發布時間：2023-06-30 16:07:00
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關鍵詞:物資采購合同管理
中圖分類號：F253.2 文獻標識碼：A
一、引言
隨著我國社會主義市場經濟體系的逐步完善，企業物資供應環境市場化水平越來越高。由于在物資采購過程中，存在較多風險，通過實施合同管理，減少采購漏洞，提高管理水平。
二、.合同管理的必要性
(1）合同風險是客觀存在的。據統計，近五年，我國社會經濟因合同欺詐，三角債等誠信缺失所產生的成本約占每年GDP比重的10%-20%。其中因為合同欺詐造成的直接經濟損失約55億元，逃避債務造成的直接經濟損失約1800億元，產品質量低劣和售假造成的各種經濟損失約2000億元。在合同履行方面，我國91.4%的企業不同程度的存在合同糾紛，其中7.1%的企業合同糾紛在10起以上。這說明信用缺失越來越成為企業經營中的潛在風險，威脅到了企業合同履行的安全。
(2）合同管理工作與企業生產經營活動密切相關。企業管理涉及許多方面，但主要是圍繞產、供、銷三個環節，而這三個環節都是由合同來連接的。可以說，沒有規范有序的合同行為，企業就沒有效益可言。
(3）合同法律風險具有可控性。由于合同法律風險發生原因，產生結果具有約定性，并有法律條文的指導，因而具有很強的預見性和可控性，可通過構建合同法律風險防范體系，把合同法律風險控制在最小范圍內，或從源頭上消除。
三、物資采購合同管理
1. 簽約管理。
對采購合同進行分類，并且嚴格審核重要合同。一般來講，采購合同涉及的款項超過50萬元就算是重大合同，這些合同對于企業的生產經營具有重大的影響，在物資采購合同的管理中，應當嚴格審核，確認合同的條款內容，防止雙方發生權益糾紛。審核的內容主要包括以下幾個方面：一是對合同當事人的資格進行審核，應當當事人出具各種證明，以證明其有資格代表企業簽訂合同；二是對采購合同中的物品的種類、質量和數量進行審核，要求物品具有詳細的信息銘牌，計量必須使用國家設定有計量標準的數量單位，質量應當以國家標準或者行業標準為主；三是對物品交貨方式條款的審核，一般來講，交貨風險都是由賣家承擔；四是違約責任的審核，物資采購合同中都規定有對方違反合同規定的處罰方式，應當注意的是，處罰方式應當具體；五是價款的支付審核，對價款的如何有效地約定，會直接關系到合同是否會順利履行；六是合同爭議的解決辦法。
2、履約管理
對于物資采購合同，其合同履行流程中包括兩個非常重要的環節：一是貨物驗收，買方應當仔細檢查物品是否存在質量或者數量上的誤差；二是價款支付復序，財務部門應當根據合同規定的內容支付貨款，并且辦理相關的手續。如果在合同履行的過程中出現問題，其中一方不能夠正常履行合同的時候，可以尋求法律的援助。
3、結果管理
首先，應當妥善的保存合同的原件，這是合同履行過程的必要條件，也是索賠的最直接證據。而且，合同中一般還會包含一些企業不愿意公開的商業機密，所以對于物資采購合同，應當配備專門的保管人員。合同一般分類保管。
其次合同管理部門應該定期對經辦部門簽訂的合同登記臺賬并分類統計，準確掌握合同業務量的基本信息，分析相關統計數據從而，針對性地開展履行監督和檢查工作，及時總結合同管理中的經驗，提高合同管理水平。
四、加強物資采購管理的基本措施。
1.做好物資采購合同審核。
（1）對合同當事人主體資格的審核。這是首要確認的問題，也是防止合同風險的有力措施。因為合同當事人的資質和資格直接關系到合同簽訂后是否有效、是否能真正履行的先決條件。應先要求對方出示營業執照、稅務登記證及組織代碼證，還要對企業的生產資格進行審查。比如采購雷管、炸藥等火工品，對方須有國防科工委頒發的《民用爆破器材生產企業憑照》和國家煤礦安全生產監督管理總局頒發的《煤礦礦用產品安全標志證書》。采購煤礦專用機電設備、支護產品、通風材料、輸送皮帶等井下礦用產品，對方須有煤安標志證書。
（2）對合同標的物、數量、質量條款的審核。審查標的條款時，不僅要有貨物名稱，還須加上貨物牌號、商標、型號、規格、品種、生產廠家等。數量條款中不要使用“包、箱、袋、捆、打”等國家沒有計量標準的數量單位。根據標的特點，有些還需注明標的正負誤差、合理磅差等。質量標準條款中采用國家標準、行業標準或企業標準的，要寫明標準名稱、代號或編號。
（3）合同標的物交（提）貨方式條款的審核。我國《合同法》對于買賣合同的動產標的物采用交付主義，即交付之前由出賣人承擔，交付之后由買受人承擔。如果采用送貨的交貨方式，那么貨物在途中的風險由出賣人承擔；如果采用自提方式，那么貨物回途的風險由買受人承擔。所以，交（提）貨方式條款中，作為產品買受方來說，盡量約定由對方送貨的方式。
2.實行物資采購合同管理。
在研究和建立合同管理模式時，要注意其可操作性，不脫離現狀又不停留于現狀，從現狀向既定的目標過渡。力求現實性與超前性相統一，理論性操作性與實際可操作性相統一，既滿足現實應用的要求又為以后的發展留有余地。力求避免停留在浮淺的表面分析、現象羅列和一般化經驗總結上，要著力于目標管理和系統論、信息論、控制論等現論的運用上，由此可達到以下三個目的：（1）探索一個具有科學性、可行性和階段性的管理目標；（2）制訂一個具有整體性、層次性、協調性和開放性的完整管理體系；（3）確立一個具有動態的，受信息調節而又符合法律規范的控制體系。
在企業的對外經濟合同中，應把所有的物資采購業務納入合同管理，把主要注意力集中到提高企業整體效益上，對反映經濟活力契約化水平的各項指標實行全額管理。主要包括以下要求：一是規范使用合同文本。二是實行合同全過程管理。三是運行業務合同化機制。
3. 加強物資采購合同管理的管理職能
全面貫徹落實“管理第一位”，實現“兩個根本轉變”指導思想，強化責任意識、精細嚴謹、務實創新，做到以事前法律防范、事中法律控制為主、事后法律補救為輔的原則，認真履行合同管理職責。合同管理人員要熟悉業務，將合同管理滲透到業務中，全程監控、全程管理、整體把握，幫助解決企業的經營管理過程中的法律問題，當好企業的衛士。實現法律風險全面、規范、動態管理，對風險的程度和范圍進行評估，制定應急預案并組織落實。開展合同管理學習交流。舉辦合同管理信息簡報，案例分析等，共享知識和經驗。
4.強化物資采購合同的履行監管，堵塞管理漏洞。
首先，嚴格按照相關管理制度履行職責，避免因失職、瀆職而承擔管理上的責任；第二，如發現訂單價格與框架協議價格約定不符，保留向供應商要求返還不當得利的權利，切實維護企業合法權益。第三、完善制訂違約合同索賠管理制度，嚴格索賠的審核、審批權限，規范索賠流程操作，禁止擅自放棄追索權。
5. 制訂物資采購合同管理計劃
物資采購合同管理計劃中必須要有相應的資料，如供應商的詳細資料（如營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、中石油電子商務網絡供應商成員證、準入證等），以及這個合同簽訂時的背景信息及物資供應戰略等資料。
制定合同進度表，此表中應包括各類“作業活動”的描述以及檢查點的確定，當要求交貨期非常重要時，還要注明各類“作業活動”的完成日期。通過此表可使采購方能及時發現各種偏差并采取糾正措施。“作業活動”就是指合同實施過程中必須要進行的具體工作或一系列的相關工作，例如，設備組裝、測試、包裝、運輸等。它需要持續的消耗時間來執行，而且需要使用資源。
合同預算，在支出較高的時候，你可能期望供應目標的實現應保持在一個合適的成本范圍內，即使沒有這樣一個目標存在，采購專業人員也有責任來保證適當地控制成本，這就要保證成本在批準的預算范圍內。被批準的預算包括根據合同支付給供應商的款項、應急費用和工時預算，這幾項是必須的財務支出。
合同質量計劃，它是質量管理的原始文件。當采購風險不容忽視的物資時，如當采用新技術或使用新供應商時，購買方希望能夠對質量管理施加影響。這樣，大多數情況下就應該商定一個質量計劃并將它納入合同之中，成為合同項下的完成目標。
五、結束語。
物資采購合同管理工作同業務工作既有交叉又相互平行，綜合性較強，涉及面廣。實施物資采購合同管理時，需要業務人員和管理人員的大力配合，通過落實管理制度，履行崗位職責，提高物資采購管理水平。
參考文獻：
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關鍵詞：公共采購；合同；訂立程序
程序化和規范化是公共采購合同訂立工作的內在要求，強化公共采購合同訂立程序的管理已經成為一項客觀需求。
一、采購信息
采購信息是公共采購合同訂立的首要步驟。采購活動的法律制度、政策、招標公告或采購公告、中標公告或成交結果、供應商資格條件、評價方法和標準、投訴處理決定、司法裁決、信息統計等采購信息能否平等、高效、及時地傳遞到所有符合相應資質的供應商手中，直接關系到公共采購合同授予的公正性和公平性，關系到公共采購合同競爭水平和采購效益的問題。采購人應及時采集公共采購的各類信息，交付信息機構進行，以有效、便利地進行信息遞送。
實踐中，采購信息應把握以下原則：第一，堅持平等、公平的原則。采購人可以根據項目的特點設定合理的資格條件，但應對所有供應商一視同仁，不可人為設置“歧視性壁壘”，不可提出品牌需求。第二，加強信息工作的監督管理，對違反相關規定的相關人員進行嚴肅處理。第三，對于的采購信息，應積極進行“降密”和“去密”處理，最大限度地公開項目的采購信息，從而確保所有具備相應資質能力的供應商參與到項目采購之中，避免尋租和壟斷的滋生，杜絕“電子行業”和“行業電子”等問題。
二、遴選供應商
遴選供應商是直接關系到采購合同授予是否公正的一個關鍵環節[2]。評標委員會或談判小組須依據評價方法和評價標準等客觀因素，對參與采購的供應商資格、報價、能力進行評審，并向采購人提出評審報告，提出候選單位建議，列明候選單位的優先順序；采購人根據評審報告和候選單位建議擇優確定供應商，并將成交結果通知所有參與單位。
供應商遴選過程中應注意以下問題：
一方面，供應商參與采購的基本資格和條件必須完全具備。《政府采購法》、《招標投標法》和《裝備采購條例》等明確規定了供應商參與采購的基本條件，要求供應商必須具備具有獨立承擔民事責任的能力；具有良好的商業信譽和健全的財務會計制度；具有履行合同所必需的設備和專業技術能力；有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄；要求參加政府采購活動前三年內，在經營活動中沒有重大違法記錄等條件。同時規定，采購人可以根據采購項目對供應商規定“特定要求，對供應商的資格進行審查。”
另一方面，為了保障評標委員會、談判小組對供應商評審工作的順利進行，保證評審工作的統一性、公正性和透明性，在招標文件或采購公告的同時，應明確并公開遴選供應商的評審標準。評審標準由一系列評審要素和評審指標組成，通常包括以下方面：一是技術因素，專業技術人員數量、專業人員技術掌握和運用程度、制造能力、專業設備數量和制造能力等；二是管理因素，包括供應商的管理制度運行情況、質量管理控制系統運行情況、質量管理控制能力等；三是價格因素；四是履約保障因素，關鍵衡量其能否及時有效地履行合同，能否及時進行維修保障；最后，對供應商信譽、保密等方面也要設定嚴格的評定標準。
三、談判起草合同文本草案
無論采取招標，還是采取競爭性談判、單一來源采購和詢價采購等哪種采購方式，都要通過后續談判明確合同條款。一般來講，公共采購合同文本一般由采購人組織起草完成，并與供應商共同協商和閱簽。
談判起草合同文本草案過程中，應當注意以下幾個問題：
第一，事無巨細，詳細寫明所有協議內容。為了最大限度地避免糾紛的產生，為合同履行、檢驗驗收、交接交付、糾紛處理等日后工作提供便利和依據，合同雙方需將所有談判達成的意見明確寫入公共采購合同文本草案之中。第二，掌握并熟練運用談判技巧。第三，組織合同專家參與談判和合同文本的起草工作。公共采購合同涉及技術、價格、法律、社會實踐等領域的知識，因此，為了提高談判和文本起草的效率，應組織技術、價格、法律和談判等專業人員組成談判小組和起草小組，而且應保證專業人員人數不少于小組的三分之二。第四，保證合同文本內容的準確性和完整性。
四、審定合同文本草案
由于公共采購關系到公眾和社會利益，所以公共采購合同文本必須按照特定程序，進行嚴格審查。實行公共采購合同文本審定制度，是采購主管機關（部門）行使管理職責的具體體現，對促進競爭采購，提高合同訂立質量具有重要的監督和把關作用，采購合同文本的審定內容主要包括合同草案文本的法律依據、供應商的資格條件、技術狀態、經費和價格以及其他合同條款[3]。
審定公共采購合同文本草案過程中，最重要的是嚴格落實全面性審查和真實性審查要求。一方面，嚴格把握審查內容的全面性。如裝備采購合同法規要求：“裝備采購主管機關（部門）應當按照國家和軍隊的有關規定，對裝備采購合同草案文本的法律依據、供應商的資格條件、裝備技術狀態、經費、價格以及其他合同條款進行全面審查。”另一方面，嚴格審查文字內容的真實性、供應商資格的真實性以及供應商遴選過程的真實性。文字內容不真實，違背采購人真實意圖和公共利益的，應立即進行改正；供應商資格不真實的，以及選定供應商過程不真實的，應當取消相應的成交通告，并依法追究相關人員的法律責任。
五、簽訂合同
采購主管機關（部門）審定并批準合同草案文本后，公共采購合同訂立業務部門應及時與供應商簽訂合同。
公共采購合同簽訂過程中，應注意以下兩個問題：
一方面，合同簽訂說明采購人和供應商之間的要約和承諾已經達成一致，公共采購合同至此宣告成立。但是，由于公共采購合同關系到公眾、社會和國家的利益，因此要求經過雙方、尤其是采購主管機關（部門）的簽章后才能獲得法定效力。
另一方面，公共采購合同簽訂主體要適格。公共采購合同簽訂主體適格就是要求代表采購人和供應商的簽訂主體要具有法人資格或委托授權。
六、合同簽章
合同簽章是公共采購合同訂立工作的重要步驟，是合同生效的法定程序。《合同法》第44條第2款規定：“法律、行政法規規定應當辦理批準、登記等手續生效的，依照其規定。”同時《裝備采購條例》規定，“裝備采購合同經裝備采購主管機關（部門）確認后生效”，即“簽訂的裝備采購合同報總部分管有關裝備的部門、軍兵種裝備部裝備采購業務部門審定，并由裝備采購計劃部門在合同文本上加蓋合同管理專用章后生效。”借鑒裝備合同經驗，為了充分維護社會和國家利益，維護合同的權威性和嚴肅性，除裝備合同以外的其他公共采購合同也應經過采購主管機關（部門）的簽章確認[4]。
七、合同生效
合同生效是公共采購合同訂立階段的一個重要
標志，是最具實質意義的環節。公共采購合同具備了法定的生效要件，即具有了法律效力，便對采購人和供應商產生預期的法律約束力。
公共采購合同效力管理工作需要注意以下三個問題：
第一，生效日期。合同生效日期應以蓋章日期為準。第二，公共采購合同文本地位。公共采購合同生效前形成的協議、紀要、文件，凡與合同條款有沖突的均無效，相關內容應以合同文本的約定為準。第三，公共采購合同的無效情形。有下列情形之一的，合同無效：一方以欺詐、脅迫手段訂立合同，損害公眾、社會和國家利益的；惡意串通，損害公眾、社會和國家利益的；以合法形式掩蓋非法目的的；違反法律、法規的強制性規定的；合同當事人沒有權、超越權或者權終止后簽訂合同的。合同確認無效后，合同雙方應當相互返還非法取得的財產；給對方造成損失的，過錯一方應當承擔相應的賠償責任。
八、合同備案
《政府采購法》第47條規定：“政府采購項目的采購合同自簽訂之日起七個工作日內，采購人應當將合同副本報同級政府采購監督管理部門和有關部門備案。”《裝備采購條例》第41條也規定：“總部分管有關裝備的部門、軍兵種裝備部應當在裝備采購合同生效之日起15日內，將裝備采購合同報總裝備部備案。總部分管有關裝備的部門、軍兵種裝備部應當對裝備采購合同訂立情況實施監督、檢查。”
設立合同備案法律制度的目的，一是通過備案制度便于采購主管機關（部門）對公共采購合同訂立情況實施監督檢查，強化合同訂立過程的管理，防止違規行為的發生[5]。二是通過合同備案，可以及時了解公共采購合同的訂立情況，采購經費的控制情況，以及便于采購經費的及時撥付。三是便于其他供應商了解、查閱和掌握采購合同的有關情況，為社會監督提供便利。總之，實行公共采購合同的備案制度對促進合同訂立的規范化管理，提高公共采購合同訂立質量具有重要作用。
參考文獻：
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一、健全制度，規范操作
為加強合同管理，維護公司合法權益，樹立企業誠實守信的良好形象，公司制定實施了《許昌煙機公司合同管理辦法》并不斷修訂完善。對合同的審核和管理進行了詳細的規定，確保合同的規范性、合法性和科學性。
根據《許昌煙機公司物資采購招標管理辦法》規定，在簽合同前，對采購物資進行招標。與中標單位擬訂合同后，由采購部門填寫“合同審簽表”，并由公司主管領導和總經理審簽。“合同審簽表”與合同一起送審計部門審核，未經審計的合同不得加蓋合同章，合同不生效，財務部門不予結算和付款。健全的合同審計制度，規范的操作，不僅使審計人員在開展合同審計時有章可循，審計工作程序更加合理，而且大大提升了審計工作質量。
二、對合同主體進行審計
合同主體的合法性，是確保合同法律效力的前提。為保證合同的有效性、合法性，避免因簽訂無效合同造成企業經濟損失，必須對合同主體資格、經營范圍、履約能力等進行審計。
審查簽訂合同的主體。重點審查合同主體是否是依法登記的企業法人，或依法產生、存在的組織。不與不能獨立享有經濟權利和承擔義務的、不具備法定條件的經濟組織（如內部車間、分廠等）簽訂合同。
審查合同對方經營范圍。重點審查其經營范圍是否包括合同標的，是否超出了在工商行政管理部門登記注冊的范圍，是否無照經營。
審查合同對方主體有無履約能力。對對方的資質等進行調查，不與無履約能力的主體簽訂合同。
審查授權委托人的資格是否合法。經公司法人授權后的委托人方可代表本公司對外簽訂合同。委托人必須按照《合同法》及其他有關法規的規定，本著公平互利的原則，在委托權限及其期限范圍內，依法簽訂合同。
三、合同簽訂前進行招標比價審計
1、注重對價格信息的收集。根據物資采購合同審計的合法性、公平性原則及“貨比三家、比質比價”的原則，物資采購合同審計的重點之一就是價格審計。
建立合同審計臺賬，進行整理歸檔，對材料及產品價格、供應商信息進行跟蹤管理。
做好市場調查，通過報紙、互聯網了解價格信息的變動情況，及時掌握第一手資料，防止物資采購中的“暗箱操作”。
2、注重對信息化管理手段的運用。為使合同價格審計更便捷、更規范，公司信息管理中心的計算機專業人員，為我們在ERP管理軟件上建立了專門的“合同審計管理系統”及“物資采購招標系統”。事先將歷次采購物資的價格、數量、供應商、合同訂單號等情況按物料編碼存入系統，形成采購情況分析曲線圖。每次審計合同時，把需要采購的物料編碼輸入，該物料以前已采購批次的采購日期、價格、供應商、訂單號及審核日期、審核人情況就被自動顯示出來，如價格比原購入價格高，系統會自動提示，以便再次核實該物料價格。如價格沒問題，通過審計后在設定的時期內有效。這大大地方便了我們的工作，避免了人工操作可能出現的誤差，減少了差錯率，提高了合同審計工作效率，保證了審計工作質量。
3、注重對招標過程的審查監督。根據《許昌煙機公司物資采購招標管理辦法》的規定，在一般情況下，小量、小額采購“貨比三家”，在ERP管理系統上進行價格比較；批量、大額采購進行公開招標，由審計部門牽頭，成立由采購部門、使用部門、技術部門、質量部門為主的評標委員會進行評標。由監察室、財務部、工會組成的監督組對招標全過程進行監督。
審查招標程序的合法性及操作的規范性。采購招標是一項嚴肅認真的工作，其程序是否合法、操作是否規范，直接關系到招標結果的公正性。審計中重點審查評標委員會是否嚴格按照國家有關規定及《許昌煙機公司物資采購招標管理辦法》開展工作，有無主觀性、隨意性。并在審查合同時將合同與招標結果相核對，確保招標結果落到實處。
審查招標文件的完整性。招標文件是簽訂采購合同的重要依據，內容完整的招標文件是簽訂采購合同的基礎。應重點審查招標文件中對投標方主體資格、資質、履約能力的要求，以及采購物資數量、規格、技術要求、付款方式等重要內容。并在招標文件中明確規定“投標文件是中標后簽訂合同的一個組成部分，與合同具有同等法律效力”，為以后采購合同的審計奠定基礎。
審查評標辦法的合理性。嚴格按照《許昌煙機公司評標委員會和評標方法暫行規定》執行，出臺合理的項目采購招標評標辦法。本著公平、公正、科學、擇優的原則，對投標單位進行評價、比較、分析，選出信譽好、能夠保證質量、按時供貨的供應商，這對于保證供貨質量、降低采購成本有著至關重要的作用。
審查中標價格的公正性。為公平起見，我們把各投標商的投標價格輸入ERP“物資招標系統”，在保證質量、保證售后服務的前提下，遵循“成本最低原則”，系統自動篩選出最低投標價為中標價，并保存在系統中，作為下次招標的參考價。這樣，既保證了采購物資的質優價廉，又避免了在物資采購過程中舞弊的發生。
四、對合同條款的審計
1、對合同內容的審計。根據《許昌煙機公司合同管理辦法》的規定，對采購合同內容的真實性、合法性、有效性及可行性進行嚴格審查。在合同審計中，發現合同有缺陷、合同遺漏必要條款和有不利條款的情況，就及時指出并要求送審部門予以補正；對于不符合審批送審條件的合同，及時對送審部門予以說明并要求送審部門補辦手續后再送審；對于可行性有疑問的合同，會同技術、生產等有關部門慎重研究，得出一致意見，確保采購合同簽訂的可行性、合理性；對違反國家法律，損害企業利益，顯失公平的“霸王合同”，嚴格把關，堅決查處，避免因該類合同給企業帶來風險，造成損失。
2、對合同條款的審計。合同是一種法律文書。依法簽訂的合同，對雙方當事人具有法律約束力，當事人應該按照約定履行自己的義務。嚴密的合同條款是履行合同的前提，對采購合同條款進行審計，不僅有利于全面、及時履行合同，而且也可以減少雙方在執行合同時發生爭執，避免合同糾紛，從而有效降低合同風險。
當事人雙方名稱或姓名和住址。該條款是對合同主體的明確，也是落實合同權利和義務的前提。主要審查合同單位名稱與中標單位是否一致，與所加蓋的合同專用章名稱是否一致。
標的。標的指采購的物資、設備、備品備件等，沒有標的的合同是無法成立、無法履行的。審計時，重點審查合同標的物資是否與中標物資相符，是否按公司計劃采購，查實是否屬于無計劃或超計劃采購，型號規格是否齊全規范。
數量及質量要求。該條款是確定雙方權利、義務、責任大小的關鍵條款，合同上必須清楚具體地寫明。必須注明確切的數量及單位，如單位為套、對、盒等，要注明具體數量。質量要求要明確，如國家標準、行業標準、技術標準等。
價款或報酬。是指買方獲得標的向賣方以貨幣形式支付的代價，包括單價、總價。該條款是采購合同的核心條款。審計時要重點審查是否按招標中標結果簽訂合同，是否進行市場調查、詢價、比價，價格是否含稅，是否高于市場價。如價格過高，駁回合同，采購部門應查明原因，與賣方再次進行商談，力爭以公道價格采購到高質量的物資，最大限度地降低采購成本。
結算方式及期限。采購合同應明確結算方式和付款期限，不得含糊其辭，同時審查是否按公司結算規定執行。公司規定采購合同簽訂原則上都是驗貨付款，如遇特殊情況需辦理預付款，必須先經公司領導簽批方可辦理。付款期限應明確是一次性付清，還是分期付款。成套設備及重要備件是否留有一定比例的質保金，質保金什么時候付清等。
交付標的物的方式、時間、地點。采購合同應明確交貨方式、交貨時間、交貨地點。如貨物運輸是鐵路還是公路；交貨時間是否具體；交貨地點是許昌站還是公司等。
驗收標準、方法、地點及期限。驗收標準應注明是用國家標準、行業標準還是所簽訂的技術標準；是在賣方現場驗收還是到貨后在買方驗收；驗收期限是否約定。
違約責任及解決辦法。訂立合同時要做到“先小人，后君子”，對采購合同中能夠預見到的各種不利因素要以條款的方式加以防范，運用法律保護企業的合法權益。審計時要注意違約處罰是否明確具體，如違約金的比例、賠償范圍等。解決爭議的方式是否確定，如協商、仲裁、還是訴訟。
合同生效日期。合同是否經雙方委托人簽字并加蓋合同專用章后生效。
一、企業物資采購合同法律風險管理實踐中的特性問題
根據物資采購合同管理流程，在企業物資采購合同法律風險管理實踐中，有些環節容易被忽視，有些環節容易產生誤區，有些環節有可能產生的法律風險較多。這些問題具有物資采購合同法律風險管理的特殊性，在物資采購合同法律風險管理中需要特別予以重視。
1.合同談判物資采購合同談判重點關注的是合同的標的物、價款、交付以及質量條款。物資采購合同談判容易出現問題的是涉外物資采購，涉外物資采購的特點是采購周期長、標的物金額多、運輸風險大。例如，涉外儀表物資采購合同，要特別注意明確貨幣種類及外匯結算標準，標的物的交付即所謂的收貨、送貨，涉及到貨物風險的承擔、所有權的轉移等諸多問題，談判雙方應對交貨方式、運輸方式、交貨地點、交貨時間、運輸費用的承擔等事項約定明確，防止出現分歧。
2.合同起草企業對于物資采購合同的起草權一般都比較重視，合同起草者法律知識水平和運用法律實踐的能力，直接關系到合同起草與修改，影響合同履行法律風險的控制。因此合同起草是企業物資采購合同法律風險管理中容易出現問題的環節。物資采購合同起草前首先要界定好合同的性質。對于物資采購合同的性質問題，一般認為企業參與生產經營所涉及的物資采購合同屬于有名合同中的買賣合同。但是在對物資采購有特殊要求的情況下，相關部門一般會先準備好技術資料和設計圖紙，并與擬選供應商簽好技術協議，這種情況下筆者建議選擇承攬合同。例如涉及新技術、新工藝的大型專用設備采購合同，其設備的生產周期較長，可能含有大量的技術資料及圖紙，需要后期的操作培訓及生產調試，并且簽署了保密協議，可以參考承攬合同，將各項權利義務詳細描述，規避法律風險，為后續階段合同信息的補充完善、責任義務的合理劃分、標的物的跟蹤檢驗以及糾紛的解決提供依據，確保采購物資及時安全保供。起草物資采購合同時，對在合同談判中約定的標的物、價款、交付以及質量條款要分別描述清楚。關于采購合同的質量條款，筆者建議在合同中寫上具體應當符合的質量標準。例如，采購合同的質量條款中有六種情況可供選擇，1.國家標準、2.行業標準、3.企業標準、4.封存樣品質量標準、5.其他標準、6.按雙方商定的技術條件、技術協議或技術要求執行。備品備件物資采購有圖紙的，可以選擇第6條，并注明“按6執行，標準代號、編號和標準名稱見圖紙”；單機設備或者是化工三劑采購等等有技術協議的，注明“按6執行，標準代號、編號和標準名稱見技術協議”。
3.合同審批物資采購合同的審批程序應嚴格置于簽約之前。合同管理員負責合同的初步審查，主要是審查文本前后的邏輯性、連貫性、統一性、準確性以及通俗性、可讀性、實用性。企業的物資采購合同評審委員會負責專業性審查，由供應、技術、生產、財務、審計、質量等部門的專業人員組成，就合同草案的商務要件、技術要件、文字表述等進行評判和審查。企業的法律事務部門負責物資采購合同的文本形式和內容的合法性及合規性審查，流程一般設在專業審查之后和決策層審批之前，主要是評估合同可能隱藏的法律風險，給審批合同的企業領導提供決策的參考依據。在這一環節中容易產生誤區，出現合同管理員定位模糊的問題。例如，某些合同管理員在實際工作中職責權限不夠清晰，既不參與物資采購專業工作，又沒有直接負責合同起草，還缺乏與合同相關的法律專業知識，在物資采購合同審核中分不清自己究竟扮演什么角色，往往使合同的審查工作沒有得到較好的執行，產生了阻攔商品交易、耽誤生產保供、頻現合同糾紛等負面影響。
4.合同簽署簽訂物資采購合同時要注意當事人的名稱或姓名及住址—定要清楚，企業或單位應當使用全稱，保證與營業執照上的名稱—致，簽字蓋章應當與簽約單位及負責人或授權人相符。例如存在三方關系的物資采購合同是需要“買方”、“買方代表”、及“賣方”分別簽字蓋章的，要特別注意合同內容前后稱呼、企業（或單位）名稱與合同章、合同與營業執照上的名稱是否一致。一旦出錯，可能造成三方關系混亂，權利義務分不清，甚至和其他企業（或單位）重名的現象。
5.合同歸檔物資采購合同的檔案主要包括：合同正本、副本及附件、審查審批表、合同談判記錄、分項報價表、過程控制記錄、監造報告、交往信函、變更、解除合同的協議等資料。另外，在物資采購合同管理過程中的合同文本簽收記錄、臺賬、報表、領導批示、設備材料不合格評定和處置表、工作聯絡單、發生問題的處理情況及結果等資料也應歸類建檔。企業合同管理部門應當妥善保管好物資采購合同檔案，建立詳細的物資采購合同管理臺賬，待合同終止并完成所有流程后統一交給檔案管理部門保存。例如，詢比價采購合同中的定向詢價報價書、詢價方案明細、價格會審表、采購方案審批單、訂貨委托書等等，這些屬于各專業物資采購共有的資料檔案，應當完整，不能因為電子商務網站上有資料可查的就認為可要可不要，造成合同檔案各式各樣，管理混亂。大多數企業一般都會將合同的基本附件模塊也集成到合同系統上，比如《廉潔從業責任書》、《技術附件》、《保密協議》和《安全生產管理協議》等。但是在實際工作中，企業對物資采購合同附件的重視程度往往不及合同本身，其合同管理制度中并沒有對合同附件的簽訂作詳細的要求和考核，很容易產生法律風險隱患。例如煤炭采購合同，如果是采用招標采購形式的需要將招標的相關資料一并作為合同附件進行保存，如中標通知書、開標結果確認承諾書、評標報告、投標文件以及評標委員會決議等等，一旦出現異常情況這些都是重要的法律依據。
二、企業物資采購合同法律風險管理實踐中的共性問題
物資采購合同法律風險管理作為企業合同法律風險管理的一個分支，在實踐中也會出現與其他合同法律風險管理相同的問題，這些問題的產生會直接影響到物資采購合同法律風險管理的每一個環節當中，也是企業合同法律風險管理的難點和重點。解決好這些問題是企業打造長效合同法律風險管理機制的重要保障。
1.合同法律風險管理意識有待提升企業員工風險意識不高、管理惰性、經驗主義甚至抗拒心理等，重商機、輕風險，對合同法律風險管理工作支持力度不夠，這些現象是目前合同法律風險管理存在的問題之一。有的合同管理人員所學專業是理工類，沒有法律專業的學習經歷，法律專業水平不高，把合同管理工作簡單等同于一般的檔案管理，不重視合同條款的法律性審查，更談不上資信調查、合同談判以及后評估等管理內容。樹立正確的法律思維，強化企業員工的合同法律風險管理意識，是識別合同風險、防范合同風險的前提，也是建立健全合同法律風險管理機制的思想基礎。企業可以通過專題座談會、個別談話等各種形式定期了解和掌握員工的思想動態，及時糾正員工的工作偏差，幫助員工較好地理解領導的指令和企業的目標，避免進入“非黑即白”的思維誤區，站在全局的角度分析具體問題，做好合同的法律風險預測和評估，并提供解決問題的方案供領導決策。
2.合同信息化管理任重道遠目前許多企業都建立了基于計算機網絡應用于整個企業集團范圍的合同及法律事務綜合管理信息系統，能夠為合同資料快速提取、合同執行情況跟蹤、合同變更、合同解除以及糾紛處理等提供信息支持。加強合同信息化管理應當是先進企業的必然追求。但是合同管理系統建立時間不長，仍然處在摸索階段，部分功能模塊與企業實際聯系不夠緊密，有待進一步開發和完善。加之企業對于員工掌握系統操作、運行和維護的專業知識培訓投入不夠，員工對新系統的認識和接受程度參差不齊，系統運營管理問題重重。企業合同信息化管理的經驗不足、效果不顯著。合同信息化管理是一項專業性很強的工作，要求業務人員、管理人員除具備業務知識外，必須熟練掌握相關法律知識以及合同系統管理知識，增加上崗培訓和業務培訓是加強合同信息化管理的重要手段之一。可以在上崗資格考試中設置司法培訓、合同系統運維培訓以及合同管理員培訓等課程，同時對在崗人員要有計劃、有步驟、有重點地持續培訓，打造一支素質和技術都過硬的合同管理隊伍。
3.合同法律風險的管理機制不健全全面風險管理體系在企業當中還未完全構建，以簡單的合同談判、合同簽訂為主，對合同管理等方面的制度規定卻很少，可操作性不強，不能經常性地監督、檢查和考核，或者考核沒有與薪金報酬等掛鉤，缺乏必要的威懾力；或者制定了較為完備的合同管理規章制度，但卻沒有做到制度的嚴格落實，合同管理工作不能滲透到企業生產、銷售、服務全過程中去，無法形成企業相關職能部門共同參與的全員式管理。要將合同法律風險管理作為企業管理的一個重要分支，建立系統的合同管理規章制度。比如《物資采購合同管理工作細則》、《物資采購合同管理權限交接制度》、《合同專用章管理規定》、《授權委托書證管理規定》、《物資采購合同審查、會簽、審批管理規定》、《合同糾紛調處管理規定》、《物資采購合同管理后評估制度》等，通過制度來規范物資采購合同管理相關崗位的工作職責。同時把合同法律風險管理理念融入到物資采購單位的其他各項管理制度、工作流程之中，通過物資采購流程的運作、企業各相關業務部門的相互配合，反復檢驗合同法律風險管理機制存在的問題和漏洞，不斷完善合同法律風險管理的制度體系。
三、結束語
關鍵詞：合同審計；審計理念；增值型內部審計；應用
企業常常出現因經濟合同簽訂、履行而遭受損失的現象，把經濟合同，特別是支出性經濟合同納入審計工作的重點，可以把住資金收支的關口，提高企業的管理水平和經濟效益。增值型內部審計是國際內部審計發展的新思維和新方向，國內學者對增值型內部審計應用研究方面探討較少，本文以物資采購合同為例，從提升合同審計工作的效率和效果出發，以增值型內部審計理念為指導，探討了新形勢下物資采購合同審計的重點與方法。
一、增值型內部審計的提出
增值型內部審計并非一種新的審計形式，而是一種新的內部審計理念[1]。增值型內部審計的理論基礎源于國際內部審計師協會對內部審計概念的新詮釋。國際內部審計師協會（IIA）在1999年對內部審計提出了最新定義，“內部審計是一種獨立、客觀的保證和咨詢活動，其目的是增加組織的價值和改善組織的經營，它通過系統化和規范化的方法，評價和改進風險管理、控制和治理過程的效果”，其中價值增值(value-added)是1999年修訂內部審計定義時首次提出的，與IIA1990年的《內部審計師職責說明書》相比，內部審計的目的由“監督和評價”改變為“增值和改善”，其中增值是核心[2]。這標明內部審計進入了一個新的發展階段，為組織“增加價值”成為引導內部審計活動的方向性旗幟。
企業的目標是價值最大化，企業的一切資源和活動都應該圍繞這一目標，內部審計作為企業管理過程中的一部分，有參與價值創造的需求和條件。價值是從生產和銷售過程中創造出來的，內部審計雖然不參加生產和銷售活動，但它可以通過保護企業資產、減少組織風險、降低自身審計成本、提出有價值的建議、增加組織獲利機會等活動來為企業增加價值。
增值型內部審計與傳統內部審計在價值增值方面不同的是：第一，傳統的內部審計不注重為組織增加價值，它開展的許多活動相對于增值型內部審計來講是不增值，或者雖然增值，但由于所耗費的資源和成本大于增值所帶來的價值，所以從整體上來說是不增值的；而增值型內部審計全面轉變審計觀念，不增值的審計業務盡量少做，能增值的傳統審計業務盡量提高工作效率，減少資源耗費和成本，重點在大力拓展高增值的審計業務。第二，傳統的內部審計部門是一個資源消耗者，是一個費用中心，它不直接給組織增加價值[3]；而增值型內部審計致力于價值增值，它在消耗資源的同時，通過給組織提供有意義的審計結果或有價值的建議，直接給組織增加價值；第三，傳統的內部審計為組織間接增加價值的事實往往受到忽視，由于它的定位只是一個費用中心，不計量收入，人們的計量記錄只有內部審計花出去的錢；而增值型內部審計有所不同，它的定位是一個利潤中心，成本的耗費有記錄，為組織增加的價值也有衡量和記錄。
二、企業物資采購合同中存在的問題及審計現狀
經濟合同是法人、經濟組織等相互之間為實現一定的經濟目的，明確雙方權利和義務關系而以書面形式簽訂的協議。隨著我國市場經濟體制的逐步完善，經濟合同在企業的生產活動中發揮著獨特的作用。而物資采購合同是以材料、設備等為標的支出性經濟合同，無論是數量上還是金額上都占經濟合同中的絕大部分比例，其簽訂是否合理合法，履行是否到位，在一定程度上會引起企業成本與資金的波動，從而影響到企業的經濟效益。
物資采購合同在簽訂、履行、結算等方面容易存在著一定的漏洞，主要表現在以下幾個方面。
1．簽訂虛假經濟合同，套取資金。物資采購合同主要是由企業的計劃部門和物資、生產、維修、科研等相關職能部門負責簽訂的，如果缺乏監管，有些企業內部的合同經辦人員可能會為了謀求私利與合同的對方當事人相互串通，簽訂虛假的經濟合同，套取企業資金，給企業造成不必要的損失。
2．價格虛高，合同條款表述不清。很多企業在簽訂合同時缺乏必要的市場調研，對市場信息掌握不夠，未按市場行情及時調整價格，應該采取招標方式而未進行招標，對價款組成部分的包裝費、運輸費缺乏明確約定等等。此外，合同條款內容未按規范進行表述，容易使合同雙方在供貨時間、標的物規格及費用的負擔上引起不必要的糾紛。
3．合同條款執行不嚴，違約責任未能有效追究。有些企業物資采購合同條款中違約責任的規定形同虛設，不能嚴格予以執行，有些企業由于計劃、倉儲與驗收、生產部門脫節，導致合同履行不力，甚至出現對方單位沒能完全履約或者在貨未到全的情況下全額付款的現象，給企業造成很大的經損失。
4．將自身具有加工能力的業務外包，導致資金外流。有些合同標的物的技術含量不高，在企業內部完全有能力完成，沒有必要進行外包，但由于在合同審批管理環節上并不嚴密，出現企業現金流逆轉現象。
我國大多數企業開展合同審計的時間不長，在實際工作中經常會遇到一些矛盾和問題，要作好物資合同審計工作，迫切需要處理好三個關系：
一是合同審計的需求與供給關系。事實上，企業內審機構對合同審計的重視程度不夠，合同審計的力量薄弱，很多企業偏重于財務審計和基建審計，沒有單獨開展合同項目審計。因此，需要處理好有限的審計人員與大量、繁雜的合同審計工作量之間的關系。
二是事前審計與事后監督的關系。內部審計機構大多只是在物資采購合同履行完畢后進行事后監督，只起到一般性的檢查作用，沒有起到預防和控制的作用[4]，對經濟合同實施事后審計，不僅發現問題難，而且處理問題難，挽回損失更難。因此，需要處理好事前發現控制與事后監督處理之間的關系。
三是審計效率與效果的關系。經濟合同，特別是物資采購合同的審計作為一種新的審計事項，財務收支、財經法規和經濟效益三方面的內容兼而有之，科學的審計技術和審計方法尚在不斷探索之中。因此，需要處理好保證審計質量、提高審計效率、減少內耗之間的關系。
三、對企業物資采購合同實施增值型審計的重點和方法
針對物資采購合同中存在的問題以及在審計時需要處理好的幾個關系，借助增值型內部審計理念，對物資采購合同審計的重點和方法可就以下4個層面予以探討。
（一）合同審計重心前移
增值型內部審計的目的是實現“改善和增值”，與提出并實施審計建議進而影響公司整體價值相比，為企業減少資金的流失，降低生產成本，進而提升產品價格競爭力，是一種更直接的增值途徑。就物資采購合同而言，物資采購合同一經雙方當事人簽字蓋章，法律生效，任何人難以更改。審計人員對合同的審計，必須在合同產生法律效力前進行。由事后審計向事前審計轉變，能夠體現內部審計的增值服務職能，是企業對內部審計的客觀需要，也是內部審計的發展趨勢。因此，重新設計審計程序，將合同審計重點從后端評價移向事前把關，具有及時性、主動性、預防性的特點，有利于發現問題，并及時進行更改，無疑是獲取審計效果的最有力、最可行的途徑。在物資采購合同審計中，應采取事前、事中審計與事后專項審計相結合的審計策略。
簽約審計——事前審計。其一，針對物資采購合同中盲目采購、虛假采購和擴大消耗、虛增成本等問題，為防止不合理的采購造成庫存積壓和損失浪費現象，按照先平庫、后采購的原則，審查采購計劃的真實性、合理性，提高資金使用效率；其二，貫徹訂貨選廠、產品選型、質量選優、價格選廉、運距選近、供貨選快、服務選佳的宗旨，作好合同條款和價格的審計。
結算審計——事中審計。結算審計是物資采購合同價款或酬金支付之前的最后一關，針對經常容易出現的高于合同約定結算、不按合同條款履行、結算手續不完善、結算多付款等問題，應該以合同約定為依據，作到物資驗收單、運貨單、發貨票與合同書約定“四相符”；入庫產品的品種、規格、質量、價格與合同約定“五相符”。
消耗審計——事后審計。作為一種跟蹤審計手段，主要目的是監督真實消耗，通過核實計劃量與實際用量之間的差距，防止實物短缺、物資散失及變賣行為，實施專項審計并提出相關的管理建議。
總之，內部審計全面介入物資采購合同的簽訂過程，將審計重點前移，有利于將經濟合同中隱蔽的權力公開化，集中的權力分散化；有利于成本費用的控制，最大限度地堵塞經濟合同漏洞，有利于實現企業利益的最大化。
（二）實施信息化審計技術
關鍵詞：政府采購 監督管理 措施
一、對政府采購監管的初步認識
（一）政府采購監管的含義
政府采購監管主要指法律規定的立法和執法機關以及社會各界，依照國家法律、法規的規定，對某項政策、法律、計劃、工作任務和具體行為的貫徹實施情況所進行的監督管理。
（二）政府采購監督的分類
政府采購監督可分為兩個方面：一是合規性的監督，二是有效性的監督。
1.合規性的監督是指對政府采購的項目，政府采購的方法，政府采購的程序是否符合法律制度的規定進行監督。其重點是關注政府采購資金的安全，是否按照規章制度去實施，這應該是政府采購的基本要求。
2.有效性的監督則是在合規性監督的基礎上，是一種更高層次的監督，其關注的重點是如何提高政府采購資金的使用效益，即政府采購資金預算是否科學合理，部門或單位的政府采購項目是否切合實際，政府采購的過程是否順暢有序，政府采購資金的運作是否高效，是否達到預期的目標等。
二、當前政府采購監管工作存在的問題
（一）政府采購監督法規不健全
自我國《政府采購法》頒布實施后，政府采購關于監督的各項法律法規也在實踐中不斷的建立和完善。但這些法規只是提供了原則性的框架，缺乏與之配套的具體實體規則和程序性規則，導致政府采購監管人員在實施監管過程中不知有哪些職責、該具體如何執行或即使發現了問題，因缺乏處罰依據，只能是不了了之。
（二）處罰機制不健全，責任追究不到位
政府采購監督檢查缺乏強有力的制約手段，處理結果的執行很難到位。由于找不到相應的法律法規依據，無法與有關部門、單位進行協調，致使政府采購監督檢查處理難，執行難，沒有明顯的法律威懾作用，沒有起到應有的作用；另對當事人的亂投訴、不按時履約等不誠信行為也沒有具體的處罰措施或者執行力度不強。
（三）實際執行中的問題
1.供應商資質審核不規范
一方面部分采購執行部門工作人員對參加投標的供應商資質的初步審核不夠仔細，使得不符合資質要求的供應商參與投標報價，導致不中標的供應商抓住把柄，提起質疑與投訴；
另一方面對供應商資質審核不夠重視，只是在經過采購執行部門工作人員初步審核過后，不再將資質證書等正明文件現場提供給專家和評委審核，使得評標委員會得不到足夠的信息加以評標。
2.采購基礎工作不夠規范
（1）采購文件編制不合規范
a.（招標文件）制作不嚴謹，數量，規格，技術指標有時發生錯誤，使得評標沒有依據，評標委員會很難做出評標結論；
b.由于采購文件（招標文件）制作不嚴謹，出現差錯從而埋下隱患，被不中標的供應商抓住把柄，提起質疑與投訴。
（2）采購合同簽訂不合規范
a.按照《政府采購法》等有關規定，招標文件一旦發出就具有法律效力。但在實際操作中，對于采購合同內容是否與招標文件、投標文件內容一致的審核工作不夠細致，致使有些簽訂的采購合同關鍵條款與標書內容有一定出入；
b.采購合同簽訂日期和送達備案時間遠遠超過確定中標單位簽訂合同時間，中標通知書和采購合同簽定時間相差半年以上；
c.招標采購簽訂合同以后，采取變更設計方案或者以工期要求緊迫等原因分批、分項的簽訂補充合同，超過《政府采購法》規定的補充合同不超原簽訂合同10%的比例。
（3）采購合同備案不規范
按照《政府采購法》規定，簽訂采購合同后七日內，向政府采購監督管理部門備案，但是有的采購執行部門的大部分合同做不到這點，都是事隔月余甚至數月有余，需要立刻向供應商支付采購資金時，才匆匆將采購合同向政府采購管理辦公室進行備案登記，常常使采購管理辦公室不具備足夠的時間來進行審核采購合同。
（4）采購檔案管理不規范
一是部分責任單位采購過程中沒有文字資料或者記錄不全面，沒有組織采購的文字痕跡。
二是部分責任單位采購檔案資料分散，多地點存放，系統性不強，沒形成完整的政府采購檔案。
3.忽視政府采購信息統計工作
（1）政府采購信息統計數據不準確，突出的現象有一是做數據，為了某種目的，報表上的數據都是按主觀意圖做出來的；二是估數據，有些部門單位的統計人員不認真仔細的做工作，以估計代替了統計；三是數據匯總錯誤，導致采購信息統計質量不高。
（2）政府采購信息統計利用不到位。對政府采購信息進行統計，不只是為了上報，更重要的是要充分利用這些信息的價值，也就是要通過對信息的收集、分析、處理來促進政府采購工作，但是很多部門單位不對統計報表進行文字分析，也有的雖寫了分析，只將有關數字復述一遍，沒有實質性內容，沒有提出切實可行的改進措施，分析完全成了形式。也有雖提出改進措施，但未去認真落實，信息利用半途而廢。
三、強化政府采購監管職能的思考及建議
（一）加強內控機制和制度規范建設
政府采購監督機制的完善， 首先要有完善的政府采購監督的法律體系。因為只有具備了完善的監督法律體系， 監督部門在行使監督權時有充足的法律依據。因此要適時推進采購制度體系建設，明確政府采購監管部門權力和職能，保證政府采購監管工作有法可依，有章可循，具有獨立性、權威性和震懾性，以利于充分發揮政府采購監督應有的作用。
（二）建立動態化監控機制，實施有效監督
實行從采購需求確定、采購事項審批、采購操作執行、項目評審決策，到合同履行驗收等重點環節進行事前、事中、事后的 全程監督，并發揮財政預算和國庫支付等財政手段的作用，及時預警、發現和糾正發現的問題，切實提高監督的有效性。
（三）強化事前監管
對從政府采購項目進行認真的審核，對其項目立項決策、設計論證及審批、編制采購預算、編制采購文件等依據、數據是否真實、充分、準確，是否有利于本單位的發展需要；在下達部門預算編制要求的同時明確政府采購預算編制要求，未編制政府采購預算的項目不得進入采購程序。強化采購預算編制，提高政府采購計劃的約束力。
（四）事中監管
1.對具體采購實施環節監督
在采購實施過程中的信息、資質審核、供應商信息庫建立、前期考察、評標委員會組建、評標過程管理、合同簽訂等各個環節，采購執行機構是否依法按照政府采購程序、政府采購方式，是否公正、公開、公平等合規性監督。特別還要注意采購質量和效率以及政策的體現，政府采購過程中本著同質優價、同價優質的原則，是否符合環保要求的商品等等。
2.重點加強對招投標環節的監督
對于招標財股項目需要格外注意評審過程的監管。評標評審前宣布評審紀律，評標評審專家和全體工作人員作書面紀律承諾，與采購有關事項有利害沖突的必須回避。評標評審過程采取電子監控，提高評標的透明度，防止出現行為。
3.加強采購合同的審核與監督
對重大特殊采購項目的采購合同，采購管理部門、審計部門依據各自職責，根據采購文件、招標文件、中標通知書和與關規定，組織對合同內容進行經濟、政策、法律方面的審核。
4.加強采購項目驗收管監管
驗收是項目執行的另一重要環節，也是監督過程中不可或缺的重要環節。最后的驗收環節是整個采購活動的重中之重。對政府采購項目驗收的內容、程序和技術力量要求已占有相當重要的地位，需要政府采購執行機構同采購單位及專業技術人員按一定的程序進行。
（五）強化事后監管
建立和形成事后的報告分析制度。主要是進行政府采購活動的績效分析及信息反饋。為后續安排提供依據、參考和建議。通過建立一系列的指標考核體系，對政府采購帶來的社會效益和經濟效益進行分析，通過分析判斷政府采購規模的合理性、有效性，以提高監督有效性。
（六）建立協同監管機制
切實強化全方位立體式的監督。加強采購管理部門、審計、監察、等各自對政府采購實施監督職責的同時，建立上述各部門都參加的監督管理聯席會議制度，加強監督管理的協調與配合，實施綜合性監督檢查，增強聯合監督的效果。
總之，政府采購制度的監督約束機制必須嚴密有力并監督到位。監督制度建立以后就要不折不扣地執行，政府采購就是監管與執行有機結合的整體，監管與執行應當并重，二者不能偏廢。只有將二者有機地結合起來，才能真正發揮政府采購的職能作用。
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為了對總承包項目中的采購過程進行有效控制,確保采購工作能夠在健康的環境下開展,保證采購的工程設備、材料等滿足相關規程規范和合同的要求。總承包單位應制定有關采購的規定,明確采購職責、采購部門、采購程序等關鍵內容。工程物資采購的基本程序包括編制采購計劃、采買、催交與檢驗、運輸與交付等環節,采購方應根據采購側重點的不同,抓住采購過程中的主要矛盾,把握各環節的控制要點,以此實現高效的采購管理。采購過程中的管理應主要從以下幾個環節入手:
1.1成立采購小組、確定采購職責總承包項目采購管理由采購經理負責,必要時可成立項目采購小組。采購小組成員一般由設計人員和項目管理人員組成。采購小組負責策劃招標、評標活動,負責選定供貨方名單、發送招標文件、主持評標會議、組織召開設計聯絡會議;主持設備出廠驗收、辦理支付手續;設計院財務部門負責與采購過程有關的保函、合同款等財務方面的業務。
1.2編制采購計劃和采購進度計劃采購計劃對項目的采購工作起著指導作用,為采購工作提供質量、進度及費用控制目標等。建設前期根據項目審批、進度計劃等具體情況,采購經理應組織編寫設備、材料采購計劃,確定采購方式、采購范圍、費用和時間計劃等,并報設計院審查和有關院領導批準。經確定后的采購計劃是采購工作的具體的指導性文件。采購計劃在實施過程中可以根據工程的進展和實際情況進行調整。采購進度計劃是在采購總體計劃的框架下,確定主要設備和材料采購的進度控制目標。采購進度計劃也是工程總進度計劃中,連接設計和施工進度計劃的橋梁。因此,該計劃的制定,還應結合設計和施工總進度計劃綜合考慮。
1.3采買對于工程的主要設備,一般應做到“貨比三家”確定供應商的過程可邀請業主和監理方參與。其他次要設備和材料,總承包方一般可根據EPC總承包方內部的采購程序,自行選擇從市場采購。物資采買過程中需注意以下幾點。(1)采買方式的選擇。對主要設備和大宗材料的采購,大多采用邀請招標或直接議標的形式;對次要設備或小型材料,可采用詢價議標的方式。(2)重視招標文件和采購合同的編制。招標文件的編制是物資采購過程中的重要內容,尤其是在設備采購階段,必須經過設計單位質量體系文件規定的三級校審。招標文件分為技術和商務兩部分。技術部分由設計人員負責編制,編制內容包括設計圖紙、采購說明書、請購單、設備材料規格書和數據表等。商務部分一般由采購組中的項目管理人員負責編制,主要內容包括報價表和供貨基本合同條款等。商務文件在編制時,特別要明確供貨商應具有的企業資質。在編寫采購合同時,應注意明確各項關鍵條款,如設計技術要求、供貨時間和方式,以及價款結算方式等,盡量避免因為合同的不明確使供求雙方發生不必要的爭議。(3)價格及支付方式的確定。采購過程中,總承包方應依據總承包合同中約定的價格條款來確定設備材料的采購價格,并在合同中約定清楚。切忌盲目為追求利益最大化,而脫離總承包合同條件去確定采購價格。要知道利潤越高風險越大,應堅持穩扎穩打。另外,在和采購供應商簽定采購合同時,對于支付條件的約定,應考慮EPC總承包合同對設備和材料的支付方法,將支付條件設定為“一切以業主的支付為前提”,以降低總承包商在采購過程中所承擔的相應風險。
1.4催交與檢驗催交工作是指從簽訂采購合同開始到所采購的設備和材料抵達工程現場的過程。采購經理應根據工程特點劃分催交等級,制定詳細的催交計劃。催交工作管理人員應根據催交計劃,圍繞供貨商是否能夠按時交貨、所提供的設備和質量規格是否與合同要求相符等開展工作。如發現問題,應及時采取有效的控制措施予以糾正,以防止因為交貨延期而影響整個工程進度。檢驗工作是采購過程中重要的質量保證環節,應由專業的檢驗人員負責。對于重要、關鍵的設備制造更應加強監督,必要時可安排人員駐廠監造。當總承包合同中有約定時,應安排業主和監理人員參加相關的檢驗、檢測。
1.5運輸與交付在采購合同中應盡量約定為設備和材料的運輸由供貨商負責。這樣可以減少采購方的工作量,也可減少其承擔的運輸風險。采購方只負責落實接收貨物的條件,如提供卸貨場地等,做好現場設備和材料的交接工作。設備和材料進場后,應及時組織業主、設計、監理及施工方進行設備進場聯合驗收,對不合格的產品進行返工或退貨處理。驗收通過后,應形成驗收檔案并及時歸檔。
隨著我國市場經濟日漸成熟的大環境，合同已成為各類企業采購活動的重要載體，煤炭企業也不例外。本文從煤炭企業法律工作人員的視角出發，分析企業在采購合同訂立、合同履行階段可能存在的法律風險，并結合現行法律規定與企業實際提出相應的防范建議。
關鍵詞：
煤炭企業；采購合同管理；法律風險
采購合同的風險管理應包括事前、事中、事后管理，相應企業法律部門的職責包括合同簽約前監督、合同簽訂審查、合同履約過程跟蹤、合同糾紛處理幾個方面。這幾個方面缺一不可，也是企業各類合同管理的核心。企業法律風險是指在法律實施過程中，由于行為人做出具體不規范的法律行為，而導致與企業期望目標相違背的法律不利后果發生的可能性，包括內部風險和外部風險。但外部風險往往不是企業自身所能控制的。因此，本文重點闡釋內部風險。
一、采購合同法律風險產生的原因
1.采購部門法律意識淡薄
漠視、不遵守企業內部各項采購程序與規定，甚至存在僥幸心理，不按照合同履約，甚至違約、違規、違法侵權，給企業帶來各類法律風險。
2.忽視合同履約過程的監督
煤炭企業往往重視合同前期的準備，如嚴格招投標程序、重視商務談判。但對于合同履行過程，則多依靠現場工作人員的素質，導致履約質量參差不齊，存在風險。
3.企業合同管理制度落實不到位
制定合同相關管理制度比較完善，由于在把控合同全過程中涉及的崗位較多。因此，在實際執行過程中會存在偏差。
二、合同簽訂前的法律風險及防控辦法
合同簽訂之前的風險對風險防范是最有效、最根本的。必須嚴格審查相對人主體資格、相關資質、履約能力，并充分評估各項法律風險發生幾率，避免將來發生糾紛。
1.主體不適格
第一，表現形式。供應商主體不合格、資質存在瑕疵導致合同無效、不能完全履行，甚至影響采購物品質量。法人或其他組織未經工商登記或已經吊銷、注銷導致合同無效、合同效力待定、合同部分無效等風險。相對人企業名稱與其所持資質（各類行政許可證、特許經營、生產許可證等）不一致，導致合同無效甚至工商處罰。第二，防控辦法。在合同簽約前，嚴格審查相對人的企業法人營業執照，并與全國企業信用查詢系統查詢比對。涉及特殊行業的，要求相對人提供經營行政許可。在審查中更要注意相對人若是分公司或其他形式的分支機構，要審查對分支機構的授權范圍。要盡量核實相對人提供資質證件的真實性。
2.合同條款約定不當
第一，表現形式。采購標的約定不明，包括采購合同標的采用不規范簡稱，未標明型號、生產廠家、品牌或與采購計劃不一致，導致采購物品質量下降、不能使用的風險；采購標的相關技術參數約定不明確，導致采購目標失當；驗收標準約定不明確，導致雙方驗收質量爭議，或由此帶來的對于檢測機構、檢測風云爭議等。合同履約期限約定不明確，導致合同延遲履行帶來提前或逾期交貨，增加保管、倉儲等費用；對于履行地點和交貨方式約定不明確，則容易導致貨運中轉中意外導致雙方責任承擔的風險；違約責任約定不明確，若在日后合同履行過程中發生爭議，導致部分違約的情形下難以計算損失等風險；爭議解決條款約定不明確，則可能導致我方增加訴訟成本等風險。第二，防控辦法。在合同條款審查過程中，要明確約定合同標的名稱、規格型號、產地及品牌，核查是否與采購計劃一致。對于技術規格復雜的大型設備，應將技術詳細規格作為合同附件同時留存，避免將來合同履行過程產生糾紛。約定明確交貨方式、履約地點，注重明確爭議解決條款等。
3.結算條款約定不當
第一，表現形式。雙方付款方式約定明顯不利于其中一方，有預付款情形的，買方支付預付款后賣方遲遲不發貨，延誤使用時間；又或者預付款比例不合適，造成大量資金占用。支付方式約定與現場使用不一致，有可能造成已付款但合同標的使用產生問題，造成我方損失。第二，防控辦法。制定預付款相關制度，確定合理的預付款比例。按照現場實際，使用確定按期支付采購價款。
4.驗收方式不當
第一，表現形式。驗收時，庫管未嚴格按照合同核對采購物資的型號、數量、規格等，未找相關機構檢驗某些大型設備，便視為合格入庫。這些行為都是明顯確認合同約定，在發生糾紛時對采購方不利。第二，防控辦法。制定合理的驗收與庫房管理規定，制定庫房管理人員的崗位職責與工作流程，并嚴格執行。驗收大型設備可在合同中約定由某些機構出具檢測報告或者約定在設備運行期內出現問題的相關解決辦法。對在驗收方面存在的問題要及時收集現場資料，通報法律事務部門。
三、結語
在煤礦企業采購合同法律風險防范的過程中，最主要、最根本的就是要企業管理人員、采購部門人員、法務部門人員形成正確的法律風險防范意識。要對采購合同進行全過程的管理和風險防控。對于簽約方選擇、合同文本擬定、到貨驗收及質保期等，都要進行全過程風險防控，把控各個環節，確保采購合同風險防控的全局化管理。
參考文獻：
[1]鄧江凌.企業法律風險及其防范[J].理論學刊,2010(7).
