發布時間：2023-05-29 16:03:28
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案管理專業知識樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
關鍵詞：學生檔案管理；人才的培養
引言
作為高校事業發展不可缺少的一個組成部分，在進行科學研究、社會服務等功能時，高校檔案管理一直扮演著極為重要的角色，我國高等教育事業發展迅速，許多高校都對自身規模進行了擴建，這使得檔案管理這項工作在高校管理中顯得更加重要，而管理中的問題也是更加明顯。因此，工作人員應當尋求新的道路，改進管理手段，利用新的技術，對高校學生檔案進行管理，如何加強高校檔案管理工作質量，提高管理者素質水平，筆者對此有著自己的一些見解和看法。
1、未來高校檔案管理的發展趨勢
隨著社會現代化的發展，尤其是近年來大學生規模的不斷擴展以及高校教學評估以及高校管理向精細化、規范化、科學化的日益推進，作為高校教育教學管理重要內容的檔案管理
顯得愈來愈重要，高校檔案管理呈現出新的趨勢。具體表現在如下方面：
1.1 檔案管理現代化
檔案工作現代化不僅涉及新的技術裝備、新的技術手段的運用，而且涉及檔案事業管理思想、管理方法的現代化問題，涉及檔案管理隊伍素質的現代化以及檔案工作的標準化等幾乎檔案管理方方面面的問題。
檔案管理現代化其主要特征表現為：一是檔案管理的系統化，即將整個管理工作視為一個相互密切聯系的整體系統，注重管理思想的現代化、管理方法的科學化、管理行為的制度化與規范化。二是信息化，廣泛運用計算機技術，縮微復制技術、聲像技術及相關信息技術等實現檔案工作管理技術手段的現代化。三是定量化，通過統計與計量的方法實現檔案的量化管理，把定性與定量管理有機結合起來。四是智力化，注重人在管理工作中的作用，注重管理隊伍的知識化、專業化，注重管理效率的提高。此外，與傳統的檔案管理相比，檔案管理現代化還有一個突出特點，就是尤其注重檔案的動態管理，將檔案的開發與利用有機結合起來。
1.2 檔案管理專業化
專業化是社會發展的規律。檔案管理的專業化趨勢首先體現在檔案管理隊伍的專業化，即高校檔案管理工作逐步實現由受過系統檔案管理專業教育與培訓的人員來擔當。檔案管理的專業化趨勢不僅僅體現在檔案管理隊伍的專業性，更體現在檔案管理組織、手段與技術的專業化。目前，越來越多的高校及相關機構與教學部門順應這一發展趨勢，將學生檔案管理視為一個專門的管理部門，強化對學生檔案管理的組織、領導與監控，力求實現其專業化管理。
1.3 檔案管理規范化
從2003年起，我國開始實行五年一輪的普通高等學校評估制度。檔案是高校評估工作的基礎，高校評估制度的推行對高校檔案管理工作提出了嶄新的挑戰，要求高校檔案管理工
作無論在管理體制、管理程序、管理方法等各方面盡快走上程序化、規范化、科學化管理的軌道。在今后長期的工作中，高校檔案管理的規范化必然作為評估高校整個管理工作的重要
內容而受到普遍重視。同時，從檔案管理現代化趨勢及檔案本身的內在要求來看，檔案管理系統不是孤立的系統，各個檔案管理系統之間，檔案管理系統和其他文獻管理系統之間有著千絲萬縷的聯系，并正在向網絡化方向發展。檔案管理的規范化要求，實際上也就是檔案管理的標準化要求。這就勢必要求統一規劃、統一協調，實行檔案管理工作的標準化、規范
化，使得檔案信息資源得以共享。
2、新形勢下高校學生檔案管理工作者的素質要求
檔案管理新的發展態勢無疑對高校學生檔案管理工作者提出了新的要求。結合工作實際，筆者認為，作為高校學生檔案管理工作者，應該努力提高如下方面的素質。
2.1 系統、創新的專業素質
檔案管理是一項專業性很強的工作。高校本身是知識與人才聚集的地方，檔案管理專業化發展對高校學生檔案管理工作者專業化素質的要求相對更高些。檔案管理專業化的發展趨
勢不僅僅要求高校學生檔案管理工作者學歷結構上實現向專業化的轉變，要求高校學生檔案管理工作者具有系統化、理論化的檔案專業知識體系，有扎實的檔案專業工作能力，同時還
要求高校學生檔案管理工作者確保在專業知識上不斷更新，創新性地學習與運用所學的專業知識，拓寬專業知識面、優化專業知識結構，這樣才能適應社會日益更新與高校檔案管理現
代化發展的客觀要求。這需要高校學生檔案管理工作者通過不斷學習、進修、研討等多種方式定期強化專業知識與專業技能的培訓，以確保其專業素質的提高。同時，新的時代下高校
學生與高校管理不斷呈現出新的特征，要求高校學生檔案管理工作者適應新的形勢，在專業知識基礎上不斷創新。
2.2 全面、高效的業務素質
檔案管理現代化的發展趨勢要求高校學生檔案管理工作者具備全面、綜合的業務素質。檔案管理工作涉及到方方面面，檔案管理工作者僅僅具備專業知識往往是遠遠不夠的。除必
需的檔案管理專業知識與能力外，還要求在知識結構上向綜合化、全面化轉變。一是需要具有豐富的文史知識。二是需要具有豐富的檔案相關學科知識及管理科學與相關法律知識。三是需要具備一系列現代化的檔案管理技術和方法。
2.3 人本、務實的服務能力
科學發展的核心是以人為本，這是一切工作的前提。檔案管理中的人本化趨勢其核心也是要求在整個檔案管理活動中堅持以人為中心，把人作為檔案工作服務的主體和第一資源來實施。這不僅要求高校切實關心檔案管理工作者的切身需要與利益，充分調動高校檔案管理工作者的工作積極性、服務熱情與奉獻精神，同時也要求高校學生檔案管理工作者切實以學生及檔案利用者為本，努力提高人本、務實的服務能力。
首先是良好的敬業、愛崗意識。檔案管理工作本身是一項枯燥的工作，高校學生檔案管理所涉及的內容與工作量甚至還要遠超過其他檔案管理，這尤其需要檔案管理工作者樹立良好的具有愛崗敬業、無私奉獻、埋頭苦干、存真求實、默默無聞的奉獻精神和高尚情操，在工作中努力培養和磨練自己的心理素質和意志力，這樣才能在平凡崗位的工作中創造出有值的工作業績來。其次是尊重、幫助檔案服務主體的能力。
結束語
總之，隨著社會主義中國的快速發展，高校檔案管理工作也應該進入一個全新的階段，與時俱進，緊跟時代的步伐。利用現代化、信息化技術來對檔案管理工作進行質的提高，使其更好的服務與學校，服務于社會。（作者單位：西安醫學院）
參考文獻
[1]金鑫.從大學生就業談高校學生檔案的管理[J].辦公室業務.2004.
關鍵詞：高等職業院校 人事檔案 檔案管理
高校人事檔案管理是高效發展的重要部分，高等職業院校主要以培養技能性人才為辦學宗旨，以加強內涵建設，深化校企合作、產學結合為人才培養模式，在這個過程實施中，師資隊伍建設是很重要的一部分。人事檔案管理作為人事工作中的一部分，在整個師資隊伍建設中充當著最基礎的信息源頭作用。但是，在我國，高等職業院校的人事檔案管理工作水平參差不齊，管理模式規范不一，下面我就高等職業院校關于人事檔案管理工作的有效性機制談幾點自己的建議。
一、關于人事檔案管理工作
人事檔案是人力資源信息的重要載體,是記載教職工個人學習、工作和生活等經歷的相關情況的原始記錄。它準確、真實地呈現了高校教職工德、才、能、績各方面的表現,能反映出他們的工作表現、獎懲情況、行為軌跡、家庭歷史背景和經歷的各種重大信息。因此,人事檔案管理工作的好壞優劣,直接影響著人才選拔、任用、職稱評審等,關系到學校教學水平的提高和科研層次的提升,制約著高校的人才培養的質量水平和長遠發展戰略的實施。人事檔案管理工作,雖然內容比較復雜,但總體來說,主要是指人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞與利用等環節。在工作對象上,它既要與紙質材料打交道,又要服務于教職工；在工作屬性上,它既有主動性,要從學校各個部門收集原始材料,又有被動性,要服務于學校發展和教職工的各方面的需要;在工作要求上,它既有傳統性的一面,大部分時間要按照《中華人民共和國檔案法》的要求和基本流程做好文檔的收集、歸類和利用,工作枯燥、單一。又要不斷學習、與時俱進,引入現代化的管理。
二、目前高等職業院校人事檔案管理工作有效性機制分析
1.學校應重視人事檔案工作。
高等職業院校的人事檔案工作往往不能引起學校的重視，這使得人事檔案工作人員工作沒有動力和積極性，平時所做的工作也只是應付一下上級部門的檢查。要么是學校在人員配置上不科學，導致沒有更多的人力資源投入到人事檔案管理工作中去。學校在招生的同時也在引進新的師資隊伍，這些新來的教職工檔案的管理也是一項龐大的工作，怎樣把這些檔案按照最新標準進行整理、管理，這就要求學校需要更多的檔案管理工作人員投入到此項工作中來，但是由于很多學校領導沒有顧及人事檔案管理工作的重要性，所以檔案管理工作人員總的來說比較缺少。特別是專業的檔案管理人員，即使有些學校設置專職的人事檔案管理人員，也是缺乏一定的專業知識，往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓。長期這樣，這種躲在角落里工作，始終只能處于一種默默無聞的應付上級部門的檢查的工作狀態。
2.配備專業的人事檔案工作人員。
部分高等職業院校因對人事檔案工作重視程度不夠，在人員配備上更是能少則少，能兼任就兼任，導致人事檔案管理機構人員配備不足，或者沒有專業的工作人員，工作人員缺乏檔案管理的專業知識，不能清楚的了解自己的工作職責，認為檔案管理就是簡單保管、整理好全校教職工的檔案。甚至有些學校配備的人事檔案管理人員要么是臨近退休的教職工，要么是其他部門的教職工兼任此項工作，導致人事檔案工作人員的工作中心不在此，而是在其他工作上。人員配備的不專業化是導致各高等職業院校人事檔案工作不規范，沒起色的一個重要原因。因此，在人事檔案工作人員配備上，我認為應該根據學校人事檔案管理的實際情況，配備充足的工作人員，在工作人員的考核上應該是具有檔案管理專業背景的。另外，在平時的工作中加強人事檔案工作的業務能力提高，安排專業知識的培訓，隨時補充和更新人事檔案專業知識和其他知識，以便更加熟悉了解人事檔案的重要性、歸檔要求、人事檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務，專業填寫相關材料，及時補充進檔材料，規范用紙規格和書寫工具，熟悉裝訂順序等專業知識。
3.完善人事檔案管理的制度。
高等職業他院校的人事檔案種類繁多，內容容量大，傳統的檔案管理方式已經不能適應目前信息化為主流的工作形態，因此，在檔案管理方面，也應與時俱進的引進信息化技術，這樣促使人事檔案工作便捷性、及時性，也可以增強干部人事檔案工作的保密性和安全性，使得人事檔案管理工作變更加高效運行。高等職業院校在這方面和其他本科院校比較，還是存在一定的差距，尤其是在信息化技術管理方面，大部分學校都還沒有建立建立健全此項制度，大多數是采取的手工制作目錄，紙質存檔保留的這種紙質化管理模式。為此，我認為高等職業院校應重視此項工作對整個師資隊伍建設的重要意義，積極引進先進的信息化技術來管理教職工的人事檔案，使得高等職業院校的人事檔案能夠通過信息化系統進行人事信息的查詢和檢索，從而提高人事檔案管理工作的便捷性和高校性，促進此項工作順應信息化時代的發展。
4.營造良好人事檔案管理工作氛圍。
學校應加強人事檔案工作的宣傳力度，增強教職工的檔案意識，這是做好人事檔案工作的基本前提和基本保障。人事檔案管理機構應編寫一些宣傳手冊，這宣傳手冊要通俗易懂的把檔案的基本知識編寫進去，分發給各個部門及教職工，讓大家通過這樣的方式了解人事檔案工作的基本流程和基本要求，提高大家對人事檔案工作的認識，形成一個全員管理人事檔案的工作氛圍，促使每個教職工參與到檔案管理工作中來，自覺的收集材料，規范的填寫材料，適時的歸檔材料，文明查閱材料。也可以通過建立人事檔案管理網站，通過網站及時對人事檔案管理的相關知識進行普及和宣傳，以確保干部人事檔案管理工作具有一個穩定發展的良好氛圍。
參考文獻：
[1]陳乃鴻.高校檔案管理應用6S管理模式研究[J].科學管理,2015,(19).
隨著知識經濟時代的到來，對信息的存儲、 類、查詢等各方面提出了越來越高的要求。高校的檔案管理工作更好的朝著規范化、現代化的趨勢發展，以及使檔案信息開發、收集、傳播和資源共享的數字化、網絡化發展的更加完善，對檔案的管理者的素質也提出了新的、更高的要求。檔案工作者積極提高自身素質，拓寬知識層次，努力增強服務意識，才能提高高校檔案管理水平和檔案服務質量。
1.當前高校檔案人員的素質狀況
檔案人員的素質是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養等的總和。概括地說就是從事檔案工作必須具備的基礎知識、基本技能、政治素養、道德素養、管理能力及分析處理問題的基本能力等。檔案人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量，因而對檔案工作整體效能的發揮有著無可替代的作用。然而，如今很多高校的檔案人員素質達不到要求。
1.1 業務水平不高，專業知識貧乏
檔案工作是一項專業性很強的工作，檔案人員應接受專業的教育培訓，掌握專業知識，才能勝任此項工作。但目前大部分高校檔案人員實際情況是業務水平不高，專業知識貧乏。高校專職檔案人員中，很多都未接受過任何檔案專業教育或培訓。另外，很大一部分更是非專業學歷人員較多，他們多半路出家，來自其它專業，這就使得他們的檔案專業知識貧乏，業務水平不高，其中不少人還停留在傳統的專業知識和觀念上，不能運用現代高新技術工具，缺乏信息開發應用能力和敏銳的信息意識，這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展，嚴重制約著高校檔案各項工作的順利開展。
1.2職業情感淡薄，主觀能動性不強
當前，在高校中有些檔案工作者事業心不強，職業情感淡薄，奉獻意識與敬業精神欠缺，不注重職業道德修養，業務上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性。加之檔案工作的性質要求是細致、嚴謹、環節多、程序多、耗時多，所以在完成工作的過程中時間的彈性非常大，使原本工作的思想會在很大程度上造成是“干良心活”的陰影，檔案管理工作者特有的工作性質和工作環境給從業人員的“惰性”提供了生存的溫床。原因是高校專職檔案工作人員不多，而且工作環境相對封閉，在完成檔案收集工作這一環節后，和外面人員接觸的時間大大減少，“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”這是檔案工作者真實工作狀況。
1.3 制度的不統一，檔案人員素質低
某些高校沒有制定統一的立卷歸檔制度，對納入檔案管理的內容也沒有明確的要求和統一的管理標準和模式，僅僅是根據自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理，同時，還有些高校在目標管理考核方案中，尚未將檔案管理納入目標考核，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。另外， 檔案管理人員學歷偏低、知識面較窄、不具備專業技能等因素也是影響檔案管理工作效率低、缺乏創新與活力的重要因素
2.高校檔案人員的素質要求
2.1 要有較高的專業素質
檔案工作人員應該安心奉職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉高校內部自己所從事的業務工作；能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。
2.2 要有較高的職業道德修養
檔案人員的職業道德在檔案領域中的具體體現，主要包括以下幾個方面。不為名利，甘為人梯、熱心服務。檔案工作的職業活動，社會職責，工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性，條件性的工作。其出發點和最終目的在于為社會主義現代化服務，為社會廣義物質文明和精神文明服務，此外，檔案工作是為各項工作提供條件的。 因此，要求檔案專業人員必須具有為“人梯”，熱心服務的思想，想利用者之所想，急利用者所急，千方百計為利用者提供報務。
2.3 計算機的基本知識和操作技能
隨著計算機網絡技術在行政工作、業務工作中的普遍應用，電子文件與電子檔案在各單位形成和使用的文件中所占比例越來越大，使電子檔案在檔案管理工作中的地位與重要性日益顯現。檔案工作者如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很能難有所突破。為了提高檔案信息工作的工作效率和工作質量，提高檔案信息工作的現代化水平，高校的檔案信息部門基本上都已應用了計算機管理，并且正在向著更深層次的應用方向發展，如光盤技術、多媒體技術等等。這些都要求高校檔案信息管理人員必須掌握必要的計算機知識和熟練的操作技能。
2.4 具備高度的法治觀念
檔案管理工作，要求工作人員必須嚴格遵紀守法。而嚴格執行法律的規定，必須嚴格遵守國家法律和檔案法規，嚴明黨的紀律，嚴格規范自己的行為。必須牢固樹立法律意識，全面提高法律知識水平，并把法律的規定運用到日常業務中去，時刻依照法律規范自身的行為，自覺接受社會監督和法律的約束。許多檔案記載著學校、老師或學生的機密。因此，檔案專業人員必須具有嚴格的保密觀念和良好的習慣。正確處理好保密與利用的關系。以確保學校檔案的安全。
2.5 要努力培養自己的綜合性知識
目前，隨著高校的發展，具有綜合性水平的檔案人員十分緊缺。對高校檔案管理人員來說，其綜合性已超越了以往任何時期，除具有熟悉檔案信息管理專業知識和計算機應用能力外，還必須具有對檔案信息資源進行掃描加工、數量控制、質量監控、數據錄入以及擁有檔案信息化所需人、財、物的統籌兼顧管理等能力。因此，檔案人員要努力培養自己的綜合性知識與業務技能，才能適應和滿足當今學校發展的需求。
高職院校檔案管理對高等職業學校的教育，科研和教學方法改革進程進行全過程的原始記錄和整理，做好檔案管理的基礎工作，檔案管理人員的綜合素質直接影響著檔案工作的效率、水平和質量。因而檔案管理人員對檔案工作整體效能的發揮有著無可替代的作用。
1 高職院校檔案管理人員綜合素質的現狀分析
目前，高職院校檔案管理人員隊伍在文化程度、專業素質、理論水平、思想觀念等方面參差不齊。特別是基層檔案管理人員，他們大多數是轉崗或者是兼職人員，屬于半路出家類型，缺乏對檔案管理專業系統知識，有些甚至連檔案管理的內容和要求都沒有清楚的了解。檔案管理人員專業知識老化，知識面較窄，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展。兼職人員調整頻率高，造成檔案管理人員隊伍不穩定，為建立規范檔案管理工作增添了難度。由于大部分的檔案管理人員的文化水平低，計算機技術和外語知識更加是匱乏，沒有能力運用現代化的基礎設施提供基本服務，更加無法提供高層次的研究和開發。 這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展。究其根源，主要有以下幾個方面：
第一，檔案管理人員專業知識缺乏，編研水平有待提高。
高職院校檔案管理是學校在從事教學，科研，管理等活動中直接形成對學生，學校的文字，聲像，圖片等各種形式的歷史記錄，是學校教育科研工作的重要組成部分。而檔案編研是對檔案信息深層次加工并以檔案編研的形式來開發檔案信息資源以實現其利用價值，這也是社會新形勢對檔案利用工作提出的新要求。但目前檔案隊伍的現狀卻是大部分檔案管理人員學術能力差，編研能力低，沒有掌握編研工作的規律和編纂技巧，不善于總結和思考。在檔案編研的過程中受檔案資料的限制和傳統模式的制約，編研出來的材料含金量不高，無法形成研究成果。
第二，檔案管理人員流動頻繁，缺乏有效的激勵和培養機制。
高職院校的建校歷史時間短，檔案管理尚處于初級階段，但是隨著高職院校的發展和擴大，對高職院校檔案專業人員需求越來越高。與之相比，目前高職院校檔案專業人員偏少，特別是基層檔案管理人員大部分都是轉崗或者兼職做檔案管理工作，由于身兼多職，造成他們無暇也無心學習檔案管理方法和檔案專業知識。檔案管理人員待遇普遍都偏低，發展空間比較窄，管理人員的工資福利與其專業貢獻沒有直接掛鉤，無法起到激勵作用，導致檔案管理兼職人員頻繁更換，檔案管理隊伍的穩定性得不到保障。在管理工作中協同效應不強、凝聚力不夠，影響了檔案人員隊伍整體素質的提高
第三，管理觀念落后，缺乏創新意識。
高職院校檔案管理工作是高職院校教育事業發展的重要組成部分，但是由于目前很多檔案管理人員還是被誤認為是學院普通行政后勤人員，檔案管理工作得不到領導重視，檔案管理的資金投入不足。檔案管理人員很少有外出學習交流和業務培訓的機會，使得檔案管理方法無法與時俱進，服務效率持續低下。檔案管理人員普遍不能熟練掌握計算機知識與操作技能，檔案管理設備和技術落后，大部分院校還是采用手工檢索、人工操作等原始的管理方式。
2 高職院校檔案管理人員素質的提升對策
當今世界信息爆炸式增長，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在高職院校檔案管理中廣泛應用，要求管理者具有很強的專業檔案管理能力，能做到精確分析歸類；同時要求管理者提供大量的檔案數據信息給使用者。這些都要求具有高素質、高技能的現代化信息管理人員才能勝任。
第一，加強專業人才的引進與培養，穩定檔案管理人員隊伍。
新時期，檔案工作在抓專業知識業務的同時要把工作的重點放在自身能力的提高上，建立一批高效的檔案管理隊伍。首先，高校領導要適應時代的發展，轉變陳舊觀念，把檔案管理人員納入專業技術人員培訓的整體規劃中。其次，要加強檔案管理人員對多媒體技術的培訓，注重電子檔案接收、保管等方法的學習。第三，要引進和培養信息技術和研發型人才，提高檔案人員隊伍的學歷水平和知識結構。第四，要保障檔案人員的權益，適當提高檔案人員的待遇，特別要對高層次專業人才予以重視，避免人才流失，確保檔案管理人員隊伍的穩定。
第二，強化服務意識，提高服務水平。
要做好檔案管理工作，必須強化服務意識，提高服務水平。在工作中要樹立“工作就是服務”的觀念。樹立以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。改變過去“重管理輕使用”、“重數量輕質質”的觀念，打破從前“看攤守點”和“等客上門”的局面。強化全員檔案服務意識，檔案管理不但是要做好文件資料的整理，編排和歸類管理，更要能根據院校檔案管理的規定，利用計算機等網絡設備監理電子文件的整理，編排，研究，甚至編制一些適用檔案管理開發的檢索工具，為高校檔案工作的現代化建設提供全面、有效服務的目的。
第三，利用現代化技術，實現檔案管理規范化。
隨著科技的發展，計算機及網絡技術在高職院校檔案管理中得到廣泛應用，建立數字化檔案勢在必行，每個檔案管理人員要認真學習計算機知識和操作技能，把信息技術和網絡技術應用到檔案管理工作中，在建立豐富、完善的檔案資源庫的基礎上，利用計算機技術進行檢索，其速度和準確性就會大大提高，通過計算機網絡終端，用戶可以快速查尋到所需的文件內容。憑借先進技術多渠道地為廣大利用者提供高效、便捷的服務。大力開辟網上檔案服務項目，盡快實現各級檔案目錄和信息網上自動查詢，達到資源共享。
一、高校檔案的管理隊伍現狀
（一）觀念陳舊，缺乏管理意識
隨著改革開放的深入，高校檔案管理隊伍中的人員存在不同程度的陳舊觀念，創新意識不強，缺乏管理意識。一些管理人員自身的意識淡薄，思想封閉保守，在面對挑戰時缺乏自信心；還有些領導認為檔案部門的各項工作比較容易，誰都可以勝任，所以在思想上就沒有引起足夠的重視。
（二）缺乏專業人才，且知識結構單一
很多高校檔案管理隊伍都存在知識老化、知識面窄等現象，有一部分人員即便是已取得專業學歷并獲得專業技術職稱，也面臨著知識更新問題；很多人員不是科班出身，缺乏相關的專業知識，具有較強思維、組織及表達能力的專業人才奇缺；還有一些人員業務素質低，頻繁變動，這些因素致使高校的檔案隊伍整體素質難以提高，嚴重阻礙檔案事業的發展。
（三）職業道德建設及奉獻精神有待加強
受市場經濟的不良風氣影響，一些檔案管理干部缺乏工作熱情，職業道德情感淡漠；還有一些人將檔案管理工作當做是謀生的手段，敬業精神及奉獻服務精神缺乏，能夠主動去鉆研工作、及時更新知識結構、主動參與技術改造的管理人員少之又少；更有甚者懷疑檔案部門的生存問題，這些都值得有關部門關注。
二、有效途徑
（一）加強專業業務素質的培養
首先，加強檔案人員專業知識及技能的培訓。高校要加強檔案專業隊伍人員高學歷的進修學習，通過有針對性、經常性的崗位培訓、短期培訓及繼續教育，使檔案人員不斷學習新的知識，提高新技能，掌握新理論。培養其扎實、寬廣的專業知識面，增強業務本領。其次，加強高校之間的協作與交流，鼓勵檔案隊伍通過理論研究與實踐探索，不斷提高自身的管理素質及理論水平。最后，培養檔案人員文字的綜合處理能力。檔案管理與服務工作的工具是語言文字，檔案的收集、編研、整理等工作都需要用簡潔、通俗易懂、表述確切的文字來表述，這就要求檔案人員具備較強的書寫能力及文字表達能力。
（二）加強思想道德素質的培養
首先，高校要定期舉辦思想政治素質的培訓班，組織檔案隊伍學習國家的方針政策，提高自身政治敏銳性及鑒別力，保證檔案工作順利進行。其次，加大檔案人員學習黨的知識力度，提高其黨性原則，嚴格堅守檔案工作保密性原則。最后，加強檔案人員的職業思想道德教育，提高服務意識。檔案人員要有為人民服務意識，樹立正確的“三觀”， 勤奮工作，愛崗敬業，不斷提高自身的職業思想道德素質。
（三）加強管理創新素質的培養
第一，高校檔案管理隊伍要在觀念上進行創新。有創新才會有發展，檔案隊伍創新的能力、意識及精神是改變當前檔案工作現狀的關鍵，尤其是新形勢下，高校的檔案管理隊伍必須解放思想，改變傳統的觀念、思維及管理模式，順應時代的潮流，以新意識來面對信息化時代。第二，進行技術創新，加強現代化信息技術的培訓與學習，幫助檔案人員掌握現代檔案的管理方法，提高工作效率及質量。在對檔案人員進行計算機的基礎知識培訓的同時，高校也要設立專門的機構，完善相關設施并派專職人員管理，使檔案管理工作逐步規范化、科學化，加快高校檔案管理工作的現代化進程。第三，培養檔案人員主動服務意識，促使其能夠圍繞學校的中心工作和社會需求，主動去挖掘和收集潛在的檔案信息需求，進而及時滿足各種合理化的檔案需求。
（四）健全相關制度
一是健全競爭及激勵機制，在聘任工作中要結合專業人員的綜合素質測評進行崗位分配，降級聘任不能履行相應職責的，對于業務成績突出的可破格聘任；進一步晚上檔案人員素質與工資、崗位等掛鉤的機制，促進檔案隊伍素質的提高，建立激勵制度，以此鼓勵精、尖、高的專業檔案管理人才脫穎而出；二是加強對檔案部門的領導工作，要充分肯定其地位與作用，能夠切實解決檔案工作中遇到的問題及困難，為培養高素質的檔案隊伍創造良好環境；三是建立人才的引進制度，根據高校檔案事業的?l展需要，不斷引進各學科的專業人才，完善檔案隊伍人才的結構，提高其知識層次。
關鍵詞：文書檔案管理工作
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 隨著我國高科技產業化進程的逐漸加快，正在向信息網絡化、資源共享化方向發展，這一切都使傳統的檔案管理模式與利用方式發生了深刻的變革。加強檔案的資源建設、實施現代化管理、推進檔案工作的法制化進程已經尤為今后工作發展的必然趨勢。
一、文書檔案管理中存在的問題
（一）檔案工作人員的培訓工作需要加強。在一些單位中，文書檔案的管理人員沒有經過檔案專業培訓就直接接手管理文書檔案，這樣的工作人員對于檔案的分類、立卷等專業的文書管理工作只是一知半解，不能深得要領，其專業素質與現代化的文書檔案培訓工作的要求之間存在很大的差距。在部分單位中，檔案管理者雖然是有上崗證書，但是很少有人參加檔案培訓的深造教育，這些人只是對檔案工作有著基本的認識和了解，并不能及時的更新檔案管理理念，跟不上現代化檔案管理的步伐，更不能夠有效的提高單位檔案管理的水平。尤其是隨著計算機網絡技術的飛速發展，利用計算機進行檔案管理工作是現代化檔案管理的一個必然趨勢。檔案管理人員更加需要加強專業知識的培訓，使單位檔案管理工作更加的標準化和規范化。
（二）文書工作和檔案工作直接的銜接存在問題。文書工作和檔案管理工作直接存在聯系又有著區別，是統一又分工的。在實際的文書檔案管理工作中，文書工作和檔案管理應該相互配合，建立一個分體式的管理體系。實際的管理工作中，文書和檔案應該實行一種分塊式的管理制度，這才是一種有效的、相對科學的管理。但是在實際的操作過程中，這一體制卻在一定程度上拉開了文書工作和檔案工作之間的距離。文書工作人員檔案意識淡薄，檔案管理人員通常很少考慮文秘的工作，這使得兩者在銜接的過程中出現很多的脫節的地方。當前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，也就是在公文的格式和處理方法上存在著很多的不規范的，不標準的現象。
二、提高文書檔案管理工作水平的措施
做好文書檔案工作的前提是領導者的重視，檔案管理工作人員要積極主動的做好文書檔案工作的匯報和宣傳工作，通過多種形式的活動向領導者和員工宣傳檔案的相關的法律法規，加強領導者和員工們對于檔案管理的認識，并爭取得到領導者和員工的理解、重視和支持，爭取使得檔案管理工作能夠納入到單位總體工作規劃和工作重點之中，加大檔案管理設備的投入，不斷的提高檔案管理的現代化水平，從而使得檔案管理工作更加的規范化和標準化。在實際的單位工作中，要變被動的提供有關檔案資料為主動的參與領導者決策需要，切實體現檔案資料的主觀能動性。除此之外，信息技術的飛速發展，對檔案管理動作提出了更高的要求，檔案管理者要不斷的接受新知識，學習新業務，堅持終身學習的理念，不斷的加強檔案管理的現代化專業知識，積極主動的學習現代化的信息技術和管理理念，努力使自己成為一個管理型、技術性和復合型的綜合素質人才，從而給單位和領導提供更加方便、快捷、高效的服務。
（一）做好文書工作和檔案工作的規范銜接。文件是檔案的基礎，文件質量的高低直接關系到檔案的質量的好壞，沒有高質量的文件作為基礎，檔案的質量就得不到有效的提高，由此可見，檔案管理水平的高低是建立在文書部分規范化處理文件的基礎之上的。因而，文書人員要提高檔案意識，切實做好文書材料的立卷歸檔。在實際的文件處理過程中，要時刻意識檔案管理工作，從而真正實現文書、檔案工作一體化。要做好這一點，需要文書人員重視文件材料的質量，例如紙張的大小、文字的格式等都需要有一個標準。嚴謹使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆等起草、修改和批閱文件材料等。此外，文件的處理要及時、準確；收發文件需要及時的進行登記和記錄，一旦發現文件的缺少，要及時的查找。尤其是對于帳外的資料，例如領導者的講話以及外出開會的記錄等，要及時的收集和處理，保證文件材料的完整性。
（二）加強部門之間的合作，做好文書檔案的收集工作。檔案工作者要主動的了解業務部門正在或者將要進行的新的工作；經常性的導各個部門之間去走動走動，獲得及時的信息；還要根據單位的實際工作，主動思考檔案的工作怎樣圍繞單位的中心進行，如何做好資料的收集和整理工作等。
加強檔案管理部門和各個部門之間的協調和溝通，保證檔案資料收集的順暢。收集資料要分清重點，著重收集能夠展示單位歷史和現狀，促進單位未來發展的資料，為實際的研究和服務，提供有力的證據和有價值的情報。
（三）建立有效的管理機制和程序，嚴格按照規章制度辦理公文。對于檔案管理的規定和程序，要盡可能的細化，簡潔明了，并且具有可操作性。文書檔案工作人員要嚴格的執行公文的規則，嚴格進行審核和簽發，堅決避免濫發文件和發無效的文件現象。在公文正式印刷之前要認真審核簽發的手續是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否規范，在印刷以后發送之前工作人員還需要進行再一次的復核。如果需要修改實質性的內容，則需要按照程序進行復審。 對于公文的用紙、幅面以及字體、排版等都需要按照嚴格得的技術指標進行。要充分的利用隨文卡片的作用，簡明扼要的填寫文件處理單、發文稿紙的卡片，合理的制定文件的發文的范圍。對于文件件數的控制，要嚴格，禁止隨意的抄送現象。
三、加強文檔管理人員的整體素質
文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。
1、進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識。增強管理意識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統計和開發利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。
2、加強制度建設，建立長效培訓機制。首先，要建立在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業培訓班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以保全文檔管理工作人員產生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業務能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業技術職稱評定掛鉤，加強參加在職教育的主動性和積極性。
3、明確在職教育的原則，選擇課程內容。相對于正規學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現實性和時效性。在職教育應從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。第一，學習文檔專業知識。為文檔專業人員提供系統學習文檔專業知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二，相關知識。文書和檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等；在職教育應注重對相關科學知識的補充和更新；第三，現代科技知識。現代科學技術的廣泛應用是文檔工作的特征之一，也是文檔現代化管理的標志之一，文檔工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習。
一、水泥制造企業檔案管理存在的問題
目前，有的水泥制造企業檔案管理工作已不能適應新時期檔案管理工作的要求，這主要表現在以下幾個方面：
（一）檔案管理體制不健全，制度不完善
雖然，大多數的企業已使用計算機管理方式進行檔案工作，但還只是處于初級階段，只停留在索引和目錄的管理上。缺乏全面的檔案管理制度，檔案管理工作的隨意性比較大，許多檔案管理工作無章可循。
（二）觀念落后
企業領導對檔案的真正價值，對檔案工作在水泥制造企業的發展過程中所起的作用缺少必要的認識，通常認為，檔案室只是存放一些原始資料的場所。往往忽視檔案的管理工作，把主要精力都用在了產品的研發和市場的把握上。
（三）檔案文件不全
在接受檔案的過程中，往往接受的文件不全面，遺漏一些重要文件的歸檔。在收集資料的過程中，由于專業知識的匱乏，整理和歸檔工作經常出現紕漏，這對檔案管理工作的嚴密性產生了極大的影響。
（四）檔案管理工作滯后
⒈檔案編制形式和內容單一。隨著信息技術的發展，檔案內容的載體形式應更趨向于多元化，各類檔案的信息收集不全面，使得企業領導決策層，無法利用檔案信息進行戰略決策，從而使得檔案沒有產生其應有的經濟效益。
⒉檔案編制成果檔次低，以一次性編制為主。只追求編制成果的數量，卻不重視編制成果的質量，往往與實際相脫節。
⒊檔案管理人員素質普遍較低、人數少。在實際的檔案管理工作中，檔案編制效率低下，究其原因主要是檔案編制人員整體素質偏低，而他們的工作量又相對較大，所以給檔案管理工作帶來了較大的困難，嚴重影響了企業的檔案管理的效率。
（五）缺乏檔案管理專才
信息化社會的到來，需要一批既懂得檔案管理專業知識，又懂得水泥行業專業知識，還懂得信息技術的檔案管理專才。目前，許多水泥制造企業的檔案管理人員還不具備這類的復合型人才，他們的知識結構需要進一步的提高，企業要為這一類人員提供必要的培訓，使他們能夠跟上檔案管理專業快速發展的步伐，為企業的發展提供更有效的支撐。
二、水泥制造企業檔案管理對策
針對上述的問題，如果不引起企業領導的重視，并加以解決，將會影響企業在水泥行業的核心競爭力和可持續性發展。因此，筆者認為，必須從以下幾方面采取相應的對策來解決水泥制造企業檔案管理中存在的問題。
（一）完善企業檔案管理體制，嚴格按檔案管理制度執行
要做好檔案管理工作，就必須完善其體制建設。檔案管理工作應引入合理的競爭激勵機制，有效改變檔案管理工作者目前不思進取、滿足于現狀的局面。競爭機制能使檔案工作人員有危機感，優勝劣汰，工作效率低下，堅決予以解聘。從而能夠有效激發工作人員的工作激情，發揮其個人潛力，更好的投身工作。
還必須制定詳細的管理制度，并嚴格按管理制度執行。對檔案管理工作人員明確其職責，評價其工作表現，以月度考核、季度考核和年終考核相結合，實行獎懲制度。從而調動全體檔案管理工作人員工作的積極性，規范其工作。
（二）更新傳統觀念，重視企業檔案管理工作
水泥制造企業檔案管理工作是企業日常工作中非常重要的一個組成部分，對于企業的發展有著極其重要的作用。檔案不僅能為企業提供決策支持，還能為企業的人力資源管理提供幫助。檔案就是歷史經驗，就是企業的資料寶藏。對企業員工應加強宣傳力度，增強他們的檔案意識，使他們認識到檔案的寶貴性，才能重視檔案管理工作。
（三）合理劃分檔案文件，確保歸檔文件完整、齊全
現代信息技術的發展，計算機已經全面應用于檔案管理工作。使用計算機輔助檔案管理工作可以有效提高檔案查閱速度，大大節省傳統方式的手工操作所花費的時間。如采用條形碼來代替檔案號，既快捷，又可靠。不會由于檔案管理工作人員的粗心或誤判而導致檔案文件的缺失。使用計算機進行現代化的檔案管理工作，可以真正的做到事半功倍。
（四）檔案管理工作創新，全面提升檔案管理工作質量
企業要發展，要做大做強，企業的檔案管理工作水平應該能跟得上企業的發展速度。這就要求提高企業所有人員的有關檔案的業務知識。要對全企業職工進行必要的培訓，為他們講解檔案的基礎知識。檔案管理工作人員還應明確自身的責任意識，對檔案信息的保密工作，建立更為合理的管理方法和規章制度。企業領導層，要舍得投入資金，加強檔案管理部門的基礎設施建設，為檔案管理工作人員更好的工作提供有力的支撐。
（五）加強企業檔案管理工作人員的業務培訓，提高其綜合素質
檔案管理工作的現代化發展，需要一批專業知識過硬、積極進取、勇于挑戰、具有創新能力的人才。加強培養和造就一批綜合素質高的企業檔案管理人員的重要性，已經越來越引起企業界的重視。企業檔案管理工作的優效，離不開高素質的專業管理人才，而高素質的專業管理人才，不僅需要他們具有較高的學歷背景，還需要他們在工作中不斷的成長。這就需要企業重視對這批人員的培訓工作，使他們不斷的學習，不斷的成長。作為檔案管理工作人員自身也要適時轉變觀念，走出辦公室，和企業不同崗位的人員充分溝通交流，熟悉企業的各個組成部分。只有這樣，才能更好的實現檔案管理工作的現代化。
參考文獻
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關鍵詞：檔案管理；人才培養
中圖分類號：G270 文獻標識碼：A
檔案管理人才是具有較高檔案管理能力，負責單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的專業人員。檔案管理人才綜合素質的高低直接決定著檔案工作的質量和水平，對提升檔案工作的整體效能發揮著無可替代的作用。隨著我國檔案事業的不斷發展，檔案規模日益擴大，內容日益豐富，信息載體日益多元，管理手段日益先進，檔案資料的歸集、管理與查閱、利用之間的矛盾也越發突出。新形勢下的檔案管理，對工作人才素質提出了新的更高要求。因此，打造一支綜合素質優良的檔案管理人才隊伍，對于推動檔案事業的科學、和諧、可持續發展尤為重要。
一、檔案管理人才當前面臨的主要問題
當前，由于受重視程度不高、資金投入不足等諸多因素制約，我國檔案管理人才的素質參差不齊，主要問題包括以下幾點：
（一）部分檔案工作人才的思想道德素質較低，對工作缺乏事業心和責任心。隨著改革開放的深入推進和社會主義市場經濟建設的不斷加快，人們的思想觀念和價值取向發生了深刻的變化。部分檔案工作者自認為經濟收入、物質條件和社會地位與一些行業相差甚遠，思想上形成極大反差，道德觀念也發生了動搖，導致事業心不強，職業情感淡薄，奉獻意識與敬業精神欠缺，不注重提高職業道德修養，業務上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性，嚴重影響了檔案管理水平的持續提升。
（二）部分檔案工作人才專業知識匱乏，業務素質不高。近年來，雖然檔案管理隊伍中本科以上學歷人才在不斷增多，但真正具有檔案專業學歷的人才微乎其微，大多都是“半路出家”，要通過自學和一定的工作實踐才能對檔案專業知識有所了解，不少單位的檔案管理人才中，具有中高級專業技術職稱的人數所占比例偏低。檔案工作人才的素質不高，直接影響了新技術、新方法在檔案管理中的使用和推廣，極大阻礙了檔案事業的持續發展。
（三）管理方法陳舊，缺乏創新意識。由于很多單位對檔案管理隊伍建設的重視程度較低，很少提供外出交流學習的機會，工作人才的檔案管理方法無法得到及時更新，服務效率持續低下。有些單位的檔案管理人才老化，思想懈怠、因循守舊、不思進取，甚至不能熟練操作計算機，仍然采用手工檢索、人工操作等原始手段，使檔案管理的工作創新舉步維艱。
二、檔案管理人才應重點培養的基本素質
檔案管理人才應具備的素質，是由檔案工作的性質、目的、內容和對象等決定的，主要包括以下幾個方面：
(一)政治素質。政治素質是檔案管理人才的首要素質。檔案管理是一項嚴肅的政治工作，它要求檔案工作人才必須具備較高的思想政治素質。即堅持四項基本原則，堅決執行黨和國家的各項方針政策，并遵紀守法。同時，檔案工作具有一定的機密性，要求工作人才必須具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。另外，檔案工作的服務性特點還特別要求檔案工作人才自覺樹立為人民服務、不熱衷名利、不計個人得失的奉獻精神。
(二)業務素質。檔案管理作為綜合性較強的工作崗位，專業工作人才必須具備一定的綜合文化知識和熟練的業務技能。如要掌握文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等方面的基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規、方針政策等，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定；應具備經濟、法律、外語等學科的文化知識，熟練掌握現代信息技術；能把檔案政策法規和專業知識靈活運用于實際，熟練完成業務工作。
(三)能力素質。一是協調能力。要做好檔案工作，檔案管理人才要經常與有關部門打交道，這就需要發揮綜合協調能力，以達到各部門檔案管理的協調統一。二是管理能力。檔案工作不僅包括對檔案實體的管理，還包括對檔案事業的管理，要求檔案人才認真研究管理學理論，學習現代管理的新知識、掌握現代管理的新技能，特別是高新技術管理手段在檔案工作中的具體運用。三是學習能力。檔案工作人才只有經常參加系統的知識更新學習與繼續教育培訓，不斷擴展知識面，提高學歷層次，才能適應檔案管理工作新形勢、新需求。四是開發能力。當前，檔案信息資源的開發和利用是檔案管理的一項重要工作，也是檔案利用的拓寬與深化。檔案工作人才要積極采取現代化的管理手段，及時、準確、高效地開發檔案信息資源，以提供更好的檔案服務。
三、加強檔案管理人才的幾點建議
目前，我國存在著數量龐大的檔案管理人才隊伍，其中不少人仍固守著傳統的思想觀念、業務知識，不懂得現代高新管理技術，難以適應新形勢下檔案工作的發展，極大制約著檔案管理的創新與發展。因此，如何提高檔案工作者的綜合素質已成為當下亟待面對的重要課題。筆者認為，應從以下幾點做起：
（一）提高思想認識。隨著社會事業的快速發展，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大，各單位要進一步提高對檔案管理工作的重視程度，對新形勢下高素質檔案人才的迫切需求要有一個深刻的認識，給檔案管理工作以人才、資金以及政策上的大力支持。同時，要把檔案工作納入本單位的工作規劃，不斷建立和完善檔案管理工作的各項規章制度，加大投入力度，關心愛護檔案工作人才，切實解決實際困難，改善工作環境，提高工資待遇。具體到專業人才培養方面，一是通過專業培訓、繼續教育等方式及時更新工作人才的專業知識；二是通過大學生招考、社會招聘等多種渠道積極吸納高層次專業人才到檔案部門工作，不斷充實專業力量。
