發(fā)布時(shí)間：2023-05-26 15:50:13
序言：寫作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案工作的服務(wù)性樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
檔案工作實(shí)質(zhì)是檔案管理工作與檔案開(kāi)發(fā)利用工作，具體而言，檔案管理工作是運(yùn)用科學(xué)的原則和科學(xué)的方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作，把握檔案工作的特點(diǎn)有助于更好的實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理與檔案有效的開(kāi)發(fā)利用。就其檔案管理工作的內(nèi)容而言，包括檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)等內(nèi)容。
檔案工作的特點(diǎn)
檔案工作的特點(diǎn)主要是指檔案工作區(qū)別于其他事物的內(nèi)在屬性。檔案工作就其本質(zhì)而言，是管理檔案和開(kāi)發(fā)檔案信息資源為各項(xiàng)目社會(huì)活動(dòng)服務(wù)的服務(wù)性工作。在一定的條件下，檔案管理水平的有限性與社會(huì)活動(dòng)的多樣性、變化的檔案信息需求之間始終是即統(tǒng)一又對(duì)立存在的矛盾。
檔案工作就其基本特點(diǎn)來(lái)說(shuō)，具有服務(wù)性、文化性、管理性、政治性與科學(xué)性等五個(gè)特點(diǎn)。
檔案工作的服務(wù)性特點(diǎn)。檔案工作最為顯著的特點(diǎn)是服務(wù)性，具體而言，機(jī)關(guān)檔案工作腰圍提高機(jī)關(guān)行政效率服務(wù)，企業(yè)檔案工作要為企業(yè)提高生產(chǎn)效率、管理效率、提升企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力服務(wù)，國(guó)家檔案工作則要立足于服務(wù)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展、科學(xué)、教育、文化、衛(wèi)生等領(lǐng)域。檔案工作區(qū)別于其他服務(wù)性工作之處在于檔案工作是以提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的特殊工作。在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，大數(shù)據(jù)日益影響著人們的生活，因此，對(duì)于檔案工作及檔案管理工作而言，更應(yīng)該在檔案信息資源有效管理、高效實(shí)用、資源共享等方面進(jìn)行改革創(chuàng)新，為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)。
檔案工作的文化性特點(diǎn)。檔案的內(nèi)容和用途決定了檔案工作有很強(qiáng)的文化性，具體表現(xiàn)在四個(gè)方面：一是檔案具有歷史文化遺產(chǎn)的屬性，檔案信息資源是經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的記載，是社會(huì)發(fā)展、科技進(jìn)步、人們生活水平不斷提高的記載，是無(wú)形的歷史財(cái)富及資產(chǎn)，從記載的內(nèi)容的連續(xù)性上可以看出檔案對(duì)于社會(huì)形態(tài)、文化取向等方面都具有傳承作用。因此，檔案具有歷史文化遺產(chǎn)的屬性；二是檔案的社會(huì)傳播作用，檔案的傳播作用主要體現(xiàn)在具有傳播社會(huì)文化知識(shí)與信息的作用方面，檔案服務(wù)工作很重要的功能就是根據(jù)社會(huì)文化建設(shè)與發(fā)展的需求，通過(guò)各種方式服務(wù)，也就是為上層建筑服務(wù)，因此檔案的社會(huì)傳播作用充分的體現(xiàn)了檔案工作的文化性；三是檔案的社會(huì)教育功能，檔案中所記載的內(nèi)容是社會(huì)文化歷程的結(jié)晶，是一種凝固的歷史，檔案既反映和維護(hù)民族歷史的真實(shí)性，也是認(rèn)識(shí)歷史的主要途徑，更是愛(ài)國(guó)主義教育的重要方式。
檔案工作的管理性特點(diǎn)。檔案作為文檔資料與數(shù)據(jù)資料的保存方式，在一定程度上是一種資源收集、整合與管理的服務(wù)性工作，因此檔案具有管理性的特點(diǎn)，具體主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是檔案工作是一項(xiàng)管理檔案的專業(yè)性工作，檔案工作的性質(zhì)其根本就是檔案的管理工作，其管理對(duì)象與內(nèi)容就是檔案，管理的目的是收集、整理、開(kāi)發(fā)、利用檔案信息資源，為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)；二是檔案工作是信息資源管理的重要內(nèi)容，信息資源管理是依靠現(xiàn)代化的信息技術(shù)與設(shè)備，對(duì)信息資源實(shí)施計(jì)劃、預(yù)算、組織、指揮、控制、協(xié)調(diào)的一種管理學(xué)科活動(dòng)，檔案作為一種信息資源，也就必須按照信息資源管理工作的目標(biāo)、內(nèi)容、要求進(jìn)行工作與管理；三是檔案管理工作是社會(huì)管理活動(dòng)中的組成部分，檔案就是保存和流轉(zhuǎn)歸宿的程序性工作，是為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供決策參考依據(jù)的工作，從系統(tǒng)論的角度上看，檔案工作這一相對(duì)獨(dú)立的管理系統(tǒng)處于不同規(guī)模和層次的更大的社會(huì)管理系統(tǒng)之中。
檔案工作的政治性特點(diǎn)。檔案的政治性主要體現(xiàn)在：一是檔案工作的方向是檔案工作政治性的集中體現(xiàn)；二是檔案工作的開(kāi)放度大小也是檔案工作政治性的表現(xiàn)之一。政治性不但體現(xiàn)在工作方向和開(kāi)放程度方面，同時(shí)也體現(xiàn)在檔案的公開(kāi)與保密程度上，對(duì)于不同層級(jí)、級(jí)別、內(nèi)容的檔案，公開(kāi)的程度，保密的等級(jí)都體現(xiàn)了檔案工作的政治性。
檔案工作的科學(xué)性特點(diǎn)。檔案工作是一項(xiàng)具有很強(qiáng)科學(xué)性的工作，這主要體現(xiàn)在：一是檔案工作是一項(xiàng)為科學(xué)研究和科學(xué)管理提供必需的信息支撐與管理的工作；二是檔案工作實(shí)踐中包含著特殊的規(guī)律和豐富的科學(xué)內(nèi)容；三是檔案工作要大量運(yùn)用現(xiàn)代管理科學(xué)的內(nèi)容和信息技術(shù)成果支撐。
建議
本文把人事檔案工作放在改善發(fā)展環(huán)境的大背景下來(lái)探討，突出說(shuō)明了服務(wù)在人事檔案工作中的重要性，認(rèn)為服務(wù)是人事檔案工作的基本職能；存在的問(wèn)題，認(rèn)為存在“三個(gè)差距”； 以及在人事檔案管理中強(qiáng)化服務(wù)的問(wèn)題：提高服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新服務(wù)體制機(jī)制，煉好服務(wù)本領(lǐng)。
關(guān)鍵詞：人事檔案管理服務(wù)
Abstract: The essence of personnel archives work is the service. This is the need of economic and social development needs, the development of enterprises, is the need for talent development. In this paper, the background of the personnel archives work on improving the environment of development, highlighted the importance of service in personnel archives work, that service is the basic function of the personnel archives work; the problems that exist, "the three gap"; and strengthen the service in one thing: to improve service in Archives management consciousness, mechanism innovation service system, builds up the service ability.
Key words: personnel file management; service
中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
檔案管理是人事工作的基礎(chǔ)性工作，它不僅具有很強(qiáng)的專業(yè)性，更具有很強(qiáng)的服務(wù)性。每一個(gè)人事檔案工作者，都應(yīng)該站在改善服務(wù)環(huán)境的高度，切實(shí)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，完善服務(wù)流程，提高服務(wù)質(zhì)量，更好地服務(wù)于人事工作，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。
一、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的客觀需要
人事檔案工作有諸多屬性，最基本的屬性還是服務(wù)。以往我們談人事檔案工作，從專業(yè)角度談得多，強(qiáng)調(diào)的是“管理”，就是怎么收集、怎么整理、怎么保管、怎么統(tǒng)計(jì)等等，就專業(yè)談專業(yè)，常常把它的服務(wù)屬性放在比較次要的位置。其實(shí)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，人事檔案工作的服務(wù)屬性更加突出。
1、勞動(dòng)力市場(chǎng)化需要突出服務(wù)性。人事檔案工作的服務(wù)重要對(duì)象就是各級(jí)各類人才。經(jīng)過(guò)改革開(kāi)放30多年的發(fā)展，人才已經(jīng)走上了市場(chǎng)化的道路。人才大多數(shù)要通過(guò)人才市場(chǎng)，尋找就業(yè)單位；同時(shí)，用人單位又通過(guò)人才市場(chǎng)尋覓人才。在這個(gè)過(guò)程中，各級(jí)各類人才的檔案通常要保留在人才市場(chǎng)。
人事檔案是與當(dāng)事人的工資、職稱評(píng)定等切身利益密切相關(guān)的。作為人事檔案管理部門，如果服務(wù)跟不上，就可能影響到當(dāng)事人自身的發(fā)展。從這個(gè)意義上說(shuō)，做好服務(wù)，就是對(duì)當(dāng)事人負(fù)責(zé)，就是“以人為本”。
2、改善發(fā)展環(huán)境需要突出服務(wù)性。“人往高處走，水往低處流”。人才的流動(dòng)同樣如此。尤其是那些高端人才，以及大量的具有較高技能的熟練勞動(dòng)者，他們不僅追求較高的工資待遇，較好的社會(huì)保障，較好的居住條件，還追求較好的工作環(huán)境、服務(wù)環(huán)境乃至社會(huì)環(huán)境。這些需求的滿足，很大程度上需要政府提供完善、優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)。
人事檔案工作就是一個(gè)基本的服務(wù)環(huán)境，如果單純停留在管理而不是服務(wù)跟不上，就很難吸引人才，留住人才。就開(kāi)發(fā)區(qū)來(lái)說(shuō)，它具有較強(qiáng)的探索性、超前性的特點(diǎn)，不僅在產(chǎn)業(yè)發(fā)展上領(lǐng)先一步，而且常常是人才的高地，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中起著先頭兵的作用。這一特殊的環(huán)境，決定了開(kāi)發(fā)區(qū)人事檔案做好服務(wù)的極端重要性，因?yàn)檫@里是外來(lái)人才打交道最多的地方。可以說(shuō)，人事檔案服務(wù)工作，是一個(gè)地區(qū)、一個(gè)部門服務(wù)環(huán)境優(yōu)劣的直接體現(xiàn)。
3、企業(yè)的發(fā)展需要突出服務(wù)性。企業(yè)是市場(chǎng)的主體，也是經(jīng)濟(jì)繁榮的重要支撐。在我國(guó)的眾多企業(yè)中，大型企業(yè)因其基礎(chǔ)好，裝備先進(jìn)，人才充足，生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品也較有保證。反觀中小企業(yè)，雖然總量上占據(jù)了絕大多數(shù)，但是突出的問(wèn)題是人才缺乏，不僅造成管理落后、產(chǎn)品質(zhì)量差、原材料等資源浪費(fèi)，甚至有的鋌而走險(xiǎn)，生產(chǎn)假冒偽劣產(chǎn)品。
為企業(yè)提供人才服務(wù)，是人事檔案工作的基本職能。人事檔案管理部門應(yīng)該很好發(fā)揮自身這種人才資源優(yōu)勢(shì)，把人事檔案工作與企業(yè)人才需求更好地結(jié)合起來(lái)，不斷滿足企業(yè)的各種人才需求，促進(jìn)我國(guó)中小企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。
二、當(dāng)前人事檔案中存在的問(wèn)題
站在服務(wù)的角度看，人事檔案工作作為基礎(chǔ)的公共服務(wù)之一，與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展對(duì)人才的需要，人才本身切身利益的需要以及企業(yè)的需要來(lái)看，還有許多不相適應(yīng)的地方。
與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的差距。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，人才的流動(dòng)性十分頻繁，這也給檔案工作帶來(lái)了巨大壓力。現(xiàn)在許多地方招商引資，上大項(xiàng)目，上高端產(chǎn)業(yè)。這些建設(shè)，一般來(lái)說(shuō)都伴隨著大量的人才引進(jìn)。還有社會(huì)建設(shè)、國(guó)家機(jī)關(guān)招錄工作人員等，都涉及到人事檔案工作。存在的突出問(wèn)題，就是運(yùn)轉(zhuǎn)效率低，一個(gè)人從一個(gè)單位到另一個(gè)單位，光辦人事手續(xù)就要好長(zhǎng)時(shí)間，甚至是幾年的時(shí)間。人事檔案工作專業(yè)性、政策性都很強(qiáng)，但是這并不影響提高認(rèn)識(shí)檔案工作效率。在講究政策性的同時(shí)，切實(shí)提高辦事效率，是人事檔案工作需要下功夫解決的問(wèn)題。
與人才切身利益的差距。人才是一個(gè)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的寶貴財(cái)富。一方面要吸引人才，讓更多的高端人才實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，另一方面是留住人才，讓人才能夠在安心、舒適的環(huán)境下愉快工作。問(wèn)題是，許多地方十分重視吸引人才，下盡了工作，做足了功課，但是卻忽略了人才的使用，在留住人才上缺乏誠(chéng)意，缺乏招數(shù)，致使引進(jìn)來(lái)的人才不安心，留不住，這樣的例子在實(shí)際工作中并不少見(jiàn)。
關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案服務(wù)工作；分析和探討
在信息技術(shù)的不斷推動(dòng)下，我國(guó)的檔案工作效率和質(zhì)量都有了明顯的提高。當(dāng)前社會(huì)全面進(jìn)入了計(jì)算機(jī)時(shí)代，檔案工作要與時(shí)展同步，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化。在這樣的發(fā)展背景下，文章作者結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)如何有效開(kāi)展檔案服務(wù)工作進(jìn)行了分析。
1檔案服務(wù)工作問(wèn)題分析
檔案記錄各種社會(huì)生活方式，只有保障檔案工作的順利開(kāi)展，才能使資料得以完好保存，足可見(jiàn)檔案工作的重要性。信息化時(shí)代的作用下，各項(xiàng)檔案信息數(shù)量呈現(xiàn)出迅速增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，要應(yīng)用信息化的處理方式，進(jìn)行檔案信息的處理工作，改善傳統(tǒng)檔案工作中的缺陷，這樣來(lái)看檔案信息化建設(shè)是檔案工作的未來(lái)發(fā)展方向。檔案工作的水平在社會(huì)的發(fā)展下有了提高，不僅如此，檔案工作的服務(wù)性質(zhì)也要求檔案部門轉(zhuǎn)變固有的工作思維，不斷地提升工作質(zhì)量。檔案工作其實(shí)具有的服務(wù)性很強(qiáng)，檔案工作人員除了要有正確的服務(wù)意識(shí)，明確自身的工作方向，不斷提高工作質(zhì)量外，還要不斷提高軟硬件配置水平和檔案信息質(zhì)量，使自身的工作能夠始終與時(shí)展同步。
2檔案信息化對(duì)檔案服務(wù)工作的影響
檔案服務(wù)工作受到檔案信息化的影響往往是多方面的，包括基礎(chǔ)設(shè)備、人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案服務(wù)理念等。近年來(lái)我國(guó)的計(jì)算機(jī)技術(shù)可謂是有了質(zhì)的提升，可是很多最新的計(jì)算機(jī)技術(shù)卻沒(méi)有應(yīng)用到檔案工作中。僅就現(xiàn)階段的發(fā)展而言，我國(guó)的檔案基礎(chǔ)設(shè)備還很落后，檔案管理?xiàng)l件不足，特別是在檔案服務(wù)中應(yīng)用先進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)備的能力還有待于提高，很多工作還需要依靠傳統(tǒng)的人工操作模式，這些都是影響檔案工作健康發(fā)展的主要因素，也是我國(guó)與發(fā)達(dá)國(guó)家的差距所在。先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施有利于檔案工作的有效開(kāi)展，特別是檔案管理更加科學(xué)的今天，將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，是檔案工作未來(lái)的發(fā)展要求。基于此，檔案工作的相關(guān)部門就應(yīng)加大基礎(chǔ)設(shè)施投資力度，不斷提升檔案信息化的水平，以便為檔案工作的順利展開(kāi)提供足夠的物質(zhì)支撐。在人們傳統(tǒng)的思想中對(duì)檔案工作缺乏足夠的重視，使檔案信息的利用率大打折扣。在當(dāng)代社會(huì)，人們對(duì)信息資源的要求呈現(xiàn)出越來(lái)越高的趨勢(shì)，這就需要檔案部門定期組織各種檔案知識(shí)的宣傳活動(dòng)，增強(qiáng)人們樹(shù)立檔案意識(shí)，使檔案服務(wù)工作的質(zhì)量得到提高。檔案是一種重要的信息資源，利用得當(dāng)才能成為生產(chǎn)力，檔案信息在人們傳統(tǒng)的認(rèn)知上被看成是一種管理工具，而非服務(wù)方式。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)下，檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了大開(kāi)發(fā)，人們發(fā)現(xiàn)檔案信息資源其實(shí)具有很強(qiáng)的服務(wù)性，這就需要檔案工作人員以正確的服務(wù)理念來(lái)對(duì)待工作，積極地轉(zhuǎn)變工作觀念，變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)，使自身工作能夠更上一層樓。就現(xiàn)階段的發(fā)展來(lái)看，許多檔案工作人員逐漸在工作中顯現(xiàn)出專業(yè)素質(zhì)不高、科技能力不強(qiáng)的問(wèn)題，所以檔案工作人員應(yīng)不斷提高自身的綜合素質(zhì)，不斷地學(xué)習(xí)關(guān)于檔案的新知識(shí)。另外，各級(jí)檔案部門應(yīng)根據(jù)自身的情況，積極地組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，還可以與兄弟單位進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，使工作人員能夠認(rèn)識(shí)到自身的缺點(diǎn)和不足，這樣不僅有利于自身素質(zhì)的提高，更為深遠(yuǎn)的意義還在于整體檔案工作隊(duì)伍也能夠得到提升。現(xiàn)階段很多的檔案部門還使用的是傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，它與信息化的時(shí)展不相適應(yīng)，有的檔案部門雖然加大了資金的投入力度，積極的引進(jìn)了較為先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但卻沒(méi)有現(xiàn)代化的管理理念作為支撐，無(wú)法為社會(huì)提供最先進(jìn)的檔案管理工作，不利于檔案服務(wù)工作的有效開(kāi)展，這就需要我們從檔案管理工作的特點(diǎn)出發(fā)，輔助以現(xiàn)代化的管理理念，不斷提升檔案的利用和服務(wù)水平，從源頭上提高檔案管理工作的質(zhì)量。
3檔案信息化建設(shè)背景下檔案服務(wù)工作開(kāi)展的具體方式
要從思想上認(rèn)識(shí)到先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案工作所帶來(lái)的深刻變化，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，讓檔案工作的服務(wù)性深入到具體的工作中，而不是流于表面。應(yīng)展開(kāi)多種形式的服務(wù)工作，使檔案信息化下的檔案信息資源的海量性和多重作用能夠得到有效的發(fā)揮，擴(kuò)大信息服務(wù)的輻射范圍，以社會(huì)實(shí)踐的形式，來(lái)深入社會(huì)，對(duì)社會(huì)各個(gè)方面的需要做到心中有數(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的單一化服務(wù)模式，使服務(wù)質(zhì)量得到有效的提高。在社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)下，檔案信息資源的服務(wù)對(duì)象和用戶使用特點(diǎn)有了一定的改變，為了適應(yīng)這樣的發(fā)展，檔案工作應(yīng)在服務(wù)內(nèi)容、方式等方面積極地做一些調(diào)整。檔案服務(wù)工作要不斷加強(qiáng)和社會(huì)的交流和溝通，使信息資源能夠更快更好地提供給社會(huì)。另外，檔案信息服務(wù)應(yīng)突破已有信息資源的束縛，以社會(huì)的需要為風(fēng)向標(biāo)，積極擴(kuò)大自身的業(yè)務(wù)范圍。檔案館的業(yè)務(wù)范圍并不只是檔案信息的處理和保管，還可以進(jìn)行檔案管理和查閱，現(xiàn)如今很多城市的檔案館已經(jīng)做了有關(guān)地嘗試，不僅擴(kuò)大了服務(wù)范圍，而且還擁有了獨(dú)特的服務(wù)項(xiàng)目，這些都要?dú)w功于檔案信息資源的海量性。檔案服務(wù)工作的信息化已經(jīng)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)了，但是無(wú)論朝著何種方向發(fā)展，檔案工作人員的素質(zhì)都是應(yīng)始終被關(guān)注的重點(diǎn)和關(guān)鍵。在檔案信息化建設(shè)的大背景下，檔案服務(wù)工作越來(lái)越需要復(fù)合型人才，除了是一名優(yōu)秀的導(dǎo)航員外，還應(yīng)是中介者和組織管理人員，所以各級(jí)檔案部門要努力培養(yǎng)建立擁有專業(yè)能力強(qiáng)，并且職業(yè)道德優(yōu)良的檔案工作人員隊(duì)伍，也就是人們俗稱的"德才兼?zhèn)?。這樣的隊(duì)伍其自身具有一定的檔案信息處理能力，并且掌握一定的外語(yǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，使信息化時(shí)代下檔案服務(wù)工作的質(zhì)量能夠在此基礎(chǔ)上得到更加穩(wěn)固的支撐。從資源共享的角度，我們發(fā)現(xiàn)，若想提高檔案服務(wù)工作的整體質(zhì)量，需要加強(qiáng)各級(jí)檔案部門的橫向交流，促進(jìn)檔案信息資源共享，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)。首先，要完全破除檔案、圖書(shū)、文獻(xiàn)等各自獨(dú)立的情況，實(shí)行統(tǒng)一管理，并發(fā)揮集群優(yōu)勢(shì)，將整個(gè)信息系統(tǒng)進(jìn)行整合，從而建立龐大的聯(lián)合信息系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)資源共享，并幫助更多的用戶獲得海量的檔案信息，這也是檔案服務(wù)工作的最終目標(biāo)。現(xiàn)在已經(jīng)有許多城市運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案查詢工作，所收到的效果都是比較良好的。
4結(jié)束語(yǔ)
通過(guò)文章的分析使我們不難發(fā)現(xiàn)檔案信息化已經(jīng)是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)了，所以必須得到應(yīng)有的重視和關(guān)注，由于檔案信息化建設(shè)的需要，也要求檔案工作不斷地進(jìn)行提高，特別是在設(shè)備、人才隊(duì)伍上，應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行徹底地轉(zhuǎn)變。這也就是說(shuō)檔案信息化建設(shè)工作要不斷地進(jìn)行深化，需要檔案工作人員轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，以一種服務(wù)意識(shí)去工作，不斷地提高自身的專業(yè)技能，將檔案信息化工作建設(shè)得更好，以便為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
作者:朱鳳智 單位:中房集團(tuán)哈爾濱房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司
參考文獻(xiàn):
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一、醫(yī)院文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)
醫(yī)院文書(shū)檔案屬于醫(yī)院非常重要的文件，它記載著醫(yī)院所有的重大事件，它見(jiàn)證了醫(yī)院的歷史，并對(duì)醫(yī)院的管理與未來(lái)具有非常重要的作用。醫(yī)院文書(shū)檔案具備了服務(wù)性、保密性、規(guī)范性的特點(diǎn)。
1.服務(wù)性。醫(yī)院的文書(shū)檔案主要是給醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)部門提供決策或參考，所以，醫(yī)院文書(shū)檔案具備了服務(wù)性，通過(guò)服務(wù)性來(lái)提升醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階層的工作效率及信息化的管理，并且也可以為患者提供更加方便的查詢服務(wù)；
2.保密性。醫(yī)院文書(shū)檔案具備了高度的保密性。由于許多文書(shū)檔案都牽連到醫(yī)院的內(nèi)部以及患者的相關(guān)資料，因此保密工作一定要做到位，絕對(duì)不可以將這些信息流傳出去，以免一些不法分子做出危害醫(yī)院和患者的事情；
3.醫(yī)院文書(shū)檔案很多都屬于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別的公文，這些公文的管理是所有文書(shū)檔案的中心，具備了規(guī)范性的特點(diǎn)，這樣的規(guī)范性主要通過(guò)公文的紙張管理、字跡管理、傳遞管理以及檢查管理的為你各方面體現(xiàn)出來(lái)。
將醫(yī)院的文書(shū)管理工作做好，不但可以提升醫(yī)院的工作效率，還可以加快醫(yī)學(xué)的進(jìn)步。
二、目前醫(yī)院文書(shū)檔案的管理存在哪些問(wèn)題？
1.醫(yī)院文書(shū)檔案管理制度不到位。
當(dāng)前，我國(guó)醫(yī)院文書(shū)檔案的管理通常都存在于行政辦公室的綜合檔案部門，可是因?yàn)橐酝臋n案設(shè)置管理具有一些問(wèn)題，使得醫(yī)院的文書(shū)材料及病人的資料通過(guò)不同的可是進(jìn)行管理，這樣的管理方法不但不利于綜合開(kāi)發(fā)利用，還會(huì)造成管理方面的松懈，造成工作效率下降，并且一旦出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，各科室就會(huì)相互推卸責(zé)任，對(duì)于醫(yī)院的管理非常不利。并且，當(dāng)前許多醫(yī)院不關(guān)注醫(yī)院文書(shū)檔案的管理工作，管理意識(shí)非常不夠，檔案的管理制度不到位，職責(zé)分工模糊。文書(shū)檔案資料如果可以被充分利用，會(huì)為醫(yī)院帶來(lái)非常高的回報(bào)，也可以讓醫(yī)院的管理更加規(guī)范。
2.醫(yī)院文書(shū)檔案的管理人員需要提升專業(yè)素養(yǎng)。
當(dāng)前，因?yàn)槲覈?guó)許多醫(yī)院對(duì)文書(shū)檔案的管理工作不給予充分的重視，使得醫(yī)院的檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、文化程度都無(wú)法達(dá)到水準(zhǔn)，根本不符合當(dāng)前醫(yī)院的發(fā)展需求。許多醫(yī)院的文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)都有待提升，知識(shí)老化、不儲(chǔ)備新知識(shí)，工作效率過(guò)低，這對(duì)于我國(guó)的醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展十分不利。
三、新形勢(shì)下醫(yī)院文書(shū)檔案管理的有效方法
1.提升文書(shū)檔案管理的設(shè)施建設(shè)
醫(yī)院應(yīng)當(dāng)提升文書(shū)檔案管理的設(shè)施建設(shè)，以便可以加快文書(shū)檔案管理的發(fā)展。首先，要在硬件設(shè)施方面進(jìn)行建設(shè)。醫(yī)院要為文書(shū)檔案管理部門配備相應(yīng)的辦公設(shè)施，例如辦公室、庫(kù)房、檔案館等場(chǎng)所，并應(yīng)配備電腦、掃描機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、檔案架等辦公用品，還應(yīng)添加監(jiān)控設(shè)施、消防器材、除塵設(shè)施、空調(diào)等檔案保護(hù)設(shè)施，以便可以在管理文書(shū)檔案上實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和信息化的管理模式。其次，在軟件設(shè)施方面進(jìn)行建設(shè)，應(yīng)當(dāng)通過(guò)醫(yī)院的具體情況采取相應(yīng)的文書(shū)檔案管理軟件模式，并通過(guò)良好的軟件系統(tǒng)為其維護(hù)和升級(jí)。
2.改革文書(shū)檔案的管理方法
由于醫(yī)院的管理建設(shè)執(zhí)行信息化的管理模式，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)通過(guò)高科技的電子信息技術(shù)管理文書(shū)檔案，并通過(guò)這種方式來(lái)提升文書(shū)檔案管理工作的效率。首先，透過(guò)運(yùn)用電子信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以將收集文件、整理文件、歸檔文件等工作流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，并且針對(duì)檔案采取分類儲(chǔ)存、備份的方式進(jìn)行管理；其次，通過(guò)醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)以及檢索平臺(tái)，讓檔案的使用人員透過(guò)授權(quán)可以獲得需要的資料，加強(qiáng)文書(shū)檔案查閱工作的效率；再次，加強(qiáng)文書(shū)檔案的電子化管理的保密措施，通過(guò)合理的技術(shù)方法做好防消磁、防損壞的保護(hù)工作，針對(duì)電子文書(shū)檔案要采取異地存儲(chǔ)及備份的方式進(jìn)行管理，并通過(guò)文書(shū)檔案的保密性高低來(lái)采取不同等級(jí)的保管方式，對(duì)于高機(jī)密性的文檔要通過(guò)高級(jí)別的加密方式進(jìn)行管理。
3.落實(shí)文書(shū)檔案專項(xiàng)渠道管理改革
醫(yī)院的文書(shū)檔案管理由于關(guān)系到人事科、財(cái)務(wù)科、設(shè)備科、醫(yī)務(wù)科、總務(wù)科、辦公室等各個(gè)部門。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)把辦公室當(dāng)做文件的歸納及傳遞的重要科室，把文書(shū)檔案的專項(xiàng)渠道歸結(jié)到辦公室進(jìn)行管理，將多方管理變成專一管理，并指派專人負(fù)責(zé)監(jiān)督各部門上交的文件資料，以防造成文件散亂或長(zhǎng)期積壓的狀況，從頭抓起，保證文件資料的保密性及完整性，為提升醫(yī)院文書(shū)檔案管理的效率打好基礎(chǔ)。
4.加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，定期進(jìn)行培訓(xùn)
檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)同醫(yī)院文書(shū)檔案的管理水準(zhǔn)緊密相連。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)通過(guò)一些相關(guān)方式提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，例如可以通過(guò)定期為管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)、可以進(jìn)行一些業(yè)務(wù)方面的交流活動(dòng)、可以通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)觀摩的方式進(jìn)行學(xué)習(xí)，用類似此類的活動(dòng)來(lái)提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)及管理業(yè)務(wù)的操作能力。檔案管理人員要來(lái)掌握文件收集、歸檔的范圍，并及時(shí)做好回收的工作。醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)學(xué)會(huì)新的管理方面的技術(shù)，進(jìn)而提升文書(shū)檔案信息化管理的能力。
結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，醫(yī)院文書(shū)檔案管理的工作屬于系統(tǒng)類工作，應(yīng)當(dāng)從觀念上、制度上、管理上、服務(wù)上不斷進(jìn)行改革，使其符合時(shí)代趨勢(shì)，突出醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的特色，以此實(shí)現(xiàn)社會(huì)的進(jìn)步、醫(yī)院的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]姬忠起，鄧忠印.淺析新形勢(shì)下醫(yī)院檔案工作的開(kāi)發(fā)利用[J].山東檔案.2009.（01）
【關(guān)鍵詞】技工學(xué)校；檔案管理；水平提升
0引言
技工院校是職業(yè)學(xué)校的一種，技工院校中師生的就職信息、入學(xué)以及學(xué)習(xí)生活信息、各種黨團(tuán)關(guān)系資料以及學(xué)校發(fā)展資料等，都是此類職業(yè)學(xué)校在日常教育工作中積累下的重要信息，這些信息有助于技工學(xué)校尋找發(fā)展中的問(wèn)題和經(jīng)驗(yàn)、有助于學(xué)校師生合理的安排自己的教學(xué)生活。檔案管理工作對(duì)技工院校的資料收集、整理、保存和利用直接負(fù)責(zé)，我們有必要對(duì)該項(xiàng)工作的發(fā)展進(jìn)行探討。
1技工院校檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1.1檔案工作效率不高
檔案工作的效率指的是檔案工作量與時(shí)間的比例。檔案工作從表面上來(lái)看比較簡(jiǎn)單，分為收集資料、分類整理、保存、調(diào)取等幾個(gè)環(huán)節(jié)，但是實(shí)際上檔案工作的工作量是比較龐大的，每年隨著學(xué)生入學(xué)而來(lái)的檔案數(shù)量非常多，而在學(xué)生畢業(yè)、就業(yè)的過(guò)程中檔案調(diào)取工作也非常繁瑣。在日常工作中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案服務(wù)需要不能得到及時(shí)滿足的情況，大量的檔案整理工作耗時(shí)也比較長(zhǎng)久，檔案工作的效率不高導(dǎo)致了檔案管理工作中的其他問(wèn)題產(chǎn)生，影響檔案資料本身的利用價(jià)值。
1.2檔案利用率不高
技工院校的檔案資料來(lái)源于學(xué)校辦學(xué)的過(guò)程，其中即有師生人事檔案，又有學(xué)校的建設(shè)以及教務(wù)資料。檔案資料來(lái)源于學(xué)校，也應(yīng)該應(yīng)用于學(xué)校，為學(xué)校的建設(shè)以及發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)和幫助。然而，目前技工院校的檔案資料只在教職工工作調(diào)動(dòng)、學(xué)生入學(xué)以及畢業(yè)的時(shí)候使用最為頻繁，檔案資料沒(méi)有為學(xué)校的發(fā)展提供更多的建議，大多數(shù)情況下都在被動(dòng)地接受檔案管理工作，而有些刻板的工作規(guī)章，更加不利于檔案資料的高效利用。
1.3檔案管理者與使用者溝通不良
檔案管理工作中大多數(shù)的工作內(nèi)容并非檔案室人員獨(dú)立完成的。檔案資料的收集、送交、調(diào)取等工作以及檔案資料的保密工作，實(shí)際上都是由技工學(xué)校的教職工以及學(xué)生和管理工作人員共同完成的。在檔案管理的過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)管理者和使用者溝通不良的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理部門經(jīng)常被誤解為“辦事難”的部門，檔案管理的服務(wù)性特征削弱了。
2技工院校檔案管理水平提升的途徑
2.1以檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)提高作為工作效率提高的基礎(chǔ)
技工院校的檔案管理工作效率低的問(wèn)題要得以解決，最基本的方法是要改善檔案管理工作的工作模式，以信息化管理代替人工管理，信息化的檔案管理要求工作人員的職業(yè)能力有相應(yīng)的變化，因此，提高工作人員的職業(yè)素質(zhì)是使檔案工作效率提高的基礎(chǔ)。在信息化背景下，技工院校檔案管理工作要想發(fā)揮對(duì)學(xué)校的宣傳作用和對(duì)教師、學(xué)生的服務(wù)作用，就要求檔案管理工作人員對(duì)工作形成科學(xué)的、先進(jìn)的工作意識(shí)，即認(rèn)識(shí)到在信息科技的條件下檔案管理工作的創(chuàng)新之處，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的服務(wù)性特點(diǎn)，認(rèn)識(shí)到職業(yè)能力對(duì)檔案管理工作的促進(jìn)作用。學(xué)校應(yīng)該重視檔案管理工作人才隊(duì)伍的建設(shè)，優(yōu)化檔案管理工作人員的年齡結(jié)構(gòu)和專業(yè)素質(zhì)，并且重視到對(duì)檔案管理工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，如舉行“檔案服務(wù)大賽”等，使檔案管理工作人員對(duì)自己的工作充滿信心，從工作意識(shí)上形成正確的、積極的態(tài)度；還應(yīng)該積極對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行信息化管理技能培訓(xùn)，包括計(jì)算機(jī)的使用技能、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立以及應(yīng)用、信息化窗口管理等，按照技術(shù)培訓(xùn)的結(jié)果，對(duì)檔案工作人員進(jìn)行科學(xué)的崗位分配，以保證管理及服務(wù)工作的整體更加協(xié)調(diào)、效率更高。
2.2改善檔案管理的模式提高檔案利用率
技工院校檔案的利用率不高，很大一部分原因在于檔案管理的模式較為傳統(tǒng)，即認(rèn)為檔案管理是工作人員的職責(zé)范圍，與學(xué)校師生的關(guān)系不大，以至于師生不能理解也不能主動(dòng)去應(yīng)用檔案，一些有利于學(xué)校發(fā)展的檔案資料，常年積壓在檔案室，不能發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值；對(duì)學(xué)校的教師和學(xué)生的基本檔案進(jìn)行分類、歸檔、編制檢索工具再進(jìn)行利用，是傳統(tǒng)的檔案管理方式，這種管理方式是封閉性的，不利于檔案服務(wù)工作的開(kāi)展。例如，在檔案查找和調(diào)用方面，只有技工學(xué)校檔案工作人員才能找到相應(yīng)的檔案文件的位置，普通教師和學(xué)生想要了解自身信息則要經(jīng)過(guò)多種復(fù)雜的審批程序。對(duì)此，建議技工院校從根本上改善檔案管理的模式，將學(xué)生和教師都納入到檔案管理工作中來(lái)，采用開(kāi)放式的管理方式，即以信息技術(shù)為基礎(chǔ)進(jìn)行檔案資料庫(kù)的建立，實(shí)現(xiàn)檔案分類、歸檔、檢索等工作的一站式完成，通過(guò)登錄檔案資料庫(kù)和賬戶密碼授權(quán)，使學(xué)校的教師和學(xué)生也能夠通過(guò)信息檢索窗口迅速找到自己需要的檔案文件，以展現(xiàn)高職檔案工作對(duì)學(xué)校教師和學(xué)生的個(gè)體服務(wù)性質(zhì)。
2.3從監(jiān)督入手解決檔案管理與檔案應(yīng)用之間的矛盾
檔案管理與檔案應(yīng)用之間的矛盾，實(shí)際上就是檔案服務(wù)的滿意度不高的問(wèn)題，這個(gè)問(wèn)題要得以解決，就必須從檔案管理工作和檔案使用者之間的互相理解和監(jiān)督角度入手。首先，我們要對(duì)高職檔案管理服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新，即在以往的管理工作基礎(chǔ)上，設(shè)置監(jiān)督反饋機(jī)制，將檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)提升到發(fā)展的最高要求上，通過(guò)師生參與實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。首先，應(yīng)將檔案管理工作改革進(jìn)行全校公示，使師生了解到檔案管理工作的職責(zé)，為參與監(jiān)管提供基本框架；其次，應(yīng)該設(shè)立檔案管理工作反饋專線，師生可以將檔案工作中不符合規(guī)則的行為直接上報(bào)給學(xué)校辦公室，或?qū)?yōu)秀的檔案管理工作提出表?yè)P(yáng)，這樣一來(lái)，學(xué)校就可以根據(jù)師生反饋的結(jié)果，進(jìn)一步調(diào)整對(duì)檔案管理工作的安排，并在檔案管理工作人員中進(jìn)行科學(xué)的獎(jiǎng)懲，以提高檔案管理人員的工作積極性。
3提高檔案管理工作水平中應(yīng)注意的問(wèn)題
3.1提升檔案管理工作的硬件設(shè)施
檔案管理工作水平的提高需要以檔案工作人員的職業(yè)能力發(fā)展為基礎(chǔ)，以檔案管理模式以及檔案管理監(jiān)督反饋機(jī)制的建立為主要方法，但是，這些改善管理工作水平的措施都是建立在技工院校檔案管理工作信息化發(fā)展的平臺(tái)上的。這就意味著，要提高檔案管理工作的水平，首先要提升檔案管理工作的硬件設(shè)施。檔案管理部門應(yīng)多與領(lǐng)導(dǎo)溝通、做好管理部門的工作報(bào)告，盡量多爭(zhēng)取工作條件的改善。
3.2進(jìn)行檔案工作宣傳
檔案管理工作水平的提高離不開(kāi)技工院校師生的參與，如果沒(méi)有師生參與，單靠管理部門努力也是不夠的。但是，檔案工作的重要性、檔案資料的利用價(jià)值、對(duì)師生發(fā)展以及學(xué)校發(fā)展的積極意義，需要有相應(yīng)的宣傳才能夠?yàn)閹熒斫猓拍軌蛭６紖⑴c到檔案管理工作的發(fā)展和改善之中。因此，在日常工作之余，建議檔案管理部門結(jié)合學(xué)校學(xué)生會(huì)以及各年級(jí)、班級(jí)的干部等，利用各種學(xué)生活動(dòng)來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的宣傳。
4結(jié)語(yǔ)
綜上所述，技工院校檔案管理工作的改善以及水平的提高，不僅需要相關(guān)部門的積極努力，還需要全校師生的配合，不斷進(jìn)行檔案管理者的職業(yè)技能發(fā)展、進(jìn)行管理工作模式的創(chuàng)新，是提升檔案管理水平、發(fā)揮檔案資料的作用之不二法門。
【參考文獻(xiàn)】
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關(guān)鍵詞：高校 教務(wù)檔案 問(wèn)題 對(duì)策
中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：C DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2013.21.194
1 前言
教務(wù)部門作為高校組織教學(xué)工作的主要機(jī)構(gòu)，教務(wù)檔案的管理是該部門重點(diǎn)開(kāi)展的工作之一。教務(wù)檔案是高校開(kāi)展教育管理工作的記載，可為學(xué)校管理層、師生人員等提供指導(dǎo)性、政策性及使用性的參考依據(jù)。近年來(lái)，隨著高等教育模式的深入改革，教務(wù)檔案在高校教育管理工作中發(fā)揮重大作用，但同時(shí)也存在較多的問(wèn)題，進(jìn)一步影響了高校檔案管理工作的順利開(kāi)展。以下就相關(guān)的問(wèn)題進(jìn)行分析：
2 高校在開(kāi)展教務(wù)檔案工作期間存在的弊端
2.1 教務(wù)檔案文件的不齊全
高校教務(wù)檔案主要包括兩部分，即學(xué)校教務(wù)處在管理期間產(chǎn)生的文件與各部門交上來(lái)的有關(guān)教學(xué)資料。因教務(wù)檔案的數(shù)量繁多，高校常招聘大量兼職人員負(fù)責(zé)管理各類檔案。而這些兼職人員未能接受相關(guān)培訓(xùn)，普遍缺乏較強(qiáng)的管理意識(shí)，以致出現(xiàn)歸檔工作的隨意性大，部分檔案文件被長(zhǎng)期積壓，無(wú)法及時(shí)歸檔；少數(shù)人員因嫌麻煩而不主動(dòng)收集資料，不及時(shí)向有關(guān)人員催繳檔案；少數(shù)人員對(duì)檔案管理的條例不了解，忽視對(duì)檔案文件的安全管理等。這些均是導(dǎo)致部分教務(wù)檔案文件沒(méi)有及時(shí)歸檔或丟失的關(guān)鍵因素。
2.2 檔案人員的管理意識(shí)薄弱
當(dāng)前，多數(shù)高校均設(shè)置專門的檔案部門，且具備相應(yīng)的專職管理人員。但仍有部分高校的檔案部門并未配置專門的檔案人員，而是由兼職人員負(fù)責(zé)管理。這些兼職人員未曾接受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，或者并非從事檔案管理的工作，以致對(duì)教務(wù)檔案的工作理解與認(rèn)識(shí)相對(duì)較淺。加上該類人員并非以檔案管理作為主要職業(yè)，在工作上缺乏積極性與主動(dòng)性。又或該類人員的檔案管理意識(shí)較差，不能及時(shí)完成相關(guān)文件的歸檔，工作隨意性大等，在一定程度上阻礙了高校檔案管理工作的開(kāi)展。此外，檔案人員的流動(dòng)性大這一問(wèn)題，也會(huì)容易引起重要檔案文件的分散或流失。
2.3 教務(wù)檔案資料的使用率低
隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，高校的檔案管理逐步向智能化邁進(jìn)，各種電子檔案的管理系統(tǒng)相繼產(chǎn)生，為人們查詢與統(tǒng)計(jì)檔案信息帶來(lái)便利。然而，當(dāng)今的多數(shù)高校中普遍出現(xiàn)檔案利用率低的現(xiàn)象，學(xué)校相對(duì)重視教務(wù)檔案的歸檔工作，而忽視檔案資料的開(kāi)放使用。具體表現(xiàn)為：檔案信息的查閱速度較慢；查詢的信息數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確完整；不能快捷地檢索檔案信息等。人們管理檔案的目的在于更好的使用該信息。因此，高校只有實(shí)現(xiàn)了檔案資料的服務(wù)性能，提高其使用效率，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題與解決問(wèn)題，為往后相關(guān)教學(xué)文件的制定提供參考依據(jù)。
3 完善高校教務(wù)檔案管理的幾點(diǎn)對(duì)策
3.1 加強(qiáng)檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)
因高校的教務(wù)檔案工作具備一定的特異性，進(jìn)而決定了教務(wù)檔案人員應(yīng)具備怎樣的專業(yè)素質(zhì)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，作為一名教務(wù)檔案的管理者，既要具備較強(qiáng)的工作責(zé)任心與事業(yè)心，也要具備較高的職業(yè)道德與專業(yè)素質(zhì)。需要深入了解我國(guó)教務(wù)管理的發(fā)展歷程，積極學(xué)習(xí)與掌握自動(dòng)化的管理知識(shí)，并精通教務(wù)檔案的專業(yè)知識(shí)等，努力為我國(guó)教學(xué)事業(yè)的發(fā)展改革作貢獻(xiàn)。
3.2 制定科學(xué)合理的檔案管理制度
高校教務(wù)部門應(yīng)構(gòu)建規(guī)范合理的檔案管理制度，以嚴(yán)格規(guī)范教務(wù)檔案的收集、立卷及歸檔等工作流程，保證檔案信息的嚴(yán)謹(jǐn)性與準(zhǔn)確性。第一，設(shè)置專門的教務(wù)檔案小組，分別由一個(gè)檔案的統(tǒng)計(jì)員與多個(gè)管理人員組成。其中統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)整理、保管及鑒定各類檔案文件，檔案人員則負(fù)責(zé)檔案文件的收集、整理與歸檔工作。第二，學(xué)校應(yīng)根據(jù)檔案的類型與期限進(jìn)行定期整理及歸納，認(rèn)真記錄電子檔案的內(nèi)容，并將其編排成冊(cè)。第三，設(shè)置相關(guān)的檔案資料室，做好各部門的檔案劃分及標(biāo)注，以便學(xué)校師生的查詢。第四，對(duì)需長(zhǎng)期保留的文件，各部門應(yīng)在每年中旬將上一年的檔案文件提前上交到教務(wù)處。而對(duì)教學(xué)類的文件，教務(wù)處可留有備份，以便查詢。
3.3 加快教務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)
當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)高速發(fā)展的信息時(shí)代，要求教務(wù)檔案的管理也應(yīng)信息化。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，以往用來(lái)管理教務(wù)檔案的方法已難以滿足現(xiàn)今社會(huì)的需要。高校只有實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案管理的信息化，才能幫助全校師生快速地查閱檔案信息，提高檔案信息的使用率。而要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，還需全員的共同努力，尤其是教務(wù)檔案的管理人員的努力。因此，我們應(yīng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案知識(shí)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)管理各類檔案信息。此外，利用計(jì)算機(jī)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等資源，積極構(gòu)建完整的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，包括學(xué)生的成績(jī)、學(xué)籍、實(shí)習(xí)及教師的工作任務(wù)等各種數(shù)據(jù)庫(kù)，以實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案信息的資源共享。
3.4 積極開(kāi)展教務(wù)檔案的服務(wù)性能
在實(shí)施檔案管理的過(guò)程中，我們應(yīng)積極開(kāi)發(fā)教務(wù)檔案的性能，以便為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、師生及其他信息使用者提供便利服務(wù)。教務(wù)檔案的服務(wù)性能主要包括以下三點(diǎn)：首先，高校教務(wù)檔案不僅記載了學(xué)校教學(xué)事業(yè)的發(fā)展歷程，還記錄了全體教師的教學(xué)工作內(nèi)容。對(duì)此，合理開(kāi)發(fā)教務(wù)檔案的信息資源，既能為高校事業(yè)的改革發(fā)展提供理論依據(jù)，也能為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層解決重大問(wèn)題、作出正確決策提供指導(dǎo)性依據(jù)。其次，在信息化的背景下，運(yùn)用信息技術(shù)深度開(kāi)發(fā)教務(wù)檔案的信息，使其全部釋放出來(lái)，轉(zhuǎn)化成新的載體，利于人們能在不同地點(diǎn)同時(shí)共享該類信息。最后，利用錄像、照片、圖紙等方式詳細(xì)記錄學(xué)校的各類檔案信息，方便全校師生能夠通過(guò)各種途徑快速地查詢所需信息。
4 結(jié)語(yǔ)
總之，高校教務(wù)檔案工作的質(zhì)量好壞，決定了整個(gè)學(xué)校的社會(huì)地位與信譽(yù)。作為一名教務(wù)檔案的管理人員，我們應(yīng)及時(shí)更新自身的思想觀念，全面認(rèn)識(shí)到教務(wù)檔案的重要性，并以身作則，努力做好學(xué)校的教務(wù)檔案工作，確保學(xué)校的教務(wù)檔案信息安全、可靠。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)健詞：檔案管理；干部隊(duì)伍素質(zhì)；信息化
目前，在檔案工作中，正推廣以電子計(jì)算機(jī)為核心的先進(jìn)手段，使檔案管理工作日益自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，這對(duì)我國(guó)現(xiàn)有檔案人員來(lái)說(shuō)是一個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)就顯得尤為重要。
一、檔案干部隊(duì)伍建設(shè)的現(xiàn)狀
近年來(lái)，由于檔案事業(yè)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案隊(duì)伍也在不斷地發(fā)展壯大。但是按照新世紀(jì)高知識(shí)、高技能、高標(biāo)準(zhǔn)的要求，檔案干部隊(duì)伍的基礎(chǔ)還很薄弱。
第一，全市檔案人員文化結(jié)構(gòu)較低，現(xiàn)有本科學(xué)歷的人員中，多數(shù)是通過(guò)各種函授、自修、黨校取得的學(xué)歷，影響了檔案人員綜合素質(zhì)的提高，市檔案局、館的情況要稍微好些，但是整體水平較低。
第二，由于檔案工作的機(jī)要性和服務(wù)性，要求檔案人員具備更高的政治素養(yǎng)和全心全意為人民服務(wù)的工作精神。但在實(shí)際工作中，由于檔案工作的職業(yè)特點(diǎn)致使一些業(yè)務(wù)人員在工作中產(chǎn)生了不良的思想觀念。比如，借助工作便利，私自篡改或銷毀檔案、泄漏機(jī)密檔案的內(nèi)容等。以上種種行為在很大程度上違背了檔案工作的基本原則，造成了嚴(yán)重的危害。
第三，檔案隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低，專業(yè)人才缺乏，不適應(yīng)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，當(dāng)工作面臨時(shí)展的新形勢(shì)、新要求時(shí)，需要一批既懂檔案專業(yè)知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)操作的管理人才，造成了跟不上我市檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展的現(xiàn)狀。
二、信息化時(shí)代檔案人員應(yīng)具備的素質(zhì)和能力
信息化時(shí)代的到來(lái)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，盡快建設(shè)一支高素質(zhì)和具有創(chuàng)新精神的檔案人才隊(duì)伍至關(guān)重要。筆者認(rèn)為，除了要求與機(jī)關(guān)其他工作人員一樣具備一定的基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能、管理能力等基本能力外，還應(yīng)具備以下幾點(diǎn)素質(zhì)和能力。
（一）檔案工作者應(yīng)具備的政治素質(zhì)
1.檔案工作者要有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，熱愛(ài)檔案事業(yè)，具有為檔案事業(yè)忠誠(chéng)的奉獻(xiàn)精神。
2.檔案工作者要有強(qiáng)烈的事業(yè)心、高度的責(zé)任感及勇于創(chuàng)新的精神。有了強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，才能始終以滿腔的熱情投入到工作中去，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息化。
3.檔案工作者要有良好的職業(yè)道德修養(yǎng)和敬業(yè)精神。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，但因?yàn)闄n案記錄了一個(gè)單位的各個(gè)方面的信息，這就要求檔案工作者必須有良好的職業(yè)道德修養(yǎng)、敬業(yè)精神和嚴(yán)守秘密的工作準(zhǔn)則。
4.檔案工作者要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)性、服務(wù)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、繁瑣的工作。因此，檔案工作者必須有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。
（二）檔案工作者應(yīng)具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)
時(shí)代的發(fā)展要求檔案工作者具有多專業(yè)、多學(xué)科的知識(shí)，尤其是在科學(xué)技術(shù)高度分化的趨勢(shì)下，各種新技術(shù)不斷應(yīng)用，這個(gè)問(wèn)題顯得尤為重要。
1.檔案工作者應(yīng)具備文化知識(shí)，像計(jì)算機(jī)知識(shí)、英語(yǔ)知識(shí)等，另外還應(yīng)具備扎實(shí)的檔案學(xué)理論知識(shí)，以解決檔案信息庫(kù)建設(shè)中出現(xiàn)的新問(wèn)題。
2.檔案工作者應(yīng)具備較高的語(yǔ)言文字基礎(chǔ)。沒(méi)有扎實(shí)的語(yǔ)言文字功夫，就無(wú)法用最簡(jiǎn)潔、規(guī)范的文字編制文件標(biāo)題及各種檔案材料，嚴(yán)重影響到檔案的管理。
（三）檔案工作者應(yīng)具備的能力
1.協(xié)調(diào)能力。在實(shí)際工作中為了做好檔案工作，檔案管理人員要和有關(guān)部門打交道。為了更好地溝通，除了靠有關(guān)規(guī)章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身的協(xié)調(diào)能力，通過(guò)工作達(dá)到各部門檔案管理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
2.寫作能力。檔案人員有一部分工作直接與文字打交道，要有較高的文字書(shū)寫能力和概括能力，才能更好地為單位各項(xiàng)工作服務(wù)。
3.管理能力。掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，能促進(jìn)檔案人員對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理，完整安全地保護(hù)信息，使利用者在短時(shí)間更快地尋找到信息。
4.學(xué)習(xí)能力。塑造學(xué)習(xí)型的干部，是我們這個(gè)時(shí)代的迫切需要。在信息時(shí)代，“科技”不斷向前進(jìn)步，我們只有不斷地自我充電，才能跟上時(shí)展的步伐。
三、加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)的幾點(diǎn)建議
（一）加強(qiáng)思想教育，增強(qiáng)歷史責(zé)任感
在平時(shí)工作中，要對(duì)檔案干部隊(duì)伍加強(qiáng)思想教育，增強(qiáng)歷史責(zé)任感，以不斷提高檔案工作者的政治素質(zhì)，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的責(zé)任感。
（二）開(kāi)展繼續(xù)教育，不斷更新檔案管理知識(shí)
各單位應(yīng)重視對(duì)檔案人員的在職培訓(xùn)，可以聘請(qǐng)一些有經(jīng)驗(yàn)的專家講課，或選派檔案人員到其他單位學(xué)習(xí)、進(jìn)修，不斷充實(shí)新知識(shí)、新技術(shù)、新技能。
（三）開(kāi)展新技術(shù)教育，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要
檔案信息化管理離不開(kāi)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，因此檔案部門應(yīng)把計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)及其在檔案工作中的應(yīng)用作為檔案人員的必修課，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。
總之， 檔案干部隊(duì)伍建設(shè)的諸多問(wèn)題應(yīng)當(dāng)引起重視并采取相應(yīng)舉措予以解決。加強(qiáng)檔案工作者隊(duì)伍建設(shè)，是確保檔案事業(yè)在新形勢(shì)下不斷持續(xù)發(fā)展的重要條件和基礎(chǔ)。建立起一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案工作者隊(duì)伍，我國(guó)的檔案事業(yè)將會(huì)有廣闊的發(fā)展前景。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：文秘工作；檔案管理
一、文秘工作的重要性
文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會(huì)議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，歸屬于辦公室工作范疇，包括辦文、辦事兩個(gè)大的方面。辦文包括制發(fā)文件、收發(fā)文件、轉(zhuǎn)遞文件、采集和提供信息、文檔工作和保密工作等。辦事包括會(huì)務(wù)、協(xié)調(diào)、催辦查辦、行政事務(wù)工作等。文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
（一）文秘工作的政治性，包括政策性和保密性
文秘工作會(huì)接觸到領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者的機(jī)密，強(qiáng)調(diào)政治性，必須注意保密，守口如瓶。
（二）文秘工作的綜合性
文秘工作綜合性強(qiáng)，工作內(nèi)容很繁雜，文秘人員必須是雜家，上管方針政策，下管蒼蠅蚊子，粗如牛腰，細(xì)如牛毛，沒(méi)有明確其他科室分管的工作也要管起來(lái)。同時(shí)文秘工作要經(jīng)常按領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)去協(xié)調(diào)解決各種問(wèn)題，協(xié)調(diào)上下級(jí)事務(wù)，這也是文秘工作的主要工作。
（三）文秘工作的從屬性
文秘工作歷來(lái)都是從屬于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動(dòng)內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證領(lǐng)導(dǎo)順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作。
（四）文秘工作的服務(wù)性
文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)。
（五）文秘工作的精簡(jiǎn)高效性實(shí)現(xiàn)文秘工作的精簡(jiǎn)高效就要規(guī)范工作程序，提高工作效率，要對(duì)文秘工作制度進(jìn)行新的定位，從建章立制入手，狠抓規(guī)范化管理的落實(shí)，做到科學(xué)而又精簡(jiǎn)的結(jié)構(gòu)安排，做到高效、優(yōu)質(zhì)、準(zhǔn)確規(guī)范、傳遞迅速。
（六）文秘工作的與時(shí)俱進(jìn)性
秘書(shū)工作自古有之，而今隨著時(shí)代的發(fā)展，文秘工作又具有了新的內(nèi)容和特色，在工作方式、工作效率、工作職能方面不斷發(fā)生著變化，由此，必須不斷改革創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓進(jìn)取，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。
二、文秘工作與檔案管理
文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行，極為關(guān)鍵。
（一）文檔工作離不開(kāi)檔案管理
文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)效益。可以說(shuō)，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對(duì)墾區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
（二）搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性
重大活動(dòng)重要的信息來(lái)源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開(kāi)展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案是新形勢(shì)下對(duì)文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
三、用改革創(chuàng)新的思維做好檔案管理工作
改革創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。黨的十以來(lái)，在系統(tǒng)總結(jié)改革開(kāi)放歷史經(jīng)驗(yàn)、深刻把握改革內(nèi)在規(guī)律的基礎(chǔ)上，對(duì)全面深化改革作了一系列重要論述。要適應(yīng)改革創(chuàng)新這個(gè)要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念；要與時(shí)俱進(jìn)，確實(shí)做好文秘工作中的檔案管理。
（一）檔案工作創(chuàng)新，要解決好三個(gè)關(guān)系
1.創(chuàng)新與實(shí)踐的關(guān)系。創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，但創(chuàng)新絕不能是虛無(wú)飄渺的新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)，凡是對(duì)事業(yè)的發(fā)展有促進(jìn)作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實(shí)踐中不斷完善。
2.創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系。工作創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行。我國(guó)檔案工作歷經(jīng)半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗(yàn)，檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了獨(dú)具特色的工作體系，這些基礎(chǔ)對(duì)我們今后的工作仍具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基，因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個(gè)基礎(chǔ)，要在認(rèn)真研究、總結(jié)過(guò)去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來(lái)的形勢(shì)，在發(fā)展中尋求新的突破。
3.創(chuàng)新與現(xiàn)實(shí)的關(guān)系。工作創(chuàng)新不能脫離實(shí)際。當(dāng)前，檔案工作仍處于發(fā)展階段，由于受各種條件限制，檔案工作發(fā)展較慢、社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)、專業(yè)檔案人才缺乏、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足狀態(tài)。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實(shí)，面向未來(lái)，從實(shí)際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實(shí)存在的問(wèn)題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。
（二）與時(shí)俱進(jìn)推動(dòng)服務(wù)手段創(chuàng)新
1.建立檔案館（室）網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用每個(gè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。
2.建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與每個(gè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在每個(gè)單位檔案室，是每個(gè)單位信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子檔案，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子檔案查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息資源共享。
3.電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問(wèn)題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子檔案上傳工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。
4.開(kāi)展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，只能到檔案部門查詢和利用，隨著信息時(shí)代的發(fā)展，改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、人工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
（三）加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享
隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書(shū)、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報(bào)道兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案館、圖書(shū)館（室）館藏的檔案目錄。實(shí)現(xiàn)資源共享，能使檔案、圖書(shū)、情報(bào)等文獻(xiàn)部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識(shí)、信息、情報(bào)。通過(guò)建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，因而也可有效地緩解存儲(chǔ)空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級(jí)各類檔案館、圖書(shū)館（室）館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會(huì)多方面的需要。
參考文獻(xiàn)：
