發布時間：2023-05-23 17:12:09
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的醫療檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
隨著社會保障制度建設不斷地發展完善。在當今的社會中醫療保險成為我國社會保障制度中不可或缺的一部分。醫療保險對于每一個中國的人們都具有重要的意義，而醫療保險檔案管理是國家對醫療保險參保人員的登記，也是我國醫療保險制度有效實施的依據保障。所以本文主要探究在新形勢下醫療保險檔案管理的重要性和實施的有效措施。
關鍵詞：
新形勢；醫療保險檔案；管理措施；重要性
社會主義經濟的快速發展，人們的生活物質水平在不斷地提高。社會醫療保險制度越發的占據重要地位，在人們經歷重大疾病或重大傷害時醫療保險是國家給予最及時的經濟補助。在新形勢下醫療保險檔案是唯一記錄我國參保人員的醫療參保的數據及其待遇。所以新形勢下的醫療保險檔案的管理顯得尤為的重要。
1.新形勢下的醫療保險檔案管理的重要性
看醫治病是人們生活中最重要的事情之一，而醫療保險是國家給予人們就醫的福利。那么醫療保險檔案作為人們享有就醫福利的依據就顯得非常的重要了。而只有完整的醫療保險檔案才能保障參保人的合法權益，在治療重大疾病時才能真正的享受國家給予的福利待遇。也就是說醫療保險檔案的管理跟我國人們的切身利益息息相關，特別是在新形勢的環境中，科技經濟的快速發展，弄虛作假的情況日益增多，所以醫療保險檔案的管理越發的重要。醫療保險檔案除了與人們的利益緊密聯系以外，它還關系著我國醫療保險事業的健康發展。因為醫療保險檔案所記錄的數據能夠充分地反映我國醫療保險事業當前發展的狀況，并且也能及時的在實際的數據中指導我國醫療保險事業的未來發展方向。完整、全面、科學的醫療保險檔案可以使得醫療保險的工作進行有效的開展，健全的醫療保險制度能夠讓人們對我國的醫療保險制度更加的有信心。這有利于維護國家團結穩定，增加我國人們對國家的高度認同感[1]。
2.新形勢下醫療保險檔案管理的措施
改革開放以后，我國的社會主義經濟快速發展，國家的綜合實力日益加強。而環境的污染，重大的疾病也隨即層出不窮。所以醫療保險制度適應了社會的需要，就目前的醫療保險制度對人們的生活而言著實為人們帶來了不可言喻的益處，這是國家實實在在的為人們解決生活中就醫的大事。所以醫療保險制度非常的受到人們的推崇。醫療保險檔案管理的具體措施要適應當前的發展形勢，與當前人們的生活緊密的結合起來，當然醫療保險檔案的管理制度有一定的超前意識是更加的有利于我國醫療保險制度的發展。
2.1提高醫療保險檔案管理人員的管理意識
新形勢下想要強化醫療保險檔案管理制度首先需要提高的是管理人員的管理意識，只有先從思想上強化管理才能從行動上開展檔案管理工作。管理人員沒有嚴格的管理意識的話，很容易在醫療保險檔案工作中出現重大的失誤。例如，弄丟參保人的醫療檔案或者在檔案記錄時出現工作不仔細不認真導致參保人的醫療保險資料不清楚等等。所以提高檔案管理人員的管理意識是非常重要的。針對提高醫療保險檔案管理者的管理意識要從兩個方面著手。首先要對醫療檔案管理的領導進行提高管理意識的灌輸，其次是對直接參與醫療保險檔案管理者的管理意識的提高。領導的管理意識對于其他管理人員具有榜樣作用，簡接的影響到醫療保險檔案管理工作的有效開展。而其他管理者的管理意識的提高則直接影響著醫療保險檔案工作的成效。對于這兩方面的管理意識的提高我們可以展開定期的檔案工作的培訓，或者設置合理的獎懲制度來激勵管理者的管理意識[2]。
2.2提高醫療保險檔案管理人員的管理技術水平
就目前的醫療檔案管理技術水平而言，大多數的檔案管理人員的管理技術基本處于初級階段。隨著科技的進步，醫療保險團隊已經引進了大量的先進技術設備。然而由于技術人才的匱乏使得這些設備也基本處于無用狀態，所以要想提高醫療保險檔案的管理我們必須要加強管理人員的技術培訓，或者引進高質量、高水平的技術型人才。并且讓各個部門相互學習促進每個管理人員新型技術的加強。
2.3建立健全醫療保險檔案管理制度，規范相關工作
一個完善的管理制度是醫療保險檔案管理工作有效進行的先決條件。建立健全醫療保險檔案制度首先要建立一個科學制度的理念，其次要讓制度更加的標準化、規范化，加強醫療保險檔案庫的設備引進，同時將各個工作環節的職責清析明了化，做到各司其職。并且要建立合理適當的監管機制，為醫療保險檔案管理制度做好監管工作。最后還需要定時的對醫療保險檔案進行查漏補缺，這能夠讓其管理制度更加的規范化。不定期的進行查漏補缺工作是為了避免工作上的失誤，在新時期科技信息的發展的條件下很多的醫療保險檔案需要從紙質檔案到電子檔案的轉化。在這個轉化的過程中可能會有檔案資料的遺漏問題。我們進行排查的過程中能夠把有效的對原始的檔案進行保存或者補缺。
2.4加強醫療保險檔案的信息化管理
科技在進步，信息時代已經席卷全球。那么醫療保險檔案管理工作也不能避免走向信息化的管理。所以目前加強檔案信息化管理是順應時代的發展潮流。首先想要實現信息化管理就必須要引進信息化技術設備，然后需要培養信息化技術人才，既能駕馭先進的技術又通曉醫療保險檔案工作的復合型人才是目前需要特別培養的。然后就是加強技術設備的日常維護工作，同時也需要加強醫療保險檔案的保密工作[3]。
3.結語
綜上所述，醫療保險檔案管理工作在新的形勢下需要新型的管理制度和管理人才。建立健全管理制度，并行以人為本的理念，加強信息化管理是我國醫療保險檔案管理制度健康發展的有效之路。為實現我國人人有病可治，有錢可醫的的大好前景，醫療保險檔案的管理需要更多的得到關注和重視。
作者：鄭琳 單位：安圖縣社會醫療保險管理局
參考文獻：
[1]張桂云.新形勢下強化醫療保險檔案管理的對策探究[J].辦公室業務,2013,05:200.
一、醫療設備檔案的內容
1、全院和各科室醫療設備報表，包括設備編號、設備名稱、型號、產地、價格、經費來源、設備分類、用途、購置日期、啟用日期、使用科室等。
2、醫院每年通過設備管理委員會討論同意的醫療設備采購計劃、大型設備申報文件和醫療設備的出入庫登記。
3、醫療器械審批表、醫療器械論證表、考察報告、談判記錄、設備委員會討論備忘錄、供應商資質證明、醫療器械三證并加蓋供貨單位公章，需政府采購的要填寫政府采購登記表，需國際招標的要招標協議、投標文件，需進口設備的要外貿協議、貨運單、海關報關單、商檢部門的檢測文件、免稅證明、檢驗檢疫證明、報價單，是大型醫用設備的要廳、部下發的大型設備資源配置許可文件。
4、貨物配置清單，隨機文件，醫療器械開箱驗收鑒定書，產品價格，產品樣本，使用和維修手冊，線路圖及有關技術資料，合格證。
5、操作規程、維護保養制度，安裝調試記錄及使用維修記錄，性能鑒定書。
6、醫院每年強制檢定醫療設備統計表，各類醫療設備的計量要求和標準及計量結果與計量周期。
7、設備改裝、醫療器械報廢審批表。
二、醫療設備檔案的作用
1、便于把好醫療設備購置的第一關
醫療設備按照其功能可以概括為診斷設備、治療設備和輔助設備三大類。醫療服務的需求最先反映在設備檔案之中，它是醫療需求的第一信號，它能為臨床科室是否購置新設備提供可靠、有用的依據。在這三大類中，哪些急需采購、哪些暫時不購、哪些堅決采購，通過查閱設備檔案清清楚楚、一目了然。在三大類醫療設備檔案管理中，整理和建立診斷設備檔案非常重要，特別是對一所綜合性醫院尤為重要。正確選購診斷設備有利于患者病情的有效治療，盲目和重置設備必然給醫院帶來不必要的浪費。此時此刻，設備檔案需要發揮有效地引導作用，通過已建立的醫療設備檔案體系把好第一關，確定購置與否，避免重復購置，為醫院把關，降低成本、減少浪費。
2、方便醫療設備的保養與維修
通過醫療設備的使用記載，查閱設備的技術情況、完好率、利用率、維修率、報廢率，從而提前報告和督促有關維修科室及時進行醫療設備維修。堅持把設備運行狀況記錄納入設備管理系列，雖然有一些麻煩和難度，但做好了之后就能夠拓展和延伸醫療設備檔案管理服務的范圍，為醫院降低成本，增加可觀的經濟效益。正如我們工作中平時所見，有些科室為了獲得短期經濟效益，對使用率較高的醫療設備長期使用磨損，無記錄、無記載、拼設備拼消耗，一旦出現故障，維修起來十分困難，有些因維修費用高昂而提前進入報廢行列，其結果是不僅給醫院造成經濟損失，而且會影響病人的繼續診斷治療。
3、提高醫療技術人員對設備檔案知識的認識
通過對醫務人員宣傳檔案方面的知識，提高醫療技術人員的檔案意識，進一步了解設備檔案的范圍、類別以及為社會提供服務的途徑，在設備使用過程中，注重檔案資源潛在的知識價值，注重原始資料的積累與保存，為今后儀器設備的良好運行提供更好的保障，進而發揮其應有的作用。
三、加強醫療設備檔案的管理
1、強化歸檔意識，建立健全設備檔案管理制度
（1）制度化管理。制度建設是做好檔案工作的有力保障，建立并完善設備檔案的保管制度，不斷提高管理水平，使設備檔案處于最佳保管狀態，便于隨時開展有效的服務。建立并完善設備檔案的借閱與使用權限制度，嚴格控制設備檔案的查閱，嚴禁非技術人員未經允許查閱設備檔案，加強設備檔案的安全性和保密性。
（2）標準化管理。設備檔案管理正在納入醫療質量目標管理制度中，從檔案的收集、整理到最后的分類、編號及案卷目錄、卷內目錄的書寫符合檔案局對設備檔案要求的規定及標準，做到條理清楚、目標明確、保存完整，為今后的提供利用打下良好的基礎。
（3）現代化管理。隨著現代信息技術及網絡技術的快速發展，檔案部門需要不斷更新技術和設備才能滿足社會的需要，同時檔案人員也必須具備現代計算機的實際操作能力，可以通過多形式、多層次的培訓不斷更新知識結構，提高專業技能和專業素質，科學的管理和保存檔案，逐步提高醫療設備檔案的管理水平。通過互聯網建立統一的醫療設備檔案數據庫，實現資源整合和共享，便于醫療設備使用效益的分析，充分發揮檔案的潛在價值，為有效應對突發事件和緊急事件提供信息保障，為醫療工作提供高效、優質、快速的服務。
2、將設備檔案的管理納入醫療質量目標管理
設備檔案應納入醫院的醫療質量目標管理，建立健全專職檔案人員目標管理體系。要設立檔案管理委員，由主管領導和有關科室負責人組成，綜合檔案室下設設備檔案分室及兼職檔案人員，建立科學的、完整的檔案管理網絡。
[關鍵詞] 醫療設備；計量技術檔案；管理；必要性
[中圖分類號] R-05 [文獻標識碼] C [文章編號] 1674-4721（2012）06（a）-0156-02
醫療設備計量檢測與醫療安全和質量息息相關，隨著科學技術的發展，社會的進步，人們的生活質量進一步提高，對醫療安全和質量要求也隨之提高，因此，如何做好醫療設備計量管理成為至關重要的問題。而計量技術檔案是計量技術機構在檢測工作實踐中形成的系列資料，它是開展計量檢測工作全過程的真實記錄。醫療設備計量技術檔案的建立與管理，有著極其重要的作用，是計量管理的重要組成部分[1]。
1 醫療設備計量技術檔案的特點和發展趨勢
檔案的本質屬性是原始性和歷史性，在計量檢測工作中形成的大量文件資料，是檢測機構質量體系管理、運行及質量體系有效性、規范性、真實性的反映和記載，它不僅是檢測機構規范化管理的基礎資料，也是日常工作及機構考核的重要憑據[2]。醫療設備計量技術檔案為醫院現代化管理提供了可靠的依據，使醫院管理在現代醫學模式轉變中，由單純經驗型、粗放型向科學型、集約型轉變，促進了醫療技術水平和醫療服務質量的不斷提高，增加了社會效益與經濟效益，提高了醫院的競爭實力。醫療設備計量檢測有其特殊性，它的計量準確性直接影響到病患的檢查、治療、康復等方面，而記錄、保存相關的計量檢測報告、數據等技術檔案則是必須的、重要的工作，是開展計量檢測量值溯源等工作的必要依據。充分利用開發科技檔案，有利于醫學科研成果的開發、推廣和應用。醫療設備計量技術檔案作為醫療技術檔案領域的重要分支之一，醫療設備技術檔案的科學發展對提高醫療質量和科研水平都產生重要影響。
2 醫療設備計量技術檔案的重要性
醫療設備計量技術檔案特點主要有以下幾點：（1）真實性。醫療設備計量技術檔案主要內容有計量標準檢測合格證書、計量標準技術報告、計量標準操作流程、開展檢定校準工作的原始記錄等，它真實反映醫療設備計量檢測的過程及結果。（2）實用性。醫療設備計量技術檔案是經過收集、分類、鑒定等科學方法形成的，具有內在聯系的有價值的文件體系，以確保相關人員能夠進行查閱和參考。（3）保密性。對某些有特殊價值的醫療技術檔案要根據國家保密法確定其保密等級，并正確處理好利用和保密關系。（4）專業性。醫療設備計量技術檔案是在醫院醫療設備計量檢測工作中形成的，而醫學專業發展迅速，相關的計量檢測技術也相應的提高，要求從事醫療設備技術檔案管理的工作者有較高的專業技術知識[3]。科技檔案、資源檔案的可利用價值是保存檔案的前提條件，也是檔案的生命之源。合理利用科技檔案信息并最大限度地發揮它在科研管理中的作用，對提高醫療質量和科研水平都 將產生重要影響。
3醫療設備計量技術檔案的建立和管理
3.1前期準備工作的資料檔案
醫療設備計量檢測技術檔案須有專人專管，明確分工制度和工作流程，掌握一定計量管理和檔案管理的相關知識，熟悉相關法規文件[4]。在醫療設備計量管理中，經常會遇到的問題是既要不影響正常的診療工作，又要進行計量檢測，設備正在運行或操作中以確保日常診療工作，配合計量檢測問題、醫務人員人力資源分配問題等，必須做好前期準備工作，包括計量檢測相關的法規文件、通知、日程表等安排。
完整的前期準備工作的歸檔資料主要包括：計量工作的工作依據、審批文件、通知、日程表、地點安排、人力資料分配及計量檢測方式等，將以上資料分類、按時間順序進行歸檔。
3.2醫療設備計量檢測的資料收集
技術檔案的信息收集是做好技術檔案歸檔的基礎。由于計量標準檔案就涉及報、標準器及配套設備的論證、采購、驗收使用維護、量值溯源以及考核評審批準、中間運行核查、能力驗證、到期復查、設備更新、更換、報停及封存的審核批準等過程。在這些過程中涉及到具體的技術人員、采購人員、管理人員、審核評審人員、論證人員，因此，它既是一項細致而長期的工作，也是一項綜合性、全局性的工作。制定計量檢測數據表格，對計量檢測過程結果數據進行登記、收集，動態記錄相關醫療設備的設備計量檢測情況。表格填寫清晰、具體到每項數據及檢測結果。醫療設備計量檢測范圍登記：如監護儀、流量計、分光光度計等。醫療設備計量檢測的數量登記。醫療設備計量檢測相關的原始數據及檢測歷史情況登記。醫療設備計量檢測的統計對比報告、證書保存[5]。
3.3 醫療設備計量技術檔案的整理、建立電子數據源
審閱技術資料完整性，是否有前期、計量檢測過程、結果等完整的相關資料；審閱技術資料是否填寫清晰、詳細、簽字的有效性等；技術資料的分類、時間順序排列整理；整理臺賬數據，錄入相關計量檢測管理軟件，生成各類匯總報表。
3.4 醫療設備計量技術檔案的組合、裝訂、歸檔
準備相關專業的檔案裝訂工具，將技術資料組合裝訂成冊、歸檔，匯編目錄或粘貼標簽，按年度匯編存放。
3.5 醫療設備計量技術電子檔案。
將歸檔的所有資料掃描，方便查閱，為進一步實現無紙化檔案管理作準備。
3.6 醫療設備計量技術檔案的保存。
檔案的保存要注意防蟲、防潮、防火，有專門的檔案存放地點，專人專管。
3.7 醫療設備計量技術檔案的借閱、查閱管理。
醫療設備計量技術檔案必須有專用的借閱、查閱登記本，確保借閱查閱情況的可追溯性。
綜上所述，醫療設備計量檢測是醫院的醫療質量和安全的必要手段，而醫療設備計量技術檔案的建立與管理，則是醫院醫療設備計量檢測的一個重要依據。它真實、完整并科學地記載了醫療設備計量的歷史過程，對醫院醫療設備計量檢測發展有至關重要的作用。如何讓醫療設備計量技術檔案充分發揮其作用，成為現代醫療設備技術管理的重要問題，只有不斷總結汲取教訓，并不斷掌握和學習新的技術檔案管理知識，才能讓醫療設備計量技術檔案更好的為臨床服務，從而為提高醫院整體的管理水平作出必要的貢獻。
[參考文獻]
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[4] 羅寶文. 淺談如何加強醫療設備管理[J]. 醫療裝備，2009，9（8）：40-41.
隨著經濟和人民生活水平的不斷提高，我國醫療保險事業也得到了飛速的發展。醫療保險檔案是記錄人們參保情況的重要檔案，也是判斷醫保工作成效性的重要憑據。因此，醫療保險檔案的管理工作是醫保工作的重中之重。
關鍵詞：
檔案管理；醫療保險；醫療保險檔案管理
一、我國醫療保險檔案管理的現狀
1、對醫療保險檔案管理工作的重視程度嚴重不足
隨著醫療保險參保人數的不斷增長，醫療保險檔案的總體數量也與日俱增，但是由于醫保檔案的管理工作比較繁瑣，加之領導對檔案管理工作的不重視，導致相應的軟硬件投入不足，人員和經費也嚴重不足，更為突出的問題是管理人員對自身工作的認識不足，認為檔案管理的意義不大，不去投入時間去整理業務檔案，這些都直接導致了醫保檔案管理工作的效率極為低下。
2、醫療保險檔案材料收集不齊全
醫療保險檔案是醫療保險經辦機構在長時間的累積工作中形成的檔案記錄，由于我國醫療保險事業的高速發展，大量的基礎檔案隨之產生，但是由于工作人員的疏忽懈怠，導致有相當一部分的醫保檔案資料缺失，這些重要檔案的缺失不僅損害了參保人員的利益，也為我國醫保事業的發展帶來了多種安全隱患。
3、缺乏專業的管理和規范標準
目前，我國對醫保檔案的管理工作缺乏統一的規范和標準，不同的地方行使不同的檔案管理標準。哪些檔案需要整理，如何整理，這些檔案管理方面的基礎問題都沒有統一的標準。這些問題都極易導致醫保重要檔案材料的遺失，甚至導致醫保檔案的管理出現難以糾正的錯誤歸檔情況。
4、醫療保險檔案管理人員仍缺乏專業素質
目前，我國醫療保險工作的相關機構在檔案管理專業方面的人才嚴重缺乏，大多數醫保檔案管理工作都是由人事行政等等非專業人員兼職，缺乏基檔案管理方面的相關知識。由于自身業務水平較低，導致醫保檔案的管理工作始終沒有進入信息化階段，仍然使用過去的純手工的陳舊管理模式，這就直接導致了工作效率的嚴重低下，制約了醫保工作的進一步發展。
二、強化醫療保險檔案管理工作的相關舉措
1、強化醫療保險檔案管理人員的工作意識
具有一定的醫療保險檔案管理意識是開展醫保檔案管理工作的重要前提，如果從事檔案管理的工作人員不具備良好的管理意識，就非常容易出現醫保信息泄露、檔案文件丟失等等醫保檔案管理方面的嚴重問題。想要提高醫療保險檔案管理人員的管理意識，一定要從兩個方面入手：第一，增強醫保檔案管理領導層面的管理意識；第二，是從檔案管理的基層人員方面入手提高檔案管理意識。這兩個方面可以簡單的理解為“自上而下”和“自下而上”兩種模式，增加檔案管理工作領導者的管理意識是從“上”入手。只有領導層對醫保檔案的管理工作提起足夠的重視，才能從資金、設備和人員培訓等方面全面提高工作人員的整體素質，才能最大程度的提高醫保檔案的管理工作效率。提高檔案管理人員自身的檔案管理意識是從“下”入手。檔案管理人員是直接管理醫保檔案的工作人員，他們的最常見的工作在就是醫保檔案的管理，他們的工作效率直接決定著醫療保險檔案管理的成敗，而基層工作人員的醫療保險檔案的管理意識就會直接的影響到他們在日常工作中的管理規范性，因此，提高基層醫療保險檔案管理人員的檔案管理意識，是提高醫保檔案管理工作效率的重要手段和必要程序。
2、提高我國醫療保險檔案管理人員的管理技術水平
在當今社會全面現代化高速發展的時代，醫保檔案管理人員的管理技術水平對檔案管理的工作效率的影響日益增大，想要切實有效的提高醫保檔案管理工作的效率，就一定要從提高相關工作人員的技術水平入手。特別是在如今網絡信息化的迅速發展，給檔案管理工作帶來了新的挑戰，如果醫保檔案管理人員的工作水平一直保持在原始的層次，那么現代化的設備也就沒有了用處。因此，醫保機構一定要注重對于檔案管理人員的相關技術的培訓工作，只有通過合理的信息化管理培訓，才能培養出能夠熟練運用現代化設備的合格人才，才能更好的完成信息化檔案管理的日常工作。
3、完善我國醫療保險檔案管理的制度和規范
除了從以上兩個方面入手之外，還一定要完善醫保檔案管理制度和規范入手。醫保檔案管理的制度是相關人員日常工作的重要依據，只有我國醫療保險檔案管理的制度不斷規范化、標準化、科學化、完善化，只有這樣才能保證醫保檔案管理工作的順利進行。具體完善醫療保險檔案管理工作制度可以從引進歐美先進的科學管理理念、完善檔案庫的設備信息化和建立不同崗位的管理職責等等幾個環節入手，只有這樣才能逐步的行程一種切實有效的、符合自身實際情況、系統有序的醫療保險檔案管理制度。當然，在合理的管理制度完成之后，還應該適時的組織醫保檔案管理人員學習相關的管理制度，只有合理的培訓才能讓完善的管理制度落實到實際工作的任何一個環節，讓所有參與醫保檔案管理工作的人員能夠做到真真正正的有據可依、有章可循，這樣才能避免出現檔案管理工作不符合制度從而影響管理工作效率的情況。
4、做好醫療保險檔案管理的查漏補缺工作
醫保檔案管理的查漏補缺工作，其根本目的是為了防止在以往的工作過程中頻繁出現的醫保檔案信息不完整的問題，特別是在目前的工作階段，隨著信息化技術的不斷完善，醫保檔案也進入了信息化管理的階段，一定要將紙面的記錄信息幻化為網絡數據信息加以存儲管理，一些原有的檔案記錄中的文字、照片、圖表和其他信息，一定要做到充分的整理查漏。當然，除了保證檔案信息的準確無誤之外，也應當對原有的檔案材料做出比較妥善的保存，保證在信息化存儲的過程中出現的小概率錯誤能夠得到及時的改正。當然，為了保證原始材料的有效保存，相關單位應該將材料按照一定的標準分類管理，并對管理進行詳細的記錄。
三、結語
綜上所述，醫保檔案管理是我國醫療保險事業的重要組成部分，醫保檔案管理工作的順利與否直接關系到我國醫療保險事業的發展速度，醫療保險相關單位只有做好醫療保險檔案管理工作，才能最大程度的促進我國醫療保險事業信息化建設的步伐，才能全面提高我國醫療保險服務的水平，做到我國醫療保險事業的可持續發展。
作者：劉洪云 李冬 單位：吉林省汪清縣醫療保險管理中心
參考文獻
[1]李華，新形勢下強化醫療保險檔案管理的對策研究［J］．卷宗，2014，(4):49
[2]蘇毅，淺談醫保檔案的規范化管理［J］，黑龍江檔案;2000年02期
文獻標識碼：A
文章編號：16723198（2015）13007801
醫療設備檔案是指在醫療設備申請、論證、購置、到貨、驗收、安裝、使用、質量控制、計量、維修、養護直至報廢各個環節所形成的具有保存備查價值的各類技術資料及證明文件。隨著醫療新技術的不斷發展，醫院引進的設備數量逐步增長，精密度愈發提高，醫院對于設備的檔案管理工作也日益重視。
1醫療設備檔案管理的重要性
醫療設備檔案能夠為強化資產管理、開展設備養護、臨床應用風險評估以及追溯監督采購行為提供準確、詳實和可靠的依據。醫療設備檔案具有涉及環節眾多、資料文件復雜多樣及歸檔時間較長等特點。一臺醫療設備，從論證、購置到安裝、使用直至維修、報廢，具有相當長一個周期，涉及眾多職能部門和使用科室，將會形成大量的文件和證明材料。醫療設備檔案能為醫院提供詳盡而準確的設備信息資料，有助于領導合理配置醫療設備，使現有的設備效能充分發揮，避免醫療設備閑置浪費，也避免盲目重復引進同樣的醫療設備。醫療設備的全生命周期管理是近年來設備管理部門提出的全面管理新理念，這也是體現醫院精細化管理的重要部分。
2新建醫院醫療設備檔案管理面臨的問題
某院是在優質醫療資源下沉、市校合作的基礎上的新建三甲醫院。其引進的設備均是參考省內一流三甲醫院的標準配置的優質資源。醫院臨床醫學工程部是醫療設備管理職能部門，在醫院籌建階段一直在不斷探索和實踐醫療設備的全生命周期管理，以期為醫院資源的合理利用，設備的合理引進發揮更大的作用。新建醫院設備檔案管理主要面臨以下問題。
2.1人員短缺
新建三甲醫院開業必備的醫療設備就有大大小小上千余種，涉及金額上億。這些醫療設備從立項審批到組織考察、資金落實、立項招標到安裝、驗收等過程中產生了一系列的重要文件，具有非常重要的保存價值。然而在醫院籌建期間，采購職能科室基本沒有專職的檔案管理人員來負責檔案的收集管理工作，所有的資料只有由采購員兼職管理。由于籌建期間采購任務重，時間緊迫，采購項目是接連進行。采購員幾乎是分身乏術，無暇進行精細化、完善化的管理。
2.2管理缺少規范和制度
新建醫院萬事待興，既沒有專門的檔案管理部門，也沒有專職的檔案管理人員，醫院更沒有針對醫療設備檔案管理制定專門的規章制度，對于醫療設備檔案的管理只是停留在建檔、收納這一表層，沒有更為深入的管理。
2.3技術手段落后于需求
醫院籌建期間，信息化系統的建設遠遠落后于需求。盡管新建醫院都標稱是數字化醫院，但信息化建設一般是優先完成保證臨床需求的HIS和PACS等系統，而涉及固定資產管理的OA系統或者HRP系統，則是延后進行。因此，檔案管理人員只能靠手工登記已采購的設備相關的檔案信息。尤其是設備的驗收、何時開始保修、何時進行PM修護等信息都只有工程師的手工單，查閱起來非常麻煩，并且容易遺漏和丟失。
3如何加強新建醫院醫療設備檔案管理
根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等法規和JIC標準、等級醫院評審要求，新建醫院要在既定時間內通過相關的評審，必須從開始就提高管理層對設備檔案管理的重視，加強醫療設備檔案管理工作。
3.1建立完善的制度
首先要從管理層面，根據各級監管部門的規定，制定符合規范的醫院醫療設備檔案管理制度。明確需要歸檔范圍，一般而言對于價值1千元以上的設備都需要有申購審批材料、招標資料和采購合同及供應商的三證、安裝驗收報告及PM維護記錄等。對于單價10萬以上的醫療設備要做到一機一檔。做到醫療設備檔案資料的收集與設備立項、招標、安裝、驗收、維護維修、調撥、捐贈、報廢同步。
實行醫院、設備科、使用科室操作人員的三級管理。使用科室必須要做好日常維護保養記錄，每半年將整理好的記錄上報設備科。設備科核查并整理完善后移交綜合檔案室歸入檔案，形成一個有效管理流程。
3.2信息系統管理
醫療設備檔案資料文件復雜多樣，收集整理過程涉及環節眾多，加之歸檔時間較長，完全依賴人工進行
管理容易出現人為疏漏而造成重要檔案資料遺失，導
致資料完整性難于查驗、資料檢索困難，不利于調閱使用等情形，利用信息系統是醫療設備檔案管理的信息化是解決上述問題的有效方案。目前已有成熟的軟件開發公司在進行醫療設備的固定資產管理信息系統開發，可以借助其開發經驗并根據醫院實際需求，進行醫療設備檔案的動態實時管理，有效提高資源的利用率。
3.3提高管理人員的意識和素質
醫院管理層需重視醫療設備檔案管理，在設備科設置專職的檔案管理人員，負責醫療設備的全程檔案資料的收集整理、歸類工作。有計劃、有目的對設備檔案的專職人員和業務相關人員開展設備管理和建檔工作培訓，提高整體專業人員業務素質。
【關鍵詞】醫療保險檔案；檔案管理；工作策略
醫療保險檔案不但是廣大參保單位以及參保人員的重要信息的真實記錄和憑證，更是今后支付各類醫療保險待遇和促使保險數據數字化的重要依據。并且醫療保險是一項系統的、復雜的工程，業務難度加大，所以做好醫療保險檔案管理工作有助于監督各單位繳費，維護參保人員的權益。但目前醫療保險檔案管理工作還面臨制度不完善、資料收集不完整、工作實效性低等問題，只有解決這些問題，才能把工作做好。筆者建議采取以下策略。
一、完善制度，規范醫療保險檔案管理
完善的制度是做好醫療保險檔案管理工作的基本保障，是日常開展醫療保險檔案管理的重要參考依據，只有促使制度不斷趨于科學化、正規化和標準化，才能落實和規范檔案管理工作。具體而言，醫療保險檔案管理制度的完善可從引進先進管理理念、加強檔案庫房設施建設、完善崗位職責制度等方面入手，逐漸形成符合單位實際情況的、有序的、系統的醫療保險檔案管理制度。相關單位要以一定的設施設備為基礎有效開展醫療保險檔案管理工作，這些基礎設施與設備不僅涵蓋計算機軟硬件設備、網絡信息設備，更涵蓋專門的醫療檔案管理文件柜、場地庫房、服務器、復印機等基礎設備，必須完善這些設施設備，使醫療保險檔案管理獲得必要的基礎條件，進一步做好醫療保險檔案管理工作。當然，在完善醫療保險檔案管理制度以后，還應組織檔案人員學習檔案管理制度，將制度落實到每一個有需要的工作環節，促使單位每一個部門的檔案管理工作都有章可循、有據可依，避免因醫療保險檔案管理與制度不符而影響工作效率。
二、加強收集，體現檔案資料的完整性
檔案管理是醫療保險事業的一項基礎性管理工作，在醫療保險中心的管理工作中處于重要地位，而檔案資料的收集是開展檔案管理的第一個環節，是檔案管理工作的起點，要想做好檔案管理工作，除了完善制度以外還必須廣泛完整地收集各類醫療保險檔案資料，形成完整的檔案系統，使檔案資料完整、內容豐富，更好地滿足人們對醫療保險檔案信息的多元化需求，這是做好醫療保險檔案管理工作、提升信息資源服務的前提與基礎。如單位檔案人員從抓好文書、業務、科技等醫療保險檔案的形成入手，以檔案的積累與歸檔為基礎，在管理層達成共識，提高重視和支持醫療保險檔案管理工作的程度，大力宣傳檔案管理的重要意義，強化全體人員的檔案意識，調動他們協助檔案人員收集醫療保險檔案資料的主動性、積極性，并且檔案人員要主動參與單位關于醫療保險的重大活動。另外，檔案人員要遵守系統的、完善的檔案資料歸檔制度，明確歸檔的范圍和時間、質量要求等，通過制度確保定期完整接收各種各樣的醫療保險歸檔材料，對其他部門起到約束作用，禁止發生文件材料歸檔不及時的現象。在醫療保險檔案材料的收集過程中發生問題時，相關人員應承擔責任，保證檔案收集與立卷的質量，收集各類文件材料，確保醫療保險的文書檔案、成果資料、聲像檔案以及專門檔案等齊全、完整。
三、查漏補缺，提高檔案管理工作的實效
一、新型農村合作醫療檔案管理工作的現狀
隨著新農村建設的推進，合作醫療制度成為一項重要的衛生體制改革措施不斷深入，醫療檔案的數量和種類也在不斷增加。新型農村合作醫療檔案管理工作的難度不斷提升，也暴露出不少工作中的問題。
1.檔案管理制度存在缺陷。
新型農村合作醫療管理工作制定了一系列關于檔案管理的制度和規定，但是這些制度在實際工作中仍然存在問題。比如在檔案收集制度上，缺少對于完整性的約束，很容易出現遺失記錄或信息丟失的問題，這對于檔案管理來說會造成非常嚴重的影響。
2.信息化水平較低。
新型合作醫療檔案不論是從數量還是種類上都有所增加，難免為檔案管理工作帶來新的困難。為了更好的管理大量的檔案，記錄載體和管理手段都發生了巨大的變化。通過大量的調查研究發現，信息化管理的應用并不理想，管理軟件的使用程度比較低，還是處于手工管理的階段，大大降低了檔案管理的效率。
3.檔案管理人員的專業水平不高。
新型農村合作醫療檔案管理工作普遍缺少專業的管理人才，由于發展程度不高，在人員任用上還是以兼職為主，沒有專門的管理部門和管理人員。同時，在崗檔案管理人員的專業水平較低，缺少專門的檔案管理技術，在工作中缺少對檔案管理重要性的認識，積極性較低，工作狀態缺乏積極性。除此之外，隨著信息化技術的普及應用，很多檔案管理人員在檔案管理軟件的操作上比較欠缺，難以適應現代化的檔案管理工作要求。
二、如何做好新型農作合作醫療檔案管理工作
新型農村合作醫療制度得到進一步的發展，投資建設也進入重要階段，新農村建設對于新型農村合作醫療的建設非常重要。為了更好的適應時展的需要，檔案管理工作的質量亟待提高，檔案管理工作應當得到充分的重視，更新相關工作理念，不斷完善優化管理制度和工作章程，引進先進的管理技術，提高管理人員的專業素質，全面落實建設工作。
1.完善檔案管理工作的管理制度和工作章程。
首先要充分重視檔案管理工作，檔案管理工作對新農村合作醫療制度的效果起到至關重要的作用，所以認識到檔案管理的重要性，從管理制度入手實現規范化的檔案管理工作。根據《檔案法》等相關法律法規，從工作實際需要出發，在檔案管理幾個重要的工作環節，從收集、歸檔、保密等幾個方面進行強化，制定全面而實際的管理制度。其次檔案管理工作還可以借鑒先進的管理經驗，引用專門的檔案管理軟件，按照電子檔案管理的要求進行分類，逐漸實現自動化管理，將紙質檔案與電子檔案進行統一化的管理。制定明確的檔案分類標準，利用歸檔技術進行高效的檔案管理，完善整個檔案管理的工作機制，推動檔案管理工作的發展。
2.提高信息化管理水平。
信息化管理已經成為未來檔案管理發展的必然，應用層次非常廣泛，以高效安全的特點，作為現代化管理技術的主力。新型農村合作醫療中的檔案管理，也應當順應時展的要求，檔案載體和管理手段都作出一定的改變，從紙質存儲介質轉變為磁盤和光盤存儲，提高檔案存儲的可靠性，減少檔案存儲的消耗。同時利用掃描技術和索引技術，將大量紙質文檔進行信息化儲存，既能保證檔案的直觀性，也更便于檔案管理軟件的操作，大大提高了部分檔案取用和修改的效率。新型農村合作醫療檔案種類很多，檔案載體也體現出很強的多元性，檔案采集和歸檔也適當的采取新的途徑。網絡傳輸技術能夠涵蓋醫療機構的各個部門，檔案管理工作也可以借助網絡化途徑優化收集和歸檔工作。除此之外，新型農村合作醫療還要提高相關的服務工作，也可以借助網絡技術進行建設，只需要通過網絡訪問就可以在授權的情況下取用相關的檔案，大大提高了檔案取用的效率。檔案管理信息化建設還降低了管理人員的工作難度，通過管理軟件的輔助工作，減少手工操作，檔案管理工作也更加可靠，更加高效，所以信息化管理水平的提高，有利于新型農村合作醫療檔案管理水平的提升。
3.提升管理人員專業素質。
檔案管理人員的專業素質直接關系到檔案管理的質量，所以新型農村合作醫療檔案管理工作對工作人員提出了更高的要求。由于檔案管理的難度越來越高，很多管理人員已經不能適應新的工作，而且隨著信息化檔案管理的深化，更需要對檔案管理人員進行專門的技能培訓。要提高檔案管理工作水平，首先要組織一支具有專業技能的管理團隊，通過聘用制選擇具有工作技能和工作經驗的人員上崗，另外還要對在崗工作人員進行強化培訓，從職業素質、管理技能和信息化操作水平等方面進行提升，提高檔案管理工作的綜合水平。其次就是要提高檔案管理工作人員的工作意識，讓檔案管理工作人員認識到檔案管理工作的重要性，增強工作責任性，認真完成各項工作。
三、結語
醫療設備在各自運行過程中產生的文字、圖紙、照片等具有參考和保存價值的各種載體材料稱為醫療設備檔案。醫療設備檔案管理是醫院管理中的一個重要組成部分，醫療設備檔案管理是設備管理基礎，其管理水平的好壞直接影響到醫療質量、技術水平和兩個效益，所以加強醫療設備檔案管理是極其重要的。
醫療設備是醫院開展醫療、教學、科研、護理、預防、藥劑等工作的重要的物資基礎，醫院必須有與其功能業務相適應的先進醫療設備。但如何管好用好這些醫療設備，提高設備的利用率，減少設備的故障率，則必須建立完整的醫療設備檔案，并進行科學有效的管理 。醫療設備檔案的建立是為了利用，在設備的采購、使用、維修及管理等工作中充分利用，更好地發揮其社會效益和經濟效益。如通過查看設備檔案資料，根據其維修紀錄對貴重的醫療設備采取預防性維修，充分做好維修前的準備工作以縮短停機時間，減少修理費用，減少醫療設備對人身的傷殘，減少事故隱患的發生率等[1]。管好用好醫療設備檔案，以充分發揮其在醫療、教學、科研工作中的作用，主動、及時、準確地為科室服務，為院領導決策提供憑證，醫療設備檔案顯得尤為重要。現就如何搞好醫療設備檔案管理集合我院的實際情況進行如下探討。
1 醫療設備檔案的基本內容
我們根據醫療設備檔案管理要求，結合醫院實際情況，明確了醫療設備檔案管理的歸檔內容。醫療設備檔案由二部分組成：設備申購過程中形成的檔案和設備運行過程中形成的檔案。設備申購過程中形成的檔案包括①使用科室的申請報告、社會效益和經濟效益醫療需求分析論證報告、資金來源、設備管理委員會討論審批意見，衛生資源配置許可的有關資料、供貨商資質、產品介紹②招標書、投標書、協議書、合同（價格、產品性能、技術參數、售后服務、聯系方式、交貨日期及地點、付款方式、違約責任等）③發票復印件、機電設備進口證明、海關免稅證明、報關單、商檢證明、檢驗檢疫證明、隨機全部技術資料、儀器設備安裝驗收報告等。上述資料由設備科檔案管理人員做好收集工作，及時整理歸入檔案，按季度移交醫院檔案室。設備運行過程中形成的檔案包括：帳、卡、使用記錄、維修保養記錄、性能動態記錄、醫療設備拆除報廢處理情況、經濟效益分析和成本核算報告、使用率和完好率統計分析、醫療設備計量檢測記錄、計量鑒定證書和計量合格證等[2]。上述資料由設備使用人員、設備管理人員、經濟管理科共同完成收集工作，按年度收集上交設備檔案管理人員，檔案管理人員歸類存入檔案室。
2 醫療設備檔案的科學管理的原則
醫療設備檔案的特點及其在醫院管理中的重要地位，要求我們高度重視醫療設備的科學管理，使之實現制度化、規范化。醫療設備檔案管理必須堅持“集中統一管理”的原則，這樣才能保證其完整性和利用效率。因為醫療設備檔案有其特殊性:一是檔案材料多，歸檔時間長，如一臺大型醫療設備，從論證、購置到安裝將會形成大量材料，并且還有以后的使用和維修直至報廢，有一個很長的周期。二是多種多樣，設備有國產的、進口的，檔案材料勢必牽涉到多種文字，如中文、英文、日文等；其載體有紙張、照片、錄音帶、錄像帶等。三是檔案使用牽涉多個科室，特別是設備的構造圖表、操作和維修說明書等一類材料，使用很頻繁。因此，如不集中統一管理，很容易造成文件的破損和丟失，破壞檔案的完整性，影響檔案的利用價值。
3 管理醫療設備檔案采取的措施
3.1理順醫療設備檔案管理體制，是做好設備檔案管理的前提:我院設備檔案管理實行分管院長負總責、設備科主任督導、兼職人員具體實施、操作人員及設備維修人員參與的管理模式。形成了醫院、科室、操作人員三級管理網絡。《檔案法》規定，檔案工作原則是統一領導、分級管理，我院檔案管理體制充分體現了這一管理原則。
3.2 落實崗位責任，建立健全各種規章制度是做好設備檔案管理的根本保證:
首先要明確管理范圍。對于中等以上醫院，凡是1000元以上的教學、醫療、科研儀器設備，不論其資金來源、購買渠道如何，均要建立設備檔案，納入管理范圍。其次要確定歸檔范圍。上述管理范圍的儀器設備，在其選購、安裝、調試、運行、管理、維修、報廢等全過程中直接形成的、具有保存利用價值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機技術資料，均應歸檔保存。設備檔案主要形成于申購過程與運行過程。申購過程中形成的檔案主要包括申購單、論證報告表、政府采購計劃報批表、醫療儀器生產許可證、購銷合同、協議書、發票復印件（原件保存在財務檔案中）、裝箱單、運輸單據、安裝調試及驗收報告、設備安裝使用說明、維修手冊及其他隨機技術資料等。特大型的設備還包括招標的有關材料、衛生資源配置許可的有關資料。享受國家免稅政策的進口設備，還有海關免稅證明、質量保證書、報關單、外貿合同、發票、商檢報告等。運行過程中形成的檔案主要包括設備的使用情況記錄、操作規程、維修保養情況記錄、醫療儀器設備檔案卡、使用率和完好率記錄、每年的經濟效益分析、最終的報廢表等。這些資料一般按年度歸入設備檔案[3]。
