接的參考咨詢和開發編輯。而且通過對檔案資源信息進行提煉加工，從分散、無序的檔案資源中進行信息的提取和濃縮，利用多種服務方式，從而有產的提高檔案信息服務的主動性、快捷性，使其向高層次的服務方向發展。
二、檔案載體
政府電子政務辦公的應用，有效的加快了網絡技術、數碼技術和各種現代化的高科技技術在政府部門的應用，而且一些新型材料也得以使用，這有效的提高了政府檔案載體形式的豐富性，使長期以來只依靠文字來對歷史記錄的檔案載體模式得以打破，通過聲音、圖像等能夠更直接和生動的將事物得以展現出來。而且在對檔案進行記錄時，以光盤、磁帶及移動存貯設備為主的磁性材料得以應用，從而有效的改變了檔案材料收藏單一化的特征，使其向多元并存的方向發展，同時也加快了檔案結構的改變。
三、檔案主要工作流程中管理方式
網絡技術運用及電子政務辦公的環境下，檔案信息的收集方式，使政府各部門可以根據自己的工作情況，合理安排時間，將本部門要歸檔的文件通過網絡傳送到檔案管理部門，也可以直接?⑹?據信息錄入到檔案數據庫中；另一方面，通過網絡，政府檔案管理人員可實行跟進式服務，形成初期，跟蹤指導，或者在文檔形成之后，可隨時到各部門的專門數據文件夾中進行信息采集和核對工作，如此一來，大大縮短了文件資料轉化作檔案的時間周期，收集工作做到了根據需要，確保了歸檔信息的完整性、準確性和快捷性，做到了有的放矢。同樣，政府檔案資源載體向多元轉變的另一結果，也引起了檔案管理者對電子文件保管工作的措施研究，之前對庫房單一的紙質檔案管理，轉變成對儲備數字信息檔案資源多種載體的保管。在看到信息服務環境下給予各種工作提供靈活方便的同時，安全隱患意識也必須時時在心，特別是在涉及的政府機密信息，管理員必須做到：一是注意網絡信息安全措施的加強，日常業務中及時更新維護殺毒軟件和防火墻，最大限度避免病毒攻擊，嚴格審查不當的信息與杜絕保密的內容上網，從進口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施等。二是加強檔案數據安全管理，數據庫服務器要采用主用和備用雙主機，相互鏡像備份，并使用光盤作為檔案數據的備份，確保檔案信息的齊全。
四、服務方式
現代信息網絡的接入形式多樣，為檔案信息服務拓展了廣闊空間，檔案部門利用電子網絡傳輸，不僅能方便、快捷地為用戶提供服務，并能及時收集用戶反饋的信息。政府在電子政務背景下，通過網絡技術，利用不同的信息服務軟件系統，可以對利用者的利用時間、區域及查詢檔案信息內容等進行統計，及時與用戶溝通聯系，適時調整檔案利用服務，并對不同時期和部門所需的檔案信息進行及時配給，滿足政府各部門的檔案信息利用需求[2]。檔案信息服務工作是社會發展到一定歷史階段而產生的社會現象，政府的檔案利用服務在不脫離原有的基礎上，要注意傳統檔案利用服務方式與現代網絡檔案信息服務的并舉，做好在新技術向檔案管理滲透的過程中，努力實現傳統和現代兩種服務方式的有機結合工作，使兩者做到優勢互補，揚長避短。
五、管理理念
在電子政務環境下，有效的推動了檔案管理自動化的進程，而且管理工作更具有科學化的特點，檔案工作開始向數字化和信息化的方向發展。在這種情況下，作為政府檔案的管理人員，需要轉變思路，強化對資源的重視，從而自覺對檔案資源的存儲、加工、傳遞和共享工作進行加強，這樣可以有效的發揮出檔案資源的巨大潛能，使其在管理中實現創新，有利于檔案信息的開發利用工作主動進行。
在當前社會快速發展的背景下，所采用的檔案雙套制問題與傳統的檔案管理相比較明顯存在著差異性。但是，并不是讓電子檔案管理與紙質檔案管理簡單的存在，而是應該讓電子檔案與紙質檔案從根本上融合在一起，從而認真做好檔案雙套制管理的銜接工作[1]。由于當前檔案管理環境發生了較大的變化，在這樣的條件下，研究雙套制管理實施策略具有非常重要的作用，其主要體現在以下幾點。
1 充分運用數字檔案基本理論考察檔案雙套制管理模式
在當前檔案管理過程中實施雙套制管理模式，紙質檔案和電子檔案在應用過程中都受到傳統檔案管理基本知識影響。但是，在當前檔案管理過程中，要想明確劃分檔案雙套制管理的范圍還存在著一系列的阻礙因素。其主要原因是檔案信息技術管理興起時間較遲，大部分人們對數字檔案管理重要性認識不夠，并且在應用過程中出現了一系列的問題，嚴重影響著檔案管理的水平。
在當前檔案信息自動化的管理過程中，檔案管理的信息內容更加準確可靠。一般情況下，檔案管理強調電子檔案管理體系的原始性，而這里提及的原始性主要是指檔案資料記載內容的原始性，而并不是指管理檔案資料載體的原始性。因此，在當前檔案管理過程中，我們應該緊跟時展的步伐，不斷創新管理理念，根據實際情況采用檔案雙套制管理模式。其中，檔案管理雙套制模式主要興起途徑包括：一是辦公逐漸朝著數字信息化方向轉變，出現了大量的電子文件和紙質文件資料，所以需要根據實際情況進行分類管理；二是隨著檔案管理技術不斷發展，傳統的紙質檔案管理模式已經無法適應現代數字化社會的發展，所以在這樣的條件下產生了電子檔案資料管理。
2 結合檔案資料管理內容初步限定雙套制模式管理范圍
為了有效提高檔案管理的水平，檔案管理部門負責人應該根據實際情況明確規定雙套制檔案管理的范圍，從而確保檔案資料內容能夠永久性保存。一般情況下，針對需要保存時間較長的檔案資料可以不用雙套制管理模式。其中，各個單位可以根據自身檔案資料的實際情況，探究多種載體保管形式如何進行統一保管，并且提出具有較高應用價值的管理措施。尤其是在檔案管理過程中，應該合理的將電子檔案和紙質檔案有效結合起來，構建完善的管理模式。同時，單位檔案管理部門應該定期整理檔案資料，進行分類處理，對于一些具有較高應用價值的檔案資料采取掃描措施，實行雙套制保管方式。
3 堅持構建網絡基礎環境實行檔案雙套制管理模式
在單位檔案管理過程中，為了確保檔案資料管理的安全性，便可以采用雙套制管理模式。尤其是在網絡信息技術快速發展的背景下，通過構建良好的網絡基礎環境，有效防治單位檔案管理資料信息出現遺漏的現象。通常情況下，采用良好的檔案雙套制管理模式主要包括以下幾種：物理隔離、應用防火墻以及身份認證等安全技術。其中，在檔案管理過程中實行的雙套制管理模式是內外網的隔離與控制最有效的方式。因此，在日常檔案管理過程中，我們需要建立起以防火墻為基礎條件的雙套制檔案管理方案。
在檔案管理過程中，為了確保檔案資料信息的安全性，選擇不同的管理模式需要根據檔案管理工作的實際情況而定。其中，針對檔案管理室的出入情況管理，可以采用證件識別或者自動識別系統進行管理，例如：磁卡、身份證卡等，通過這些方式有利于對人們進行有效管理。更重要的是在這樣的情況下，可以制定相應的操作程序，制定科學合理的檔案系統管理制度。一般檔案管理中的重要數據進行修改時，需要經過主管人員的認可，并且還需要有相應的安全管理人員在場。一旦管理出現問題時，便及時采取措施進行處理[3]。
4 對檔案“雙套制”模式管理的內容進行合理安排
在檔案管理過程中，實施雙套制管理模式其主要是針對檔案管理資料的內容而定。根據檔案資料的合理情況，對檔案雙套制模式管理的內容進行合理安全，有利于提高檔案資料的應用水平。通常情況下，電子檔案管理形式只能夠從形式上提高檔案資料的利用效率，無法從根本上提高檔案資料的利用效率，然而，通過實行雙套制管理模式則有利于從根本上提高檔案資料信息的利用效率，有效改變單一的數字化檔案管理的缺點。因此，在現代化檔案管理過程中，為了有效提高檔案資料的利用效率，便需要檔案管理工作者切實轉變工作思路，將檔案資料管理的重點放在檔案資料的利用中。但是，在實行檔案雙套制管理模式的過程中并不能夠一蹴而就，而是應該采取循序漸進的模式，制定明確的檔案管理目標以及檔案管理計劃。除此之外，還應該根據不同檔案資料內容的利用程度，從實際情況出發，從而最大限度提高檔案資料的利用價值。在數字信息技術快速發展的背景下，檔案雙套制管理理念已經被滲透到檔案管理中，并且隨著應用范圍不斷擴大，逐漸形成了一整套完整的檔案管理系統。
[關鍵詞]中職學校；檔案管理；電子檔案
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.133
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01
電子檔案是傳統紙質檔案的電子表達模式，其是依靠電子信息技術而存在的。在現代化網絡信息技術的發展背景下，電子檔案已經成為企事業單位檔案管理的主要模式，但絕大部分中職學校尚未建立起電子檔案管理模式。這使得中職學校的檔案管理水平較為落后，管理效率也相對偏低，為更好地發揮檔案管理在中職教育中的作用，本如下分析。
1 中職學校電子檔案管理現存問題
從當前的中職學校電子檔案管理工作水平來看，其所存在的問題主要表現在以下幾個方面。
1.1 管理觀念落后
目前，中職學校檔案管理工作的觀念相對比較落后，相比于電子檔案而言，學校更注重也更傾向于傳統紙質檔案的管理模式，這一方面是因為中職學校在檔案管理工作方面更傾向于穩妥、安全，不愿意貿然嘗試新鮮事物。另一方面是因為中職學校的檔案管理人員觀念守舊，更愿意相信使用多年的檔案管理辦法。
1.2 硬件設備不足
電子檔案需要計算機系統予以支持，然而由于中職學校的資金能力有限，其很難拿出一大筆資金投入到檔案管理工作中，因此無法購買相應的硬件設備，這使得中職學校的電子檔案管理缺乏最基本的硬件設備支持，電子檔案管理模式自然也就無法實現。
1.3 軟件系統落后
在電子檔案管理中，除要有硬件設備支持外，軟件支持也非常重要。軟件是計算機運行的基礎，也是檔案管理工作運行的基礎。目前，也有一部分中職學校開展了電子檔案管理，但這些學校在軟件系統建設方面相對落后，以至于電子檔案管理工作很難發揮出實際作用，影響電子檔案的管理效果。
1.4 專業人才缺失
想要做好電子檔案管理工作，就必須有專業人才作為主動力支持。然而，由于中職檔案管理人員思想守舊，計算機水平相對薄弱，不能勝任電子檔案管理工作。與此同時，中職學校的人力資源配置還無法有效引進電子檔案專業人才，這使得電子檔案管理工作難以實現有效進步，無法發揮其實際作用。
2 做好中職學校電子檔案管理工作的建議
想要做好中職學校電子檔案管理工作，應從以下幾方面入手。
2.1 革新檔案管理觀念
要想提升電子檔案工作水平，中職學校檔案管理部門就必須革新自身的檔案管理觀念。中職學校作為培養現代化技術型人才的主戰場，能否與社會發展保持一致，會直接影響其對學生的培養效果。電子檔案作為現代化社會檔案管理的主要模式，中職學校檔案管理部門有必要將其引入自身的工作模式中。檔案管理人員要加強自我學習，聯系一些電子檔案管理技術較為成熟的高校，參觀學習，切實感受電子檔案為檔案管理工作帶來的巨大作用，并在此觸動下，建立電子檔案管理理念。
2.2 加強硬件設備投入
加強硬件設備投入是中職學校實現電子檔案管理的基礎措施。在檔案管理部門電子檔案管理意識較強的基礎上，其可向校領導申請引進硬件設備，以提升檔案管理水平。校方可在充分分析檔案管理部門申請意見的基礎上，拿出部分資金購買相關硬件設備。若學校資金確實比較困難，可邀請企業贊助，幫助學校建立起良好的電子檔案管理環境。
2.3 積極更新軟件系統
在完成硬件設備的投入以后，學校要積極更新軟件系統。要充分分析自身規模、學生數量及檔案管理工作需求情況，選擇最經濟、最有效的電子檔案軟件管理系統。購入軟件系統后，學校要規范操作、使用電子檔案管理系統，并應定期對軟件系統予以更新。
2.4 開展專業培訓
開展專業人才培訓是中職學校電子檔案管理工作必須進行的基礎工作。學校可組織檔案管理人員進行專業進修，同時也可聘請專家到學校指導檔案管理工作，保證檔案管理人員的電子檔案管理水平逐步提升，為中職學校的電子檔案管理工作提供基礎支持。
3 結 語
電子檔案是現代信息技術在檔案管理工作中的直接表現，其對于推動檔案管理事業的進步作出了重要貢獻。隨著社會對技能型人才的需求越來越大，中職教育也迎來了一個新的發展空間。面對與日俱增的生源，中職學校只有實現電子檔案管理模式，才能確保檔案管理工作的準確、有效，因此，實現傳統檔案管理模式向電子檔案管理模式的轉變，不僅是中職學校變革的基礎，更是中職學校進步的必然選擇。
主要參考文獻
1.企業檔案管理信息化建設的重要性
企業檔案管理是企業生產、經營中必不可少的一個有效手段。企業檔案管理不僅是維護企業利益、合法權益和歷史真實面貌的有效證據， 也是反映企業發展、技術、成果、經營、資源及歷史概貌的重要資料。首先，檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實現檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。其次，決策的及時正確，管理措施的得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。企業檔案真實系統地記錄了企業以往經營管理中的經驗和失誤，有利于促進企業組織管理、經營決策的創新。再次，檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。企業檔案存儲和記憶了企業的各項活動，是企業文化、知識的歷史積累。檔案信息化可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性，并提供豐富的具有企業特色的知識，提升企業文化。
2.加強企業檔案管理的信息化建設
2.1建立企業檔案管理信息化建設的基礎設施。針對企業傳統檔案管理問題現狀，企業的檔案管理應建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術的發展和計算機技術的提高以及企業現代化管理和信息化建設的新型高效企業管理模式，企業應建立擔綱管理的信息化模式，從而為企業的檔案管理建立更為有效的管理模式。計算機技術和信息化技術運行的速度較快、運算的精確程度較高，儲存信息的能力和邏輯判斷能力較強，在文件信息的管理上能建立更為有效的模式，從而能建立高效有序的企業檔案管理模式，通過計算機的使用實現了文件信息的管理、統計、接受、發送、查找、利用、瀏覽的模式，從而能建立企業檔案管理的有效信息化管理。由此信息化的檔案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，為有利用價值的檔案建立了良好的信息的查找和利用方式，也為企業的檔案管理和調用建立了有效的方式。使企業的檔案管理建立有序又有效的信息化管理，也實現了檔案管理的現代化和信息化建設。
2.2實現傳統檔案的電子化和信息化。企業的信息化的檔案管理應在建立了信息化建設的基本設備的基礎之上實現傳統紙質檔案的電子化和信息化，實際上檔案管理信息化基礎設施建設建立了企業檔案管理信息化建設的管理平臺。信息化的檔案管理建設建立和電子化的企業檔案，通過計算機技術的使用實現了對傳統檔案文件信息載體的轉換、實現了企業檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。企業信息化的檔案管理應在通用的檔案管理軟件的平臺之上，然而當前企業的檔案管理軟件并未統一和規范，從而為企業的檔案管理信息化建設一體化和系統化帶來了相應的阻礙。檔案管理軟件的難以統一制約了企業檔案管理信息化和電子化進程，隨著企業現代化管理水平的提高，企業的檔案管理應建立統一的平臺，建立統一的電子檔案的管理軟件平臺，實現傳統檔案的電子轉化模式，從而為電子檔案的管理和利用提供便利的平臺。
2.3實現信息化檔案的網絡化。企業傳統檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應建立企業檔案的共享和利用網絡平臺，實現企業傳統檔案的網絡化和共享化，提高企業檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業還可建立電子檔案的數據庫，即企業檔案庫，通過互聯網的實現了檔案的共享。當前企業的檔案管理系統沒有建立統一的信息管理和網絡建設和共享模式，其共享性和服務性較差，難以適應企業現代化檔案管理的需要。現代企業應建立網絡化和共享化的企業電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復建設，從而建立高效的企業檔案管理模式。
2.4提高檔案管理人員的專業素質。企業檔案管理信息化必須依賴于檔案人員素質的提高。努力建設一批德才兼備、精干高效、勇于開拓創新的檔案人才隊伍，這是企業檔案工作創新的保證，也是檔案持續發展的根基。檔案信息化管理的主要內容和核心就是計算機技術的應用，即檔案計算機管理。要實現檔案管理信息化，首先需要具有較高的知識層次和先進技術水平的專業技術人員，企業要注意引進招聘一些有專業技術、技能的人才來充實檔案隊伍。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用， 檔案管理者還必須學會利用現代化檔案管理手段，掌握檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能， 并學會對各種現代化辦公設備進行維護。因此，必須對檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們具有較高的業務素質和較強的開拓創新意識，從而促進檔案工作的持續穩定發展。
2.5檔案管理系統建立過程中的用戶交互模式。企業的檔案管理系統的開發和設計一般由專業的設計和管理人員承擔，容易造成用戶的檔案管理系統需求與設計人員的設計不相符合。在檔案信息管理系統的設計完成之后，對系統的整體調整和協調也將比較困難，同時也影響了檔案管理系統功能的發揮，造成了資源和時間的浪費。從而企業在檔案管理的信息系統建設過程中應建立設計人員和系統用戶的交互交流模式，為企業檔案管理系統的使用和調整奠定良好的交流和信息的發展基礎。通過及時的互動交流實現企業檔案管理系統的不斷完善和企業檔案信息化建設的持續發展。
關鍵詞：城建；電子歸檔；關鍵節點；信息導入
城市建設檔案主要指的是在城市建設中直接形成且具有保存價值的信息。電子檔案與城市建設檔案歸檔的有效結合，可以節省檔案管理空間合并人力，對提高歸檔管理質量具有重要意義，城市建設電子歸檔也要求關鍵節點控制和信息導入，只有這樣才能充分發揮電子檔案的重要意義。因此，山東省煙臺市城市建設電子歸檔必須加強關鍵節點控制和信息導入，為山東省煙臺市的城市建設奠定堅實的基礎。
一、城市建設電子歸檔的關鍵節點分析
（一）確認城市建設工程項目的啟動，簽訂城市
建設檔案合同并及時呈交責任書城市建設工程項目啟動意味著電子檔案歸檔工作的開始，簽訂項目責任書，使檔案管理處可以及時、全面掌握城市建設工程項目的建設情況，并樹立準確的城市建設電子檔案管理目標。
（二）對檔案工作人員進行培訓
電子檔案管理人員的專業技術水平和綜合素質與歸檔工作質量有直接關系，定期組織專業知識培訓，既可以增強建設單位對歸檔工作的重視，及時提供相關資料信息；也可以提高電子歸檔工作人員的專業技術水平和綜合素質，使電子歸檔工作人員能夠充分掌握計算機操作技能，為檔案資料收集和資料歸檔工作質量提供保障。
（三）城市建設工程項目驗收
城市建設工程項目驗收主要是對其質量進行驗收，對城市建設電子檔案歸檔質量有直接影響作用，極大程度決定城市建設電子歸檔的真實性、完整性和有效性。
（四）城市建設電子檔案驗收
在進行城市建設電子檔案驗收之前會進行預驗收，在預驗收過程中及時解決電子歸檔存在的問題，然后再進行驗收以保證城市建設電子歸檔的質量。城市建設電子歸檔的關鍵節點控制流程如圖1所示。
二、電子歸檔關鍵節點的信息錄入
（一）簽訂城市建設工程項目責任書
信息：城市建設工程規劃許可證信息。作用：在簽訂城市建設工程項目歸檔責任書之前，可以發揮催促相關單位的作用，在簽訂責任書的過程中，可以適當減輕工作負擔，對提高歸檔質量有重要作用。導入方式：從煙臺市規劃局導入。
（二）對檔案工作人員進行培訓
信息：已經簽訂責任書的信息，歸檔人員的基本信息。作用：通過責任書的有關信息，可以督促相關單位及時開展歸檔工作人員的專業知識培訓，保證檔案資料收集的質量，歸檔人員的基本信息，則是明確責任范圍以及培訓人員，為專業知識培訓課程的安排提供依據。導入方式：將簽訂的責任書進行信息匯總并轉到相關城市建設電子檔案管理館，通過在線培訓系統導入歸檔人員和檔案管理人員的基本信息。
（三）城市建設工程項目驗收
信息：城市建設工程檔案的電子目錄。作用：通過電子目錄，可以提高檔案查閱的效率，對檔案歸檔的質量具有重要影響作用，電子目錄質量合格后才能進行電子檔案驗收，可以有效降低成本。導入方式：通過網絡實現電子報送，在電子檔案中導出城市建設電子歸檔內容。
（四）城市建設電子檔案驗收
信息：城市建設工程項目驗收合格信息。作用:表明城市建設電子歸檔工作完成，及時報送城市建設工程電子檔案。導入方式：從工程管理檔案管理系統中導入。
三、城建電子歸檔存在的問題
（一）管理模式落后
現階段，城市建設電子歸檔管理模式依然采用的是傳統管理模式，這種管理模式已經無法適應電子歸檔管理的需求，缺乏完整、適用的電子歸檔管理模式，城市建設的電子檔案未能得到有效的開發和利用。
（二）意識比較薄弱
電子歸檔應用于城市建設檔案管理的時間比較晚，歸檔人員習慣運用傳統的歸檔方法，沒有對電子歸檔形成正確的認識，沒有認識到電子歸檔的重要性，歸檔人員的專業技術水平比較弱，無法正確進行電子歸檔工作，工作效率無法得到提高。城市建設電子檔案管理處缺乏電子歸檔專業型技術人才，無法及時發現電子檔案存在的問題，不利于電子歸檔工作的順利展開。
（三）缺乏完善的制度規范
目前，城市建設電子歸檔工作缺乏嚴格的制度規范，無法準確對工作水平進行綜合評價，無法為電子歸檔提供保障。或者未將相應的制度、標準落實到城市建設電子歸檔工作中，電子歸檔在城市建設歸檔工作中的重要作用未能充分發揮出來。
四、加強城建電子歸檔管理的有效措施
（一）創新管理模式
結合先進技術手段及時創新電子歸檔管理模式，創建完整、適用的檔案管理模式，最大限度發揮出電子歸檔在城市建設檔案歸檔中的重要作用。
（二）增強電子歸檔意識
在城市建設歸檔工作中采用電子歸檔的方式，應該使歸檔工作人員充分認識到電子歸檔的重要性，通過相關專業知識培訓，進一步提高歸檔工作人員應用電子歸檔的操作能力和專業技術知識，在城市建設歸檔工作中積極采用電子歸檔的方式。對電子歸檔系統進行維護，及時解決電子歸檔中存在的問題，提高電子歸檔的重要作用，為城市建設提供準確的參考依據，保證城市建設歸檔工作順利開展。
（三）完善相關制度規范
目前，我國已經針對城市建設檔案管理出臺了一些標準和制度規范，如《建設電子文件和電子檔案管理規范》，這就要求我們在進行城市建設歸檔工作的時候，必須嚴格執行行業標準，按照標準進行工作，為電子歸檔工作質量提供充分的保障。綜上所述，關鍵節點信息控制和信息導入的準確性對電子歸檔的質量具有重要的影響作用，城市建設電子歸檔中必須充分掌握關鍵節點，注重關鍵節點所需信息的導入，保證電子歸檔的準確性，為城市建設提供準確的參考，有效避免電子歸檔出現信息盲點，保證電子歸檔信息的全面性和準確性，對城市建設電子歸檔進行有效管理。
參考文獻：
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[關鍵詞] 計算機技術；檔案管理；運用
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 029
[中圖分類號] F272.7；G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）12- 0046- 02
隨著計算技術的不斷發展，計算機已經被應用到各個行業和工作中，成為提升工作效率的重要工具。其中計算機在檔案管理中的作用尤為突出，也正是如此，我國早在20世紀末就已經開始使用計算機技術來管理檔案，經過十多年的發展，也取得了一定的成績，但是不可否認的是，由于檔案管理受到傳統觀念的影響，以及部門本位思想的影響，從而讓計算機技術在檔案管理方面依然存在著很多問題。本文正是基于這種背景，通過分析計算機在檔案管理中的重要性，并據此提出了當前計算技術在檔案管理運用存中在的問題，并對計算機技術充分運用到檔案管理的方法提出了一些建議。希望對于提升我國檔案管理水平具有一定的積極意義。
1 計算機技術在檔案管理中的重要作用
1.1 有利于對檔案的管理收集和存儲
在檔案管理中，利用計算機的外延設備，可以采用掃描或者手工錄入的方法，將傳統的紙質檔案轉化成電子檔案，從而能夠被計算機系統所識別，而且這些電子檔案還可以進一步錄入到信息數據庫之中，為今后的調取和查閱提供了極大的方便，因為通過數據庫系統，還可以有效地對電子檔案進行壓縮，從而讓計算機存儲更多的檔案信息。另外通過電子形式存儲的檔案，從流轉和備份方面都具有極大的便捷性，只需要一些硬盤或者光盤等存儲媒介，就能夠備份存儲超大數量的電子檔案信息，有效地降低了紙質檔案對管理空間的要求。有效降低了檔案管理的成本。
1.2 有利于檔案管理信息系統化
在檔案管理中，傳統的手工管理模式由于涉及到的檔案種類多元化、數量巨大的限制，管理效率極其低下，往往為了找一份檔案資料而耗費很長時間，甚至還會出現檔案保管不善引起的檔案損毀問題。而通過計算機技術，將傳統的紙質檔案轉變成電子檔案之后，就可以開發信息管理系統，將這些檔案融入到同一個平臺下，進行分類管理，還可以根據不同部門的使用，甚至相應的權限，從而對檔案進行高效管理。另外基于計算機技術，還可以讓檔案呈現多媒體特征，結合視頻、圖像以及文字的綜合多媒體元素來豐富檔案的信息量，另外通過檔案管理信息系統，還能夠有效地實現對檔案的檢索，自動入庫排架等功能，從而有效提升檔案管理的效率。
1.3 計算機技術能夠為檔案管理提供較強的技術支持
隨著計算機技術以及信息技術的持續發展，計算機在檔案管理方面的應用非常深入，特別是計算機的處理性能以及存儲能力有效的提升，了解決傳統檔案電子化遭遇的存儲困境，另外分布式計算機系統的研發工作，也為檔案管理的集成化以及集成服務都提供了大量的技術支持。而相關的計算機外延設備技術的出現，也為傳統檔案電子化提供了極大的幫助。另外計算機技術還實現了客觀關系管理系統以及企業資源計劃管理系統的統一，從而有助于將檔案管理和現代化的管理融為一體，為企事業單位的現代化管理提供了重要的技術支持。
2 計算機技術在檔案管理運用中存在的問題
近幾年計算機技術在檔案管理中的應用總體上是不斷進步的，很多檔案館也在大力發展計算機信息技術，但是在實際的運用過程中依然存在著不少問題，這主要體現在下面幾個方面。
2.1 前期的準備工作不充分
很多檔案館準備上線信息管理系統時，并沒有做好充分的準備工作，比如檔案數據的電子化不到位，甚至還會出現檔案數據在電子化的過程中出現明顯的錯誤問題，特別是一些人員的姓名往往在電子化的過程中就被自然地修改掉。另外一些檔案館的網絡設備以及計算機設備相對陳舊，也不利于計算機在檔案管理上的應用。如果這些硬件和軟件的環境還沒有充分做好準備就匆忙上檔案管理信息系統，那是很難保障這些信息系統的正常實施。
2.2 檔案管理的計算機化還不夠充分
很多檔案館雖然建設了相應的信息化管理系統，計算機技術也已經得到了廣泛的應用，但是還有相當數量的檔案館僅僅將計算機技術當成管理的輔助工具，其核心的管理模式依然是建立在傳統的手工管理模式上。其工作的對象依然還是紙質的檔案資料，而不是建立在數據庫下的多媒體檔案數據。那么在這個背景下，計算機技術在檔案管理方面的優勢就不能夠有效地體現出來，相反還容易成為檔案管理的絆腳石，因為讓不少檔案管理人員要做重復性的工作，這顯然是不利于檔案的高效管理。
2.3 檔案管理人員的素質相對較低
由于從傳統的手工檔案管理模式下過度到計算機技術支持下的檔案管理，這就要求檔案管理人員的素質必須要提升，必須要能夠適應基于計算機技術下的管理思維和相應的技術支持。因為從某種意義上來說，基于計算機的檔案管理模式和傳統的手工管理模式還是存在著很大的變化，而且對于管理人員也需要更高的要求，比如對計算機的操作，管理思維的轉變，計算機的安全防范等等都需要一定的經驗和能力，然而我國手工管理模式下的檔案管理人員，由于長期受限于手工模式的影響，再加上對于新事物新技術的學習能力相對較弱，所以造成了很多檔案管理單位的檔案管理工作中，計算機的應用成了一種擺設，并不能夠得到深入的應用。
3 促進計算機技術在檔案管理深入運用的建議
由于計算機技術在檔案管理方面的應用存在著不少問題，因此，改變思路深化計算機技術在檔案管理中的應用就顯得非常關鍵，下面就從3個方面來論述。
3.1 轉變觀念重視計算機技術的應用
現在很多檔案管理單位的計算機技術并不是沒有使用，而是使用得不夠深入，很多工作都停留在表面，這說明檔案管理人員的思想觀念還沒有轉變過來，因為計算機技術在檔案管理方面的作用是全方位的，是能夠取代傳統的管理模式，并消滅紙質檔案的多種缺陷。不過由于檔案管理在計算機管理化的過程中，需要涉及到很多工作，如果從思想觀念上不夠重視，就很難將計算機技術的應用深入下去。所以要想搞好計算機技術在檔案管理方面的應用，首先就需要領導以及檔案管理人員的思想觀念轉變過來，充分認識到計算機在檔案管理方面的重要作用。然后再全力地投入相應的物力、財力以及人力等工作，加大對計算機硬件設備的投入以及軟件設施的投入，引入現代化的管理模式，從而提升計算機技術在檔案管理方面的全面運用。
3.2 注重對檔案管理人員的培訓
之所以一些檔案管理人員不愿意選擇計算機技術，一個很重要的因素就是這些檔案管理人員已經適應和習慣于傳統的管理模式，而想要改變這種觀念，除了檔案管理人員自身的努力之外，還需要通過外力來推動，而加強培訓顯然就是一個非常重要的推動手段。通過加強對檔案管理人員的培訓，能夠有效地改變檔案管理人員對計算機技術在檔案管理方面的重要作用的認識程度，并同時能夠提升他們的計算機技術水平，消除他們恐懼計算機技術的瓶頸。而加強培訓工作可以從兩個方面來開展：一方面是通過聘請專業的計算機技術人員對檔案管理人員進行專門的培訓，對他們的計算機操作提供日常維護和管理上的支持。另一方面選擇一些檔案管理人員到專業機構進行針對性培訓，或者和其他單位進行相互交流，提升管理經驗，從而推動計算機技術在檔案管理中的應用。
3.3 重視創新提升管理水平
現代化的檔案管理離不開管理的創新工作，計算機技術的應用同樣也要依賴于創新。一方面檔案管理工作人員在基于現代管理模式下的檔案管理工作中，不僅僅要具備一定的專業知識，同時還要具備一定的創新思維，在實際的管理過程中，進一步挖掘計算機技術在檔案管理方面的優勢作用。另一方面，還需要在計算機技術管理檔案的基礎上，進一步優化傳統管理模式下的檔案管理制度，創建適應新的管理模式下的檔案管理制度，從而讓新的管理制度更好地適應于計算機技術，這樣才能夠更好地保障檔案管理工作的有序進行，在這個過程中同樣也要求檔案管理人員要不斷努力去學習新知識，并且要活用新知識，在實際的工作中不斷提升自身的管理水平。
4 結 語
計算機技術應用到檔案管理中已經是大勢所趨，檔案管理單位需要在推動計算機技術在檔案管理工作中的運用，需要深化思想改革，轉變觀念，從上至下的推動計算機技術在檔案管理中的運用。并根據國家的相關標準，對檔案內容進行分類和加工并批量錄入到計算機系統，在這過程中要加強審核，確保信息的準確性。另外要促進檔案管理工作人員綜合素質的提升，促進他們創新思維的提升以及管理水平的提升，完善檔案管理的相關制度和體系，從而促進檔案管理人員能夠在標準規范的前提下用好計算機信息技術，提升檔案管理的現代化水平。
主要參考文獻
[1]欒傳晟.計算機在檔案管理中的應用[J].黑龍江科技信息，2011（25）.
關鍵詞：檔案管理 工作熱 管理模式 轉變
檔案管理工作是企業管理中的重要結構，檔案管理效率以及水平與企業發展息息相關，因此，加強檔案管理工作、改善傳統的檔案管理模式是企業當前重要的決策和任務。在新時期下，科學技術的研發與廣泛應用使我國的檔案管理工作內容以及模式有了翻天動地的變化，利用現代技術的功能，可以有效地彌補傳統檔案管理中的不足，對于具體的工作內容以及管理模式的體現，本文將會進行簡單介紹。
一、工作內容的轉變
（一）檔案的收集
收集檔案是檔案管理工作中重要的工作環節，對檔案管理質量影響也非常大。傳統的檔案管理，主要是以文字記錄方式為主，在記錄好活動、議案、個人信息等相關內容后，在進行保存。大多數情況下管理員會在相關記錄人員對其記錄后再進行保管工作。由于檔案信息是一個需要長期保存的文件，在日復一日、年復一年的累積下數量越來越多。若是想從中翻找某些文件，則需要足夠的時間，對大量的文檔庫一一翻查，可以說翻查難度非常大。同時這種保存方式對文檔的安全性并沒有基本保障，一些檔案紙張的質量會隨著時間的增長質量下降，從發黃到變脆，最后就會出現破碎情況，這樣就會使文件內容有模糊不清，甚至殘缺的現象。而在記錄過程中也會因為抄錄人員手寫速度的緣故，導致信息內容不詳細，不能達到全程記錄效果。若是將重要部分內容遺漏會導致嚴重的后果發生。
隨著社會、經濟、科技不斷發展，我國目前的檔案管理方式已經由原來的手動記錄方式轉變成電子檔案記錄方式，不僅提高的記錄速度，能夠將議案全過程清楚、真實的記錄下來，同時還能夠利用計算機技術、網絡技術、信息技術等各種先進技術的應用，將議案信息進行整理與歸檔，并保存在計算機中。電子檔案具有良好的便攜性以及保存期不受時間限制等特點，這使檔案內容的翻查方便性大大提高，也能夠有效的提高檔案存儲安全性、完整性。檔案收集工作就有了明顯的方便性轉變，同時也提高了檔案管理質量。
（二）檔案的保存
有效的檔案保存方式是保證檔案安全的關鍵，目前，我國對檔案保存采用的是電子檔案保存方式。利用電子檔案可以有效的節約傳統檔案保存所需要的大面積庫房使用空間，而電子檔案只需要幾臺計算機容身的空間即可。傳統的檔案保存中會考慮到檔案容易受到鼠、蟲類對其嗑、咬、破壞等問題，而在使用電子檔案時就可以不需要考慮該類問題。同時，在使用電子檔案過程中，對查找所需信息資料的方便性大大提高，可以大量減少紙質操作的時間與人力，節省檔案紙張費用、減少勞動力。
（三）工作新內容
由于電子檔案主要是通過相關工作人員對計算機進行操控，而計算機中所涉及的系統眾多，因此，為了防止檔案信息丟失，需要對其保存在安全可靠的位置中，并加強備份。電子檔案管理中，管理要求非常嚴謹，不僅需要一定的規范性管理制度，可同時還對管理者提出更高要求，管理者的綜合素質以及專業技術一定要過硬。電子檔案所保存的數據需要具備真實、準確等特點，并做好整理、分析、歸檔、保存等工作。同時每次進行檔案管理時，都要做好備份準備，以防止計算機各種問題發生而導致檔案信息丟失。特別是對重要的信息更要加強重視，做好防火墻保護措施，提高檔案的安全性。同時對所制定的管理制度一定要嚴格遵守與執行，確保按章辦事，按規操作。
二、檔案管理模式的轉變
電子檔案的管理內容和管理手段發生了變化，那么整個管理工作模式也會發生轉變，主要包括管理觀念的改變和管理制度創新與優化。
（一）優化傳統管理思想
檔案管理中，首先要對信息資源進行全方位掌握，保證檔案資料的真實性與全面性，并能夠將這些有價值的信息資源合理歸納于保留。在保存的同時，要做好信息分類處理等工作，為日后查閱資料提供方面。尤其是對具有機密性的文件檔案更要做好安全保管工作，避免信息泄露、丟失等情況發生。要完全改變傳統的管理觀念，實現科學管理，保證信息安全，而信息化管理作為當前主要應用的管理模式，第一可以轉變管理思想，第二能夠提高工作效率，第三能夠提升服務效能。
（二）檔案資源管理制度升華
檔案信息作為企業發展過程中提供正確決策與創新生產、經營形式的重要依據，檔案的安全關系著整個企業發展，因此加強檔案安全管理意義重大。傳統的信息存檔方式基本以紙質為主，并且保存在固定庫房中，這使一些不法分子很容易對其盜取、毀滅，由此可見，利用傳統的檔案管理方式，已經不能保證檔案的安全。而檔案管理信息化，是通過電子技術、網絡技術、計算機技術等先進技術的合成而形成一種具有高保密能力、高監控能力的儲存方式，并且利用可備份功能與重要信息多份備份，預防信息丟失，滿足檔案儲存安全要求。
三、提高管理人員的素質
作為檔案管理人員，一定要熟悉業務，并努力提高自身的業務水平，通過對相關專業知識的學習，掌握計算機和多媒體技術。在進行相關電子檔案管理的時候，通過不斷的更新自身的知識，實現對檔案管理水平的提升。對于相關的部門，也要注意多方面人才的引進，逐漸對檔案管理隊伍進行人才充實，最終實現整體管理人員素質的全面提升，改變以往的管理人員僅僅只能進行管理的狀況。
四、結語
經濟技術的不斷發展促使檔案管理工作的不斷改革和轉變，傳統的紙質檔案管理方式已經不能適合現在的電子檔案管理，只有通過不斷的改革創新，通過對檔案管理工作內容和模式的不斷轉變，才能逐漸實現對新時代電子檔案管理的全面掌控。當然作為檔案管理人員，也需要不斷的提高自身的多方面素質，根據時代的發展需求，不斷的學習相關的先進知識，最終實現自身管理能力和素質的全面提升。對于電子檔案的保存，要做到保存的嚴密性，并確保檔案保存的長期性。
參考文獻：
[1]盛力.試析檔案管理信息平臺的深化與應用[J].科學與財富，2013，（09）.
