發布時間：2023-08-11 17:17:35
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的電子檔案管理要求樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
【關鍵詞】信息時代；電子檔案；管理；應用
一、電子檔案管理應用現狀及問題
電子檔案是指能夠由計算機直接進行處理保存的政府和企業形成的具有價值的文獻資料，它不同于傳統的紙質文檔，其儲存介質是硬盤、優盤和磁盤等。這也就要求不同于傳統紙質文檔的管理方式。電子文檔的管理人員必須對電子文檔有深刻的認識，才能更好地完成電子文檔管理作業。
電子文檔是信息時代的產物，是近幾年隨著信息技術的發展所興起的，所以相應的管理方法和政策還不盡完善。而更好地進行電子檔案管理工作的重要前提就是能夠清楚的對當前電子檔案管理工作所存在的問題有清楚的認知，并在此基礎上提出相應的解決方案。筆者通過研讀文獻及進行調研，歸納出電子檔案管理主要存在以下幾點問題：
（一）電子檔案管理規章制度的落后。由于電子文檔在近幾年剛剛興起，所以相對應的制度和法律并不完善。這就造成了在對電子文件和電子文檔進行管理時，沒有一個可靠統一的法律制度作為保障。電子檔案的管理不同于傳統紙質檔案的管理，傳統紙質檔案只需在收集、價值評定和保管時進行妥善的管理和處理，其完整性和真實性基本就能夠得到保障。但由于電子文檔的的特殊性質，如果在對電子文檔進行處理的某一步驟出現問題，都會對其真實性和時效性產生威脅。因此，在當前的信息時代背景下，應該盡快加強電子檔案管理相關制度的建設。
（二）電子檔案的管理得不到全方位安全保護。在對電子檔案進行管理時，其安全性面臨的威脅來自于很多因素，而不是某一特定的主要因素在起作用。這就要求重視電子文檔在形成、處理和歸檔涉及到的每一環節，對其進行全方位的保護。而且威脅電子文檔管理的因素不止操作因素，還有一些人為因素。因此應該對電子文檔管理人員進行專業的培訓以及加強其在日常操作過程中的監督，以此來減少由于人為操作造成的對于電子文檔安全性的威脅。但是現在電子文檔管理仍然采用哪里有病哪里進行醫治的措施，導致了沒有充足的電子檔案安全保護能力。
（三）電子文檔管理粗糙。目前由于電子檔案管理的相應軟件和制度還不夠健全以及運行不夠標準。雖然一些有關的檔案管理部門對于本企業電子檔案的管理制定了專門的管理制度，但也僅僅只是針對電子檔案在某一環節的某一方面，尤其偏重于對于電子檔案的收集和整理。但在電子檔案的保密管控處于粗糙化管理階段，這也就導致了電子文檔的機密性不能得到很好的保障。
（四）缺乏專業的管理人才。由于電子檔案的特殊性，要求其管理人員不僅要擁有扎實的檔案管理知識，還要能夠對計算機軟件進行熟練的使用。但是由于電子檔案剛剛興起，相應的對于電子檔案專業管理人員的培訓課程設置還不夠完善和合理，也就導致了現在的電子檔案管理人員對于電子檔案管理的基本理論知識掌握的很扎實，但對于相關的計算機軟件并不能很好地進行操作。專業的電子檔案管理人員是現在社會上的一大缺口。
二、電子檔案管理的優勢
（一）降低工作強度，提高工作效率。由于電子檔案管理的一系列操作都是通過計算機進行的，相比于傳統的紙質檔案的管理，這就大大增加了檔案的處理速度。而且計算機具有能夠同時快速處理一定數量的數據的優勢，大大縮短了文檔的管理周期，提高了工作效率。而且由于電子文檔主要都是通過計算機進行處理和操作的，相對于傳統文檔由人力做主導，這就大大的降低了工作人員的工作強度，工作人員現在只需點擊幾下鼠標，就能夠完成之前需要很長時間才能完成的工作。從而有效地提高了管理水平，便于電子文檔的檢索利用。
（二）有效防止管理過程中的遺漏。因為對于傳統的紙質文檔進行管理時，這些操作都是通過人力完成，就存在著可能整理不全面或歸檔的遺漏情況，而且出現此種情況時，檔案管理人員只能對已經封裝好的檔案進行拆裝重做，增加了工作量。但要是通過計算機進行處理時，文檔是服務器直接進行處理，很難發生漏掉某一文檔的情況，而且為了查缺補漏，檔案管理人員只需點幾下鼠標，就能完成相應的操作，省時省力，提高了工作人員的效率。
（三）有效提高了文檔的保密性。之前對于傳統紙質的文檔進行查閱時，是將包含查閱內容的整個問卷提供給相應人T，這就導致了其他與查閱內容無關的文檔存在著泄密的危險，這一操作不符合文檔管理的保密性要求。但是如果由檔案管理人員翻閱出相應內容并監督查閱人員查閱，又相應地增加了檔案管理人員的工作強度。如果是電子檔案，就無需擔心這一問題。在檔案查閱者請求查閱某一檔案時，要對其進行身份認證和權限管理，即要求得到檔案管理人員審核通過時才能進行查閱，而且只能查閱其要求內容，這就更高效地滿足了檔案管理的保密性要求。
（四）大大提高了檔案質量。能夠使檔案得到合理而有效的利用是檔案管理工作的根本目的。而要提供給檔案查閱者更有參考和利用價值的文檔，就必須提高檔案內容的質量。但是由于傳統的紙質檔案在進行存檔時， 是根據檔案管理人員或相關部門人為設定一些標準進行存檔，很難對檔案的整理和歸檔制定統一的標準，這也就造成檔案的質量良莠不齊，大大降低了檔案的借鑒和參考價值。而且在對傳統檔案進行歸檔時，繁雜冗余的工作占用了檔案管理人員的大量時間，使得檔案管理人員沒有充足的時間來提升自身的素質，使得檔案的質量受到了很大的影響。但是通過計算機進行操作卻有效解決了檔案的質量問題，而且可以通過計算機可以對檔案的價值設定全面的標準，通過計算機進行篩選操作，大大提高了檔案的質量，而且使得工作人員從復雜的工作中抽取出來，有更多的時間和精力提高自己的工作素質。
三、如何做好電子檔案管理應用
（一）建立完善的電子檔案管理標準和體制。為了使電子檔案的管理有法可依，應該建立完善的電子檔案管理標準和體制，從根本上保證電子檔案管理的規范性。在對電子檔案管理的制度進行制定時，首先應該將文件管理和電子文檔兩者進行統一的管理，因為電子文件是電子文檔的基礎組成部分，只有先從基礎上進行規范操作，才能更有效地保證電子文檔的規范、正確和真實。然后將電子文檔的前期管理工作納入到檔案管理部門的職責，在統一的指導和監督下確保文檔的整個操作環節的規范。最后，檔案接收部門也應該設立相應的檢測規范，保證電子文檔的原始和真實。
（二）嚴格控制電子檔案的轉換性。由于電子文檔是通過計算機對其進行操作的，就需要其能夠在不同的載體之間進行相互轉換。所以電子檔案的可轉換性是保證電子檔案能夠得到長期保存的基本條件。但是由于電子文件存在著內容既使被修改也毫無痕跡的特點，且對電子文檔只需要進行簡單的復制和粘貼工作就能夠做到對其內容的傳播，從而使電子文檔的真實和原始無法得到充分保障。這就需要我們對電子文檔進行更復雜和高級的操作。而且電子文檔的承載介質存在著易老化的缺點，這就需要在一定時期之后對電子文檔進行轉化保存。以上這些，都對電子文檔的轉換性提出了更高的要求。
（三）做好管理過程中的管控。要想做好對電子檔案管理的操作，不僅應在其他外部條件上加強規范，也需要檔案管理人員根據企業實際情況，有針對性地制定出一套更加適用于本企業電子檔案管理的制度，以此來規范電子檔案管理過程中的操作，做好過程控制。首先，應該設定檔案管理權限，即規定哪些人或哪些部門對哪些內容有相應的操作或查閱權限。然后，要做好文檔傳播過程的監控，保證文檔不能進行拷貝以及傳播之后不改變其原始性。最后，要加強電子檔案使用過程中的監控，對文檔信息的安全等級進行分層次加密，而且要對文檔查閱有紀錄，方便日后的查閱監控。
（四）優化檔案管理隊伍結構。在電子檔案發展越來越快速的今天，企業和社會的首要任務就是培養一批既懂檔案管理知識又懂計算機技術的檔案管理人才。可以從以下兩個方面入手，一方面，各大高校應該加強對信息時代下的電子檔案人才的培養，從根本上解決人才缺失的問題；另一方面，企業應該加強對現代化檔案管理人員的引進，來保證現階段企業電子檔案能夠得到完善管理。另外，企業又要加強對企業內部原有檔案管理人員的培訓，使其能夠盡快熟悉電子檔案管理工作。因此，企業和社會應該根據信息化需要，改變單一型的檔案管理結構，建立一支適用信息時代的高素質、高技能的電子檔案管理人才隊伍，來保證電子檔案管理的高效進行。
四、結語
電子檔案管理把推動檔案信息化、數字化和高效化作為其工作的主要目標。在計算機技術迅猛發展的今天，要加強對電子檔案的管理，不僅要注意電子檔案的本質特點，還要加快電子檔案管理相關的技術和硬件建設，建立完整的電子檔案管理制度，培B高素質的信息化電子檔案管理人才，加強電子檔案管理各個環節過程的相互銜接以及加強電子檔案管理有關部門的高效和及時溝通。只有這樣，才能在信息化高速發展的今天，快速準確地向社會和國家提供更有價值的檔案。
【參考文獻】
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根據電子檔案管理自身自身發展的特點，以及在中專學校中的應用，可以從以下幾個方面入手：
（一）保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性第一
提高存儲設備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進行在線升級，定期對電子檔案進行護理，保持存儲設備的穩定性；第二，及時對檔案信息進行更新備份，避免發生檔案丟失不能找回的情況；第三，開啟防火墻模式，進行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性，要不斷強化科學技術，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。
（二）建立健全規章制度，使中專電子檔案管理向規范化發展
建立健全有關規章制度，推動中專學校電子檔案管理向規范化發展。首先，要提高有關管理人員的專業水平，強化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業道德思想，讓他們全面認識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發揮它的作用；其次，在電子檔案管理應用到中專學校的過程中，要充分考慮到學校自身的發展狀況，建立健全有關規章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規范化發展，對其存儲類型、使用方法進行統一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進行規范化的管理，盡量在電子檔案轉變的過程中，避免發生信息泄露、文件損壞等現象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進行。
（三）強化電子檔案管理所需設備
提高對中專學校的軟件、硬件管理電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內存都取決于現代化科學技術。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學技術，加強計算機研究，強化網絡技術等。同時，要研發出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發展。一方面，要將電子檔案中的信息進行備份，可以采取刻錄成光盤的形式；另一方面，選用先進化的電子檔案信息管理系統，并完善相關安全保護制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟件，保證中專學校電子檔案管理的安全發展。
（四）強化中專學校電子檔案管理操作人員的專業水平
中專學校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關的檔案管理知識，具備一定的專業技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學校要對電子檔案管理人員進行專業的培訓，切實加強他們的操作技能，把握電子檔案管理的實際要求，促進他們發展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓，既能采取長期培訓的方法，也能進行短期內的集中訓練。
二、結語
一、事業單位使用電子檔案管理的優勢
（一）方便、高效、快捷
檔案管理工作作為事業單位最基礎的一項工作，在電子檔案管理工作中，充分的利用計算機技術，這不僅減輕了工作人員的勞動強度，而且檔案管理效率有了較大的提升。在電子檔案管理工作中，網絡技術的應用，不僅檔案傳遞成本降低，而且網絡傳輸速率有了大幅度的提高。而且電子檔案管理工作中，信息的集中性及綜合性集于一體，這樣信息在查詢過程中遺漏的可能性較小，電子存儲時多采用表格的形式，為信息查詢提供了更便利的條件。另外，電子檔案信息在電腦及存儲介質上進行保存，信息不易丟失和毀損，有效的提高了檔案信息的安全性。
（二）提高了檔案信息的利用率
檔案管理工作的最終目的是為了實現對檔案信息的開發利用。這就需要不僅在具備充足的信息量，而且要具備完善的文檔卷宗。在傳統的紙質檔案管理工作中，檔案立卷時采用的都是紙張，立卷時工作人員根據自己怪信息的理解來進行操作，這就導致各份文檔卷宗標準很難統一，給檔案信息的質量和使用價值帶來較大的影響。電子檔案的出現，利用計算機來對檔案進行管理，這不僅使立卷工作有了統一的標準，而且立卷工作量得以減輕，工作人員有了更多的時間來對提高自身的檔案管理水平，而且檔案信息的利用率也有了大幅度的提升。
二、強化事業單位電子檔案管理的策略
（一）建立健全電子檔案管理的各項規章制度
為了使電子檔案管理走出無序管理的狀態，必須建立健全電子檔案管理的各項規章制度，進行規范化、科學化、高效化管理。國內大部分工商局雖然已經建立了企業電子檔案體系，但是缺乏完善的管理制度，電子檔案管理分散，各分局的電子檔案信息缺乏聯系，難以實現全市范圍內的企業電子檔案的集中調閱，電子檔案的流通存在障礙，無法進行集中管理。可見，完善的電子檔案管理制度，是提高電子檔案利用效率，充分發揮電子檔案高效快捷優勢，提高工作效率的基礎。電子檔案管理規章制度要對電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環節都做出明確詳細的規定，事業單位可以根據單位職能和單位檔案的特點進行完善補充。
（二）加大資金投入，改善檔案管理環境
事業單位電子檔案管理工作中，對現代化技術和設備具有較高的要求，特別是在當前技術快速發展過程中，設備升級換代較快，電子檔案工作條件和設備的改善需要大量的資金支持，這就要求事業單位對于電子檔案管理工作要加大資金的投入，進一步對電子檔案管理環境進行改善，使事業單位電子檔案能夠更好的與現代化管理要求相適應。同時事業單位還需要協調工作，統一規劃、設計，開發出通用性的檔案管理軟件，以此來有效的提高檔案管理的水平，確保電子檔案管理工作中人力、物力及財力的節約。
（三）培養專業的檔案管理人員
檔案管理人員的專業程度決定了電子檔案管理水平。培養專業的檔案管理人員首先要把人員流動性控制在合理范圍，由于電子檔案管理是一項專業性極強，內容繁雜，需要通過實踐積累豐富管理經驗的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動，保持電子檔案管理工作的長期性、延續性。其次，管理人員要加強學習，更新知識結構，培養職業道德，熟悉信息技術，把自己培養成綜合素質高的復合型人才，適應電子檔案管理發展的要求。
（四）加強對基礎設施的管理
電子檔案管理質量的提高，離不開軟件及硬件這些基礎性設施，因此在電子檔案管理工作中，所配備的軟件及硬件要保證其性能的穩定性及技術的成熟度，所采用的軟件及系統要具有較強的安全性和可靠性，避免使用一些盜版及未知來源的系統。在具體使用過程中，要具備高度的安全意識，定期進行殺毒及安全體檢，設置障防火墻和殺毒軟件，并做好定期升級工作。
（五）確保電子檔案管理工作的安全性
電子檔案管理工作的重中之重是確保其安全性。首先要具備充足的安全意識。依托于電腦存在的電子檔案，具有不穩定性，電腦自身硬件問題，斷電，網絡病毒的侵害，辦公軟件的不健全都會對電子檔案的生成、存儲、共享帶來損壞或丟失，給存檔工作造成巨大損失。不僅如此，各種不穩定的因素就要求了立卷人員在存檔工作中必備的安全意識。及時對辦公軟件修護和升級，對電腦硬件及時檢修，輸入信息之后養成及時保存的習慣，加大對網絡安全建設的投入，引進先進的技術管理，做到網絡安全的建設，做到計算機的定期更新和升級，防止病毒的入侵。另外，要進一步對電子檔案管理法律法規進行完善，確保網絡環境的安全性，從而為電子檔案信息的安全奠定良好的基礎。
【關鍵詞】電子檔案；傳統檔案；信息技術
隨著我國信息化時代的到來，信息技術被應用到社會的各行各業，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產生與應用，相對于傳統的紙質檔案，電子檔案的出現在給檔案管理工作帶來了便利的同時，也給其帶來了巨大的挑戰。通過對電子檔案和傳統檔案管理的區別和共性問題的研究，有利于檔案管理人員更好的了解二者之間的相互關系，進一步提升信息時代下電子檔案管理的能力和水平。
一、電子檔案與傳統檔案管理的區別
（一）電子檔案與傳統檔案的歸檔方式不同。相對于傳統檔案歸檔時的手工作業，電子檔案在進行歸檔時主要依托信息技術，采用電子編碼的形式分門別類的將檔案信息進行歸檔。電子檔案在編輯的過程中，可實現無痕編輯，保障了電子檔案的條理性和完整性。同時，由于是無痕編輯，其中的很多重要信息即便是被修改或刪除也難以被發現，進而使得電子檔案的真實性難以保障。有鑒于此，檔案管理人員在進行檔案信息的編輯過程中，應特別注意數字簽名和信息認證，切實做好相應的加密保護工作，防止電子檔案信息被篡改或刪除。
（二）電子檔案和傳統檔案的保管方式不同。傳統的紙質檔案保管存在著很多的風險，如受潮、蟲蛀、殘缺等。而且，紙質檔案的物理性存在使得其在保管的過程中要占用很大的空間，耗費大量的人力、財力，給檔案管理工作造成了很大的不便。而電子檔案的出現從根本上解決了這一問題，它以一種虛擬的存在形式進行保管，通過對信息的數字編制和存儲，使得檔案管理工作變得輕松、便捷，而且幾乎受不到物理性損害，極大的降低了電子檔案保管的風險。當然，任何事物都具有兩面性，電子檔案保管的這一優勢在另一角度上看很可能演變成一項劣勢。由于當前信息技術的快速發展，流媒體和存儲介質日新月異，檔案存儲的載體會隨著技術革新而出現老化，給電子檔案的可讀性產生了嚴重的影響。鑒于此，檔案管理人員應在電子檔案信息編制的同時，打印一份紙質檔案一起保持，最大限度的降低電子檔案文件信息資源損失的風險。同時，計算機信息技術部門應與文件信息生成部門加強溝通，統一文件信息格式，增強文件信息的可讀性。
（三）電子檔案與傳統檔案的查詢方式不同。傳統的檔案信息查詢時需要人工查找，該項工作費時費力查詢難度較大。而且，由于是對原件信息內容的查詢很可能影響相關的其他工作的開展。電子檔案有效的解決了這一問題，由于事先對檔案信息進行了編輯、注冊、登記等工作，在對具體信息的查詢過程中只需要錄入時，生成一個固定的編碼或解碼便可使用，極大的節約了檔案查詢工作的人力和財力。而且，電子檔案的查詢在實現錄用后與原載體不產生任何關系，不會造成原信息載體的物理損耗。電子檔案的共享性強，不會因為一方對檔案的查詢、使用而影響其他方工作的開展。
二、電子檔案與傳統檔案管理的共性
（一）檔案管理信息的完備性一致。無論是電子檔案管理還是傳統檔案管理，對檔案管理信息的完備性要求都是一致的。傳統檔案信息在收集、整理、保管的過程中都需要信息的完備、真實。電子檔案管理更是如此，電子檔案信息并非自動生成的，它是以傳統的紙質檔案信息為基礎的，只不過是將信息載體由紙質媒介轉化為虛擬網絡，其內容在轉換的過程中并未發生變化。而且，電子檔案信息的完備性和真實性即便是在生成之后，仍然需要原始的紙質檔案進行相互印證。因此，檔案管理人員在做好電子檔案信息的管理的同時，還應注重傳統檔案管理工作開展。做好館藏紙質檔案的保存、管理工作，在電子檔案信息缺乏法律憑證效力的情況下，應充分發揮傳統紙質檔案的基礎和保障功能。
（二）檔案管理的基本原理相通。電子檔案管理是建立在傳統檔案管理基礎之上的，二者在檔案管理的基本原理方面是相通的。電子檔案管理不過是利用計算機和互聯網技術，將傳統的紙質檔案管理數字化、虛擬化，而其中所蘊含的管理理論仍未發生變化。如《中華人民共和國檔案法》中所確立的“同一領導、分級管理原則”、“維護檔案完整與安全原則”和“便于社會各方利用原則”不僅在傳統的紙質檔案管理中被嚴格遵循，即便是在電子檔案管理工作中也是如此。電子檔案管理與傳統檔案管理的精神內核并未發生變質，所改變的只不過是管理的具體形式和手段，其中的基本工作原理是相融相通的。
（三）電子檔案是對傳統檔案信息資源的擴充與發展。隨著我國經濟社會的快速發展，相伴而來的是信息資源的爆炸式增長，這一變化同樣沖擊著檔案管理工作。依照傳統的檔案管理水平難以應付檔案信息的急劇增長，因此必須依靠先進的計算機信息技術開展檔案管理工作。電子檔案的產生是時展的要求，更是檔案管理工作進一步提升和深化的內在要求。電子檔案管理工作依托先進的科學技術，突破了紙質媒介信息載體的束縛，最大限度的擴充了檔案信息資源。而且，電子檔案管理在擴充檔案信息資源的同時，依靠互聯網的便捷、高效，使得檔案信息的獲取更加便捷、輕松。電子檔案與傳統檔案通過相互之間的優勢互補，共同推動了我國檔案管理工作水平的不斷提升。
電子檔案在提高工作效率的同時實現資源共享，借閱和使用都具有比紙質檔案更為便利迅捷的條件，能夠提供更為全面便捷的服務。電子檔案突破時間和空間的限制，實現檔案共享的便利，便于查閱和利用。但由于電子檔案本身對計算機和網絡設備存在高度依賴性，而計算機和網絡容易遭到病毒的破壞或黑客的攻擊，電子檔案對檔案保存的安全性有更高的要求。
(一)高校電子檔案管理的內容
高校電子檔案管理的內容包括學校制度性的電子文件、高校主頁網站信息及重大活動中所形成的照片或視頻資料、學校內部局域網平臺的數據庫及數據庫管理系統的信息資料、學生的學籍及成績等，按照類別大致可以分為:學生檔案、教學檔案、科研檔案、黨群行政檔案和人事檔案、基建財務檔案、校史及宣傳檔案等類別。事實上，高校為應對種類繁多、任務繁雜的檔案管理，基本上是按照類別分別由各歸口部門來管理，作者所在的高校即是科研檔案歸科研處管理、財務檔案由財務處管理、人事檔案由人事處管理等等，每個部門由專人兼職管理檔案材料。其中教學及科研檔案因為有評估和考核的需要，相對較齊全外，人事檔案電子化的難度最大。
(二)高校電子檔案管理的問題
目前發現多數研究者在分析電子檔案本身存在的安全性和真實性較低的問題上，指出高校電子檔案管理存在諸如缺乏制度規范、專業人員技術需提高等問題。
1．電子檔案建立過程和查閱過程缺乏制度規范，沒有統一標準。
一方面電子檔案的存儲制度和標準不完善，歸檔程序不明確，對于電子檔案的收集、整理、篩選沒有規范化的標準執行。而且電子文檔要經過不同部門才最終完成，在電子檔案建立、傳輸、轉移和接收的工作過程中，一些檔案管理人員沒有考慮到檔案管理工作的技術性與特殊性，各部門各自為政，電子檔案存儲設備選擇、數據格式分類不統一，造成電子檔案資料的損壞與丟失，導致電子文檔的歸檔要么重復儲存，要么就會出現缺失。另一方面，一些重要的檔案資料沒有備份資料留存，一旦數據丟失或者被篡改，難以復原。因此，必須建立起一套有效的、完備的電子檔案歸檔和查閱制度，以免造成電子檔案資料的損壞與丟失。
2．電子檔案管理人員的專業意識和專業技能需加強。
高校紙質制度性檔案文件一般由校行政辦公室下設的檔案科專人管理，其他按照類別分別由各歸口部門人員兼職管理，各部門領導對電子檔案管理的重視程度因人而異，工作效率和質量參差不齊。檔案電子化管理過程對管理人員的業務知識和計算機技能提出更高要求，各部門專、兼職檔案管理人員缺乏電子檔案管理的相關培訓，難免會降低檔案收集的質量，造成電子檔案管理工作整體水平不高。
3．對檔案電子化過程中投入的資金不足。
部分高校對電子檔案管理的規范性重視不夠，有關規范性要求落實不到位。在高校管理資金不足的情況下，在檔案管理上所投入的資金和設備能省則省，觀念上的疏忽嚴重阻礙了電子檔案信息管理系統的建設，制約了電子檔案的發展。
二、加強高校電子檔案管理的措施
(一)強化管理人員專業意識，培養專業技能
要充分認識到檔案管理電子化的必然趨勢。從電子檔案的收集整理開始，建立規范化的電子檔案管理流程機制及監督管理機制，出臺相應的績效考評辦法，考評專、兼職檔案管理人員的工作量。提高高校電子檔案管理人員的業務能力、工作效率和業務水平，滿足電子檔案收集、整理歸檔的需要，從兩方面對從事檔案管理的專、兼職人員進行培訓，一方面是檔案管理專業業務知識，另一方面是計算機應用技能及網絡應用技能。電子檔案的收集、積累等基礎工作不同于紙質檔案的收集和整理，電子檔案材料的范圍、方法和要求均不同于紙質檔案，整理歸類、建檔上傳、查找查詢等等工作都要求檔案管理人員有較為專業的計算機技能，尤其是其中一些電子文檔、圖像聲音文件的修復處理、保管保密對管理人員的能力提出更高要求。因此，要加強對各個職能部門的兼職檔案收集人員的培訓力度，提供多種教育培訓交流的機會，提高檔案管理人員業務能力和電子檔案的管理水平。
(二)開發電子檔案管理系統，加大資金投入
部分高校已開發了電子檔案存儲的系統平臺，建成了按檔案公開級別和訪問人員類別的網絡查詢、查閱系統。這一系統包括硬件系統(輸入設備、輸出設備、儲存設備、網絡服務器和計算機)和軟件系統(管理端軟件和查詢端軟件)兩部分。高分辨率的掃描設備、照相錄制、錄制設備、輸入輸出設備、存儲設備等這些硬件設備需要直接購買投入使用，管理及查詢端的軟件需要設計投入。因此，這些設施的配置需要高校領導加強對電子檔案管理的重視，提供一定的資金支持。
(三)提高安全管理意識，保證文檔真實有效
【關鍵詞】檔案；電子檔案；問題；對策
中圖分類號：G25文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）09-0046-01
現代信息技術的發展促進了檔案管理方式的創新與變革，其中電子檔案管理的出現彌補了傳統檔案管理存在的不足，表現出了極大的優勢與發展潛力。
一、我國電子檔案的管理模式
在我國電子檔案管理中，主要以機構自行分散管理和檔案館集中管理兩種模式為主，主要采用雙套制電子檔案管理方式，也就是同時將電子與紙質兩種檔案歸檔、保存、管理。
機構自行分散管理的電子檔案管理模式的優點在于能夠很好的保證電子檔案的完整性與可識性，同時還能減輕檔案館的資金與技術負擔，但該模式的缺點也是明顯的，即文件實體分散、部分有價值的檔案管理欠妥。
檔案館集中管理的電子檔案管理模式能夠實現檔案的集中管理，使檔案實體置于妥善的管理之下，能夠有效避免刪改、修改檔案的情況發生，有利于保障電子檔案的真實性與可靠性。
二、電子檔案管理存在的問題
我國的檔案管理正在逐步走向數字化、現代化，但在電子檔案管理的實踐中仍然發現了一些突出的問題：
（一）電子檔案的“本來面目”極易改變
電子檔案管理實踐表明，電子檔案極易遭到破壞。首先，原始性難以保證。電子檔案在內容上與形式上呈現相對獨立的狀態，內容易變，且無固定形式，加之電子檔案生成、傳輸、接受狀態完全一致，這便為電子檔案原始性的鑒定造成困難。
（二）電子檔案安全管理面臨隱患
當前，電子檔案管理人員對于檔案的安全性并未引起足夠的重視，安全防范措施不到位。電子檔案以計算機系統為載體，在電子信息的收發、保存、歸檔過程中面臨著病毒感染、被盜、泄密、偽造、篡改等一系列風險；同時，由于電子檔案更易被修改、覆蓋，原稿易被破壞，以致電子檔案利用時面臨著諸多安全隱患。
（三）檔案管理軟件研發明顯滯后
與信息技術迅速發展相比，電子檔案管理軟件的研發明顯滯后，無法充分滿足電子檔案管理、查閱、利用、傳輸等多方面要求。同時，由于各地區發展存在差異，重視程度又多有不同，以致電子檔案管理系統多有不同，對電子檔案的全國聯網構成了制約。
（四）管理人員的管理水平參差不齊
當前，我國電子檔案管理人員的管理水平梯度明顯，業務素質差距較大，導致各電子檔案管理單位的管理現狀差距明顯。如部分單位將紙質檔案通過數字化掃描將紙質檔案轉換為電子檔案，并將電子檔案掛接入檔案專用服務器并與系統內網連接，已經實現了檔案全文搜索及一體化管理，但有的單位目前仍然停留在將發文時的電子版底稿保存或只是部分實現檔案目錄管理。
三、完善電子檔案管理的策略
電子檔案將越來越成為未來檔案管理的主要形式，而這一趨勢的推進還需要采取積極的策略加以完善。
（一）改進技術手段保持電子檔案的“本來面目”
電子檔案的原始性、真實性、完整性難以保證，就失去了電子檔案應有的價值，因此就需要通過改進技術手段加以避免：
首先，采集背景信息和元數據。形成電子檔案的同時，應利用先進技術采集描述電子檔案的背景、內容、結構以及整個管理過程的元數據，旨在為未來檢驗電子檔案原始性、真實性及完整性提供依據。
（二）完善電子檔案的安全體系
在電子檔案管理中，如何保障其安全性是至關重要的，這也是電子檔案管理中較為常見的問題，因此，應強化電子檔案的安全體系建設：
首先，建立數據備份和恢復系統。為有效克服網絡系統安全隱患，應加強數據備份和恢復系統建設，保證即使出現安全性事故也能有效恢復關鍵、重要信息數據。
其次，加強網絡安全管理。可以通過驗證用戶信息、輸入調閱口令、限制訪問以及安裝病毒防殺軟件防止病毒和黑客的惡意破壞。
再次，針對重要文件施用“雙重“歸檔法。鑒于電子文件載體及信息技術的易修改性，為保障數據安全，可以將之制成硬拷貝存檔。由于簽署和印章是文件生效的主要標志，故而應充分利用現代技術，以紙質的形式將具有憑證作用和法律效力的文件保存下來。
（三）研發電子檔案管理軟件
因為電子檔案管理工作具有特殊性，這就需要通過強大的軟件平臺開展工作。電子檔案管理軟件，應當具有統一的數據格式標準，并且具備良好的兼容性，以適應當前以及未來一段時間電子檔案管理工作的需要。
（四）加強培養優秀的檔案管理人員
檔案管理員作為電子檔案管理的實施者，直接決定著檔案管理的成效。面對檔案管理人員業務素質參差不齊的狀況，應當加大檔案管理人員的培養、培訓力度。
首先，提高檔案管理人員計算機技術水平。電子檔案的管理工作要求管理人員必須很好掌握處理和操作圖像、聲音等多媒體文件技術以及日常電子檔案維護工作。這就需要培訓檔案管理人員的計算機應用能力，助其更好適應電子檔案管理工作。
其次，加強管理人員素質。檔案管理人員在開展管理工作時，必須要具備強烈的安全意識和高度的工作責任感，以使其能夠真正履行自己的職責，而這都是需要在平時就要加強培養的。
總之，應正確認識當前電子檔案管理工作面臨的問題，并及時采取有效的解決方案，不斷提升電子檔案管理水平。
參考文獻：
[關鍵詞]電子信息化；檔案管理；應用研究
一、電子信息化在現代檔案管理中的獨特優勢
電子技術的高速發展使檔案工作由傳統管理模式向信息化管理模式推進，計算機普及和使用，為檔案的信息化管理提供可能，信息技術給當前檔案工作帶來了前所未有發展機遇，使檔案工作由傳統管理信息向信息化管理邁進。而檔案管理信息化，是我們檔案管理發展的新趨勢和新目標，實現檔案管理信息化不僅有利于改善檔案工作管理水平，提高管理效率；更是提高檔案服務社會，服務未來的必然要求。
一是電腦的普及為檔案的信息化管理奠定了堅實的物質基礎。隨著現代科學技術的蓬勃發展，信息技術做為現代科學技術重要分枝更是突飛猛進，成熟的計算信息管理技術已普及到各行各業、各個領域。信息技術在檔案管理領域中應用也是發展的必然。目前，檔案管理部門基本上都配備有計算機，擁有熟練的操作人員，使檔案管理部門以更快捷、更生動、更形象的方式為各級黨委、政府和廣大人民群眾提供優質服務，確保服務工作的有效性，提高檔案服務的質量。
二是信息化管理檔案，提高檔案工作管理水平。隨著我國社會，經濟改革不斷深化，給檔案管理水平提出更高的要求，這就要求檔案工作者積極探索檔案管理工作的新方法、新路子，改變傳統落后的手工管理方式，建立起與現代經濟體制相適應的檔案管理方式方法，而電子信息化與檔案管理有機結合，不僅為提高檔案管理水平提供了可能，更是未來檔案管理水平發展的一個新的趨勢。利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案材料整理輸入電腦，這就為檔案的查閱、借閱、歸檔、統計等日常管理工作提供了方便，成倍的提高了工作效率，進而實現了檔案動態管理。
三是信息化管理檔案，提高檔案工作服務質量。檔案是一種重要的信息資源，而我們不僅是信息資源的最大的需求者，更是最普遍的利用者。檔案管理工作的重要職責之一是為人們服務。隨著我國經濟的高速發展和社會改革開放的不斷深入，人們生活水平的普遍提高，人們生活方式的不斷進步，特別是網絡時代的到來，人們獲得信息的主要渠道從過去紙質書到現在電子書轉變，原有檔案管理模式已經很難適應當下人們對檔案工作需求，通過服務觀念的更新、服務領域的拓展、改善服務環境、規范服務行為、提升服務能力，使得檔案工作可以更加貼近社會、貼近群眾、貼近生活，為社會廣大人民群眾提供更加高效的檔案信息資源，在服務社會群體中爭創優秀。為了提高服務質量，推進檔案管理信息化服務是必然要求。
二、電子信息化檔案管理中常見的幾個問題
一是電子信息化檔案管理中安全問題突出。由于在電子信息化環境中，檔案資料信息很容易被復制、更改，而且不容易被人發現。加之，隨著計算機網絡技術的不斷更新和進步，計算機網絡病毒的攻擊能力也越來越強，使得檔案信息資料的重要數據更容易被破壞。同時，由于電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應，與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短。
二是標準化、規范化管理水平較低。檔案管理電子信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，檔案業務基礎工作不足，案卷質量不高，特別是各類檔案的錄入相容性不強，系統軟件也不能滿足需要；檔案自動化工作尚無統一標準，無法全面實施。
三、推廣電子信息化檔案管理的新舉措
隨著信息化時代的到來，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，例如，文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和網絡中進行，這樣檔案的前身必須以電子文件為主要形態，那么檔案也自然以電子形式存在。由此看來，檔案管理電子信息化是檔案管理工作未來發展的必然趨勢。為了更好的推進檔案管理電子信息化的程度，我們應該開展以下工作。
一是建立和完善電子信息化檔案管理的規章制度。根據紙質文件和電子文件各自的特點，建立電子文件和紙質文件“雙保險”制度，將兩者進行同步歸檔，既對紙質文件照常整理歸檔，又對電子文件中的有關數據錄入存檔，使其起到資源共享，共同互補作用。同時要建立電子信息化檔案管理的網絡安全制度。由于在電子信息化環境中，檔案資料信息更容易被復制、更改，很容易泄密，而且電子介質之間復制更簡單、快捷，并且不容易被人發現，所以安全問題就顯得更為重要了。設立一套安全有效的安全制度，通過加強權限管理，設置多層密碼，加強密碼設置的安全性，安裝正版的防毒工具等措施可能郊地防止不被非法訪問和竊取。
摘 要 隨著電子技術的快速發展，電子檔案成為了一種重要的檔案類別。考慮到電子檔案自身特點，要想提高電子檔案管理的實效性，就要立足電子檔案管理實際，從管理理念、管理模式和人員培訓等方面入手，確保電子檔案管理取得積極效果。
關鍵詞 電子檔案 管理理念 實效性
一、前言
隨著電子檔案資料的增多，如何提高電子檔案管理質量，成為了檔案管理的重要內容。基于電子檔案的特點以及電子檔案發展的快速性，做好電子檔案管理對滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義。基于這一特點，在電子檔案管理過程中，要想提高管理實效性，就要從管理理念更新、優化管理模式和提高管理人員素質入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實效性。
二、電子檔案管理過程中，應不斷創新管理理念
對于電子檔案管理而言，由于電子檔案是一種全新的檔案形式，不但在檔案保管方式和檔案形式上與傳統檔案不同，在其他管理方面也存在較大的差別，為了最大程度的滿足檔案管理需要，提高電子檔案管理的實效性，在電子檔案管理過程中應積極更新管理理念，具體應從以下幾個方面入手：
（一）電子檔案管理應認真分析電子檔案的特點
在電子檔案管理中，只有認真分析電子檔案的特點，才能保證電子檔案管理工作得到有效開展。結合電子檔案的應用和管理實際，電子檔案具有存儲空間小、存儲信息量大以及管理過程簡單等特點，在實際管理中對保管條件要求不高。
（二）電子檔案管理應把握正確的檔案管理原則
考慮到電子檔案管理的實際難度以及電子檔案的自身特點，在電子檔案管理過程中，只有掌握正確的檔案管理原則，才能提高檔案管理實效。為此，電子檔案管理應把握高效性、全面性和準確性原則，保證電子檔案管理取得積極效果。
（三）電子檔案管理應善于利用現代化的管理手段
基于電子檔案的自身特點，以及電子檔案對管理手段的需求，在電子檔案管理中只有積極應用現代化管理手段，才能提高電子檔案管理的整體效果。為此，我們應根據電子檔案管理的實際需求，合理選擇電子化和網絡化管理手段。
三、電子檔案管理過程中，應優管理模式
（一）電子檔案管理應合理優化管理模式
由于電子檔案與傳統檔案有著較大差別，在具體的管理模式上，電子檔案與傳統檔案存在必然差異。基于這一認識，電子檔案應根據自身特點，對現有的檔案管理模式進行優化，改革現有檔案管理模式，使其滿足電子檔案管理需要。
（二）電子檔案管理應積極創新管理方法
電子檔管理過程中，采用電子化和網絡化管理方法，已經成為了電子檔案管理的重要選擇。基于電子檔案快速發展的特點，創新電子檔案的管理方法，并積極采用現代化信息化管理手段，構建健全完善的檔案管理體系，對電子檔案管理而言具有重要意義。
（三）電子檔案管理應提高管理模式的針對性
在電子檔案管理中，考慮到電子檔案的特殊性及其自身特點，電子檔案在管理模式優化中必須要做到根據電子檔案的特點選擇管理模式，并達到突出電子檔案管理目的和提高電子檔案管理水平的目的。因此，提高管理模式的針對性是十分必要的。
四、電子檔案管理過程中，應提高管理人員素質
電子檔案作為一種新的檔案管理形式，與傳統的檔案管理有著較大區別，為了提高電子檔案管理的整體效果，檔案管理人員需要具備較強的專業水平喝素質。基于這一認識，電子檔案管理要想提高實效性，就要不斷提高管理人員素質，具體應從以下幾個方面入手：
（一）增加對檔案管理人員培訓，提高其專業技能
在電子檔案管理過程中，檔案管理人員的素質對檔案管理效果有著直接影響。基于這一現實需要，電子檔案管理應增加對檔案管理人員的培訓，不斷提高其專業技能，使檔案管理人員的整體素質得到全面提升，最終滿足電子檔案管理需要。
（二）正確分析電子檔案特點，提高技能培訓的針對性
在檔案管理人員技能培訓中，只有正確分析電子檔案的特點，并根據電子檔案管理的實際需求進行技能培訓，才能確保電子檔案管理取得實效。因此，在具體的培訓中，應突出管理手段的應用以及管理理念的更新。
（三）根據電子檔案的管理需求，對檔案管理人員的正日素質進行合理評價
基于檔案管理人員對電子檔案管理的重要性，在電子檔案管理過程中，應根據電子檔案管理的特點和需求對檔案管理人員的素質進行合理評價，對不能滿足慣例需求的管理人員進行相應業務培訓。
五、結論
通過本文的分析可知，基于電子檔案的特點以及電子檔案發展的快速性，做好電子檔案管理對滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義。基于這一特點，在電子檔案管理過程中，要想提高管理實效性，就要從管理理念更新、優化管理模式和提高管理人員素質入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實效性。
參考文獻：
[1] 李明麗.淺談企業科技檔案管理創新[J].安徽科技，2014.08.
