發布時間：2023-06-06 15:56:24
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的電子檔案管理基礎樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
關鍵詞：傳統檔案管理；現代檔案管理；利與弊
一、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的意義
做好檔案管理基礎工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過對檔案管理基礎工作的不斷完善，加快建立完整有效的現代檔案管理機制，能夠提升檔案管理事業的整體水平。
1.幫助建立更加標準和規范的檔案管理機制。規范化、標準化和現代化是檔案管理工作的重要目標。高效率的檔案管理基礎工作使查（借）閱者能及時且高效率、精準地進行檔案查找，這其中增加的時效性與精確性意味著檔案價值的整體提升。
2.確保檔案搜索的準確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎工作，加強這些工作的細節管理和操作，可以有效地避免錯誤信息的出現，提高檔案管理工作的效率。
3.提高檔案利用價值。提升檔案管理基礎工作水平對于提高檔案利用效率有著重要意義。在對檔案進行分類整理、錄入、歸檔等基礎工作時要注意區分檔案內容的程度級別。檔案分類按照來源、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案有層次的區分，并組成一定的體系。根據涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對于內容重要的、急迫的檔案優先處理，優先整理使用，這能有效地增強檔案的使用頻率，提高檔案的利用價值，達到檔案使用價值的最大化。
傳統檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在，且具有保存價值的歷史記錄，傳統檔案管理所儲存的主要是紙質資料；電子檔案管理的儲存介質為計算機光盤、硬盤，電子檔案不僅可以在計算機中進行儲存，還能通過計算機網絡實現資料處理與傳送，電子檔案的表現形式是電子文書、電子信件、電子圖表等，隨著社會的飛速發展，人們對檔案管理提出了更高的要求，傳統檔案管理很大程度上不能滿足當前的需求，一方面，計算機網絡與現代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢所趨，另一方面，傳統檔案具有不可替代的優勢，有必要加強對電子檔案管理與傳統檔案管理雙方利弊的綜合探究。
（一）電子檔案管理與傳統檔案管理的特性分析
1.電子檔案管理與傳統檔案管理的共性。
（1）兩者的基本原理共通：以傳統檔案管理原理為基礎，電子檔案采用信息化技術將之進行了有效的整合與優化，電子檔案是傳統檔案管理發展的成果；
（2）電子檔案的存在與傳統檔案不可分離：傳統檔案所管理的信息屬于社會實踐數據，這些數據具有極大的真實性，傳統檔案資料就是電子檔案真實性的重要保證；
（3）子檔案的出現使傳統檔案的信息量得以擴大：電子檔案具有大容量優勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現資源共享，在進行資料調用時具有更好的便利性。
2.電子檔案與傳統檔案管理上的差異。
（1）管理方式不同：電子檔案就其本質特性來說有著很大的特殊性，它能夠實現檔案一級管理，檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個具有唯一性的檔案號，并對檔案類型進行標注，而傳統檔案管理的工作量相對較大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統的檔案管理具有信息紙質備份，通常不會出現檔案信息丟失情況，也不用承擔病毒或網絡風險。
（3）歸檔方式不同：電子檔案具有可逆性與可重復性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優點在于消除了最初檔案歸類時出現錯誤的擔憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內容存在一定的失真性；傳統檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關的聯系，管理人員進行歸檔時還必須根據相應的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。
（二）電子檔案管理的利與弊
1.電子檔案管理的優點。
（1）電子檔案管理的出現，有利于綠色環保事業的開展。電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質文件的使用數量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入，還有利于環保事業。
（2）電子檔案管理提高了傳統檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數據傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
2.電子檔案管理的弊端。
（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質與老化危機，如果長期使用，可能出現資料無法讀取現象，因此，電子檔案管理模式下，應該做好相關的安全備份工作，保護手段可以采用云技術等。
（2）企事業單位在進行電子檔案管理時，由于其操作程序相對復雜，對檔案管理人員的專業要求較高，因此，必須要配備以高技術人才，同時，還應該加強管理人員技術培訓，充分保證電子檔案可靠性。
（3）電子檔案在進行數據共享與傳輸時，面臨復雜的網絡風險，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數據信息安全管理，可以采取建立網絡防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
（4）雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺了相應的電子檔案管理法規，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關部門應該退出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發展保駕護航。
三、結語
相比傳統檔案管理來說，電子檔案管理模式在很多方面都有了提升，表現得最直觀的就是效率，電子檔案管理方式的出現也有利于環保事業的開展。但是傳統檔案管理也有著它不可替代的地方，在現階段和將來的一段時間里，電子檔案管理與傳統檔案管理兩者會相互協調著存在，因為電子檔案管理暫時還不能完全取代傳統檔案管理，檔案管理工作人員應該充分利用二者的優勢，來提高檔案管理質量。
參考文獻：
[關鍵詞]檔案管理者；管理新技能；提高
一、關于“技能”的新內涵
相對于觀念的間接影響和基礎而言，是否有新技能，是能否適應檔案管理現代化環境的直接因素和現實。當然“技能”一詞的涵義是動態的，而非靜態的。就象聯合國教科文組織對“文盲”的定義一樣，強調一個人不僅要掌握信息語言，會斷文識字，更重要的是掌握不斷豐富和發展的信息語言和計算機操作技術。從檔案界整體人員的素質而言，在電子文件時代來臨之前，更新技能已經到了刻不容緩的地步了。
二、加強培訓，掌握新技能
就整體而言，要真正實現檔案管理現代化，檔案界缺乏相關的專業技術人才。雖然目前廣大檔案部門擁有豐富的檔案管理專門人才，也有一支力量不小的計算機技術人員隊伍，然而這兩方面人才在很大程度上還是粘合不緊的兩張皮，有機結合程度不高；而至于兼具兩方面專業知識的人才、一身兼兩任者，則更鳳毛麟角，少之又少了。
要改變這種不缺人但人才匱乏的局面，需要我們走內舉外引之路，加強人才培養力度，培養一支有志獻身于檔案工作的專業人才隊伍。具體采取三個方面的措施：
第一，各高等院校的檔案專業教育，要加強檔案管理新知識、新技術運用的教育，要把檔案管理現代化，尤其是檔案計算機管理、電子文件歸檔與電子檔案管理的知識和技能的教學問題，放到一個重要的位置。總之，高等院校檔案專業要對檔案專業學生進行新知識與新技能的系統教育，盡快培養出一批既掌握檔案學知識、又懂得新技術運用的專業管理人員。從根本上說，只有高等院校檔案專業加強專業管理人員的教育與培養，才是真正解決檔案管理現代化人才短缺問題的措施。
第二，加強檔案干部的再培養和繼續教育。目前，我國檔案部門已經普遍開展了檔案干部的繼續教育。把新知識、新技能培訓放到第一位，樹立用人新理念，以追求專業素質與操作技能并舉的雙重效應。
第三，走出去，通過各種途徑，向社會廣泛吸納、引薦、引進所需的專業人才，來壯大檔案工作隊伍，提高檔案人才隊伍的質量。
現代高科技的運用與電子文件的大量產生，帶給檔案部門的壓力是無形的，但又是巨大的。雖然檔案部門和檔案人員談不上有“優勝劣汰”的競爭，但是如果不能主動適應隨新科技發展帶來的新變化，必將使檔案部門的工作水平滯后于社會的整體發展水平，不能勝任信息社會中提供檔案信息服務的職責，最后也必將嚴重影響社會對檔案工作的評價，檔案部門和檔案人員的地位也會進一步下降。因此，檔案部門和檔案人員在面對技術革命的沖擊時，要有一種憂患意識，要立足于本職工作，加強知識和技能的培養，以主動適應工作對象、工作環境和工作手段的發展變化。正如有些同志所言，對于電子文件管理，檔案部門和檔案人員要做到既冷又熱。所謂冷，就是要牢牢把握檔案部門、檔案工作者的基本職能和歷史使命，維護檔案的完整與安全，方便社會各方面的利用。所謂熱，就是要加緊學習計算機技術，學習電子文件形成和管理知識，研究這方面的問題，迎頭趕上，適應這種形勢。
三、檔案管理人員必備的知識技能
在檔案管理現代化環境中，檔案管理人員需要具備哪些知識與技能呢？我國1999年出版的《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》，就分析過這個問題，并指出電子檔案管理人員必備的知識技能包括三大方面。我們認為這與檔案管理現代化環境中檔案管理人員所需要的知識技能是相一致的。
（一）檔案管理基礎知識
1.檔案學概論
了解檔案的起源與發展，特別是中國檔案的產生與發展的歷史過程，明確檔案的基本含義、本質屬性和檔案種類的劃分等。
2.檔案管理學
了解和掌握以檔案收集為重點的檔案館（室）的館藏建設方法與途徑；掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法；掌握檔案管理和利用中有關信息的反饋技術和方法等。
3.檔案保護技術學
了解紙質檔案耐久性的檢測指標及方法，掌握造紙原料質量、纖維質量、造紙工藝與紙質耐久性的關系；了解各種紙質檔案字跡材料的主要成份及其作用，掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護條件；了解檔案館庫溫濕度控制的依據，掌握檔案館庫內外溫濕度變化的一般規律；了解微生物、昆蟲、鼠類的基本知識及危害檔案的情況，掌握防治它們危害的措施、技術和方法等。
4. 文書學
了解文件的概念，明確文件及公務文件的特點、功能及其表現；劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。
（二）計算機應用及自然科學基礎知識
1.自然科學基礎學科
學習高等數學、普通物理學、普通化學、電子學、自動化技術等。了解自然科學的基礎知識和物質運動規律，掌握工程技術的設計方法、材料的物理化學性質、電子及電路原理等。
2. 微電子技術
微電子技術是微小型電子元器件和電路的研制、生產以及用它們實現電子系統功能的技術專業學科。在這項技術學科領域內最主要的是集成電路技術。微電子技術是隨著集成電路技術、特別是規模型集成電路技術的發展而發展起來的電子學方面的分支學科。這門學科是電子計算機技術、通信技術的基礎。認真學習微電子技術，就是要了解和掌握電子技術原理，特別是集成定電路方面的基礎知識，為學習電子計算機和通信技術打好基礎。
3. 電子計算機技術
學習電子計算機技術，目的是了解與電子計算機技術的發展過程、分類及發展趨勢。懂得電子計算機的算術基礎、數理邏輯、脈沖及邏輯電路、運算方法及運算器、控制器、內存儲器及外部設備等，掌握電子計算機的基礎知識和工作原理。
4. 電子計算機軟件技術
目的是了解熟悉電子計算機使用的二進制和其他數制的轉換關系、機器語言、匯編語言及各種高級計算機語言等，掌握程序編制的基本原則和方法。
5.現代通信及電子計算機網絡技術
如果說建立在微電子技術及軟件基礎上的電子計算機是現代社會的“大腦”的話，那么由程控交換機、光纜、通信衛星及其他現代化通信設備和電子計算機網絡設備交織而成的覆蓋全球的電信網絡，就是現代社會的“神經系統”。學習現代通信技術，就是要了解現代通信的工作原理及所需設備的作用、性能及發展趨勢，掌握信息存儲、傳輸的方法和技術，為管理電子文件、電子檔案打好技術基礎。直接管理電子檔案的人員，應掌握網絡操作技能，要達到國家規定的中級以上水平。
6.辦公自動化（OA）及電子計算機輔助設計（CAD）技術
電子計算機在國家機關、社會團體及生產設計、制造等部門的應用，主要體現在辦公自動化（OA）和電子計算機輔助設計（CAD）、輔助制造（CAM）等方面，并產生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動化、電子計算機輔助設計、輔助制造等基本知識，就掌握了電子文件從產生到運作的過程及規律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術要求。
7. 電子計算機技術在檔案部門的應用知識
電子計算機在檔案部門的應用，正在兩個方面迅速地展開：一是為提高紙質等載體檔案的管理效率，開發檔案信息資源為社會服務，而大量使用電子計算機技術；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開電子計算機。前者經過多年的實踐和推廣應用，已被廣大檔案工作者接受并發展到一定的深度和廣度，后者正在起步。學習電子計算機在檔案部門的應用知識，就是要了解電子計算機在檔案部門的應用情況及發展趨勢，掌握各種應用的典型范例，熟悉其相應的應用程序等，以便在前人的基礎上，更深入一步地拓寬電子計算機在檔案部門的應用范圍。電子檔案管理人員的電子計算機操作應達到國家規定的中級以上水平。
8. 設備維護知識
電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設備，如電子計算機及外部設備、數字通信的一系列設備、電源設備、調控設備等等。了解這些設備的工作原理并對這些設備進行保養、維修是極其重要的。這不僅涉及到物理、化學、電子計算機技術，而且要涉及到電工、電子學等方面的專業知識。我們對這些知識必須有一定的了解，而且要掌握一些保養、維修設備的實際操作技能。
9. 標準化知識
電子文件、電子檔案管理離不開標準化。它涉及到標準制定、貫徹、修訂等知識和方法；涉及到電子計算機信息處理、信息技術管理、電子文件生成到電子檔案管理的工藝流程、保存條件等多方面的標準內容。了解并制定、完善這些標準，才有可能做好電子文件、電子檔案的管理工作
［關鍵詞］電子檔案；管理；信息化技術
1電子檔案管理的作用
1.1電子檔案可以大大提高工作效率
針對目前的實際情況來看，在長期的社會發展過程中，各項基礎設施建設也得到了進一步的優化與完善。檔案數量的增加，使檔案管理工作面臨著更大的問題。相對于傳統檔案管理來說，電子檔案管理具有更高的效率，能夠有效地減少工作量，對于檔案管理工作效率與水平的提升，起著重要的促進作用。
1.2電子檔案便于查詢
傳統檔案管理過程中，檔案的查詢十分費力，且紙質檔案堆積如山，需要耗費大量的人力、物力。但是電子檔案則不同于紙質檔案，僅僅需要相關的索引查找便可以實現快速借閱。再加上網絡技術的出現與普及，進一步提升了電子檔案管理在企業內部的重視程度。為此，應當對電子檔案信息化進行不斷的研究、調查和總結，在已有基礎上實現管理工作的創新，并且規范操作流程、完善制度及優化電子檔案等工作，保證電子檔案管理的安全性及完整性。
2現階段電子檔案管理中存在的問題
2.1管理水平相對較低
由于電子檔案管理在我國起步較晚，導致其目前仍然處于初步發展階段，管理水平較低。再加上對檔案管理人員培訓教育的欠缺，導致其在進行軟件的選購時缺乏足夠的辨別能力，從而使檔案管理當中的現代化管理技術不能充分發揮出其自身的重要作用。
2.2安全隱患相對較高
隨著網絡與計算機技術的普及，人們可以任意地進入因特網中獲取信息與數據，這也就導致許多文件通過網絡來與流轉，而在實際的電子文件傳輸過程中，就常常會出現泄密問題。
2.3電子文檔的真實性易被破壞
從本質上來說，由于電子文件本身有著較高的分離性與可變性，如果被更改，將很難對其進行識別。在形成了電子檔案之后，工作人員通過相應的操作，來將其存貯到辦公自動化系統當中，實現了信息數據的共享。這樣一來，就會導致電子檔案很容易被復制與修改，并且不存在正本與副本之間的差異。這就會導致電子檔案原本的形式特征與內容不復存在，真實性與完整性受到嚴重的影響。
3提高電子檔案管理有效性的對策
3.1加強電子檔案信息的安全性
相關的檔案管理部門必須強化自身的安全意識，并且能夠對現代化網絡安全技術進行合理的運用，以此來提高網絡及電子檔案信息的安全性。此外，因為電子檔案信息一般都是存儲在相關的介質上，然后通過對介質的安全保管，來實現對信息的安全管理。所以說，在進行電子檔案的安全管理時，要求管理人員必須建立一個適合于光盤與磁盤等介質的保管環境，來提高信息管理的安全性。
3.2完善電子檔案信息服務體系
企業應當建立起完善的檔案數據庫，并通過對各項基礎數據的開發與利用，來實現對電子檔案信息數據的優化整合，開展企業檔案咨詢業務服務。與此同時，企業應當完善檔案信息資源體系，來對檔案信息進行良好的歸檔處理，促進數據資源的科學共享。此外，還要進一步加強對現代信息技術的應用，以此來為電子檔案的科學管理，提供最有力的技術保障。
3.3規范操作流程，完善管理制度
在電子檔案管理過程中，需要重視網絡安全性操作、管理工作人員職業道德及綜合素質等諸多問題，并且對相關工作人員進行定期培訓，加強工作人員的綜合管理技能。其次，還要鍛煉工作人員的操作能力，使其掌握操作技巧，熟練掌握管理工作要點，從而在一定程度上提高管理工作效率，節約工作時間，與此同時，應該結合實際情況，進一步完善內部管理制度。
3.4加強對電子檔案管理人才的培養
相關的領導與管理部門，必須加強檔案管理工作，并通過加強對管理人員的技能培訓，來為企業的檔案管理，培養一批現代化的高素質管理人才。與此同時，還要優化對人員招聘與隊伍建設，為企業儲備更多優質的電子檔案管理人才，以此來為企業的電子檔案管理打下堅實的基礎。
3.5優化工作人員服務方法
首先，檔案管理工作人員要對內部信息有充分的了解，并且能夠挖掘、發現內部信息資源，合理地對資源進行處理加工，使之與光盤制作、電子化及多媒體等技術相融合。其次，及時儲存電子信息，奠定良好的管理工作基礎。最后，檔案管理工作人員應當秉承“為人民服務”的工作態度，為所有人員提供“微笑式”服務，當然，最重要的一點是構建先進網絡服務體系，提供電子檔案的在線咨詢服務。
4結語
隨著計算機技術和網絡技術的普及和發展，電子檔案在企業中的應用也越來越廣泛。企業要不斷地規范電子檔案操作流程、制度，優化電子檔案，并對管理工作進行全面的創新與完善，以此來促進電子檔案管理安全性的全面提升，并進一步提升企業的檔案管理質量。
主要參考文獻
［1］陶麗萍.電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用［J］.露天采礦技術,2010(4).
1.檔案管理信息化建設的重要作用
目前電力單位管理檔案的方式主要包括兩種，即手工管理與電子管理，實施電子管理時需要采用OA系統，OA系統雖然實現了無紙化管理，但存在數據丟失、無法實現數據備份、數據安全隱患大等問題，難以為檔案的共享及高效利用提供有效支撐。對此，應通過采用合理的方法加快檔案管理的信息化建設進程，通過信息化的管理方式充分發揮檔案的重要作用。采用信息化的方式管理電力單位中的檔案不但能夠積極轉變傳統檔案管理模式，提高檔案管理效率，同時能有效節省檔案管理中所耗費的財力、人力，充分保障檔案安全。首先，加快檔案管理的信息化建設進程可以充分利用現代信息傳輸通道高速傳播檔案數據，單位中的各部門與員工可直接利用網絡獲取檔案信息，這就有助于實現檔案的網絡化管理。另一方面，加快信息化管理建設，可以讓檔案的管理者與使用者在不到館的情況下直接利用網絡查詢相關的目錄信息與全文信息，或者是在得到授權的情況下直接整理檔案數據信息，無需通過打印、復印等方式保存檔案[2]。因此可以跳過傳統檔案管理中的多種繁瑣工作步驟，有助于提高檔案管理效率，同時可節省大量的人力及財力。此外，實現信息化管理可以利用電子數據庫取代紙質檔案，避免因紙質檔案受到時間、環境及溫度等影響而出現模糊、遺失等問題，有助于提高檔案管理的安全性。
2.電力單位檔案管理信息化建設分析
2.1加快信息化管理基礎設施的建設進程
電力單位應根據檔案管理要求及自身經營情況對信息化管理基礎設施進行完善，以保證檔案管理工作能夠順利開展。首先，要積極引進新興檔案管理技術，并積極采用現代管理模式提高電力單位內部的工作效率，從而為檔案的信息化管理建設提供有利條件。其次，要注重利用最新信息技術與計算機網絡技術，并在此基礎上提升信息化管理系統的數據存儲能力。還可以通過建立起相對完善的信息管理系統，利用管理系統統一管理檔案數據庫，提高管理系統的查找效率，方便于檔案管理人員及利用人員高速瀏覽檔案信息，并確保管理系統可以及時、順利發送檔案信息，以建立起安全性高、可靠性強的信息化管理基礎設施[3]。此外，應加快電力單位紙質檔案的電子化進程，確保電子數據檔案的全面性，以便為信息化管理構建出相對完善的平臺。在收集與整合紙質檔案時要注重管理好原檔案，及時修正電子化檔案，利用軟件平臺系統化管理電子化檔案。在電子化檔案的應用系統建設方面，可以采用現代管理理論建設檔案應用質量管理系統，規范檔案信息數據接口，采用不同的數據交換分支，包括發電廠等相關單位的數據交換分支等，保證電子化檔案信息管理的標準化。
2.2建立起信息化管理的保障體系
為了確保檔案管理的信息化建設能夠順利完成，則應建立起相應的保障體系。首先，要建立起良好的溝通機制。信息化管理系統建設、信息化管理過程的實施均需要電力單位中的相關人員實現有效配合，溝通是配合的基礎，所以要確保電力單位的檔案管理部門與其他各部門之間實現有效溝通，明確各相關部門在檔案信息化管理中的職責，在實現通力配合的基礎上保障信息化管理建設過程的穩定性與持續性。其次，要建立起安全保障與防護體系。建立起現代化網絡安全防護體系是實現檔案信息化管理的基礎，所有應注重調整或提高信息管理系統的安全防護功能，保證在關鍵時刻信息系統可以實現應急，避免電力領域中的技術科研成果及具有獨立知識產權的檔案信息被非法竊取。第三，應注重建立標準化、規范化管理體系，確保信息化管理系統建設、使用與運行過程均有統一的標準作為約束，從而提高檔案管理效率及有效實現檔案信息共享[4]。標準化與規范化的管理體系應包括系統操作規范體系、安全運行標準體系及技術標準體系等。此外，要加快信息化管理人才的培養與引進工作，為檔案的信息化管理建設提供有力的人才保障。在人才培養方面，可通過建立激勵制度培養素質較高的檔案信息化管理專業人才，從而為信息化管理提供人力資源。
2.3完善檔案信息化管理系統設計方案
相對完善的信息化管理系統設計方案是提高檔案管理效率的重要途徑，結合電力單位檔案管理的實際情況，可以采用以下設計方案。在系統功能設計方面，管理系統應具有全過程化管理功能，包括檔案形成、利用及銷毀等過程，同時應能夠實現檔案資料的編研、專題匯編、查詢與統計功能，可以有效管理圖片檔案及聲像檔案。在設計管理系統所運用的技術方案時，可以采用OAIS系統，OAIS系統可在J2EE平臺中運行，且具有可擴展與標準化的特點，適用于建設數字化檔案館。OAIS系統可支持多種數據庫關系模型，包括MYSOL模型、SYBASE模型、DB2模型、SQLSERVER模型及ORACLE模型等，通訊協議包括SSL、IP、TCP程序等。為了平衡分布計算機網絡中的檔案數據計算、管理功能、數據處理功能及應用程序，在設計系統時可應用RMI技術，該技術能夠使管理系統實現檔案數據的遠程移交，將檔案管理部門下級單位數據傳輸到主管機構所使用的數據庫當中[5]。此外，在采用上述系統管理電力單位檔案時可以采用以下實施步驟：第一，對單位總部與下屬機構所使用的信息系統進行統一建設，保證各個系統之間的文件管理、歷史檔案管理實現無縫對接。第二，應確保單位總部能夠使用統一界面完成下屬機構檔案信息的查閱工作，同時使下屬機構中的檔案資源能夠與單位總部的檔案信息實現互聯互通。第三，在充分利用電力單位各級部門檔案資源的基礎上建立具有分布式、開放性特征的數字化檔案管理系統，確保檔案管理工作實現網絡化、規范化。
【關鍵詞】檔案信息；應用
【中圖分類號】G2 【文獻標識碼】A
【文章編號】1007-4309（2012）07-0100-1.5
為了增強數據存儲能力，方便科研人員查閱、借閱有關地質和科研成果資料，我單位引進了侏羅紀公司研發的數字檔案管理系統。為管理人員提供了掌握地質及勘探開發成果情況的瀏覽平臺，使大批量的資料信息一次入庫成為現實，對科學決策和快速指揮，解決科研和生產上的問題，降低檔案人員的勞動強度，提高工作效率起到了積極作用。如在30萬份資料中找到自己需要的1份資料，以前需1個多小時才能找到，而今自己用鼠標點擊幾下就可輕松完成；之前必須到庫房現場的借閱工作現在轉變為在辦公室的一臺電腦前操作幾步即可完成。
一、檔案信息管理系統概述
檔案信息管理系統是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網絡、通訊設備等，對地質成果數據勘探開發科研報告進行全面的收集、傳輸、加工、存儲、更新和維護，產生有利于科研開發的資料檔案信息，支持企業高層決策，中層控制，基層運作的集成化人機系統。
二、檔案管理系統建設現狀
在網絡建設和數據庫建設的基礎上，進一步將檔案資料電子文檔保存作為工作的重點，收集大量的科研成果和單機數據光盤，并對電子檔案進行處理轉輸上傳服務器，實現網絡應用的目的，其基本功能如下：1.網上應用板塊：在研究院主頁信息管理欄“數字檔案管理系統”進行登陸，可查詢研究院已歸檔資料目錄；在線填寫檔案資料借閱申請；下載檔案資料專用瀏覽器在線閱讀；實現了在線查詢、借閱和瀏覽的功能，達到資源共享。2.數據管理板塊：對各類檔案進行著錄、轉輸、形成電子歸檔章和電子卷脊，打印之后貼在檔案上即可。同時還可以對所著資料目錄進行維護，提高資料錄入的適時性、準確性。3.數據上傳板塊：在著錄完成的第一時間將電子數據上傳，使數據可以及時存入服務器，既避免了單機數據存儲過多、電子光盤損壞等現象的發生，又方便了科研人員及時查閱資料的需求。4.借閱辦理板塊：在線辦理借閱審批手續，查看登記的在借用戶、待借用戶和催還用戶的信息，及時了解資料借閱和出庫情況。5.查詢統計板塊：可以進行檔案庫統計、借閱庫統計、銷毀庫統計的工作，具體細化為工作量、館藏量、借閱量、歸還量及銷毀記錄的統計功能。6.系統管理板塊：包括檔案管理系統維護、用戶管理、角色管理、數據訪問規則管理、主題詞管理、模版庫管理。各板塊的應用使資料保密安全工作有了保障。
三、檔案管理系統存在的問題
我單位的檔案管理系統雖然取得了一定的成績，但是仍然存在一些問題，下面就現有應用系統進行分析。
檔案管理軟件缺乏通用性。沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的管理軟件系統，制約了檔案信息電子化管理的進程，不能實現數據有效共享，從而重復歸檔，浪費人力物力；還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，電子檔案的準確性、可靠性有多少？不確定；標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，我單位檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；電子檔案信息化管理工作尚無統一標準，僅著眼于某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息化建設。越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應；統計報表功能還不能完全滿足檔案工作的要求；檔案管理人員的素質有待提高。實現檔案信息化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中熟悉檔案和計算機的復合型人才就更奇缺。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
四、解決檔案管理的對策方法
制訂統一的地質成果、科研成果等電子檔案管理標準，切實有效地維護電子文件的真實性、完整性、有效性，保證電子檔案內容齊全、數據結構一致，確保電子檔案得到科學保管和高效利用。要保證電子檔案的順利采集、整理和保管，還必須制定電子檔案整理的歸檔范圍、保管期限、文件處置表等規范；檔案部門必須制訂歸檔原數據、移交原數據、日志文件數據、內容留痕數據、留真信息數據、存儲和利用格式等多項細致的標準。這些標準的研究和制定必須體現技術的前瞻性、包容性和可操作性，立足當前，著眼未來，充分考慮檔案信息化的應用水平。
確立有效的電子檔案管理運行機制，必須實現檔案管理的流程再造，形成新的檔案信息管理運行機制。在新機制中，電子檔案的管理不僅僅是檔案資料部門的事情，更需要整個企業明確相關責任者的職責。
建設電子檔案中心。電子檔案中心是科研和生產的重要組成部分，是加強科研信息資源管理的共享性、基礎性工程，是在檔案電子化發展的成熟階段，建立電子檔案成果共享體系的法定載體，是數字檔案館的初級階段與核心主體，是在信息時代對傳統紙質載體檔案館功能的繼承、發展和延伸。有利于各部門資源共享，有利于規避數字檔案散失和損毀的風險，有利于以較小成本維護科研成果信息資源的安全。對未來的總體設想：電子檔案中心是以綜合檔案信息資源為處理核心，利用數字化手段，通過網絡實現資源共享的超大規模、分布式數字信息系統和數據倉庫，是當前數字檔案館不可缺少的重要組成部分，屬于數字信息基礎工程。宜采用核心層、中間層和基礎層三層傘形分布式結構，通過聯合檢索的分布式索引技術，各層電子檔案數據庫互為組成，實現了電子檔案信息總量的增值。必須強調的是電子檔案中心的關注點在永久保存數字檔案信息資源。為解決網絡、平臺等重復建設問題，利用數據管理中心構建的數據交換平臺，在線收集和移交具有保存價值的電子檔案，作為流轉后在歸檔范圍內電子檔案的著落地。
一、紙質檔案管理和電子檔案管理的優缺點
1、紙質檔案管理
紙質檔案管理是用紙張作為檔案信息記錄的載體，一般是對企業在工作時的信息的記錄。紙質檔案管理較為繁瑣，管理時注意事項較多，尤其是保存時容易發生破損。這就給檔案保存工作帶來一定的難度，并且在查找上更為不方便，因此在進行紙質檔案管理時要提高警惕，認真對待。
2、電子檔案管理
電子檔案管理是以先進的計算機技術為依托的，在檔案管理上有很大的優勢。電子檔案管理由于使用電腦作為處理器，對于信息的處理上更方便，可以對信息進行關聯性操作，實現了信息的高效利用，同時使用虛擬存儲便于信息管理和保存，更利于信息的遠距離傳輸。
3、電子檔案與紙質檔案相比的優勢
對于現在的互聯網技術不斷發展，在進行檔案管理中，電子檔案對檔案信息容納量比較大，沒有儲存空間的限制，電子容量大，并且方便攜帶。與此同時，電子檔案室由計算機處理的，因此對于檔案的分類，立卷工作就很高效，準確了。這就提高了利用的效率。同時實現遠距離傳輸的任務。從另一方面來說，電子檔案比較容易保存，具有很好的復用性質。
4、紙質檔案與電子檔案相比的優勢
一般的事業單位或者是企業管理中，在進行檔案處理時比較強調原始數據的完整性。保證原始的內容，確保其價值，并且檔案數據一旦得形成，信息不容易更改，相比較而言，電子檔案比較容易更改，同時，紙質檔案比較方便閱讀，并且其中的檔案數據也比較穩定。而且，在單位領導進行審核簽字的時候比較不容易更改，具有真實性較強，形成具有法律的證據。在中國甚至今后很長一段時期內，是不可能完全拋開紙質檔案而以電子檔案取而代之的.電子檔案并非完美無缺，與紙質檔案相比也存在自身無法克服的局限。
二、電子檔案管理和紙質檔案管理的融合
隨著現在國家科技水平的不斷發展，各行各業也在進行不斷的發展，這就對有關的檔案管理必須進行細致性的管理，現在的電子檔案相對于紙質檔案管理中具有的優勢比較強，但是紙質檔案的管理的真實性是電子檔案無法比較的。因此，對于這兩種檔案管理方式，需要根據具體的情況進行具體的使用。在相關的企業中，可以將兩者有效結合，一方面反映真實的檔案依據；另一方面，延續電子檔案的優點。在現在科技的不斷發展中，紙質檔案和電子檔案的管理應該相互融合，互相利用，給自身帶來巨大的利益。
1、建立相對獨立又彼此聯系的兩套管理系統
由于電子檔案在收集時間和方式，以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統的紙質檔案，在紙質檔案與電子檔案并存期，應根據兩者各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統之間建立必要的通道，使之很容易地實現從一種文件找到相同內容的另一種文件，以便在有關業務處理上協調一致，方便利用，即：在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的文件形式來保持其原始性、證據性和權益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。
2、實行檔案部門集中管理電子檔案
電子檔案集中管理有利于實現檔案管理的科學化、規范化、專業化和檔案信息資源一體化.由檔案部門統一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲到保護整個環節嚴格按照檔案管理程序進行，有效避免非專業人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機聯系，并對電子檔案進行專業性開發，使之發揮最大的作用.因此，檔案管理部門應該積極主動地承擔起收集電子文件、管理電子檔案的責任.
3、建立一套科學合理的管理制度
由于電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護應貫串于電子文件的整個生命周期，在這個過程中，檔案管理的重點是過程而不是檔案本身.因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態下發生信息丟失.同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生變化，便難以確認它的原始性和完整性.因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況.
4、提高檔案管理人員的綜合素質
電子檔案管理技術既是檔案管理方法也是一種計算機技術的應用，它存在一定的技術含量，需要一個計算機和檔案管理基礎知識都比較扎實的專業人員，因此在進行電子檔案管理時，管理人員的素質和工作能力都有較高的要求。為了能夠更好的操作電子檔案管理系統，管理人員還需要有一定的外語基礎。所以檔案管理人員要在紙質的基礎上積極的推進電子檔案的管理方式，促進檔案管理的向前發展。
檔案管理信息化的終極目標是實現信息資源的社會共享。《全國檔案事業發展“十五”計劃》明確提出了檔案信息化建設的主要任務是：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件；加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并入國家信息網。檔案管理信息化的內容：
1.1 基礎設施建設。 檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，其核心是檔案信息網絡。
1.2 信息資源建設。檔案信息是國民經濟和社會發展的戰略資源之一，對其開發和利用是檔案信息化的核心任務，是檔案信息化建設的實效所在。
1.3 標準規范建設。標準規范建設是檔案信息化建設的重要基礎之一，是電子檔案管理以及檔案信息的資源標識，是描述、存儲、查詢、交換、管理、使用等內容的一套標準規范體系。
1.4 應用體系建設。這是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障。
1.5 人才隊伍建設。這是檔案信息化的成功之本，對其他各個要素的發展起著決定性作用。
2 檔案管理信息化現狀
2.1 對檔案管理信息化重要性認識不足，檔案管理仍存有“為保管而保管,重保管輕利用”的思想。
2.2 檔案管理的標準化水平低。檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準。
2.3 檔案管理的硬件條件薄弱。檔案管理部門的計算機內存和所使用的軟件小；硬盤容量與本部門的檔案的擁有數量不相當，沒有達到數據交換的機讀目錄檔案系統。
2.4 檔案管理人員信息化專業水平低。很多檔案管理人員計算機操作能力較低，不能夠熟練掌握有關使用的命令和使用技巧。從紙質管理改變成電子化、無紙化管理，更需要相對專業的管理人才。
3 檔案信息化管理的對策
3.1 提高對檔案信息化管理的認識。建立新的信息化檔案管理模式，提高檔案信息的時效性，有利于節省能源和時間。一次性投入即可，實現多次產出，完全改變經費限制的局面。
3.2 提高檔案管理標準化水平。從形成到歸檔，確保收集到的檔案信息的真實性、完整性和有效性。必須在電子文件的形成、流轉、處置、歸檔等各個環節，實行標準化、規范化、制度化管理。在此基礎上，嚴格控制電子檔案管理的各個環節，包括其生成、加工、保管、借閱的程序等，做到歸檔統一、保管安全、使用有序。傳統紙質檔案的數字化處理可采取掃描的方法快速地將檔案信息數字化，并根據具體要求實現進一步的信息加工。
3.3 加大檔案資源開發力度。檔案資源的信息化建設是檔案信息化建設的核心要素。在進行數字化時，不僅要把現成的檔案數字化，還要對分散的檔案信息整合、加工，把經過二次加工的信息數字化。
3.4 提高安全意識和防范意識。嚴格按照《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，采用身份證、防火墻、數據備份等安全防護措施，不斷提高檔案管理人員的安全意識，確保檔案信息化的開放安全。要增強安全意識，防止人為地毀壞和破壞，力爭讓無權用戶進不來、看不見、改不了檔案，保證檔案的真實性。設電子口令，防止被人盜用，定期對所用計算機進行殺毒，防止電腦病毒對電腦系統的攻擊和黑客的威脅。嚴格管理，專機專用。一些永久保存的資料屬性可改成“只讀”，防止一些不期而遇的破壞帶來損失。
關鍵詞：高校二級學院；電子檔案；管理；精細化
2008年9月教育部頒布實施《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規定了高校檔案的具體內容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）執行”。以往諸多實踐和研究均認為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學校和學院的教育教學、科研工作、黨政工作、人才培養、學生事務及后勤保障等各項工作提供有據可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業人員指導、缺乏檔案管理標準、缺乏經費保障、缺乏具體經驗等諸多問題。與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學院的檔案管理工作則缺乏相關規定性文件以及工作的指導意見等，二級學院的辦公室檔案管理多是依據校級層面的制度要求和經驗進行。二級學院辦公室在日常工作中產生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學校不斷發展，學院師生與日俱增，學院辦公室的工作內容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數計的檔案信息不僅是學院發展的歷史，同時也是未來學院發展進步的基石，所以加強學院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學院乃至學校的發展發揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規范化和精細化顯得尤為重要。
一、新形勢下二級學院辦公室電子檔案管理的問題和困難
1.辦公室電子檔案的概念界定模糊
《電子文件歸檔與管理規范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。《規范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應的要求。而對于高校二級學院辦公室，作為服務性的職能處室在學院整體運轉和發展過程中，發揮著協調穩定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。
2.辦公室電子檔案的標準化難以實施
學院辦公室檔案是學校檔案中的重要組成和延伸，學院辦公室檔案內容的完整性、分類的規范性、時間的延續性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學院檔案質量的基礎，而檔案在保管和使用過程中的嚴格管理也決定著學院辦公室檔案的價值。在當前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統紙質版檔案的標準化建設，其基礎也就在于必須加強電子檔案的標準化建設。近年來，學院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學院建設工作檔案是檢查工作的重點，也是學院工作痕跡的重要體現。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規定、檔案內容保存不夠完整、分類不夠規范、形式單一、時間不連續、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學院辦公室電子檔案標準化實施的迫切和深遠意義。
3.辦公室工作人員缺乏相關專業知識和意識
由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業背景，欠缺檔案管理的相關知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負其責，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現原始信息的重復采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。
4.辦公室電子檔案管理相對粗放
日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領導層面更加重視傳統的紙質版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關規定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內容，因此無論從領導層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業務交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關規定，從而造成電子檔案內容的不連續、不完整、不規范。
二、電子檔案管理精細化在高校二級學院辦公室的應用和實踐
1.總結經驗，調整細節，建立電子檔案整理存檔標準
通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結日常工作要點，將職責內工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據各自工作特點制定相應的電子檔案整理存檔的標準，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關規定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調整、文檔格式的規范和文件命名的精準，從細節著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學院的工作內容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學院辦公室的工作效能，體現工作痕跡和業績。
2.集中討論，制定學院辦公室電子檔案內容范圍
在工作人員自我總結的基礎上，召開辦公室集體會議，討論學院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內容，商討、匯總并制定學院辦公室檔案整理的標準和制度。協調整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內容，落實到人，相互監督，逐步建立完善的學院辦公室電子檔案數據庫，建立以人事檔案為基礎，包含黨建、科研、教學、學生、工會等諸多工作的學院辦公室電子檔案。
3.組織業務學習，開展技能培訓
學院定期召開業務學習，鼓勵辦公室工作人員學習電子檔案，整理相關業務知識，熟悉檔案管理的業務規定，鼓勵學習第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復核分開，提高辦公室電子檔案整理的質量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。
4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標準
隨著理論學習的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標準和制度存在的問題。
5.以評促建，對優秀工作者進行表彰
進行學院辦公室電子檔案內部的評比，對檔案整理優秀的工作者進行表彰。對已經整理的檔案進行翻閱，查找過去學院工作的優點與不足，提升員工自身工作能力。
三、推進高校二級學院辦公室電子檔案管理精細化的意義
1.精細化管理，統一業務標準
通過制定和完善學院電子檔案管理標準，明確了學院辦公室內各項工作的基本內容和歸檔要求，對學院日常工作的業務流程和數據匯總做出精細化的規范，做到統一業務領導、統一管理制度、統一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內容能夠有一致性和延續性。
2.精細化管理，約束業務行為
通過制定檔案管理制度，約束工作人員養成及時整理、及時歸檔的工作習慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學院也能及時收集檔案，及時發現并糾正工作中出現的問題。
3.精細化管理，重視信息安全
學院的電子檔案包含了科研、教學、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網絡傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統紙質版檔案。[4]必須通過精細化管理，監管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網絡威脅的侵入。
4.精細化管理，提高工作效率
通過辦公室電子檔案整理的標準和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當中，提升辦公室工作效率。
5.精細化管理，提升服務水平
通過檔案整理和檔案回顧可以總結日常工作中優秀的工作方法，提升基層服務水平，創造和諧的工作氛圍，帶動學院整體協調發展。
6.精細化管理，保證數據支持
建立較為完整的學院辦公室電子檔案數據庫，能夠簡化信息查詢流程，節約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學院班子提供足夠的數據支持，輔助學院領導做出科學決策。[5]
參考文獻：
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