發布時間：2023-05-19 16:34:24
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案一體化管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
【中圖分類號】G250【文獻標識碼】C【文章編號】1672-3783(2012)05-0027-01
信息技術革命正在改變著檔案、圖書、信息部門 的工作方式、服務手段。隨著我國經濟體制改革的不 斷深入，使得國有醫院不斷轉換經營機制，醫院將逐 步成為自我經營、自負盈虧、自我約束的醫院法人實 體，國有醫院的管理模式也將發生重大轉變。因此，作為醫院管理工作的一個重要組成部分：檔案、圖書、 信息管理工作的改革勢在必行。筆者擬對檔案、圖書、 信息一體化管理探討如下：
1 傳統方式的弊端
1.1 重復浪費，影響信息資源交流和共享：在計劃經濟體制下形成的相對獨立、縱向發展的 檔案、圖書、信息體系，已不能滿足現代化醫院橫向 發展的多層次信息需要。各自獨立，重復建設的運作 模式，不但造成人、財、物的不必要浪費，而且影響 了醫院信息管理人員對三種信息資源共同開發和同外 界的信息交流，也影響了醫院管理人員和技術人員對 信息的利用。多頭領導、各自為政、縱向發展的封閉 系統，不利于醫院信息間的橫向交流，不能滿足醫院 用戶對信息多方面、多層次的需求，造成檔案、圖書、 信息資源浪費，不利于資源共享和共同開發。
1.2 獨立的管理體制難以滿足現代醫院對信息質和量 的要求：檔案、圖書、信息，是有機整體。圖書、情報、 檔案共同具有信息性、知識性和社會性，三者之間互 相轉化、相互交叉，有著非常密切的關系。但是由于歷 史的原因，使三者進行了分離，各自縱向獨立發展，形 成各自的特點，三者之間的差異越來越明顯。隨著信 息社會的到來，這種各自為政的縱向發展，就失去了橫 向聯系，造成醫院在管理上無法統籌安排和全面規劃。我國加入WT0以后，市場競爭更加激烈，醫院的決策者和科技人員不但對信息的需求量增大，而且要 求信息及時、準確、廣泛。然而檔案、圖書、信息資 料各自獨立的管理體制很難滿足現代醫院對信息的質 和量的要求。
2 體化管理的優勢
2.1 形成完整意義上的信息系統，為醫院發展提供充 足的信息資源：計算機技術，特別是通信技術與網絡技術正快速 地應用于文獻信息的收集、加工、儲存和傳遞，將使檔 案、圖書、信息部門徹底擺脫傳統工作模式，其管理 與服務都將進入一個全新的境界。信息網絡打破了人 們存儲、檢索文獻信息的方式，檔案、圖書、信息一 體化管理為醫院管理提供了更多便利條件。
檔案、圖書、信息一體化管理有利于研究有關信 息開發、利用的方法和途徑。檔案、圖書、信息一體 化管理的形成便于醫院實現完整意義上的信息中心，造就優勢互補、整體提高的格局。
2.2 確保信息價值最充分的利用：檔案、圖書、信息一體化管理，使資料數量得到 增加和有效使用時間的加長，通過高速化、網絡化的 技術手段，解決了信息部門館藏結構單一，信息不全，提供速度較慢的缺點，使檔案、圖書、信息資料在其 有效期內，能夠發揮最大的效益，能及時、準確地為領 導提供決策所需的信息。
2.3 避免不必要的浪費：建立信息中心，對原有的管理機構和人員相應地 進行撤并和精簡，可節省一定的人力和財力，從而以 最小的投入獲取最大的經濟效益。醫院檔案、圖書、 情報信息的一體化管理，可以避免不必要的浪費，從 而加速信息現代化的進程。
3 實現一體化管理需注意的幾個問題
3.1 加強檔案、圖書、信息標準化工作：檔案、圖書、信息的標準化工作是信息一體化管 理的基礎。沒有統一標準，信息一體化管理網絡的建 立就無從談起，用計算機等現代化設備和手段進行一 體化信息服務更無法實現。目前，檔案、圖書、信息 界需要標準化的方面很多，例如：在信息的著錄、標 引、分類、檢索以及計算機、通訊設備的通用性等方 面都應進行標準化。
隨著辦公自動化管理在辦公領域的普遍應用，政府機關和社會各行業都在逐步實行“文檔一體化管理”，以提高工作效率，加快辦公現代化的進程，實現全面、科學的“文件連續體”檔案全程管理。
文件、檔案及其相互關系
盡管各國基于不同的需要和角度對“文件”定義的表述不盡相同，但還是呈現出明顯的共性。文件有狹義和廣義兩種類型。狹義的文件是專指公共文件，即僅僅由“政府部門”或“公共機構”形成的文件，廣義的文件則是指一切公私文件。20世紀70年代中期以來，西方國家對文件的認識開始傾向于廣義化文件定義，對文件的界定從專指型轉向泛指型。我國在20世紀80年代后期也提出泛指型的文件定義。即文件是組織或個人在社會活動中，為了相互聯系、記載事物、處理事物、表達意志和交流情況而制作的又構成該項活動組成部分的記錄材料。
而“檔案”是人們在長期的社會實踐中逐漸形成的概念。盡管西方國家在檔案定義表述上千差萬別，但是定義的共性也是顯而易見的，即：多以文件定義作為基礎，通常選擇“文件”作為檔案定義的屬概念。而我國的檔案定義一直是檔案界的問題之一，爭議的焦點主要集中在對檔案定義的屬概念存在不同選擇。80年代后給檔案下的定義是“機關”、社會組織和個人在社會活動中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、及其它各種方式和載體的文件材料。它的主體是黨政機關，因為黨政機關處于領導和指導地位，其所形成的檔案的價值也相對重要一些，無論過去、現在、還是將來，黨政機關的檔案都將是檔案館館藏的主要來源。但人類社會是一個復雜的系統，作為這系統的每一個組成部分，都通過行使自己的職能從而維護整個系統的運轉，少了任何一個組織部分，這個系統都是不完善的。推而言之，少了任何一類組織的檔案，這個社會的歷史都可能是片面的，因此，檔案應從黨政機關擴展到事業單位、再擴展到企業、其他社會組織。涉及公民個人檔案（也就是人事檔案），是檔案的主體。“檔案界”普遍認為文件是特定形成者在社會活動中逐漸產生的，其形成狀態是分散和零亂的，而檔案是經過分類、立卷、歸檔而構成一定系統并集中保存起來的文件，不再是一份份孤立、零散的文件，而是具有內在聯系的文件整體。文件經過單位文書的處理后，可轉化為檔案，其中的精華部分是“領導批示”，具有永久保存的價值。此外，文件紙張的質量好壞也決定了文件的質量，文件紙質最好是“種毛纖維”，其纖維素最純、最多，一般可達90%以上。文件的質量好壞又直接決定著檔案的質量，文件管理的好壞也直接決定著檔案管理的優劣，反之，檔案管理作為文件管理的延伸和發展形式，在文件管理中繼續發揮著重要作用。
文檔一體化的概念
所謂文檔一體化，就是利用計算機技術的強大功能，遵循文件運動周期理論，對文件從制作、現行使用、暫時保存到永久保存四個階段實行全過程的管理，達到文書與檔案數據資源的最佳管理和利用效果。“文件、檔案一體化管理”的理論依據是文件生命周期理論，該理論認為，文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程，這一過程可分為若干階段，由于各階段有其不同的價值、作用和特點，各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。
目前國內外學者對文件生命周期理論的階段劃分還沒有統一的認識或劃分標準。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的為四個階段劃分法，即制作階段、現行使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。
文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整、動態、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件，將第三、四階段作為檔案，并采取非統一的標準和方法進行管理，使文件運動的不同階段相對獨立，因此造成文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化，即將文件和檔案揉合在一起。從本質上看四個階段都是文件，只是其價值、特點、存放地址不同，因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。依據文件生命周期理論，文件運動的不同階段需要不同的管理方式和保管場所，其中暫時保存階段的文件尤為特殊，這一階段的文件要經受時間的考驗，有的可能沒有價值可以銷毀，有的一段時間內有價值然后再銷毀，有的具有永久保存價值，因此需要一個過渡性的中間機構（檔案室）來專門對其進行整理、保管和利用。文檔一體化就是把文件的形成、運轉、處理和管理與檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編目和利用等環節有機地聯系在一起，從而使文件到檔案的全過程都得到有效控制，再按照各階段統一的規范和標準，組織成一個科學的大系統，從整體相互聯系的角度對若干系統進行處理和統籌安排，盡量消除或減少重復工作，以取得系統的最優化，求得系統的最高效率。
文檔一體化的實現
1、以“OA”為基礎
在OA辦公系統平臺中，文件承辦完后，通過一個數據接口，將需歸檔的文件材料自動轉入檔案管理系統中，實行文件和檔案一體化管理。福建科易檔案管理系統是一個功能完善，操作簡單，兼容性和安全保密性強的檔案管理系統，對硬件設備要求相對較低，具有管理實體文件、檔案目錄和電子文件、檔案原文的雙重功能，能根據單位的自身職能特點和專業信息要求制定數據標準和規范，并隨著業務處理平臺的變化而改變工作方法，提高工作效率。各科室可以通過本單位局域網，對本單位的文件及檔案資料進行查詢利用，充分借助OA辦公系統平臺的基礎，實現文件數據庫和檔案數據庫的信息資源共享，提供給各級領導及業務人員利用，并從系統的角度出發，對文件工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之實現系統化和規范化，以期發揮各自及總體最大效能，從而提高各類機構管理效能。該系統還可以統一管理檔案原文和檔案目錄著錄項目，著錄目錄涵蓋公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期及收發文日期等。這就為檔案室在今后管理工作中不再重復著錄奠定了基礎。同時，還可以省略收文登記手工操作，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化和查找利用標準化，檔案室也就擺脫了繁瑣立卷任務。
2、對文書工作的要求
抓文件登記管理，根據多年的工作實踐體會，我們在年終就著手擬訂下年度文書立卷類目，以不同問題內容，按問題一年度分類法來分類，并隨著問題變化對立卷類目作相應的調整或補充并按文件的形成規律，保持文件之間歷史聯系的原則，首先登記范圍要明確，凡是本單位發文和內部使用的文件要登記，上級機關來文，不相隸屬單位相互發文和下級保送文件中，凡需貫徹執行、辦理答復或有一定查考價值均需登記。因為收文登記是文書檔案管理的關口，只有做好登記工作，才能掌握文件的來龍去脈，使文件管理者做好心中有數，為年度立卷工作打下良好基礎。
3、設備與軟件的投入
目前，全省檔案管理軟件采用福建省檔案局推廣的福建科易檔案管理系統，但在使用科易單機版軟件時期OA辦公系統對接存在較多問題，究其原因是在進行數據轉入時，數據流量較大，對網絡需求較高，同時，如果各部門要利用檔案資料也不方便。所以檔案管理系統與自動化辦公系統相統一是文檔一體化管理的前提，也是檔案管理自動化、信息化、規范化和科學化的基礎。因此，必須加大設備與軟件的投入，如建立OA辦公系統和福建科易檔案管理系統網絡版軟件的無縫銜接，需購置容量大、速度快的計算機和高速批量掃描儀等。
Abstract: The implementing of book,information and archive integrated management is an important symbol of modern information society. The paper probes into the application condition of integrated management and development dilemma and puts forward the corresponding development strategies,that is improving of integration management system environment and establishing integration information service platform.
關鍵詞:一體化;圖書情報檔案;應用
Key words: integration;books and information achieves;application
中圖分類號:G25 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)21-0199-02
0引言
隨著通信網絡技術、信息數字化技術的不斷發展以及世界經濟一體化趨勢的不斷深入,傳統的、受急劇增長的文獻量制約而形成的缺乏橫向聯系、各自為政的檔案、圖書、情報分立系統,已難以適應信息社會的需求。
其弊端日益顯現,如文獻資料的重復購置、計算機設備的重復配置等,亟待通過網絡共建、資源共享、分步式收藏、遠程存取等多種方式,實現三者之間的協調與互補,從而在滿足讀者日益多樣化的圖書情報信息需求的同時,提高各項財務資源、人力資源和物資資源的使用效率。
有鑒于此,如何為充分利用既有科研檔案的信息,增加技術發展的機會,探索圖書、情報、檔案一體化,加快科學研究過程中的科研檔案信息的集成化管理已經成為我國理論界和實務界必須面對的一個新課題和新挑戰。
1圖書、情報、檔案一體化管理的應用現狀
一方面,從本質上看,圖書、情報、檔案的本質屬性均屬于信息范疇,都是信息的一種存儲、傳遞、加工和利用手段,同是社會的文獻信息源,具備先天整合的必然性;
另一方面,從實踐上看,圖書、情報、檔案宏觀上均是為社會的政治、經濟、科技、文化、教育等發展提供文獻信息保障,從微觀上均是為不同的讀者或者用戶的需求提供各種類型的信息服務,具備后天整合的必要性。
因而,無論從本質屬性還是服務目的和對象上看,具有必要實行一體化管理,將圖書、情報、檔案集為一體,形成綜合性信息網絡,從而為國民經濟建設提供優質服務。
有鑒于此,圖書、情報、檔案一體化管理在國內外都取得了巨大的發展,表現在:
首先,國外最早認識到圖書、情報、檔案一體化管理重要性的研究機構是聯合國教科文組織。
其在1967年就提出建立涉及全部學科領域里的文獻、圖書和檔案服務工作的國家情報系統(NATIS),通過將一個國家內的情報所、圖書館和檔案館組織起來,藉以最大限度地滿足國內人民的需要,并進而開展國際方面的情報交流。
在此基礎上,1974年,聯合國教科文組織還將原圖書館組及書目、情報工作及科學名詞委員會改組為情報工作、圖書館與檔案部,并出版《聯合國教科文組織情報科學、圖書館學和檔案管理學雜志》,以推動全球圖書、情報、檔案一體化管理進程,受其影響美國國會圖書館、總統圖書館、澳大利亞的許多圖書館以及英國不列顛圖書館均先后改建為檔案、圖書、情報三位一體的實體,既收藏圖書、檔案,又提供情報信息。
其次,國內圖書、情報、檔案一體化管理的研究最早可以追溯到20世紀70年代末期,其到80年代后期得到進一步發展,而真正初見成效則要到90年代后期,最具代表性的就是1996年,上海圖書館、上海情報所合并,成立了上海圖書情報新館,有效地促進了圖書情報管理向多功能的轉變以及信息載體和內容向多元化的轉變,使上海圖書館和上海科技情報所從此進入一個跨世紀的歷程。而后,在2003年,天津泰達圖書館在吸收借鑒國內外圖書、情報、檔案一體化管理優秀研究成果的基礎上,打造了一個全新概念的圖書、情報、檔案一體化和功能創新的、綜合滿足全區用戶需要的國內唯一的新型圖書館,成功實現了完整的圖書、情報、檔案三位一體的一體化管理體制,一躍成為文獻信息服務高度綜合的現代化大型圖書館。
2圖書、情報、檔案一體化管理的應用領域
2.1 提供資源利用率
由于圖書、情報、檔案管理部門分屬不同的行政主體和運作環境,不論在經費來源、人員配置、文獻收藏,還是服務對象等方面都存在諸多差異,往往存在嚴重的重復建設和多頭管理弊端,因而通過施行圖書、情報、檔案一體化管理可以使文獻管理和信息管理由單一、分散向綜合、系統化發展,從而能夠優化人力資源、財務資源和物質資源的配置,提高各項資源的利用效率。這對于,本來經費和人力資源就較為緊張的我國廣大檔案館、圖書館和科技館而言,具有十分重要的意義。
2.2 提高現代化水平
施行圖書、情報、檔案一體化管理的重要目標就是實現文獻工作技術的現代化。
隨著社會文獻數量的劇增,傳統的文本文獻的收藏和查閱方式已越來越難以滿足公眾對公共信息的需求,且圖書、情報、檔案各系統也難以負擔這樣巨大的經費支出,因而迫切的需要采用電子計算機技術,使圖書、情報、檔案信息的輸入、組織、檢索、統計、通訊等工作自動化。
主要包括:采用光學技術使圖書、情報、檔案資料實體的貯存、傳遞縮微化;采用聲像技術使圖書、情報、檔案資料的利用視聽化;采用網絡化系統使圖書情報檔案管理服務自動化。
2.3 提高讀者服務水平
在傳統圖書、情報、檔案分立的模式下:
一方面,情報或文獻被人為割裂開來,信息讀者往往難以從某個單一的系統內獲取所需的全部信息或情報,而是必須通過不同的審批程序,借閱處于不同地理位置的館藏才能夠獲取足夠的信息或情報,給讀者帶來諸多不便;
另一方面,由于對讀者需求缺乏全面的認知,缺少對各類讀者在信息或文獻檢索過程中的業務需求與責任需求的分析,使得各系統檔案館、圖書館和科技館往往缺乏對過去、現在和未來文件利用的需求的全面考慮,導致圖書館按圖書類別進行文獻的收集、整理和歸檔,而科技館和檔案館則應按項目結題立卷,缺乏橫向和縱向的聯系,給讀者查閱帶來巨大的困難,文獻和檔案的利用率普遍較低。
3加快圖書、情報、檔案一體化管理應用的對策
3.1 完善一體化管理的政策環境
實現圖書、情報、檔案一體化管理的重要障礙之一就在于其分屬不同的行政系統,處于不同的運作環境中。因而,要想順利開展和實施圖書、情報、檔案一體化管理解決方案就需要有相應的政策支持和制度安排。
具體而言,包括:
首先,可由文化部、科技部和國家檔案局牽頭,成立統一的一體化管理機構,例如,規定在國家與文件檔案局下設置文件中心負責一體化管理方案的規劃、協調與執行,從而從法律上確保文件中心的組織地位;
其次,由文件中心根據圖書、情報等信息活動的規律和特點,針對各系統信息和文獻采集、存儲、加工和利用各個環節,及時制定一體化管理的相關辦法,保證信息和文獻收集整理的及時性和完整性。
3.2 建立一體化信息服務平臺
計算機技術、縮微技術、通訊網絡技術和多媒體技術的推廣是圖書、情報、檔案一體化管理的重要技術保證。
建立一個以軟硬件配置為基礎,以計算機、縮微機和通訊設備技術在信息網絡上的應用為核心的圖書情報檔案一體化信息服務平臺,為共享信息資源創造一定的物質條件,確保圖書情報檔案一體化管理技術暢通。
首先,通過建立一體化的信息服務平臺,可以節約不同系統內部設備和文獻的重復投入,使信息利用達到高效、高速、集中的最佳效能。
其次,可以避免目前各圖書、情報、檔案管理系統重復處理、重復數字化、重復開發軟件等造成的人、財、物等各項浪費,加速其現代化進程。
最后,通過完善信息服務平臺客戶端建設,還可以使讀者可以通過網絡訪問圖書、情報、檔案的各種文獻和情報信息,并根據客戶需求提供一定的定制服務,以有效提高讀者服務水平。
此外,文獻和檔案歸檔的范圍中多為已經發表的出版物,而有價值的研究過程記錄和研究結果分析往往被忽視而為被列入收集范圍,通過采用一體化信息服務平臺,還可以時時記錄各種信息分解和研究過程,實現信息處理的全程跟蹤。
參考文獻:
【關鍵詞】 圖書 情報 檔案 管理
1.圖書、情報、檔案是具有同源性的相關信息學科
圖書、情報、檔案是三門相關的信息學科,都是知識的載體,同屬于文獻型信息資源,具有同源性。信息和傳媒的迅猛發展,迫使這些學科向融和方向發展。圖書、情報、檔案三者可以互相轉化、相互滲透、相互交叉,有著非常密切的親緣關系。但是由于歷史的原因,圖書、情報、檔案各成體系,相對獨立,縱向獨立發展,三者間的差異越來越明顯,由此引來諸多弊端,造成圖書、情報、資源浪費,不利于資源共享和共同開發;各自發展和相對獨立的圖書、情報、檔案體系,已不能滿足現代化、多層次的信息需要,時代需要有比較全面系統的理論依據、數據和參考資料,最新的科技情報和圖書資料,又要有可及時利用的檔案材料作依據;各自為政,縱向發展的封閉系統,既不能適應用戶需要,也不能適應開放社會信息縱橫交流的需要;圖書、情報、檔案,同出一體,本是有機整體,即三者具有共同的信息性,知識性和社會性三種屬性,如果三者分割開來,各自發展,勢必隔斷相互聯系,阻礙信息交流,在管理上也不利于統籌安排,全面科學規劃,進而建立統一的現代化網絡。鑒于此,打破信息處理和服務工作的各學科和各專業之間的界限,整合圖書、情報、檔案一體化管理,實現真正意義上的圖書、情報、檔案信息資源共享。20世紀80年代末,隨著檔案工作現代化的進程,其信息化的服務意識越來越強,作為信息處理和服務工作的檔案學科也應與圖書和情報學科一樣朝著一體化方向發展,其目的是整合為一體,為同樣的對象服務,從而使檔案、圖書、情報資料在有效期內,發揮最大的效益。
2.圖書、情報、檔案一體化管理的可行性
圖書館學、情報學、檔案學是知識信息管理的三大學科,它們之間有著共同的認識論、基礎理論和方法論。隨著科學技術的發展和社會更廣泛、更迫切的需求,對圖書、情報、檔案的利用越來越要求公開化、社會化。信息資源體系事實上也無法使圖書館與情報所、檔案館相區別。圖書、情報管理二者在現代社會本身沒有太大區別,現代圖書已承擔一部分情報工作。各種情報技術,如縮微、復制、機檢等技術生產廣泛應用于圖書館,使得圖書與情報的界限已變得模糊,有些地區實際上已經實現了二者機構的完全統一;圖書、情報、檔案的同源性決定了檔案機構與圖書館、情報所服務對象的相似性,所不同的是檔案機構公眾服務性不如圖書館、情報部門強,它以特定對象的服務內容,主要是對部門機構內部服務。但從文件“雙重價值論”出發,文件檔案除了有對原機關的原始價值即第一價值外,還存在其從屬價值即第二價值。前者主要體現其行政價值,后者體現其情報價值。因此,檔案館網絡化管理的發展,在經歷原始價值后,必然要向從屬價值(情報價值),即檔案的公開化、社會化方向發展,從而走向檔案、圖書、情報三者一體化管理。
當今以信息技術革命為核心和動力的網絡經濟出現在我們面前,網絡經濟的一大特點就是擴散性強,與傳統產業的“點式”布局不同的是,它所追求的是“網狀結構”。它可有各種聯結組合方式與檢索方式,而且具有信息傳遞容量大、速度快的特點,通過它可以實現異地查詢而不受距離的限制,利用者可以隨時與檔案信息管理中心聯系,通過網絡將信息快速地傳輸給查閱者。正因為網絡經濟有如此大的優勢和特點,對圖書、情報、檔案的管理工作提出了新的任務,就是要促進圖書、情報、檔案管理一體化,以適應當前科技和全球經濟發展的需要,具體來說有以下幾個方面:
2.1圖書、情報、檔案數量的劇增以及網絡經濟的發展促進了三者的信息管理工作,隨著科技和網絡經濟的發展,促使圖書、情報、檔案信息資源以網絡化方式加互相連接,統一管理,提供及時利用,實現資源共享。
2.2圖書、情報、檔案資料內容交叉、重復的現象促進了三者之間的橫向聯系,促使信息工作者探討各種信息的特點,研究綜合開發、利用的方法和途徑,以提供全、準、精的信息為現代化建設服務。
2.3圖書、情報、檔案資料數量的增加和有效使用時間的縮短,促使三者部門采取新的對策,措施和技術手段。主要是促使三者部門對鑒定對象采取縮微化、微電子化,以解決存貯空間不足的問題,使各種文獻的存貯技術和提取技術有更大的發展;促使三者部門在采限文獻檢索時的高速化、網絡化,以解決信息部門館藏結構單一,信息不全,提供速度慢的矛盾,使圖書、情報、檔案資料在有效期內發揮最大的效益。
2.4社會對信息需要在數量、質量上的變化,促使圖書、情報、檔案工作者轉變服務觀念,改變工作方式,通過多種渠道和方法提供全面、準確、精煉的信息服務。
2.5系統論、信息論和控制論的出現與發展使圖書館學、情報學、檔案學的研究趨于整體情報、檔案脫離其載體,進行統一管理創造了便利。
2.6圖書、情報、檔案一體化功能,遠遠大于這三者各自功能簡單相加的總和。圖書、情報、檔案若融合為一體,進行一體化管理,使各部分之間存在橫向聯系和協作,建立一種數字化的統一網絡,使圖書、情報、檔案資料共享。
2.7信息技術下的圖書、情報、檔案一體化的整合是一種數字化的網絡環境下的融合,其可行性主要是因為隨著科技的發展,原來文獻信息與載體之間“從一而終”的關系發生了變化,信息作為文獻的本質屬性和內涵,已擺脫了對載體的專一性的依賴關系,開始實現信息自身的獨立與自由。這種變化可以使信息從固定獨立的載體中解放出來,并且隨著網絡的發展創造新的經營和管理方式,滿足社會和經濟發展的更大需求和資源共享。圖書、情報、檔案一體化管理,這是適應信息網絡環境發展應運而生的。館藏數字化信息資源的豐富與多樣化,存取異地信息的便利是“一體化”建立的立足點,也為信息網絡環境下的圖書、情報、檔案的統一管理創造了便利條件。
3.圖書、情報、檔案一體化管理的構想與設計
3.1實行有效的國家管理在信息化的過程中,國家應履行宏觀管理的職能,實行信息化建設的“統籌規劃,國家主導,統一標準,聯合建設,互通互聯,資源共享”的一體化管理模式,它主要包括:
3.1.1信息機構與體制建立全國性的專門管理機構和相關體制;打破原有各自為政的局面,進行部門內部重組,新設并合并部分性能相同的機構,這是信息整合、構建信息資源管理系統的必要步驟;適應一體化信息資源管理與運作,應在原有圖書、情報、檔案機構的基礎上增設信息管理中心。在信息管理中心部門下,分設信息整合部與信息服務部,直接取代原來三個部門內部提供服務機構與單獨信息整理機構,從而使圖書、情服、檔案機構實現有機組合。
3.1.2制定相應的信息保障頒布專門的以及對其有利的法律政策,制定專門的以及對其有利的發展戰略計劃,健全保護信息用戶的各種機制。
3.1.2加強信息監管完善信息服務監管機制,實行對網絡信息服務進行統一的監督管理和控制,構建系統化的動態連接。
3.1.4試行三者實體的相互交叉式管理即三者各有側重,有的可交叉其二,有的可交叉其三,有的可交叉幾個方面的工作。
3.1.5信息系統控制管理重點放在文獻信息系統的有效管理上,對文獻信息進行科學分類和處理,保證文獻信息獲取、加工、貯存、傳遞等渠道的暢通,控制管理所必須的信息數量,合理控制信息流量,深化文獻信息開發層次,提高文獻信息傳遞效率、吸收能力和利用率,建立靈敏的信息反饋系統,發揮信息系統的整體效益。因此,建立一個強有力的、國家一級的、統一的集中領導機構,建立和健全一個整體機制管理,形成三位一體的全信息事業的現代化管理模式。
3.2通過現有的網絡平臺,建立圖書、情報、檔案的統一網站在數字化館的基礎上實現有效的動態鏈接,使其進一步公開化社會化,在高速發展的信息網絡打破了傳統技術條件下地域、時間和行業限制,使得全方位的信息共享在技術上成為可能。但這并不意味著配置了計算機、縮微和通迅設備,還應建立一個立體信息網絡交互管理系統,為信息資源共享創造一定的物質條件。
3.3加強圖書、情報、檔案標準化建設標準化建設是信息一體化管理的基礎。從具體的數字館藏建設來說,以統一的標準和規范為基礎,以數字化的信息為底層,以分布式海量資源庫群為支撐,以智能檢索技術為手段,以寬帶高速網為傳輸通道,將豐富多彩的多媒體信息傳遞給利用者。目前,圖書、情報、檔案需要標準化的方面很多。筆者認為,標準化建設工作應該從全局著眼,在小范圍內著手進行,也就是要從信息一體化管理的前景考慮標準化工作的進程。在購置設備時應該考慮實用性問題。
3.4合理解決圖書、情報、檔案的有限閱讀問題由于數字館庫采用不同于傳統圖書、情報、檔案信息存儲、處理、傳遞方式,對在以傳統紙質印刷基礎上建立起來的版權制度構成強有力的沖擊,出現了許多原有法律難以解釋的問題。因此,在使用網絡信息服務中應視不同情況加以限制,注重網絡安全,保證文檔信息的完整、真實與防止泄密等,以減少不必要的損失。從信息資源服務社會,擔負社會教育職能、促進文化知識傳播和科技發展、經濟發展等方面起著重要作用這個意義上說,不論以怎樣的方式使用文獻信息,都應受到版權保護,合理解決圖書和情報的著作權、知識產權、隱私權以及檔案的有限閱讀等問題,對于發揮圖書、情報、檔案整體功能具有積極意義。
1．圖書、檔案、情報同出一源，歷史上很難區分開。早在遠古時代的檔案、圖書、情報是很難區分的，三者同出一源、同為一體。古代檔案與圖書是名副其實的“一體化”，圖書館與檔案館融為一體。
2．圖書、檔案、情報具有相同特征。
圖書、情報、檔案均具有信息性、知識性、服務性這三個特征，圖書、情報、檔案工作均屬提供知識信息的服務工作。
3．圖書、情報、檔案一體化管理的系統論機理。根據貝塔朗菲發現的著名定律:整體系統的屬性與功能大于各孤立子系統的總和，即整體的發揮不是簡單地1+1=2，而是>2。應用到“一體化”研究中，即圖書、檔案、情報各自作為一個獨立的系統，有著自己的獨立功能，但這三個系統功能簡單相加的總和，是會小于“一體化”整體功能的，只有圖書、檔案、情報融為一體后，他們才能產生橫向聯系與協作，促進圖書、檔案、情報資源共享，才能產生1+1>2的系統效能。
4．信息技術的發展和信息工作人員綜合素質的提高為一體化管理提供了現實可能。
計算機設備和技術的推廣為信息綜合管理提供了初步的物質基礎，圖書館學、情報學、檔案學的綜合教育，使信息工作人員的業務素質、知識結構和工作能力有了很大提高，為實現
圖書、情報、檔案一體化奠定了初步的人才和智力基礎。
二、高校二級學院圖書、情報、檔案管理的特點分析
1.工作人員少，管理水平低
二級學院從事圖書資料管理和檔案管理的人員數量很少，特別是從事檔案管理的人員多為文秘或教務人員兼任。圖書資料和檔案管理水平普遍比較低，表現為硬件條件差，普遍缺少相應的管理和利用設施；信息化手段的應用程度低，信息共享難以實現。鑒于以上特點，各高校二級學院理應實行圖書、情報、檔案一體化管理，整合有限的信息資源和管理人員，發揮整體服務效能。同時，實行圖書、情報、檔案一體化管理與高校現有的管理體制沒有大的沖突，易于為各個方面所接受，在實際操作中障礙較少。
2.數量規模小，信息內容單一
二級學院是各高校的基層單位。由于各高校普遍設有圖書館、檔案館（或綜合檔案室）開展高校的圖書情報和檔案工作，面向全校提供圖書情報和檔案服務，高校二級學院所擁有的圖書資料和檔案的數量都比較少，內容和載體形式也比較單一。圖書資料多為本學院所設置專業的專業書籍和刊物，檔案多為本學院在教學管理中形成的教案、畢業論文等。
3.特征更為接近
檔案具有信息性和知識性等特征，但其最本質的特性在于其具有原始性，表現在載體上檔案往往是孤本，在價值上檔案具有歷史憑證作用。但對于高校二級學院來說，其保存的檔案，如教學管理中形成的教案、畢業論文，其價值更多地體現為情報價值，需要發揮歷史憑證作用的檔案比較少。因此，二級學院保存的圖書和檔案，其特征更為接近，均表現為信息性和知識性。
三、高校檔案、圖書一體化管理的應對措施
1、提升思想認識。
通過研究宣傳,使人們充分認識到,實行高校檔案、圖書一體化管理,是檔案、圖書管理工作適應時展的重要舉措,是謀求新形勢下圖書、檔案工作實現可持續發展的必然選擇。既是理論研究的重點,更是實踐要解決的問題。同時,確立高校檔案、圖書管理新的價值觀,樹立文獻資源共享,全方位開放的理念,將檔案、圖書管理工作與知識創新結合起來,使檔案、圖書工作從思想到行動實現一次大的變革。
2、統一檔案、圖書管理的業務標準。
要以一體化管理為目標,研制并應用檔案、圖書通用的信息處理方法、規范和標準,以確保彼此之間信息能互相識別、互相利用。逐步協調和統一檔案、圖書在文獻管理、檢索方面不一致的地方,組織人員編制和采用適合各系統使用的分類、著錄、標引和檢索的分類法、著錄法、主題法及文獻標引法等,達到規范化、標準化,以利于資源共享和現代化手段的實現。
3、改革管理體制。
建立統一的文獻信息管理機構,切實解決條塊分割、各自為政的問題。賦予新的文獻信息管理機構雙重職能(業務與行政管理職能),并在這一機構下設置兩個中心,即檔案信息中心與圖書文獻中心,,統一協調管理。合理配置檔案、圖書文獻資源,使其呈現出適應知識、信息社會發展需要的高度的整體性、統一性和協調性。
4、加強信息基礎設施建設。
一方面,高校要加大檔案、圖書信息基礎設施建設的投入力度;另一方面,高校文獻信息管理機構也要多渠道、多途徑等集發展資金。以此獲得在設備更新、軟件升級方面的資金保障。同時,加強網絡和數據庫的統一管理和建設,建立共同的計算機網絡管理系統,并在此基礎上形成一體化的網絡平臺,以充分利用高校豐富的文獻資源。
5、建立利益平衡機制。
實行檔案、圖書一體化管理,必須從現實出發,堅持平等、互利、互惠的原則。要通過每一項一體化活動,使原來的檔案、圖書管理機構在融合的過程中彼此平等受益,并承擔相應的責任
與義務。在利益分配上,可以投入的多少來換取收益;也可事先簽好協議,在協議中明確雙方之間的職責、權利及收益。總之,應盡量減少沖突和摩擦,激發雙方在一體化過程中的積極性。
6、培養一支適應一體化要求的文獻信息管理隊伍。
新型的一體化管理,需要精通圖書、檔案業務工作,熟悉檢索技術,并具有計算機技能的通用型管理人才。從未來發展看,以檔案、圖書為主的文獻信息業必然形成“二位一體”的緊密結合機制。面對這一發展趨勢,高校文獻信息管理機構必須培養一支適應一體化發展需要的管理隊伍,使之素質不斷加強、業務水平不斷提高、知識結構日益完善。
參考文獻
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美國檔案學會權威邁勒最近指出：“多少年來，檔案學家認為檔案手稿不能達到標準化，也不能進行資源共享，因為所藏資源都是孤本的。在圖書館技術和自動化的影響下，這種情況要改變。”20世紀90年代，國際上成立了一個由檔案學家、圖書館學家和情報學家組成的研究“在交接點――信息生產者和利用者之間的共同范圍”的團體，旨在推行一體化管理。
美國俄亥俄州大學由該州投資2000萬美元以于1994年完成了一項龐大的圖書館、情報中心、檔案庫三者自動化聯網計劃，使全州18個最重要的圖書、檔案、情報部門連成一個信息網絡，讀者或用戶可以在網內查到所有館藏信息。館際互借將變得十分快捷。期刊文章、檔案源、情報資料可以傳真方式來傳遞，并可函寄給需求者，而且傳真和郵寄對用戶免費。其中最重要的兩項數據庫技術和網絡通信工程是美國檔案學會和英國檔案學會共同承擔完成的。這些例證都真正體現了資源共享的宗旨，反映了西方發達國家在圖書、檔案、情報三部門一體化方面所進行的探索。其中的一些先進成果，是很值得我們認真借鑒的。
從美、英兩國的實際做法中，我們可以發現他們在文獻信息資源建設及布局方面具有一些相同之處：(1)都有權威性的文獻信息資源整體建設組織機構；(2)都有明確的文獻信息資源建設計劃；(3)都從學科、主題方面系統收集文獻；(4)都能相互配合，分工協作收集文獻；(5)都能實現資源共享。
世界各國政府和部門，尤其是發達國家，已把開發利用文獻信息源作為國際市場競爭的主要手段，拓寬光盤服務范圍，在建立光盤數據庫的同時相應考慮利用通訊技術的發展來實現計算機網絡化。這就要求圖書館、檔案館、情報所都有責任按照明確的目標，設計的統一線路建立各有特色的專題數據庫，在取得經驗的基礎上：
(1)組建用戶服務網絡。力爭根據協作網絡而產生的集團優勢，早日產生兼具社會效益和經濟效益的拳頭服務項目，如國際聯機檢索、項目論證、課題查新等，來確定基本的用戶對象，發展網絡成員，建立起較為穩定的用戶服務網；同時還應積極做好廣告宣傳工作，讓用戶能充分了解信息網絡的功能、條件、服務質量和效率，并選派懂得圖書、檔案、情報一體化技術的公關人員攜帶服務項目，直接去需求信息的單位，上門開展宣傳推銷活動。這樣既可以及時了解到用戶的需求，發展網絡新成員，又擴大自己的知名度，再輔以大力開展市場調研，及時把握信息市場動態，隨時不斷地調整好自身的服務方式。
(2)開展信息，提供主動定向服務，從而大力發展信息商品生產，可根據企業的委托，對用戶產品進行跟蹤調查，對新產品進行如何開拓市場的探索，使企業可以更加掌握商品信息、了解行業動態，為其新產品的發展提供科學決策的依據。發達的信息市場需要發達的信息商品生產來支持，兩者相輔相成，缺一不可。處理好兩者的關系，不僅能提供大量的適銷的現貨信息產品，而且可以廣泛、公開承攬高、新、尖的信息產品業務，滿足社會對信息產品的期貨需要，改變信息市場客體的不完整性。
二
一體化管理的具體實施方案：
第一，實行有效的國家管理。在信息化的過程中，國家應該也必須履行宏觀管理的職能。它主要包括：A.建立全國性的專門管理機構和相關體制。B.頒布專門的以及對其有利的法律、政策。C．制訂專門的以及對其有利的發展戰略計劃。D．健全保護信息用戶的各種機制。同時對網絡信息服務進行統一的監督、管理和控制，構建系統化的動態鏈接。
實行統一管理，要將重點放在研究文獻信息系統的有效管理問題上。對文獻信息進行科學的分類和處理，保證文獻信息獲取、加工、儲存、傳遞等渠道的暢通，控制管理所必需的信息數量，合理控制信息流量，深化文獻信息開發層次，提高文獻信息傳遞效率、吸收能力和利用率，建立靈敏的信息反饋系統，發揮信息系統的整體效益，必須有整體機制管理。建立一個強有力的、國家一級的、統一的集中領導機構，加快三位一體的全信息事業的現代化管理。
第二，通過現有的網絡平臺，建立圖書、情報、檔案的統一網站，在各數字化館的基礎上實現有效的動態鏈接，使其進一步公開化、社會化。
從具體的數字館藏建設來說，必須以統一的標準和規范為基礎，以數字化的信息為底層，以分布式海量資源庫群為支撐，以智能檢索技術為手段，以寬帶高速網為傳輸通道，將豐富多彩的多媒體信息傳遞給利用者。除了包括將館藏數字化的工作外，還涉及館藏信息資源的形成、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定、統計等全過程。它是一種引入管理和應用數字化的物理信息對象的方法。功能有以下五項：(1)各種載體數字化。(2)數據的接收、存儲和管理。(3)組織對數據的有效訪問和查詢。(4)數字化信息的網上和傳遞。(5)系統管理和安全維護。
第三，合理解決圖書、情報的著作權、隱私權以及檔案的有限閱讀等問題。
美國數字檔案館的核心技術――EAD技術，它是美國的編碼檔案著錄文獻類型技術的形成、記錄結構、構成元素、相關屬性及其著錄方法。檔案編碼著錄(EAD)的出現就是希望提供一種標準編碼結構，EAD是應用新技術解決問題的，標準通用標識(SGML)和擴展標識語言(XML)就是EAD的兩大技術基礎。加州伯克萊大學、杜克大學、國家數字圖書館采用EAD編譯檢索工具，以測試其理論與技術的完善程度。耶魯大學、哈佛大學在1996年初DTD初版發行時，就開始把它應用到工作中。加利福尼亞大學、圣地亞哥大學成功地把EAD檢索工具用于數據庫的建立。
EAD二版發行后，一些館室開始著手更改檢索工具。倫敦公共文件署目前正在進行更改館藏指南的開發戰略。一經完成，此項目將詳細描述幾個世紀以來英國公共文件的狀況。英國的一些大學，如利物浦大學、牛津大學、達拉姆大學、格拉斯哥大學，也在開展EAD項目。美國加州伯克萊著力于加州遺產數字圖像檢索項目，此項目旨在論證全宗級文件與EAD編碼檢索工具的結合，能夠有效地收集從班克羅伏特圖書館大型圖片集中選出的關于圖片材料的25000種數字描述，來反映加拿大歷史和文化。有意義的是，加州遺產項目的檢索系統正應用于加州伯克萊K一12展望項目的大學互動計劃中。在此計劃中，由全體教員和圖書館人員組成的小組與來自洛杉磯奧克蘭公共學校的K一12項目的教師協同工作，從1997―1998學年開始，利用數字檔案館教授與加州歷史和文化相關的科目。
加州遺產項目同時也為另外兩個項目奠定了基礎，即美國遺產虛擬檔案項目和加州大學EAD項目(UCEAD)，后者由加州大學資助，作為一系列加州大學全面開展數字圖書館項目的起點。UCEAD除為加州大學建立了檢索工具數據庫，其主要目標是培訓9所加州大學的檔案人員在利用傳統軟件“32具箱”時，能夠有效
運用EAD。美國遺產項目是斯坦福大學、弗吉尼亞大學、杜克大學和加州大學伯克萊之間的一項合作，其目的是為了說明在同樣記錄美國文化遺產但檢索工具種類不同的四個合作檔案館中，EAD都可適用，并依此能夠建立一個聯合虛擬檔案館。當前，此項目正在研究需要解決的理論、行政、技術方面的問題，以便為眾多的機構提供綜合利用的檢索工具；、項目的核心是在將EAD運用到現有的檢索工具中時，設計一個“統一實踐中可被接受的范圍”。1996年11月，在伯克萊召開的一次會議上，來自四個合作機構的代表在伯克萊技術人員和檔案人員工作的基礎上，展開了討論并取得一致意見，整理形成EAD轉化方針的初稿。不久，9所加州大學的檔案人員著手開展UCEAD項目，并進一步完善方針所闡述的內容。美國遺產項目和UCEAD的參與者――代表著12個大學的檔案機構，一致同意遵循這個方針。這些檔案機構希望以這個方針為討論基礎，對“統一實踐中可被接受的范圍”達成全國的共識。
愛荷華大學和佛蒙特州大學、紐約公共圖書館、北卡羅來那大學以及北卡羅來那州立大學都在開展某些項目的研究。通過融合EAD編碼檢索工具來豐富“美國檔案”數據庫的成果，這使得檔案界認識到編碼和著錄標準的價值及重要性。從而為檔案利用提供一種全面細致的檢索工具，這也就構成了檔案館利用工作的重心，加強了對全世界文化資源和歷史資源全面的綜合的利用，檔案人員不僅能更好地為傳統對象服務，而且也將第一次使我們的館藏為不同層次的教育者、學生及普通公眾所利用。
EAD是基于《通用檔案著錄國際標準》之上的一部檔案著錄交流標準。它是已標準通用標記語言和擴展標記語言文獻類型定義的形式存在的，它與國際檔案理事會的《團體機構、個人和家族檔案規范記錄國際標準》相兼容。自從1996年2月EAD的第一初版以來，在許多美國、加拿大、英國(尤其是公共檔案局)檔案庫房和一些歐洲、澳大利亞檔案庫房都在執行EAD計劃。EAD目前正由美國國會圖書館和SAA聯合維護。國會圖書館負責實體上的維護，SAA負責行政上和智能上的維護。
此類項目主要是由圖書館等機構發起而由檔案館參與的項目，其中較為典型的有伊利諾斯數字檔案館。該“數字檔案館”主要是由該州的圖書館和行政部門聯合建設和維護，參加者有15個機構，除了伊利諾斯州檔案館之外，還包括兩所學校，一個歷史研究會和一個博物館。其項目的主要目的是在網上為用戶提供有關該州歷史和現狀的信息，同時為項目參加機構向伊利諾斯數字檔案館上傳數據提供工具。
這樣的合作項目還有美國的西北數字檔案館，該數據庫于2002年初由13個機構共同建立。該項目得到美國國家人文基金批準，資助金額為兩年35萬美元。參加該項目的13個機構除了高校和歷史協會之外，還包括華盛頓州檔案館，西雅圖市檔案館。該數據庫最終將安裝在華盛頓州立大學，為各類研究人員提供在線的信息檢索和服務。
因為在歐美國家數字圖書館的建設中包括檔案資源，因此這種由圖書館、檔案館參加的基于信息共享的數字檔案館非常普遍。其核心部分主要是數據庫和網站建設。數字檔案館建設的過程中除了遇到數字化技術、數據壓縮、數據組織、信息檢索等技術問題之外，還會遇到數字化權、著作權、隱私權等法律問題。由于該類型的項目主建方不是檔案機構，也就無形中降低了從專業角度對它進行分析的價值。從目前掌握的材料，似乎還沒有由若干檔案館聯合建立的基于信息共享的數字檔案館。
三
在信息化社會，不論是數字檔案館還是數字圖書館，或是其他信息服務機構，都十分強調“用戶中心”的觀念，都把能夠為用戶提供完美的信息服務作為一個非常重要的目標，提供智能化的信息檢索和現代化的服務手段，進行信息服務。
隨著社會的進步、科學的發展，一種新型的數字圖書館、檔案館的數字化、智能化和虛擬化，將使二館成為新的信息集散地、信息傳播中心和知識寶庫。隨著計算機高容量、大密度存儲功能的開發，今后兩館的館藏資源要進行數字化轉化，并在網上流通，這將改變現有的館藏結構。
隨著現代通訊技術和計算機技術的飛速發展，數字信息化技術時代已經到來，電子圖書、電子檔案服務以其館藏容量大，閱讀效率高和獲取信息快等優點迅速崛起，深受廣大讀者青睞。所謂電子圖書館和檔案館，是指一個特定組織范圍內用電子方式存儲圖書、檔案的全文內容，并提供檢索、訪問、查閱和提供全文服務的信息系統。電子圖書館、電子檔案館與傳統的圖書館、檔案館相比，其優勢在于館藏容量大、信息資料新、查閱速度快、內涵更廣、發揮的功能更多、提供的服務更全面，所起的社會作用更大。特別是電子化推行的館際互借互查業務，將圖書、檔案的異地借閱變為可能。圖書檔案兩館的信息知識含量高、存儲著各學科比較系統的、成熟的、權威的信息資源。開展電子圖書、電子檔案服務可以最大限度地利用這些豐富資源實現將科學轉化為生產力的目的。
根據國外檔案、圖書、情報工作的“一體化”情況分析，“一體化”的實質是指文獻信息資源開發利用的最佳組合模式的選擇。積極研究和制定有關檔案、圖書、情報工作通用的著錄標引、檢索標準和管理規范。
美國人James H．Billington在題為“The Library OfCongress’National Digital Library Program”一文中指出，“數字圖書館要讓所有的學校、圖書館、家庭同那些公共閱覽室的長期讀者一樣，能夠任意從自己所在的地點接觸到這些對他們來說嶄新而重要的資料，并按個人的要求來理解，重新整理和使用這些資料。”這個定義強調了能夠任意從自己所在的地點接觸到所需的資料，突破了圖書館傳統的束縛，實現了物理位置的虛擬化，信息服務的即時化、自主化。
在美國、歐洲和日本等國家20世紀90年代初推出的信息高速公路建設計劃中，數字圖書館系統的開發和應用占有相當重要的地位，并被看成未來信息高速公路的重要的信息資源之一。譬如，1993年由美國國家科學基金會(NSF)、美國國防部尖端研究項目機構(DAR-PA)、國家航空與太空總署(NASA)聯合發起的數字圖書館工程(Digital Library Initiative，代號DLI)投資6800萬美元，其中2400多萬美元撥給了以六所大學為中心的數字圖書館創始工程。這是世界上最早的圖書館建設工程。之后，DLI的二期工程投資單位除了一期工程的NSF、DARPA和NASA以外，增加了國家圖書館(NLM)、國會圖書館(LOC)、國家人文科學基金會(NEH)以及聯邦調查局(FBI)。協作單位有國家檔案館(NARA)、史密斯松尼機構(Smithsoian Institute)、聯邦博物館與圖書館服務機構(LMLS)等。投資力度數億美元，可見數字圖書館在美國政府規劃中的日益顯著地位。
英國大不列顛圖書館也于1993年宣布了“2000年的政策目標”，即通過數字和網絡技術使用戶能最大限度地利用其收藏。同年，該圖書館提出了包括20多個項目的“信息利用倡議”，推進數字圖書館的發展。
日本已決定建造一個新的國家圖書館，該圖書館的目標包括，研制一套信息資源數字化處理系統，廣泛收集和使用各種載體的文獻，建立一個與國內外數據庫相連的現代化數據庫系統。
關鍵詞：學校檔案管理；信息化建設；問題；建議
在學校管理的各項工作中，檔案管理是其中較為重要的一部分。隨著教育改革進程的加快，學校傳統的檔案管理在應用的過程中表現出了種種弊病，這種種弊病的解決在很大程度上依賴于學校檔案管理的信息化建設。但是由于學校檔案管理的信息化建設發展的時間較短，其中存在的弊病較多，因此，探究其信息化建設中的問題，提出相應的改進建議，對實現學校檔案管理信息化建設的科學發展具有重要的意義。
一、學校檔案管理信息化建設的內容
學校檔案管理信息化指的是以發揮檔案的憑證作用為基礎，充分發揮檔案的信息功能，促使檔案內容實現數字化，促使檔案傳遞實現信息化。其中檔案管理信息化的含義有三層：其一，促使檔案內容實現數字化，以便于信息的讀取與存儲；其二，實現檔案信息傳遞、接收、儲存、利用的一體化，提升操作的便利性；第三，實現檔案信息管理的網絡化，增強信息管理的便利性，提升信息的利用率。由此可知，學校檔案管理的信息化建設內容也包括三個方面：第一，檔案信息數字化建設。檔案信息數字化建設的含義是在掃描技術和數據庫技術的支持下，以安全性、效益性和規范性為原則，將傳統的檔案內容轉化為電子檔案進行保存，從而構成一個有結構、有秩序的檔案信息庫。第二，檔案網站建設。檔案網站建設是檔案管理機構以公共信息服務網站為平臺，以網頁主頁的方式開展檔案宣傳工作、提供相關服務的服務型網站，其功能為交流、服務與宣傳，其構成內容為機構信息、資源信息、工作信息和服用利用信息等。在學校檔案管理信息化建設的過程中，檔案網站建設是重要步驟。第三，數字檔案館建設。數字檔案館是一種遠程獲取檔案信息的方式，其建設的目的在于促使用戶能夠以便利快捷的方式獲取所需信息，其特點為：在功能方面其中心是存儲；在運行方面實現信息存取的網絡化；在存儲方面以無形的信息方法完成。
二、學校檔案管理信息化建設的問題
學校檔案管理信息化建設的時間較短，其中存在的問題較多，具體分析如下：第一，重視程度較低。學校檔案管理工作在學校的各項工作中受到的重視程度本來就比較低，學校相關領導對檔案管理信息化建設的重要性認識不完善，導致在其中投入的精力不足，投入的經費不夠，與信息化建設相配套的基礎設施不健全，最終影響了學校檔案管理信息化建設的實現。第二，人才隊伍不健全。學校檔案管理人員長期使用傳統的檔案管理方法，在檔案管理方面已經形成定性思維，對信息化管理這種新型檔案管理方式的接受程度比較低，接受效率比較低。同時，因為相關的培訓制度不健全，缺乏有效的培訓激勵機制，使得原有的檔案管理人員出現固步自封的現象。再加之，專業的檔案信息化管理人員沒有實現有效的引進，人才隊伍不健全，最終影響了學校檔案管理信息化建設的發展。第三，檔案管理制度不健全。受到檔案管理重視程度不足的影響，學校的檔案管理工作并沒有被納入政府工作體系，所以在學校檔案管理方面也沒有相關的規定，使得學校檔案管理缺乏統一的標準，影響了檔案管理的規范化建設，最終影響了檔案管理工作的信息化建設。
三、學校檔案管理信息化建設的建議
針對上述問題，本文針對學校檔案管理工作的信息化建設提出以下建議：
第一，提升重視程度。首先，教育部門要針對學校檔案管理的信息化建設召集學校領導召開相關會議，促使學校領導充分認識到學校檔案管理信息化建設的重要性，端正學校領導對信息化建設的認識，進而提升全體師生對檔案管理信息化建設的認識，以在學校領導的支持下在檔案管理信息化建設方面投入充足的精力、人力和物力，為檔案管理信息化建設的實現奠定良好的條件。
第二，完善人才隊伍建設。在檔案管理信息化建設的過程中，人才是決定檔案管理信息化建設效果的重中之重。在新形勢下，檔案管理人員不僅要做管理員，更好成為檔案信息的“數據庫”和“百事通”。為了達到這樣的要求，檔案管理員要主動提升自己的專業素養，豐富自己的計算機應用技能和數據庫能力，緊追檔案管理信息化建設的步伐。同時，學校要做好檔案管理人員的培訓工作，定期開展培訓，號召全體檔案管理人員積極參與，并制訂定期考核計劃，對于未能通過考核的檔案管理員對其進行再教育，如再次考核不過關，就予以辭退處理。除此之外，學校檔案管理系統還要積極引進專業的檔案管理信息化建設相關人才，做好信息化檔案系統的設計與維護工作，帶領全體檔案管理人員提升信息化建設素養，以最終建設一支高素養的信息化建設人才隊伍，以進一步推進檔案管理工作的信息化建設步伐。
第三，完善制度建設。在學校檔案管理工作信息化建設的過程中，對其產生阻礙的因素之一就是不規范的制度。建設規范的制度，要處理好標準化制度和規范化制度之間的關系，促使二者相互協調，共同進步。首先，要建設一個具有統一性的網絡目錄標準。因為檔案內容較多，形式多樣，錄入標準和管理標準不統一，導致查閱困難。因此，要完善檔案管理的信息化建設就要統一檔案管理標準，以便提升檔案管理效率和查閱使用效率。其次，要建立一套較為完善的制度，比如建立電子檔案管理制度、重要場所的進出制度、電子檔案系統的安全運行制度等，以實現檔案信息的規范管理。
第四，完善數據庫建設。首先，要搭建一個學校檔案管理信息化建設平臺，以《檔案法》的相關規定為依據，規范檔案管理規章制度，對學校檔案進行分類處理；其次，要實現資源共享。學校檔案管理部門要聯合學校的其他部門制定檔案管理的聯合目錄，并形成完善的網絡系統，以便于實現一體化管理，以便于實現資源共享。第五，完善硬件設備的配置。檔案管理的信息化建設在很大程度上依賴于硬件設備，因此，為了推進學校檔案管理信息化進程的實現，完善硬件設備配置是關鍵。檔案管理部門的相關人員要將所需的硬件設備進行統計，將其上報給學校領導，學校領導要盡快予以審批、撥款，完善硬件設備的配置，以完善檔案管理的信息化建設。
四、結語
隨著教育改革進程的加快，傳統的學校檔案管理模式在工作的過程中表現出了種種缺陷，不利于實現學校檔案的規范化管理，不利于提升檔案的利用水平。因此實現學校檔案管理的信息化建設具有重要意義。學校檔案管理的信息化建設包括三方面的內容，分別是：檔案信息數字化建設、檔案網站建設和數字檔案館建設。目前存在的問題是重視程度較低、人才隊伍不健全、檔案管理制度不規范，針對這樣的問題，本文從提升重視程度、完善人才隊伍建設、規范制度建設、完善硬件配置、完善數據庫建設五個方面對學校檔案管理工作的信息化建設進行了探究，具有一定的價值。
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檔案工作理應服務于社會發展的需要，這既是檔案工作的“安身立命”之本，也是社會發展的必然要求。然而，檔案工作服務社會發展需要，絕非僅靠“滿腔熱情”即可以完全做到，而是必須在嚴格遵循檔案工作基本規律的同時，尋求檔案工作與社會發展需要的結合點。只有這樣，才能使檔案工作始終在健康的軌道上獲得發展與完善。正因如此，關注民生、保障民生、改善民生，有針對性地履行檔案管理職能、開展社會服務成為檔案部門當前的重要工作內容。
開展檔案信息服務是檔案部門所肩負的社會使命。關注民生、保障民生、改善民生、建設和諧社會，同樣離不開檔案信息服務實踐的支撐。因此，參與社會建設、關注改善民生、強化“民生檔案”管理、深化檔案信息服務，對于更好地發揮檔案部門的自身優勢、投身和諧社會建設實踐具有特殊意義。
1. 強化“民生檔案”管理，參與社會建設、關注改善民生的檔案需求，開展惠及全民的檔案信息服務是檔案部門的基本職能。檔案部門肩負著為黨和政府的決策服務、為社會經濟發展服務、為社會公眾服務的多重職能，具有得天獨厚的檔案信息服務優勢。而檔案信息服務的基本要求在于保證服務公共性、普惠性與社會公平。同時，檔案信息服務具有量多面廣、針對性強的特點，是構建和諧社會、促進社會發展、改善民生問題等不可或缺的內容與手段。因此，要適應社會建設的需要，必須改變以往過分強調政治性與保密性，忽視社會公眾利用需求的思維定式與行為方式。樹立以人為本、貼近社會公眾的服務理念，積極參與社會建設、關注改善民生問題、強化“民生檔案”管理，通過網絡化、信息化和數字化平臺，開展以集成化、個性化、便捷化為主要特征的檔案信息服務，逐步形成具有公共性、普惠性與社會公平特點的檔案信息服務體系。
